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Informe diario de ventas. Cómo vender un informe de fracaso de ventas a la gerencia

Informe diario de ventas. Cómo vender un informe de fracaso de ventas a la gerencia

Analizar las ventas y los beneficios de una empresa es uno de los aspectos importantes de la actividad de un especialista en marketing. Tener a mano un informe de ventas correctamente elaborado le facilitará mucho el desarrollo de una estrategia de marketing para el desarrollo de la empresa y la respuesta a la pregunta de la dirección "¿Cuáles son las principales razones de la disminución de las ventas?" No tomará mucho tiempo.

En este artículo veremos un ejemplo de mantenimiento y análisis de estadísticas de ventas en una empresa manufacturera. El ejemplo descrito en el artículo también es adecuado para el comercio minorista y mayorista, para analizar las ventas de una tienda individual. La plantilla que preparamos para el análisis de ventas en Excel es de muy gran escala e incluye varios aspectos del análisis de la dinámica de ventas que no siempre son necesarios para todas las empresas. Antes de utilizar la plantilla, asegúrese de adaptarla a las características específicas de su negocio, dejando solo la información necesaria para monitorear las fluctuaciones de las ventas y evaluar la calidad del crecimiento.

Puntos introductorios al análisis de ventas

Antes de realizar un análisis de ventas, es necesario recopilar estadísticas. Por lo tanto, determine los indicadores clave que le gustaría analizar y la frecuencia de recopilación de estos indicadores. Aquí hay una lista de los indicadores de análisis de ventas más necesarios:

Índice	Comentarios
Ventas en piezas y rublos.	Es mejor recopilar estadísticas de ventas en piezas y rublos por separado para cada artículo del producto mensualmente. Estas estadísticas le permiten encontrar el punto de partida de la disminución/crecimiento de las ventas y determinar rápidamente el motivo de dicho cambio. Además, dichas estadísticas le permiten realizar un seguimiento de los cambios en el precio promedio de envío de mercancías en presencia de diversas bonificaciones o descuentos para los socios.
Costo unitario	El costo del producto es un aspecto importante de cualquier análisis de ventas. Conociendo el nivel de coste del producto, le resultará más fácil desarrollar campañas de trade marketing y gestionar los precios en la empresa. En función del coste, se puede calcular la rentabilidad media de un producto y determinar las posiciones más rentables desde un punto de beneficio para estimular las ventas. Las estadísticas de costos se pueden mantener mensualmente, pero si esto no es posible, es recomendable realizar un seguimiento de la dinámica trimestral de este indicador.
Ventas por líneas de ventas o regiones de ventas	Si su empresa trabaja con diferentes regiones/ciudades o tiene varias divisiones en el departamento de ventas, entonces es recomendable mantener estadísticas de ventas para estas regiones y áreas. Si dispone de dichas estadísticas, podrá comprender qué áreas son las principales responsables del crecimiento/disminución de las ventas y descubrir rápidamente los motivos de las desviaciones. Las ventas por destino se rastrean mensualmente.
La distribución del producto	La distribución de productos está directamente relacionada con el crecimiento o disminución de las ventas. Si una empresa tiene la capacidad de controlar la presencia de mercancías en la República de Tartaristán, es aconsejable recopilar dichas estadísticas al menos una vez por trimestre. Conociendo el número de puntos en los que se presenta directamente el artículo enviado, se puede calcular la tasa de rotación de mercancías en un punto de venta (ventas / número de RT) y comprender el nivel real de demanda de los productos de la empresa. La distribución se puede monitorear mensualmente, pero lo más conveniente es monitorear este indicador trimestralmente.
Número de clientes	Si una empresa trabaja a nivel de distribuidor o en el mercado B2B, es recomendable realizar un seguimiento de estadísticas sobre el número de clientes. En este caso, podrá evaluar la calidad del crecimiento de las ventas. Por ejemplo, la fuente del crecimiento de las ventas es un aumento en la demanda de un producto o simplemente la expansión geográfica del mercado.

Puntos clave a los que prestar atención al realizar un análisis de ventas:

Dinámica de ventas por productos y áreas que representan el 80% de las ventas de la empresa
Dinámica de ventas y ganancias en comparación con el mismo período del año pasado.
Cambios en el precio, costo y rentabilidad de las ventas de artículos individuales, grupos de productos.
Calidad del crecimiento: dinámica de ventas por 1 RT, por 1 cliente

Recopilación de estadísticas de ventas y beneficios.

Pasemos directamente a un ejemplo que muestra claramente cómo hacer un análisis de ventas.

El primer paso es recopilar estadísticas de ventas para cada producto actual de la empresa. Recopilamos estadísticas de ventas para 2 períodos: el año anterior y el actual. Dividimos todos los artículos en categorías de productos de las que nos interesa ver la dinámica.

Fig. 1 Ejemplo de recopilación de estadísticas de ventas por artículos de producto

Completamos la tabla presentada anteriormente de acuerdo con los siguientes indicadores: piezas, rublos, precio de venta promedio, costo, ganancia y rentabilidad. Los datos de la tabla serán la fuente principal para futuros análisis de ventas.

Las estadísticas de ventas posicionales para el año anterior al período actual son necesarias para comparar los indicadores de informes actuales con el año anterior y evaluar la calidad del crecimiento de las ventas.

A continuación, recopilamos estadísticas de envíos para las principales áreas del departamento comercial. Desglosamos los ingresos totales (en rublos) por áreas de ventas y principales categorías de productos. Las estadísticas sólo son necesarias en rublos, ya que ayudan a controlar la situación general de las ventas. Sólo es necesario un análisis más detallado si hay un cambio brusco en la dinámica de ventas en una de las áreas.

Fig. 2 Ejemplo de recopilación de estadísticas de ventas por direcciones de ventas y regiones

Proceso de análisis de ventas.

Una vez que se hayan recopilado todas las estadísticas de ventas necesarias, puede proceder al análisis de ventas.

Análisis de implementación del plan de ventas.

