Procedura rejestracji i wydawania listów przewozowych. Jak prawidłowo wypełnić formularze podróżne

W dniu 13 lutego 2017 r. Ministerstwo Sprawiedliwości Federacji Rosyjskiej zarejestrowało Zarządzenie Ministra Transportu Federacji Rosyjskiej nr 17 „W sprawie wprowadzenia zmian w obowiązkowych danych i trybie wypełniania listów przewozowych zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Transportu Transport Federacji Rosyjskiej z dnia 18 września 2008 r. nr 152” z dnia 18 stycznia 2017 r. Zgodnie z nowym rozporządzeniem wprowadzane są zmiany w procedurze wydawania listów przewozowych dla pojazdów. Nowe zarządzenie wchodzi w życie z dniem 26 lutego 2017 roku.

Oto treść zarządzenia Ministerstwa Transportu Federacji Rosyjskiej nr 17 z dnia 18 stycznia 2017 r.:

Wprowadź następujące zmiany w obowiązkowych szczegółach i procedurze wypełniania listów przewozowych, zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Transportu Federacji Rosyjskiej z dnia 18 września 2008 r. Nr 152:

  1. 1. W ust. 12 dodaje się wyrazy „W nagłówku listu przewozowego umieszcza się pieczęć lub stempel osoby prawnej, przedsiębiorcy indywidualnego, posiadającego dane pojazdy na podstawie własności lub innej podstawy prawnej.” wykluczać.
  1. 2. Dodać klauzulę 16.1 o następującej treści:

„16.1 Datę i godzinę przedjazdowej kontroli stanu technicznego pojazdu ustala inspektor stanu technicznego pojazdów mechanicznych lub inspektor stanu technicznego naziemnego transportu elektrycznego, który przeprowadził odpowiednią kontrolę, i podaje poświadczony podpisem wskazującym nazwisko i inicjały.”

Oto zasady wypełniania listu przewozowego na podstawie starego zarządzenia Ministerstwa Transportu Federacji Rosyjskiej, przyjętego 18 września 2008 r.:

Zasady wypełniania listów przewozowych:

  1. 9. List przewozowy wystawiany jest na każdy pojazd używany przez osobę prawną lub indywidualnego przedsiębiorcę do przewozu rzeczy, pasażerów i bagażu drogowym i miejskim naziemnym transportem elektrycznym w komunikacji miejskiej, podmiejskiej i międzymiastowej.
  1. 10. List przewozowy wystawiany jest na jeden dzień lub na okres nieprzekraczający jednego miesiąca.
  1. 11. Jeżeli w okresie ważności listu przewozowego pojazd używany jest na zmiany przez kilku kierowców, dopuszcza się wystawienie kilku listów przewozowych na jeden pojazd oddzielnie dla każdego kierowcy.
  1. 12. W nazwie listu przewozowego wskazuje się rodzaj pojazdu, na który wystawiony jest list przewozowy (list przewozowy na samochód osobowy, list przewozowy na tramwaj itp.). Numer listu przewozowego wskazany jest w nagłówku w porządku chronologicznym, zgodnie z systemem numeracji przyjętym przez właściciela pojazdu. W nagłówku listu przewozowego umieszcza się pieczęć lub stempel osoby prawnej, przedsiębiorcy indywidualnego, który jest właścicielem danych pojazdów na podstawie własności lub innej podstawy prawnej.
  1. 13. Daty, godziny i stany liczników wyjazdu pojazdu ze stałego parkingu i wjazdu na parking stały wpisywane są przez upoważnione osoby, powołane decyzją kierownika przedsiębiorstwa lub indywidualnego przedsiębiorcy i poświadczane ich pieczęciami lub podpisami inicjałowymi. i nazwiska, z wyjątkiem przypadków, gdy indywidualny przedsiębiorca łączy obowiązki kierowcy.
  1. 14. Daty, godziny i stany liczników wyjazdu pojazdu ze stałego parkingu i wjazdu na parking oznaczony wpisuje przedsiębiorca indywidualny, jeżeli łączy w sobie obowiązki kierowcy.
  1. 15. W przypadku wystawienia kilku listów przewozowych na jeden pojazd oddzielnie dla każdego kierowcy, datę, godzinę oraz stan licznika w chwili wyjazdu pojazdu ze stałego parkingu wpisuje się na liście przewozowym kierowcy, który jako pierwszy opuszcza stałe miejsce parkingowe. oraz datę, godzinę i stan licznika wjazdu pojazdu na parking stały – w liście przewozowym kierowcy, który jako ostatni wjedzie na parking stały.
  1. 16. Daty i godziny badań lekarskich kierowcy przed podróżą i po podróży wpisuje pracownik medyczny, który przeprowadził odpowiednie badanie, i poświadcza swoją pieczątką i podpisem, podając nazwisko, imię i patronimikę.

16.1 Datę i godzinę przedjazdowej kontroli stanu technicznego pojazdu umieszcza inspektor stanu technicznego pojazdów mechanicznych lub inspektor stanu technicznego naziemnego transportu elektrycznego, który przeprowadził odpowiednią kontrolę i posiada certyfikat poprzez podpis wskazujący nazwisko i inicjały

  1. 17. Właściciele (posiadacze) pojazdów mają obowiązek rejestrowania wystawionych listów przewozowych w dzienniku rejestracji listów przewozowych.
  1. 18. Wystawione listy przewozowe należy przechowywać przez co najmniej pięć lat.


Na czerwono podkreśliliśmy paragraf 12 zasad wypełniania listów przewozowych, który przestanie obowiązywać 26 lutego 2017 r., po wejściu w życie nowego zarządzenia Ministra Transportu nr 17 z dnia 18 stycznia 2017 r. Oznacza to, że zgodnie z nowymi przepisami osoby prawne i indywidualni przedsiębiorcy nie będą musieli umieszczać swojej pieczęci ani stempla na górze listu przewozowego.

„Po zatwierdzeniu obowiązkowych danych i trybu wypełniania listów przewozowych” (dalej: Zarządzenie nr 152). Wszystkie zmiany dotyczą listów przewozowych wystawionych po 25.02.2017.

Z nowego trybu sporządzania listów przewozowych muszą korzystać osoby prawne oraz indywidualni przedsiębiorcy prowadzący samochody osobowe i ciężarowe, autobusy, trolejbusy i tramwaje.

Przyjrzyjmy się bliżej zatwierdzonym zmianom.

Zmień nr 1

W nagłówku listu przewozowego organizacje i indywidualni przedsiębiorcy mają teraz prawo nie umieszczać pieczęci lub stempla (klauzula 12 rozporządzenia Ministerstwa Transportu Federacji Rosyjskiej nr 152).

Zmień nr 2

Organizacje i indywidualni przedsiębiorcy na liście przewozowym, oprócz zaświadczenia o badaniu lekarskim, muszą zanotować przed wyjazdem informację o kontroli stanu technicznego pojazdu (ze wskazaniem daty i godziny). Znak taki umieszcza albo inspektor stanu technicznego pojazdów, albo inspektor stanu technicznego naziemnego miejskiego transportu elektrycznego i potwierdza jego podpisem wskazującym nazwisko i inicjały (pkt 16 ust. 1 rozporządzenia Ministra Transportu Federacji Rosyjskiej nr 152).

Obowiązkowe dane listu przewozowego

Obowiązkowe dane listu przewozowego nie uległy zmianie.

Aby odpisać paliwo i smary na podstawie listu przewozowego, należy podać następujące dane (klauzula 3 zamówienia nr 152):

  • nazwa i numer;
  • informacja o okresie ważności;
  • informacje o właścicielu (posiadaczu) pojazdu;
  • informacje o pojeździe;
  • informacje o kierowcy.

