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Relatório diário de vendas. Como vender um relatório de falha de vendas para a gerência

Relatório diário de vendas. Como vender um relatório de falha de vendas para a gerência

A análise das vendas e dos lucros de uma empresa é um dos aspectos importantes da atividade de um especialista em marketing. Ter em mãos um relatório de vendas devidamente compilado tornará muito mais fácil para você desenvolver uma estratégia de marketing para o desenvolvimento da empresa e a resposta à pergunta de gestão “Quais são os principais motivos da queda nas vendas?” não levará muito tempo.

Neste artigo veremos um exemplo de manutenção e análise de estatísticas de vendas em uma empresa de manufatura. O exemplo descrito no artigo também é adequado para o comércio varejista e atacadista, para análise de vendas de uma loja individual. O modelo que preparamos para análise de vendas em Excel é de grande escala, inclui vários aspectos de análise da dinâmica de vendas que nem sempre são necessários a todas as empresas. Antes de utilizar o template, certifique-se de adaptá-lo às especificidades do seu negócio, deixando apenas as informações necessárias para monitorar as oscilações das vendas e avaliar a qualidade do crescimento.

Pontos introdutórios à análise de vendas

Antes de conduzir uma análise de vendas, você precisa coletar estatísticas. Portanto, determine os indicadores-chave que você gostaria de analisar e a frequência de coleta desses indicadores. Aqui está uma lista dos indicadores de análise de vendas mais necessários:

Índice	Comentários
Vendas em peças e rublos	É melhor coletar estatísticas de vendas em peças e rublos separadamente para cada item de produto mensalmente. Essas estatísticas permitem que você encontre o ponto de partida do declínio/crescimento das vendas e determine rapidamente o motivo de tal mudança. Além disso, essas estatísticas permitem acompanhar a evolução do preço médio de envio de mercadorias na presença de diversos bônus ou descontos para parceiros.
Custo unitário	O custo do produto é um aspecto importante de qualquer análise de vendas. Conhecendo o nível de custo do produto, será mais fácil para você desenvolver campanhas de trade marketing e gerenciar preços na empresa. Com base no custo, você pode calcular a lucratividade média de um produto e determinar as posições mais lucrativas do ponto de lucro para estimular as vendas. As estatísticas de custos podem ser mantidas mensalmente, mas caso isso não seja possível, é aconselhável acompanhar a dinâmica trimestral deste indicador.
Vendas por linhas de vendas ou regiões de vendas	Se a sua empresa trabalha com diferentes regiões/cidades ou possui diversas divisões no departamento de vendas, então é aconselhável manter estatísticas de vendas para essas regiões e áreas. Se você tiver essas estatísticas, poderá entender quais áreas são as principais responsáveis pelo crescimento/queda nas vendas e descobrir rapidamente os motivos dos desvios. As vendas por destino são acompanhadas mensalmente.
Distribuição de produtos	A distribuição dos produtos está diretamente relacionada ao crescimento ou queda das vendas. Se uma empresa tiver a oportunidade de monitorar a presença de mercadorias na República do Tartaristão, é aconselhável coletar essas estatísticas pelo menos uma vez por trimestre. Sabendo a quantidade de pontos em que o item expedido é apresentado diretamente, é possível calcular o índice de giro da mercadoria em um ponto de varejo (vendas/número de RT) e entender o real nível de demanda pelos produtos da empresa. A distribuição pode ser monitorada mensalmente, mas é mais conveniente monitorar esse indicador trimestralmente.
Número de clientes	Se uma empresa trabalha com nível de revendedor ou no mercado B2B, é aconselhável acompanhar estatísticas sobre o número de clientes. Nesse caso, você poderá avaliar a qualidade do crescimento das vendas. Por exemplo, a fonte do crescimento das vendas é o aumento da demanda por um produto ou simplesmente a expansão geográfica do mercado.

Pontos-chave a serem observados ao conduzir análises de vendas:

Dinâmica de vendas por produtos e áreas que representam 80% das vendas da empresa
Dinâmica de vendas e lucros em comparação com o mesmo período do ano passado
Mudanças no preço, custo e lucratividade das vendas para itens individuais, grupos de produtos
Qualidade de crescimento: dinâmica de vendas por 1 RT, por 1 cliente

Coleta de estatísticas de vendas e lucros

Vamos direto para um exemplo que mostra claramente como fazer uma análise de vendas.

A primeira etapa é coletar estatísticas de vendas para cada item de produto atual da empresa. Coletamos estatísticas de vendas para 2 períodos: o ano anterior e o atual. Dividimos todos os artigos em categorias de produtos cujas dinâmicas nos interessam.

Figura 1 Exemplo de coleta de estatísticas de vendas por itens de produto

Preenchemos a tabela apresentada acima de acordo com os seguintes indicadores: peças, rublos, preço médio de venda, custo, lucro e lucratividade. Os dados da tabela serão a principal fonte para análises de vendas futuras.

As estatísticas de vendas posicionais do ano anterior ao período atual são necessárias para comparar os indicadores de relatórios atuais com o ano anterior e avaliar a qualidade do crescimento das vendas.

A seguir, coletamos estatísticas de remessas para as principais áreas do departamento de vendas. Dividimos a receita total (em rublos) por áreas de vendas e principais categorias de produtos. As estatísticas são necessárias apenas em termos de rublos, pois ajudam a controlar a situação geral das vendas. Uma análise mais detalhada só é necessária se houver uma mudança brusca na dinâmica de vendas em uma das áreas.

Figura 2 Exemplo de coleta de estatísticas de vendas por direções e regiões de vendas

Processo de análise de vendas

Depois que todas as estatísticas de vendas necessárias forem coletadas, você poderá prosseguir para a análise de vendas.

Análise da implementação do plano de vendas

Se a empresa está planejando e estabeleceu um plano de vendas, o primeiro passo é avaliar a implementação do plano de vendas por grupos de produtos e analisar a qualidade do crescimento das vendas (a dinâmica dos embarques em relação ao mesmo período do ano passado).

