يتطرق بروس تولجان في كتابه إلى المشكلة الرئيسية للمديرين المعاصرين - وباء "سوء الإدارة" - ويقدم خطوات محددة من شأنها أن تساعدك على أن تصبح مديرًا قويًا: يوضح توقعاتك للموظفين بوضوح، ويتلقى التعليقات ويحللها بانتظام، ويصححها. أخطاء المرؤوسين في الوقت المناسب وحتى يكافئهم بشكل أسرع على نجاحهم.

هل تقضي الكثير من الوقت في التحدث مع الموظفين؟ تناقش مئات المواضيع: "كيف كانت عطلة نهاية الأسبوع؟ هل كان عيد ميلاد ابنك ناجحا؟ هل شاهدت هذا البرنامج التلفزيوني؟ ربما ترغب في التحدث مع الموظفين حول شؤونهم الشخصية من أجل بناء روابط أوثق معهم. ومع ذلك، فإن هذا النهج يتعارض مع العلاقات الإدارية. عندما تبدأ المناقشة في التطرق إلى قضايا العمل، لا يمكنك دائمًا ممارسة سلطتك على أكمل وجه. إذا كانت لديك مهمة صعبة، يتعين عليك أحيانًا الضغط على الموظف. وفي مثل هذه الحالة، تغير لهجتك فجأة وتبدأ في التحدث معه بجدية، وعلى عجل، وأحيانًا عاطفيًا جدًا عن العمل. وفي هذه اللحظة قد يقول الموظف شيئًا مثل: "مهلا، اعتقدت أننا أصدقاء؟!" ويمكنك أن تنسى التفاهم المتبادل السابق.

أسميه الدكتور جيكل والسيد هايد. إذا قمت ببناء علاقات مع الموظفين من خلال التحدث معهم شخصيًا، مثل الأصدقاء المقربين، ففي المواقف التي تصبح فيها المحادثة جادة، ويحدث ذلك دائمًا، عاجلاً أم آجلاً، يجب عليك القيام بدور مختلف تمامًا. تنتقل من السيد Boss Buddy إلى السيد Boss Jerk وتظل في هذا الدور حتى تختفي المشكلة وتحصل على فرصة للعودة إلى دور السيد Buddy مرة أخرى. الآن فقط بدأ السيد فريند يبدو مزيفًا، وسيتعين على السيد بوس أن يناضل من أجل حقوقه.

تحدث عن العمل

إذا كنت تريد أن تكون السيد الصديق لموظفيك، يمكنك تناول البيرة معهم في المساء. لكن في العمليجب أن تكون الرئيس. يتمثل دورك في الحفاظ على التركيز العام على العمل ومساعدة الجميع على الأداء بأفضل ما لديهم كل يوم. والخبر السار هو أن أفضل طريقة لبناء علاقة مع موظفيك هي التحدث معهم حول العمل. هذا هو ما هو مشترك بينكما. في الواقع، العمل هو السبب وراء إقامة أي علاقة على الإطلاق. عندما تقوم ببناء علاقة من خلال الحديث عن الأنشطة المشتركة، فإنك تقلل من احتمالية الصراع وفي الوقت نفسه تنشئ علاقات من شأنها أن تنجو من الصراع في حالة نشوبه. لذا تحدث عن العمل الذي تم إنجازه بالفعل والعمل الذي يجب القيام به. تحدث عن كيفية تجنب الأخطاء، وإيجاد الحلول البديلة والتأكد من توفر جميع الموارد بكمية كافية، وتحدث عن الأهداف والمواعيد النهائية والمعايير والمواصفات، وتحدث عن العمل. وكل شيء سيكون أفضل بكثير.

كيف يتحدث المديرون والموجهون الأكثر فعالية؟

يقول لي العديد من المديرين: "أنا لست قائدًا بالفطرة. أنا ..." (يمكنك ملء المفقودين بنفسك، على سبيل المثال، محاسب، مهندس، طبيب، وما إلى ذلك). يقولون: "أنا لا أحب حقًا عملية الإدارة. إنها تنطوي على الكثير من المحادثات الصعبة." في الواقع، يوضح هؤلاء المديرون أنهم لا يعرفون كيفية التحدث بشكل فعال مع الموظفين حول العمل.

قليلون فقط لديهم نوع خاص من الكاريزما، والعاطفة والحماس المعدي الذي يلهم الناس ويحفزهم. ماذا عن الجميع؟ قد لا تتمكن من تطوير الكاريزما، ولكن قد تتعلم التحدث عن العمل بشكل مباشر وفعال. يمكنك تعلم التحدث كلمات صحيحةلموظفيهم في الوقت المناسبوبالطريقة الصحيحة.

يستخدم المديرون الأكثر فعالية طريقة محددة للاتصال. إنهم يتخذون مواقف وسلوكًا ونبرة خاصة. يمكن أن يكونوا متسلطين ومستجيبين ومتطلبين وداعمين ومنضبطين وصبورين. هذا ليس أسلوب السيد فريند أو السيد بوس، بل هو شيء بينهما. تشبه طريقة التواصل هذه إلى حد كبير توجيه الأداء.

يقول لي المديرون أحيانًا: "لم أكن أبدًا مرشدًا جيدًا بشكل خاص، لذلك لا أعرف كيف يبدو الأمر". حسنًا، أستطيع أن أصف المرشد وهو يتحدث بصوت ثابت ومُصر. إنه منهجي ومشارك. إنه مليء بالحماس والقيادة. يهدف سلوكه باستمرار إلى تحفيز التركيز والمسؤولية.

حاول أن تفكر في أفضل رئيس أو معلم أو مستشار أو مرشد روحي قابلته في حياتك. حاولي سماع صوته ونبرة صوته، وفكري في أمثلة على صدقه وصراحته. فكر في تأثيره عليك.

عندما أفكر في التوجيه، أفكر على الفور في فرانك جورمان، أعظم معلم عرفته وتعلمت منه. طوال تلك السنوات التي عرفنا فيها بعضنا البعض، كان فرانك يركز على شيء واحد - الكاراتيه. لقد كان محظوظاً لأنه يتمتع بالكاريزما الخاصة والعاطفة والحماس التي يتميز بها القادة الأقوياء. إنه أستاذ حقيقي، يساعد الناس على تحقيق الدرجة المناسبة من التركيز والعمل الجاد لتحقيق هدف واحد لعدة ساعات، دون حتى التفكير في الراحة. كيف يفعل ذلك؟

"الشيء الوحيد المهم هو إبهاميك"، يمكن أن يكرر فرانك أسبوعًا بعد أسبوع، "اضغط عليهما، واضغطهما بقوة على راحة يدك، بقوة حتى ترتفع أوتار ساعدك". كنت أتصبب عرقًا، وأتوتر من الإرهاق الجسدي، وأحاول أن أنظر للأمام مباشرة وفكي إلى الأسفل، وأكتافي مربعة، ومرفقي مضغوطين، وظهري مستقيم، وساقاي مضغوطتان بقوة على الأرض، وكان فرانك جورمان يصرخ ويهمس في أذني: "الإبهام، الضغط على الإبهام، هذا هو الشيء الوحيد الذي يهم الآن."

وفي يوم آخر، كان الشيء الوحيد الذي يهمني هو شيء آخر: عيني، وفكي، وكتفي، وما إلى ذلك. وأخيراً، قبل بضع سنوات، سألت: "كيف يمكن أن يكون إبهامي هو الشيء الوحيد المهم في الكاراتيه؟ كيف يمكنك أن تتعلم شيئًا ما عندما يكون الشيء المهم الوحيد يتغير باستمرار. إنه شيء جديد في كل مرة!" ابتسم فرانك وأجاب: لا أحد يستطيع أن يتعلم الكاراتيه في يوم أو سنة. كل ما لدينا هو اليوم. ماذا يمكنني أن أعلمك الآن؟ ما الذي يمكنك التركيز عليه في هذه اللحظة بالذات؟ ما الذي يمكن أن يتحسن في هذه اللحظة؟ الشيء الوحيد الذي يهم هو ذلك نحن نفعل هنا والآن.

الشيء الرئيسي الذي تعلمته من فرانك هو أن القوة التي لا تنضب لصوتك المصر ببساطة تترك الشخص الذي قمت بإرشاده بلا خيار سوى التركيز على ما يفعله الآن. بالنسبة لأولئك الذين يصبحون تحت الرعاية في مثل هذه الحالة، يمكن أن تكون المطالب خطيرة للغاية، ولكن العائد على الجهد سيكون ضخمًا. عندما تقوم بإعداد الأشخاص لتحقيق النجاح بهذه الطريقة، فإن خيارهم الوحيد هو الانغماس في عملهم، لأنك، على عكس معظم الأشخاص في حياتهم، تطلب منهم أن يصبحوا الأفضل. أنت تذكرهم بالتركيز على كل التفاصيل. أنت تساعدهم على تحسين مهارة تلو الأخرى من خلال التركيز على تنمية المهارات، فيتعلمون التركيز. يحصلون على الأحزمة السوداء في كل ما يفعلونه. وربما بعد سنوات عديدة من توقفهم عن العمل لديك، سيستمرون في سماع صوتك: "الشيء الوحيد المهم هو ما نقوم به الآن".

ومن الواضح أن بعض الناس لديهم ياموهبة التوجيه أكثر من غيرها. ومع ذلك، يمكن لأي شخص أن يتبنى أسلوب التواصل المميز للمرشد أو المدرب أو المعلم، فهل يجب أن تقلد شخصًا من ماضيك؟ نعم، فقط حاول ذلك. هذه نقطة بداية رائعة حيث تقوم بتطوير أسلوبك الخاص بمرور الوقت.

ليس عليك الركض حول المكتب والصراخ "مرحبًا".

في بعض الأحيان يشعر المديرون بالقلق من أنهم إذا تحدثوا إلى مرؤوسين مثل الموجهين، فسيبدو لهم غير صادقين، وستبدو الكلمات غير طبيعية. وعلى حد تعبير أحد كبار المسؤولين التنفيذيين في إحدى شركات البرمجيات: "لن أتجول في المكتب وأصرخ "هتافاً". أنا لست مرشدًا."

ومع ذلك، فإن التوجيه ليس له علاقة كبيرة بمثل هذه الصرخات. وهنا الخبر السار: التوجيه الفعال حقًا لا يمكن أن يكون غير طبيعي. إنها دائمًا عملية صادقة. وأحيانًا يكون الأمر صادقًا جدًا لدرجة أنك لا تدرك حتى أنك تقوم بالتوجيه.

هكذا رددت على هذا المدير. ثم طلبت منه أن يتذكر أنجح الأمثلة على اتصالاته الإدارية طوال حياته المهنية. وعندما بدأ في وصف نجاحاته في الإدارة، ظهرت ابتسامة على وجهه. وتعلم ماذا؟ كانت قصصه أمثلة رائعة على عمل المرشد. هو قال:

"لقد فكرت في كل شخص كفرد. من هو وماذا يعتقد؟ حاولت التركيز على العمل ونتائجه، وليس على الشخص. لقد اخترت كلماتي بعناية شديدة. أردت أن أفهم بأكبر قدر ممكن من الدقة ما أعرفه بالفعل وما لا أعرفه. لقد طرحت أسئلة، ولكن بالإضافة إلى ذلك، دفعت الشخص إلى خطوات تالية محددة. لقد كنا في منتصف العمل في المشروع، لذلك أخذت وقتًا خاصًا لأخبركم بما حدث بشكل صحيح وما الخطأ الذي حدث. ومن ثم قمنا بوضع خطة تفصيلية للخطوات التالية، وواصلت مراقبة تنفيذها حتى الانتهاء منها كلها.

هذا هو بالضبط كيفيجب أن يتحدث الرئيس

• استمع إلى الشخص الذي أصبحت مرشدًا له؛
• التركيز على أمثلة محددة لعمله؛
• وصف عمل ونتائج الموظف بصدق ووضوح؛
• صياغة الخطوات الملموسة التالية

لا تنتظر المشاكل للمرشد

بسرعة كبيرة، وفي وقت مبكر من عملنا مع المديرين، أدركنا أن بعض الرؤساء يمكن اعتبارهم أساتذة حقيقيين في التوجيه، لكن الكثير منهم لا يجيدون ذلك بشكل خاص. ومع ذلك، فقد تعلمنا أنه عندما يتعلق الأمر بإدارة الأشخاص، فإن محادثات التوجيه هي التي يمكن أن تؤدي إلى إجراء حقيقي.

تكمن المشكلة في أن معظم المديرين لا يبدأون في التوجيه إلا عندما يواجهون تحديات مستمرة مثل عدم المواعيد النهائية وضعف جودة العمل أو سوء السلوك مثل التعامل بقسوة مع العملاء أو زملاء العمل. فقط عندما يدرك المديرون أن المشكلة لن تختفي، يقررون دعوة الموظف إلى مكتبهم وإبلاغه: "أرى أن أدائك ليس على ما يرام، ونحن بحاجة إلى العمل على إصلاحه لفترة من الوقت".

بحلول هذا الوقت، قد يكون لدى المشاركين في الحوار أحاسيس غير سارة بالفعل. يبدأ المدير بسؤال الموظف: "ما المشكلة؟!"، وهو يستمع إليه، يفكر: "لماذا لم يتحدث معي عن هذا الأمر من قبل؟" غالبًا ما تقتصر الخطوة التالية للمدير على القول: "لا تفعل ذلك مرة أخرى". وهو يعمل، ولكن فقط حتى تنشأ المشكلة مرة أخرى، تذكر أنه إذا كانت الصعوبات مستمرة، فمن المحتمل أن يكون ذلك بسبب حقيقة أن الموظف إما لا يعرف ما يجب القيام به لتصحيح الوضع، أو أنه تحت السلطة واحد أو أكثر عادات سيئةمما يتسبب في عودة المشكلة، وعندما تعود المشكلة يكون قد فات أوان الإرشاد. من الأفضل القيام بذلك مسبقًا حتى يتوفر لديك الوقت لإعداد الموظف لتحقيق النجاح. على سبيل المثال، إذا كان لديك مرؤوس يتخلف عن المواعيد النهائية بشكل مزمن، فلا تنتظر حتى يحدث ذلك في المرة التالية. ابدأ التوجيه بمجرد تحديد الموعد النهائي الأول لك. ساعد الموظف على تحديد المعالم، ثم ساعده في إنشاء خطة لتحقيقها في كل خطوة على الطريق. التواصل في كثير من الأحيان مع الموظف. تحدث مقدمًا عما سيحدث وكيف سيحدث عند الانتهاء من العمل. إذا قمت بذلك، ففي 99٪ من الحالات، سيقوم هذا الشخص بتسليم عمله في الوقت المحدد.

توقف عن الإرشاد عند ظهور المشكلات بالفعل، وقم بذلك عندما يكون أداء الموظفين رائعًا، أو على الأقل على ما يرام. قم بتوجيه موظفيك في كل خطوة على الطريق وساعدهم على تطوير عادات جيدة لمنعهم من تطوير عادات سيئة.

احصل على نتائج غير عادية من الأشخاص العاديين

على مدار سنوات مسيرتي المهنية، كنت محظوظًا بالعمل مع العديد من الضباط العسكريين الأمريكيين. أحد أكثر الأشياء المدهشة في الجيش يتعلق بقدرته على تحويل عدد كبير من الشباب وعديمي الخبرة نسبيًا إلى قادة فعالين بشكل لا يصدق. خذ على سبيل المثال قوات مشاة البحرية. وتبلغ نسبة الضباط في هذه القوات ضابطًا إلى تسعة مقابل المجندين، ويتعين على مشاة البحرية الاعتماد بشكل كبير على القادة المؤقتين من صفوفهم. في أي لحظة، يجب أن يكون أحد الثمانية جاهزًا لتولي المسؤولية وقيادة فريق ناري مكون من ثلاثة رفاق. نجح الجيش في تحويل الأطفال العاديين في سن التاسعة عشرة إلى قادة فعالين. كيف يعمل؟

يتم تدريب المجندين بقوة وبقوة. كل يوم من الصباح إلى الليل لمدة ثلاثة عشر أسبوعًا في المعسكر التدريبي، يتم إخبار الوافدين الجدد بالضبط بما يجب عليهم فعله وكيفية القيام به، ويتم تتبع كل خطوة يتخذونها وتقييمها وتوثيقها. لا يتم تجاهل التحديات، وحتى أصغر المكافآت يجب الحصول عليها من خلال العمل الجاد، ولكن حتى بعد اكتمال الفترة الأولى من التدريب، يستمر هذا التوجيه العدواني والشامل والمدروس لمشاة البحرية يوميًا. عندما يتعلق الأمر بتدريب القادة الجدد، فإن قوات مشاة البحرية، كما هو الحال دائما، تكون منهجية بشكل لا يصدق. يتعلم مشاة البحرية تقنيات التوجيه. يتعلمون ضبط الطول الموجي لكل جندي، ومناقشة أنشطته معه باستمرار وإرشاده خطوة بخطوة حتى يتم تنفيذ المهام بشكل أفضل.

يتحمل القائد الجديد المسؤولية الكاملة عن الفريق. إنه يعرف بالضبط من وأين ولماذا ومتى وكيف يقوم بهذا العمل أو ذاك. لقد جعل توقعاته واضحة للغاية. يقوم بتتبع وقياس وتوثيق نتائج مرؤوسيه. إنه يحل المشاكل حيث يعتني قائد الفريق بجنوده. ونتيجة لذلك، غالباً ما يتبين أن الشخص العادي الذي يبلغ من العمر تسعة عشر عاماً هو مدير أفضل من العديد من المديرين التنفيذيين الذين يتمتعون بعقود من الخبرة المهنية.