Informacja o okresie ważności musi zawierać datę (dzień, miesiąc, rok), w której można podróżować na podstawie wystawionego listu przewozowego. Dokument może zostać wydany na kilka dni, ale nie dłużej niż miesiąc (klauzula 10 rozporządzenia Ministerstwa Transportu Federacji Rosyjskiej nr 152) - w tym przypadku należy wskazać datę rozpoczęcia i zakończenia okresu kiedy można skorzystać z listu przewozowego.

W wierszu dotyczącym właściciela pojazdu należy wskazać:

  • w przypadku osoby prawnej – nazwa, forma prawna, lokalizacja, numer telefonu;
  • dla przedsiębiorców indywidualnych - nazwisko, imię, nazwisko, adres pocztowy, numer telefonu.

List przewozowy musi zawierać informacje o pojeździe:

  • rodzaj pojazdu (samochód lub ciężarówka, autobus lub trolejbus itp.);
  • model pojazdu (VAZ-2101, Audi A3 itp.);
  • stanowa tablica rejestracyjna pojazdu;
  • stany licznika kilometrów (pełne kilometry) w momencie opuszczenia garażu (zajezdni) i wjechania do garażu (zajezdni);
  • data (dzień, miesiąc, rok) i godzina (godziny, minuty) wyjazdu pojazdu ze stałego miejsca parkingowego i przybycia z powrotem.

Informacje dla kierowcy muszą zawierać:

  • nazwisko, imię, patronimika kierowcy;
  • data (dzień, miesiąc, rok) i godzina (godziny, minuty) badania lekarskiego kierowcy przed podróżą i po podróży.

Od 15 grudnia 2017 r. ponownie zmienia się procedura wypełniania formularzy podróży. Odpowiednie zmiany zostały wprowadzone rozporządzeniem Ministerstwa Transportu Federacji Rosyjskiej . Zgodnie z tymi zmianami list przewozowy musi zawierać:

  • OGRIP - przedsiębiorcy indywidualni, OGRN— organizacje;
  • dzień i godzina ostatniej kontroli stanu technicznego pojazdu przed podróżą (jeżeli przepisy przewidują obowiązek kontroli).

Oprócz określonych szczegółów list przewozowy, jako dokument podstawowy, musi zawierać obowiązkowe dane ustalone dla wszystkich dokumentów podstawowych, ust. 2 ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ „O rachunkowości” (zwanej dalej jako ustawa nr 402-FZ). Ustawa ta, a także rozporządzenie Ministerstwa Transportu nr 152, zawierają „Nazwę dokumentu” jako obowiązkowe dane.

Dane obowiązkowe zgodnie z ustawą nr 402-FZ:

  • Tytuł dokumentu;
  • data sporządzenia dokumentu;
  • nazwa podmiotu gospodarczego, który sporządził dokument;
  • treść faktu życia gospodarczego;
  • wartość naturalnego i (lub) pieniężnego pomiaru faktu życia gospodarczego, ze wskazaniem jednostek miary;
  • nazwę stanowiska osoby (osób), która dokonała transakcji, operacji oraz osoby (osób) odpowiedzialnej za jej wykonanie lub nazwę stanowiska osoby (osób) odpowiedzialnej za realizację zrealizowanego zdarzenia;
  • podpisy osób odpowiedzialnych wskazujące ich nazwiska i inicjały lub inne dane niezbędne do identyfikacji tych osób.

Pracownicy firmy często podróżują służbowo samochodami osobowymi. Na przykład dyrektor korzysta z samochodu w podróżach służbowych, a menedżer może jeździć samochodem prywatnym na spotkania z partnerami.

Aby potwierdzić koszt paliwa i smarów, każdy przejazd musi być odzwierciedlony w bilecie przejazdowym. Czy w tym przypadku konieczne jest zaświadczenie lekarskie?

Dodatkowe szczegóły listu przewozowego

Organizacje i indywidualni przedsiębiorcy mogą wskazać w liście przewozowym dodatkowe szczegóły, które uwzględniają specyfikę ich działalności związanej z transportem towarów, pasażerów i bagażu różnymi środkami transportu (klauzula 8 sekcji II zarządzenia nr 152).

Takimi dodatkowymi szczegółami, zdaniem autora, mogą być:

  • standardowe zużycie paliwa;
  • oszczędność paliwa w porównaniu ze standardowym zużyciem;
  • nadmierne zużycie paliwa w porównaniu ze zużyciem standardowym.

Wymienione szczegóły znajdują się w.

Dane te umożliwiają organizacji sprawowanie wewnętrznej kontroli nad zasadnością odpisu paliwowego.

Oprócz wszystkich danych wymienionych powyżej, list przewozowy musi zawierać datę i godzinę odczytu licznika kilometrów, gdy pojazd opuszcza stały parking i wraca. Datę i godzinę stemplują upoważnione osoby powołane decyzją kierownika przedsiębiorstwa/przedsiębiorcy indywidualnego i poświadczają je swoimi pieczątkami lub podpisami zawierającymi inicjały i nazwiska, z wyjątkiem przypadku, gdy indywidualny przedsiębiorca łączy obowiązki kierownika i kierownika kierowca.

Konieczne jest również umieszczenie pieczęci i podpisu pracownika medycznego, który przeprowadził odpowiednie badanie lekarskie kierowcy, ze wskazaniem nazwiska, imienia i patronimii (klauzula 16 zarządzenia nr 152).

Formularz listu przewozowego i procedura księgowa

Formy podstawowych dokumentów księgowych w organizacji komercyjnej określa menedżer. Formy podstawowych dokumentów księgowych organizacji sektora publicznego ustalane są zgodnie z ustawodawstwem budżetowym Federacji Rosyjskiej (klauzula 4 ustawy nr 402-FZ).

Stosowanie opracowanego w organizacji formularza listu przewozowego musi być zatwierdzone przez politykę rachunkowości. Wymagania dotyczące tworzenia zasad rachunkowości określa Regulamin rachunkowości „Zasady rachunkowości organizacji” () - zasady rachunkowości ustala główny księgowy lub inna osoba prowadząca księgowość w organizacji, na podstawie niniejszego PBU i zatwierdzona przez szef organizacji.

Organizacje powinny opracować formularz listu przewozowego, biorąc pod uwagę określone wymagania i zatwierdzić jego stosowanie zgodnie z zasadami rachunkowości.

Należy zaznaczyć, że zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Transportu nr 152 właściciele (posiadacze) pojazdów mają obowiązek rejestrowania wystawionych listów przewozowych w rejestrze listów przewozowych.

Poniżej przedstawiamy Państwu przykład wypełnienia listu przewozowego.

Wskaźniki zużycia paliwa

Normy zużycia paliw i smarów w transporcie drogowym zostały wprowadzone Rozporządzeniem Ministerstwa Transportu Rosji „W sprawie wdrożenia zaleceń metodologicznych „Normy zużycia paliw i smarów w transporcie drogowym”.

Zgodnie z ust. 1 niniejszych Zaleceń Metodycznych przeznaczone są one dla przedsiębiorstw transportu samochodowego, organizacji uczestniczących w systemie zarządzania i kontroli, przedsiębiorców itp., niezależnie od formy własności, eksploatujących sprzęt samochodowy i tabor specjalny na podwoziach pojazdów na terytorium Federacji Rosyjskiej.

Należy zauważyć, że Ordynacja podatkowa Federacji Rosyjskiej nie zawiera przepisów dotyczących kosztów racjonowania paliw i smarów. Jednocześnie zastosowanie tych standardów pozwoli organizacjom potwierdzić ekonomiczne uzasadnienie poniesionych wydatków w przypadku nieporozumień z organem podatkowym (art. Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej).