Fig.3 Exemplo de análise da implementação do plano de vendas por grupos de produtos

Analisamos a implementação do plano de vendas através de três indicadores: embarques em termos físicos, receita e lucro. Em cada tabela calculamos o % de conclusão e dinâmica do plano em relação ao ano anterior. Todos os planos são divididos em categorias de produtos, o que permite entender com mais detalhes as fontes de subvendas e superatendimento do plano. A análise é realizada mensalmente e trimestralmente.

Na tabela acima, utilizamos também um campo adicional de “previsão”, que nos permite prever a implementação do plano de vendas dada a dinâmica de envios existente.

Análise da dinâmica de vendas por áreas

Essa análise de vendas é necessária para entender quais áreas do departamento comercial são as principais fontes de vendas. O relatório permite avaliar a dinâmica de vendas de cada direção e identificar atempadamente desvios significativos nas vendas para os corrigir. Dividimos as vendas totais por áreas de SO e para cada área analisamos as vendas por categoria de produto.

Figura 4 Exemplo de análise de vendas por área

Para avaliar a qualidade do crescimento, é utilizado o indicador “dinâmica de crescimento das vendas em relação ao ano passado”. Para avaliar a importância de uma direção nas vendas de um determinado grupo de produtos, são utilizados os parâmetros “participação nas vendas,%” e “vendas por 1 cliente”. A dinâmica é monitorada trimestralmente para eliminar oscilações nos embarques.

Análise da estrutura de vendas

A análise da estrutura de vendas ajuda a ter uma visão geral da eficácia e importância dos grupos de produtos no portfólio da empresa. A análise permite compreender quais grupos de produtos são mais lucrativos para uma empresa, se a participação dos principais grupos de produtos está mudando e se os aumentos de preços cobrem o aumento nos custos. A análise é realizada trimestralmente.

Figura 5 Exemplo de análise da estrutura de vendas do sortimento da empresa

Com base nos indicadores “remessas em espécie”, “receita” e “lucro”, são avaliadas a participação de cada grupo no portfólio da empresa e a variação da participação. Os indicadores “rentabilidade”, “custo” e “preço” avaliam a dinâmica dos valores em relação ao trimestre anterior.

Fig.6 Exemplo de análise de custo e rentabilidade das vendas

Análise ABC

Uma das etapas finais da análise de vendas é o padrão, que ajuda a implementar uma política de sortimento competente e a desenvolver atividades de trade marketing eficazes.

Fig. 7 Exemplo de análise ABC de sortimento

A análise ABC é realizada em termos de vendas e lucros uma vez por trimestre.

Controle de resíduos

A etapa final da análise de vendas é o monitoramento do estoque de produtos da empresa. A análise de saldos permite identificar itens críticos para os quais há grande superávit ou previsão de escassez de mercadorias.

Fig. 8 Exemplo de análise de saldos de produtos

Relatório de vendas

Muitas vezes, nas empresas, o departamento de marketing é responsável pela implementação dos planos de vendas. Para um relatório semanal, basta acompanhar o nível de implementação do plano de vendas como um total acumulado e indicar a previsão de implementação do plano de vendas com base no nível atual de embarques. Esse relatório permite identificar oportunamente ameaças de não cumprimento do plano de vendas e desenvolver medidas corretivas.

Fig.9 Relatório semanal de vendas

Anexe a esse relatório uma pequena placa descrevendo as principais ameaças à implementação do plano de vendas e soluções propostas que irão reduzir o impacto negativo dos motivos identificados para o não cumprimento do plano. Descreva quais fontes alternativas podem ser usadas para aumentar as vendas.

No relatório mensal de vendas é importante refletir a efetiva execução do plano de vendas, a qualidade do crescimento em relação ao mesmo período do ano anterior, uma análise da dinâmica do preço médio de envio e da rentabilidade do produto.

Fig.10 Relatório mensal de vendas

Você pode baixar o modelo de análise de vendas apresentado no artigo da seção.

Instruções

A compilação de um relatório começa com a escrita de um “cabeçalho”. No centro da folha, a duas ou três linhas da borda, imprima “RELATÓRIO” em fonte grande. Imediatamente abaixo dele - para o período de... a.... A seguir, se necessário, indique o departamento, cargo e sobrenome, nome, patronímico.

No segundo parágrafo, marque os indicadores reais. Calcule em termos percentuais quanto o plano foi ultrapassado. Se não foi concluído, quanto ficou aquém dos números esperados. É mais conveniente organizá-lo por semana. Desta forma ficará imediatamente claro em que período as vendas aumentaram e em que caíram.

Analise as taxas de crescimento de vendas de seus concorrentes. Isso permitirá identificar sua posição no mercado e fortalecer a posição da empresa no futuro.

Identifique os motivos do declínio nas vendas, se houver. Na maioria das vezes, são a aproximação do ciclo de vida do produto ao fim, a alta concorrência neste setor de mercado e a supersaturação do mercado. Dependendo do motivo, a empresa deve lançar um novo produto, reforçar os seus pontos fortes ou entrar em novos segmentos de mercado. Uma decisão oportuna pode protegê-lo de uma queda ainda maior nas vendas.

observação

O termo “análise de vendas” refere-se a uma ampla gama de tarefas, incluindo aquelas que requerem o uso de técnicas não triviais para serem resolvidas. Porém, na maioria dos casos, basta que um analista ou gerente de vendas utilize planilhas recheadas de... informações.

Conselho util

Numa fase inicial é efectuada uma análise da dinâmica de vendas, estrutura de vendas e rentabilidade das vendas. Nesta fase, são determinadas as tendências que se desenvolvem em relação às vendas (crescimento, estabilidade, declínio), bem como a influência de grupos individuais e categorias de produtos/serviços nestas tendências e o nível dessa influência.