قال لي أحد ضباط مشاة البحرية: "علينا أن نحصل على نتائج غير عادية من الناس العاديين". "والطريقة الوحيدة للقيام بذلك هي استخلاص تلك النتائج من كل شخص كل يوم من خلال العمل القيادي النشط الذي لا هوادة فيه على كل مستوى من التسلسل الهرمي."

يطلق مشاة البحرية على هذا اسم القيادة النشطة التي لا هوادة فيها. أنا أسميها التوجيه، وتعلم كيفية التحدث مثل رئيسك المرشد والحصول على نتائج غير عادية من كل موظف عادي.

© بروس تولجان. كونك الرئيس أمر جيد. - م: مان، إيفانوف وفيربر، 2016.
© نشرت بإذن الناشر

للوهلة الأولى قد يبدو أن عمل السكرتير لا يتطلب الكثير من الجهد. اجلس في غرفة الانتظار الخاصة بك، وقم بالرد على المكالمات، واكتب واطبع المستندات المختلفة، وقم بإعداد الشاي لرئيسك في العمل... لكن واجبات السكرتير لا تقتصر بأي حال من الأحوال على هذه الأشياء البسيطة. في الواقع، لديه مهمة بالغة الأهمية: فهو ينظم وقت المدير ويرسم جدول عمله. وأنت تعرف بالفعل مدى أهمية التخطيط للوقت بشكل صحيح.

وبالتالي فإن نشاط السكرتير الشخصي للرئيس يلعب دورا هاما في المنظمة، وبالتالي فإن السكرتير ليس آخر شخص في الشركة. السكرتير الجيد هو دائمًا محترف يثق به رئيسه مثله.

من أجل مناقشة مع المدير أي أسئلة مهمةيُنصح بالاتصال بالسكرتير أولاً. سيناقش الفصل التالي مدى أهمية التواصل مع مديرك المباشر قدر الإمكان. في هذه الحالة، بالطبع، لا يستحق كل مرة ترتيب لقاء معه من خلال السكرتير. ولكن عندما تحتاج إلى الاتصال بالسلطات العليا، فمن غير المرغوب فيه تجاوز هذه السلطة المهمة كسكرتير شخصي. والحقيقة أنه كلما ارتفع المنصب الذي يشغله الإنسان، زادت الواجبات عليه، وهذا لا يخفى على أحد. فالمسؤوليات أكثر، وبالتالي الوقت أقل ثمينة، فلا يجوز إزعاجه إلا في الأمور الجادة. لا أشك للحظة في أنك تلجأ إلى رؤسائك فقط في تلك الحالات عندما يكون لديك حقًا ما تقوله، وهذا أمر رائع. ولكن، كما يقولون، هذا ليس مكتوبا على جبينك، ومع ذلك فإن العديد من الموظفين يخطئون من خلال تشتيت المدير عن العمل وإبعاد الوقت الضئيل عنه، والذي تم جدولته بدقة بالفعل بالدقيقة. ولهذا السبب، يقع على عاتق السكرتير الشخصي واجب مهم آخر، يمكن وصفه بأنه عائق. في الواقع، غالبا ما يقرر السكرتير من يحدد موعدا مع الرأس، ومن لا. ومن هذا يمكن استخلاص عدة استنتاجات مفيدة.

أولاً، قم دائمًا بتقديم نفسك على الفور، واذكر بوضوح اسمك ومنصبك في المنظمة. إذا بدأت في التردد أو تمتمت بشيء غير مفهوم، فقد لا يكون لدى السكرتير أفكار إنسانية تجاهك.

ثانيا، حدد بوضوح الغرض من زيارتك للرأس، لأن السكرتير الشخصي له كل الحق في السؤال عن ذلك. لا توجد ارتجالات وعبارات مجردة في هذه الحالة، كما يقولون، "لن تنجح": بعد كل شيء، أنت تعلم بالفعل أنه يُسمح فقط للموظفين الذين يعرفون سبب ذهابهم إلى مكتبه برؤية رئيسهم.

ولكن ماذا تفعل عندما تعلم على وجه اليقين أنك ستطلب زيادة في راتبك أو منصبك الرسمي؟ أو ربما تريد أن تشتكي من زميلة تسمم حياتك بسلوكها، أو حتى - يا للرعب! - لمشرفك المباشر؟ طبعا هنا أبالغ قليلا، لكنك بالطبع فهمت المعنى العام لكلامي. لا ينبغي توضيح الغرض من الزيارة المتعلقة بمثل هذه القضايا الحساسة مباشرة للوزير. وفي هذه المناسبات، هناك صياغة مبسطة مثل "في مسألة شخصية". ومع ذلك، لا تسيء استخدام هذه الكلمات السحرية باستخدامها كثيرًا، وإلا فلن يُسمح لك برؤية رئيسك في يوم بعيد عن الكمال. استعد أيضًا لحقيقة أن القائد على الأرجح لن يقبلك على الفور في الأمور الشخصية. سيقوم سكرتيره بتسجيلك للحصول على موعد في وقت مناسب لرئيسك. وبطبيعة الحال، في تلك الحالات عندما يتعلق الأمر بما يسمى الحياة والموت، يجوز أن تسأل السكرتير حتى يستقبلك المدير في أسرع وقت ممكن. ضع في اعتبارك فقط أن مثل هذه الحالات تصنف على أنها غير عادية، وبالتالي ينبغي أن تحدث نادرا للغاية.

ثالثا، من المستحيل عدم ذكر ما يسمى بالعامل البشري. نعم، السكرتير الشخصي لمديرك ليس روبوتًا، بل هو شخص عادي لديه ما يحبه ويكرهه. بالطبع، هذا لا يمكن إلا أن يؤثر على موقفه تجاه هذا الموظف أو ذاك، على الرغم من حقيقة أن المحترف الحقيقي يسعى دائمًا لتحقيق أقصى قدر من الموضوعية. ويترتب على ذلك أنه كلما تعامل السكرتير الشخصي للمدير معك بشكل أفضل، كلما حصلت على فوائد أكثر: على سبيل المثال، سيختار السكرتير دائمًا ساعات استقبال مناسبة لك، سواء من حيث توفر الوقت أو من حيث مزاج إدارتك . في الحالات التي تحتاجها، يمكنه السماح لك بالمرور، كما يقولون، "بدون تقرير". لذلك، تعامل مع السكرتير باحترام؛ تأكد من معرفة اسمه وعائلته (سأخبرك لاحقًا عن سبب هذا) وحاول عمومًا إقامة علاقات ودية معه.

السكرتير هو الشخص الذي بحكم واجباته يتواصل كثيرًا مع المدير ويكون بشكل عام معه دائمًا عندما يكون في مكان عمله. وهذا يعني أنه درس جيدا شخصية وعادات رئيسه، وهذه المعلومات ليست ذات أهمية كبيرة. على سبيل المثال، يمكن للسكرتير الشخصي أن يلمح لك أو حتى يخبرك بالطبع سراً أنه في الوقت الحالي من الأفضل عدم الاقتراب من القائد، لأنه ليس في مزاج جيد أو أنه يعاني من صداع أو شيء من هذا القبيل. الذي - التي. بالإضافة إلى ذلك، نحن لا نذهب دائما إلى رئيسنا بأنفسنا، ويحدث أنه يتصل بنا. حتى لو كان السبب وراء ذلك غير معروف لك، إذا كانت لديك علاقة جيدة مع سكرتيرته الشخصية، فلن تنتظر طويلاً في حالة من عدم اليقين المستمر: على الأرجح، السكرتير على الأقل في حالة تأهب. بعبارات عامةسوف الخطوط العريضة للوضع بالنسبة لك. أوافق، عندما تتاح لك الفرصة للتعرف على نوايا القائد تجاهك مقدما، فهذا أمر رائع، لأنك تحصل على فرصة الاستعداد لكل ما يمكنك توقعه "على السجادة".

من المحتمل أن السكرتير لن يخبرك فقط عن مزاج رئيسك، بل سيقدم لك أيضًا بعض النصائح العملية حول كيفية التصرف في هذا الموقف، وهذا لصالحك فقط.

لذا ابتهج إذا كانت لديك علاقة ثقة مع السكرتير الشخصي لمديرك. كوني ممتنة له ولا تنسي علامات الاهتمام، حتى لو كانت رمزية بحتة، مثل الزهور أو الحلويات في الأعياد. تذكر أن الأشياء الصغيرة الممتعة ليست في الواقع أشياء صغيرة، لأنها تساعد في خلق جو ودي في العلاقات الإنسانية، وهذا مهم للغاية.

نقطة أساسية أخرى تتعلق بعلاقتك بالسكرتير الشخصي للرئيس. لا يزال تصرفه تجاهك لا يمنحك الحق في أن تطلب منه أي معلومات إضافية، بالإضافة إلى ما يراه ضروريًا لإخبارك به. كما هو الحال مع أي اتصال، من المهم عدم تجاوز الحدود المسموح بها: بعد كل شيء، فإن بيئة العمل لا تعني علاقات عمل وثيقة، ولكن رسمية بين الناس. وفي النهاية، لا يحق للسكرتير ببساطة الكشف عن أي معلومات. لا تتخذ من السكرتير الشخصي لرئيسك جاسوسًا لك في معسكر العدو. ولا تسمح لنفسك بأي حال من الأحوال بالإدلاء ببيانات مثل "نعم، لدي سكرتير رئيسنا - رجلي!" أمام زملائي. لن تقوم فقط بتدمير جو الثقة الموجود في علاقتك مع السكرتير بمثل هذه الكلمات، بل يمكنك أيضًا إيذاء أي شخص بشكل خطير. مثل هذا السلوك للسكرتير غير مرحب به من قبل الإدارة، ولسوء الحظ، في أي فريق عمل سيكون هناك بالتأكيد ثرثرة لن يفشلوا، بدافع الحسد، في لفت انتباه رئيسك في العمل إلى هذه الحقائق. لا تصبح مصدر مشاكل لشخص آخر! قدّر ما لديك، وستحصل على مكافأة تستحقها، مثل الاحترام والثقة.

كم للتواصل؟

سيتحدث هذا الفصل عن مدى حاجتك للتواصل مع مشرفك المباشر. بالطبع ستتواصل معه لبعض الوقت بغض النظر عن رغبتك أو عدم رغبتك. الآن أريد أن أتحدث عن عدد المرات التي يجب أن تظهر فيها مبادرتك في التواصل، بالإضافة إلى تلك الحالات عندما يعطي الرئيس أوامر لمرؤوسيه أو تقوم بإبلاغه عن العمل المنجز.

إذن ما مقدار ما تحتاجه للتواصل مع القائد - كثيرًا أم قليلاً؟ من الصعب الإجابة على هذا السؤال بشكل لا لبس فيه، لكنني أعتقد أنه في هذه الحالة، فإن مبدأ "كلما كان ذلك أفضل" في معظم الحالات لا يزال يبرر نفسه. بالطبع، لا ينبغي بأي حال من الأحوال أن تكون متطفلاً: فهذا لن يؤدي إلا إلى تهيج رئيسك في العمل. لذلك، في كل مرة اتبع رد فعله على مبادرتك: إذا تبين أنها سلبية، فعليك تأجيل المحادثة حتى المرة القادمة. ضع في اعتبارك أيضًا شخصية قائدك، لأنه يمكن أن يكون شخصًا منغلقًا وقليل الكلام، وشخصًا منفتحًا يحب التحدث. خطط لتواصلك معه انطلاقاً من هذه العوامل. بالمناسبة، فيما يتعلق بثقة المدير فيك: إذا كانت لديك هذه الثقة، فلن يكون من الأسهل عليك تقديم أفكارك الإبداعية إليه فحسب، بل أيضًا إقناعه بفوائدها للمؤسسة.

نصيحة: لا تحاول التواصل إذا رأيت أن رئيسك ليس على ما يرام أو في حالة مزاجية سيئة. بعد كل شيء، نحن جميعًا بشر، ونمر جميعًا بأيام لا نريد فيها رؤية أي شخص، ومديرك ليس استثناءً بهذا المعنى.

قبل اتخاذ مبادرة الاتصال، فكر فيما إذا كان لدى مديرك حاليًا وقت فراغ للدردشة معك. لا تنس أن وقته يساوي وزنه ذهباً، وبالمناسبة، وقتك أيضاً.

ومع ذلك، لماذا يجب عليك التواصل مع القائد قدر الإمكان؟ أولا، تأثير الإعلان يعمل هنا. تعتمد جميع الإعلانات على اللحظة النفسية التالية: يطور الناس حتماً التعاطف والثقة بما هو موجود دائمًا في مجال رؤيتهم. وكلما تواصلت مع رئيسك في كثير من الأحيان، كلما كنت أمامه في كثير من الأحيان. من خلال الاستمرار في إجراء موازاة مع الإعلان، سألاحظ أن هدفها الرئيسي هو تقديم العنصر المعلن عنه في الضوء الأكثر ملاءمة. والتواصل مع القائد فرصة عظيمة لك لتظهر له كل نقاط قوتك وقدراتك ونقاط قوتك.

ثانياً، التواصل المتكرر مع القائد يمنحك فرصة للتعرف على شخصيته جيداً، وسأخبرك عن سبب ضرورة ذلك في فصل "من المفيد أن نتعرف على بعضنا البعض بشكل أفضل".

ثالثًا، أي مبادرة للاتصالات القادمة منك هي في المقام الأول مظهر من مظاهر الاهتمام برئيسك في العمل وبالتالي التأكيد على أهميته في نظرك. في هذه العبارة المربكة للوهلة الأولى، هناك معنى بسيط: بعد كل شيء، إذا كنت ترغب في التواصل مع شخص ما، فإن شخصيته وأفكاره تهمك، ومثل هذا الرأي لقائدك هو فقط لك ميزة.

أخيرًا، كل شخص يشغل منصبًا إداريًا قد حقق نجاحات معينة في هذه الحياة، وقد تحدثنا أنا وأنت أكثر من مرة عن مدى أهمية التواصل مع الأشخاص الناجحين. في الواقع، التواصل مع رئيسك يمكن أن يجلب لك فوائد عظيمة: ستتاح لك الفرصة لتعلم الكثير منه. بالطبع، للاستفادة من التواصل مع القائد، عليك أن تتحدث أقل وتستمع أكثر.

لقد أدركت إذن فوائد التواصل المتكرر مع رئيسك. دعونا الآن نحدد له مجموعة من المواضيع، لأنه لا يوجد شيء أسوأ من المحادثات الفارغة التي لا معنى لها، وإلى جانب ذلك، لن تحقق أي شيء معهم. من الواضح أن الجزء الرئيسي من تواصلك مع المدير يجب أن يكون متعلقًا بتوضيح الأمور المتعلقة بالعمل. ولكن حتى هنا هناك بعض الخصائص.

بالطبع، كلما كنت مهتما برأي القائد وتطلب منه النصيحة، كان ذلك أفضل، لأنك من خلال القيام بذلك تظهر له السلطة الكبيرة التي يتمتع بها في عينيك. لذلك، لا تظهر الخجل المفرط ولا تتردد في طرح الأسئلة على رئيسك. بالمناسبة، تزيد هذه المشاورات بشكل كبير من فرصك في أداء المهمة بشكل أفضل من زملائك الآخرين الذين لا يريدون التحدث بشكل إضافي مع رئيسهم ومعرفة اللحظات غير الواضحة تمامًا لأنفسهم. أو ربما هم كسالى جدًا للقيام بذلك. الأسباب ليست مهمة هنا، فقط النتيجة النهائية هي التي تهم. ومع ذلك، يجب أن يكون تواصلك بشأن المواضيع المهنية ذا معنى، لذا لا تفكر في الكمية فحسب، بل في الجودة أيضًا.

سيكون من الجيد جدًا أن يتضمن تواصلك مع القائد مجاملات دقيقة ومدروسة. على صفحات هذا الكتاب سنتحدث عما يجب أن يكونوا عليه، لكن في الوقت الحالي سألاحظ فقط مدى أهمية الإعجاب الصادق برئيسي في عملية التواصل وإظهاره بكل طريقة ممكنة كم هو ممتع عليك أن تعمل تحت إشراف مثل هذا الشخص الحكيم وبعيد النظر والمتخصص الممتاز في منطقتك.

وبضع كلمات أخرى عن مجاملات الرأس. ويمكن تحقيق تأثير كبير من خلال ما يسمى بمقارنة الإطراء، على سبيل المثال: "(كنت سأحل هذه المشكلة لمدة ساعتين، وأنت تعاملت معها في خمس دقائق!"). لا أحد يشجعك على التقليل من شأن نفسك علانية، ولا ينبغي القيام بذلك، ومثل هذه المجاملات تعطي نتائج ممتازة.

مما لا شك فيه أنك عندما تتواصل كثيرًا مع قائدك فإن ذلك يساهم في التقارب معه، لكن لكل شيء حدوده الخاصة، ومن غير المرغوب فيه للغاية تجاوزها. لذا فإن التقارب مع رئيسك لا يعني أنه يمكنك تحمل استخدام نغمة مألوفة في التواصل معه. على العكس من ذلك، لا ينبغي السماح بالألفة بأي حال من الأحوال، لأنه لا يوجد شيء غير سار لأي قائد. حتى لو كان رئيسك لا يفضل أسلوبًا استبداديًا، بل أسلوبًا ديمقراطيًا في التواصل مع مرؤوسيه، فهذا ليس سببًا لتصبح وقحا عند التحدث معه. قدّر حقيقة أن رئيسك يحترمك ويستجيب له بنفس الاحترام. على سبيل المثال، عندما ترى رئيسك في العمل الليلة السابقة في أحد المطاعم، لا تغمزه في صباح اليوم التالي بنظرة معرفة وتسأله: "حسنًا، كيف مشيت؟" ويبدو أنني الآن أتحدث عن حقائق واضحة، لكن الكثيرين لا يريدون أن يفهموا ذلك، فلا تقتدوا بمثال سيء.