Si la empresa está planificando y ha establecido un plan de ventas, entonces el primer paso es evaluar la implementación del plan de ventas por grupos de productos y analizar la calidad del crecimiento de las ventas (la dinámica de los envíos en relación con el mismo período del año pasado).

Fig. 3 Ejemplo de análisis de implementación del plan de ventas por grupos de productos.

Analizamos la implementación del plan de ventas utilizando tres indicadores: envíos en términos físicos, ingresos y ganancias. En cada tabla calculamos el % de avance del plan y dinámica en relación al año anterior. Todos los planes están divididos en categorías de productos, lo que le permite comprender con más detalle las fuentes de subventas y sobrecumplimiento del plan. El análisis se realiza mensual y trimestralmente.

En la tabla anterior, también utilizamos un campo adicional de “pronóstico”, que nos permite pronosticar la implementación del plan de ventas dada la dinámica de envíos existente.

Análisis de la dinámica de ventas por áreas.

Este análisis de ventas es necesario para comprender qué áreas del departamento de ventas son las principales fuentes de ventas. El informe permite evaluar la dinámica de ventas de cada dirección e identificar oportunamente desviaciones significativas en las ventas para corregirlas. Desglosamos las ventas totales por áreas de SO y, para cada área, analizamos las ventas por categoría de producto.

Fig. 4 Ejemplo de análisis de ventas por área

Para evaluar la calidad del crecimiento se utiliza el indicador “dinámica de crecimiento de las ventas en comparación con el año pasado”. Para evaluar la importancia de una dirección en las ventas de un grupo de productos en particular, se utilizan los parámetros "participación en ventas,%" y "ventas por 1 cliente". La dinámica se monitorea trimestralmente para eliminar fluctuaciones en los envíos.

Análisis de la estructura de ventas.

El análisis de la estructura de ventas ayuda a tener una visión general de la efectividad y la importancia de los grupos de productos en la cartera de la empresa. El análisis le permite comprender qué grupos de productos son los más rentables para una empresa, si la participación de los grupos de productos clave está cambiando y si los aumentos de precios cubren el aumento de costos. El análisis se realiza trimestralmente.

Fig.5 Ejemplo de análisis de la estructura de ventas del surtido de la empresa.

A partir de los indicadores “envíos en especie”, “ingresos” y “beneficios”, se evalúa la participación de cada grupo en la cartera de la empresa y la evolución de la participación. Los indicadores “rentabilidad”, “costo” y “precio” evalúan la dinámica de los valores en relación al trimestre anterior.

Fig.6 Ejemplo de análisis de coste y rentabilidad de ventas.

Análisis ABC

Una de las etapas finales del análisis de ventas es el estándar, que ayuda a implementar una política de surtido competente y desarrollar actividades efectivas de trade marketing.

Fig. 7 Ejemplo de análisis ABC de surtido.

El análisis ABC se realiza en términos de ventas y beneficios una vez al trimestre.

Control de residuos

La etapa final del análisis de ventas es el seguimiento del inventario de productos de la empresa. El análisis de saldos le permite identificar artículos críticos para los cuales hay un gran excedente o se prevé una escasez de bienes.

Fig. 8 Ejemplo de análisis de saldos de productos.

Reporte de ventas

A menudo, en las empresas, el departamento de marketing es responsable de la implementación de los planes de ventas. Para un informe semanal, basta con realizar un seguimiento del nivel de implementación del plan de ventas como total acumulado e indicar el pronóstico de implementación del plan de ventas en función del nivel actual de envíos. Dicho informe le permite identificar oportunamente amenazas de incumplimiento del plan de ventas y desarrollar medidas correctivas.

Fig.9 Informe de ventas semanales

Adjunte a dicho informe una pequeña placa que describa las principales amenazas para la implementación del plan de ventas y las soluciones propuestas que reducirán el impacto negativo de las razones identificadas para el incumplimiento del plan. Describa qué fuentes alternativas se pueden utilizar para aumentar las ventas.

En el informe de ventas mensual es importante reflejar la implementación real del plan de ventas, la calidad del crecimiento en relación al mismo período del año pasado, un análisis de la dinámica del precio promedio de envío y la rentabilidad del producto.

Fig.10 Informe de ventas mensual

Puede descargar la plantilla de análisis de ventas presentada en el artículo de la sección.

Instrucciones

La compilación de un informe comienza escribiendo un "encabezado". En el centro de la hoja, a dos o tres líneas del borde, imprima “INFORME” en letra grande. Inmediatamente debajo, para el período comprendido entre... y... A continuación, si es necesario, indique el departamento, cargo y apellido, nombre, patronímico.

En el segundo párrafo, marque los indicadores reales. Calcule en términos porcentuales cuánto se superó el plan. Si no se completó, ¿cuánto faltó a las cifras esperadas? Lo más conveniente es organizarlo por semanas. De esta manera quedará inmediatamente claro en qué período aumentaron las ventas y en cuál disminuyeron.

Analice las tasas de crecimiento de las ventas de sus competidores. Esto le permitirá identificar su posición en el mercado y fortalecer la posición de la empresa en el futuro.

Identifique las razones de la disminución de las ventas, si las hubiera. En la mayoría de los casos, se trata de la aproximación del ciclo de vida del producto hasta el final, la alta competencia en este sector del mercado y la sobresaturación del mercado. Dependiendo del motivo, la empresa debe lanzar un nuevo producto, fortalecer sus fortalezas o ingresar a nuevos segmentos de mercado. Una decisión oportuna puede protegerlo de una mayor caída en las ventas.

nota

El término "análisis de ventas" se refiere a una gama muy amplia de tareas, incluidas aquellas que requieren el uso de técnicas no triviales para su resolución. Sin embargo, en la mayoría de los casos, basta con que un analista o director de ventas utilice hojas de cálculo llenas de... información.