Fontes:

Análise de vendas e decisões de gerenciamento

Com a necessidade de compilar relatório Quase todo diretor comercial lida com vendas. Este documento permite conhecer todas as sutilezas das atividades do departamento e resumir os resultados. Mas antes de tirar conclusões, você precisa juntar todos os números. Para isso, os dados são analisados de acordo com diversos critérios.

Instruções

Determine quão alto é o desempenho de um determinado funcionário usando dados pessoais relatório sobre vendas. Nele, leve em consideração a quantidade de clientes adquiridos e perdidos, dados de custo médio e rentabilidade das transações, etc., dependendo das especificidades do seu negócio. Quanto mais critérios forem levados em consideração, mais objetivo será o resultado da análise. Um vendedor irá ajudá-lo a avaliar completamente as atividades de cada equipe individualmente e ajustar seu trabalho.

Verifique a rentabilidade dos seus pontos de venda através dos seus relatórios de vendas. Para os proprietários de redes desenvolvidas, isto é especialmente valioso, pois permite analisar a rentabilidade e depois, se necessário, ajustar o funcionamento do empreendimento.

Vídeo sobre o tema

A realização de uma análise de vendas pode ajudá-lo a identificar tipos de produtos mais promissores ou quais produtos são melhor comprados. Também permitirá que você acompanhe tendências de crescimento e declínio nas vendas de produtos. Com essas informações, você poderá gerenciar suas vendas de forma mais eficaz.

Informações pessoais:

Consultado na área de gestão regular de mais de 70 empresas: de 10 a 9.000 pessoas (incluindo: holdings, redes de lojas, fábricas, empresas de serviços, construtoras, funcionários públicos, agências web, lojas online). Aluno de Alexander Friedman.

Um dos coautores do livro "Tecnologias sociais da Escola de Gerentes de Tallinn. Experiência de uso bem-sucedido em negócios, gestão e vida privada": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

CEO

A precisão é uma cortesia dos reis, mas um dever para seus súditos

Luís XVIII

a quem: proprietários, gerentes de topo

Como uma simulação de atividade agitada pode ser aceita por um gestor como resultado do trabalho

“O que meus subordinados fizeram hoje? Que tarefas eles completaram? Quanto tempo demorou e que resultados foram alcançados?”- esses pensamentos emocionantes muitas vezes assombram o líder. De onde eles viriam?

Do lado de fora tudo é ótimo. Assim que o chefe entra no escritório, todos ficam imediatamente ocupados: a conversa fiada termina no meio da frase, alguém começa a digitar febrilmente no computador, outros transferem papéis atarefados de um lugar para outro, outros ligam imediatamente para todos os empreiteiros seguidos. Por que uma imagem tão feliz dá origem a “pensamentos emocionantes”?

O fato é que um líder experiente entende perfeitamente diferença entre “fatos” e “opinião sobre fatos”. Mas para compreender o que faziam os subordinados que lhe foram confiados, é necessário organizar um questionamento oral detalhado de “o que”, “como”, “quando”, com “que resultados” e “quem” o fez. Isso leva muito tempo tanto do gerente quanto do funcionário. Portanto, o gestor resolve esse problema de acordo com o princípio residual. E quem vai perguntar enquanto ele estiver de férias ou licença médica?

Este artigo discutirá uma ferramenta que permite separar “fatos” de “opiniões sobre fatos” e medir a eficácia e produtividade dos subordinados. Me encontre. Relatórios diários de trabalho em formulário formalizado para cada funcionário.

Relatórios de trabalho: descrição da tecnologia e benefícios

A tecnologia dos relatórios de trabalho é tão simples quanto dois e dois. Ao final da jornada de trabalho, cada colaborador deverá fornecer um relatório com a relação completa das tarefas realizadas e o tempo despendido em cada uma delas, além de um link para o resultado do trabalho.

Gostaria de lembrar que os relatórios de trabalho fazem parte de uma tecnologia maior - “Organizar o trabalho dos colaboradores, tendo em conta o tempo de trabalho por tarefa através de planos e relatórios e sua análise pelo gestor”. A tecnologia geral consiste nos seguintes elementos:

Planejamento diário para funcionários: requisitos de organização e formato. Leia mais no artigo ““.
Análise, avaliação e adequação dos planos dos funcionários, discussão dos planos com o gestor. Ver artigo “”.
Relatórios diários para funcionários: requisitos de organização e formato. É sobre isso que falo neste artigo.
Análise, avaliação e conclusões de relatórios de funcionários. Mais detalhes em “”.

Princípios-chave dos relatórios de trabalho

Os funcionários devem reportar diariamente o seu trabalho, independentemente das suas qualificações, cargo ou quaisquer outros fatores.
Os relatórios devem ser enviados estritamente no final do dia atual (ao qual o relatório corresponde)
O relatório deve ser fornecido eletronicamente e armazenado para que o gestor tenha a oportunidade de revisá-lo detalhadamente.
Qualquer gestor sênior deve poder visualizar os relatórios de todos os seus subordinados.
O relatório deve ser tão detalhado quanto necessário para criar transparência no trabalho executado sem discussão adicional com o funcionário.
O gestor reserva-se o direito de analisar o relatório, tirar dúvidas sobre os métodos de execução das tarefas e avaliar a qualidade e eficácia do trabalho executado.

Benefícios dos relatórios diários para gestores

100% de transparência nas ações de cada colaborador com base nos resultados do dia de trabalho, semana, mês, etc. Agora não há necessidade de questionamento oral: “o que você fez?”
Possibilidade de verificação diferida das atividades dos colaboradores. Nem sempre é possível verificar todos de uma vez. Agora você pode abrir relatórios de trabalho e descobrir o que o gerente Ivan Petrov fez nas últimas 2 semanas durante cada dia útil.
Um aumento tangível na produtividade dos funcionários, porque agora você pode solicitar cada “dez minutos” de uma jornada de trabalho de 8 horas.
Economia significativa de tempo tanto para o gestor quanto para o subordinado devido à ausência de pesquisas de horas de duração sobre “quem fez o quê”.
Uma oportunidade rápida para eliminar funcionários fracos, incapazes de lidar com a situação e que não trabalham duro entre os funcionários recém-contratados e em estágio probatório. Agora seus resultados estão “à vista” com base nos resultados de cada dia.
Os “veteranos” da empresa também não conseguirão relaxar e descansar sobre os louros. Seus relatórios de trabalho contarão tudo para eles.
Reduzir o nível de estresse do gestor pela “incapacidade de realizar fiscalização”, pois Agora você pode avaliar os resultados de cada funcionário em um momento conveniente.