Listy przewozowe są reprezentowane przez pierwotną dokumentację księgową, którą musi sporządzić każdy przedsiębiorca lub kierownik firmy, jeśli działalność firmy wiąże się z używaniem samochodów. Jeśli właścicielem samochodu jest firma, to właśnie listy przewozowe potwierdzają możliwość wykorzystania pojazdu w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej. Jeśli samochód należy do pracownika, arkusze pozwalają określić optymalną wysokość odszkodowania za korzystanie z samochodu w celach służbowych. Wypełnienie listu przewozowego to ważny proces, gdyż w jego trakcie nie można popełnić poważnych błędów. Proces jest przeprowadzany przez urzędników firmy.

Pojęcie i konieczność listów przewozowych

Są to podstawowe dokumenty potwierdzające wykorzystanie maszyny na potrzeby przedsiębiorstwa. Zawierają ważne informacje o rzeczywistym pojeździe, kierowcy i firmie. Dokumenty te mogą sprawdzić inspekcja pracy, inspektorzy skarbowi lub funkcjonariusze policji drogowej, dlatego urzędnicy firmy muszą wziąć pod uwagę zasady wypełniania listów przewozowych. Pomogą Ci uniknąć różnych naruszeń i błędów.

Jeśli inspektorzy znajdą fałszywe informacje lub błędy, stanie się to podstawą do nałożenia wysokich kar finansowych.

Dlaczego się je stosuje?

Wypełnieniem listu przewozowego zajmuje się każda organizacja, która w taki czy inny sposób wiąże się z koniecznością korzystania z pojazdów. Korzystając z tego dokumentu, możesz osiągnąć kilka celów jednocześnie, do których należą:

  • ruch pojazdów jest monitorowany w ciągu dnia roboczego;
  • na podstawie tego dokumentu obliczane jest wynagrodzenie kierowcy;
  • rejestrowana jest kwota wydana na paliwo i smary;
  • amortyzacja naliczana jest prawidłowo dla używanej nieruchomości;
  • Pod uwagę brany jest całkowity koszt samochodu.

Dodatkowo kierowca musi przedstawić list przewozowy funkcjonariuszowi policji drogowej, ponieważ to on potwierdza legalność przewozu towarów lub pasażerów. Stanowi dowód, że pojazd jest w optymalnym stanie, a oficjalnym kierowcą jest dany obywatel. Jeżeli w trakcie kontroli zostaną wykryte błędy w dokumencie lub brak listu przewozowego, kierowca zostanie pociągnięty do odpowiedzialności na podstawie art. 12.13 Kodeks wykroczeń administracyjnych.

Cechy dokumentu

Wypełnienie listu przewozowego jest uważane za dość prosty proces. Każda firma samodzielnie wybiera, czy zostanie zastosowany pojedynczy formularz, czy zostanie opracowana unikalna forma tego dokumentu, która jest zapisana w wewnętrznej dokumentacji regulacyjnej organizacji.

Jeżeli firma specjalizuje się w przewozie osób lub rzeczy, wówczas procedurę rejestracji pojazdu należy przeprowadzić wyłącznie na specjalnie zatwierdzonym formularzu arkuszowym. Kto powinien wystawiać kierowcy listy przewozowe? Proces ten przeprowadza wyłącznie pracodawca, który przygotowuje i wypełnia ten dokument. Zazwyczaj dyrektor firmy wydaje zarządzenie, na mocy którego wyznacza osobę odpowiedzialną. To właśnie ten pracownik firmy odpowiada za utworzenie, wypełnienie i przekazanie formularzy kierowcom.

Funkcje wypełniania dokumentu obejmują:

  • arkusz wydawany jest wyłącznie w przypadku korzystania z samochodu w celach służbowych;
  • nie ma znaczenia, z jakiego powodu właściciel firmy korzysta z konkretnego pojazdu, więc samochód może być własnością firmy lub być w leasingu;
  • maksymalny okres ważności dokumentu wynosi 30 dni;
  • Dopuszcza się przepisanie go na jeden dzień lub nawet jedną podróż.

Zgodnie z nowymi przepisami obowiązującymi w 2018 roku dopuszcza się przedłużenie okresu ważności arkusza.

Rodzaje dokumentów

Zasady wypełniania listów przewozowych mogą się nieznacznie różnić w zależności od rodzaju dokumentu. Każdy typ pojazdu wykorzystuje swój własny typ arkusza. W związku z tym istnieją listy przewozowe na następujące samochody:

  • samochody ciężarowe;
  • samochody osobowe;
  • transport specjalny;
  • taksówka, która może być samochodem osobowym lub ciężarówką;
  • autobusy, które mogą być przeznaczone do publicznego transportu pasażerskiego lub do innych celów.

Dla każdego pojazdu stosuje się odpowiedni formularz. Jeśli organizacja samodzielnie opracowuje dokumentację, wybrany formularz jest rejestrowany w specjalnym dzienniku.

Niuanse wypełnienia

Procedura wypełniania listu przewozowego ustalana jest indywidualnie w każdej firmie. Najczęściej używane są w tym celu następujące reguły i funkcje:

  • na polecenie kierownika firmy wyznacza się dyspozytora, który wystawia listy przewozowe na każdy samochód używany przez pracowników w ramach wykonywania obowiązków służbowych;
  • jeśli firma jest mała, wówczas dokumentację często wypełnia bezpośredni kierowca samochodu, ale wprowadza on informacje tylko w jednej części formularza, która dotyczy przebiegu samochodu, do którego brane są stany licznika kilometrów konto;
  • Dopuszcza się użycie specjalnego programu do wprowadzania informacji, za pomocą którego ukrywane są niepotrzebne części dokumentu;
  • przed wysłaniem samochodu samolotem odpowiedzialny pracownik firmy musi upewnić się, że pojazd jest w optymalnym stanie;
  • Przed wyjazdem nawet kierowcy muszą przejść badania lekarskie potwierdzające, że obywatele mogą prowadzić samochód.

Po zakończeniu lotu arkusz jest odsyłany do dyspozytora. Po upływie terminu ważności dokument jest przekazywany do przechowywania w archiwum firmowym na 5 lat. Za błędy i naruszenia odpowiadają liderzy organizacji.

Przykład wypełnienia listu przewozowego pojazdu znajdziesz poniżej.

Jakie informacje są zawarte?

Wypełnienie listu przewozowego na samochód osobowy lub ciężarowy musi zostać wypełnione przez upoważnionego pracownika firmy. Musi wcześniej zrozumieć zasady tego procesu. Dane wymagane przy wypełnianiu listu przewozowego przedstawiają następujące informacje:

  • nazwa dokumentu;
  • jego numer;
  • ważność;
  • informacje o właścicielu samochodu;
  • typ i marka samochodu;
  • numery rejestracyjne samochodów;
  • odczyty liczników kilometrów, które są pobierane przy wyjeździe samochodu z terenu przedsiębiorstwa, a także przy oddawaniu pojazdu do warsztatu;
  • dokładny czas wyjazdu i przyjazdu;
  • informacja o odpowiedzialnym pracowniku firmy, który wystawia samochód na linię i wystawia list przewozowy;
  • informacje o kierowcy;
  • godzina i data badania lekarskiego kierowcy;
  • informację o pracowniku medycznym przeprowadzającym badanie;
  • stempel z datą i godziną przeglądu technicznego pojazdu, a zabieg można przeprowadzić bezpośrednio w organizacji, jeśli dysponuje się niezbędnym sprzętem i odpowiednimi specjalistami;
  • informacje o mechaniku, który przeprowadził przegląd.

Dopuszczalne jest wpisanie do dokumentu innych informacji. Jest to możliwe, jeśli organizacja korzysta z własnego formularza listu przewozowego.

Jakie informacje nie są wymagane?

Procedura wypełniania listu przewozowego może się nieznacznie różnić w różnych firmach. Pod uwagę brane są następujące punkty:

  • na arkuszu nie jest wymagana pieczęć firmowa z danymi;
  • Szczególną uwagę należy zwrócić na badanie stanu technicznego samochodu;
  • ustawa zniosła jednolitą formę tego dokumentu;
  • nie ma potrzeby podawania trasy w tekście, wystarczy wprowadzić dane reprezentowane przez stan licznika kilometrów.

