У своїй книзі Брюс Тулган торкається ключової проблеми сучасних управлінців - епідемії «недоменеджменту» - і пропонує конкретні кроки, які допоможуть вам стати сильним менеджером, який: чітко озвучує свої очікування співробітникам, регулярно отримує та аналізує зворотний зв'язок, вчасно виправляє помилки підлеглих та ще швидше винагороджує їх за успіхи.

Ви витрачаєте багато часу на розмови зі співробітниками? Ви обговорюєте сотні тем: «Як минули вихідні? Чи вдався день народження сина? Ви бачили це телешоу?». Можливо, ви хочете розмовляти зі співробітниками про їхні особисті справи, щоб побудувати з ними тісніші зв'язки. Однак цей підхід заважає управлінським відносинам. Коли обговорення починає стосуватись робочих питань, ви не завжди можете повною мірою скористатися своєю владою. Якщо у вас є складне доручення, вам часом доводиться тиснути на співробітника. І в такій ситуації ви раптово змінюєте тон і починаєте серйозно, квапливо, а часом і надто емоційно говорити з ним про роботу. І в цей момент співробітник цілком може сказати щось на кшталт: "Гей, а я думав, ми друзі?!" І про колишнє взаєморозуміння можна забути.

Я називаю це доктор Джекілл та містер Хайд. Якщо ви вибудовуєте стосунки зі співробітниками, спілкуючись з ними про особисте, як близькі друзі, то в ситуаціях, коли розмова стає серйозною, а це відбувається завжди, рано чи пізно, ви повинні взяти на себе зовсім іншу роль. Ви перетворюєтеся з містера Другого на містера начальника-Придурка і залишаєтеся в цій ролі, поки не зникне проблема і ви не отримаєте шанс знову повернутися до ролі містера Друга. Тільки-но містер Друг уже починає здаватися фальшивкою, а містеру начальнику доведеться боротися за свої права.

Говоріть про роботу

Якщо ви хочете бути для своїх співробітників містером Другом, ви можете випити з ними пива ввечері. Однак на роботіви повинні бути босом. Ваша роль у тому, щоб зберігати загальну зосередженість на праці та допомагати кожному показувати найкращі результати щодня. Хороша новина в тому, що найкращий спосіб вибудувати порозуміння зі своїми співробітниками – це справді говорити з ними про роботу. Це те, що у вас є. По суті, у роботі і криється причина того, чому у вас взагалі є якісь стосунки. Коли ви налагоджуєте контакт, розмовляючи про спільну діяльність, то знижуєте ймовірність конфлікту й у водночас створюєте відносини, які переживуть конфлікт у разі виникнення. Тому говоріть про роботу, яка вже виконана, і про ту, що потрібно зробити. Говоріть про те, як уникати помилок, знаходити обхідні шляхи і засвідчуватися в тому, що всі ресурси доступні в достатньому обсязі, говоріть про цілі, терміни виконання, норми та специфікації, говоріть про роботу. І все буде значно кращим.

Як розмовляють найефективніші менеджери-наставники?

Багато менеджерів кажуть мені: «Я не природжений лідер Я…» (Ви можете самі вписати недостатнє, наприклад, бухгалтер, інженер, лікар і так далі). Вони заявляють: «Мені не дуже подобається процес управління. Він передбачає надто багато непростих розмов». Насправді, ці менеджери дають зрозуміти, що вони не знають, як ефективно говорити зі співробітниками про роботу.

Лише одиниці мають особливий тип харизми, заразливою пристрастю і ентузіазмом, які надихають і мотивують людей. А що всі інші? Можливо, вам не вдасться розвинути харизму, проте ви можете навчитися розмовляти про роботу прямо і ефективно. Ви можете навчитися говорити правильні словасвоїм співробітникам у правильний часта правильним чином.

Найефективніші менеджери використовують особливий спосіб спілкування. Вони приймають особливі пози, манеру поведінки та тон. Вони можуть бути одночасно владними та чуйними, вимогливими та підтримуючими, дисциплінованими та терплячими. Це не стиль містера Друга чи містера начальника, а скоріше щось середнє. Цей особливий спосіб спілкування багато в чому схожий на наставництво підвищення продуктивності.

«Я ніколи не був особливо добрим наставником, – часом кажуть мені менеджери, – тому я не знаю, на що це схоже». Що ж, я можу описати наставник каже рівним і наполегливим голосом. Він веде себе методично та залучено. Він сповнений ентузіазму та наполегливості. Його поведінка постійно спрямована на стимулювання концентрації та відповідальності.

Спробуйте згадати про кращого начальника, вчителя, вожатого чи духовного наставника, з яким вам доводилося зустрічатися в житті. Спробуйте почути звук і тон його голосу, згадати приклади його чесності та відкритості. Поміркуйте про вплив, який він на вас вплинув.

Коли я думаю про наставництво, то одразу згадую Френка Гормана – найбільшого з учителів, яких я знав і в яких навчався. Всі ті роки, що ми були знайомі, Френк був сконцентрований на єдиній речі – карате. Йому пощастило мати особливу харизму, пристрасть та ентузіазм, що характеризують сильних лідерів. Він справжній майстер, який допомагає людям знайти необхідний ступінь концентрації і наполегливо працювати над досягненням єдиної мети багатьма годинами, навіть не думаючи про відпочинок. Як йому це вдається?

"Єдине, що має значення, це ваші великі пальці, - міг повторювати Френк тиждень за тижнем - стисніть їх, міцно натисніть ними на долоні, так міцно, щоб у вас піднялися сухожилля передпліч". Я покривався потім, напружувався від фізичної знемоги, намагався дивитися прямо перед собою з опущеною щелепою, розправленими плечима, притиснутими ліктями, прямою спиною, ногами, щільно втиснутими в підлогу. Френк Горман то кричав, то шепотів мені на вухо: «Великі пальці, великі пальці, це єдине, що зараз важливо».

Другого дня єдиним, що мало значення, ставало щось інше: мої очі, щелепа, плечі і так далі нарешті кілька років тому я запитав: «Як мої великі пальці можуть бути єдиним, що важливо в караті? Як можна чомусь навчитися, коли єдина важлива річ постійно змінюється. Щоразу це щось нове!». Френк усміхнувся і відповів: «Ніхто не може навчитися карате за день чи рік. Все, що маємо, - це сьогодні. Чому я можу навчити тебе зараз? На чому ти можеш сконцентруватися в цей момент? Що здатний поліпшити цієї миті? Єдине, що має значення, - те, що ми робимо тут і зараз».

Головне, що я дізнався від Френка, це те, що непохитна сила вашого наполегливого голосу просто не залишає людині, для якої ви стали наставником, ніякого іншого вибору, крім сфокусуватися на тому, що він робить прямо зараз. Для тих, хто став підопічним у такій ситуації, вимоги можуть виявитися дуже серйозними, проте віддача від зусиль буде величезною. Коли ви націлюєте людей на успіх подібним чином, то єдиний варіант дій для них – поринути у свою роботу, адже ви на відміну від більшості людей у ​​їхньому житті вимагаєте від них стати кращими. Ви нагадуєте про необхідність зосередження на кожній деталі. Ви допомагаєте їм у покращенні однієї навички за іншою зосереджуючись на розвитку вміння, вони вчаться концентруватися. Вони одержують «чорні пояси» у всьому, чим займаються. І, можливо, через багато років після того, як вони перестануть працювати на вас, вони все одно продовжуватимуть чути ваш голос: «Єдине, що має значення, це те, що ми робимо прямо зараз».

Очевидно, що деякі люди мають б обільшим талантом наставництва, ніж інші. Однак будь-яка людина може перейняти манеру спілкування, властиву наставнику, тренеру, вчителю чи варто вам імітувати когось із вашого власного минулого? Так Просто спробуйте. Це відмінна відправна точка з часом винайдете свій власний стиль.

Ви не повинні бігати офісом з криками «ура».

Іноді менеджери турбуються, що якщо вони будуть говорити з підлеглими як наставники, то видадуться їм нещирими, а слова звучатимуть неприродно. Як висловився один вищий керівник компанії - виробника програмних продуктів: «Я не бігатиму по офісі з криками „ура“. Я не наставник.

Однак наставництво має мало спільного із подібними криками. І ось хороша новина: по-справжньому ефективне наставництво просто не може бути неприродним. Це завжди щирий процес. І часом він виявляється настільки щирим, що ви навіть не усвідомлюєте, що займаєтесь саме наставництвом.

Приблизно так відповів цьому менеджеру. Потім я попросив його згадати найвдаліші приклади свого управлінського спілкування за всю його кар'єру. Коли він почав описувати свої успіхи у менеджменті, на його обличчі з'явилася посмішка. І знаєте, що? Його історії були чудовими прикладами роботи наставника. Він сказав:

«Я думав про кожну людину як про особистість. Хто він такий, що думає? Я намагався сконцентруватися на роботі та її результатах, а не на людині. Я дуже ретельно вибирав слова. Я хотів максимально точно зрозуміти, що я вже знаю, а що ні. Я ставив запитання, проте, крім цього, підштовхував людину до наступних конкретних кроків. Ми знаходилися рівно в середині роботи над проектом, тому я приділив особливий час тому, щоби розповісти, що зроблено правильно, а що пішло не так. Потім ми розробили детальний план наступних дій, і я продовжував стежити за їх виконанням, доки всі вони не пройшли».

Ось як самеповинен розмовляти начальник:

• налаштуйтеся на людину, для якої ви стали наставником;
• сконцентруйтеся на конкретних прикладах його роботи;
• описуйте роботу та результати співробітника щиро та наочно;
• сформулюйте такі конкретні кроки

Не чекайте на появу проблем, щоб зайнятися наставництвом

Досить швидко на початку нашої роботи з менеджерами ми зрозуміли, що деякі начальники можуть вважатися справжніми майстрами наставництва, проте багатьом воно не особливо вдається. Проте нам стало зрозуміло, що коли справа починає стосуватися управління людьми, саме розмови в наставницькій манері можуть призводити до реальних дій.

Погано те, що більшість менеджерів починають займатися наставництвом лише тоді, коли вони стикаються з постійними труднощами типу зриву дедлайнів і поганої якості роботи або неправильною поведінкою, наприклад недоброзичливим ставленням до клієнтів або колег. Тільки тоді, коли керівники розуміють, що проблема не зникає, вони вирішують запросити співробітника до свого кабінету та зайнятися повчаннями: «Я бачу, що з вашою продуктивністю не все гаразд, і нам треба деякий час попрацювати над виправленням цього».

До цього моменту в учасників діалогу можуть з'явитися неприємні відчуття. Менеджер починає запитувати співробітника: "У чому проблема?!", А той, слухаючи його, думає: "Чому він не поговорив зі мною про це раніше?" Найчастіше наступний крок менеджера обмежується словами: "Більше так не робіть". І це працює, але лише доти, поки проблема не виникне знову не забудьте, що якщо труднощі мають постійний характер, то, ймовірно, це викликано тим, що співробітник або не знає, що потрібно зробити для виправлення ситуації, або перебуває під владою однієї чи кількох шкідливих звичок, Що змушують проблему повертатися, а коли проблема повертається, займатися наставництвом стає занадто пізно. Правильніше робити це заздалегідь, щоб встигнути налаштувати співробітника на успіх. Наприклад, якщо у вас є підлеглий, який хронічно зриває дедлайни, не чекайте, коли це станеться наступного разу. Займіться наставництвом відразу після того, як встановите перший дедлайн. Допоможіть співробітнику встановити проміжні терміни, а потім на кожному етапі шляху допомагайте йому створити план їх дотримання. Найчастіше спілкуйтеся зі співробітником. Заздалегідь проговоріть, що і як відбуватиметься під час завершення роботи. Якщо ви будете чинити таким чином, то в 99% випадків ця людина здаватиме свою роботу вчасно.

Припиніть займатися настановами, коли проблеми вже з'явилися, робіть це, коли у співробітників все добре або хоча б просто добре. Будьте наставником на кожному етапі роботи своїх підлеглих та допомагайте їм розвинути гарні звички, щоб позбавити їх шансу виробити погані.

Домагайтеся незвичайних результатів від звичайних людей

За роки кар'єри мені пощастило працювати з багатьма офіцерами збройних сил США. Одна з найбільш приголомшливих речей в армії пов'язана з її здатністю перетворювати безліч молодих і порівняно недосвідчених людей на неймовірно ефективних керівників. Візьмемо, наприклад, морську піхоту. У цих військах співвідношення офіцерів до рядових становить до дев'яти, і морські піхотинці змушені багато в чому залежати від тимчасових лідерів зі своїх рядів. Будь-якої миті один із восьми повинен бути готовий взяти на себе відповідальність і стати на чолі вогневої групи з трьох товаришів. Армія успішно перетворює звичайних дев'ятнадцятирічних хлопців на ефективних лідерів. Як це виходить?

Новобранців дуже жорстко та агресивно тренують. Щодня з ранку до вечора протягом тринадцяти тижнів у тренувальному таборі новачкам кажуть, що саме і як робити, кожен їхній крок відстежується, оцінюється та документується. Проблеми не ігноруються, а будь-яка навіть незначна нагорода має бути заслужена наполегливою працею, але й після завершення першого періоду навчання це агресивне, ретельне та вдумливе наставництво морських піхотинців триває щодня. Коли справа стосується підготовки нових лідерів, корпус морської піхоти, як завжди, діє з неймовірною методичністю. Морські піхотинці освоюють методики наставництва. Вони вчаться налаштовуватись на хвилю кожного солдата, постійно обговорювати з ним його діяльність та покроково інструктувати його, щоб завдання виконувались краще.

Новий лідер бере на себе повну відповідальність за команду. Він точно знає, хто, де, чому, коли і як займається тією чи іншою справою. Він чітко висловлює свої очікування. Він відстежує, вимірює та документує результати своїх підлеглих. Він вирішує проблеми у міру виникнення лідер команди піклується про своїх піхотинців. У результаті звичайний дев'ятнадцятирічний хлопець найчастіше виявляється кращим менеджером, ніж багато керівників із десятками років професійного досвіду.