Benefícios dos relatórios diários para subordinados

Um processo contínuo de aquisição de conhecimento e experiência do seu gestor. Como resultado: um forte desenvolvimento de competências profissionais e pessoais. Na verdade, o líder torna-se um professor-mentor com quem se pensa regularmente em conjunto: sobre formas novas e mais eficazes de resolver problemas; como desenvolver ainda mais os seus “pontos de crescimento” e fortalecer os seus “pontos fracos”; sobre erros cometidos e prevenção de novos erros.
O hábito de trabalhar “profissionalmente”, sempre muito valorizado no mercado de trabalho: melhora a capacidade de planejamento, a gestão do tempo e o grau de responsabilidade pelas ações.
A capacidade de avaliar de forma independente sua eficácia. Um funcionário pode sempre consultar seu próprio relatório de trabalho, analisá-lo e traçar passos para seu desenvolvimento futuro.
Crescimento de carreira mais rápido para quem trabalha duro e faz um trabalho de qualidade. Demonstração clara e transparente do resultado ao gestor. Agora com ele não há necessidade de beber cerveja regularmente e tomar banho de vapor para falar sobre suas conquistas - tudo fica bem visível. O sistema de relatórios na organização reduz significativamente a influência dos mestres dos jogos ocultos e dos “favoritos”.

Requisitos para a composição do relatório de trabalho

Nome da tarefa concluída. Deve deixar claro que trabalho foi realizado. Por exemplo: “Pagar uma conta de compra de equipamento de escritório para o departamento de contabilidade”.
Resultado alcançado. (exemplo: “A fatura foi paga parcialmente porque o vendedor não tinha dois scanners em estoque”). Se o resultado NÃO for alcançado, então ao lado das informações sobre a ocorrência e reação ao problema/tarefa que surgiu deverá haver informações sobre como e quando esse problema está planejado para ser resolvido e como evitá-lo no futuro. Também é necessário indicar quais regulamentos/normas requerem acréscimos/alterações/criação e definir imediatamente as tarefas apropriadas em seu plano. Novas tarefas devem ter um link para a atual como fonte base.

Princípio básico: toda tarefa deve ter um resultado. Sempre que possível, o resultado deve ser de forma formalizada (por exemplo: se um funcionário realiza uma entrevista, então como resultado do trabalho: uma lista dos candidatos selecionados e breves informações sobre eles + uma lista das pessoas com quem conversou) .
Se a tarefa envolver trabalhar com documentos, arquivos ou outras informações, você deverá fornecer um link direto para esses documentos, ou para a pasta ou local onde estão armazenados.
Importante para gestores! Em todas as tarefas relacionadas à gestão (por exemplo: estudo de planos e relatórios de outros funcionários, controle, etc.), certifique-se de indicar breves resultados: conquistas, deficiências, tendências, etc. Exemplo “Tarefa: Analisar os relatórios do funcionário Ivan Petrov durante 2 semanas. Conclusões: “Não há propostas para algumas tarefas para melhorar a regulamentação. Petrov familiarizou-se com as conclusões e assumiu a responsabilidade de prestar atenção e formular as suas propostas com mais detalhes.”
Ao estudar qualquer material, participar de conferências, reunir-se com parceiros, etc. deve ser elaborado um breve resumo + um link para o mesmo deve ser fornecido no relatório.

Tempo gasto na tarefa. Ao lado de cada conquista, você deve indicar entre parênteses o tempo gasto na conclusão da tarefa.

Caso o executor tenha a sensação de que o tempo total gasto em uma tarefa pode levantar uma dúvida do gestor, é necessário explicar imediatamente “por que tanto tempo foi gasto”. (Exemplo: Tarefa: Emitir e enviar fatura ao Cliente. Tempo: 1 hora. Explicação: Foi gasto 1 hora na emissão de fatura devido à necessidade de reacordar 3 vezes o texto com o Cliente por sua iniciativa)

Exemplo de relatório de trabalho

O exemplo mostra uma lista de tarefas de um relatório feito no Bitrix24 (o sistema permite trabalhar de forma centralizada dentro da empresa e acompanhar o tempo por tarefa). Com a devida organização do planejamento e registro do tempo de trabalho por tarefa, todos os relatórios serão gerados automaticamente.

Exemplo de resultado de tarefa

Adenda ao relatório de trabalho

Ao final de cada relatório de trabalho é necessário colocar a seguinte frase (DD - data; MM - mês; AA - ano; HH:MM - formato horas + minutos).

Total para DD.MM.AA:
1) Trabalhou no escritório: HH:MM
2) Trabalhou em casa: HH:MM
3) Total trabalhado: HH:MM
4) Licença médica: HH:MM
5) Horas por sua conta: HH:MM

Regras para adicionar ao relatório (usando o exemplo da minha empresa)

Dentro de um dia útil (dia), “Total trabalhado” e “Licença médica” podem ultrapassar 8 horas somente se a licença médica for zero).
Dentro de um dia útil (dia), “Total trabalhado” e “Horas por sua conta” devem dar um total de 8 horas, no máximo.
Por exemplo, pedi folga à 01h19, o almoço foi reduzido para 00h25 em vez de 01h00, o horário de trabalho no final do dia era 07h19. Em “Horário por sua conta” escreva “00h41” mais um comentário: folga solicitada às 01h19, almoço às 00h25 em vez de 01h00 (ou seja, registre todos os desvios dos padrões de horário de trabalho).
O tempo gasto em viagem de negócios ou viagens a trabalho também é contabilizado na linha “Trabalhou no escritório”.
Na linha onde o tempo é zero, coloque 0:00
Para adicionar uma frase rapidamente, é necessário copiá-la e colá-la de relatórios anteriores, alterando o horário.