W praktyce funkcjonariusze policji drogowej lub pracownicy innych organów kontroli często uważają, że brak informacji o trasie stanowi poważne naruszenie, za co odpowiedzialność ponoszą kierowcy i właściciele firm. W takim przypadku musisz zwrócić się do sądu, aby zakwestionować wysokie kary. Aby uniknąć takich nieprzyjemnych sytuacji, zaleca się wskazać bezpośrednio w tekście dokumentu, jaki jest końcowy punkt trasy.

Niuanse korzystania z dokumentu

Wypełnienie listu przewozowego na ciężarówkę lub inny pojazd jest obowiązkowym procesem dla każdej firmy, która wykorzystuje różne maszyny do swojej pracy. Korzystanie z tego dokumentu ma następujące cechy:

  • Formularz 4-C stosuje się, jeśli do obliczenia wynagrodzenia kierowcy stosowane są wskaźniki pracy na akord;
  • jeśli stosowane są wynagrodzenia zależne od czasu, list przewozowy tworzony jest w formularzu 4-P;
  • oprócz tego dokumentu kierowcy muszą posiadać dokumentację towarzyszącą przedstawioną w liście przewozowym przewożonego ładunku;
  • dokument wydawany jest wyłącznie przez osobę odpowiedzialną pracującą na określonej zmianie;
  • Dokument musi oznaczyć mechanik sprawdzający stan techniczny samochodu, pracownik medyczny przeprowadzający badanie lekarskie, dyspozytor wysyłający samochód na lot, a także bezpośredni kierowca.

Każda firma musi posiadać formularze podróżne w optymalnych ilościach.

Okres przechowywania dokumentów

Firmy muszą przechowywać dokumenty podróży przez co najmniej 5 lat, zgodnie z rozporządzeniem Ministerstwa Transportu nr 152 i ustawą federalną nr 402.

Jeżeli podczas wypełniania listu przewozowego zostaną popełnione poważne błędy lub naruszenia, dokument zostanie uznany za nieważny i dlatego nie można go wykorzystać do żadnych celów. Odpowiedzialność za takie błędy ponoszą urzędnicy zajmujący się wypełnianiem dokumentacji, a także bezpośredni menadżer firmy.

Jak prawidłowo rozwijać własną formę?

Nie wszystkie firmy wolą stosować jednolite formularze, dlatego wolą opracowywać własne formularze dokumentów. Aby to zrobić, możesz użyć dowolnej struktury, a także uwzględnić różne punkty w dokumencie.

Ale tworząc nowy formularz, bierze się pod uwagę, że obowiązkowe dane muszą zostać zawarte w tekście. Bez nich dokument podróży można łatwo unieważnić, dlatego nie będzie można go wykorzystać w żadnym celu.

Po opracowaniu formularza należy przesłać jego próbkę do Federalnej Służby Podatkowej w miejscu rejestracji. W takim przypadku można uniknąć przyszłych problemów z przypisaniem wydatków na bilety podróżne do kosztów firmy.

Odpowiedzialność za brak dokumentu

Jeśli kierowca porusza się po drogach bez wymaganego zestawu dokumentów, w tym listu przewozowego, jest to istotne naruszenie. Funkcjonariusze policji drogowej ponoszą go do odpowiedzialności administracyjnej, więc będzie musiał zapłacić grzywnę w wysokości 500 rubli.

W przypadku takich naruszeń osoba prawna płaci grzywnę w wysokości 100 tysięcy rubli. Te same kary dotyczą firm, które transportują osoby lub towary pojazdami elektrycznymi.

Inne funkcje

Wypełniając list przewozowy na autobus lub inny transport, brane są pod uwagę inne niuanse:

  • w przypadku korzystania z wynajętego samochodu nie ma konieczności sporządzania listu przewozowego, ale z jego pomocą można uwzględnić koszty paliwa i smarów w wydatkach firmy;
  • jeden arkusz jest sporządzany na jedną podróż, ale jego okres ważności może wynosić od 1 do 30 dni;
  • Niedopuszczalne jest częściowe wypełnienie dokumentacji, w przeciwnym razie taki dokument zostanie uznany za nieważny.

Osoba odpowiedzialna wyznaczona na dyspozytora musi najpierw ukończyć specjalne kursy, które pozwolą mu zrozumieć zasady sporządzania podstawowej dokumentacji, którą powinien posiadać każdy kierowca służbowy. Dodatkowo kierowca musi posiadać zaświadczenie o przejściu badań lekarskich przed lotem.

Wniosek

Listy przewozowe to ważny dokument w każdej firmie specjalizującej się w transporcie towarów lub osób. Opracowywane są przez specjalnych pracowników przedsiębiorstwa, powołanych na to stanowisko na mocy zarządzenia kierownictwa organizacji.

Każda firma może opracować własną formę dokumentacji, ale formularz musi zawierać pewne obowiązkowe dane. W przypadku wykrycia błędów lub naruszeń arkusz uważa się za nieważny lub nieważny.

Każda organizacja prywatna i publiczna musi jasno dokumentować całą swoją działalność. W tym celu opracowano wiele specjalnych formularzy, formularzy i zasad. Jeśli będą przestrzegane i terminowo wypełnione dokumenty, przedsiębiorca nie będzie miał problemów ani ze strukturami kontrolnymi, ani z organami podatkowymi, które mogą zapewnić zwolnienie z podatku dochodowego od osób fizycznych. Zwłaszcza początkujący przedsiębiorcy mają wiele pytań dotyczących zasad wypełniania listów przewozowych (PL) i zmian w nich. Dzisiaj podpowiemy Ci, jak prawidłowo wypełnić te ważne dokumenty, a także przedstawimy Ci próbki najpopularniejszych formularzy opracowanych w celu dopuszczenia pojazdu w podróż.

Kilka słów o łodziach podwodnych

Zasady napełniania muszą być przestrzegane przez każde przedsiębiorstwo, które wykorzystuje pojazdy w swojej głównej lub pobocznej działalności. Bez tego dokumentu, prawidłowo wypełnionego, żaden pojazd nie ma prawa wyruszyć w podróż. Dość często przedsiębiorstwa rekompensują swoim pracownikom korzystającym z pojazdów prywatnych do pracy koszty paliwa i smarów. Są one potwierdzane listem przewozowym, ponadto funkcjonariusze policji drogowej, którzy zatrzymali samochód, mają prawo zażądać tych dokumentów, w których podane są dane pojazdu, kierowcy i cel podróży.

Za pomocą tych dokumentów każda organizacja odpisuje swoje wydatki na paliwo i otrzymuje zwolnienie z podatku dochodowego od osób fizycznych na pewien okres. W przypadku nieprzestrzegania zasad wypełniania listów przewozowych przedsiębiorca może zostać pociągnięty nawet do odpowiedzialności administracyjnej i karnej.

Wyciągając wnioski z powyższego, można powiedzieć, że list przewozowy to nie tylko formularz, ale ważny dokument, w którym zawarte są wszystkie dane dotyczące pojazdu, osoby nim kierującej, trasy przejazdu itd. Prawidłowe wykonanie takich dokumentów gwarantuje firmie brak problemów z organami podatkowymi w przypadku raportów rocznych i nagłych kontroli.

Klasyfikacja

W tej chwili interesuje nas kilka rodzajów dokumentów, mających zastosowanie do każdego znanego transportu. Na tej podstawie okręty podwodne można klasyfikować według ich przeznaczenia w następujący sposób:

  • transport pasażerów;
  • transport specjalny;
  • pojazd towarowy;
  • taksówka pasażerska;
  • autobus.