ما هي الأمور غير المتعلقة بالعمل والتي من المقبول التحدث عنها مع مديرك؟ هناك خيارات قليلة هنا: حول الطقس، حول صحة أفراد الأسرة، وربما، حول بعض الأخبار السياسية. لا أنصحك بالحديث عن أمراضك، لأنك تعلم أنه لا أحد يحتاج إلى موظفين مرضى. أيضًا، لا تبدأ محادثات حول حياتك الشخصية أو تناقش المشاكل العائلية مع رئيسك في العمل: رئيسك لا يشغل منصب طبيب نفساني، وبيئة العمل ليست الوقت أو المكان المناسب لهذا النوع من الكشف. من خلال تدفقاتك، لا تُظهر موقفًا جيدًا تجاه رئيسك، ولكن ببساطة تضع الشخص في موقف حرج.

مع مراعاة هذه القواعد البسيطة، سيكون رئيسك دائما سعيدا بإخلاص بالتواصل مرة أخرى مع مثل هذا اللباقة و شخص مثير للاهتمام، كيف حالك. حسنًا، أنت بدورك ستحصل على الثقة والتصرف من جانبه!

الدافع من الأسفل

لقد اعتدنا جميعًا على التحفيز من أعلى، أي على هذا التحفيز الذي تقوم به قيادتنا. وبناءً على ذلك، فإن الدافع من الأسفل هو نوع من التحفيز الذي تقوم من خلاله أنت، أي أحد المرؤوسين، بتحفيز رئيسك في العمل. نعم لا تتفاجأ فهذا ممكن أيضًا. الدافع من الأسفل له تأثير إيجابي على عمل الفريق بأكمله، لذلك يستحق تنفيذه. تسألني ما يجب القيام به لهذا الغرض. سنتحدث عن هذا معك الآن.

يمكن اعتبار أحد أشكال التحفيز أدناه عرض أفكارك وخططك ومشاريعك للإدارة، لأن الأفكار الجديدة وغير المبتذلة والمعقولة ستجعل رئيسك يفكر بالتأكيد، وعلى الأرجح، يتخذ بعض الإجراءات من أجل تحقيقها الي الحياة. بالطبع، لكي يحدث هذا، يجب أن تدرس أفكارك بعناية، لذلك سيتعين عليك العمل الجاد، لكن لا تتردد: لن تجعل المكافأة تنتظر نفسها. ولكن عند تقديم طرق وأساليب عمل جديدة محسنة، لا تقم بأي حال من الأحوال بتوبيخ الطرق والأساليب القديمة، لأن مديرك قد يعتقد أنك تعتبره شخصًا غير كفء، لكن هل تحتاجه؟

لذا قل فقط أنه باستخدام فكرتك، سيستمر العمل بشكل أسرع وأكثر اقتصادا، وسيحقق نتائج أفضل، في حين لا يصف بالتفصيل أوجه القصور في التقنيات السابقة. قم بإعطاء أرقام وحقائق محددة على الفور، لأن الصياغات الغامضة، غير المدعومة بالأدلة، غير قادرة على دفع أي شخص إلى العمل.

بشكل عام، كن حذرًا عند تقديم أي اقتراح جديد تعتقد أنه يمكن أن يحسن سير عملك، حتى لا ينتهي بك الأمر في موقف محرج. على سبيل المثال، لاحظت منذ فترة طويلة أن برنامج الكمبيوتر المستخدم في المنظمة قديم، علاوة على ذلك، فأنت تعرف عن وجود إصدارات جديدة. فماذا، يركض إلى القيادة لإعلان ذلك؟ لا، أولا تحتاج إلى التحقق من كل شيء بشكل صحيح. من الممكن أن الإصدارات الجديدة من هذا البرنامج لم يتم تطويرها بالكامل بعد، وبصراحة، بلغة الكمبيوتر، هي "عربات التي تجرها الدواب"، وتجميد وتؤدي بشكل عام إلى خلل في أجهزة الكمبيوتر. في النهاية، ستظل مخطئًا. بالمناسبة، ما ورد أعلاه ينطبق على مشاريعك الخاصة. أرسل فقط هذه الأفكار التي يمكنك من خلالها التأكد من أنها لن "تتجمد" في أي مرحلة من مراحل تنفيذها.

هناك طريقة أخرى لتحفيز قائدك وهي اتباع أوامره، قبله بقليل. كيفية تطبيق ذلك، أنت تعرف بالفعل - يجب عليك دائمًا أن تفعل شيئًا في العمل يتجاوز ما هو مدرج في واجباتك. من خلال القيام بعمل إضافي، من الطبيعي أن تتقدم بخطوة واحدة. للحصول على التأثير الكامل للتحفيز، يجب عليك بالتأكيد إظهار تقدمك لرئيسك في العمل. التواضع المفرط هنا ليس فقط غير مناسب، بل يمكن أن يلعب دورا ضارا. أنت بالفعل على دراية بالمبدأ الذهبي المتمثل في "افعل الكثير واطلب القليل"، ولكن اتباعه لا يعني إخفاء إنجازاتك عن الإدارة. على العكس من ذلك، يتم التعبير عن الدافع من الأسفل تقريبًا في السلوك التالي: بعد الاستماع إلى قائمة المهام من رئيسك، قل بسعادة: "إيفان إيفانوفيتش، لقد فعلت هذا وذاك بالفعل. لذا من فضلك قل لي ما الذي يجب أن أفعله هذا الأسبوع، إلى جانب ما ذكرته بالفعل. لن يتفاجأ مديرك بسرور باجتهادك فحسب، بل سيكون هذا الأخير بمثابة حافز ممتاز له. يمكنك أيضًا إخباره بالعمل الذي تم إنجازه قبل أن يهتم به. فقط مع مثل هذه المحادثة، لا ينبغي أن يعبر مظهرك عن نفاد الصبر، ولا ينبغي قراءة الأفكار من وجهك، مثل "هذا هو ما أنا عليه زميل جيد - لقد فعلت كل شيء بالفعل أثناء اختيارك هناك!". احترم دائمًا أوامر قيادتك، حتى لو كنت تعتقد أنها خاطئة إلى حد ما.

أنت تعرف بالفعل مدى أهمية التشاور مع رئيسك في العمل مع تقدم العمل. ومع ذلك، ضع في اعتبارك أنه إذا قمت بمراجعة كل تافه معه، فلن يسبب له أي شيء سوى الانزعاج، لأنك بهذه الإجراءات تأخذ منه وقتًا ثمينًا. لذا، إذا كنت ترغب في تحفيز رئيسك في العمل من خلال إنجاز المهمة في وقت مبكر، فلا تركض بأسرع ما يمكن مع كل خطوة صغيرة. من أجل التحفيز، اعرض فقط الجزء النهائي من العمل على انتباهه.

أريد فقط أن أحذرك من الاستقلال المفرط في العمل. أولاً، عندما تتولى أي مشروع مسؤول دون التشاور أولاً مع مشرفك، فهناك تهديد حقيقي بأنك ستفعل شيئاً غير صحيح تماماً (أقول هذا مع كل الاحترام لقدراتك ومواهبك). في هذه الحالة، سيكون رئيسك، بعبارة ملطفة، غير سعيد. بالطبع، عليك أن تؤمن بنفسك، ولكن في نفس الوقت تقيم قدراتك بشكل مناسب. ثانيا، من المحتمل جدًا أن رئيسك في العمل لن يحب هذا النوع من المبادرات، لأنه سيقرر أنك لا تأخذه في الاعتبار على الإطلاق، وهذا الرأي بدوره سيؤثر سلبًا على موقفه تجاهك. مهما قال المرء فهو القائد وأنت مرؤوسه ولا يجوز بأي حال من الأحوال انتهاك التبعية. بالإضافة إلى ذلك، فقط الشخص الذي يتمتع باحترامه وثقته يمكنه تحفيز أي شخص.

نقطة أخرى مهمة. الطريقة الوحيدة لتحفيز المدير هي القيام بالعمل الذي يتم إنجازه في أسرع وقت ممكن. كما تقول الحكمة الشعبية، أخذ الساحبة - لا تقل أنها ليست ثقيلة. ثقتي بأنك إنسان مجتهد ومجتهد ليس لها حدود، فالكسل أو عدم الرغبة في العمل ليس عائقاً أمامك. في طريقك، قد ينشأ فخ آخر، في الواقع، لا يقل خطورة - الكمال، أي الرغبة في التحقق من كل التفاصيل عدة مرات. من الواضح أن دوافع هذه الظاهرة نبيلة - فأنت تسعى جاهدة للقيام بعملك على أفضل وجه وبأكبر قدر ممكن من الدقة، إلا أن النتائج للأسف سلبية: سيقرر المدير ببساطة أنك بطيء، وسأفعل ذلك بشكل عام التزم الصمت بشأن نتائج هذا "الدافع". لذلك قم بعملك بسرعة.

ربما لا يخفى على أحد أن نجاحات الآخرين تؤذيهم، وأحيانًا كثيرًا. بالحديث عن هذا، لا أقصد الحسد الأسود، بل أقصد المنافسة الصحية، والتي، كما تعلمون، يمكن أن تلهم الإنسان لتحقيق تقدم كبير في العمل. أنا لا أحثك ​​على الإطلاق على التنافس مع رئيسك في العمل: يبدو لي أن هذا حقيقي بعض الشيء، علاوة على ذلك، تمرين غير ضروري على الإطلاق. لكن أن تسأل كيف تسير الأمور في منظمة منافسة، خاصة إذا كانت لديك مثل هذه الفرصة، فربما يكون الأمر يستحق ذلك. ثم عليك أن تقدم بعناية نجاحات المنافسين لرئيسك: مثل هذه الحقائق تحفزه بشكل كبير. فقط لا تقدم المعلومات التي تم الحصول عليها بهذه الطريقة: كل شيء على ما يرام معهم، وكل شيء سيء معنا، لأنه لن يؤدي إلا إلى نتائج سلبية.

لكن الدافع من الأسفل لا يقتصر على ذلك المجال المهني، إنه ضروري أيضًا في أمور مثل تحسين ظروف العمل ورفع الأجور ونمو حياتك المهنية. ما هي فرص نجاحك هنا؟ بالطبع، لا يمكن ضمان أي شيء، لأن العمل الناجح في القسم شيء واحد، والآخر هو الرفاهية الشخصية للموظفين. بالطبع، يرى القائد بعيد النظر وجود صلة بين هذه الظروف، لأنه يفهم أن الناس لا يستطيعون العمل بشكل منتج، ويعيشون في ظروف سيئة وحتى يحصلون على مكافأة فلسا واحدا مقابل عملهم، ولكن ... ومع ذلك، فإن الأمر يستحق المحاولة. الطريق الذي يجب أن تخصصه لنفسك هو محاولات الضغط على الشفقة، أي التذمر والتعبير الصريح عن السخط. حاول تحفيز رئيسك في العمل بالثناء. على سبيل المثال، أمر بوضع شاشات واقية على شاشات الكمبيوتر. تأكد من إخباره كم هو رائع، أخبره أن عينيك لا تتعب الآن، وأصبحت أكثر نجاحا. من المؤكد أن رئيسك سوف يزدهر ويريد أن يفعل شيئًا آخر لمثل هذا المرؤوس الممتن. أما بالنسبة لرفع الرواتب والارتقاء في السلم الوظيفي، فلا يوجد سوى طريقة واحدة لتحفيزهم - وهي العمل الجاد. تذكر أنه عليك أن تفعل الكثير وأن تطلب القليل، وبعد ذلك لن تذهب جهودك دون مكافأة.

من المهم أن نتذكر الدافع على المستوى النفسي أيضًا. إبلاغ رئيسك بنتائج العمل المنجز بنظرة مرحة ومبهجة، يجب أن تشع بالحماس والطاقة والتفاؤل حتى تصيب قائدك بهذه الصفات. أظهر الحماس الصادق للعمل. تذكر أن تعطشك للنشاط يمكن أن يلهم الأشخاص من حولك ويلهمهم لمآثر العمل، ورئيسك ليس استثناءً بهذا المعنى!

التواصل الفعال

ليس هناك شك في أن أي معلومات يجب أن تكون قادرة على تقديم. حتى الفكرة الأكثر روعة لن تقدرها إدارتك إذا تمتمت بها تحت أنفاسك أو علقت في تفاصيل غير مهمة، لأنه، كما تعلم، يصبح الماس ألماسًا متلألئًا بعد قطعه بعناية. ومن هنا الاستنتاج: أي معلومات تريد تقديمها إلى رئيسك في العمل (أو زملائك)، سواء كانت تقريرًا عن العمل المنجز أو عرضًا تقديميًا أو أفكارك الإبداعية، يجب معالجتها، وليست "خامًا"، وعندها فقط ستكون كذلك ينظر إليها بشكل مناسب. بالطبع، هناك مواقف يتعين عليك فيها تقديم بعض المعلومات بشكل عفوي، ولكن في معظم الحالات، يكون لديك الوقت، وإن كان قصيرًا، لإعداد خطابك. ما هو مفتاح النجاح عند تقديم أي معلومات؟

أولاً، يجب عليك إتقان المواد الخاصة بك إلى حد الكمال. يبدو أن هذه حقيقة مشتركة، ولكن لماذا يهملها الكثير من الناس؟ عندما لا تفهم تمامًا ما الذي ستتحدث عنه بالضبط، يمكنك أن تضل، وتتشوش، ولا يمكنك التفكير في أي شيء أسوأ من ذلك. لمنع حدوث ذلك لك، اكتب دائمًا نص خطابك المقترح. نعم، الخطب، لأن تقديم المعلومات، في الواقع، هو في الواقع، خاصة في البداية، مونولوج مستمر تقريبًا. من خلال تدوين أفكارك على الورق، فإنك تتجنب خطر فقدان شيء ما. بالإضافة إلى ذلك، تساعد الكتابة في تنظيم أفكارك. بعد أن تكتب لنفسك نص الخطاب، قم بإبراز النقاط الرئيسية والثانوية فيه. لا تنس أن كل أطروحة (أي فكرة رئيسية) يجب أن يتبعها واحد أو أكثر من الحجج (أي دليل على فكرتك). قرر الترتيب الذي ستقدم به معلوماتك. وفي الوقت نفسه، الأكثر معلومات مهمةأنصحك أن تأخذه إلى بداية الخطاب. لماذا تسأل. وهذا ما يفسره ما يسمى بقانون نفاد الصبر التدريجي للمستمعين. جوهرها هو كما يلي: المزيد من الناسيتكلم، كلما قل الاستماع إليه. ينظر المستمعون إلى الدقائق العشر الأولى من الأداء على أنها 10 دقائق، والثانية على أنها 20 دقيقة، والثالثة بشكل عام على أنها 30 دقيقة! ولذلك فإن الوقت الأمثل للعرض هو حوالي عشر دقائق. إذا كان العرض التقديمي الخاص بك هو ل كمية كبيرةالوقت، ضع كل النقاط المهمة في البداية.

يجب أن تكون المعلومات التي تقدمها واضحة وموجزة للجمهور. تجنب عدم الدقة والصياغة الغامضة (بالمناسبة، عند إصلاح نص الخطاب على الورق، تختفي هذه المشكلة من تلقاء نفسها). ناهيك عن حقيقة أنه لن يتم التعرف على معلوماتك، بل ستسرق ببساطة وقتًا ثمينًا منك ومن مستمعيك. بالإضافة إلى ذلك، فإن الشخص الذي لا يعرف حقا ما يعنيه يسبب تهيجا كبيرا.

أحد مبادئ العرض الفعال للمعلومات هو الرؤية (على سبيل المثال، العرض التقديمي يعتمد بشكل عام عليها). ومع ذلك، لديك الفرصة لاستخدام هذا المبدأ الرائع في حالات أخرى، على سبيل المثال، عندما تقوم بإعداد تقرير عن العمل المنجز. السر بسيط: استخدم دائمًا أرقامًا وحقائق محددة. على سبيل المثال، بدلًا من قول "لقد تحسن أدائنا الاقتصادي مؤخرًا"، قل "في آخر (العام، الشهر، الربع)، نما أدائنا الاقتصادي في هذه المجالات بنسبة كبيرة جدًا". الجملة الأولى لا تقول شيئًا بشكل أساسي، بينما الجملة الثانية تعطي معلومات شاملة. من الواضح أنه سيتعين عليك العمل بجد، وجمع وتحليل الأرقام والحقائق المختلفة، ومع ذلك، فإن تأثير مثل هذا الخطاب سيكون أعلى بشكل لا يضاهى من "غرفة الحديث" المجردة.

من المهم جدًا استخدام حجج محددة في حالة رغبتك في دفع أفكارك، على سبيل المثال، لتحسين أساليب العمل. يجب أن تكون استنتاجاتك مبنية على أساس متين، وتخمينات وافتراضات مبنية على أنه لا أحد يعرف ما هو غير الجيد هنا. ولكي يؤمن مديرك بفائدة أفكارك للمؤسسة، أظهر له هذه الفائدة بالنسب والحقائق. بالمناسبة، في هذه الحالة، من المقبول أيضًا استخدام المخططات والرسومات المرئية.