«Ми маємо отримувати незвичайні результати від звичайних людей, - розповідав мені офіцер морської піхоти. - І єдиний спосіб зробити це полягає в тому, щоб вичавлювати ці результати з кожної людини щодня шляхом невтомної та активної лідерської роботи на кожному рівні ієрархічних сходів».

Морські піхотинці називають це невтомним та активним лідерством. Я називаю це наставництвом, навчитеся розмовляти як бос-наставник і вичавлюйте незвичайні результати з кожного звичайного співробітника.

© Брюс Тулган. Бути начальником – це нормально. - М: Манн, Іванов і Фербер, 2016.
© Публікується з дозволу видавництва

На перший погляд може здатися, що робота секретаря не потребує особливих зусиль. Сиди собі у приймальні, відповідай на дзвінки, набирай та роздрукуй різні документи, готуй для начальника чай... Але обов'язки секретаря аж ніяк не обмежуються цими нескладними речами. Насправді на ньому лежить дуже важливе завдання: він організовує час керівника та складає його робочий розклад. А Ви вже знаєте, наскільки важливо правильно розпланувати час.

Таким чином, діяльність особистого секретаря керівника відіграє важливу роль в організації, і, отже, секретар не остання людина в компанії. Хороший секретар – це завжди професіонал, якому начальник довіряє як собі.

Для того, щоб обговорити з керівником якісь важливі питанняспочатку бажано звернутися до секретаря. У наступному розділі йтиметься про те, наскільки важливо якнайчастіше спілкуватися зі своїм безпосереднім керівником. У цьому випадку, зрозуміло, не варто щоразу домовлятися про зустріч із ним через секретаря. Але коли Вам треба звернутися до вищого начальства, небажано пройти таку важливу інстанцію, як особистий секретар. Справа в тому, що чим вищу посаду обіймає людина, тим більше у неї обов'язків, і це ні для кого не секрет. Обов'язків більше, а дорогоцінного часу, відповідно, менше, тому турбувати його можна лише з серйозних питань. Я не хвилини не сумніваюся в тому, що Ви звертаєтесь до свого вищого начальства тільки в тих випадках, коли Вам дійсно є що сказати, і це чудово. Але, як кажуть, на лобі у Вас це не написано, адже багато співробітників грішать тим, що відволікають керівника від справ і забирають у нього і без того суворо розписаний по хвилинах дефіцитний час. З цієї причини на плечах особистого секретаря лежить ще один важливий обов'язок, який можна охарактеризувати як бар'єрний. Справді, часто секретар вирішує, кого записувати приймати до керівника, а кого – ні. Звідси можна зробити кілька корисних висновків.

По-перше, завжди відразу представляйтеся, виразно називайте своє ім'я та посаду в організації. Якщо Ви почнете м'ятися чи бурмотати щось незрозуміле, у секретаря можуть виникнути не надто гуманні думки щодо Вас.

По-друге, наперед чітко сформулюйте мету свого візиту до керівника, оскільки особистий секретар має повне право поцікавитися цим. Жодні імпровізації та абстрактні фрази в цьому випадку, як кажуть, «не прокотять»: адже Ви вже знаєте, що до начальника допускають лише тих співробітників, які твердо знають, навіщо йдуть до нього до кабінету.

А що робити, коли Ви твердо знаєте, що йдете просити про підвищення Вашої заробітної плати чи службового становища? А може Ви хочете поскаржитися на колегу, яка отруює Вам життя своєю поведінкою, або навіть – жах! - На свого безпосереднього керівника? Звичайно, тут я трохи перебільшую, але Ви, звичайно, зрозуміли загальний зміст моїх слів. Мета візиту, пов'язаного з такими делікатними проблемами, прямо викладати секретареві не варто. На ці випадки життя існує таке обтічний формулювання, як «з особистого питання». Однак не зловживайте цими магічними словами, використовуючи їх занадто часто, інакше в один не прекрасний день Вас просто перестануть пускати до начальника. Також приготуйтеся до того, що з особистих питань керівник швидше за все прийме Вас не відразу. Його секретар запише Вас на прийом у зручний для начальника час. Звичайно, в тих ситуаціях, коли йдеться, що називається, про життя і смерть, допустимо попросити секретаря, щоб керівник прийняв Вас якнайшвидше. Зважайте лише на те, що такі випадки відносяться до розряду надзвичайних, а тому й виникати вони мають надзвичайно рідко.

По-третє, не можна не згадати про людський фактор. Так, особистий секретар Вашого керівника не робот, а звичайна людина зі своїми симпатіями та антипатіями. Зрозуміло, це не може зовсім не відбиватися на його ставленні до того чи іншого співробітника, незважаючи на те, що справжній професіонал завжди прагне максимальної об'єктивності. Звідси випливає те, що чим краще до Вас належить особистий секретар керівника, тим більше переваг Ви отримуєте: наприклад, секретар завжди вибере для Вас зручний годинник прийому як з точки зору наявності у Вас часу, так і з точки зору настрою Вашого керівництва. У необхідних Вам випадках він може пропустити Вас, як кажуть, без доповіді. Тому ставтеся до секретаря шанобливо; обов'язково дізнайтесь його ім'я-по-батькові (для чого це потрібно, я розповім Вам пізніше) і взагалі постарайтеся встановити з ним доброзичливі стосунки.

Секретар – це та людина, яка через свої обов'язки дуже багато спілкується з керівником і взагалі перебуває при ньому невідлучно, коли вона на своєму робочому місці. Отже, він добре вивчив характер і звички начальника, а такі відомості мають важливе значення. Наприклад, особистий секретар може Вам натякнути або навіть повідомити, зрозуміло, по секрету, що в даний момент до керівника краще і не підступатися, оскільки він не в дусі або в нього болить голова або щось таке. До того ж, не завжди ми самі йдемо до начальника, буває, що він викликає нас. Навіть якщо причина цього Вам невідома, за наявності добрих стосунків з його особистим секретарем Ви недовго перебуватимете в тяжкій невідомості: швидше за все, секретар хоча б у загальних рисахописує Вам становище, що склалося. Погодьтеся, коли у Вас є можливість дізнатися про наміри керівника щодо Вас заздалегідь, це просто чудово, оскільки Ви отримуєте можливість підготуватися до всього, що може очікувати «на килимі».

Ймовірно, секретар не тільки розповість Вам про настрої начальника, а й навіть дасть Вам кілька практичних порад на тему того, як поводитись у цій ситуації, а це лише Вам на руку.

Тож радійте, якщо у Вас з особистим секретарем Вашого керівника склалися подібні довірчі стосунки. Будьте йому вдячні і не забувайте про знаки уваги, нехай навіть суто символічні, такі як квіти або цукерки у свята. Пам'ятайте, що приємні дрібниці насправді далеко не дрібниці, оскільки вони допомагають створювати доброзичливу атмосферу в людських відносинах, а це дуже важливо.

Ще один важливий момент, що стосується Ваших стосунків із особистим секретарем керівника. Його прихильність до Вас ще не дає Вам права вимагати від нього якоїсь додаткової інформації, крім того, про що він вважає за потрібне Вам повідомити. Як і за будь-якого спілкування, тут важливо не переходити межі дозволеного: все-таки робоча обстановка передбачає не близькі, а офіційно-ділові відносини для людей. Зрештою, якісь відомості секретар просто не має права розголошувати. Не сприймайте особистого секретаря Вашого начальника як свого шпигуна у таборі ворога. І в жодному разі не дозволяйте собі при товаришах по службі висловлювань на кшталт «Та в мене секретар нашого боса – своя людина!». Мало того, що подібними словами Ви зруйнуєте довірчу атмосферу, що існує у Ваших відносинах з секретарем, Ви можете серйозно нашкодити людині. Подібна поведінка секретаря не вітається керівництвом, а, на жаль, у будь-якому робочому колективі напевно знайдуться пліткарі, які із заздрощів не преминуть довести ці факти до Вашого начальника. Не ставайте джерелом неприємностей іншої людини! Цінуйте те, що маєте, і Ви отримаєте гідну нагороду, таку, як повага та довіра.

Скільки потрібно спілкуватись?

У цьому розділі йдеться про те, скільки Вам потрібно спілкуватися зі своїм безпосереднім керівником. Зрозуміло, скільки Ви і так спілкуватиметеся з ним, незалежно від Вашого бажання або, навпаки, небажання. Зараз я хочу сказати про те, наскільки часто Вам слід виявляти свою ініціативу у спілкуванні крім тих випадків, коли начальник віддає підлеглим розпорядження або Ви звітуєте йому про виконану роботу.

Тож скільки ж необхідно спілкуватися з керівником – багато чи мало? Важко відповісти на це питання однозначно, проте я вважаю, що в цій ситуації принцип «Чим більше, тим краще» здебільшого таки виправдовує себе. Зрозуміло, що в жодному разі не треба бути настирливим: це викличе у Вашого начальника лише роздратування. Тому щоразу слідкуйте за його реакцією на Вашу ініціативу: якщо вона виявиться негативною, то варто відкласти розмову до наступного разу. Також враховуйте особистість свого керівника, адже він може бути як замкненою і небалакучою людиною, так і відкритою людиною, яка любить поговорити. Плануйте своє спілкування з ним, відштовхуючись від цих факторів. До речі, про довіру до Вас з боку керівника: за його наявності Вам буде не лише набагато легше підносити йому свої креативні ідеї, а й переконувати їх у користі для організації.

Маленька порада: не робіть спроб до спілкування, якщо бачите, що Ваш начальник нездоровий або перебуває в поганому настрої. Зрештою, ми всі люди, у нас у всіх бувають дні, коли нікого не хочеться бачити, і Ваш керівник у цьому сенсі не є винятком.

Перш ніж виявляти ініціативу до контакту, замисліться, а чи має Ваш керівник на даний момент вільний час, щоб поспілкуватися з Вами. Не забувайте, що його час цінується на вагу золота, та й Ваше, до речі, теж.

І все-таки, чому варто спілкуватися з керівником якнайбільше? По-перше, тут працює ефект реклами. Вся реклама заснована на наступному психологічному моменті: у людей неминуче виникає симпатія та довіра до того, що весь час перебуває в їхньому полі зору. А чим частіше Ви спілкуєтеся зі своїм начальником, тим частіше, відповідно, у нього на очах. Продовжуючи проводити паралель із рекламою, зауважу, що її головна мета – уявити рекламований предмет у найбільш вигідному світлі. А спілкування з керівником є ​​для Вас чудовою нагодою показати йому всі свої переваги, здібності та сильні сторони.

По-друге, часте спілкування з керівником дає Вам шанс добре дізнатися про його особистість, а про те, навіщо це потрібно, я розповім Вам у розділі «Корисно познайомитися ближче».

По-третє, будь-яка ініціатива до контактів, що виходить від Вас – це насамперед прояв уваги до Вашого начальника та підкреслення тим самим його значущості у Ваших очах. У цій заплутаній, на перший погляд, фразі криється нескладний сенс: адже якщо Ви хочете спілкуватися з людиною, значить, її особистість та думки Вам цікаві, а подібна думка Вашого керівника Вам лише на руку.

Нарешті, кожна людина, яка обіймає начальницьку посаду, досягла в цьому житті певних успіхів, а ми з Вами вже не раз говорили про те, як важливо спілкуватися з успішними людьми. Справді, спілкування з начальником може принести Вам величезну користь: Ви отримаєте багато чого в нього повчитися. Зрозуміло, щоб отримати користь із спілкування з керівником, необхідно менше говорити і більше слухати.

Отже, Ви усвідомили достоїнства частого спілкування з начальником. Давайте тепер окреслимо коло тем для нього, тому що немає нічого гіршого за беззмістовні і порожні розмови, до того ж ними Ви нічого не досягнете. Зрозуміло, що основна частина Вашого спілкування з керівником має бути пов'язана із з'ясуванням питань, що стосуються роботи. Але тут є свої особливості.

Безумовно, чим частіше Ви цікавитеся думкою керівника та запитуєте у нього поради, тим краще, оскільки цим Ви показуєте йому, який великий авторитет він має у Ваших очах. Тому не проявляйте зайвої боязкості і не соромтеся ставити шефу запитання. До речі, такі консультації значно підвищують Ваші шанси виконати роботу краще, ніж решта Ваших товаришів по службі, які не хочуть додатково поговорити з начальником і з'ясувати не цілком зрозумілі для себе моменти. А може вони просто лінуються це зробити. Причини тут не важливі, значення має лише кінцевий результат. Однак Ваше спілкування на професійні теми має бути змістовним, тому замислюйтесь не лише про кількість, а й про якість.

Буде дуже непогано, якщо Ваше спілкування з керівником буде включати тонкі і продумані компліменти. На сторінках цієї книги ми з Вами ще поговоримо про те, якими вони повинні бути, а поки зауважу лише, як важливо в процесі спілкування щиро захоплюватися начальником і всіляко показувати йому, як приємно Вам працювати під керівництвом такої мудрої та далекоглядної людини та відмінного фахівця своєї галузі.

І ще кілька слів про компліменти на адресу керівника. Великого ефекту дозволяє досягти так званий комплімент-порівняння, наприклад: «Я (б) дві години вирішував це питання, а Ви впоралися з ним за п'ять хвилин!». Ніхто не закликає Вас відверто принижувати себе, цього не треба робити, а подібні компліменти дають відмінні результати.