Każdy formularz ma swoje własne oznaczenie alfanumeryczne. Przykładowo zasady wypełniania listu przewozowego 4-C dotyczą transportu towarowego. Generalnie prawie wszystkie formularze mają identyczną procedurę wypełniania, jednak w zależności od specjalizacji pojazdu mogą posiadać drobne uzupełnienia.

Indywidualne formularze DP

Nie każda organizacja nadaje się do ujednoliconych form opracowanych przez agencje rządowe. Czasem dla konkretnej firmy niektóre kolumny okazują się zbędne, dlatego dopuszczalne jest opracowanie indywidualnych formularzy PL.

Muszą zawierać obowiązkowe dane przewidziane przez prawo, resztę można dodać lub usunąć na żądanie szefa firmy. W każdym przypadku taki formularz jest uważany za legalny i można go na żądanie złożyć w odpowiednich agencjach rządowych.

Okres ważności dokumentu

Zgodnie z zasadami wypełniania listów przewozowych muszą one wskazywać okres ważności. Należy pamiętać, że ujednolicona forma jest używana nie dłużej niż dwadzieścia cztery godziny. W szczególnych przypadkach należy zaznaczyć dodatkowe pola. Jednak okres ważności formularza indywidualnego został przedłużony do trzydziestu dni.

Te niuanse muszą być znane każdemu, kto jest zaangażowany w sprawdzanie i przetwarzanie DP.

Obowiązkowe kolumny

Jak wspomnieliśmy wcześniej, każdy formularz musi zawierać szereg niezmiennych szczegółów, bez których uważa się go za nieważny. W tym przypadku specjalizacja pojazdu nie ma znaczenia. Na przykład zasady wypełniania listów przewozowych Formularza 3 dla samochodów osobowych implikują włączenie określonego zestawu kolumn i komórek do formularzy:

  1. Numer.
  2. Nazwa.
  3. Okres ważności formularza.
  4. Informacje o pracowniku organizacji zarządzającym pojazdem:
  • Imię i nazwisko kierowcy, który będzie pracował przy określonym pojeździe;
  • data w formacie liczbowym oraz godzina w formacie godzin i minut przeprowadzenia badania lekarskiego kierowcy przed podróżą i po podróży.

5. Szczegółowy opis używanego pojazdu:

  • jego typ;
  • Model;
  • model przyczepy i naczepy (jeżeli ich nie ma, kolumna nie jest wypełniana);
  • numer rejestracyjny pojazdu;
  • początkowy przebieg i liczba przejechanych kilometrów po zakończeniu zmiany roboczej;
  • informacja o wyjeździe i zakończeniu pracy (data i godzina).

6. Informacje o właścicielu pojazdu.

Oprócz wymienionych kolumn każdy przedsiębiorca może dodać niezbędne szczegóły. Mogą ujawnić na przykład rodzaj działalności spółki lub inne dane według uznania kierownictwa.

Listy przewozowe: wzór, zasady wypełniania

Jeśli planujesz używać w swojej pracy ujednoliconego formularza, nasz przykład pomoże Ci nawigować podczas wypełniania dokumentu. Należy pamiętać, że jest on dwustronny. Dlatego nie zapomnij wpisać danych na odwrocie arkusza po powrocie kierowcy z podróży.

W dużych organizacjach specjalnie przeszkolone osoby wypełniają takie dokumenty, a także wypuszczają kierowców i pojazdy na trasę. W mniejszych organizacjach, gdzie utrzymanie takich specjalistów nie do końca się opłaca, odpowiedzialność ta jest przypisana dowolnej osobie. Na przykład księgowy lub menedżer firmy.

Pracownik zaangażowany w DP musi być zaznajomiony ze wszystkimi zasadami i wprowadzanymi innowacjami. W kolejnej części artykułu opowiemy o zawiłościach zasad wypełniania listu przewozowego na samochód osobowy. Osobno przeanalizujemy okręty podwodne przeznaczone do autobusów i pojazdów towarowych.

Przykład wypełnienia

Jest to jedna z najprostszych opcji, która nie zawiera żadnych komplikacji. Jednak dla początkującego zasady wypełniania listu przewozowego samochodu osobowego mogą wydawać się niepotrzebnie zagmatwane. W końcu ujednolicona forma często odstrasza mnóstwem kolumn i szczegółów. Przyjrzyjmy się więc przedniej stronie tego ważnego formularza.

W lewej górnej części arkusza należy wpisać datę wyjazdu, nazwę organizacji (dokładnie tak, jak wpisano w dokumentach założycielskich), pełne dane dotyczące kierowcy i samochodu. Wskazany jest także odnotowany przez dyspozytora czas wyjazdu z parkingu i powrotu z trasy. Często obejmują one także informację o badaniach lekarskich kierowcy oraz informację o osobie odpowiedzialnej za wykonywane zabiegi.

Po prawej stronie zwykłego formularza wpisane są kody z dokumentów założycielskich organizacji, numer samego formularza (jest on ustalany dowolnie, ale w kolejności, zaczynając od poprzedniego), przebieg, dane osób, które sprawdzały stan techniczny pojazdu i marka paliwa. Wpisuje się tu także ilość wydanego paliwa i smarów, jeżeli jest to akceptowane w przedsiębiorstwie.

Na dole formularza podpisy składają osoba przekazująca pojazd sprawny oraz kierowca, który pojazd przyjął.

Odwrotną stronę wypełnia osoba odpowiedzialna, która przyjęła samochód po locie. Tutaj wyświetlana jest trasa, czas podróży i przebyte kilometry. Pod tymi danymi umieszczany jest podpis kierowcy. Czasami księgowy lub szef organizacji oblicza wynagrodzenie pracownika w specjalnych kolumnach, ale dane te nie są obowiązkowe.

Zasady wypełniania listów przewozowych autobusów

Ten ujednolicony dokument ma numer szósty, oprócz obowiązkowych kolumn opisanych już w poprzedniej sekcji, dodano do niego kilka kolejnych. Należy pamiętać, że bez nich formularz nie zostanie uznany za prawidłowo wypełniony i w związku z tym nie zostanie uwzględniony przez organy podatkowe.

Taki list przewozowy zawiera informacje o kierowcy i konduktorze. W kolumnach wpisuje się nazwiska i inicjały obu osób oraz numery identyfikacyjne. Należy podać numery i nazwy tras. Czasami w dokumentach tych zawarte są specjalne notatki lub zadania dla kierowcy.

Ponieważ autobus odjeżdża na pierwszą i drugą zmianę, list przewozowy zawiera kolumny, które dyspozytor wypełnia przy wyjeździe i powrocie do garażu na każdą zmianę.

Samochody ciężarowe

Przede wszystkim należy wziąć pod uwagę, że dla pojazdów towarowych stworzono trzy ujednolicone formularze:

  • Do pracy na akord. Formularz ten stosowany jest w transporcie ryczałtowym, gdy kierowca ma pojęcie o cenach i na koniec zmiany roboczej widzi swoje wynagrodzenie na odwrocie listu przewozowego.
  • Biorąc pod uwagę taryfy czasowe. W takim przypadku dokument wskazuje rodzaj taryfy, a następnie wynagrodzenie jest obliczane na podstawie wyników podróży.
  • Transport międzymiastowy. Formularz ten jest oznaczony specjalnym czerwonym paskiem i jest używany dość rzadko. Najczęściej stosuje się go podczas pracy z krajowymi ładunkami gospodarczymi.

Zasady wypełniania listu przewozowego ciężarówki obejmują wiele kolumn i są uważane za najbardziej złożone. Następujące linie pozostają bez zmian:

  • kolumna lub brygada;
  • przyczepy;
  • osoby towarzyszące;
  • miejsca odbioru i dostarczenia ładunku;
  • charakterystyka ładunku;
  • tonaż ładunku;
  • ilość lotów z zadeklarowanym ładunkiem stanowiących zadanie kierowcy;

Zwykle w przygotowanie tak ważnych dokumentów zaangażowane są specjalnie wyznaczone osoby, w firmach transportowych ich utrzymanie jest po prostu niezbędne.