Consejo útil

En una etapa inicial se realiza un análisis de la dinámica de ventas, estructura de ventas y rentabilidad de las ventas. En esta etapa, se determinan las tendencias que se están desarrollando en relación con las ventas (crecimiento, estabilidad, disminución), así como la influencia de grupos individuales y categorías de productos/servicios en estas tendencias y el nivel de esta influencia.

Fuentes:

Análisis de ventas y decisiones de gestión.

Con la necesidad de compilar informe Casi todos los directores comerciales se ocupan de las ventas. Este documento le permite conocer todas las sutilezas de las actividades del departamento y resumir los resultados. Pero antes de sacar conclusiones, es necesario sumar todos los números. Para ello, los datos se analizan según varios criterios.

Instrucciones

Determinar qué tan alto es el desempeño de un empleado en particular utilizando información personal. informe sobre ventas. En él, tenga en cuenta el número de clientes adquiridos y perdidos, datos sobre el coste medio y la rentabilidad de las transacciones, etc., en función de las particularidades de su negocio. Cuantos más criterios se tengan en cuenta, más objetivo será el resultado del análisis. Un personal de ventas le ayudará a evaluar completamente las actividades de cada equipo individualmente y a ajustar su trabajo.

Consulta la rentabilidad de tus puntos de venta a través de sus informes de ventas. Para los propietarios de redes desarrolladas, esto es especialmente valioso, ya que les permite analizar la rentabilidad y luego, si es necesario, ajustar el funcionamiento de la empresa.

Vídeo sobre el tema.

Realizar un análisis de ventas puede ayudarle a identificar tipos de productos más prometedores o qué productos se compran mejor. También le permitirá realizar un seguimiento de las tendencias de crecimiento y disminución de las ventas de productos. Con esta información podrás gestionar tus ventas de forma más efectiva.

Informacion personal:

Consultado en el ámbito de la gestión ordinaria de más de 70 empresas: de 10 a 9.000 personas (entre ellas: holdings, cadenas de tiendas, fábricas, empresas de servicios, constructoras, funcionarios gubernamentales, agencias web, tiendas online). Alumno de Alexander Friedman.

Uno de los coautores del libro "Tecnologías sociales de la Escuela de Gerentes de Tallin. Experiencia de uso exitoso en los negocios, la gestión y la vida privada": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

CEO

La precisión es una cortesía de los reyes, pero un deber para sus súbditos

Luis XVIII

A quien: propietarios, altos directivos

Cómo un gerente puede aceptar una simulación de actividad agitada como resultado del trabajo

“¿Qué hicieron mis subordinados hoy? ¿Qué tareas completaron? ¿Cuánto tiempo llevó y qué resultados se lograron?”- Pensamientos tan emocionantes a menudo persiguen al líder. ¿De dónde vendrían?

Desde fuera todo es genial. Tan pronto como el jefe entra en la oficina, todo el mundo está inmediatamente ocupado: una pequeña charla termina a mitad de una frase, alguien comienza a escribir febrilmente en la computadora, otros se afanan en transferir papeles de un lugar a otro, otros llaman inmediatamente a todos los contratistas seguidos. ¿Por qué una imagen tan maravillosa da lugar a “pensamientos apasionantes”?

El hecho es que un líder experimentado entiende perfectamente diferencia entre "hechos" y "opinión sobre los hechos". Pero para comprender lo que estaban haciendo los subordinados que se le habían confiado, es necesario organizar un interrogatorio oral detallado sobre "qué", "cómo", "cuándo", "qué resultados" y "quién" lo hizo. Esto requiere mucho tiempo tanto del gerente como del empleado. Por tanto, el directivo resuelve este problema según el principio residual. ¿Y quién preguntará mientras esté de vacaciones o de baja por enfermedad?

Este artículo discutirá una herramienta que le permite separar "hechos" de "opiniones sobre hechos" y medir la efectividad y productividad de los subordinados. Conóceme. Informes diarios de trabajo en forma formalizada para cada empleado.

Informes de trabajo: descripción de tecnología y beneficios.

La tecnología de los informes de trabajo es tan simple como dos y dos. Al final de su jornada laboral, cada empleado deberá entregar un informe con el listado completo de las tareas realizadas y el tiempo dedicado a cada una de ellas, junto con un enlace al resultado del trabajo.

Permítanme recordarles que los informes de trabajo son parte de una tecnología más amplia: "Organizar el trabajo de los empleados, teniendo en cuenta el tiempo de trabajo por tarea mediante planes e informes y su análisis por parte del gerente". La tecnología general consta de los siguientes elementos:

Planificación diaria de los empleados: requisitos de organización y formato. Lea más en el artículo ““.
Análisis, evaluación y ajuste de planes de empleados, discusión de planes con el gerente. Ver artículo “”.
Informes diarios para empleados: requisitos de organización y formato. De esto es de lo que hablo en este artículo.
Análisis, evaluación y conclusiones de los informes de los empleados. Más detalles en “”.

Principios clave de los informes de trabajo.

Los empleados deben informar diariamente sobre su trabajo, independientemente de sus calificaciones, puesto o cualquier otro factor.
Los informes deben enviarse estrictamente al final del día actual (al que corresponde el informe)
El informe debe entregarse electrónicamente y almacenarse para que el gerente tenga la oportunidad de revisarlo en detalle.
Cualquier alto directivo debería poder ver los informes de todos sus subordinados.
El informe debe ser tan detallado como sea necesario para crear transparencia en el trabajo realizado sin discusión adicional con el empleado.
El gerente se reserva el derecho de analizar el informe, hacer preguntas sobre los métodos de realización de las tareas y evaluar la calidad y eficacia del trabajo realizado.