Sequência de implementação dos relatórios de trabalho

Pode ser extremamente difícil, e por vezes impossível, introduzir relatórios diários no trabalho diário de um departamento/empresa sem um projecto paralelo para introduzir uma gestão regular. Leia mais sobre a gestão regular no artigo “.” Aqui descreverei brevemente 2 etapas principais:

Primeira etapa(duração: 2 a 3 semanas): os funcionários são obrigados a registrar em relatórios as cinco maiores tarefas concluídas, indicando o tempo de execução de cada uma delas. Implementação: GoogleDocs ou editores de texto, possivelmente um sistema para definição de tarefas.
Segunda fase(duração: 3 semanas ou mais): os funcionários são obrigados a registrar todas as tarefas em relatórios indicando o tempo gasto. Implementação: Bitrix24 ou outro sistema de configuração de tarefas.

Quando um relatório de trabalho pode ser desnecessário

Para profissões onde são executados o mesmo tipo de ações repetíveis, faz sentido introduzir um padrão para o número de tarefas concluídas em vez de um relatório. Inicialmente, é estimado o tempo médio desejado para completar uma tarefa. A seguir, a norma é calculada por meio de uma ação simples:<количестов рабочих часов>dividido por<норма времени на выполнение одной задачи>.

Por exemplo, uma operadora de call center pode ter um padrão: 90 ligações por dia, 4 vendas, etc. Nesse caso, o gestor olha para o desvio da norma e não para o relatório de trabalho. A situação será semelhante com um trabalhador que produz peças do mesmo tipo.

Frequentemente me fazem a seguinte pergunta: “Com que frequência é recomendado revisar os relatórios de trabalho de um funcionário?” A resposta é banal: “Tanto quanto necessário para garantir que o desempenho de um determinado funcionário seja aceitável para a empresa e para o gestor.”.

Na fase inicial (1-1,5 meses) de implementação, é importante verificar diariamente os relatórios de trabalho de todos. Posteriormente, para alguns funcionários é suficiente verificá-los uma vez a cada 1-2 semanas, para outros todos os dias.

Se uma pessoa trabalha com relatórios há 1 ano e você é obrigado a verificar o relatório dele todos os dias, você não está trabalhando como gerente: não está exercendo a influência adequada sobre um subordinado ou está mantendo um funcionário ineficaz.

Consideremos quais recursos o programa 1C Trade Management 11 oferece aos seus usuários para analisar os resultados de vendas.

ATUALIZAR: vídeo adicionado “Relatórios de análise de vendas em 1C Trade Management 10.3”

Neste vídeo você aprenderá:

Como analisar vendas?
Como construir um relatório de vendas?
Como visualizar vendas e saldos em um relatório?
Como construir gráficos de vendas?
Como visualizar as vendas por pagamento?

Relatórios de vendas

Por comando "relatórios de vendas" Vamos ao painel de relatórios de vendas.

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Formação da matriz de sortimento e sua…

A disponibilidade de relatórios neste painel é determinada pelo fato de o usuário ter os direitos apropriados para esses relatórios, bem como pela configuração da visibilidade. As funções e direitos são atribuídos ao usuário pelo administrador do programa 1C. O próprio usuário pode controlar a visibilidade usando o comando "Configurações". Neste caso, caixas de seleção ficam disponíveis ao lado dos painéis; marcando-as e desmarcando-as, você pode adicionar ou remover relatórios deste painel.

"Termos de Venda Padrão"

Vamos considerar quais oportunidades temos para analisar os resultados de vendas. O primeiro relatório são os “Termos Padrão de Venda”. Este relatório fornece uma lista de termos de vendas padrão, contratos padrão de clientes registrados no sistema e as informações básicas disponíveis nesses contratos. A saber: nome do contrato; moeda; tipo de preço utilizado; validade; a nossa organização em nome da qual este acordo foi celebrado; transação comercial (por exemplo, venda ou transferência para comissão); tributação; estoque; prazo de entrega.

Análise de preço

O próximo relatório é uma análise de preços. À nossa disposição a partir de documentos como propostas comerciais, documentos de vendas e pedidos de clientes. A partir de cada um desses documentos você pode gerar um relatório "análise de preços". Este relatório mostra-nos informações sobre os preços indicados no documento (sem desconto, com desconto), bem como sobre os preços dos fornecedores. Utilizando este relatório, você pode analisar rapidamente quais preços oferecemos aos nossos clientes e como eles se comparam aos preços dos nossos fornecedores.

“Avaliação da rentabilidade das vendas”

Os relatórios a seguir também estão disponíveis nos documentos de Pedidos de Vendas. Ou seja, ao abrir a ordem correspondente, podemos visualizar adicionalmente vários relatórios relativos a esta ordem.

O primeiro deles é “Avaliação da rentabilidade das vendas”. Este relatório calcula a rentabilidade do pedido como um todo (incluindo descontos, sem descontos), e também fornece informações detalhadas para cada item vendido neste relatório. Agora este relatório exibe informações sobre rentabilidade de 100%. Isso se deve ao fato de ainda não ter calculado o preço de custo no meu programa para o mês corrente, as operações rotineiras de fechamento do período não terem sido realizadas e a informação sobre o preço de custo não estar disponível. Conseqüentemente, todos os rendimentos são considerados lucro bruto.