Innowacje w przepisach

W tym roku zmieniły się zasady wypełniania listu przewozowego. Niektórzy eksperci twierdzą, że nawet ułatwiły pracę specjalistom. Inni uważają jednak, że nowe zasady wypełniania formularzy podróżnych są bardziej złożone niż poprzednie. Tak czy inaczej, każdy przedsiębiorca pracujący na różnych pojazdach powinien je znać.

Wcześniej osoby wypuszczające samochody na trasę miały obowiązek opatrzenia dokumentu okrągłą pieczątką firmową. Teraz uważa się to za opcjonalne, ale w kolumnach należy wpisać dane firmy i właściciela samochodu. Bez nich formularz nie ma mocy prawnej.

Przepisy obowiązujące od dwudziestego szóstego lutego tego roku stanowią, że na liście przewozowym obowiązkowe jest umieszczenie informacji o badaniu technicznym samochodu podpisanej przez osobę odpowiedzialną. Dane te wypełniane są dla wszystkich typów pojazdów.

Błędy w wypełnianiu PL: do czego mogą doprowadzić

Nie lekceważ znaczenia prawidłowego wypełnienia tych dokumentów. Znane są np. przypadki, w których przedsiębiorcy indywidualni toczyli spory sądowe z organami podatkowymi w związku z odmową odliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych. Federalna Służba Podatkowa stwierdziła, że ​​powód wykorzystywał samochód do celów osobistych, ponieważ listy przewozowe zostały wypełnione błędnie i w związku z tym nie mogły zostać uwzględnione w sprawie.

Są też inne przypadki, którymi nie będziemy się zagłębiać, a które to obraźliwe i banalne błędy w dokumentach skończyły się fatalnie. Dlatego zdecydowanie zalecamy zwracanie większej uwagi na dokumentację i korzystanie ze specjalnego dziennika. Porozmawiamy o tym w kolejnej części artykułu.

Prowadzenie dziennika dokumentów podróży

Jeśli pracujesz z pojazdami, to wystawiasz i akceptujesz ogromną liczbę listów przewozowych dziennie. Ich ruch musi być wyraźnie odnotowany w dzienniku, który zwykle prowadzi osoba odpowiedzialna za wydanie samochodu.

Niniejszy dokument składa się z części tekstowej i tabelarycznej. Zasady wypełniania dziennika podróży są dość jasne, ale nie należy ich lekceważyć. Może to być kosztowne zarówno dla niedbałego pracownika, jak i dla firmy.

Na stronie tytułowej zawsze wpisany jest pełny kod OKPO, podany jest także okres użytkowania magazynu. Część tabelaryczna zawiera następujące komórki:

  • numer i data wydania pozwolenia;
  • informacja o pracowniku kierującym pojazdem i jego numerze personalnym;
  • numer pojazdu przydzielony w garażu;
  • podpisy kierowcy, dyspozytora i księgowego.

Nie zapominaj, że dziennik musi mieć ciągłą numerację i uwzględniać absolutnie wszystkie wystawione listy przewozowe za okres wskazany w tytule. Po wypełnieniu dokumentu zostaje on ostemplowany przez menadżera, który również go podpisuje. następnie odpowiedzialny pracownik zszywa magazyn i odkłada go.

Odpowiedzialnego pracownika wyznacza wyłącznie kierownik firmy. Można tego dokonać na zlecenie lub określić w umowie o pracę. Należy pamiętać, że uprawnienia zawsze można przenieść na innego pracownika kolejnym zarządzeniem organizacji.

Obowiązki te można również przenieść na organizację zewnętrzną, która świadczy podobne usługi na podstawie umowy.

Zamiast wniosków

Staraliśmy się zebrać dla Ciebie najbardziej istotne informacje na podany temat, które będą przydatne dla początkujących i profesjonalistów. Mamy nadzieję, że po przeczytaniu artykułu nie będziesz miał żadnych pytań bez odpowiedzi dotyczących wypełnienia PL.

List przewozowy. Dokument najczęściej spotykany w procesie pierwotnego rozliczania transportu ładunków. To on określa także główne wskaźniki wydajności kierowcy i taboru jako całości, natomiast dane wskazane w liście przewozowym stanowią podstawę do obliczenia kosztu przewozu ładunku i obliczenia płatności na rzecz kierowcy za wykonaną pracę.

W przypadku ciężarówek w naszym kraju zwyczajowo stosuje się dwie ujednolicone formy tych dokumentów zatwierdzone w listopadzie 1997 r.

  • Formularz N 4-s. Używany do transportu ładunków, w którym robocizna jest opłacana na podstawie stawek akordowych.
  • Formularz N 4-s. Dotyczy przewozu ładunków w przypadku wynagrodzenia za pracę według stawki tymczasowej, przeznaczonego do wykonywania przewozu ładunków dla dwóch klientów w ciągu jednego dnia roboczego lub jednej zmiany pracy kierowcy.

Klient jest odpowiedzialny za wypełnienie odrywanych kuponów listu przewozowego, które będą podstawą do wystawienia mu faktury za prace związane z transportem ładunku wykonane przez organizację będącą właścicielem samochodu. Do takiej faktury dołączany jest odrywany kupon, na podstawie którego dokonano obliczeń. Sam list przewozowy w ramach zgłoszenia pozostaje w organizacji będącej właścicielem samochodu i powiela zapisy czasu, w którym pojazd był zajęty wykonywaniem pracy dla konkretnego klienta, co będzie stanowić podstawę rozliczenia pracy konkretnego pojazdu przez określony czas.

W sytuacji, gdy pozycje magazynowe podlegają transportowi, z terminową płatnością za wykonaną pracę, numery TTD są odnotowywane w liście przewozowym, a kopia dokumentu przewozowego jest dołączana jako potwierdzenie wykonania pracy. Na podstawie całkowitej liczby przewiezionych ton ładunku, a także innych wskaźników określa się ilość pracy wykonanej przez pojazd i kierowcę.

Do czasu przekazania listu przewozowego kierowcy za jego wypełnienie odpowiada dyspozytor organizacji lub osoba posiadająca podobne uprawnienia. Pozostałych wpisów na liście przewozowym dokonują pracownicy organizacji będącej właścicielem pojazdu oraz klient (lub klienci). Warto zwrócić uwagę na fakt, że udział kierowcy w procesie wpisywania jakichkolwiek danych do listu przewozowego jest niedopuszczalny. Jedynym wyjątkiem jest jego podpis, który poświadcza przyjęcie pojazdu przy opuszczeniu terytorium i jego wydanie po powrocie.

Przekazanie listów przewozowych kierowcy za pomocą określonych formularzy możliwe jest wyłącznie po potwierdzeniu podpisem osoby upoważnionej. List przewozowy wystawiany jest tylko na jedną zmianę roboczą. Jednocześnie obowiązkowym warunkiem wystawienia nowego listu przewozowego jest złożenie ostatniego, za poprzedni okres. Kiedy mówimy o poprzednim okresie, mamy na myśli poprzedni zamknięty dzień roboczy lub zmianę.