Beneficios de los informes diarios para los gerentes

100% de transparencia de las actuaciones de cada empleado en función de los resultados de la jornada, semana, mes, etc. Ahora ya no es necesario el interrogatorio oral: “¿qué hiciste?”
Posibilidad de verificación diferida de las actividades de los empleados. No siempre es posible comprobar a todos a la vez. Ahora puede abrir informes de trabajo y averiguar qué hizo el gerente Ivan Petrov durante las últimas 2 semanas durante cada día laborable.
Un aumento tangible en la productividad de los empleados, porque ahora se puede pedir cada “diez minutos” de una jornada laboral de 8 horas.
Ahorros de tiempo significativos tanto para el gerente como para el subordinado debido a la ausencia de encuestas de horas de duración sobre "quién hizo qué".
Una oportunidad rápida para eliminar a los empleados débiles, incapaces de arreglárselas y que no trabajan duro entre los empleados recién contratados y en período de prueba. Ahora sus resultados están “a la vista” en función de los resultados de cada día.
Los “veteranos” de la empresa tampoco podrán relajarse y dormirse en los laureles. Sus informes de trabajo le dirán todo.
Reducir el nivel de estrés del gerente por la “incapacidad de realizar una inspección”, porque Ahora podrás evaluar los resultados de cada empleado en el momento conveniente.

Beneficios de los informes diarios para los subordinados

Un proceso continuo de adquisición de conocimientos y experiencia de su gerente. El resultado: un fuerte desarrollo de habilidades tanto profesionales como personales. De hecho, el líder se convierte en un maestro-mentor con quien piensas regularmente: sobre formas nuevas y más efectivas de resolver problemas; cómo desarrollar aún más tus “puntos de crecimiento” y fortalecer tus “puntos débiles”; sobre los errores cometidos y evitando que se produzcan otros nuevos.
El hábito de trabajar “profesionalmente”, siempre muy valorado en el mercado laboral: se mejoran las habilidades de planificación, la gestión del tiempo y el grado de responsabilidad de las propias acciones.
La capacidad de evaluar de forma independiente su eficacia. Un empleado siempre puede consultar su propio informe de trabajo, analizarlo y delinear los pasos para su desarrollo posterior.
Crecimiento profesional más rápido para quienes trabajan duro y realizan un trabajo de calidad. Demostración clara y transparente del resultado al directivo. Ahora con él no es necesario beber cerveza con regularidad y tomar un baño de vapor para hablar de sus logros: todo es claramente visible. El sistema de informes de la organización reduce significativamente la influencia de los maestros de juegos ocultos y los "favoritos".

Requisitos para la redacción del informe de trabajo.

Nombre de la tarea completada. Debería dejar claro qué trabajo se realizó. Por ejemplo: “Pagar una factura por la compra de equipo de oficina para el departamento de contabilidad”.
Resultado obtenido. (ejemplo: “La factura fue pagada parcialmente porque el vendedor no tenía dos escáneres en stock”). Si NO se logra el resultado, entonces junto a la información sobre la ocurrencia y la reacción al problema/tarea que ha surgido debe haber información sobre cómo y cuándo se planea resolver este problema y cómo evitarlo en el futuro. También es necesario indicar qué regulaciones/estándares requieren adiciones/cambios/creación, y establecer inmediatamente las tareas apropiadas en su plan. Las nuevas tareas deben tener un enlace a la actual como fuente base.

Principio básico: toda tarea debe tener un resultado. Siempre que sea posible, el resultado debe estar en forma formalizada (por ejemplo: si un empleado realiza una entrevista, entonces, como resultado del trabajo: una lista de candidatos seleccionados y una breve información sobre ellos + una lista de aquellos con quienes habló) .
Si la tarea implicó trabajar con documentos, archivos u otra información, debe proporcionar un enlace directo a estos documentos, o a la carpeta o ubicación donde están almacenados.
¡Importante para los gerentes! En todas las tareas relacionadas con la gestión (por ejemplo: estudio de planes e informes de otros empleados, control, etc.), asegúrese de indicar resultados breves: logros, deficiencias, tendencias, etc. Ejemplo “Tarea: Analizar los informes del empleado Ivan Petrov durante 2 semanas. Conclusiones: “No hay propuestas de algunas tareas para mejorar la normativa. Petrov se familiarizó con las conclusiones y se encargó de prestar atención y formular sus propuestas con más detalle”.
Al estudiar cualquier material, asistir a conferencias, reunirse con socios, etc. se debe redactar un breve resumen + se debe proporcionar un enlace al mismo en el informe.

Tiempo dedicado a la tarea. Junto a cada logro, debes indicar entre paréntesis el tiempo empleado en completar la tarea.

Si el ejecutante tiene la sensación de que el tiempo total dedicado a una tarea puede generar una pregunta por parte del gerente, es necesario explicar inmediatamente “por qué se dedicó tanto tiempo”. (Ejemplo: Tarea: Emitir y enviar una factura al Cliente. Tiempo: 1 hora. Explicación: Se dedicó 1 hora a emitir una factura debido a la necesidad de volver a acordar la redacción 3 veces con el Cliente por iniciativa suya.)

Ejemplo de informe de trabajo

El ejemplo muestra una lista de tareas de un informe realizado en Bitrix24 (el sistema le permite trabajar de forma centralizada dentro de la empresa y realizar un seguimiento del tiempo por tarea). Con una adecuada organización de la planificación y el registro del tiempo de trabajo por tarea, todos los informes se generarán automáticamente.

Resultado de la tarea de ejemplo

Anexo al informe de trabajo.

Al final de cada informe de trabajo es necesario poner la siguiente frase (DD - fecha; MM - mes; AA - año; HH:MM - formato horas + minutos).