لذلك، لقد فكرت بعناية في نص خطابك المقترح وكتبته على الورق، وهذا يمثل 30٪ من النجاح. أما الـ 70% المتبقية فهي كيفية تقديم المعلومات لفظيًا. ما هي النقاط التي يجب مراعاتها هنا؟

ليس سراً أنه لا يمكنك إثارة إعجاب المستمعين بمجرد قراءة قطعة من الورق. لقد تعلمنا جميعًا القراءة في الصف الأول، لكن القدرة على سرد القصص تستغرق وقتًا أطول بكثير للتعلم. لا تخف، لا يوجد شيء معقد هنا، فقط اتبع بعض النصائح. أولاً: حفظ النص قريب جداً من القراءة الابتدائية. يمكنك حفظ النص، ولكن تخيل ما سيحدث إذا تم طرح سؤال أثناء الخطاب. الجواب لا لبس فيه: سوف تفقد عقلك ببساطة. لذلك، يجب إعادة سرد النص المكتوب عدة مرات، عندها فقط ستشعر بالثقة. التحدث بثقة عند التحدث: يجب أن تتحدث دون أن تشك في صحة كلامك، وإلا فلن تتمكن من إقناع أي شخص بأي شيء. إذا كنت تتمتم تحت أنفاسك أو تتلعثم، فإن التأثير بأكمله سوف يذهب هباءً.

القاعدة الثانية: لا ينبغي أن يكون كلامك رتيبًا، فيشعرك بالملل، وفي الحالات المهملة بشكل خاص، يهدئك تمامًا. ولذلك يجب أن يكون الأداء عاطفيا. لكن لا تنسوا في الوقت نفسه أن كل شيء جيد باعتدال. استخدم الإيماءات المناسبة، والتي سيتم مناقشتها في فصل التواصل غير اللفظي.

إذا أتيحت لك مثل هذه الفرصة، فاختر أفضل وقت لإلقاء خطابك، لأن إدراك الجمهور لكلماتك (وفي حالتنا من قبل القائد) لا يعتمد فقط على مدى جودة تقديم المعلومات، ولكن أيضًا على الحالة. من الأخير. بمعنى آخر، إذا كان مديرك مثلاً يعاني من ألم في الأسنان أو فقط مزاج سيئ، لا يستحق عرض أفكارك عليه في الوقت الحالي. اختر وقتًا آخر أكثر ملاءمة. بالمناسبة، عند اختيار الوقت لتقديم معلوماتك، فكر فيما إذا كان هذا الوقت كافيًا للاستماع إليك بعناية من رئيسك في العمل؟ المعلومات المقدمة أثناء التنقل، أو حتى أثناء الهروب، لا يتم إدراكها إلا بشكل جزئي في أحسن الأحوال، ولا يتم إدراكها على الإطلاق بشكل عام.

وبعض النصائح العملية حول كيفية التعبير عن نص الخطاب. ما هي التقنيات التي ينبغي استخدامها لتقديم المعلومات بشكل أكثر فعالية؟

أولاً، ركز دائمًا على الكلمات المهمة ومجموعات الكلمات. لقد كتبت بالفعل نص الخطاب، لذلك سيكون من السهل عليك العثور عليه وإبرازه. لكن حتى لو كان أدائك عفوياً، إذ لم يكن لديك الوقت والفرصة لذلك التدريب قبل، يمكنك بسهولة العثور على الكلمات الرئيسية في كل عبارة. قم بإبرازها بصوتك: تغيير النغمة سيجعل الشخص يقظًا ويستمع إليك بعناية خاصة، مما يؤدي في النهاية إلى تحسين إدراك المستمع (أو المستمعين).

ولكن من الضروري تغيير ليس فقط Timbre الصوت، ولكن أيضا وتيرة الكلام. إن تغيير الوتيرة سيعطي خطابك تعبيرًا وينقذه من الرتابة (لقد تحدثنا بالفعل عن مخاطر هذه الظاهرة). يوجد النمط التالي هنا: تلك الكلمات التي تعتبرها الأكثر أهمية في حديثك يجب أن يتم نطقها بشكل أبطأ مقارنة بالباقي. لذا عليك التركيز عليهم مرة أخرى.

ثالثًا، تأكد من التوقف قبل وبعد الأفكار أو الكلمات المهمة. باستخدام هذه التقنية، ستلفت انتباه الجمهور إليهم، لأن التوقف في الكلام قبل عرض الفكرة يجعلك تركز. والتوقف بعد ذلك يمنح المستمعين الفرصة للتفكير بعناية أكبر فيما سمعوه للتو. وبالتالي، فإن الأطروحات، المؤطرة بتوقف مؤقت، يتم إيداعها بشكل أفضل في ذاكرتهم ووعيهم.

وأخيرًا النصيحة الأخيرة وربما الأهم في هذا الشأن. لكي يكون خطابك ناجحًا، ويكون عرض المعلومات الواردة فيه فعالًا، عليك أن تضع روحك في ما تقوله. هذه الفكرة في حد ذاتها ليست جديدة، لا بد أنك سمعت عنها مرات عديدة قبل قراءة هذه السطور. الآن اسأل نفسك السؤال: هل تتبع دائمًا هذا المبدأ الذهبي حقًا؟ وتسأل ماذا يعني أن تستثمر روحك. نعم، للوهلة الأولى تبدو هذه التوصية مجردة وربما عديمة الفائدة. ولكن في الواقع، بالإضافة إلى استخدام التقنيات العملية، تحتاج إلى تقديم أي معلومات بحماس، بإيمان بما تتحدث عنه، والتحدث بمشاعر، وليس تلقائيًا. ليس من الصعب القيام بذلك، لأن محتوى أي خطاب هو، أولا وقبل كل شيء، أفكارك، واستنتاجاتك، حتى لو ذكرت وجهة نظر شخص آخر أو حقائق معروفة بشكل عام للوهلة الأولى. تحدث بروحك وسيكون تأثير المعلومات التي تقدمها مئة بالمئة!

بناء رسالة

لا، في هذا الفصل لن نتحدث عن الرسائل القصيرة والبريد الإلكتروني والتسجيلات على جهاز الرد الآلي (بتعبير أدق، ليس فقط عنها). أنا وأنت سنفهم أي بيان أو خطاب على أنه رسالة. في الواقع، فكروا في الأمر، لأننا نتحدث عندما نريد إيصال شيء ما إلى مستمعينا. يبدو أن أي رسالة يتم بناؤها بشكل عفوي: ينشأ الفكر في الرأس، ثم يلبس بالكلمات وينطق. أو نقوم لاحقا بمعالجة الفكر الذي نشأ، ولكن بعد ذلك فقط. كل هذه العمليات المعقدة للغاية تحدث بسرعة، في أجزاء من الثانية. في الأساس، نحن نفكر في محتوى ما نريد أن نقوله، ويأتي الشكل كما لو كان في حد ذاته. وهذا صحيح جزئيًا، لأن العديد من النماذج النحوية للجمل والعبارات والعبارات مدمجة في أذهاننا. لكن حاول نطقها بطريقة مألوفة. لغة اجنبيةبعض الاقتراحات. سوف تحتاج إلى المزيد من الوقت، لأن الهياكل النحوية لهذه اللغة ليست موجودة في عقلك في البداية. لذلك من الرائع أن يكون لدينا الكثير في أذهاننا، وإلا تخيل كيف سيكون الأمر إذا بنينا كل عبارة من جديد! ومع ذلك، يجب معالجة بعض البيانات، ليس فقط كتابيًا، ولكن أيضًا شفهيًا، حتى يتم فهمها بشكل صحيح. ولكن على هذا، في التحليل النهائي، يعتمد نجاح التواصل. لقد تحدثنا جزئيًا عن هذا في الفصل "العرض الفعال للمعلومات"، والآن دعونا نتناول بعض التفاصيل. لا تقلق، لا يوجد شيء معقد هنا، ولكن الفوائد واضحة: من خلال تعلم كيفية بناء رسائلك بشكل صحيح، ستحقق الكثير.

كما تعلم، يشارك شخصان على الأقل في التواصل - المتحدث والمستمع. وبطريقة أخرى، يطلق عليهم أيضًا اسم المرسل (الشخص الذي ينقل الرسالة) والمرسل إليه (الشخص الذي يدرك هذه الرسالة). علاوة على ذلك، لا يمكن لشخص واحد فقط، بل لعدة أشخاص، وحتى العديد منهم، أن يقوموا بدور المرسل إليه. على سبيل المثال، عندما تقول شيئًا لعدة زملاء، يكون المستمعون لديك أكثر من شخص واحد. سننظر في مسألة بناء الرسائل بشكل رئيسي من موقف المتحدث.

أي رسالة لا تبدأ على الإطلاق من اللحظة التي فتحت فيها فمك وبدأت في التحدث. أولاً، تنشأ نية لقول شيء ما في ذهن المتحدث. ثم يتم التعبير عن الفكرة بالكلمات ونطقها - هذا التسلسل مألوف لك بالفعل. ولكن ما هو غرض مرسل الرسالة؟ يريد من المستمع أن يدرك كلماته بشكل مناسب ويفهمها بشكل صحيح. وما هي الاستنتاجات التي يمكن استخلاصها لنفسك من هنا؟ في سيكولوجية الاتصال هناك شيء مثل التوجه نحو المرسل إليه. بمعنى آخر، عند بناء رسالة، يجب أن تأخذ في الاعتبار شخصية محاورك، عمره، مستوى المعرفة، المنصب، المهنة. الكلمات التي تستخدمها مهمة جدا. لا تعقد كلامك، لا تستخدم الكلمات، معناها، كما تعلم، لا يعرف محاورك ببساطة. بالمناسبة، هذا ينطبق في المقام الأول على الكلمات المهنية. غالبًا ما تجمع الحاجة إلى التواصل في العمل بين ممثلي المهن المختلفة، ولنفترض أن المدير المالي قد لا يعرف الكثير من الكلمات والتعبيرات المتعلقة بتفاصيل مدير العلاقات العامة. ومع ذلك، عليهم أن يتفقوا. تذكر أنه يمكن التعبير عن محتوى واحد في عدة أشكال، ما عليك سوى اختيار المحتوى الأكثر فهمًا للمرسل إليه. يعتبر الأطباء قدوة جيدة: ففي معظم الحالات، يمكنهم دائمًا شرح التشخيص والعلاج لمرضاهم دون اللجوء إلى المصطلحات الطبية.

الشرط الثاني للفهم الصحيح لرسالتك هو استخدام ألفاظ دقيقة لا تسمح بتفسيرات أخرى. بالمناسبة، هذا مهم بشكل خاص للتواصل التجاري، لذا قم ببناء رسائلك بشكل واضح وواضح واقتصادي، لأن الوقت في عالم الأعمال شيء ثمين للغاية. لا تستخدم هياكل معقدة للغاية ومزخرفة، نموذجية للكلام الفني: في الاتصالات التجارية، فإنها تجعل من الصعب فهمها، ويمكن أن تسبب الحيرة وحتى تهيج محاورك. لكن لا يستحق النزول إلى مستوى "حسنًا، باختصار ..."، بالطبع.

يمكنك الاعتراض علي: اقرأ مستندات العمل، بكل رغبتك، لا يمكن وصفها بأنها بسيطة وغير معقدة. نعم، هذا صحيح، لأنه في مثل هذه الوثائق من الضروري أن تعكس كل التفاصيل الصغيرة حتى لا يغيب عن بالنا أي شيء. ومع ذلك، لا ننسى الفرق في تصور الكلام المكتوب والشفوي. من الصعب جدًا إدراك الإنشاءات المعقدة عن طريق الأذن: ضع ذلك في الاعتبار عند إنشاء رسائلك.

يعتمد الكثير على الموقف الذي تتم فيه اتصالاتنا. من الواضح أننا نتحدث مع أصدقائنا بشكل مختلف عما نتحدث مع زملائنا. نعم، النغمة الرئيسية للتواصل في العمل هي الرسمية. ومع ذلك، هناك مواقف مختلفة في بيئة العمل: هناك شيء واحد، إذا كنت تتحدث مع زميلك في وقت الغداء أثناء تناول فنجان من القهوة، وآخر تمامًا إذا كنت في اجتماع في مكتب المدير. إن الخط الفاصل بين التواصل الرسمي وشبه الرسمي (في رأيي، أسلوب التواصل غير الرسمي للغاية، حتى مع الزملاء، في المكتب بالكاد مقبول؛ وأعتقد أنك تتفق معي في هذه المسألة) رفيع للغاية، ولهذا السبب من السهل جدًا عبورها دون ملاحظة هذا التحول. ومع ذلك، فإن انتهاك حدود المسموح به أمر غير مرغوب فيه للغاية، لذا انتبه لنفسك. مع من تتواصل معه، اختر بعناية الكلمات والتجويد والإيماءات المناسبة لهذه المناسبة. نصيحتي لك: إذا كنت تشك في أسلوب الاتصال - الرسمي أو شبه الرسمي - الذي يجب استخدامه في موقف معين، فاختر الأسلوب الرسمي - حتى لا تخطئ، ولن تبدو رسائلك في غير محلها.

وبضع كلمات أخرى حول التواصل شبه الرسمي. كما تعلمون، يمكن التعبير عن الطلبات والرغبات في إلى الأمام بشكل مستقيم، ولكن أيضًا بشكل غير مباشر. لكن هل تعلم أن الطلبات التي يتم التعبير عنها بشكل غير مباشر عادةً ما يتم تلبيتها بسهولة أكبر؟ ويرجع ذلك في المقام الأول إلى حقيقة أن الطلب المباشر غالبًا ما يُنظر إليه على أنه أمر، ومن يحب أن يتلقى الأوامر حتى في العمل؟ حقيقة مثيرة للاهتمام: وفقا للإحصاءات، يستخدم الزعيم الديمقراطي ما متوسطه 5٪ من التعليمات المباشرة عند التواصل مع المرؤوسين، ولكن رئيسه الاستبدادي - ما يصل إلى 60٪. بشكل عام، يعتبر التواصل غير المباشر أكثر تهذيبًا. من الضروري، أولا وقبل كل شيء، في مجموعات صغيرة. وأين يتم التواصل شبه الرسمي، تسأل. والحقيقة هي أنه في بيئة رسمية، فإن مثل هذا الشكل غير المباشر من التواصل غير مرحب به بأي حال من الأحوال، لأنه، كما تعلمون بالفعل، هنا، أولا وقبل كل شيء، هناك حاجة إلى الدقة، والتي لا تسمح بتفسيرات أخرى. ومع ذلك، لا شيء يمنعك من إخبار زميلك: "هناك شيء صاخب في الممر" و"ما مدى سرعة حلول الظلام!" بدلاً من "أغلق الباب!" و "أشعل الضوء!".

من غير المرجح أن يمارس أي منا السحر، ولكننا جميعًا نعرف الكلمات السحرية منذ الطفولة، مثل "شكرًا" و"من فضلك" وما إلى ذلك. في الواقع، إذا لم يكونوا قادرين على صنع المعجزات، فيمكنهم تحسين أي رسالة. لا يمكنهم تحميل البيان بشكل زائد، علاوة على ذلك، فهي ضرورية، لذا استخدمها في رسائلك. بمساعدتهم، قم بتوسيع طلباتك، لأن الطلب القصير ينظر إليه بشكل أسوأ من الطلب التفصيلي، لأن الأول يفهمه العديد من الأشخاص مرة أخرى كأمر.

لقد تحدثنا أنا وأنت بالفعل عن حقيقة أن مخاطبة الشخص بالاسم الأول والاسم العائلي قدر الإمكان هي تقنية نفسية فعالة. ومن هنا الخلاصة: قم بتضمين رسالتك اسم واسم مستمعك. من الجيد أن يبدأ الكلام بالاستئناف أيضًا بسبب الصوت الاسم الخاصينبه محاورك وينتبه لما تقوله.

في علم نفس التواصل، هناك مفاهيم مثل "بيان أنا" و"بيان أنت". سأقدم أمثلة على مثل هذه الإنشاءات: "لا تتحدث معي بهذه النبرة!" و"عندما تتحدث معي بصوت مرتفع، أشعر بالإهانة. وأود حقًا أن أجد لغة مشتركة معك، ولكن في بيئة عادية. الجملة الأولى هي "بيان أنت"، والثانية، على التوالي، هي "بيان أنا". لقد شعرت بالفعل أن الرسالة الثانية سوف يفهمها المحاور كثيرًا الأفضل أولاًنظرًا لأن استخدام "عبارات أنت" يخلق شعورًا قويًا بأن المتحدث على حق وفي نفس الوقت فإن المستمع مخطئ لدرجة أنه يؤدي إلى ظهور المشاعر السلبية فقط: التهيج وحتى الغضب. حتى لو كان الشخص يتصرف بشكل غير صحيح، فلن يعجبه أن المحاور أشار إليه بهذه الطريقة القاطعة. ويتبع ذلك رد فعل دفاعي يؤدي إلى الصراع. لذلك، قم ببناء رسائلك على مبدأ: "أنا بيان": وهذا يسمح لك بنزع فتيل الموقف وتحقيق تغيير في موقف المحاور، وهو ما تحتاجه.

وآخر شيء: لا تبدأ رسائلك أبدًا بكلمات مثل "لا"، "أنا لا أتفق معك"، "أنت مخطئ"، وما إلى ذلك، لأن هذا سيؤدي فورًا إلى رفض المحاور لمزيد من كلماتك، حتى لو كانت صحيحة. . احترم محاورك ووجهة نظره وكن مهذبًا وودودًا - وستصل رسائلك دائمًا إلى الهدف!