Procedura dokonywania wpisów w formularzu podróży

Procedura dokonywania wpisów w formularzach przedmiotowych arkuszy jest jasno określona. Dzieje się to w następującej kolejności:

  • Bezpośrednio pod nazwą dokumentu zapisana jest data, miesiąc i rok, które muszą odpowiadać dacie odpowiedniego wpisu rejestracyjnego o wystawieniu tego listu przewozowego w dzienniku.
  • Odpowiedni kod jest wprowadzany w wierszu wyświetlającym tryb pracy, na podstawie którego zostaną dokonane obliczenia i naliczenie płatności za pracę na rzecz kierowcy.
  • Wiersze „Kolumna” i „Brygada” przeznaczone są do zapisów odpowiednich działów organizacji, do której przypisany jest samochód lub kierowca.
  • W kolumnach odzwierciedlających dane pojazdu należy podać markę samochodu z obowiązkowym oznaczeniem jego stanowej tablicy rejestracyjnej oraz numer warsztatu.
  • W odpowiednich wierszach należy wpisać dane osobowe i urzędowe kierowcy. Są to nazwisko i inicjały pracownika, numer personalny przypisany kierowcy jako pracownikowi organizacji, numer prawa jazdy, klasa kierowcy, której praca będzie odzwierciedlona na konkretnym liście przewozowym.
  • W kolumnie wymagającej odzwierciedlenia informacji o karcie licencyjnej wpisuje się informację o rodzaju karty licencyjnej (limitowana lub standardowa), a także jej serię i numer rejestracyjny.
  • W wierszu „Przyczepy” wskazana jest państwowa tablica rejestracyjna i numer warsztatu przyczepy lub naczepy, której eksploatacja jest oczekiwana, ze wskazaniem ich marki. Jeśli chodzi o wymianę przyczep lub naczep, ich dane wpisywane są do tych kolumn bezpośrednio w miejscach ich wymiany.
  • W wierszu „Osoby towarzyszące” wpisuje się dane osobowe (nazwisko, inicjały) osób, których obowiązkiem jest towarzyszenie pojazdowi w procesie pracy. Może to być ładowacz, spedytor, stażysta itp.
  • Sekcja „Praca kierowcy i pojazdu” zawiera dane dotyczące czasu wyjazdu transportu z terytorium i jego powrotu.
  • W sekcji „Przypisanie kierowcy” upoważniona osoba, najczęściej dyspozytor, wskazuje informację o docelowym miejscu pobytu klienta lub działu, do którego dyspozycji kierowany jest kierowca.
  • Kolumna „Do czyjej dyspozycji” zakłada wskazanie klienta, którego zamówienie podlega realizacji przez odpowiedniego kierowcę i pojazd.
  • "Czas przybycia". Oznacza to wyraźne zarejestrowanie (w godzinach i minutach) przybycia zadeklarowanego pojazdu do miejsca przeznaczenia w celu realizacji jednorazowego zamówienia. Lub ewidencja przyjazdu na miejsce produkcji, zgodnie z harmonogramem pracy pojazdów w ramach realizacji konkretnego zamówienia.
  • W sekcjach nr 20-21 znajdują się informacje o tym, gdzie ładunek powinien zostać przyjęty i gdzie kierowca powinien go dostarczyć zgodnie z wymogami konkretnego wniosku lub warunkami umowy. Inaczej mówiąc, kolumny te to „Adresy punktów załadunku i rozładunku”.
  • Kolumna 22 wskazuje nazwę ładunku, który ma być przewożony. Odpowiednio nazwa tej kolumny to „Nazwa ładunku”.
  • Liczbę przejazdów, jaka będzie konieczna do wykonania zadania określonego we wniosku lub jednorazowym zamówieniu, wskazana jest w kolumnie nr 23 „Liczba przejazdów z ładunkiem”.
  • Długość trasy, na której będzie realizowany przewóz ładunku, ustalana jest na podstawie planu miasta lub na podstawie danych zarządców dróg. Przebieg ustala się za pomocą krzywizny lub z wykazu odległości sporządzonego z uwzględnieniem tych świadectw przewozowych. Uwzględnienie odległości można również oprzeć na wskazaniach prędkościomierza samochodu podczas transportu sezonowego, zarejestrowanych w aktach przedsiębiorstwa transportu samochodowego i klienta. Dane te zapisane są w dziale nr 24 – „Odległość”.
  • Wiersz „Tony transportowe” zawiera informację o ilości ładunku wymagającego transportu do klienta.

Jeśli chodzi o jakiekolwiek zmiany w przydziale kierowcy, może ich dokonać wyłącznie organizacja transportu samochodowego, która jest właścicielem pojazdu. I tylko w wyjątkowych przypadkach, po wcześniejszym uzgodnieniu z firmą transportową, prawo to można powierzyć klientowi.

  • Na przedniej stronie listu przewozowego znajduje się kolumna „Wydaj paliwo”. To tam zapisywana jest ilość paliwa potrzebna do realizacji zamówienia. Liczbę wymaganych litrów paliwa wpisuje się do arkusza słownie i uwzględnia niewykorzystane saldo poprzedniego dnia.
  • W odpowiedniej kolumnie podpis dyspozytora odnotowuje prawdziwość wszystkich danych podanych na liście przewozowym, w tym fakt, że kierowca posiada prawo jazdy.

Wymogi dotyczące wypełnienia listu przewozowego przed wyjazdem z garażu

Ustalana jest także kolejność wprowadzania danych do momentu wyjazdu pojazdu z garażu.

  • W sekcji „Przepływ paliwa” (kolumny nr 9, 10 i 11) oraz w odpowiednich wierszach technik paliw i smarów, cysterna lub inna upoważniona osoba wprowadza dane dotyczące ilości wydanego paliwa.
  • Na przedniej stronie dokumentu podróży musi znajdować się oznaczenie badania lekarskiego. Znak ten może umieścić wyłącznie osoba bezpośrednio dokonująca przedodjazdowego badania lekarskiego, którego celem jest ocena stanu zdrowia kierowcy i możliwości dopuszczenia go do kierowania pojazdem.
  • Zanim samochód opuści garaż na linię, mechanik punktu kontrolnego (checkpoint) lub wydział kontroli technicznej (dział kontroli technicznej) pobiera aktualne wskazania prędkościomierza i wprowadza je w kolumnie „Wskazania prędkościomierza” w zakładce „Praca kierowcy i pojazdu” " Sekcja.
  • Ci sami pracownicy ATP rejestrują aktualny czas odjazdu pojazdu i wyświetlają te dane w kolumnie nr 6 listu przewozowego „Czas rzeczywisty” – za pomocą zegara stemplowego. W przypadku ich braku lub nieprawidłowego działania, czas wprowadzany jest ręcznie. Kolejność wyświetlania danych jest następująca: dzień, miesiąc, godziny, minuty.
  • „Saldo przy wyjeździe” (kolumna nr 12 w sekcji „Przepływ paliwa”) jest również wypełniane przez mechanika skrzyni biegów lub dział kontroli jakości. Tutaj wyświetlany jest faktyczny stan paliwa w zbiornikach pojazdu w chwili wyjazdu, a podpis potwierdza prawdziwość podanych informacji.
  • W wierszach przeznaczonych do wyświetlania informacji dotyczących stanu technicznego samochodu szereg faktów jest wyświetlanych w formie podpisu mechanika kontroli jakości lub skrzyni biegów. Chodzi tu zarówno o fakt przekazania kierowcy pojazdu w określonym stanie technicznym, jak i zgodę na opuszczenie garażu. Kierowca potwierdza tę informację, a także fakt odbioru samochodu i zadania wykonania pracy własnoręcznym podpisem.

Procedura wypełniania listu przewozowego na linii.

Istnieje również szereg wymagań dotyczących procesu wprowadzania danych do listu przewozowego samochodu ciężarowego na linii.