"Status de execução do documento"

O relatório a seguir também está disponível no “pedido de venda” ¾ este é o “Status de Execução do Documento”. Este relatório, em primeiro lugar, fornece informações sobre a dívida do cliente (ou seja, até que ponto as etapas de pagamento foram concluídas - digamos, adiantamento, pré-pagamento), informações sobre o envio. E na parte tabular inferior, em cada item do produto, são fornecidas informações sobre quais mercadorias foram enviadas, em que quantidade, por qual valor.

Razões para cancelar pedidos

EM "Relatórios de vendas" Há um relatório sobre os motivos do cancelamento de pedidos. Este relatório coleta informações sobre os motivos do cancelamento de um pedido e fornece indicadores quantitativos para cada motivo em termos de cancelamentos de linha em termos absolutos e percentuais. As informações também são agrupadas por gestores e por grupos de preços de produtos.

“Declaração de acordos com clientes”

O próximo relatório é “Declaração de acordos com clientes”. Este relatório contém informações sobre a situação dos acordos mútuos com nossos clientes. Uma lista de nossas organizações e uma lista de clientes é fornecida. A moeda das liquidações mútuas é indicada. A contraparte por parte do nosso cliente é indicada. São fornecidas informações sobre a dívida no início do período selecionado e analisado, informações sobre o aumento ou diminuição da dívida, bem como o saldo final e o saldo total.

“Dívida do cliente”

O próximo relatório é “Dívida do Cliente”. Este relatório mostra informações sobre dívidas de clientes. As informações são agrupadas por moeda da dívida. São fornecidas informações sobre a dívida do cliente, nossa dívida, saldos de liquidação, bem como, com base nas informações dos pedidos do cliente, dados sobre recebimentos planejados do cliente, vendas planejadas ao cliente ou devolução planejada de fundos ao cliente.

“Dinâmica das dívidas vencidas de clientes”

O próximo relatório é “Dinâmica das dívidas vencidas de clientes”. Este relatório apresenta informações sobre a taxa de crescimento da dívida vencida. Na seção tabular, as informações são agrupadas por clientes e gestores. Em nosso programa 1C Trade Management (UT 11) 11.2, atualmente nenhuma dívida vencida é registrada (todas as dívidas são atuais), portanto este relatório está vazio e não contém nenhuma informação.

Disciplina de pagamento do cliente

Um relatório sobre a disciplina de pagamento do cliente também pode ser utilizado para análise. Este relatório agrupa os dados por cliente, fornece dados do período sobre a quantidade de pedidos de vendas, quantos deles estão vencidos, qual o percentual de dívida vencida e o período médio de atraso, e também dados ao final do período selecionado .

“Dívida de clientes por vencimento”

O próximo relatório que pode ser útil na análise é “Dívida de clientes por maturidade”. Este relatório deverá indicar a data em que as informações serão analisadas, bem como a classificação da dívida. Atualmente temos uma classificação no programa. Cada classificação criada indica os períodos em que a dívida será analisada como vencida. O principal postulado aqui é este: as declarações mais recentes são as mais fáceis de coletar. Quanto maior o período de atraso, mais difícil será a cobrança da dívida. Neste relatório recebemos informações sobre cada cliente, o estado das liquidações mútuas com ele, bem como informações sobre o período de dívida vencida.

Cartão de pagamento com contraparte

De "Pedido do cliente" Você pode obter um relatório do cartão de liquidação com a contraparte. Este relatório exibe informações sobre liquidações mútuas de todo o período, ou seja, quais documentos foram utilizados para realizar transações monetárias, transações de mercadorias para venda ou devolução. Também são fornecidas a dívida total e informações sobre sua situação de atraso, caso existam.

Todos esses relatórios estão disponíveis para nós na seção "Vendas" em grupo "Relatórios de vendas", seja de documentos de liquidação– documentos usados para documentar vendas a um cliente, como "Pedidos de clientes" E "ofertas comerciais a clientes".

Essas oportunidades nos são fornecidas pelo programa 1C Trade Management versão 11.2 para análise de resultados de vendas.

Criação de um relatório de vendas por fabricante e receita 1C UT 8.3

Este tutorial em vídeo descreve como construir um relatório de vendas por fabricante e a receita recebida deles no gerenciamento comercial 1C 8.3. O ponto principal do relatório é saber de quais fabricantes obtemos mais receitas.

Análise de vendas no varejo

Para analisar a venda de mercadorias pelos pontos de venda, vários relatórios foram implementados na configuração.
Todos eles estão disponíveis na seção Vendas.

Conduta avaliação de saldos de mercadorias em pontos de venda de acordo com o tipo de preço selecionado, é possível através de um relatório Lista de bens da organização em preços de itens. No relatório podemos definir a seleção por loja e pelo tipo de preço que está atribuído à loja. Também determinamos o período do relatório.

Este relatório reflete o Saldo Inicial e Final, Receitas e Despesas, de cada item.

Podemos personalizar este relatório com mais detalhes. Por exemplo, estamos interessados apenas em informações sobre a nomenclatura do Café e datas específicas para a movimentação deste produto.

Para fazer isso vamos para Configurações e no marcador Seleções selecione o produto desejado.

Como resultado, o relatório que precisávamos foi gerado. Pelo relato vemos que no início não havia saldo na Maxi Store, no dia 27/06/2016 houve recebimento de 100 unidades, e no dia 29/06/16 houve venda de duas unidades. O total ao final do período o saldo de café é de 98 peças.

Para controle de fundos no caixa KKM usar o relatório Dinheiro em caixas KKM.

No relatório gerado vemos o Saldo Inicial e Final, a Quantidade de Vendas e Receitas de DS, bem como a retirada de DS por dia.

Podemos gerar este relatório com detalhes dos documentos; para isso, nas configurações do relatório, marque a caixa de seleção com o valor - Registrador. Como resultado, será gerado um relatório no contexto dos documentos (registradores).

Se o saldo final for Sinal de menos, então a loja não contabilizava integralmente as mercadorias vendidas.
Se o saldo no final do período positivo, então o ponto de venda não pagou integralmente pelas mercadorias vendidas.