التغلب على الحواجز

هل تساءلت يومًا عن سبب قدرة بعض الأشخاص على كسب الآخرين، وكسب ثقتهم وتعاطفهم على الفور تقريبًا؟ وللوهلة الأولى، فإنهم لا يفعلون أي شيء خارق للطبيعة. غالبًا ما يكون هذا بسبب سحر خاص وكاريزما معينة. في الواقع، يستخدم هؤلاء الأشخاص عددًا من التقنيات النفسية، والتي عادة ما تكون مخفية عن المحاور. لقد تحدثنا بالفعل عن الكثير منهم أو سنتحدث عنهم في المستقبل. ومع ذلك، فإن سرهم الرئيسي هو القدرة على التغلب على الحواجز التي تنشأ حتما في عملية الاتصال، حتى لو كان المشاركون في الاتصال يعرفون بعضهم البعض بالفعل. دعونا نتعلم أيضًا هذه المهارة - فهي ضرورية في عالم الأعمال.

إن عدم الثقة الأولي للمحاور متأصل في كل شخص على مستوى اللاوعي، بغض النظر عن تعليمه ومؤنسه. لكي يكون التواصل ناجحًا ومثمرًا، عليك التغلب على عدم الثقة هذا. الخطوة الجيدة هي مجاملة المحاور. سوف تثير المجاملة مشاعر إيجابية لدى الشخص وتساعد في تكوين موقف إيجابي تجاهك من محاورك. ومع ذلك، يجب أن يتم المجاملة بشكل صحيح، أو، إذا أردت، بكفاءة. لا تتفاجأ، لأن مدح الشخص بشكل صحيح هو فن كامل يمكنك تعلمه إذا كنت ترغب في ذلك. أولاً، يجب ألا يشبه المجاملة التي قدمتها الإطراء. ثانياً: يجب أن تكون موضوعية، أي لا تحتوي على مبالغة مفرطة وذكر صفات لا يتمتع بها المحاور في الواقع. ثالثا، وهذا مهم للغاية، مجاملتك لا ينبغي أن تكون، كما يقولون، في الخدمة. ومن المرغوب أيضًا ألا تكون الفكرة المعبر عنها ذات طبيعة عامة ومجردة: عند الثناء على شخص ما، أكد على شيء محدد. على سبيل المثال، بدلًا من قول "أنت تبدو رائعًا!" قل شيئًا مثل "يا لها من بدلة أنيقة لديك" أو "كيف يناسبك اللون الأزرق" (مثل تسريحة الشعر والأقراط ذات الطراز الشرقي - يمكن سرد الخيارات إلى ما لا نهاية، من المهم فقط أن يتوافق ما تقوله مع الوضع الحقيقي للأمور ). في الحالات الأخيرة، سيكون تأثير المجاملة أعلى بما لا يقاس. المجاملة فعالة جدا. هنا تعمل اللحظة النفسية التالية: عندما تصل كلماتك الممتعة عنه إلى شخص ما، فهو سعيد لأنه ليس أنت فقط، ولكن الآن من حوله قد تعلموا عن مزاياه. ونتيجة لذلك، يظهر لك الترتيب كمصدر للمشاعر الإيجابية. وأخيرًا، من المهم جدًا كيف تعبر عن مديحك للمحاور: إذا تم ذلك بالتعبير عن الإعجاب الصادق في صوتك وعلى وجهك، فاعتبر أن مجاملتك أصابت الهدف. وبالطبع لا تنس الابتسامة اللطيفة التي تعبر عن تعاطفك مع المحاور.

في طريقك إلى التواصل المثمر، قد تكون هناك عقبات أخرى، على سبيل المثال، حاجز المعلومات. جوهرها هو أنه يمكنك التحدث عن بعض الأشياء غير المعروفة أو غير المعروفة لمحاورك. كيفية تجنب ظهور حاجز المعلومات في الاتصالات، سيتم مناقشتها بمزيد من التفصيل في الفصل التالي، ولكن في الوقت الحالي توصية عامة: ضع في الاعتبار دائرة معرفة محاورك. بطبيعة الحال، في أي اتصال، قد يكون هناك موقف عندما يتعين عليك التحدث عن شيء غير مألوف للمستمع لأول مرة. وفي الاتصالات التجارية، تحدث مثل هذه المواقف طوال الوقت، لذا اشرح دائمًا أفكارك بوضوح. اشرح للمحاور معنى بعض الكلمات والتعبيرات المهنية. عندما تتحدث عن ظاهرة غير معروفة لشخص ما، تأكد من الكشف عن جوهرها، وليس على أمل أن "سوف تفعل". تذكر أن التعليقات الضرورية أثناء تقديم المعلومات لا تستغرق وقتًا منك ومن محاورك، بل على العكس من ذلك، فهي توفرها بشكل كبير.

بشكل عام، عندما تُنطق كلمة "حاجز" فيما يتعلق بالتواصل، يتبادر إلى الذهن على الفور حاجز اللغة. من المحتمل جدًا أن تتواصل في العمل مع أجانب قد لا يعرفون اللغة الروسية جيدًا. (التواصل مع أولئك الذين لا يعرفون اللغة على الإطلاق، كقاعدة عامة، يتم من خلال مترجم). قد يتبين أيضًا أنك بعيد كل البعد عن إتقان لغة الشخص الذي يتعين عليك التحدث معه. كيف ينبغي للمرء أن يتصرف في مثل هذه الحالة؟ أولا، سوف تواجه على الفور مسألة اختيار اللغة التي ستتواصل بها. عادة ما تتم مناقشة هذه اللحظة، وأنصحك بأخذ مبادرة محاورك، لأنه سيختار اللغة التي سيكون أكثر راحة في التواصل. إذا قررت التواصل معه باللغة الروسية، فاستخدم الكلمات المحايدة والأكثر شيوعًا. هذا هو الحال عندما تكون القواعد بسيطة، وحتى بدائية، لأن الشيء الرئيسي هو أن يتم فهمها بشكل صحيح. تأكد من التوقف مؤقتًا بين العبارات حتى يتوفر لدى محاورك وقت إضافي لترجمة كلماتك بنفسه. تكلم بوضوح، دون بلع النهايات، ولا تسب.

عند التواصل بلغة المحاور، لا تتردد في سؤاله مرة أخرى إذا كنت لا تفهم شيئا. في حالة التواصل هذه، حتى إعادة الأسئلة المتكررة تكون مناسبة. في النهاية، سيكون الأمر أسوأ بكثير إذا لم تفهم جزءًا من المحادثة. إذا تحدث محاورك بسرعة كبيرة لدرجة أنك لا تستطيع مواكبته، فاطلب منه بأدب أن يبطئ حديثه. مرة أخرى، في هذه الحالة، لن يتم قبول مثل هذا الطلب بالاستياء، على العكس من ذلك، سوف يقابلك الشخص بكل سرور في منتصف الطريق.

نوع آخر من الحواجز هو حاجز الضوضاء. لسوء الحظ، في كثير من الأحيان تتداخل الأصوات الدخيلة مع التواصل الناجح. محاورك وأنت أقل قدرة على سماع ما يقوله بعضكما البعض. لذلك، إذا أمكن، اختر مكانًا هادئًا للتحدث. لا تحاول حتى التعبير عن أفكارك المهمة عند تقاطع مزدحم أو في مقهى صاخب. أينما كنت مع محاورك - في الداخل، في السيارة - تأكد من القضاء على مصادر الأصوات الدخيلة: قم بإيقاف تشغيل الراديو، ومسجل الشريط. بشكل عام، من وجهة نظر التغلب على حاجز الضوضاء، فإن المكان الأنسب للتواصل هو مكتب منفصل.

نظرا لأننا تطرقنا إلى الجانب المادي للسؤال، فلنتحدث عن شيء مهم مثل المسافة بينك وبين محاورك أثناء المحادثة. يتم تسهيل التقارب بالمعنى النفسي أيضًا من خلال التقارب في الفضاء. تشير المسافة الكبيرة جدًا إلى المحاور أنك تحاول عزل نفسك عنه، وعدم السماح لنفسك بالدخول، وهذا بالطبع سيؤثر سلبًا على جودة تواصلك معه. لذا، اقترب، تسأل؟ لا، لأنه من خلال مثل هذه الإجراءات، يمكنك انتهاك المساحة الشخصية للشخص بشكل صارخ، الأمر الذي سيؤدي إلى رد فعل دفاعي فيه، وفي النهاية، كل هذا سيؤثر سلبًا مرة أخرى على التواصل. لذلك، عند اختيار حجم المسافة بينك وبين المحاور، تذكر النقطة التالية. تنقسم المساحة الشخصية للشخص إلى ثلاث مناطق: الاجتماعية (في هذه المنطقة نتواصل مع الغرباء أو الغرباء)، والشخصية (حيث نحافظ على الاتصال مع الأشخاص المقربين منا) والحميمة (التواصل في هذه المنطقة يعني الاتصال الجسدي بين المحاورين). . من الواضح أن الاتصالات التجارية تتميز في المقام الأول بالتواصل في المنطقة الاجتماعية. من الصعب تحديد نصف القطر الدقيق لهذه المنطقة، لأنه يعتمد على العقلية والخصائص الشخصية للشخص. ومع ذلك، يعتقد الخبراء في علم نفس الاتصال أن المسافة الأكثر قبولا تتراوح من 0.9 إلى 1.3 متر.

بالطبع، لن تقف سنتيمترًا واحدًا أثناء المحادثة، لذا راقب بعناية رد فعل محاورك على حركاتك. إذا كان الشخص متوترًا، ويتخذ أوضاعًا مغلقة (ذراعيه متقاطعتين على صدره، على سبيل المثال)، ويتراجع إلى الوراء، فمن المرجح أنك تقترب بسرعة من حدود مساحته الشخصية، ولا أنصح بكسرها. ولكن عندما يقوم محاورك نفسه بمحاولات الاقتراب، فلا ترفضها، ولكن المضي قدما.

وآخر شيء أريد أن أقوله. لا تقم بإنشاء حواجز بينك وبين محاورك عن قصد. وهذا يعني أنه أثناء التحدث، ربما لم تتخذ على وجه التحديد مثل هذا الموقف الذي يوجد فيه نوع من الأشياء الضخمة بينكما، ولكن جودة اتصالك مع شخص ما ستنخفض بشكل حاد. إذا كنت أنت ومحاورك تجلسان على الطاولة، فلا ينبغي أن تكون مزدحمة؛ فمن الأفضل ألا يكون هناك أي أشياء على الإطلاق لا تتعلق بموضوع محادثتك. لا تحريف أي شيء باليد. ولكن إذا وضع المحاور كيسًا على الطاولة أو وضع بعض الأشياء الأخرى، فاعرض عليه بأدب نقلها، على سبيل المثال، إلى الكرسي. ربما أراد محاورك في هذه الحالة أن ينعزل عنك، ولا ينبغي أن تسمح بذلك.

وكما ترون فإن التغلب على العوائق التي تظهر أثناء التواصل، بشكل عام، لا يتطلب جهوداً كبيرة، لكنه يعطي نتائج مهمة!

الاستماع الفعال

ربما لا يخفى على أحد أن القدرة على الاستماع بصبر وعناية إلى المحاور هي من أهم ضمانات التواصل الناجح. يتيح لك الاستماع الصبور الفوز بسرعة على شخص ما. ومن الناحية النفسية، تفسر هذه الحقيقة بأن المتحدث يشبع حاجته للتعبير عن الذات، وبالتالي فإن المستمع هو مصدر للمشاعر الإيجابية، وبالتالي يتلقى استحسانا من المتحدث. تتطلب ثقافة التواصل وآداب الكلام أيضًا الالتزام بمبدأ الاستماع اليقظ عند التواصل. بالإضافة إلى ذلك، كما ذكرنا سابقًا في فصل "الدراسة الذاتية"، من خلال الاستماع إلى كلمات المحاور، يمكنك الحصول على الكثير من معلومات مفيدةلنفسي. أنا وأنت نعرف بالفعل الكثير عن كيفية التحدث بشكل صحيح، والآن حان الوقت لتعلم كيفية الاستماع إلى المحاور بشكل صحيح. إحدى القواعد الأساسية هي أن الاستماع يجب أن يكون نشطًا. ماذا يعني هذا؟

كما تعلم بالفعل، من أجل التواصل الناجح والفعال، يجب عليك أن تظهر لمحاورك باستمرار أنك، كما يقولون، "على اتصال". ومع ذلك، لسبب ما، يهمل الكثير من الناس هذا المبدأ المهم، على ما يبدو، معتقدين أن عدم التدخل في المتكلم أمر جيد بالفعل، ولكن ليس هناك حاجة إلى أي شيء آخر. يحاول البعض إظهار الاهتمام للمحاور، في بعض الأحيان يوافقون أو يومئون برأسهم، وغالبًا ما يكون ذلك بشكل غير لائق. مثل هذه الأساليب الساذجة هي بالطبع خاطئة ولا تؤدي إلى أي خير. أنا عمومًا ألتزم الصمت بشأن أولئك الذين يقاطعون محاوري - لا توجد طريقة أفضل لترك انطباع أسوأ عن نفسك في نظر شخص ما، على وجه الخصوص، شريك تجاري أو مدير.

للاستماع بنشاط إلى المحاور، حرر رأسك من الأفكار الدخيلة. قم بإعداد نفسك للمحادثة، بحيث يجب عليك استخراج المعلومات الأكثر فائدة منها. من الأفضل دائمًا أن تقف أمام محاورك حتى تتمكن من مراقبة فمه بعناية والنظر في عينيه، وليس عند النافذة أو عند الباب. باستخدام هذه الحيل البسيطة، ستظهر للمتحدث أنك مهتم بالمحادثة.

لا ينبغي بأي حال من الأحوال إلقاء نظرة خاطفة على ساعتك وإظهار نفاد الصبر بشكل عام، لأنه إذا شعر الشخص أن المحاور ينتظر فقط لحظة القفز والمغادرة، فإنه يشعر بالإهانة ويواجه عمومًا الكثير من الأحاسيس غير السارة التي يشعر بها تلقائيًا التحويلات إلى مستمع سيء، مثل مصدرها. وفي الوقت نفسه، من أجل التواصل الناجح والمثمر، أولا وقبل كل شيء، عليك أن تظهر للمحاور أهميته في نظرك. من المستحيل القيام بذلك إذا كانت أفكارك بعيدة جدًا عن موضوع المحادثة.

لذا، فقد استمعت إلى محاورك واستعدت للاستماع إليه، دون مقاطعة، طالما كان بحاجة إلى التعبير عن أفكاره بشكل كامل. ومع ذلك، الاستماع النشط لا يعني أنك سوف تكون صامتًا طوال الوقت مثل السمكة. أولا، يجب عليك أن تظهر للمحاور أنك "على اتصال". ويتم تحقيق ذلك من خلال الوسائل غير اللفظية، مثل الإيماءات الإيجابية، ومن خلال كلمات مثل "نعم بالطبع"، "بالطبع أنت على حق"، "أنا أتفق معك تمامًا"، "أشاركك وجهة نظرك". إلخ ن.بطبيعة الحال، يجب نطق هذه العبارات عندما يتوقف المتحدث في حديثه. ثانياً، عليك أن تطرح على المحاور أسئلة تتعلق بموضوع المحادثة. لا تخف من توضيح شيء ما، لأنك بذلك ستظهر للمتحدث أنك تستمع إليه بعناية، وأنك مهتم بموضوع المحادثة نفسها. وأخيرا، ستضمن لنفسك أنك لن تفهم أي أمور مهمة يتم مناقشتها في المحادثة. تذكر أن الشخص الوحيد الذي لا يطرح الأسئلة هو الذي لا يستمع.

ماذا ينبغي أن تكون أسئلتك؟ نظرًا لأن هدفهم هو توضيح ما قاله المتحدث للتو، في رأيي، فإن الصيغة الأكثر قبولًا تبدو كالتالي: "ماذا قصدت بالضبط عندما تحدثت عن هذا وذاك؟". صدقني، لن يرفض أي شخص متعة تطوير فكره بمزيد من التفصيل، وأنت، بدورها، بالإضافة إلى تلقي التفسيرات التي تحتاجها، تترك انطباعًا لطيفًا عن نفسك في عيون محاورك.

استخدم الأسئلة المفتوحة بنشاط. هذه أسئلة مصممة بطريقة تجعل من المستحيل إعطاء إجابة أحادية المقطع لها بـ "نعم" أو "لا". لا تظن أنه من الصعب طرح هذا النوع من الأسئلة: سرهم هو أنهم يجب أن يبدأوا بكلمات مثل "ماذا"، "أين"، "متى"، "كيف"، "من"، "لماذا"، إلخ. حاول أن تسأل نفسك مثل هذا السؤال، وسوف ترى أنه لا يمكن الإجابة عليه في مقطع واحد.

وتذكر أنه لا يوجد شيء مزعج أكثر من الأسئلة الفارغة والتوضيحات التي لا معنى لها، لأن محاورك قد يعتقد أنك لم تستمع إليه على الإطلاق، وأنت تعرف بالفعل ما هو محفوف به. بالمناسبة، من أجل تجنب ذلك، من المقبول تماما تدوين ملاحظات حول بعض اللحظات الفردية للمحادثة، وكتابة التعليمات والأحكام والتوصيات. لن تكون هذه السجلات مفيدة لك في المستقبل فحسب، بل تخيل فقط الشعور بقيمة الذات الذي سيختبره محاورك.

إحدى القواعد المهمة للاستماع النشط هي التوقف مؤقتًا قبل أن تقول شيئًا ما ردًا على ذلك. قد تكون هذه الإيقاف المؤقت صغيرا جدا، فقط 5-10 ثواني، لكنك ستحصل على عدة لحظات إيجابية في وقت واحد. أولاً، سيكون لديك الوقت للتفكير في كل ما قاله المتحدث، وبالتالي فهم معنى كلماته بشكل أفضل. ثانيا، سوف تثبت مرة أخرى للمتحدث أهميته في عينيك، لأنك ستفكر بعناية في كل ما قاله. ثالثا، من خلال إجراء مثل هذا الإيقاف المؤقت، فإنك تتجنب خطر مقاطعة محاورك. من يدري، ربما توقف لتجميع أفكاره. إذا لم تبدأ الحديث مباشرة بعد صمت محاورك، فأنت في هذه الحالة تمنحه الفرصة لمواصلة تفكيره بهدوء، وهذا مهم للغاية، لأنه ربما لا شيء يزعج الشخص أكثر من مقاطعته في المنتصف. جملة. وأخيرًا، لديك الفرصة للتفكير في إجابتك بعناية أكبر، وبالتالي صياغتها بشكل أكثر وضوحًا.