Total para DD.MM.AA:
1) Trabajó en la oficina: HH:MM
2) Trabajado desde casa: HH:MM
3) Total trabajado: HH:MM
4) Baja laboral: HH:MM
5) Horas por cuenta propia: HH:MM

Reglas para agregar al informe (usando el ejemplo de mi empresa)

Dentro de un día hábil (día), el “Total trabajado” y la “Baja por enfermedad” pueden exceder las 8 horas solo si la baja por enfermedad es cero).
Dentro de un día hábil (día), “Total trabajado” y “Horas por cuenta propia” deben dar un total de 8 horas, no más.
Por ejemplo, pedí tiempo libre a las 01:19, el almuerzo se redujo a las 00:25 en lugar de a las 01:00, el tiempo de trabajo al final del día era a las 07:19. En “Horas por cuenta propia” escriba “00:41” más un comentario: solicitó tiempo libre a las 01:19, almuerzo a las 00:25 en lugar de 01:00 (es decir, registre todas las desviaciones de los estándares de tiempo de trabajo).
El tiempo dedicado a un viaje de negocios o viajes por motivos laborales también se contabiliza en la línea “Trabajó en la oficina”.
En la línea donde el tiempo es cero, ponga 0:00
Para agregar una frase rápidamente, debe copiarla y pegarla de informes anteriores, cambiando la hora.

Secuencia de implementación de informes de trabajo.

Puede resultar extremadamente difícil, y en ocasiones imposible, introducir informes diarios en el trabajo diario de un departamento/empresa sin un proyecto paralelo para introducir una gestión regular. Lea más sobre el manejo regular en el artículo "." Aquí describiré brevemente 2 etapas principales:

Primera etapa(duración: 2-3 semanas): los empleados deben registrar en informes las cinco tareas más importantes completadas, indicando el tiempo para cada una de ellas. Implementación: GoogleDocs o editores de texto, posiblemente un sistema para configurar tareas.
Segunda fase(duración: 3 semanas y más): los empleados deben registrar todas las tareas en informes que indiquen el tiempo invertido. Implementación: Bitrix24 u otro sistema de configuración de tareas.

Cuando un informe de trabajo puede ser innecesario

Para profesiones donde se realizan el mismo tipo de acciones repetibles, tiene sentido introducir un estándar para el número de tareas completadas en lugar de un informe. Inicialmente, se estima el tiempo promedio deseado para completar una tarea. A continuación, la norma se calcula mediante una simple acción:<количестов рабочих часов>dividido por<норма времени на выполнение одной задачи>.

Por ejemplo, un operador de call center puede tener un estándar: 90 llamadas por día, 4 ventas, etc. En este caso, el gerente mira la desviación de la norma y no el informe de trabajo. La situación será similar con un trabajador que produce piezas del mismo tipo.

Regularmente me hacen la siguiente pregunta: “¿Con qué frecuencia se recomienda revisar los informes laborales de un empleado?” La respuesta es banal: "Tanto como sea necesario para garantizar que el desempeño de un empleado en particular sea aceptable para la empresa y el gerente"..

En la etapa inicial (1-1,5 meses) de implementación, es importante verificar los informes de trabajo de todos todos los días. Posteriormente, para algunos empleados es suficiente revisarlos una vez cada 1-2 semanas, para otros, todos los días.

Si una persona ha estado trabajando con informes durante 1 año y usted se ve obligado a verificar su informe todos los días, no está trabajando como gerente: no está ejerciendo la influencia adecuada sobre un subordinado o está reteniendo a un empleado ineficaz.

Consideremos qué capacidades ofrece el programa 1C Trade Management 11 a sus usuarios para analizar los resultados de ventas.

ACTUALIZAR: video agregado "Informes de análisis de ventas en 1C Trade Management 10.3"

De este vídeo aprenderás:

¿Cómo analizar las ventas?
¿Cómo construir un informe de ventas?
¿Cómo ver ventas y saldos en un solo informe?
¿Cómo construir gráficos de ventas?
¿Cómo ver las ventas por pago?

Informes de ventas

Por comando "informes de ventas" Pasamos al panel de informes de ventas.

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Formación de la matriz de surtido y su…

La disponibilidad de informes en este panel está determinada por si el usuario tiene los derechos adecuados sobre estos informes, así como por la configuración de la visibilidad. El administrador del programa 1C asigna funciones y derechos al usuario. El usuario puede controlar la visibilidad él mismo usando el comando "Ajustes". En este caso, las casillas de verificación estarán disponibles junto a los paneles; al marcarlas y desmarcarlas, puede agregar o eliminar informes de este panel.

"Condiciones de venta estándar"

Consideremos qué oportunidades tenemos para analizar los resultados de ventas. El primer informe son las “Condiciones de venta estándar”. Este informe proporciona una lista de términos de venta estándar, acuerdos de cliente estándar registrados en el sistema y la información básica disponible en estos acuerdos. A saber: nombre del acuerdo; divisa; tipo de precio utilizado; validez; nuestra organización en nombre de la cual se concluyó este acuerdo; transacción comercial (por ejemplo, venta o transferencia a comisión); impuestos; existencias; el tiempo de entrega.

Análisis de precios

El próximo informe es un análisis de precios. Disponibles para nosotros desde documentos como propuestas comerciales, documentos de venta y pedidos de clientes. De cada uno de estos documentos se puede generar un informe "análisis de precios". Este informe nos muestra información sobre los precios especificados en el documento (sin descuento, con descuento), así como sobre los precios de los proveedores. Con este informe, puede analizar rápidamente qué precios ofrecemos a nuestros clientes y cómo se comparan con los precios de nuestros proveedores.

“Evaluación de la rentabilidad de las ventas”

Los siguientes informes también están disponibles en los documentos de órdenes de venta. Es decir, al abrir el pedido correspondiente, podemos mostrar adicionalmente varios informes en relación con este pedido.

El primero de ellos es “Evaluación de la rentabilidad de las ventas”. Este informe calcula la rentabilidad del pedido en su conjunto (incluidos descuentos, sin descuentos) y también proporciona información detallada para cada artículo vendido en este informe. Ahora este informe muestra información sobre la rentabilidad del 100%. Esto se debe a que aún no he calculado el precio de costo en mi programa para el mes actual, no se han realizado las operaciones de cierre de rutina del período y no se dispone de información sobre el precio de costo. En consecuencia, todos los ingresos se consideran ganancias brutas.