Безсумнівно, коли Ви досить багато спілкуєтесь зі своїм керівником, це сприяє зближенню з ним, проте всі мають свої межі, переступати які вкрай небажано. Так, зближення з начальником ще не означає того, що ви можете дозволити собі фамільярний тон у спілкуванні з ним. Навпаки, панібратства не можна допускати в жодному разі, тому що немає такої речі, яка настільки неприємна для будь-якого керівника. Навіть якщо Ваш начальник віддає перевагу не авторитарному, а демократичному стилю спілкування зі своїми підлеглими, це ще не привід ставати розв'язним при розмовах з ним. Цінуйте ту обставину, що шеф поважає Вас і відповідайте йому такою самою повагою. Наприклад, побачивши свого начальника напередодні ввечері в ресторані, не підморгуйте йому наступного ранку з розумом і не обізнайтеся «Ну, як погуляли?». Здавалося б, я зараз говорю про очевидні істини, проте багато хто цього не хоче розуміти, так що не наслідуйте поганий приклад.

Про які речі, які не належать до роботи, припустимо говорити з керівником? Варіантів тут небагато: про погоду, про здоров'я членів родини та, можливо, про якісь політичні новини. Не раджу поширюватись про свої хвороби, адже Ви вже знаєте, що хворі співробітники нікому не потрібні. Також не варто заводити бесіди на теми свого особистого життя або обговорювати з начальником сімейні проблеми: Ваш керівник не обіймає посаду психолога, а робоча обстановка – не час і не місце для такого одкровення. Своїми виливами Ви не показуєте хороше ставлення до начальника, а просто ставите людину в незручне становище.

За дотримання цих нескладних правил Ваш начальник завжди буде щиро радий зайвий раз поспілкуватися з таким тактовним і цікавою людиною, як ви. Ну а Ви, у свою чергу, отримаєте з його боку довіру та прихильність!

Мотивація знизу

Всі ми звикли до мотивації згори, тобто до такої мотивації, яка здійснюється нашим керівництвом. Відповідно, мотивація знизу – це такий вид мотивації, коли Ви, підлеглий, мотивуєте свого начальника. Так, не дивуйтеся, таке також можливо. Мотивація знизу позитивно позначається роботі цілого колективу, тому здійснювати її варто. Що ж потрібно для цього робити, спитайте мене. Про це ми з Вами зараз і поговоримо.

Однією з форм мотивації знизу можна вважати виклад своїх ідей, планів і проектів перед керівництвом, адже свіжі, небанальні і слушні думки обов'язково змусять Вашого начальника задуматися і, швидше за все, вжити якихось дій для того, щоб втілити їх у життя. Звичайно, щоб це сталося, Ваші ідеї повинні бути ретельно обдумані, так що доведеться добре попрацювати, проте не сумнівайтеся: нагорода не забариться. Тільки, подаючи нові покращені способи та методи роботи, у жодному разі не лайте старі, адже Ваш керівник цілком може подумати, що Ви вважаєте його некомпетентною людиною, а Вам це треба?

Тому просто скажіть, що при використанні Вашої ідеї робота протікатиме швидше, економічніше, приноситиме вищі результати, при цьому не розписуючи докладно недоліки колишніх технологій. Відразу видавайте конкретні цифри та факти, оскільки розпливчасті формулювання, непідкріплені доказами, не здатні нікого спонукати до дій.

Взагалі, будьте обережні при внесенні будь-якої нової пропозиції, здатної, на Вашу думку, удосконалити робочий процес, щоб не опинитися в незручній ситуації. Наприклад, Ви вже давно помітили, що комп'ютерна програма, якою користуються в організації, застаріла, більше того, знаєте про існування нових версій. То що ж, бігти до керівництва, щоб заявити про це? Ні, спочатку потрібно все добре перевірити. Цілком можливо, що нові версії цієї програми ще не цілком відпрацьовані, і висловлюючись на комп'ютерному жаргоні, відверто «глючать», зависають і можуть призвести до збою в роботі комп'ютерів. Зрештою Ви ще й виявитеся винним. До речі, сказане вище стосується і Ваших власних проектів. Подавайте лише такі ідеї, в яких можна бути впевненим, що вони не «зависнуть» на якомусь етапі їх втілення.

Інший спосіб мотивувати свого керівника – це виконувати його розпорядження, трохи випереджаючи їх. Як це здійснити на практиці, Вам вже відомо – треба завжди робити на роботі щось понад те, що включено до Ваших обов'язків. Виконуючи додаткову роботу, Ви, звичайно, опинитеся на крок попереду. Для повного ефекту від мотивації треба обов'язково демонструвати своєму начальнику Ваші зрушення. Зайва скромність тут не лише недоречна, вона може відіграти згубну роль. Ви вже знайомі із золотим принципом «Багато робити і мало просити», проте слідування йому не передбачає приховування від керівництва своїх досягнень. Навпаки, мотивація знизу виражається приблизно в наступній поведінці: вислухавши від начальника список завдань, радісно вимовте: «Іване Івановичу, а я вже зробив(а) те, те й те. Тому скажіть мені, будь ласка, що ще треба зробити за цей тиждень, крім того, що Ви вже назвали». Мало того, що Ваш керівник буде приємно здивований Вашою старанністю, останнє стане для нього чудовою мотивацією. Також можна повідомляти про виконану роботу до того, як він цим поцікавиться. Тільки за такої розмови Ваш вигляд не повинен виражати нетерпіння, а з Вашого обличчя не повинні зчитуватися думки, на кшталт «Ось який я молодець – уже все зробив, поки Ви там колупаєтесь!». Завжди ставтеся з повагою до розпоряджень Вашого керівництва, навіть якщо вважаєте їх чимось хибними.

Ви вже знаєте, як важливо радитися з начальником під час виконання роботи. Однак врахуйте, що якщо Ви звірятиметеся з ним по кожній дрібниці, це не викличе у нього нічого, крім роздратування, так як подібними діями Ви просто забираєте у нього дорогоцінний час. Тому, якщо Ви хочете мотивувати свого керівника випереджаючим виконанням роботи, не біжіть до нього з усіх ніг при кожному незначному переміщенні. Для мотивації подайте його увазі лише закінчений відрізок роботи.

Відразу хочу застерегти Вас від зайвої самостійності у роботі. По-перше, коли Ви беретеся за будь-який відповідальний проект, не порадившись попередньо з Вашим керівником, існує реальна загроза, що Ви щось зробите не зовсім правильно (я говорю це при всій моїй повазі до Ваших здібностей та талантів). У цьому випадку Ваш начальник буде, м'яко кажучи, не в захваті. Безумовно, треба вірити у себе, але водночас адекватно оцінювати свої можливості. По-друге, цілком імовірно, що така ініціатива аж ніяк не сподобається Вашому начальнику, оскільки він вирішить, що Ви з ним абсолютно не зважаєте, а ця його думка, у свою чергу, негативно вплине на його ставлення до Вас. Як не крути, він – керівник, а Ви – його підлеглий, а порушувати субординацію не можна в жодному разі. До того ж мотивувати будь-яку людину може лише той, хто користується її повагою та довірою.

Ще один важливий момент. Мотивувати керівника можна лише такою роботою, яка виконується наскільки можна в найкоротші терміни. Як говорить народна мудрість, взявся за гуж – не кажи, що не дужий. Моя впевненість у тому, що Ви людина посидюча і працелюбна, не має меж, тому ліньки чи небажання працювати не є для Вас перешкодою. На Вашому шляху може виникнути інша, по суті, не менш небезпечна пастка – перфекціонізм, тобто прагнення перевіряти кожну дрібницю по багато разів. Зрозуміло, що мотиви цього явища благородні – Ви прагнете виконати свою роботу якнайкраще і точніше, проте результати, на жаль, негативні: керівник просто вирішить, що Ви повільні, а про результати подібної «мотивації» я взагалі промовчу. Тому робіть свою роботу оперативно.

Ні для кого, напевно, не секрет, що чужі успіхи зачіпають і часом дуже сильно. Говорячи про це, я маю на увазі не чорну заздрість, а здорову конкуренцію, яка, як відомо, здатна надихнути людину на значні зрушення у роботі. Я не закликаю Вас змагатися зі своїм начальником: це бачиться мені мало реальним і до того ж абсолютно непотрібним заняттям. А ось поцікавитися, як справи у конкуруючій організації, особливо, якщо у Вас подібна можливість, мабуть, стоїть. Потім треба акуратно подати успіхи конкурентів Вашому начальнику: такі факти його сильно мотивують. Тільки не треба представляти роздобуті відомості в такому ключі: ось як у них все добре, а у нас все погано, оскільки це призведе лише до негативних результатів.

Але мотивація знизу не обмежується суто професійною сфероюВона необхідна і в таких питаннях, як, наприклад, покращення умов праці, підвищення заробітної плати, Ваше кар'єрне зростання. Які тут ваші шанси на успіх? Звичайно, гарантувати нічого не можна, оскільки одна справа – успішна робота у відділі, і зовсім інша – особистий добробут працівників. Звичайно, далекоглядний керівник вбачає зв'язок між цими обставинами, бо розуміє, що люди не можуть працювати продуктивно, перебуваючи в поганих умовах та ще отримуючи за свою працю копійкову винагороду, проте... Проте варто спробувати. Шлях, який Ви повинні відмістити для себе - це спроби тиснути на жалість, тобто скиглення, і відкритий вираз невдоволення. Намагайтеся мотивувати свого керівника похвалою. Наприклад, він наказав поставити на комп'ютерні монітори захисні екрани. Обов'язково повідомте йому, як це чудово, скажіть, що у Вас тепер не втомлюються очі та й встигати Ви стали значно більше. Напевно, Ваш начальник розквітне і захоче зробити щось ще для такого вдячного підлеглого. А що стосується підвищення зарплати та просування службовими сходами, то спосіб мотивації тут один – наполеглива робота. Пам'ятайте, що треба багато робити і мало просити, і тоді ваші зусилля не залишаться без нагороди.

Важливо пам'ятати про мотивацію і психологічному рівні. Повідомляючи свого начальника про результати зробленої роботи з бадьорим і життєрадісним виглядом, Ви повинні випромінювати ентузіазм, енергію та оптимізм для того, щоб заражати цими якостями Вашого керівника. Демонструйте щиру запопадливість до роботи. Пам'ятайте, що Ваша жага діяльності здатна надихати навколишніх людей і надихати їх на трудові подвиги, і Ваш начальник у цьому сенсі не є винятком!

Ефективне подання інформації

Немає сумнівів у тому, що будь-які відомості треба вміти подати. Навіть найблискучіша ідея не буде оцінена Вашим посібником, якщо Ви пробурчите її собі під ніс або загрузнете в малозначних подробицях, адже, як відомо, алмаз стає блискучим діамантом після ретельного огранювання. Звідси висновок: будь-яка інформація, яку Ви хочете подати Вашому начальнику (або колегам), чи то звіт про виконану роботу, презентацію чи Ваші креативні ідеї, має бути обробленою, а не «сирою», тільки тоді її сприймуть відповідним чином. Звичайно, бувають ситуації, коли якісь відомості доводиться видавати спонтанно, однак у більшості випадків у Вас є час, хай і невеликий, щоб підготувати свій виступ. Що ж є запорукою успіху при поданні будь-якої інформації?

По-перше, Ви повинні володіти своїм матеріалом досконало. Здавалося б, це велика істина, але чому ж тоді багато людей нехтують їй? Коли Ви не цілком уявляєте собі, про що саме збираєтеся говорити, Ви можете збитися, заплутатися, а навряд чи можна придумати щось гірше за це. Щоб подібного з Вами не сталося, завжди пишіть текст Вашого передбачуваного виступу. Так, саме виступи, адже подача інформації, по суті, є, особливо спочатку, майже безперервним монологом. Записуючи свої думки на папір, Ви уникаєте небезпеки щось пропустити. До того ж, запис допомагає структурувати Ваші ідеї. Після того, як Ви написали для себе текст виступу, виділіть у ньому головні та другорядні моменти. Не забувайте про те, що за кожною тезою (тобто ключовою думкою) повинні йти один або кілька аргументів (тобто доказів заявленої Вами ідеї). Розподіліть, в якому порядку Ви викладатимете свої відомості. При цьому саму важливу інформаціюя раджу зарахувати до початку виступу. Чому, спитайте Ви. Це так званим законом прогресуючого нетерпіння слухачів. Суть його полягає в наступному: чим більше людейкаже, тим менше його слухають. Перші 10 хвилин виступи сприймаються слухачами як 10 хвилин, другі – як 20 хвилин, а треті – взагалі як 30 хвилин! Тому оптимальний час для виступу становить близько десяти хвилин. Якщо ж Ваш виступ розрахований на Велика кількістьчасу, поміщайте всі важливі положення на початку.

Відомості, які Ви викладаєте, мають бути чіткими та зрозумілими для слухачів. Уникайте неточностей, розпливчастих формулювань (до речі, коли Ви фіксуєте текст виступу на папері, проблема відпадає сама собою). Не кажучи вже про те, що Вашу інформацію не буде сприйнято, Ви просто вкрадете дорогоцінний час у себе та своїх слухачів. До того ж людина, яка сама не знає до ладу, що вона має на увазі, викликає сильне роздратування.

Один із принципів ефективної подачі інформації – це наочність (наприклад, презентація взагалі ґрунтується на ньому). Однак у Вас є можливість скористатися цим чудовим принципом і в інших випадках, наприклад, коли Ви готуєте звіт про виконану роботу. Секрет простий: завжди використовуйте конкретні цифри та факти. Наприклад, замість того, щоб сказати «В Останнім часомнаші економічні показники покращилися» скажіть «За останній (рік, місяць, квартал) наші економічні показники в таких областях зросли на стільки відсотків». Перша фраза, по суті, не говорить нічого, тоді як друга дає вичерпні відомості. Зрозуміло, що для цього доведеться попрацювати, зібрати та проаналізувати різні цифри та факти, проте й ефект від такого виступу буде незрівнянно вищим, ніж від абстрактної «говорілки».

Дуже важливим є використання конкретних аргументів у тому випадку, якщо Ви хочете проштовхнути свої ідеї, скажімо, з приводу вдосконалення методів роботи. Ваші висновки повинні мати під собою міцну основу, здогади та припущення, засновані невідомо на чому, тут годяться. Щоб Ваш керівник повірив на користь Ваших ідей для організації, покажіть йому цю користь у відсотках та фактах. До речі, у цій ситуації також цілком допустиме використання наочних схем та малюнків.