وعلى صفحات هذا الكتاب سبق أن ذكر مبدأ المرآة أكثر من مرة، وهذا ليس مستغربا، لأنه من أكثر التقنيات النفسية فعالية. إن الانعكاس على مستوى الاستماع النشط يعني إعادة إخبار المحاور بأفكاره الخاصة، ولكن بكلماته الخاصة. تتيح لك إعادة السرد هذه أن تثبت للمتحدث مدى أهمية كل ما قاله وما يثير اهتمامك. بالإضافة إلى ذلك، حتى تتمكن من إعادة سرد وجهة نظر المحاور بكلماتك الخاصة، فلن تتمكن من فهم كل ما يريد أن ينقله إليك بالكامل. بأي شكل يجب أن يتم ذلك؟ عندما ينتهي محاورك من التحدث، خذ الإيقاف المؤقت اللازم ثم قل شيئًا مثل: "إذا فهمتك بشكل صحيح، فإن جوهر كلماتك هو كما يلي ..." واستمر في قول ما هو بالضبط. سيكون محاورك سعيدًا جدًا، وسوف تؤمن نفسك ضد عدم الدقة في فهم كلماته.

في كثير من الأحيان، تتم المحادثات بين المدير والمرؤوس في حالة ضغط الوقت، وهو أمر ليس مفاجئًا، نظرًا لوتيرة العمل المجنونة. في هذه الحالات، لا يستحق إعادة كلماته إلى المحاور، لأن الوقت قليل جدًا، ومثل هذا السلوك يمكن أن يسبب تهيجًا لدى شخص غير صبور وساخن. تقتصر على توضيح الأسئلة. بشكل عام، تذكر أنه بغض النظر عن قلة الوقت المتاح لك، حاول دائمًا الاستماع إلى الشخص حتى النهاية، دون مقاطعة حديثه بملاحظات مثل "نعم، أفهم، أفهم!"، "ليس لدي وقت الآن". !" ونحو ذلك، لأنه يسيء إلى المحاور ويهينه. من الأفضل أن تقول ما يلي: "آسف، لكنني الآن لا أستطيع الاستماع إليك، لأنني بحاجة إلى ... لكن مثل هذه الأفكار الرائعة مثل أفكارك لا يمكن تركها لنفسك. " متى يمكننا أن نجتمع لمناقشة أفكارك؟ بالمناسبة، من خلال تقديم مثل هذه المجاملة لشخص ما، فإنك تقتل مشاعره السلبية في مهدها.

لسوء الحظ، في الحياة علينا أن نتواصل مع الأشخاص الذين لا يثيرون تعاطفنا دائمًا. وإذا تمكنا من اختيار دائرة من الأصدقاء والمعارف لأنفسنا، فإننا لا نختار الزملاء والإدارة وشركاء الأعمال. ومع ذلك، يجب أن تكون مصالح العمل دائمًا فوق كل شيء بالنسبة لك، لذا قم بتطوير التسامح وحسن النية تجاه جميع الأشخاص من حولك في العمل. هذه هي الطريقة الوحيدة لتحقيق النجاح في حياتك المهنية. تغلب على سلبيتك تجاه أي شخص، واستمع إليه بعناية وصبر. لا تعامل أي شخص بازدراء بأي حال من الأحوال: تذكر أنه حتى الأحمق لديه ما يقوله. إن القدرة على الإصغاء والاستماع فن عظيم، وإذا أتقنته ستتاح لك أوسع الفرص للنجاح والازدهار!

التواصل غير اللفظي

وبحسب الإحصائيات فإن 7٪ فقط من المعلومات الواردة في خطاب المحاور يستخرجها الشخص من كلماته. ويتلقى بقية المعلومات لنفسه من ما يسمى بمكونات الاتصال غير اللفظية. وتشمل هذه إيماءاتنا، وتعبيرات الوجه، والوضعية، وجرس الصوت، والتنغيم، وإيقاع الكلام، وما إلى ذلك. التخطيط كما يلي: ما يقرب من 55٪ من المعلومات التي يستخرجها المستمع من تعبيرات الوجه، والإيماءات، ووضعية المحاور، حوالي 38٪ - من صوت الصوت، تجويده، جرس. لذلك، مهما قلت للمحاور، فسوف يأخذ في الاعتبار - بوعي أو في أغلب الأحيان بغير وعي - أولا وقبل كل شيء، هذه هي المكونات غير اللفظية لتواصلك معه. وهذا، بالمناسبة، يفسر أسباب العديد من الإخفاقات في التواصل - يبدو أنك قلت كل شيء بشكل صحيح، ولكن تأثير كلماتك صفر أو سلبي. هل فكرت في الطريقة التي قلتها بها، وما هي نغمتك، ووضعيتك، وما الذي عبر عنه وجهك؟ من المحتمل جدًا أنك أرسلت على المستوى غير اللفظي إشارات إلى محاورك لم تكن تساعد على التواصل.

يصعب التحكم في لغة الجسد أكثر من محتوى الكلمات، لذلك من خلال فهم معنى بعض الإيماءات والمواقف الأساسية، يمكنك تحذير نفسك من عدم صدق محاورك. اللسان يستطيع أن يكذب أما الجسد فلا يستطيع ذلك. يمكنك أيضًا تعلم كيفية استخدام الإيماءات وتعبيرات الوجه الصحيحة عند إجراء الاتصال، الأمر الذي سيجعل تواصلك أكثر فعالية.

لنبدأ بالوضعية التي تتخذها عند التحدث. بادئ ذي بدء، انتبه إلى وضع ذراعيك وساقيك. لا تتخذ ما يسمى بالمواقف المغلقة، أي لا تعبر ذراعيك على صدرك، ولا تعبر ساقيك، ولا تشبك أصابعك، بل وأكثر من ذلك، لا تضغط عليها بقبضات اليد. بالمناسبة، يمكن أن ينظر إلى الإيماءة الأخيرة من قبل محاورك كمظهر من مظاهر العدوان. تأكدي دائماً من أن ذراعيك وساقيك مفتوحتين وأن كتفيك متباعدتان عند التحدث، فهذا سيظهر للشخص أنك مرتاحة معه وأنك تثقين به. إذا وضع محاورك ذراعيه على صدره - فهذه أول إشارة إلى أنه لا يقبل وجهة نظرك، ويسعى إلى عزل نفسه عما تقوله له. مؤشر مهم للغاية هو راحتي المحاور. إذا كانت راحتا الشخص مفتوحتين فهذا يعني أنه لن يخفي عنك شيئاً. انه على اتصال. ولكن إذا رفض محاورك بعناد أن يُظهر لك راحتيه المفتوحتين، فعليك أن تشك في صدق كلماته. لذلك، فإن الأيدي في الجيب أو الأيدي مشغولة بشيء ما - يمكن لأي شخص أن يلف قلم رصاص أو يعبث بملابسه - وهو سبب وجيه للحذر: من المحتمل أنهم يريدون إخبارك عن شيء ما بعبارات عامة فقط أو حتى إخفاء شيء ما جزء مهم من المعلومات منك. عند مشاهدة المحاور، لا تنسى نفسك: تأكد من أن راحة يدك مفتوحة، استخدم الإيماءات المناسبة. سيسمح لك ذلك بتحقيق الثقة والموقف الإيجابي لمحاورك بسرعة.

في الموقف الذي تتخذه وفي الإيماءات المستخدمة، يلعب تركيزهم على المحاور بالمعنى الحقيقي للكلمة دورًا مهمًا. لتحقيق تأثير إيجابي، قم بإمالة جسمك قليلاً للأمام نحو الشخص الذي تتحدث إليه. يجب أيضًا توجيه يديك نحوه، ويجب أن "تنظر" أصابع حذائك في اتجاهه.

بالمناسبة، هل تعلم أن 65% من وقت المحادثة ستكون عيون المحاور مثبتة على رأسك؟ ولذلك فإن موقفها مهم جدا. على سبيل المثال، يشير الرأس المتجه إلى الجانب (بشكل طبيعي ونظرة) إلى عدم الاهتمام بموضوع المحادثة، وبالتالي قد يقرر محاورك أن وجهة نظره، ولا هو نفسه، لا يهمك على الإطلاق. موافق، من الصعب تخيل المزيد طريقة فعالةقطع الاتصال والثقة بين الناس. لتجنب ذلك، يجب أن تبقي رأسك مائلاً قليلاً إلى الخلف ومائلاً قليلاً إلى الجانب. بالطبع، يكاد يكون من المستحيل التجميد في وضع واحد، وليس من الضروري. أظهر للمحاور أنك توافق على موقفه من خلال هز رأسك قليلاً في الوقت المناسب مع حديثه.

يعد الرأس المنخفض أو المائل للأمام مؤشرًا على أن المحاور حذر من كلماتك. وإذا كانت إمالة الرأس منخفضة جدًا بحيث لا ترى عيون المحاور فهذا يعني. أنه ينظر إلى موقفك بالعداء.

نحن هنا معك ووصلنا إلى العيون، أو بالأحرى، إلى المظهر. ليس من قبيل الصدفة أن تقول الحكمة الشعبية أن العيون هي مرآة الروح: يمكن فهم الكثير من طبيعة المظهر. فمثلاً إذا أخفى الإنسان بصره أو اجتهد في النظر بعيداً فهو يسعى لإخفاء شيء عنك أو كان كلامه غير صادق. ربما لا ترغب في تكوين مثل هذا الانطباع عنك، لذا انظر في عين المحاور، وجذب انتباهه. ولكن من المهم هنا عدم المبالغة في ذلك: فالتحديق لفترة طويلة يمكن اعتباره تهديدًا أو رغبة في السيطرة على المحادثة. لا تحتاج إلى الأول ولا الثاني، لذلك من وقت لآخر انظر إلى شيء آخر. بالمناسبة، مع هذا الإجراء، لن تسمح فقط بالراحة لعين محاورك، ولكن أيضًا لعينيك. ومع ذلك، عندما تتحدث عن أشياء مهمة وجوهرية، انظر إلى عيني الشخص، وإلا قد يكون لديه انطباع بأنك تتحدث عن شيء غير ذي أهمية.

من الابتسامة ستصبح أكثر إشراقًا للجميع ... كلمات أغنية الأطفال عادلة تمامًا - الابتسامة هي من أبسط الكلمات وفي نفس الوقت وسيلة فعالةإقامة اتصال وبث الثقة في المحاور. بالطبع، لا يمكنك الاعتماد على حقيقة أنه من خلال الابتسام لشخص ما، ستحقق على الفور كل ما تريده. ومع ذلك، فمن الممكن أن تكسب رضاك ​​بابتسامة. نقطة مهمة: يجب أن تكون الابتسامة دائمًا في مكانها. كما تفهم، من هذا يتبع القاعدة الثانية: لا تبتسم أثناء المحادثة بأكملها، لأن هذا يمكن أن يسبب مجموعة واسعة من المشاعر السلبية في المحاور، مثل التهيج أو اليقظة أو عدم الثقة. وقد يعتقدون أيضًا أنك شخص تافه ولا يستحق التعامل معك. المبدأ الثالث: يجب أن تكون ابتسامتك صادقة، لأنه لا يوجد شيء أسوأ من ابتسامة العمل. بالمناسبة، كيف يجب أن تبتسم بالضبط؟ على سبيل المثال، يبتسم الأمريكيون من أعلى أفواههم، مما يدل على أسنان مبهرة ومودة للمحاور. في رأيي، مثل هذه الابتسامة لا تتوافق تماما مع العقلية الروسية. نصيحتي: ابتسم بالحواف العلوية لشفتيك.

في ختام الحديث عن الفم، أريد أن أقول: إذا كان محاورك يغطي فمه بكفه عندما يتحدث، أو يضع منديلًا على فمه (بالطبع، إذا لم يكن مريضًا بنزلة برد)، فهو متعمد إخفاء شيء عنك، كما لو كان يضع حاجزًا أمام كلماتهم دون وعي. لذلك لا تغطي فمك بأي شيء أثناء المحادثة.

لسبب ما، لا ينتبه الكثير من الناس إلى التجويد الذي يتحدثون به. وربما يعتقدون أن ما يقولونه أكثر أهمية من الطريقة التي يقولونه بها. لكنك تعلم بالفعل أن هذا الرأي خاطئ. التنغيم هو أهم عنصر في التواصل غير اللفظي. يجب أن تكون دائمًا خيرة ؛ فالملاحظات الكاوية أو التهيج غير مقبولة فيها. يجب التحكم في نغمة صوتك بعناية أثناء المحادثة.

أود أن أقول بضع كلمات عن جرس صوتك. يجب أن يكون صوتك ممتعًا للاستماع إليه. حتى لو كان صوتك لا يناسبك تمامًا. لا تنزعج: في وسعك تصحيح كل شيء وتطوير صوت لطيف. أثناء المحادثة، يجب ألا تكون هناك تغييرات حادة في Timbre الصوت من الصراخ إلى الهمس. بالطبع، يجب تسليط الضوء على بعض الكلمات، ولكن الاختيار بمساعدة الصوت يجب أن يكون سلسا. من الأفضل أن يبدو ما تقوله متساويًا وليس بصوت عالٍ جدًا. لا ينبغي بأي حال من الأحوال أن يكون جرس صوتك حادًا أو حادًا - فأنت تعلم بنفسك أن الأشخاص الذين لديهم مثل هذا الجرس لا يريدون الاستماع فحسب - بل يريدون فقط الهروب منهم.

لكي يكون التواصل ناجحا، تحتاج إلى مراقبة الحالة العاطفية لمحاورك، وينعكس ذلك بالكامل في إيماءاته وتعبيرات وجهه وحركاته. لذلك، إذا رأيت أن محاورك بدأ في ضبط نظارته، أو سحب ملابسه، أو العبث بمنديل أو منديل، أو تحريف قلم رصاص أو ولاعة، واستخلاص النتائج: فهو متحمس أو في حالة عصبية. في مثل هذه المواقف، قبل الاستمرار في التحدث، تحتاج إلى إزالة ضغوطه العاطفية، حاول تهدئته.

قليلا عن تعابير الوجه. لا يمكن قول أي شيء جيد عن الوجه المتجمد مثل القناع، وكذلك عن التكشير. ومن هنا الاستنتاج: لا تبالغي في تعابير الوجه! عند التحدث، لا ينبغي أن تزحف حواجبك، ولا ينبغي أن تصعد عيناك على جبينك، لأنه في الاتصالات التجارية هو ببساطة غير مناسب. لا تحرك حاجبيك بأي حال من الأحوال ولا تعبس جبهتك - فهذا سيؤدي ببساطة إلى صد محاورك. بشكل عام، أفضل تعبير للوجه هو الابتسامة.

لذلك، تعرفت لفترة وجيزة على العناصر الأساسية للتواصل غير اللفظي. معرفتهم واستخدامها في التواصل تسهل الاتصال بشكل كبير. ومع ذلك، تذكر أنه يجب استخدام الإيماءات باعتدال، مع كل التحكم في الوضعية والحركات، ويجب أن تبدو الأخيرة طبيعية. لا تقم بحركات حادة ومتشنجة - كل شيء يجب أن يكون سلسًا.

وأخيرًا، لا تنس أن تعبيرات الوجه الودية والمظهر اللطيف لشخص نشيط وودود هي أيضًا مكونات للتواصل غير اللفظي الذي يجب أن يكون معك دائمًا!

من الجيد أن نتعرف عليك بشكل أفضل

مع من من المفيد التعرف عليه بشكل أفضل، تسألني بعد قراءة عنوان هذا الفصل. الإجابة: مع مشرفك المباشر. مثل هذا التعارف، بالطبع، لا يعني أنك ستبدأ في أن تصبح صديقًا حميمًا له، لكن هذا مفيد لاتصالاتك به. كما تعلمون، فإن أحد المبادئ الأساسية للتواصل الناجح هو التركيز على شخصية المرسل إليه، ومن أجل اتباع هذا المبدأ، عليك أن تدرس هذه الشخصية جيداً. بالإضافة إلى ذلك، تحدثنا بالفعل عن أهمية محاكاة القائد. مرة أخرى، يمكنك فقط تقليد سلوك شخص تعرفه جيدًا. ما هي الطرق والوسائل التي تمتلكها لدراسة شخصية القائد؟

الأول، وربما يكون من أكثر الأماكن التي يمكن الوصول إليها وفي نفس الوقت طرق فعالةهي الملاحظة. راقب قائدك طوال الوقت: عندما يعطيك الأوامر، عندما تبلغه عن العمل المنجز، عندما يمر عبر الممر. لاحظ حتى أصغر التفاصيل. يوجد حتى الآن الكثير من الأدبيات المعروضة للبيع والمخصصة لكيفية التعرف على سمات شخصية الشخص من خلال طريقة ارتداء الملابس وتفضيلات اللون والذوق والمشية وحتى ملامح الوجه! بالطبع، لا توجد معرفة غير ضرورية، ويمكنك أن تفهم شيئًا بنفسك من هذه المعلومات، ومع ذلك، من الضروري التمييز بين المعلومات الموثوقة والعلمية الزائفة تمامًا عن بعضها البعض. في رأيي، لا يستحق إضاعة الوقت الثمين في تحليل شكل أنف رئيسك ولون عينه أو النظر إلى ما هو موجود بالضبط على طبقه. أعتقد أنه سيكون أكثر فعالية لدراسة عاداته وميوله، والتي تشمل فقط أسلوب الملابس، والمشية، والاختيار الألوانلتصميم المكتب، ومن ثم على هذا الأساس استخلاص بعض الاستنتاجات حول سماته المميزة.