"Estado de ejecución del documento"

El siguiente informe también está disponible en la "orden de venta" ¾ este es el "Estado de ejecución del documento". Este informe, en primer lugar, proporciona información sobre la deuda del cliente (es decir, hasta qué punto se han completado las etapas de pago, por ejemplo, anticipo, prepago), información sobre el envío. Y en la parte tabular inferior, en cada artículo del producto, se proporciona información sobre qué bienes se enviaron, en qué cantidad, por qué monto.

Razones para cancelar pedidos

EN "Informes de ventas" Hay un informe sobre los motivos de cancelación de pedidos. Este informe recopila información sobre los motivos por los que se canceló un pedido y proporciona indicadores cuantitativos para cada motivo en términos de cancelaciones de línea en términos absolutos y porcentuales. La información también está agrupada por gestores y por grupos de precios de productos.

"Declaración de liquidaciones con clientes"

El próximo informe es “Estado de liquidaciones con clientes”. Este informe contiene información sobre el estado de los acuerdos mutuos con nuestros clientes. Se proporciona una lista de nuestras organizaciones y una lista de clientes. Se indica la moneda de las liquidaciones mutuas. Se indica la contraparte por parte de nuestro cliente. Se proporciona información sobre la deuda al inicio del período analizado seleccionado, información sobre el aumento o disminución de la deuda, así como el saldo final y saldo total.

"Deuda del cliente"

El siguiente informe es “Deuda de clientes”. Este informe muestra información sobre la deuda de los clientes. La información está agrupada por moneda de deuda. Se proporciona información sobre la deuda del cliente, nuestra deuda, saldos de liquidación, así como, basándose en la información de los pedidos del cliente, datos sobre los ingresos planificados del cliente, las ventas planificadas al cliente o la devolución planificada de fondos al cliente.

“Dinámica de las deudas vencidas de los clientes”

El próximo informe es “Dinámica de las deudas vencidas de los clientes”. Este informe muestra información sobre la tasa de crecimiento de la deuda vencida. En la sección tabular la información está agrupada por clientes y gestores. En nuestro programa 1C Trade Management (UT 11) 11.2, actualmente no se registra ninguna deuda vencida (toda la deuda está vigente), por lo que este informe está vacío y no contiene ninguna información.

Disciplina de pago del cliente

También se puede utilizar para el análisis un informe sobre la disciplina de pago del cliente. Este informe agrupa los datos por cliente, proporciona datos del periodo sobre el número de pedidos de venta, cuantos de ellos están vencidos, cuál es el porcentaje de deuda vencida y el periodo medio de morosidad, y también datos al final del periodo seleccionado. .

"Deuda de clientes por vencimiento"

El siguiente informe que puede resultar útil en el análisis es el de “Deuda de clientes por vencimiento”. Este informe deberá indicar la fecha en la que se analizará la información, así como la clasificación de la deuda. Actualmente tenemos una clasificación en el programa. Cada clasificación creada indica los períodos para los cuales se analizará la deuda vencida. El postulado principal aquí es el siguiente: las declaraciones más recientes son las más fáciles de recopilar. Cuanto mayor sea el período de retraso, más difícil será cobrar la deuda. En este informe recibimos información sobre cada cliente, el estado de los acuerdos mutuos con él, así como información sobre el período de deuda vencida.

Tarjeta de pago con contraparte

De "Pedido del cliente" Puede obtener un informe sobre la tarjeta de liquidación con la contraparte. Este informe muestra información sobre liquidaciones mutuas para todo el período, es decir, qué documentos se utilizaron para realizar transacciones monetarias, transacciones de productos básicos para la venta o devolución. También se proporciona el total de la deuda e información sobre su estado de morosidad, si dichos datos existen.

Todos estos informes están a nuestra disposición ya sea en la sección "Ventas" en grupo "Informes de ventas", o de documentos de liquidación– documentos utilizados para documentar las ventas a un cliente, como "pedidos de los clientes" Y "ofertas comerciales a clientes".

Estas oportunidades nos las brinda el programa 1C Trade Management versión 11.2 para analizar los resultados de ventas.

Creación de un informe de ventas por fabricante e ingresos 1C UT 8.3

Este video tutorial describe cómo crear un informe sobre las ventas por fabricante y los ingresos recibidos de ellos en 1C Trade Management 8.3. El punto principal del informe es de qué fabricantes de productos recibimos más ingresos.

Análisis de ventas minoristas

Para analizar la venta de bienes por parte de los puntos de venta, se han implementado bastantes informes en la configuración.
Todos ellos están disponibles en la sección Ventas.

Conducta Evaluación de saldos de mercancías en puntos de venta. Según el tipo de precio seleccionado, es posible utilizar un informe. Lista de bienes de la organización en precios de artículos.. En el informe podemos establecer la selección por tienda y por el tipo de precio que tiene asignado la tienda. También determinamos el período del informe.

Este informe refleja el Saldo Inicial y Final, Ingresos y Gastos, de cada rubro.

Podemos personalizar este informe con más detalle. Por ejemplo, solo nos interesa información sobre la nomenclatura del Café y fechas específicas para el movimiento de este producto.

Para ello vamos a Ajustes y en el marcador Trozos escogidos seleccione el producto deseado.

Como resultado, se generó el informe que necesitábamos. Del informe vemos que al inicio no había saldo en la Maxi Store, el 27/06/2016 se recibió 100 unidades, y el 29/06/16 se vendió dos unidades. En total al final del período el saldo de café es de 98 piezas.

Para control de fondos en la caja de KKM utilizar el informe Efectivo en las cajas de KKM.

En el informe generado vemos el Saldo Inicial y Final, el Monto de Ventas y Recibos de DS, así como el retiro de DS por día.

Podemos generar este informe con detalles sobre los documentos; para hacer esto, en la configuración del informe, establezca la casilla de verificación en el valor - Registrador. Como resultado, se generará un informe en el contexto de los documentos (registradores).

Si el saldo final es signo menos, entonces la tienda no contabilizó en su totalidad los bienes vendidos.
Si el saldo al final del periodo positivo, entonces el punto de venta no pagó la totalidad de los bienes vendidos.