Отже, Ви ретельно продумали та виклали на папері текст Вашого передбачуваного виступу, і це – 30% успіху. Інші 70% - це те, як саме Ви подасте інформацію в усному вигляді. Які моменти тут слід враховувати?

Ні для кого не секрет, що не можна справити враження на слухачів, просто читаючи папірець. Усіх нас навчили читати ще в першому класі, а от уміння розповідати треба вчитися набагато довше. Не бійтеся, нічого складного тут немає, просто дотримуйтесь кількох порад. Перше: зазубрювання тексту дуже неподалік від елементарного читання. Ви можете завчити текст напам'ять, але уявіть собі, що станеться, якщо Вам поставлять запитання під час виступу. Відповідь однозначна: Ви просто зіб'єтеся з думки. Тому написаний текст треба кілька разів переказати, тільки тоді Ви почуватиметеся впевнено. До речі, про впевненість під час виступу: Ви повинні говорити, не сумніваючись у правоті Ваших слів, інакше Ви нікого не зможете ні в чому переконати. Якщо Ви бубонітимете собі під ніс або запинатиметеся, весь ефект піде нанівець.

Друге правило: Ваша мова не повинна бути монотонною, це наганяє нудьгу, а в особливо занедбаних випадках взагалі присипляє. Виступ, таким чином, має бути емоційним. Але не забувайте при цьому, що все добре в міру. Використовуйте відповідну жестикуляцію – про неї йтиметься у розділі «Невербальне спілкування».

Якщо Ви маєте таку можливість, виберіть найбільш вдалий час для свого виступу, адже сприйняття Ваших слів слухачами (а в нашому випадку – керівником) залежить не тільки від того, наскільки вдало буде подана інформація, а й стану останніх. Іншими словами, якщо у Вашого керівника, наприклад, болить зуб чи просто поганий настрій, навряд чи варто подавати йому свої думки саме зараз. Виберіть інший, більш вдалий час. До речі, вибираючи час для викладу своїх відомостей, подумайте, а чи достатньо цього часу, щоб Вас уважно вислухати, у Вашого начальника? Інформація, подана на ходу, або навіть на бігу, у разі сприймається лише частково, а переважно – не сприймається зовсім.

І кілька практичних порад, як саме треба викладати текст виступу. Які ж прийоми треба використовувати, щоб подати інформацію найефективніше?

По-перше, завжди наголошуйте на важливих словах і поєднаннях слів. Ви вже написали текст виступу, тому Вам буде легко їх знайти та виділити. Але навіть якщо Ваш виступ спонтанний, оскільки у Вас не було часу та можливості для попередньої підготовки, Ви легко виявите головні слова у кожній фразі. Виділяйте їх голосом: зміна тембру змусить людину насторожитися і прислухатися до Вас особливо уважно, що це зрештою покращить сприйняття Вашого слухача (або слухачів).

Але змінювати треба не лише тембр голосу, а й темп мовлення. Зміна темпу надасть Вашій промові виразності та врятує її від монотонності (ми з Вами вже говорили про шкоду цього явища). Тут існує така закономірність: ті слова, які Ви вважаєте найбільш значними у своєму виступі, треба вимовляти повільніше порівняно з рештою. Так Ви знову зробите на них акцент.

По-третє, обов'язково робіть паузи перед важливими думками чи словами та після них. Таким прийомом Ви привернете до них увагу слухачів, адже пауза у промові, зроблена перед викладом думки, змушує зосередитись. А пауза, зроблена після, дає слухачам можливість більш ретельно обміркувати те, що вони щойно почули. Таким чином, тези, обрамлені паузами, набагато краще відкладуться в їхній пам'яті та свідомості.

І, нарешті, остання і, мабуть, найголовніша порада з цього питання. Щоб Ваш виступ був успішним, а подача інформації, що міститься в ньому, відповідно, ефективної, треба вкласти свою душу в те, що Ви кажете. Ця думка сама по собі не нова, напевно, Ви багато разів чули про неї і до прочитання цих рядків. А тепер запитайте себе: чи завжди Ви дотримуєтеся цього золотого принципу? А що означає вкладати душу, спитайте Ви. Так, на перший погляд, ця рекомендація здається абстрактною і, можливо, навіть марною. А насправді, крім використання практичних прийомів, треба викладати будь-яку інформацію з ентузіазмом, з вірою з те, про що Ви кажете, говорити з почуттям, а не автоматом. Це зробити нескладно, оскільки зміст будь-якого виступу становлять передусім Ваші думки, Ваші висновки, навіть якщо Ви викладаєте точку зору іншої людини або загальновідомі, на перший погляд, факти. Говоріть із душею, і ефект від поданої Вами інформації дорівнюватиме ста відсоткам!

Побудова повідомлення

Ні, в цьому розділі мова піде не про sms-повідомлення, e-mail і записи на автовідповідачі (точніше, не тільки про них). Ми з Вами розумітимемо під повідомленням будь-який вислів чи виступ. Справді, подумайте, адже ми говоримо, коли щось хочемо повідомити своїх слухачів. Здавалося б, будь-яке повідомлення будується спонтанно: в голові виникає думка, а потім вона одягається в слова і вимовляється. Або ж ми згодом обробляємо думку, але лише потім. Всі ці насправді дуже складні процеси відбуваються швидко за лічені частки секунди. В основному ми замислюємося над змістом того, що хочемо вимовити, а форма приходить як би сама собою. Частково це правильно, адже в нашій свідомості закладено багато граматичних моделей речень, словосполучень, фраз. Але спробуйте вимовити на знайомому Вам іноземною мовоюякусь пропозицію. Вам знадобиться набагато більше часу, адже у Вашій свідомості не є спочатку граматичні структури цієї мови. Так що це просто чудово, що багато є в нашій голові, інакше тільки уявіть собі, що було б, якби кожну фразу ми будували заново! Однак деякі висловлювання не тільки в письмовій, але в усній промові треба обробляти, щоб Вас зрозуміли правильно. Адже саме від цього, зрештою, і залежить успішність спілкування. Частково ми з Вами вже говорили про це у розділі «Ефективне подання інформації», тепер зупинимося на деяких деталях. Не переживайте, нічого складного тут немає, а користь очевидна: навчившись правильно будувати свої повідомлення, Ви досягнете дуже багато чого.

Як відомо, у спілкуванні беруть участь, як мінімум, дві людини – розмовляюча і слухаюча. Інакше їх називають адресантом (той, хто передає повідомлення) і адресатом (той, хто це повідомлення сприймає). Причому в ролі адресата може виступати не лише одна людина, а кілька навіть багато. Наприклад, Ви щось говорите кільком товаришам по службі – Ваших слухачів більше, ніж одна людина. Ми з Вами розглянемо питання про побудову повідомлень в основному з позиції того, хто говорить.

Будь-яке повідомлення починається аж ніяк не з того моменту, коли Ви відкрили рота і почали говорити. Спочатку у свідомості того, хто говорить, виникає намір щось сказати. Потім думка виражається словами і вимовляється – ця послідовність вже знайома Вам. Однак якою є мета адресанта повідомлення? Він хоче, щоб слухач сприйняв його слова адекватно та правильно їх зрозумів. А які висновки можна зробити собі звідси? У психології спілкування є таке поняття, як орієнтація на адресата. Іншими словами, при побудові повідомлення Ви повинні враховувати особу свого співрозмовника, його вік, рівень знань, посаду, професію. Дуже важливу роль відіграють слова, які Ви використовуєте. Не ускладнюйте свою мову, не використовуйте слова, значення яких, як Вам відомо, Ваш співрозмовник просто не знає. До речі, це стосується насамперед професійних слів. Необхідність спілкування по роботі нерідко зводить разом представників різних професій, і, скажімо, фінансовий директор може не знати багатьох слів та виразів, що належать до специфіки діяльності PR-менеджера. Проте домовитись їм треба. Пам'ятайте, що один зміст можна висловити декількома формами, просто вибирайте найдоступнішу для розуміння Вашого адресата. Хороший приклад для наслідування – лікарі: у більшості випадків вони завжди можуть пояснити своїм пацієнтам діагноз та лікування, не вдаючись до медичних термінів.

Друга умова правильного розуміння Вашого повідомлення – це використання точних формулювань, які не допускають інотлумачень. До речі, це особливо важливо для ділового спілкування, тому будуйте свої повідомлення ясно, чітко та економно, адже у діловому світі час – дуже цінна річ. Не використовуйте надто складні та витіюваті конструкції, властиві художній мові: у діловому спілкуванні вони ускладнюють розуміння, можуть викликати подив і навіть роздратування у Вашого співрозмовника. Але й опускатися на рівень "Ну типу, коротше...", зрозуміло, не варто.

Ви можете мені заперечити: почитайте ділові документи, їх при всьому бажанні не можна назвати простими і нехитрими. Так, це вірно, оскільки в подібних документах треба відобразити всі найдрібніші подробиці, щоб нічого не згаяти. Однак, не забувайте про різницю у сприйнятті письмової та усної мови. На слух набагато складніше сприйняти складні конструкції: враховуйте це під час побудови своїх повідомлень.

Дуже багато залежить від ситуації, у якій протікає наше спілкування. Зрозуміло, що зі своїми друзями ми розмовляємо інакше, ніж з колегами. Так, основний тон спілкування на роботі – офіційний. Однак і в робочій обстановці бувають різні ситуації: одна справа, якщо Ви розмовляєте зі своїм товаришем по службі в обідню перерву за чашкою кави, і зовсім інша, якщо Ви знаходитесь на нараді в кабінеті керівника. Грань між офіційним і напівофіційним спілкуванням (на мій погляд, зовсім неофіційний стиль спілкування, нехай навіть і з колегами, в офісі навряд чи припустимо; я думаю, Ви згодні зі мною в цьому питанні) дуже тонка, тому її так легко перейти навіть не помітивши цього переходу. Тим не менш, порушувати межі дозволеного вкрай небажано, тому слідкуйте за собою. З ким би Ви не спілкувалися, ретельно вибирайте відповідні нагоди слова, інтонацію, жести. Моя Вам порада: якщо Ви сумніваєтеся, який стиль спілкування – офіційний чи напівофіційний – використовувати у тій чи іншій ситуації, зробіть вибір на користь офіційного стилю – то Ви не помилитеся, і Ваші повідомлення не звучатимуть недоречно.

І ще кілька слів щодо напівофіційного спілкування. Як відомо, прохання та побажання можна висловлювати в прямому вигляді, А можна й у непрямому. А ось чи знаєте Ви, що прохання, виражені у непрямій формі, зазвичай виконуються охочіше? Це пов'язано насамперед із тим, що у прямому вигляді прохання часто сприймається як наказ, а кому ж подобається, коли їм командують, хай навіть і по роботі? Цікавий факт: згідно зі статистикою, демократичний керівник використовує під час спілкування з підлеглими в середньому 5 % прямих вказівок, а ось авторитарний начальник – до 60 %. А взагалі, непряме спілкування вважається ввічливішим. Воно необхідне насамперед у невеликих колективах. А причому тут напівофіційне спілкування, спитайте Ви. Справа в тому, що в офіційній обстановці така непряма форма повідомлень аж ніяк не вітається, адже, як Ви вже знаєте, тут у першу чергу необхідна точність, яка не допускає інотлумачень. Однак ніщо не завадить Вам сказати товаришу по службі: «Щось шумно в коридорі» і «Як швидко стемніло!» замість «Зачиніть двері!» та «Увімкніть світло!».

Навряд чи хтось із нас практикує заняття магією, проте всім нам з дитинства знайомі чарівні слова, такі, як «дякую», «будь ласка» та ін. Ними не можна перевантажити висловлювання, більше, вони необхідні, тому використовуйте їх у своїх повідомленнях. Розгортайте з їх допомогою свої прохання, адже коротке прохання сприймається гірше, ніж прохання розгорнуте, оскільки перше знов-таки розуміється багатьма людьми як наказ.

Ми з Вами вже говорили про те, що якнайчастіше звертатися до людини на ім'я по батькові – це ефективний психологічний прийом. Звідси висновок: увімкніть у своє повідомлення ім'я по батькові свого слухача. Починати висловлювання з поводження добре і тому, що звук власного іменізмушує співрозмовника насторожитися та поставитися з увагою до того, що Ви скажете.

У психології спілкування існують такі поняття, як «Я-висловлювання» та «Ви-висловлювання». Наведу приклади подібних конструкцій: "Не розмовляйте зі мною в такому тоні!" і «Коли Ви розмовляєте зі мною на підвищених тонах, я відчуваю себе ображеним. А мені б дуже хотілося порозумітися з Вами, але в нормальній обстановці». Перше речення – це «Ви-висловлювання», а друге, відповідно, «Я-висловлювання». Ви вже відчули, що друге повідомлення буде сприйняте співрозмовником набагато кращого першогооскільки використання «Ви-висловлювань» створює настільки сильне відчуття правоти того, хто говорить і водночас неправоти слухає, що це породжує одні негативні емоції: роздратування, а то й лють. Навіть якщо людина дійсно поводиться неправильно, їй не сподобається, що співрозмовник вказав на це у такій категоричній формі. Далі слідує захисна реакція, яка веде до конфлікту. Тому будуйте свої повідомлення за принципом: «Я-висловлювання»: це дозволяє розрядити обстановку і зміни зміни позиції співрозмовника, що Вам і потрібно.

І останнє: ніколи не починайте свої повідомлення зі слів на кшталт «Ні», «Я з Вами не згоден», «Ви неправі» тощо, оскільки це одразу викличе у співрозмовника відторгнення Ваших подальших слів, хай навіть вони вірні. Поважайте свого співрозмовника, його точку зору, будьте ввічливими та доброзичливими – і Ваші повідомлення завжди потраплять точно в ціль!