كما أن مراقبة القائد ستسمح لك بفهم، على سبيل المثال، ما إذا كان شخصًا نشيطًا. إذا كان الأمر كذلك، يجب أن تكون دائمًا مبتهجًا ومبهجًا. إذا كان شخصًا جادًا بطبيعته وكانت الابتسامة على وجهه ظاهرة نادرة، فمن المستحسن أن تبتسم بشكل أقل عند التواصل معه، لأنه من المحتمل أن ينظر إلى ابتسامتك على أنها مظهر من مظاهر الرعونة، وهو ما لا يتناسب مع صورة الموظف التنفيذي والمسؤول. إذا كان رئيسك في العمل شخصًا دقيقًا للغاية، فيجب أن تأتي للعمل مبكرًا حتى يلاحظ ذلك ويقدره. كما كنت قد خمنت بالفعل، فإن سر هذه التقنيات بسيط: عليك أن تظهر في سلوكك سمات تحظى بتقدير كبير في نظر قائدك، حيث أن الشخص لا شعوريًا يطور مودة تجاه شخص يشبهه. من الأسهل التعرف على هذه السمات ذاتها: فهي تهيمن على شخصية رئيسك، لأنه يعتبرها مهمة وضرورية للنشاط المهني الناجح ويريد رؤيتها في شخصيات مرؤوسيه.

الطريقة الثانية والأكثر فعالية لدراسة شخصية مشرفك المباشر هي التواصل معه، لأنه في المحادثة يكشف الشخص عن نفسه بشكل كامل. ألاحظ أنه يصعب فصل التواصل والملاحظة عن بعضهما البعض، لأنه من خلال التواصل مع الرئيس، لا تتوقف عن مراقبة سلوكه. لذا، أول شيء يجب عليك الانتباه إليه هو الطريقة التي يتواصل بها رئيسك مع مرؤوسيه. ما هو المبدأ الذي يقودنا – الاستبداد أم الديمقراطية؟ هذا سهل الفهم. احرصي على مراقبة كيفية حديثه مع زملائك، لأنك في هذه الحالة أولاً ستكونين أكثر موضوعية، لأنك تنظرين إلى عملية التواصل من الخارج، وثانياً قد تلاحظين اختلافاً في تواصله مثلاً معك ومع زميلك. بالطبع، مثل هذا الاختلاف أمر لا مفر منه إذا كان قائدك عالما نفسيا جيدا: فهو يقترب من كل شخص من وجهة نظر سماته الفردية. ركز انتباهك على ما يلي: لمن يستمع أكثر، لمن يقدر رأيه أعلى؟ إذا لم يكن لك، فلا تنزعج: ألق نظرة فاحصة على زميلك الأكثر نجاحًا وفكر في أسباب نجاحه، وما الذي يميزه، وماذا لديك حتى الآن! - لا. ومن ثم قم بتطوير تلك القوة أو الحماس في نفسك، وربما العمل الجاد أو القدرة على الاستماع، إذا حكمنا من خلال الموقف. بالطبع، الأمر ليس سهلاً دائمًا، لكنه يستحق كل هذا الجهد. والتوصية العامة هي كما يلي: بعد أن تعرفت على طريقة تواصل رئيسك مع مرؤوسيه، اقبل قواعد اللعبة الخاصة به: التعليقات غير ضرورية هنا.

ماذا يمكنك أن تتعلم بنفسك من التواصل مع القائد؟ سأجيب على كل شيء تقريبًا، ومن الصعب أن أكون مخطئًا. على سبيل المثال، ستتعلم قريبًا كيفية التعرف على الحالة العاطفية لرئيسك على الفور من خلال سلوكه غير اللفظي، لأنه بالإضافة إلى الإيماءات والمواقف العامة، التي يكون تفسيرها لا لبس فيه، فإن كل شخص لديه حركاته الفريدة التي يقوم بها بشكل لا إرادي يؤدي عندما يكون منزعجًا أو منزعجًا أو بالعكس ملهمًا. بمعرفة ذلك، يمكنك أن تقرر ما إذا كان بإمكانك التعبير عن أفكارك لرئيسك أو ما إذا كان عليك الانتظار، ولن تكون مخطئًا. أثناء الاتصال، ستتاح لك الفرصة مرة أخرى للحكم على ما إذا كان مستعدًا لتلقي معلوماتك أو ما إذا كان قد انسحب إلى نفسه ولن يعود قريبًا؛ سواء قبل وجهة نظرك أو رفضها، وابني تواصلك معه بالشكل الصحيح.

يوجد في معجم كل شخص كلمات وتعبيرات تاجية، ورئيسك ليس استثناءً بهذا المعنى. من الجيد أن تعرف بعضها، وليس فقط أن تعرفها، ولكن في بعض الأحيان - وليس في كثير من الأحيان - لإدراجها في خطابك. هنا مرة أخرى تعمل اللحظة النفسية التي تعرفها بالفعل: ينجذب الشخص إلى هؤلاء الأشخاص الذين يشبهونه إلى حد ما.

وكيف يتعامل رئيسك في العمل مع حل المشكلات المهنية: هل يعطي أمرًا واحدًا مع شرح مفصل، أم أنه يقدم عدة خيارات "مسودة" للاختيار من بينها؟ اعتمادًا على ذلك، يجب أن تتصرف وفقًا لذلك: اندفع بأفكار مختلفة أو اعرض على رئيسك خيارًا واحدًا مدروسًا بأدق التفاصيل.

استمع جيدًا لقائدك، وفكر جيدًا في كلماته. وقد سبق أن قيلت ضرورة ذلك وفائدته عدة مرات؛ كيف تستمع بشكل صحيح، كما تعلمون. سأضيف فقط أن الاستماع اليقظ والمهتم والنشط هو طريقة سريعة وموثوقة لاكتشاف شخصية الشخص وعقليته وفهم كيف يعيش.

عندما تتحدث إلى رئيسك في العمل، تذكر المبدأ القديم الجيد المتمثل في المرآة. يجب أن يستمر الانعكاس على كافة المستويات: العاطفية والقومية والموضوعية وغير اللفظية. بالطبع، سيكون من الأسهل عليك تنفيذه عندما تدرس جيدًا أسلوب التواصل الخاص بمحاورك، وهو في هذه الحالة رئيسك في العمل.

دراسة نقاط القوة والضعف في شخصية القائد. تنبيه: أنا لا أحثك ​​على التلاعب برئيسك في العمل. فقط عند التواصل بكل طريقة ممكنة، قم بالتأكيد على مزاياها، لأنه، كما قلنا، يجب أن يكون للمجاملة الجيدة أسباب حقيقية، ولا تعبر عن بعض المعنى الإيجابي العام دون الرجوع إلى الواقع. من الواضح أن نقاط الضعف في شخصية رئيسك لا تستحق الذكر.

الشيء الرئيسي هو أن ملاحظتك لا ينبغي أن تكون ذات طبيعة مراقبة كاملة: لن يحب أحد ذلك.

لديك مصدر آخر للمعلومات حول مديرك - وهي المعلومات التي يقدمها زملائك عنه. قد يبدو مصدرا لا يقدر بثمن للمعلومات، خاصة إذا كنت قد عملت مؤخرا في هذه المؤسسة. ومع ذلك، كن حذرًا: لا يمكن الوثوق دائمًا بمثل هذه المعلومات. لسوء الحظ، غالبًا ما يتم تخفيفهم بسخاء بآرائهم الخاصة وتخميناتهم المختلفة، ويحدون بشكل عام من القيل والقال. لذلك، استمع إلى كلام الآخرين، ولكن استخلص استنتاجاتك الخاصة! بالطبع، من الجيد أن تكون واثقًا من الشخص الذي تعلمت منه بعض الحقائق، ولكن إذا كنت جديدًا في الفريق، فإن احتمال تحديد موثوقية الشخص صغير جدًا. قم أيضًا بتصفية أي معلومات من حيث قيمتها من حيث مدى مساعدتك في التعرف على شخصية رئيسك في العمل. لا تجمع القيل والقال ولا تصبح مصدرها بأي حال من الأحوال! حقيقة أنك تعرف الكثير عن شخصية القائد ليست سببًا لإخبار الجميع عنه على التوالي: يمكن أن تكون العواقب غير متوقعة، وقد تصل إلى الفصل من العمل.

بشكل عام، التعرف على القائد بشكل أفضل، سوف تحصل على العديد من المزايا، وهي ليست زائدة عن الحاجة على الإطلاق في طريق النجاح!

من منا لا يريد أن تكون العلاقات في العمل لطيفة ومقبولة بشكل متبادل، ليس فقط مع الزملاء، ولكن ربما، قبل كل شيء، مع الرؤساء. خلاف ذلك، لن تكون هناك وظيفة ممتعة، ويمكنك أن تنسى التقدم الوظيفي.

وفي كثير من الأحيان نحن أنفسنا نلوم أنفسنا على العلاقة غير المتطورة مع رئيسنا: في مكان ما لم نتمكن من كبح جماح أنفسنا وأظهرنا مشاعر غير ضرورية، في مكان ما قلنا الكثير ... إذن ما هي الأخطاء في العلاقات مع رئيسك غير المقبولة إذا كنت تقدر علاقتك العمل وحلم الترقية؟

بادئ ذي بدء، تذكر على الفور وإلى الأبد - في محادثة مع رئيسه، لا ترفع صوتك أبدا! حتى لو صرخ هو نفسه، وفي نفس الوقت فهو مخطئ تمامًا، حتى لو نفد صبرك - فلا تصرخ. من أجل عدم اقتحام محادثة حادة عن طريق الخطأ، ركز على حالتك، وتأخذ نفسًا عميقًا وتبدأ في العد بصمت حتى عشرة أو حتى تحتاج إلى السيطرة الكاملة على نفسك. انتظر بصبر حتى يهدأ رئيسك ومن الأفضل ألا تجادل، وإلا، تحت تأثير العواطف، ستقول بالتأكيد شيئًا ستندم عليه لاحقًا. تمر المشاعر وتبقى الكلمات في الذاكرة.

إذا كنت متخصصًا جيدًا، ولديك خبرة عمل غنية، فمن الواضح أن لديك رأيك الخاص حول الموضوعات المختلفة التي تمت مناقشتها. قضايا الإنتاج. ومن الممكن ألا يتطابق مع رأي الرئيس. وهذا أمر طبيعي، خاصة وأن الرؤساء يمكن أن يرتكبوا الأخطاء. إذا رأيت مثل هذا الخطأ، فلا تخف من التحدث عنه، ولكن تذكر - لا تحتاج إلى القيام بذلك إلا على انفراد، بحضور زملاء آخرين أو غرباء، مما يشير إلى أوجه القصور أو الأخطاء أو أوجه القصور للقائد أمر غير مقبول.

بالإضافة إلى ذلك، عند التعبير عن رأيك أو موقفك بشأن قضية معينة، لا ينبغي أن تقتصر فقط على ذكر حقيقة ما - بل يجب أن يكون رأيك مسببًا جيدًا. إذا لم يكن لديك ما يكفي من الحجج، فمن الأفضل أن تظل صامتا وتنهي السؤال، وعندها فقط تعبر عن رأيك.

لا تنخرط في المؤامرات ولا تناقش قرارات وتعليمات السلطات مع زملائك. حتى لو كان يبدو لك أن أي مهمة أو تعليمات غير مناسبة أو خاطئة، فناقشها أولا مع رئيسك في العمل، بحجة موقفك. ولكن في حالة الخلاف، يجب عليك الامتثال للأمر دون إظهار الاستياء، علاوة على ذلك، دون التعليق عليه علنًا.

ويحدث أيضًا أن العديد من الموظفين يتجنبون بشدة الاتصال برؤسائهم قدر الإمكان. وحتى لو لم يفهموا المهمة، أو كانت لديهم أسئلة حالية، فإنهم يشعرون بالحرج من طلب التوضيح، خوفًا من اعتبارهم غير أكفاء أو مملين. وهذا خطأ جوهري! تأكد من أن تسأل كل ما لا تفهمه أو تحتاجه للوظيفة، وإلا، إذا أكملت المهمة، لكنك قدمت الخيار الخاطئ إلى رئيسك، فسوف يشكك في احترافك أكثر.

وكن حذرًا دائمًا: شاهد قائدك وحاول أن تفهم نوع شخصيته وكيف يعامل الموظفين الآخرين. مثل هذه الملاحظة ستمكنك من فهم ذلك بشكل أفضل. كيف يشكل رئيسك علاقاته مع الناس من حيث المبدأ، وهو أمر مهم لفهم كيفية تصرفك.

ما هو شعورك عندما تقوم بإبلاغ قائدك؟ يخاف؟ عدم اليقين في قدراتك؟

التواصل مع القائد لا يُدرّس في المدارس، لكن في هذه المادة علينا جميعاً أن نتقدم لامتحان عندما نبدأ مسيرتنا المهنية. والفشل في هذا الامتحان قد يكلفك حياتك المهنية.

شخصيًا، جاءت تجربتي في كيفية تقديم التقارير إلى مديري لاحقًا، عندما أصبحت بنفسي قائدًا وأدركت كيف يقوم المرؤوسون بإعداد التقارير الخرقاء إذا لم يعلمهم أحد.

وإذا كنت قائدًا، فما عليك سوى إرسال رابط لهذه المقالة إلى مرؤوسيك. والأفضل من ذلك - اجمعها، وقم بالتمرير عبر الشرائح التي تراها أعلاه، وراجع الملخصات من المقالة. وستكون النتيجة إنشاء مجموعة بينكما قواعد عامة، والتي سيؤدي الالتزام بها إلى جعل اتصالاتك أكثر فعالية لتحقيق الرضا المتبادل بينكما.

قبل التحدث مع المدير

1. الإبلاغ بدون تذكير

"لا أستطيع أن أكون سكرتيرة الجميع وأذكرهم باستمرار بالمواعيد النهائية. يبدو لي أحيانًا أن الناس يتجاهلون المهام والمواعيد النهائية التي حددتها لهم.

يعتقد رئيسك.

لا تحول رئيسك في العمل إلى منبه حي. لا تجبر مديرك على النزول إلى مستوى الإدارة التفصيلية ويذكرك بمواعيد الاستحقاق.

إذا لم تكن المهمة جاهزة فاكتب له عنها بنفسك مع شرح مختصر للأسباب وموعد نهائي جديد. من الأفضل أن تظهر أنه لم يكن لديك الوقت الكافي لإكمال المهمة بدلاً من إعطائه سببًا للاعتقاد بأنك تجاهلت المهمة تمامًا بسبب عدم وجود تقرير.

إذا كانت المهمة جاهزة ولديك ما تتباهى به، فاطلب عقد اجتماع وإظهار نتائجك.

2. لا تحتفظ بمشاكلك لنفسك.

"إذا لم يتم إبلاغي بالمشكلة مسبقًا، فهي غير موجودة ويجب إكمال المهمة في الوقت المحدد."

يعتقد رئيسك.

عندما تحتفظ بالمشكلة لنفسك، فإنك تحرم مديرك من فرصة التدخل ومساعدتك في الوقت المناسب. بالإضافة إلى ذلك، إذا لم تقم بالإبلاغ عن المشكلة في الوقت المناسب، فلن تحتاج إلى مساعدة ويمكنك التعامل مع مهمتك بنفسك.

متى يجب عليك الإبلاغ عن مشكلة؟ عندما أدركت أنها لن تسمح لك بإكمال المهمة في الوقت المحدد أو وفقًا للمعايير المحددة. وبعد ذلك حاولت حل المشكلة بنفسك ولم تنجح. ثم، ليس مبكرًا وليس لاحقًا، اذهب إلى رئيسك في العمل واطلب المساعدة.

3. لا تأتي غير مستعد

"عندما لا يستطيع شخص ما أن يجيبني على سؤال مضاد واحد، تنشأ الشكوك، ولكن هل قام بالتعمق في المهمة بشكل صحيح أم أنه يحاول إغراقي بمنتج شبه نهائي؟"

يعتقد رئيسك.

اعمل مسبقًا على جميع الأسئلة التي قد تطرح عليك، وجميع الحلول البديلة للمشكلة. كن مستعدًا لشرح كيفية الحصول على الأرقام التي تحضرها وسبب صحتها.

خلاف ذلك، سوف تزعج رئيسك ويتم إرسالك للمراجعة - ستفقد سمعتك ووقتك.

4. خطط لمحادثتك

لا يستغرق الأمر سوى دقيقة واحدة، ولكنه يجلب الكثير من الفوائد. كقاعدة عامة، اتضح أننا نصل إلى الرأس في كثير من الأحيان أقل مما نود، لذلك تتراكم عدة أسئلة لكل محادثة، وستسمح لك هذه القائمة بعدم نسيان أي شيء.

خذ ورقة فارغة واكتب ما تريده من هذه المحادثة. هناك 4 أنواع من هذه الأهداف:

1. نقل المعلومات التي يريد معرفتها: تقرير عن المهام المكتملة، وتحولات المواعيد النهائية، والأخبار الهامة، وما إلى ذلك.
2. نقل المعلومات التي تريد منه أن يعرفها: الالتزام بالمواعيد النهائية ومبادراتكم ومقترحاتكم والمشاكل التي نشأت والمساعدة اللازمة.
3. احصل على المعلومات التي ستكون مفيدة لك: توضيح المهمة، أخبار المقاولين من الباطن، حالات القضايا المهمة بالنسبة لك.
4. احصل على حل لمشكلتك.