Si solo nos interesa información sobre los montos recibidos de la caja de la empresa, entonces en la configuración avanzada del informe, en la pestaña Campos y Clasificación, borramos todas las casillas de verificación innecesarias, solo la casilla de verificación para el valor Ingresar DS permanece seleccionada.

Como resultado, se generará un informe del siguiente tipo.

El programa tiene la capacidad de generar un informe en forma regulada. Negociación-29. Este informe está diseñado para analizar las ventas minoristas. El informe refleja los saldos al principio y al final del mes, así como los documentos utilizados para documentar el movimiento de mercancías a través del almacén especificado y la organización especificada. Los indicadores totales en el informe se calculan según el tipo de precio especificado en la ficha de este almacén.

Los precios se completan según los valores válidos en la fecha del informe.

Análisis de la demanda de bienes.

Para analizar la demanda de bienes, puede utilizar el análisis de ventas ABC y XYZ. El análisis ABC es posible basándose en varios indicadores. El análisis ABC de las ventas por volumen de ventas le permite distribuir bienes en clases ABC en términos de demanda de bienes por parte de los clientes. La clase A incluirá los bienes de mayor demanda y la clase C incluirá los de menor demanda.

Realizar un análisis de ventas XYZ le permite determinar la estabilidad de las ventas de productos. Desde el punto de vista de las ventas de bienes, el análisis XYZ nos permite dividir los bienes en las siguientes clases: demanda estable de bienes, tendencias hacia una demanda creciente de bienes, compras únicas (consumo irregular).

La realización de un análisis combinado ABC y XYZ permitirá determinar la óptima método de gestión de inventario(es decir, planifique comprar sólo aquellos bienes que se compren constantemente en volumen total).

El programa soporta varios métodos de gestión de inventario: programación de volumen basado en el pronóstico de la demanda, " ordenar por punto de reorden"(con un volumen fijo o con un intervalo de entrega regular), " hecho a la medida". Se pueden asignar diferentes métodos de reabastecimiento individualmente a cada producto en cada almacén. El método de gestión de inventario se puede determinar automáticamente en función de A B C/Clasificación XYZ de reservas.. También es posible cambiar manualmente el método de gestión de inventario.

Ejemplo. De acuerdo con lo realizado Clasificación ABC/XYZ de reservas los bienes se asignan al grupo AX (los bienes se venden de manera constante y tienen una alta rotación, es decir, aportan altos ingresos a la empresa comercial). Para tales bienes, se establece un método. "Planificación de alcance y calendario". Método "Pedido por pedido" se establece para mercancías que pertenecen al grupo AZ. Para tales bienes, no se mantienen existencias en el almacén; los bienes se solicitan al proveedor solo cuando surge una necesidad del cliente (realizar un pedido del cliente). La información sobre la presencia de dichos bienes en el almacén se registra en el informe como exceso de stock y se marca en rojo.

Al analizar la demanda de bienes se utilizan restricciones de producto (regulatorias, mínimas, de seguro, stock máximo). Las restricciones de productos se calculan automáticamente utilizando una tarea regulatoria para cada artículo en cada almacén en función de los datos sobre las ventas de bienes.

Al calcular el stock requerido (stock estándar), se tienen en cuenta el volumen de ventas esperado de bienes (stock mínimo) y los posibles aumentos repentinos de ventas (stock de seguridad). Para obtener un seguro adicional contra el riesgo de escasez de bienes, puede configurar manualmente un parámetro como el stock máximo de bienes.

Completar un plan de ventas usando una fórmula

El vídeo le ayudará a explorar los tipos de necesidades, así como a comprender por qué las empresas distinguen entre estos tipos.

Formación de pedidos según planes.

Para algunos productos, los plazos de entrega de los pedidos de los proveedores son muy largos y es imposible encargar los productos del proveedor para satisfacer las necesidades actuales; los pedidos deben realizarse con anticipación. Para dichos bienes, se propone elaborar planes de compras a largo plazo y realizar pedidos a proveedores en función de estos planes.

Documentación plan de adquisiciones en el programa se puede formar tanto manual como automáticamente, en función de varias fuentes de datos del propio programa. Como fuentes para el pronóstico, puede utilizar: datos de pedidos de clientes, volumen de ventas durante el último período de tiempo, volumen de compras durante un período de tiempo determinado, etc. También puede tener en cuenta las necesidades internas de la empresa (pedidos de sus propios departamentos, pedidos de puntos de venta, tiendas propias, necesidad de componentes para el montaje, etc.). En este caso, es posible agregar varias fuentes, así como seleccionar el valor máximo de todas las fuentes.

Por ejemplo, puede seleccionar un valor máximo basado en el volumen de ventas del mes anterior y todas las órdenes de compra y órdenes internas emitidas para el mismo período o el mismo período del año pasado.

La lista de fuentes de datos de planificación se puede completar según se desee. Se utilizan plantillas para completar.

Los pedidos a proveedores se forman de acuerdo con el plan elaborado y se controla la desviación de las cantidades planificadas y realmente pedidas al proveedor. Así, los planes de compras también pueden utilizarse para verificar la implementación de los planes dictados por el propio proveedor.

Seguimiento de indicadores de ventas.

EN "1C: Gestión comercial 8" Existe un mecanismo que le permite identificar rápidamente áreas "problemáticas" y puede ayudarlo a tomar las decisiones de gestión correctas y, además, informarle automáticamente sobre situaciones en las que el estado de los indicadores aún es aceptable, pero ya se acerca al crítico.

Así llamado "Monitor de objetivos" le permite analizar los indicadores clave de desempeño del departamento y de la empresa en su conjunto y el grado de logro de los objetivos establecidos, teniendo en cuenta la tendencia objetivo (aumento del indicador, disminución del indicador, mantenimiento del indicador en un cierto rango). La información puede estar disponible para un gerente en cualquier parte del mundo accediendo a la funcionalidad "Monitor de indicadores de objetivos" a través de Internet.