Подолання бар'єрів

Ви ніколи не замислювалися, чому деякі люди вміють привернути до себе оточуючих, майже відразу ж завоювавши їхню довіру та симпатії? Причому, здавалося б, нічого надприродного вони роблять. Часто це пояснюється особливою чарівністю, якоюсь харизмою. Насправді ж ці люди використовують низку психологічних прийомів, які зазвичай приховані від співрозмовника. Про багатьох із них ми з Вами вже говорили чи говоритимемо надалі. Однак їхній головний секрет – це вміння долати бар'єри, які неминуче виникають у процесі спілкування, навіть якщо учасники спілкування вже знайомі один з одним. Давайте теж повчимося цьому вмінню – у діловому світі воно необхідне.

Початкова недовіра до співрозмовника властива кожній людині на підсвідомому рівні, незалежно від її освіченості та комунікабельності. Щоб спілкування було успішним та плідним, Вам треба подолати цю недовіру. Вдалий хід – зробити співрозмовнику комплімент. Комплімент викличе у людини позитивні емоції та допоможе сформувати позитивне ставлення до Вас Вашого співрозмовника. Проте комплімент має бути зроблено правильно, або, якщо хочете, грамотно. Не дивуйтеся, адже правильно хвалити людину – це ціле мистецтво, якому за бажання можна навчитися. По-перше, комплімент, зроблений Вами, не повинен нагадувати лестощів. По-друге, він має бути об'єктивним, тобто не містить надмірного перебільшення та згадок про якості, яких насправді у співрозмовника немає. По-третє, і це дуже важливо, Ваш комплімент не повинен бути, як то кажуть, черговим. Також бажано, щоб думка, виражена в ньому, не мала якогось загального, абстрактного характеру: хвиля людини, підкреслюйте щось конкретне. Наприклад, замість того, щоб сказати «Ви чудово виглядаєте!» Вимовте щось на кшталт «Який у Вас елегантний костюм» або «Як Вам іде блакитний колір» (така зачіска, сережки у східному стилі – варіанти можна перераховувати до нескінченності, важливо лише, щоб сказане Вами відповідало справжньому стану речей). В останніх випадках ефект від компліменту буде незрівнянно вищим. Дуже ефективний заочний комплімент. Тут працює наступний психологічний момент: коли до людини доходять Ваші втішні слова про неї, їй приємно, що про її достоїнства дізналися не тільки Ви, але тепер уже й оточуючі. У результаті до Вас з'являється прихильність як до джерела позитивних емоцій. І, нарешті, дуже важливо те, як Ви скажете свою похвалу на адресу співрозмовника: якщо це буде зроблено з виразом щирого захоплення в голосі та на обличчі, то вважайте, що Ваш комплімент потрапив у ціль. І, звичайно ж, не забувайте про приємну посмішку, що виражає Вашу симпатію до співрозмовника.

На Вашому шляху до продуктивного спілкування можуть зустрітися інші перешкоди, наприклад, інформаційний бар'єр. Його суть у тому, що Ви можете говорити про якісь речі, які невідомі або маловідомі Вашому співрозмовнику. Про те, як уникнути виникнення інформаційного бар'єру у спілкуванні, докладніше буде розказано у наступному розділі, а поки що загальна рекомендація: враховуйте коло знань Вашого співрозмовника. Природно, за будь-якого спілкування може виникнути ситуація, коли Вам доведеться говорити про щось незнайоме для слухача вперше. А в діловому спілкуванні такі ситуації зустрічаються часто-густо, тому завжди чітко пояснюйте свою думку. Поясніть співрозмовнику значення тих чи інших професійних слів та виразів. Коли Ви кажете про якесь невідоме для людини явище, обов'язково розкривайте його суть, не сподіваючись, що «і так зійде». Пам'ятайте, що необхідні коментарі під час викладу інформації не забирають час у Вас і Вашого співрозмовника, навпаки, вони суттєво його економлять.

А взагалі, коли звучить слово «бар'єр» стосовно спілкування, відразу спадає на думку бар'єр мовний. Цілком ймовірно, що Вам доведеться спілкуватися по роботі з іноземцями, які можуть погано знати російську мову. (Спілкування з тими, хто не знає мови, зазвичай, протікає через перекладача). Також може вийти, що Ви далеко не досконало володієте мовою тієї людини, з якою Ви маєте розмовляти. Як же треба правильно поводитись у подібній ситуації? По-перше, перед Вами відразу постає питання про вибір мови, якою Ви спілкуватиметеся. Цей момент зазвичай обговорюється, і я раджу Вам прийняти ініціативу Вашого співрозмовника, оскільки він зробить вибір на користь тієї мови, спілкуватися якою їй буде найбільш зручно. Якщо ви з ним вирішили спілкуватися російською, то використовуйте нейтральні, найпоширеніші слова. Це якраз той випадок, коли граматика може бути простою, навіть примітивною, адже головне – щоб Вас правильно зрозуміли. Обов'язково робіть паузи між фразами, щоб Ваш співрозмовник мав додатковий час перекласти для себе Ваші слова. Говоріть чітко, не ковтаючи закінчень, і не частуйте.

Коли Ви спілкуєтесь мовою співрозмовника, не соромтеся зайвий раз перепитати його, якщо щось не зрозуміли. У ситуації спілкування доречні навіть часті перепити. Зрештою, набагато гірше буде, якщо Ви просто не зрозумієте частину розмови. Якщо Ваш співрозмовник говорить так швидко, що Ви не встигаєте за ним, ввічливо попросіть знизити темп промови. Знову ж таки, у цьому випадку подібне прохання не буде сприйняте з образою, навпаки, людина охоче піде Вам назустріч.

Ще один вид бар'єру – шумовий бар'єр. На жаль, часто сторонні звуки перешкоджають успішному спілкуванню. Ваш співрозмовник і Ви гірше чуєте сказане одне одним. Тому, по можливості, вибирайте тихе місце для розмови. Навіть не намагайтеся викладати важливі думки на жвавому перехресті або в галасливому кафе. Де б Ви не знаходилися зі своїм співрозмовником – у приміщенні, в машині – обов'язково усувайте джерела сторонніх звуків: вимикайте радіо, магнітофон. А взагалі, з погляду подолання шумового бар'єру, найбільш підходяще місце для спілкування – це окремий кабінет.

Якщо ми з Вами торкнулися фізичного боку питання, давайте поговоримо про таку важливу річ, як відстань між Вами та Вашим співрозмовником під час розмови. Зближенню у психологічному сенсі сприяє і зближення у просторі. Надмірно велика дистанція сигналізує співрозмовнику, що Ви прагнете відгородитися від нього, не підпускати собі, а це, зрозуміло, негативно позначиться на якості Вашого спілкування з ним. Так що, наблизитися впритул, запитаєте Ви? Ні, тому подібними діями Ви можете грубо порушити особистий простір людини, що викличе у нього захисну реакцію, і, зрештою, все це знову негативно вплине на спілкування. Тому, вибираючи розмір дистанції між собою та співрозмовником, пам'ятайте про наступний момент. Особисте місце людини ділиться на три зони: соціальну (у цій зоні ми спілкуємося з незнайомими чи малознайомими людьми), особисту (у ній ми підтримуємо контакт із близькими нам людьми) і інтимну (спілкування у цій зоні має на увазі фізичний контакт між співрозмовниками). Зрозуміло, що для ділових контактів насамперед характерне спілкування у соціальній зоні. Точний радіус цієї зони визначити складно, адже залежить як і від менталітету, так і від особистих особливостей людини. Однак фахівці психології спілкування вважають, що найбільш прийнятна відстань коливається в межах 0,9-1,3 м.

Звичайно, Ви не будете під час розмови стояти з сантиметром, тому уважно стежте за реакцією свого співрозмовника на Ваші рухи. Якщо людина нервує, приймає закриті пози (схрещені на грудях руки, наприклад), відступає назад, то, швидше за все, Ви стрімко наближаєтеся до межі його особистого простору, а порушувати їх я не раджу. Але коли Ваш співрозмовник сам робить спроби зближення, не відкидайте їх, а підіть назустріч.

І останнє, що мені хочеться сказати. Не створюйте бар'єрів між собою та своїм співрозмовником спеціально. Т. е., розмовляючи, Ви, можливо, не навмисне зайняли таку позицію, при якій між вами знаходиться якийсь громіздкий предмет, але якість Вашого спілкування з людиною різко знизиться. Якщо Ви та Ваш співрозмовник сидите за столом, то він не повинен бути захаращеним; краще, якщо на ньому взагалі не буде речей, які не належать до предмета Вашої розмови. Не крутіть нічого в руках. А от якщо співрозмовник поставив на стіл сумку або поклав якісь інші речі, чемно запропонуйте йому перемістити їх, наприклад, на стілець. Можливо, у цьому випадку Ваш співрозмовник хотів відгородитись від Вас, а Ви не повинні цього допускати.

Як Ви бачите, подолання бар'єрів, що виникають при спілкуванні, загалом не вимагає значних зусиль, зате дає значні результати!

Активне слухання

Напевно, вже ні для кого не секрет, що вміння терпляче та уважно вислухати співрозмовника – одна з найважливіших запоруок успішного спілкування. Терпляче слухання дозволяє швидко привернути до себе людину. З психологічної точки зору цей факт пояснюється тим, що промовець задовольняє свою потребу в самовираженні, а той, хто слухає, таким чином, є джерелом позитивних емоцій, отже, з боку промовця він отримує прихильність. Культура спілкування та мовний етикет також вимагає дотримуватися принципу уважного слухання під час спілкування. До того ж, як уже було сказано у розділі «Самонавчання», вслухаючись у слова співрозмовника, можна отримати масу корисної інформаціїдля себе. Ми з Вами вже багато знаємо про те, як треба правильно говорити, а тепер настав час повчитися, як правильно слухати співрозмовника. Одне з головних правил – слухання має бути активним. Що це означає?

Як Вам вже відомо, для успішного та ефективного спілкування треба постійно показувати своєму співрозмовнику, що Ви, як кажуть, «на зв'язку». Однак багато людей чомусь нехтують цим важливим принципом, вважаючи, мабуть, що не заважати тому, хто говорить – це вже добре, а більше нічого і не треба. Деякі намагаються виявити увагу до співрозмовника, зрідка підтакуючи чи киваючи, найчастіше невпопад. Такі наївні прийоми, зрозуміло, хибні і не призводять до нічого хорошого. Про тих, хто перебиває співрозмовника, я взагалі мовчу – немає кращого способу створити про себе найгірше враження в очах людини, зокрема ділового партнера чи керівника.

Щоб активно слухати співрозмовника, звільніть голову від сторонніх думок. Налаштуйте себе на розмову, на те, що Ви повинні отримати максимум корисних відомостей. Завжди краще розташовуватись навпроти свого співрозмовника, щоб мати можливість уважно спостерігати за його ротом і дивитися йому в очі, а не вікно або на двері. Цими нехитрими прийомами Ви покажете свою зацікавленість розмовою.

У жодному разі не можна крадькома поглядати на годинник і взагалі виявляти нетерпіння, адже якщо людина відчуває, що співрозмовник тільки й чекає моменту, щоб схопитися і піти, вона почувається ображеною і взагалі відчуває масу неприємних відчуттів, які автоматично переносить на поганого слухача, як на їхнє джерело. А тим часом для успішного та продуктивного спілкування, перш за все треба показати співрозмовнику його значущість у своїх очах. Зробити це неможливо, якщо Ваші думки витають десь далеко від предмета розмови.

Отже, Ви налаштувалися на свого співрозмовника і приготувалися слухати його, не перериваючи стільки часу, скільки йому знадобиться для того, щоб остаточно висловити свою думку. Однак активне слухання аж ніяк не передбачає того, що Ви весь час мовчатимете як риба. По-перше, Ви повинні показати співрозмовнику, що перебуваєте «на зв'язку». Це досягається за допомогою як невербальних засобів, наприклад, ствердних кивків, так і за допомогою слів на кшталт «Так, звичайно», «Зрозуміло, Ви маєте рацію», «Я з Вами повністю згоден», «Я поділяю Вашу точку зору» тощо. п. Звичайно, ці фрази потрібно вимовляти, коли той, хто говорить, робить паузи у своїй промові. По-друге, Ви повинні ставити співрозмовнику питання, пов'язані із темою розмови. Не бійтеся уточнювати що-небудь, адже цим Ви покажете, що уважно слухаєте його, що Вам цікавий сам предмет розмови. Нарешті, Ви застрахуєте себе від того, що не зрозумієте якихось важливих речей, про які йдеться в розмові. Пам'ятайте, що не ставить запитань лише той, хто не слухає.

Якими мають бути Ваші запитання? Оскільки їхня мета – уточнення щойно сказаного промовцем, на мій погляд, найприйнятніше формулювання звучить приблизно так: «А що саме Ви мали на увазі, коли говорили про те й те?». Повірте мені, жодна людина не відмовиться від задоволення докладніше розвинути свою думку, а Ви, у свою чергу, окрім того, що отримаєте необхідні Вам роз'яснення, залишите приємне враження в очах Вашого співрозмовника.

Активно використовуйте питання із відкритим закінченням. Це питання, побудовані таким чином, що на них неможливо дати односкладову відповідь так чи ні. Не думайте, що придумати такого роду питання складно: їх секрет у тому, що вони повинні починатися зі слів на кшталт «що», «де», «коли», «як», «хто», «чому» та ін. собі таке питання, і Ви переконаєтесь, що на нього не можна відповісти однозначно.

І пам'ятайте, ніщо так не дратує, як порожні перепити та безглузді уточнення, тому що Ваш співрозмовник може подумати, що Ви зовсім його не слухали, а Ви вже знаєте, чим це загрожує. До речі, щоб цього уникнути, можна конспектувати деякі окремі моменти розмови, записувати інструкції, положення, рекомендації. Мало того, що такі записи стануть Вам у нагоді, тільки уявіть, яке відчуття власної значущості зазнає Ваш співрозмовник.