Se estivermos interessados apenas nas informações sobre os valores recebidos do caixa da empresa, então nas configurações avançadas do relatório, na aba Campos e Ordenação, desmarcamos todas as caixas de seleção desnecessárias, apenas a caixa de seleção do valor Inserindo DS permanece marcada.

Como resultado, um relatório do seguinte tipo será gerado.

O programa tem a capacidade de gerar um relatório de forma regulamentada Negociação-29. Este relatório foi projetado para analisar as vendas no varejo. O relatório reflete os saldos no início e no final do mês, bem como os documentos utilizados para documentar a movimentação de mercadorias através do armazém especificado e da organização especificada. Os indicadores totais do relatório são calculados de acordo com o tipo de preço especificado na ficha deste armazém.

Os preços são preenchidos de acordo com os valores válidos na data do relatório.

Análise da demanda por bens

Para analisar a demanda por mercadorias, você pode usar a análise de vendas ABC e XYZ. A análise ABC é possível com base em vários indicadores. A análise ABC de vendas por volume de vendas permite distribuir mercadorias em classes ABC em termos de demanda de mercadorias pelos clientes. A classe A incluirá os bens mais procurados e a classe C incluirá os menos procurados.

A realização de uma análise de vendas XYZ permite determinar a estabilidade das vendas do produto. Do ponto de vista das vendas de bens, a análise XYZ permite-nos dividir os bens nas seguintes classes - procura estável de bens, tendências de aumento da procura de bens, compras únicas (consumo irregular).

A realização de uma análise combinada ABC e XYZ tornará possível determinar o valor ideal método de gerenciamento de estoque(ou seja, planeje comprar apenas os bens que são adquiridos consistentemente no volume total).

O programa suporta vários métodos de gerenciamento de estoque: programação de volume com base na previsão de demanda, " encomendar por ponto de reabastecimento"(com volume fixo ou com intervalo de entrega regular), " feito sob encomenda". Diferentes métodos de reabastecimento podem ser atribuídos individualmente a cada produto em cada armazém. O método de gerenciamento de estoque pode ser determinado automaticamente com base em ABC/Classificação XYZ de reservas. Também é possível alterar manualmente o método de gerenciamento de estoque.

Exemplo. De acordo com o realizado Classificação ABC/XYZ de reservas as mercadorias são atribuídas ao grupo AX (as mercadorias são vendidas de forma consistente e têm alto giro, ou seja, trazem alto rendimento para a empresa comercial). Para tais bens, é estabelecido um método "Escopo e planejamento de calendário". Método "Pedido por pedido"é estabelecido para mercadorias pertencentes ao grupo AZ. Para essas mercadorias, nenhum estoque é mantido no armazém; as mercadorias são encomendadas ao fornecedor somente quando surge a necessidade do cliente (fazer um pedido do cliente). A informação sobre a presença dessas mercadorias no armazém é registada no relatório como excesso de stock e assinalada a vermelho.

Na análise da demanda por mercadorias, são utilizadas restrições de produtos (regulatórias, mínimas, seguros, estoque máximo). As restrições de produtos são calculadas automaticamente usando uma tarefa regulatória para cada item de produto em cada armazém com base nos dados de vendas de mercadorias.

No cálculo do necessário (estoque padrão), são levados em consideração o volume de vendas esperado da mercadoria (estoque mínimo) e possíveis picos de vendas (estoque de segurança). Para um seguro adicional contra o risco de escassez de mercadorias, você pode definir manualmente um parâmetro como o estoque máximo de mercadorias.

Preenchendo um plano de vendas usando uma fórmula

O vídeo o ajudará a navegar pelos tipos de necessidades, bem como a entender por que as empresas distinguem entre esses tipos.

Formação de pedidos de acordo com planos

Para alguns produtos, os prazos de entrega dos fornecedores são muito longos e é impossível encomendar produtos do fornecedor para atender às necessidades atuais - os pedidos devem ser feitos com antecedência. Para esses bens, propõe-se a formação de planos de compras de longo prazo e a formação de pedidos aos fornecedores com base nesses planos.

Documentação Plano de aquisição no programa podem ser formados manual e automaticamente, com base em diversas fontes de dados do próprio programa. Como fontes de previsão, você pode usar: dados de pedidos de clientes, volume de vendas no período anterior, volume de compras em um determinado período de tempo, etc. Você também pode levar em consideração as necessidades internas da empresa (pedidos de seus próprios departamentos, pedidos de pontos de venda, lojas próprias, necessidade de componentes para montagem, etc.). Neste caso, é possível adicionar diversas fontes, bem como selecionar o valor máximo de todas as fontes.

Por exemplo, você pode selecionar um valor máximo com base no volume de vendas do mês anterior e em todos os pedidos de compra e ordens internas emitidas no mesmo período ou no mesmo período do ano anterior.

A lista de fontes de dados de planejamento pode ser preenchida conforme desejado. Modelos são usados para preenchimento.

Os pedidos aos fornecedores são formados de acordo com o plano traçado, sendo controlado o desvio das quantidades planejadas e efetivamente encomendadas ao fornecedor. Assim, os planos de compras também podem ser utilizados para verificar a implementação dos planos ditados pelo próprio fornecedor.

Acompanhamento de indicadores de vendas

EM "1C: Gestão Comercial 8" Existe um mecanismo que permite identificar prontamente áreas “problemáticas” e pode ajudá-lo a tomar as decisões de gestão corretas e, além disso, informar automaticamente sobre situações em que o estado dos indicadores ainda é aceitável, mas já se aproxima do crítico.

Assim chamado "Monitor de Alvo" permite analisar os principais indicadores de desempenho do departamento e da empresa como um todo e o grau de cumprimento dos objetivos definidos, tendo em conta a tendência alvo (aumento do indicador, diminuição do indicador, manutenção do indicador num determinado faixa). As informações podem estar disponíveis para um gestor em qualquer lugar do mundo, acessando a funcionalidade “Monitor de Indicadores de Metas” via Internet.