  1. Procedura wypełniania sekcji „Kolejność realizacji zadań” w formularzu nr 4-c.
  • Kolumna nr 27 pokazuje kolejno liczbę odbytych przejazdów. Konieczność podjęcia tego działania wynika z późniejszego zaksięgowania załączonych listów przewozowych według zrealizowanych lotów.
  • Kolumny nr 36-38 („Numery załączonych dokumentów przewozowych (TCD)”) przeznaczone są dla nadawcy do wyświetlenia wszystkich numerów TTD związanych z konkretną podróżą.
  • Data i godzina przedstawienia listu przewozowego odbiorcy lub nadawcy pobierana jest przy bramie wjazdowej lub na punkcie kontrolnym w punktach załadunku i rozładunku i podana jest w kolumnach nr 28-30. Jeżeli nie ma punktu kontrolnego ani bramki wjazdowej, kolumny te nie są wypełniane, a czas przybycia do punktu rozładunku lub załadunku jest wyświetlany w odpowiedniej sekcji TTN.
  • Nazwę spedytora wpisuje się w kolumnach nr 39-40. Wiarygodność informacji i szczegółów zawartych w liście przewozowym potwierdzana jest podpisem i pieczęcią nadawcy.
  1. Jeżeli zaistnieją okoliczności powodujące przestój w transporcie, wypełnia się sekcję „Przestój na linii”. Informacje w odpowiednich kolumnach wprowadza pracownik serwisu technicznego lub osoba posiadająca takie uprawnienia. Zapisują przyczyny, datę i długość przestoju. Wiarygodność podanych danych potwierdzają podpisy tych osób.
  2. Znajdującą się na pierwszej stronie rubrykę „Uwagi specjalne” należy wypełnić, jeśli w zapisie wymagane są informacje, których nie przewidziano w formularzu listu przewozowego. Mogą to być znaki policji drogowej, różnych służb drogowych, znak wskazujący na odmowę załadunku samochodu przez klienta itp.

Procedura wpisania danych do listu przewozowego przy zwrocie pojazdu do warsztatu

Po zwróceniu samochodu do warsztatu obowiązuje następująca procedura wpisania danych do listu przewozowego samochodu:

1. W sekcji „Wyniki pojazdu i przyczep” wyświetlane są dane dotyczące zużycia paliwa, czasu spędzonego na służbie, liczby przejazdów i wyścigów, przejechanych kilometrów w trakcie eksploatacji oraz wielkości wykonanych przewozów.

2. Mechanik kontroli jakości lub punktu kontrolnego wypełnia kolumnę „Saldo po powrocie”, znajdującą się w sekcji „Przepływ paliwa”. W tym przypadku technik paliw i smarów lub inna osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia zaznacza w kolumnie „Zaliczone”, potwierdzając, że kierowca dostarczył paliwo i smary.

3. Po przekazaniu przez kierowcę pojazdu kontroli jakości lub mechanikowi punktu kontrolnego w określonym stanie technicznym (dobrym lub złym), w rubryce „Zaliczone” wpisuje zaznaczenie. Z kolei mechanik kontroli jakości lub skrzyni biegów swoim podpisem potwierdza przyjęcie od kierowcy samochodu w określonym stanie technicznym.

Sporządzanie notatek na liście przewozowym po jego przekazaniu przez kierowcę

Odpowiedzialny pracownik spedycji lub inny specjalista przedsiębiorstwa posiadający takie uprawnienia wypełnia list przewozowy według określonych zasad.
1. W rubryce „Praca kierowcy i pojazdu” zgodnie z obowiązującą tabelą odległości dyspozytor wprowadza informację w kolumnie „Zerowy przebieg”. Rejestrują tutaj przebieg przebyty przez pojazd od garażu do pierwszego punktu załadunku, a także od ostatniego punktu rozładunku z powrotem do garażu.

2. Sekcja „Przepływ paliwa” zawiera kilka kolumn wymagających wypełnienia.

Zatem w kolumnie „Współczynnik zmiany normy” dyspozytor wprowadza wskaźniki, które wyświetlają jeden ogólny współczynnik zmiany normy zużycia paliwa. Współczynnik ten liczony jest dla całego dnia eksploatacji pojazdu i wiąże się z eksploatacją pojazdów zgodnie z podwyższonymi normami zużycia paliwa.

Kolumny nr 16 („Czas pracy wyposażenia specjalnego”) i nr 17 („Czas pracy silnika”) wymagają wpisania danych popartych odpowiednimi wpisami w TTL dołączonym do listu przewozowego. Zapisy te z reguły zawierają informacje o czasie pracy wyposażenia specjalnego, a także o dodatkowym czasie pracy silnika w specjalnych warunkach pracy. Może to być na przykład wymuszona praca silnika podczas operacji załadunku i rozładunku. Konieczność wyświetlania tej informacji jest konieczna do obliczenia dodatkowych stawek zużycia paliwa. Prawidłowość wpisania tych informacji potwierdza podpis dyspozytora.

3. Kolejnym krokiem jest wypełnienie sekcji „Kolejność zadań”. Tutaj dyspozytor wyświetla całkowitą liczbę przejazdów. Wpisu dokonuje się w kolumnie nr 27, komórce „Razem”. Natomiast w wierszu „TCD w ilości” wyświetlana jest całkowita liczba dokumentów przewozowych przekazanych przez kierowcę. Kierowca, aby potwierdzić prawdziwość danych dotyczących liczby przesłanych i zaakceptowanych specyfikacji technicznych, składa swój podpis w rubryce „Przejechany przez kierowcę”. Dyspozytor potwierdza ten fakt swoim podpisem w rubryce „Przyjęto przez dyspozytora”.

Cechy listu przewozowego samochodu ciężarowego nr 4-s

Istnieje szereg możliwości wprowadzania informacji do formularza listu przewozowego 4-p. Są one następujące:

  • Sekcję „Przypisanie kierowcy” wypełnia dyspozytor, zgodnie z wnioskiem lub jednorazowym zleceniem Klienta i wymaga wypełnienia następujących kolumn:

Kolumna nr 18 „Do czyjej dyspozycji”. Powinny się tutaj wyświetlić dane o kliencie, a mianowicie jego imię i nazwisko oraz adres do wykonania pracy;

Kolumny nr 19, 20. W ich danych znajdują się informacje o planowanym czasie przyjazdu i wyjazdu pojazdu z zadania;

Kolumna nr 21 – szacunkowa liczba godzin przeznaczonych na pracę;

Kolumna nr 22 – szacunkowa liczba podróży.

  • Odrywany kupon. Za jego wykonanie odpowiada Klient. Odrywany kupon stanowi podstawę dla firmy transportowej do wystawienia klientowi faktury za wykonane usługi.

Procedura wypełniania kuponu do odrywania jest następująca:

Zgodnie z informacjami zawartymi na okazanym przez kierowcę liście przewozowym, Klient w odpowiednich rubrykach i kolumnach wpisuje datę wystawienia oraz numer listu przewozowego; nazwa ATP, którego pojazdy wykonują transport ładunków, a także wskazuje marki i numery stanowe przyjeżdżających pojazdów;

W wierszu „Klient” wpisuje nazwę organizacji, pełną nazwę. osoby, które ze względu na swoje obowiązki służbowe odpowiadają za użytkowanie pojazdu;

Wskazuje rzeczywisty czas przyjazdu i wyjazdu pojazdów w odpowiednich wierszach;

Wypełnia wiersze „Załączony TTD”, w którym wpisuje numery i ilość dokumentów przewozowych, których jeden egzemplarz należy dołączyć do listu przewozowego;

Odpowiednia linia wskazuje liczbę wykonanych lotów;

Poświadcza prawidłowość danych wskazanych w odpowiednich wierszach swoim podpisem i pieczęcią.

Warto zaznaczyć, że wszelka odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie listów przewozowych pojazdów spoczywa bezpośrednio na kierownikach organizacji i urzędnikach, do których obowiązków należy monitorowanie funkcjonowania transportu towarowego, a także osobach biorących udział w wypełnianiu dokumentu.

Przechowywanie listów przewozowych zgodnie z obowiązującymi przepisami musi odbywać się łącznie z dokumentacją techniczną, co umożliwia ich jednoczesną weryfikację.