Важливе правило активного слухання – робити паузу перед тим, як щось сказати у відповідь. Ця пауза може бути зовсім невеликою, всього 5-10 секунд, але Ви отримаєте одразу кілька позитивних моментів. По-перше, у Вас з'явиться час обміркувати все сказане тим, хто говорить, і, відповідно, глибше зрозуміти зміст його слів. По-друге, Ви знову-таки продемонструєте його значущість у Ваших очах, адже Ви уважно обдумаєте все те, що він сказав. По-третє, роблячи таку паузу, Ви уникаєте небезпеки перебити свого співрозмовника. Хто знає, можливо він просто зробив паузу для того, щоб зібратися з думками. Якщо Ви не починаєте говорити відразу після того, як замовк Ваш співрозмовник, то даєте йому в цьому випадку можливість спокійно продовжити свої міркування, а це дуже важливо, адже, мабуть, ніщо не дратує людину сильніше, як переривання на півслові. І, нарешті, у Вас з'являється можливість ретельніше обміркувати свою відповідь, і, отже, чіткіше сформулювати її.

На сторінках цієї книги вже не раз згадувався принцип віддзеркалення, і це не дивно, адже він є одним із найефективніших психологічних прийомів. Віддзеркалення лише на рівні активного слухання означає переказ співрозмовнику його думок, але своїми словами. Такий переказ дозволяє продемонструвати тому, хто говорить, наскільки важливо і цікаво для Вас все сказане ним. До того ж, поки Ви не зумієте переказати думку співрозмовника своїми словами, Ви не зможете до кінця зрозуміти все те, що він хотів до Вас донести. У якій формі це потрібно робити? Коли Ваш співрозмовник закінчить говорити, витримайте необхідну паузу і потім скажіть щось на зразок: «Якщо я правильно Вас зрозумів, то суть Ваших слів полягає в наступному...» і говоріть далі, в чому саме. Вашому співрозмовнику це буде дуже приємно, а ви застрахуєте себе від неточностей у розумінні його слів.

Часто розмови між керівником та підлеглим відбуваються в ситуації цейтноту, що, втім, не дивно, якщо врахувати божевільний ритм роботи. У цих випадках навряд чи варто повертати співрозмовнику його слова, тому що часу і так мало, і у нетерплячої та гарячої людини така поведінка може спричинити роздратування. Обмежтеся питаннями, що уточнюють. А взагалі, пам'ятайте, що як би мало не було у Вас часу, завжди намагайтеся дослухати людину до кінця, не перериваючи її промову зауваженнями на кшталт «Нехай зрозумів я, зрозумів!», «Мені зараз ніколи!» і їм подібними, адже це ображає та принижує співрозмовника. Набагато краще сказати таке: «Вибачте, але зараз я не можу Вас вислухати, тому що мені треба... Але такі чудові думки, як Ваші, не можна залишати при собі. Коли ми з Вами зможемо зустрітись, щоб обговорити Ваші ідеї?». До речі, зробивши людині такий комплімент, Ви вбиваєте її негативні емоції у зародку.

На жаль, у житті нам доводиться спілкуватися з людьми, які завжди викликають у нас симпатію. І якщо ми можемо вибрати для себе коло друзів та знайомих, то колег, керівництво та ділових партнерів ми не обираємо. Однак інтереси справи завжди повинні бути для Вас понад усе, тому розвивайте в собі терпимість і доброзичливість до всіх людей, що оточують Вас. Тільки так можна досягти успіху у професійній діяльності. Подолайте свій негативізм стосовно будь-якої людини, слухайте її уважно та терпляче. У жодному разі не ставитеся ні до кого з зневагою: пам'ятайте, що навіть дурню є що сказати. Вміння слухати і чути – це велике мистецтво, і якщо Ви оволодієте ним, перед Вами відкриються найширші можливості успіху та процвітання!

Невербальне спілкування

За статистикою, лише 7 % інформації, що міститься у промові співрозмовника, людина витягує з його слів. Інші відомості він отримує собі з про невербальних компонентів спілкування. До них відносяться наші жести, міміка, поза, тембр голосу, інтонація, темп мовлення та ін. тембру. Тому, щоб Ви не сказали співрозмовнику, він враховуватиме – свідомо чи найчастіше несвідомо – насамперед саме невербальні складові Вашого з ним спілкування. Це, до речі, і пояснює причини багатьох невдач у спілкуванні – начебто Ви всі сказали правильно, а ефект від Ваших слів нульовий чи негативний. А чи замислювалися ви над тим, як ви це сказали, якою була ваша інтонація, поза, що виражало ваше обличчя? Дуже може бути, що на невербальному рівні Ви посилали своєму співрозмовнику сигнали, які не мають спілкування.

Мова жестів набагато складніше контролювати, ніж зміст слів, тому, розбираючись у значенні деяких основних жестів і поз, Ви зможете застерегти себе від нещирості Вашого співрозмовника. Мова може збрехати, а тіло – ні. Також Ви можете навчитися використовувати при контакті правильні жести та міміку, що зробить Ваше спілкування ефективнішим.

Почнемо з пози, яку Ви займаєте під час розмови. Насамперед звертайте увагу на положення своїх рук та ніг. Не приймайте так звані закриті пози, тобто не схрещуйте на грудях руки, не закидайте ногу на ногу, не зчіплюйте пальці і тим більше не стискайте їх у кулаки. До речі, останній жест може бути сприйнятий Вашим співрозмовником як вияв агресії. Завжди слідкуйте за тим, щоб під час розмови Ваші руки та ноги були розімкнені, а плечі широко розправлені, це покаже людині, що Вам з ним комфортно і Ви йому довіряєте. Якщо Ваш співрозмовник схрестив на грудях руки - це перший сигнал того, що він не приймає Вашу точку зору, прагне відгородитися від того, що Ви йому кажете. Дуже важливий показник – це долоні співрозмовника. Якщо долоні людини відкриті, значить, вона нічого не збирається від Вас приховувати. Він налаштований на контакт. А от якщо Ваш співрозмовник наполегливо не бажає показувати Вам свої відкриті долоні, варто засумніватися у щирості його слів. Тому руки в кишені або руки, зайняті чимось - людина може крутити олівець, смикати свій одяг - вагома причина насторожитися: цілком імовірно, що Вам хочуть розповісти про щось лише в загальних рисах або взагалі приховати від Вас важливу частину відомостей. Спостерігаючи за співрозмовником, не забувайте і про себе: стежте, щоб Ваші долоні були відкриті, використовуйте відповідні жести. Це дозволить Вам швидше досягти довіри та позитивного ставлення Вашого співрозмовника.

У позі, що приймається Вами, і в жестах, що використовуються важливу роль відіграє їх спрямованість на співрозмовника в прямому сенсі цього слова. Щоб досягти позитивного ефекту, злегка нахиліть корпус вперед у бік людини, з якою Ви розмовляєте. Ваші руки також мають бути спрямовані по відношенню до нього, шкарпетки Вашого взуття – «дивитися» у його бік.

До речі, чи знаєте Ви, що 65% часу розмови погляд співрозмовника буде прикутий до Вашої голови? Тому її становище дуже важливе. Наприклад, звернена убік голова (природно, і погляд) свідчать про відсутність зацікавленості у предметі розмови, і Ваш співрозмовник, таким чином, може вирішити, що ні його точка зору, ні він сам Вас анітрохи не цікавить. Погодьтеся, складно уявити собі більше ефективний спосібпорушити контакт та довіру між людьми. Щоб уникнути цього, слід тримати голову трохи відкинутою назад і трохи нахилену убік. Звичайно, застигнути в одній позі практично неможливо, та й не потрібно. Покажіть співрозмовнику, що Ви схвалюєте його позицію, злегка похитуючи головою у такт його промови.

Опущена чи нахилена вперед голова – показник того, що співрозмовник насторожено ставиться до Ваших слів. А якщо нахил голови дуже низький, такий, що Ви не бачите очей співрозмовника, це означає. Що він сприймає Вашу позицію в багнети.

Ось ми з Вами і дійшли до очей, точніше до погляду. Народна мудрість недарма свідчить, що очі – дзеркало душі: характером погляду можна зрозуміти дуже багато. Наприклад, якщо людина ховає погляд або старанно відводить очі, він прагне щось приховати від Вас чи його слова нещирі. Ви, напевно, не хочете, щоб таке враження склалося про Вас, тому дивіться співрозмовнику в очі, ловіть його погляд. Але тут важливо не перестаратися: занадто довгий і пильний погляд може бути розцінений як загроза або як бажання головувати в розмові. Ні перше, ні друге Вам не треба, тому час від часу перекладаєте погляд на щось інше. До речі, цією дією ви дозволите відпочити не тільки очам Вашого співрозмовника, а й своїм також. Однак, коли Ви говорите про важливі та принципові речі, дивіться людині в очі, інакше в неї може скластися враження, що Ви міркуєте про щось незначне.

Від посмішки стане всім світлішим... Слова дитячої пісеньки абсолютно справедливі – посмішка є одним із найпростіших і водночас ефективних засобіввстановити контакт і вселити до себе довіру з боку співрозмовника. Звичайно, не можна розраховувати на те, що, усміхнувшись людині, Ви відразу досягнете всього, чого хочете. Однак викликати себе розташування за допомогою посмішки цілком реально. Важливий момент: посмішка має бути завжди доречною. Як Ви розумієте, з цього випливає друге правило: не посміхайтеся під час усієї розмови, оскільки це може викликати у співрозмовника найрізноманітніші негативні відчуття, такі, як роздратування, настороженість чи недовіру. Також про Вас можуть подумати, що Ви – несерйозна людина і не варто мати з Вами справи. Принцип третій: Ваша посмішка має бути щирою, оскільки немає нічого гіршого за черговий оскал. До речі, як треба посміхатися? Наприклад, американці посміхаються на весь рот, демонструючи сліпучі зуби та прихильність до співрозмовника. На мою думку, така посмішка не зовсім відповідає російському менталітету. Моя порада: посміхайтеся верхніми краєчками губ.

Завершуючи мова про рот, хочу сказати: якщо Ваш співрозмовник прикриває рота долонею, коли говорить, або підносить до рота хустку (зрозуміло, якщо він не хворий на застуду), значить, він навмисне щось приховує від Вас, як би підсвідомо виставляючи бар'єр для своїх слів. Тому не закривайте нічим свій рот у момент розмови.

Чомусь багато людей не звертають уваги на інтонацію, з якою вони говорять. Можливо, вони вважають, що важливим є насамперед те, що вони говорять, а не те, як вони це вимовляють. Але Ви вже знаєте, що така думка неправильна. Інтонація – найважливіший компонент невербального спілкування. Вона завжди має бути доброзичливою, у ній неприпустимі нотки уїдливості чи роздратування. Свою інтонацію треба ретельно контролювати під час розмови.

Хочеться сказати кілька слів і про тембр Вашого голосу. Ваш голос має бути приємним для слуху. Навіть якщо звучання Вашого голосу не зовсім Вас влаштовує. Не засмучуйтесь: у Ваших силах все виправити та виробити приємний голос. Під час розмови у тембрі голосу не повинно бути різких перепадів від крику до шепоту. Звичайно, якісь слова треба виділяти, але виділення за допомогою голосу має бути плавним. Те, що ви вимовляєте, в ідеалі має звучати рівно і не надто голосно. Тембр Вашого голосу в жодному разі не повинен бути верескливим чи пронизливим – адже Ви самі знаєте, що людей з подібним тембром не те, що не хочеться слухати – від них хочеться просто втекти.

Щоб спілкування було успішним, Вам необхідно стежити за емоційним станом свого співрозмовника, а воно повністю відображається у його жестах, міміці та рухах. Тому, якщо Ви побачили, що Ваш співрозмовник починає поправляти окуляри, смикати свій одяг, смикати в руках хустку чи серветку, крутити олівець чи запальничку, робіть висновки: він схвильований чи перебуває у нервозному стані. У таких ситуаціях перед тим, як говорити, треба зняти його емоційне напруження, спробувати його заспокоїти.

Трохи про міміку. Про обличчя, що застигло як маска, не можна сказати нічого доброго, так само як і про гримасування. Звідси висновок: не переборщіть з мімікою! При розмові Ваші брови не повинні повзти нагору, а очі – лізти на лоб, оскільки у діловому спілкуванні це просто недоречно. У жодному разі не зрушуйте брови і не хмуріть лоба – це просто відштовхне Вашого співрозмовника. А взагалі, найкращий мімічний прояв – це посмішка.

Отже, Ви коротко ознайомились із основними елементами невербального спілкування. Їхнє знання та використання у спілкуванні здорово полегшує контакт. Однак пам'ятайте про те, що користуватися жестами треба помірно, при всьому контролі за позою та рухами останні мають виглядати природно. Не робіть різких, уривчастих рухів – все має бути плавним.

І, нарешті, не забувайте про те, що доброзичливий вираз обличчя, приємний вигляд енергійної та доброзичливої ​​людини – це також компоненти невербального спілкування, які завжди мають бути при Вас!

Корисно познайомитися ближче

З ким це корисно познайомитися ближче, запитайте мене, прочитавши назву цього розділу. Відповідаю: із Вашим безпосереднім начальником. Таке знайомство, звичайно, не передбачає того, що Ви почнете набиватися йому в друзі, проте в цьому є користь для Ваших контактів з ним. Як Ви вже знаєте, один із головних принципів успішного спілкування – це орієнтація на особистість адресата, а щоб цей принцип слідувати, треба цю особистість добре вивчити. До того ж ми з Вами вже говорили про важливість наслідування керівника. Знов-таки, можна наслідувати поведінку лише того, кого добре знаєш. Які ж шляхи та способи є у Вас для вивчення особистості керівника?