إذا كان هناك سؤال يصعب فهمه أو كنت تتوقع أن يثير الجدل، فاكتب أطروحة منطق تقريرك عنه - حججك واستنتاجاتك.

عند تقديم التقارير إلى المدير

خوارزمية التقرير المعتادة: تحديد الغرض من المحادثة، تقديم البيانات، تقديم الاستنتاجات، تقديم الحلول، تقديم توصيتك.

5. لا مقدمات

"هل ما زال هذا "الاتصال" أم أنني بحاجة إلى "فهم" ما يقوله؟"

يعتقد رئيسك.

قل مباشرة على الفور ما تحتاجه: "أريد الإبلاغ عن النتائج"، "هناك مشكلة"، "بحاجة إلى حل"، "بحاجة إلى الموافقة"، "هناك سؤال"، وما إلى ذلك.

يجب على القائد أن يضبط عقله الوضع الصحيح: "أنا أحل المشكلة"، "أقبل النتائج"، "أنا أتخذ القرار"، إلخ. حتى يتم ضبطه بشكل صحيح، لن يكون قادرا على إدراك معلوماتك بشكل فعال.

6. إنه ليس نوستراداموس

"لم يكلف نفسه عناء السؤال عما إذا كنت على علم بهذا الموضوع أم لا. هل هذه أنانية أم عدم كفاءة؟

يعتقد رئيسك.

فكر فيما يعرفه رئيسك وما لا يعرفه، وأطلعه على آخر المستجدات. حتى يكون في نفس السياق معك، لن تتمكن من التواصل بشكل فعال.

لا تخطي الروابط المنطقية. يجب أن تكون "قصة" قصتك مستمرة. إذا تم اعتبار شيء ما أمرا مفروغا منه بالنسبة لك، فليس من الحقيقة على الإطلاق أن مديرك ملزم بتخمين الاتصال المنطقي الذي قررت تخطيه.

7. أخرج القمامة

"لماذا يجب أن أحفر في هذه القمامة اللفظية؟ لماذا لم يتم إعداد تقرير متماسك مسبقًا؟

يعتقد رئيسك.

قم بإزالة جميع المعلومات غير ذات الصلة من سردك. يتضمن ذلك المعلومات ذات الصلة بالقضية ولكن لم يتم التحقق منها أو غير حاسمة. أنت تخاطر بتحريف المحادثة أو تعقيدها.

حدد قرار القائد الذي تحتاجه واستبعد من التقرير المعلومات التي لا تقربك منه. بالطبع، من المهم معرفة المقياس في نفس الوقت - فمن غير المقبول تشويه المعلومات أو التلاعب بها.

8. المزيد من الأرقام، وعدد أقل من الصفات

"أريد حقًا أن يعتمد مرؤوسي على الحقائق، وليس على الأحكام والعواطف. للقيام بذلك، يجب أن يعتادوا على التواصل بلغة الأرقام.

يعتقد رئيسك.

التصريحات التي لا تحتوي على أرقام تبدو لا أساس لها من الصحة. وإلى أن تبدأ الأرقام والحقائق الملموسة في الظهور في المحادثة، يتبادل الناس الأحكام الذاتية فقط، ولا تقترب ذرة واحدة من الحقيقة.

إذا كنت تريد إقناع مديرك بشيء ما، فإن أقصر الطرق لذلك هي من خلال إعداد التحليلات. الأمر الأكثر إثارة للدهشة هو أن الأرقام التي تم الحصول عليها يمكن أن تفاجئك وتغير حكمك على القضية قيد المناقشة.

9. كن محددًا وشفافًا

"يبدو الأمر كما لو أنني يجب أن أخرج الإجابات من الموظفين باستخدام الكماشة من أجل تحقيق فهم كامل للموقف. هل يخفون شيئًا ما أم أنهم لم يخوضوا في التفاصيل بأنفسهم؟

يعتقد رئيسك.

ردا على السؤال "متى" إعطاء التاريخ. على السؤال "من" - أعط اسمًا. على السؤال "كم" - رقم: الكمية أو المبلغ أو النسبة المئوية. كلما أسرعت في تقديم بيانات محددة، كلما أسرعت في إنهاء هذه المحادثة المطولة.

10. لا تعطي بيانات دون استنتاجات

"ولماذا أحتاج إلى هذه المجموعة من الطاولات؟ فهل حاول اكتشافها بنفسه، أم أنه لا يهتم بهذه القضية على الإطلاق؟

يعتقد رئيسك.

ليست الأرقام هي التي تهم، بل قدرتك على استخلاص النتائج منها.

الموظف الجيد هو موظف مستقل. بعد كل شيء، إذا فهمت أنه بعد تلقي البيانات ستكون هناك مرحلة تحليل، وبعد التحليل - اتخاذ القرار، فلماذا لا تحاول السير على هذا الطريق بنفسك؟

قم بإلقاء البيانات الأولية دون استنتاجات لرئيسك، ثم تخبره "الآن هذه مشكلتك". وبالطبع لا أحد يحب ذلك. قد يكون النهج الأفضل هو "أنا أفهم أن هذه هي مشكلتي، وإليكم كيف أحاول حلها".

11. لا تظهر بدون العروض.

"إذا توصلت الآن إلى حل له، فسيكون تحت "السيطرة اليدوية" طوال حياتي. دعه يتعلم التفكير برأسه.

يعتقد رئيسك.

وكما يقول المثل: "إذا لم تكن جزءا من الحل، فأنت جزء من المشكلة". لا تأتي دائمًا مع المشكلة فحسب، بل تأتي أيضًا مع اقتراحات للتخلص منها. ويفضل أن يكون في إصدارات متعددة.

دع مديرك عليه فقط الموافقة على فكرتك. دعه يرى أن لديه موظفًا مستقلاً متحمسًا.

12. لا تغادر دون قرار

"أنا متعب. لا أريد أن أقرر أي شيء. أريد مكافأة."

يعتقد رئيسك.

لقد جئت للحصول على حل (انظر النقطة 4). .

لكن اتخاذ القرارات ليس بالأمر السهل. سوف يتجنب رئيسك ذلك. ضع هدفك في الاعتبار وأعد المحادثة إلى القرار.

في حالة الأسئلة المضادة من الرأس

13. أجب عن السؤال في الجملة الأولى

"حسنًا، لماذا أحتاج إلى هذه القفزات والتصرفات الغريبة؟ أسأل سؤالا محددا وأريد إجابة محددة. إذا كان هناك شيء غير واضح بالنسبة لي، سأطرح السؤال التالي. لا حاجة لإضاعة الوقت في محاولة الإجابة على الأسئلة التي لم أطرحها."

يعتقد رئيسك.

إذا طرح الرئيس سؤالاً، كقاعدة عامة، فهو يفهم مسبقًا ماذا وبأي ترتيب سيطرحه بعد ذلك. لقد بنى لنفسه بالفعل الخطوط العريضة للمحادثة ويريد أن يقود المحادثة بهذه الطريقة.

لا حاجة لمحاولة التفكير في سؤاله بنفسه والإجابة على السؤال الذي لم يطرحه، ولكن كما تعتقد، يقصد. أجب على السؤال حرفيا. كل التفاصيل والأسباب والتفسيرات المنطقية - لاحقا. إذا سئل.

14. الحقيقة ولا شيء غير الحقيقة

"هل يمكنني من حيث المبدأ العمل مع شخص يحاول خداعي؟ بعد كل شيء، فهو لا يظهر فقط انعدام الأمن من خلال محاولته الكذب علي، ولكن أيضًا الغباء، على أمل ألا أقبض عليه بالكذب.

يعتقد رئيسك.

ليست هناك حاجة لاختراع أي شيء في محاولة للإجابة على سؤال صعب. ليست هناك حاجة لرسم الواقع عندما لا تكون هناك حقائق. سيتم نقلك إلى المياه النظيفة. من الأسهل والأسرع الاعتراف بأنك لا تعرف أو لم تفعل شيئًا ما ثم تمضي قدمًا.

15. لا تلوم مرؤوسيك

"إذا كان الشخص لا يفهم أنه مسؤول عن تصرفات مرؤوسيه، فهذه حالة سريرية. لدينا تسلسل هرمي. أنا أجيب على رئيسي عن جميع مرؤوسي، وهم يجيبون علي عن مرؤوسيهم.

يعتقد رئيسك.

المهمة موكولة إليك وأنت مسؤول عنها أيضًا. يمكنك تفويض المهمة لمرؤوسيك، لكن هذا لا يعفيك من مسؤولية تنفيذها. ينشئ التفويض علاقة مسؤولية إضافية بينك وبين مرؤوسك، لكن مسؤوليتك الأصلية تجاه رئيسك في العمل لا تختفي.

16. لا تضيع وقتك في اختلاق الأعذار.

"كلما استمعت للأعذار أكثر، كلما زاد أمل مرؤوسي في أن أتمكن من التخلص من قصة جميلة في غياب نتيجة."

يعتقد رئيسك.

إذا كان رئيسك يركز على النتائج، فإن أسباب غيابه (خاصة تلك التي يتم الكشف عنها فقط في وقت التقرير - انظر الفقرة 2) لا تهمه كثيرًا.

لذلك، لا تضيع الوقت في الأعذار - فمن الأفضل أن تنفقه على إكمال مهمتك.

عند استلام المهمة

17. الأسئلة دفعة واحدة

إذا تلقيت مهمة أخرى ردًا على بلاغك، ولم يكن هناك شيء واضح بالنسبة لك، فاطرح الأسئلة على الفور. من الأفضل أن تبدو غبيًا عندما تحصل على مهمة بدلاً من تسليمها عن طريق القيام بالشيء الخطأ.

خاتمة

كما ترون، القواعد المذكورة بسيطة للغاية وحتى واضحة إلى حد ما. ومع ذلك، في تجربتي، هناك عدد قليل جدًا من الأشخاص الذين يقومون بها بشكل منهجي - وهذا يتطلب الشجاعة والانضباط الذاتي. حاول التمسك بها، وصدقني، يتم توفير ثقة ودعم القيادة لك.

أنظر أيضا:

• 18 نصيحة لكيفية التغلب على التوتر والخوف في التعامل مع رؤسائك.
• المالك والمدير: كيفية تجنب الصراعات. نصيحة المدير.

ما هو أصعب شيء بالنسبة لك في التواصل مع القائد؟

لا يوجد موظف يحب ذلك عندما يدعو المدير السجادة. في طريقي إلى المكتب، يدور في ذهني سؤال واحد: لماذا يحتاجني مديري؟ تحدث المحادثة مع الرئيس عند إصدار مهام جديدة أو تحليل العمل المنجز. إن الاتصال بالرئيس يجعل حتى الموظف الذي لا تشوبه شائبة يشعر بالقلق والتوتر. ونتيجة لذلك، فإن المحادثة مشوشة وغير مهنية. هذه هي الطريقة التي يعامل بها معظم الناس رئيسهم. لماذا نخجل أمام رئيسنا وكيف نتحدث معه لنثير إعجابه.

لماذا يوجد حاجز بين الرؤساء والمرؤوسين؟

إنه أمر مثير للاشمئزاز أن نشاهد من الجانب عندما لا يستطيع زميل توصيل كلمتين حتى في الاجتماع، وتقديم تقرير إلى المدير. أين تذهب شجاعتك عندما يتعلق الأمر بك؟ التعثر والاحمرار ونسيان الجدال مع الحقائق والبحث. لا تفترض أنك شخص غريب. هذه هي الطريقة التي يتصرف بها معظم المرؤوسين، والسبب ليس نقص المعرفة أو عدم القدرة على التواصل. والسبب هو أنهم يفكرون بشكل مختلف، ومن هنا ينشأ الحاجز.

يتخذ القائد عشرات القرارات كل يوم. كل واحد منهم يؤثر على ربح الشركة. لذلك تغيرت طبيعة الرئيس وموقفه من الأمر. لا يتردد ولا يضيع الوقت في الكلام الفارغ. مهمة الرئيس هي إعطاء المهمة للمرؤوس، ثم المطالبة بإجابة واضحة. اتخاذ القرارات بناء على البيانات الواردة. لم يعتاد المرؤوسون على ذلك، وبالتالي فإن التفكير مختلف. لتقليل هذا الحاجز، حاول أن تضع نفسك مكان القائد. هذا ليس مجرد منصب مرموق وزيادة في الراتب، ولكن أيضا مسؤولية.

لدى الرئيس قدر معين من الوقت مخصص لكل سؤال، لذلك لا تضيعه بمحادثات وتقارير فارغة. ناقش البيانات وفكر في الأسئلة المحتملة من السلطات. ثم ستتطور بينكما محادثة احترافية ومثمرة.

الشيء الرئيسي هو أن تتعلم كيفية التحدث بإيجاز وفي صلب الموضوع. لا تأخذ من وقت عملك وزملائك ومديرك. لا تنس أن محادثة العمل مرحب بها في العمل. هذا لا يعني أنه عليك أن تكون إنسانًا آليًا يتحدث بصوت معدني. النكات والقصص المضحكة مناسبة إذا قيلت في أوقات الفراغ ولا تسيء إلى الحاضرين.

ما هي الطريقة الصحيحة للتحدث مع رئيسك في العمل؟

1. لا تتمتم ولا تثرثر. تخيل أن أمامك زميلًا وليس رئيسًا قاسيًا. عبر عن أفكارك بنبرة ثابتة وهادئة ومتوازنة. يحاول العديد من الموظفين التخلص بسرعة من المحادثة مع رئيسهم، ويقدمون تقريرًا بسرعة. ونتيجة لذلك، لا شيء واضح. التطرف الآخر هو عندما يضل الشخص باستمرار ويتمتم.

   اقرأ تقريرك بصوت عالٍ عدة مرات قبل عبور مكتب رئيسك.

2. الاستعداد للمحادثة. تعال إلى مكتب رئيسك ومعك مفكرة وقلم لتدوين تعليمات رئيسك. الاستعداد للمحادثة. إذا حدثت المحادثة بمبادرتك: تحسين سير العمل، ونقل المسؤوليات إلى موظف آخر، فقم بتزويد رئيسك بالحجج والفوائد التي يجب القيام بها.
3. كن واثقًا. مهمة المرؤوس ليست فقط قبول المهام وتنفيذها بشكل لا تشوبه شائبة. لديك أفكارك الخاصة حول تنظيم العملية. شارك الأفكار مع رئيسك في العمل. إذا لم يفهم الرئيس ولم يقدر، فلا تتعجل لإنهاء المحادثة. فكر في كيفية التأثير على رأي القائد. لا تعتبر نفسك خاسرًا على الفور، دافع عن رأيك حتى النهاية.

دائما وقواعد الاتصال في المكتب. إذا كان من المعتاد التحدث إلى رئيسك بكلمة "أنت" والاتصال بالاسم والعائلة، فلا تغير القواعد. إن الرئيس ليس هو أقرب أصدقائك، بل هو الشخص الذي يعتمد عليه مستوى الراتب وظروف العمل. ولذلك، فإن بدس سيكون غير مناسب.

كيف تتحدث مع رئيس طاغية؟

ليس الجميع محظوظين برئيس متفهم وعادل. يشتكي العديد من الموظفين من رئيسهم الذي لا يقدر عمل مرؤوسيه، ويتذمر دائمًا، وغير راضٍ عن شيء ما. يمكن لمثل هذا القائد أن يترك العمل الإضافي في العمل، وتوبيخ التقرير المثالي، ورفع صوته أمام الجميع. مثل هذا القائد يسمى طاغية. كقاعدة عامة، تولى مؤخرا منصبا قياديا وقبل شهر كان على ما يرام مع الفريق. من المستحيل تصحيح مثل هذا الشخص، لذلك عليك أن تتعلم كيفية التعامل معه في العمل. كيف تتحدث مع رئيس طاغية؟

1. . عندما تكون وقحًا، فمن الصعب كبح جماح نفسك، فأنت تريد تقديم بضع تعليقات مسيئة ردًا على ذلك. إذا كان القائد طاغية فإن التحول إلى الصراخ سيفسد الوضع. سوف يسخن إلى الحد الأقصى، ويصرخ بالحقيقة، لن تصل إليها. اترك مكتب الرئيس تحت أي ذريعة، وانتظر حتى يبرد الرئيس، ثم عد إلى المحادثة. هذا لا يعني أنه ينبغي للمرء أن يتقبل مثل هذا الموقف بصمت. عند تسليم المهمة لاحظ أن المهمة قد اكتملت وليس من الضروري التحدث معك ورفع صوتك.
2. ربط خيالك. أفضل طريقة لتخفيف التوتر الداخلي هي تقديم القائد في دور أو موقف مضحك. إذا شعرت أنك تغلي، لكنك لا تريد أن تفقد وظيفتك، فتخيل أن رئيسك يرتدي زي المهرج. أو تخيل أن الجميع يجلسون على الكراسي ويرتدون البدلات، وأن رئيسك في العمل يرتدي بيجامة مضحكة وقبعة نوم. تساعد هذه الطريقة على الاسترخاء والتخلص من البخار.

   لا تدع رئيسك في العمل يهينك ولا تصبح ضحية. هناك موظفون يعتمدون التكتيكات التالية: الانغماس في الاستبداد في كل شيء، والوفاء بأي متطلبات، والاندفاع عند المكالمة الأولى. ونتيجة لذلك، فإنهم يرتقون السلم الوظيفي ويشغلون مناصب قيادية. لكن مثل هذا الشخص لا يطور علاقات عمل مع مرؤوسيه. بعد كل شيء، يتذكر الفريق كيف حصل على كرسي الرأس.