Para que isso funcione, é necessário definir as metas que se pretende alcançar. Cada meta pode consistir em muitas submetas, cuja realização bem-sucedida garante o alcance da meta fundamental.

Cada meta recebe um indicador de meta. Por sua vez, para cada indicador alvo, é indicada a tendência alvo - a direção desejada das mudanças no indicador ao longo do tempo (minimização, maximização do valor ou manutenção dentro do valor aceitável), e são configuradas opções de análise.

Por exemplo:

O objetivo fundamental é o crescimento da receita. Este objetivo está previsto para ser alcançado aumentando o número de clientes e aumentando o valor médio das vendas. Por sua vez, está previsto o aumento do número de clientes, atraindo novos clientes e reduzindo o número de clientes perdidos. E o aumento do valor médio das vendas é planejado com a redução dos descontos manuais concedidos.

Acontece que os resultados de um trimestre, ou mesmo de um ano inteiro de atividade ativa, não são animadores. Não conseguimos vender tanto quanto planejado! Ou catastroficamente não há lucro. Nessa situação, o empresário vai precisar de um treinador forte, ou também pode vender seu apartamento (brincadeirinha). Até certo ponto, é mais fácil para um gerente de vendas contratado. Ao apresentar corretamente o resultado do seu trabalho ao dono da empresa, ele pode ganhar uma nova chance.

Então, o quadro é sombrio... Tendo obtido resultados comerciais ruins, o proprietário vê quatro alternativas:

– Encerre o negócio como pouco promissor. A falta de recursos para continuar o investimento, aliás, também pode afetar a classificação de uma direção como sem saída.

- Mudar de equipe.

– Alterar a organização e/ou intensidade do trabalho.

- Espere até que tudo melhore.

O gestor contratado ficará satisfeito apenas com as opções três e quatro. Mas o bom é apenas a opção três. Vamos nos concentrar nisso. O que eu, como proprietário de uma empresa, preferiria ouvir do chefe do departamento de vendas em uma situação difícil?

Conclusões precisas. Sem tentar mascarar a realidade, mas também sem desânimo e desistência. Por exemplo: “Avaliamos mal o segmento e voltamos a focar em outro apenas no final do período”. Ou: “O volume de vendas diminuiu, mas a rentabilidade das vendas aumentou 5%”. Mas! Disfarçar falhas com “gráficos complicados”, referências a causas externas ou entrar em detalhes não funcionará por muito tempo. O proprietário concordará em tolerar a deterioração ou reestruturação do departamento por um a três blocos, no máximo.
Uma análise clara das razões do fracasso. O que estava faltando e por quê – ideias, pessoas, dinheiro, tecnologia, esforço? A explicação deve ser específica e, se possível, sem conotações emocionais. Poucos proprietários querem ouvir: “Como pensei”, “Como eu disse” ou “Está tudo errado conosco”. Atenção: se houver mais de três motivos e todos forem convincentes, então aos olhos do proprietário isso já parece incompetência. Importante: evite recorrer a razões externas, a menos que seja absolutamente necessário: baixa temporada, mercado em declínio, quebra de safra no Nepal... Durante a contagem regressiva, tudo isso não parece convincente. Antes você tinha que pensar.
Quem e como compensará a empresa pelo fracasso? Pelo menos moralmente. Não tenho sede de sangue, mas considero justo e correto o reconhecimento das deficiências pessoais para todas as partes. Um bom gerente de vendas até oferecerá a perda de parte ou de todo o bônus. Um bom proprietário não fará isso, mas apreciará.
Plano para superar a crise. Tem que ser real e detalhado, e tenho que acreditar no plano tanto quanto o autor acredita nele. É importante que, na maioria dos casos, prometer “trabalhar mais” não melhore a situação. É mais importante trabalhar de uma nova maneira. Por exemplo, rever a política de preços da empresa, introduzir um controlo de qualidade independente do trabalho dos gestores e fornecer formação regular aos vendedores. O proprietário deve perceber a disposição do gerente de vendas em administrar de uma nova maneira. Muito provavelmente, o desenvolvimento de uma nova estratégia exigirá uma transição para diferentes princípios de planeamento ou mesmo o envolvimento de um consultor externo. Portanto, prepare-se para persuadir e ser persuasivo.
Comparação da situação da empresa com o mercado. Se você fracassou nas vendas, mostre como andam as coisas no mercado em geral e entre os concorrentes em particular. Faça um esforço para encontrar fontes de dados e comparar indicadores comparáveis. O declínio geral do mercado pode justificá-lo. Mas há um grande segundo “mas”! Se seus concorrentes estão indo muito bem, é melhor omitir este item.
Mostre perspectivas alcançáveis. Se durante o período foi feita uma boa base para os próximos um ou dois trimestres, então é importante demonstrar isso. Mas com detalhes. O comentário “Entramos no mercado de uma nova região com bom potencial” parece patético sem números. Você não deve colocar muita ênfase em conquistas internas como “formar um departamento forte”. Dadas as baixas vendas, isso é bastante irritante. Forneça previsões e perspectivas encorajadoras no final da apresentação para terminar com uma nota positiva.
E uma última coisa. Cuide do design de alta qualidade e da estrutura clara da apresentação do relatório. O ideal é que não se espalhe por mais de 20 slides (15 slides é ainda melhor!), e a linha de pensamento não deve ser perdida. Não atrase a introdução, fale rapidamente sobre os resultados. Depois - sobre as conclusões e, em conclusão - sobre o plano de ação e novos objetivos. E não se esqueça de verificar todos os tipos de erros. Um bom design e apresentação adoçarão até mesmo a pílula mais amarga de resultados fracos. Exemplos de boas apresentações podem ser facilmente encontrados na Internet, por exemplo, no recurso slideshare.net. Mas mais um “mas”: não se empolgue muito em criar beleza apresentando resultados malsucedidos.