Перший, і, мабуть, один з найдоступніших і водночас ефективних методів- Це спостереження. Придивіться до свого керівника постійно: коли він віддає Вам розпорядження, коли Ви звітуєте йому про виконану роботу, коли він просто проходить повз коридор. Помічайте навіть незначні деталі. На сьогоднішній день у продажу є маса літератури, присвяченої тому, як дізнатися особливості характеру людини за її манерою одягатися, за кольоровими та смаковими уподобаннями, за ходою, навіть за рисами обличчя! Безумовно, ніякі знання не бувають зайвими, і можна щось зрозуміти для себе з цієї інформації, проте слід відрізняти один від одного відомості цілком достовірні та псевдонаукові. На мій погляд, не варто витрачати дорогоцінний час, аналізуючи форму носа та колір очей Вашого керівника або роздивляючись, що саме лежить у нього на тарілці. Я вважаю, набагато дієвіше буде вивчити його звички та нахили, куди якраз і входить стиль одягу, хода, вибір колірної гамидля оформлення кабінету, і потім на цій основі зробити деякі висновки про його характерні риси.

Також спостереження за керівником дозволить Вам зрозуміти, наприклад, чи енергійна людина. Якщо це так – Ви завжди повинні бути бадьорими та життєрадісними. Якщо він за натурою людина серйозна і усмішка на його обличчі - явище нечасте, то вам бажано при спілкуванні з ним рідше посміхатися, оскільки, цілком імовірно, він може сприйняти Ваші посмішки як прояв несерйозності, що не вписується в імідж виконавчого та відповідального співробітника. Якщо Ваш начальник - людина надпунктуальна, Ви повинні приходити на роботу раніше, щоб він це помітив і оцінив. Як Ви вже, напевно, здогадалися, секрет таких прийомів простий: треба виявляти у своїй поведінці риси, які мають високу оцінку в очах Вашого керівника, оскільки підсвідомо у людини виникає прихильність до того, хто схожий на неї. Дізнатися про ці самі риси ще простіше: вони домінують у характері Вашого начальника, адже він вважає їх важливими та необхідними для успішної професійної діяльності і хоче бачити їх у характерах підлеглих.

Другий, найефективніший шлях вивчення особистості Вашого безпосереднього керівника – це спілкування з ним, оскільки саме у розмові людина розкривається найповніше. Зауважу, що спілкування та спостереження складно відокремити один від одного, адже, спілкуючись із шефом, Ви не припиняєте спостерігати за його поведінкою. Отже, перше, на що Ви повинні звернути увагу, - це манера спілкування Вашого начальника з підлеглими. Який принцип – авторитарність чи демократичність – є провідним? Це зрозуміти неважко. Обов'язково поспостерігайте за тим, як він розмовляє з Вашими колегами, тому що в цій ситуації, по-перше, Ви будете об'єктивнішими, оскільки подивіться на процес спілкування з боку, а по-друге, можливо, помітите різницю в його спілкуванні, наприклад, з Вами, і з Вашим товаришем по службі. Звичайно, така різниця неминуча, якщо Ваш керівник – непоганий психолог: тоді він до кожної людини підходить з погляду її індивідуальних рис. Зверніть увагу на наступне: до кого він більше прислухається, чия думка цінує вище? Якщо не Ваше, не засмучуйтесь: придивіться у свою чергу до більш щасливого колеги та подумайте, які причини його успіху, що є у нього такого особливого, чого у Вас – поки що! - Ні. А потім виробіть у собі ту саму енергійність, чи ентузіазм, а можливо, і працьовитість чи вміння слухати, судячи з ситуації. Звичайно, це не завжди просто, зате вартує всіх докладених зусиль. А загальна рекомендація така: розпізнавши манеру спілкування свого начальника з підлеглими, приймайте правила гри: коментарі тут зайві.

Що ще можна почерпнути собі зі спілкування з керівником? Майже все, відповім я, і навряд чи помилюся. Наприклад, Ви незабаром навчитеся з ходу дізнаватися про емоційний стан Вашого начальника з його невербальної поведінки, адже, крім загальних жестів і поз, тлумачення яких однозначно, кожній людині притаманні свої неповторні рухи, які вона мимоволі робить, коли засмучений, роздратований або навпаки. Знаючи це, Ви можете вирішити, чи можна викласти шефу свої думки, чи варто з цим почекати, і не помилитеся. Під час контакту Ви знову-таки отримаєте можливість судити, чи готовий він до сприйняття Вашої інформації або пішов у себе і повернеться не скоро; чи приймає він Вашу точку зору, чи відкидає, і належним чином будувати своє спілкування з ним.

У лексиконі кожної людини існують коронні слова та висловлювання, і Ваш шеф у цьому сенсі не є винятком. Деякі з них непогано знати і Вам, і не тільки знати, але іноді не надто часто вставляти в свою мову. Тут знову працює вже відомий Вам психологічний момент: людина тягнеться до тих людей, які в чомусь схожі з нею.

А як Ваш начальник підходить до вирішення професійних проблем: дає одне розпорядження із докладними поясненнями чи пропонує кілька «чорнових» варіантів на вибір? Залежно від цього і Вам слід поводитися відповідним чином: фонтанувати різними ідеями або пропонувати шефу на розгляд один варіант, продуманий до найдрібніших деталей.

Уважно слухайте свого керівника, вдумуючись у його слова. Про необхідність та користь цього було сказано вже кілька разів; як треба правильно слухати, Ви теж знаєте. Додам лише, що саме уважне, зацікавлене та активне слухання – швидкий і надійний шлях дізнатися про особу людини, склад її розуму, зрозуміти, чим вона живе.

Розмовляючи з керівником, не забувайте про старий добрий принцип віддзеркалення. Віддзеркалення має йти кожному рівні – емоційному, інтонаційному, тематичному, невербальному. Безумовно, Вам легше буде його здійснити, коли Ви добре вивчите стиль спілкування свого співрозмовника, у разі – Вашого начальника.

Вивчіть сильні та слабкі сторони характеру керівника. Увага: я не закликаю Вас маніпулювати Вашим начальником. Просто при спілкуванні всіляко ненав'язливо наголошуйте на його плюсах, адже, як ми вже говорили, хороший комплімент повинен мати під собою реальні підстави, а не виражати якийсь загальний позитивний зміст без прив'язки до реальності. Зрозуміло, що про слабкі сторони характеру Вашого шефа не варто згадувати.

Головне, щоб Ваше спостереження не мало характеру тотального стеження: подібне не сподобається нікому.

У Вас є ще одне джерело інформації про Вашого керівника – це відомості про нього, які видає Ваші колеги. Здавалося б, безцінне джерело інформації, особливо якщо Ви нещодавно працюєте в цій установі. Однак будьте уважні: таким відомостям далеко не завжди можна довіряти. На жаль, часто вони щедро розбавлені власною думкою та різними домислами і взагалі межують із плітками. Тому прислухайтеся до слів оточуючих, але висновки робіть самостійно! Звичайно, добре, якщо Ви впевнені в людині, від якої дізналися ті чи інші факти, однак, якщо Ви новачок у колективі, можливість визначити надійність людини дуже невелика. Також фільтруйте будь-яку інформацію з погляду її цінності щодо того, наскільки вона допоможе Вам у вивченні особистості начальника. Не збирайте плітки і в жодному разі не ставайте їх джерелом! Те, що Ви багато знаєте про характер керівника, ще не привід розповідати про нього підряд: наслідки можуть бути непередбачуваними, аж до звільнення.

А взагалі, познайомившись із керівником ближче, Ви отримаєте багато переваг, а вони ніколи не бувають зайвими на шляху до успіху!

Кому не хочеться, щоб відносини на роботі були добрими й обопільними не тільки з колегами, але, можливо, в першу чергу з начальством. Інакше ніяка робота не буде в радість, та й про просування кар'єрними сходами можна забути.

І дуже часто у відносинах з начальником, що не склалися, винні ми самі: десь не стрималися і виявили непотрібні емоції, десь сказали зайве... То які помилки у відносинах з начальником неприпустимі, якщо ви цінуєте свою роботу і мрієте про підвищення?

Насамперед, запам'ятайте відразу і назавжди – у розмові з начальником ніколи не підвищуйте голос! Навіть, якщо він сам кричить, і при цьому абсолютно неправий, навіть, якщо ваше терпіння закінчується - не кричіть. Щоб випадково не зірватися в гострій розмові, зосередьтеся на своєму стані, глибоко вдихніть і почніть про себе рахувати до десяти або скільки потрібно, щоб повністю себе контролювати. Терпляче зачекайте, поки начальник заспокоїться і краще не сперечайтеся, інакше у владі емоцій ви обов'язково скажете те, про що згодом будете шкодувати. Емоції минають, а слова залишаються у пам'яті.

Якщо ви хороший фахівець, маєте багатий досвід роботи, то, зрозуміло, що у вас є власна думка щодо різних обговорюваних виробничим питанням. І цілком можливо, що воно може не співпадати з думкою начальника. Це нормально, тим більше що й начальники можуть помилятися. Якщо ви побачили таку помилку, не бійтеся сказати про це, але запам'ятайте - робити це потрібно тільки віч-на-віч, у присутності інших колег або сторонніх людей вказувати керівнику на недоліки, помилки або недоліки неприпустимо.

Крім того, висловлюючи свою думку чи позицію з того чи іншого питання, ви не повинні обмежуватися лише констатацією факту – ваша думка має бути аргументованою. Якщо вам не вистачає аргументів, краще промовчите та доопрацюйте питання, і лише потім висловіть свою думку.

Не займайтеся інтригами, не обговорюйте рішення та вказівки начальства зі своїми колегами. Навіть, якщо вам здається, що якесь завдання чи вказівка ​​недоцільне чи помилкове, то обговоріть його, в першу чергу, з начальником, аргументуючи свою позицію. Але, у разі незгоди ви повинні виконати розпорядження, не проявляючи невдоволення і, тим більше, не коментуючи це.

Трапляється й так, що багато працівників по можливості старанно уникають контактів із начальством. Навіть, якщо їм незрозуміле завдання, чи виникають поточні питання, вони соромляться підійти за роз'ясненнями, побоюючись, що їх вважатимуть некомпетентними чи нетямущими. Це важлива помилка! Обов'язково запитуйте все, що вам незрозуміло чи потрібно для справи, інакше, якщо ви виконаєте завдання, але уявіть начальнику неправильний варіант, у вашому професіоналізмі він засумнівається ще більше.

І будьте завжди уважні: спостерігайте за своїм керівником, намагайтеся зрозуміти, що він за людина, як ставиться до інших співробітників. Таке спостереження дасть вам можливість краще зрозуміти те. як ваш начальник формує свої відносини з людьми в принципі, що важливо для розуміння, як вам поводитися.

Що ти відчуваєш, коли збираєшся на доповідь до свого керівника? Страх? Невпевненість у своїх силах?

Спілкуванню з керівником не навчають у школах, проте з цього предмету нам усім доводиться тримати іспит, коли ми розпочинаємо свою кар'єру. І провал на цьому екзамені може коштувати тобі кар'єру.

Особисто до мене досвід у тому, як доповідати своєму босу, ​​прийшов пізніше, коли сам став керівником і зрозумів, наскільки незграбні доповіді роблять підлеглі, якщо їх ніхто цьому не вчив.

А якщо ти сам керівник, то просто перейшли своїм підлеглим посилання на цю статтю. А ще краще - збери їх, прокрути слайди, які ти бачиш вище, і пройдися тезами зі статті. Результатом буде встановлення між вами набору загальних правил, дотримання яких зроблять ваше спілкування ефективнішим до вашого взаємного задоволення.

До розмови з керівником

1. Звітуй без нагадувань

«Я не можу бути секретаркою для всіх та постійно нагадувати їм про терміни. Іноді мені здається, що люди просто пропускають повз вуха завдання та терміни, які я їм поставив.»

- думає твій бос.

Не перетворюй свого боса на живий будильник. Не змушуй свого керівника опускатися на рівень мікроменеджменту та нагадувати тобі про термін звіту.

Якщо завдання не готове — напиши йому про це сам із коротким поясненням причин та новим терміном. Краще показати, що ти не встиг зробити завдання, ніж відсутністю звіту, дати йому привід думати, що ти проігнорував завдання зовсім.

Якщо завдання готове і тобі є чим похвалитися, тим більше проси про зустріч і показуй свої результати.

2. Не тримай проблеми при собі

«Якщо мені заздалегідь не повідомили про проблему, значить, її немає і завдання має бути виконане вчасно».

- думає твій бос.

Коли ти тримаєш проблему при собі, позбавляєш свого керівника можливості вчасно втрутитися і допомогти тобі. Крім того, якщо ти не повідомляєш проблему вчасно, значить, допомога тобі не потрібна і ти можеш впоратися зі своїм завданням самостійно.

Коли потрібно повідомляти проблему? Коли ти зрозумів, що вона не дасть тобі виконати завдання у термін або відповідно до заданого стандарту. Після цього ти спробував вирішити її самостійно і в тебе це не вийшло. Ось тоді, не раніше й не пізніше, йди до свого боса та проси про допомогу.

3. Не приходь без підготовки

«Коли людина не може відповісти мені на жодне зустрічне питання, виникають сумніви, а чи вник він у завдання як слід або намагається скинути мені напівфабрикат?»

- думає твій бос.

Пропрацюй заздалегідь усі питання, які можуть бути тобі поставлені, всі альтернативні вирішення проблеми. Будь готовий пояснити, як виходять принесені тобою цифри, і чому вони вірні.

Інакше ти викличеш роздратування шефа і відправишся на доопрацювання — втратиш свою репутацію і час.

4. Плануй свою розмову

Це займає лише хвилину, але приносить багато користі. Як правило, до керівника потрапити виходить рідше, ніж хотілося б, тому до кожної розмови накопичується кілька питань, і цей список дозволить тобі нічого не забути.

Візьми чистий аркуш паперу та накидай, чого ти хочеш від цієї розмови. Таких цілей може бути 4 типи:

1. Донести інформацію, яку він хоче знати: звіт про виконані завдання, зрушення термінів, важливі новини тощо
2. Донести інформацію, яку ти хочеш, щоб він знав: дотримання тобою термінів, твої ініціативи та пропозиції, проблеми, що виникли, і необхідна допомога.
3. Отримати інформацію, яка буде корисна тобі: уточнення завдання, новини суміжників, статуси важливих питань.
4. Отримати рішення щодо необхідного тобі питання.