Para que esto funcione es necesario definir los objetivos que se planean alcanzar. Cada objetivo puede constar de muchos subobjetivos, cuyo logro exitoso garantiza el logro del objetivo fundamental.

A cada objetivo se le asigna un indicador de objetivo. A su vez, para cada indicador objetivo, se indica la tendencia objetivo: la dirección deseada de los cambios en el indicador a lo largo del tiempo (minimización, maximización del valor o mantenimiento dentro del valor aceptable) y se configuran las opciones de análisis.

Por ejemplo:

El objetivo fundamental es el crecimiento de los ingresos. Se planea lograr este objetivo aumentando el número de clientes y aumentando el monto promedio de ventas. A su vez, se prevé aumentar el número de clientes atrayendo nuevos clientes y reduciendo el número de clientes perdidos. Y el aumento en el monto promedio de ventas se planifica reduciendo los descuentos manuales proporcionados.

Sucede que los resultados de un trimestre o incluso de un año entero de actividad activa no son alentadores. ¡No logramos vender tanto como planeamos! O no hay ningún beneficio catastrófico. En esta situación, el propietario de un negocio necesitará un entrenador fuerte o también podrá vender su apartamento (es broma). Hasta cierto punto, es más fácil para un gerente de ventas contratado. Si presenta correctamente los resultados de su trabajo al propietario de la empresa, podrá tener una nueva oportunidad.

Entonces, el panorama es sombrío... Habiendo obtenido malos resultados comerciales, el propietario ve cuatro alternativas:

– Cerrar el negocio por considerarlo poco prometedor. La falta de fondos para continuar la inversión, por cierto, también puede influir en la clasificación de una dirección como un callejón sin salida.

- Cambiar equipo.

– Cambiar la organización y/o intensidad del trabajo.

- Espera hasta que todo mejore.

El gerente contratado quedará satisfecho sólo con las opciones tres y cuatro. Pero lo bueno es sólo la opción tres. Centrémonos en eso. ¿Qué preferiría yo, como propietario de una empresa, escuchar del jefe del departamento de ventas en una situación difícil?

Conclusiones precisas. Sin intentar enmascarar la realidad, pero también sin desaliento y sin rendirse. Por ejemplo: "Juzgamos mal el segmento y nos centramos en otro sólo al final del período". O: "El volumen de ventas disminuyó, pero la rentabilidad de las ventas aumentó un 5%". ¡Pero! Disfrazar los fallos con “gráficos engañosos”, referencias a causas externas o entrar en detalles no funcionará por mucho tiempo. El propietario se compromete a tolerar el deterioro o reestructuración del departamento de una a tres manzanas, no más.
Un análisis claro de los motivos del fracaso.¿Qué faltaba y por qué: ideas, personas, dinero, tecnología, esfuerzo? La explicación debe ser específica y, si es posible, sin matices emocionales. Pocos propietarios quieren escuchar: "Como pensaba", "Como dije" o "Todo está mal con nosotros". Tenga en cuenta: si hay más de tres razones y todas son convincentes, a los ojos del propietario esto ya parece incompetencia. Importante: evitar apelar a razones externas a menos que sea absolutamente necesario: temporada baja, el mercado está en declive, malas cosechas en Nepal... Durante la cuenta atrás, todo esto suena poco convincente. Antes había que pensar.
¿Quién y cómo compensará a la empresa por el fracaso? Al menos moralmente. No tengo sed de sangre, pero considero justo y correcto para todas las partes el reconocimiento de las carencias personales. Un buen gerente de ventas incluso ofrecerá renunciar a parte o la totalidad del bono. Un buen propietario no hará esto, pero lo agradecerá.
Plan para superar la crisis. Tiene que ser real y detallado, y tengo que creer en el plan tanto como el autor cree en él. Es importante que, en la mayoría de los casos, prometer “trabajar más” no mejorará la situación. Es más importante trabajar de una manera nueva. Por ejemplo, revisar la política de precios de la empresa, introducir un control de calidad independiente del trabajo de los gerentes y brindar capacitación a los vendedores de manera regular. El propietario debe ver la voluntad del gerente de ventas de gestionar de una manera nueva. Lo más probable es que el desarrollo de una nueva estrategia requiera una transición a principios de planificación diferentes o incluso la participación de un consultor externo. Así que prepárate para persuadir y ser persuasivo.
Comparación de la situación de la empresa con el mercado. Si fracasó en las ventas, muestre cómo van las cosas en el mercado en general y entre los competidores en particular. Haga el esfuerzo de encontrar fuentes de datos y comparar indicadores comparables. La caída general del mercado puede justificarlo. ¡Pero hay un gran segundo “pero”! Si a sus competidores les está yendo demasiado bien, es mejor omitir este elemento.
Mostrar perspectivas alcanzables. Si durante el período se sentaron unas buenas bases para los próximos uno o dos trimestres, entonces es importante demostrarlo. Pero con detalles. El comentario “Hemos entrado en el mercado de una nueva región con buen potencial” parece patético sin números. No debes poner demasiado énfasis en logros internos como "formé un departamento sólido". Dadas las bajas ventas, esto es bastante molesto. Ofrezca pronósticos y perspectivas alentadoras al final de la presentación para terminar con una nota positiva.
Y una última cosa. Cuide el diseño de alta calidad y la estructura clara de la presentación del informe. Lo ideal es que no se extienda en más de 20 diapositivas (¡15 diapositivas es incluso mejor!), y no se debe perder el hilo de pensamiento. No demores la introducción, habla rápidamente de los resultados. Luego, sobre las conclusiones y, en conclusión, sobre el plan de acción y los nuevos objetivos. Y no olvide comprobar si hay todo tipo de errores. Un buen diseño y presentación endulzarán hasta el trago más amargo de resultados débiles. Se pueden encontrar fácilmente ejemplos de buenas presentaciones en Internet, por ejemplo en el recurso slideshare.net. Pero un “pero” más: no te dejes llevar por crear belleza presentando resultados fallidos.