Якщо якесь питання складне для розуміння, чи ти очікуєш, що він викличе протиріччя, пропиши тезово логіку своєї доповіді щодо неї — твої аргументи та висновки.

При доповіді керівнику

Звичайний алгоритм доповіді: повідоми про мету розмови, дай дані, дай висновки, дай варіанти рішення, дай свою рекомендацію.

5. Без прелюдій

«Це все ще «вхід у контакт» чи мені вже треба «включатися» у те, що він каже?»

- думає твій бос.

Відразу прямо кажи, що тобі потрібно: «хочу звітувати про результати», «є проблема», «потрібно вирішити», «потрібно узгодити», «є питання» тощо.

Керівник повинен налаштувати свою свідомість на правильний режим: "я вирішую проблему", "я приймаю результати", "я приймаю рішення" і т.д. Поки він не налаштувався правильно, він зможе ефективно сприймати твою інформацію.

6. Він не Нострадамус

«Він навіть не спромігся запитати, в курсі я цієї теми чи ні. Це що - егоїзм чи некомпетентність?

- думає твій бос.

Подумай, що твій керівник знає, а що ні, і введи його до справи. Поки він не буде в одному контексті з тобою, ефективного спілкування у вас не буде.

Не пропускай логічні ланки. «Сюжетна лінія» твого оповідання має бути безперервною. Якщо тобі щось є само собою зрозумілим, зовсім не факт, що твій керівник повинен здогадатися про логічну зв'язку, яку ти вирішив пропустити.

7. Винеси сміття

«Чому я повинен копатися в цьому словесному смітнику? Чому не можна було підготувати зв'язкову доповідь заздалегідь?»

- думає твій бос.

Прибери зі свого оповідання всю інформацію, яка не стосується справи. Це, зокрема, стосується інформації, яка стосується справи, але є неперевіреною або остаточною. Ти ризикуєш відвести розмову убік або зайво ускладнити її.

Визнач, яке рішення керівника тобі потрібне та виключи з доповіді ту інформацію, яка не наближає тебе до нього. Звичайно, важливо знати при цьому міру – спотворювати чи підтасовувати інформацію неприйнятно.

8. Більше числівників, менше прикметників

«Дуже хочеться, щоб мої підлеглі спиралися на факти, а не на судження та емоції. Для цього вони мають звикнути спілкуватися мовою цифр.

- думає твій бос.

Висловлювання, не забезпечені цифрами, звучать безпідставно. Поки в розмові не починають звучати конкретні цифри та факти, люди лише обмінюються суб'єктивними судженнями, ні на йоту не наближаючись до істини.

Якщо ти хочеш переконати свого керівника у чомусь, найкоротша дорога до цього лежить через підготовку аналітики. Найдивовижніше, що отримані цифри можуть тебе самого здивувати і змінити твоє власне судження з питання, що обговорюється.

9. Будь конкретніше та прозоріше

«Я ніби кліщами повинен витягувати зі співробітників відповіді, щоб досягти повного розуміння ситуації. Вони щось приховують чи просто самі не вникали у подробиці?

- думає твій бос.

У відповідь на запитання "коли" давай дату. На запитання "хто" - давай ім'я. На запитання «скільки» число: кількість, суму або частку у відсотках. Чим швидше ти даси конкретні дані, тим швидше закінчиш цю тривалу розмову.

10. Не давай даних без висновків

«І навіщо мені ця купа таблиць? А він сам спробував у них розібратися чи його взагалі це питання не хвилює?»

- думає твій бос.

Важливими є не цифри, а твоє вміння робити з них висновки.

Хороший співробітник – самостійний співробітник. Адже якщо ти розумієш, що після отримання даних буде етап аналізу, а після аналізу прийняття рішень, то чому б тобі не спробувати пройти цей шлях самостійно?

Скидаючи босу вихідні дані без висновків, то кажеш йому «тепер це проблема». А це, звісно, ​​нікому не подобається. Набагато краще був би підхід «я розумію, що це моя проблема, і ось як я намагаюся її вирішити».

11. Не приходь без пропозицій

«Якщо я зараз за нього придумаю рішення, то він так і буде все життя в мене на ручному управлінні». Нехай вчиться думати власною головою.

- думає твій бос.

Як каже прислів'я, «якщо ти не частина рішення, то ти є частиною проблеми». Завжди приходь не лише з проблемою, а й з пропозиціями щодо її усунення. Бажано у кількох варіантах.

Нехай твоєму керівнику залишиться лише схвалити твою ідею. Нехай він бачить, що має мотивований самостійний співробітник.

12. Не йди без рішення

"Я втомився. Я нічого не хочу вирішувати. Я хочу бонус.

- думає твій бос.

Ти прийшов, щоб одержати рішення (див. п. 4). .

Але ухвалювати рішення нелегко. Твій бос цього уникатиме. Пам'ятай про свою мету та повертай розмову до ухвалення рішення.

При зустрічних питаннях від керівника

13. Відповідай на поставлене запитання у своїй першій пропозиції

«Ну навіщо мені ці стрибки та кривляння? Я ставлю конкретне питання і хочу конкретну відповідь. Якщо мені буде щось незрозуміло, я поставлю наступне запитання. Не треба витрачати час у спробі відповідати на запитання, яких я не ставив.»

- думає твій бос.

Якщо бос ставить питання, то, як правило, він уже розуміє наперед, що і в якому порядку він питатиме далі. Він уже побудував для себе канву розмови і хоче розмовляти саме в такому руслі.

Не треба намагатися додумати його питання за нього самого і відповідати на те питання, яке він не ставив, але яке він, як тобі здається, має на увазі. Відповідай на буквально поставлене запитання одразу. Усі подробиці, причини та логічні пояснення – потім. Якщо спитають.

14. Правда і нічого, крім правди

«Чи можу я в принципі працювати з людиною, яка намагається мене обдурити? Адже він не тільки демонструє свою ненадійність, намагаючись мені збрехати, але й дурість, сподіваючись, що я його не зловлю на брехні.

- думає твій бос.

Не треба нічого вигадувати у спробі відповісти на складне запитання. Не треба домальовувати реальність, коли немає фактів. Тебе все одно виведуть на чисту воду. Набагато простіше і швидше визнати, що ти чогось не знаєш або не зробив, і рухатись далі.

15. Не вали на підлеглих

«Якщо людина не розуміє, що вона відповідає переді мною за дії своїх підлеглих, то це клінічний випадок. У нас є ієрархія. Я відповідаю перед своїм босом за всіх своїх підлеглих, а вони переді мною за своїх.»

- думає твій бос.

Завдання ставиться тобі і відповідати за неї теж тобі. Ти можеш делегувати завдання своїм підлеглим, але це не знімає з тебе відповідальності за виконання. При делегуванні виникають додаткові відносини відповідальності між тобою та твоїм підлеглим, але твоя первісна відповідальність перед твоїм босом при цьому не зникає.

16. Не витрачай час на виправдання

«Чим більше я прислухаюся до виправдань, тим сильніше мої підлеглі сподіватимуться, що від мене можна відбутися гарною історією за відсутності результату».

- думає твій бос.

Якщо твій бос орієнтований на результат, то причини його відсутності (особливо ті, що розкриваються лише в момент доповіді – див. п. 2), мало його цікавлять.

Тому не витрачай час на виправдання — краще витрачати його на виконання свого завдання.

При отриманні завдання

17. Питання відразу

Якщо у відповідь на свою доповідь ти отримав ще одне завдання, і тобі в ньому щось незрозуміло, одразу ставай запитання. Краще виглядати безглуздо при отриманні завдання, ніж при її здачі, зробивши не те, що потрібно.

Висновок

Як ти бачиш, ці правила досить прості і навіть у чомусь очевидні. Однак, на мій досвід, людей, які їх системно виконують дуже мало — для цього потрібна сміливість і самодисципліна. Спробуй дотримуватись їх, і, повір, довіра та підтримка керівництва тобі забезпечені.

Див. також:

• 18 рекомендацій, як побороти напругу та страх у спілкуванні з начальством.
• Власник та керуючий: як уникнути конфліктів. Поради управителя.

А що найскладніше для тебе у спілкуванні з керівником?

Жоден співробітник не любить, коли керівник викликає на килим. Дорогою до кабінету в голові одне питання, навіщо я знадобився шефу? Бесіда з босом відбувається при видачі нових завдань чи аналізі виконаної роботи. Виклик до шефа змушує переживати та нервувати навіть бездоганного співробітника. В результаті розмова виходить плутаною і непрофесійною. Подібним чином поводяться з начальником більшість людей. Чому ми боїмося перед босом і як розмовляти з начальником, щоб справити враження.

Чому виникає бар'єр між начальником та підлеглими?

З боку гидко дивитися, коли на нараді колега не може і двох слів пов'язати, подає звіт керівнику. А куди йде ваша бравада, коли мова доходить до вас? Запинаєтеся, червонієте, забуваєте аргументувати сказане фактами та дослідженнями. Не варто вважати, що ви дивна людина. Так поводиться більшість підлеглих і причина не у відсутності знань чи невмінні спілкуватися. Причина в тому, що думають по-різному, і виникає бар'єр.

Керівник щодня ухвалює десятки рішень. Кожна їх впливає прибуток компанії. Тому характер боса та ставлення до справи змінилося. Він не сумнівається та не витрачає час на порожні розмови. Завдання начальника видати завдання підлеглому, а потім вимагати зрозумілу відповідь. За підсумками отриманих даних приймати рішення. Підлеглі не звикли до такого, тому мислення відрізняється. Щоб скоротити цей бар'єр, спробуйте поставити себе місце керівника. Це не лише престижна посада та прибавка до зарплати, а й відповідальність.

У шефа на кожне запитання виділено певний відрізок часу, тому не забирайте його порожніми розмовами та звітами. Дані аргументуйте та продумуйте можливі питання начальства. Тоді між вами складеться професійна та результативна бесіда.

Головне навчитеся розмовляти коротко і у справі. Не забирайте свій робочий час, колег та керівника. Не забувайте, що на роботі вітається ділова розмова. Це не означає, що треба бути роботом, який каже металевим голосом. Доречні жарти, веселі історії, якщо вони розповідаються у вільний час і не кривдять присутніх.

Як правильно розмовляти із начальником?

1. Не мямліть і не тараторьте. Уявіть собі, що перед вами колега, а не суворий бос. Викладайте думки послідовно, спокійним та рівним тоном. Багато співробітників, намагаючись якнайшвидше позбутися розмови з начальником, швиденько роблять доповідь. В результаті нічого не зрозуміло. Ще одна крайність - це коли людина постійно збивається, мямлить.

   Перед тим, як переступати кабінет начальника, прочитайте свою доповідь кілька разів уголос.

2. Підготуйтеся до розмови. Приходьте до кабінету начальника із блокнотом та ручкою, щоб записати доручення керівника. Підготуйтеся до розмови. Якщо розмова відбувається за вашою ініціативою: покращення робочого процесу, передача обов'язків іншому співробітнику, то надайте шефу аргументи та вигоди, чому так потрібно зробити.
3. Тримайтеся впевнено. Завдання підлеглого не лише приймати завдання та бездоганно їх виконувати. У вас є свої думки щодо організації процесу. Поділіться ідеями із начальником. Якщо шеф не зрозумів і не оцінив, то не поспішайте закінчувати розмову. Подумайте, як вплинути на думку керівника. Не вважайте себе одразу ж невдахою, відстоюйте свою думку до кінця.

Завжди та правила спілкування в офісі. Якщо прийнято говорити начальнику на «ви» і називати на ім'я та по батькові, то не змінюйте правил. Шеф не ваш найближчий друг, а людина, від якої залежить рівень зарплати та робочі умови. Тому цокання буде недоречним.

Як розмовляти із начальником самодуром?

Не всім щастить із розуміючим та справедливим босом. Багато співробітників скаржаться на шефа, який не цінує роботу підлеглих, завжди бурчить, чимось незадоволений. Такий керівник може залишити понаднормово на роботі, відчитати за ідеальний звіт, підвищити за всіх голос. Такого начальника називають самодуром. Як правило, він нещодавно зайняв керівну посаду і ще місяць тому чудово ладив із колективом. Виправити таку особу неможливо, тому треба навчитися уживатися з нею на роботі. Як розмовляти із начальником самодуром?

1. . Коли тобі хамлять, то складно стриматися, хочеться видати пару образних реплік у відповідь. Якщо керівник самодур, то перехід на крик зіпсує ситуацію. Вона розжариться до краю, перекрикуючись до істини ви так і не дійдете. Видаліться з кабінету шефа під будь-яким приводом, зачекайте, поки бос охолоне, і поверніться до розмови. Це не означає, що треба мовчки проковтнути таке ставлення. При здачі завдання, зауважте, що із завданням упоралися і не обов'язково з вами розмовляти, підвищуючи голос.
2. Підключіть уяву. Найкращий спосіб зняти внутрішню напругу – це уявити керівника у смішній ролі чи ситуації. Якщо відчувайте, що закипаєте, а роботу втрачати не хочеться, то уявіть, що бос одягнений у костюм блазня. Або уявіть, що всі сидять на кріслах у костюмах, а ваш начальник у смішній піжамі та спальному ковпаку. Даний метод допомагає розслабитися та випустити пару.

   Не дозволяйте керівнику принижувати себе і не перетворюйтеся на жертву. Є співробітники, які приймають таку тактику: у всьому потурають самодуру, виконують будь-які вимоги, мчать по першому дзвінку. В результаті просуваються кар'єрними сходами і займають керівні посади. Але робочі відносини з підлеглими у такої людини не складаються. Адже колектив пам'ятає, яким шляхом заробили крісло начальника.