Універсальний звіт з перевірки витрат на оплату праці у книзі обліку доходів та витрат. У який момент зарплатний «аванс» визнається у витратах спрощенця Нарахування зарплати потрапляє у кудир

Усі платники податків, які використовують спрощену систему оподаткування (УСН), зобов'язані вести книгу обліку доходів і витрат (КУДіР). Якщо цього робити, або заповнити її неправильно, можна отримати чималий штраф (ст. 120 податкового кодексу РФ). Ця книга роздруковується та передається до податкової інспекції на їхню вимогу. Вона має бути пошита та пронумерована.

Перед тим, як ви почнете формувати цю книгу обліку доходів та витрат у 1С 8.3, перевірте налаштування програми. Якщо у вас виникають проблеми з формуванням КУДіР і якісь витрати не потрапляють до книги, ретельно перевірте ще раз налаштування. Більшість проблем криється саме тут.

Де знаходиться книга обліку доходів та витрат 1С 8.3? У меню «Головне» виберіть пункт «Налаштування».

Перед вами відкриється список налаштованих облікових політик у межах організацій. Відкрийте потрібну вам позицію.

У формі налаштування облікової політики в самому низу перейдіть за посиланням «Налаштування податків і звітів».

У нашому прикладі вибрано «Спрощену (доходи мінус витрати)» систему оподаткування.

Тепер можна перейти до розділу «УСН» цієї настройки та налаштувати порядок визнання доходів. Саме тут зазначається, які операції зменшують податкову базу. Якщо у вас виникає питання, чому витрата не потрапляє в книгу витрат і доходів в 1С — насамперед дивіться в ці налаштування.

З деяких пунктів не можна зняти прапорець, оскільки вони є обов'язковими для заповнення. Інші прапори можна встановити, виходячи зі специфіки роботи вашої організації.

Після налаштування облікової політики перейдемо до налаштування друку самого КУДіРу. Для цього в меню «Звіти» оберіть пункт «Книга доходів та витрат УСН» розділу «УСН».

Перед вами відкриється форма звіту книги обліку. Натисніть кнопку «Показати налаштування».

Якщо вам необхідно додати записи отриманого звіту, поставте відповідний прапор. Інші ж налаштування краще уточнити у вашій податковій інспекції, дізнавшись про вимоги до зовнішнього вигляду КУДіР. У різних інспекціях ці вимоги можуть відрізнятися.

Заповнення КУДіР в 1С: Бухгалтерія 3.0

Крім правильного налаштування перед формуванням КУДіР необхідно завершити всі операції із закриття місяця та перевірити правильність послідовності документів. Усі витрати потрапляють до цього звіту після їх оплати.

Книга обліку ДиР формується автоматично та поквартально. Для цього потрібно натиснути на кнопку «Сформувати» у формі, де ми щойно проводили налаштування.

Книга доходів та витрат містить 4 розділи:

• Розділ І.У цьому розділі відображаються всі доходи та витрати за звітний період поквартально з урахуванням хронологічної послідовності.
• РозділІІ.Цей розділ заповнюється лише побачивши УСН «Доходи мінус витрати». Тут містяться всі витрати на кошти та НМА.
• РозділІІІ.Тут утримуються збитки, які зменшують податкову базу.
• РозділIV.У цьому розділі відображаються суми, що зменшують податок, наприклад страхові внески за співробітників тощо.

Якщо ви все правильно налаштували, то і КУДіР сформується коректно.

Ручне коригування

Якщо КУДіР заповнився не зовсім так, як ви того хотіли, його записи можна відкоригувати вручну. Для цього в меню «Операції виберіть пункт «Записи книги доходів та видатків УСН».

У формі списку створіть новий документ. У шапці нового документа заповніть організацію (якщо у програмі їх кілька).

Цей документ має три вкладки. Перша вкладка коригує записи розділу I. Друга та третя – розділ II.

За потреби внесіть потрібні записи до цього документа. Після цього КУДіР сформується з урахуванням цих даних.

Аналіз стану обліку

Цей звіт може допомогти вам у наочному вигляді перевірити правильність заповнення книги доходів та витрат. Щоб його відкрити, виберіть пункт «Аналіз обліку за УСН» у меню «Звіти».

Якщо в програмі ведеться облік кількох організацій, потрібно вибрати в шапці звіту ту, за якою необхідний звіт. Також задайте період і натисніть на кнопку «Сформувати».

Звіт розбито на блоки. По кожному з них можна натиснути, отримавши розшифровку суми.

Ми дякуємо нашій читачці, індивідуальному підприємцю Ісакову Наталію Іванівну,за пропоновану тему статті.

Зарплату працівникам потрібно виплачувати не рідше ніж кожні півмісяць а ст. 136 ТК РФ. Дотримуються цієї вимоги організації так. Спершу видають працівникам зарплату за першу половину місяця. Її всі звикли називати авансом. А потім – за другу, цю виплату зазвичай називають остаточним розрахунком за місяць. Так роблять і роботодавці-спрощенці. Причому саме у компаній, які застосовують «дохідно-видаткову» спрощенку, і виникає питання: в який момент можна визнати у видатках зарплатний «аванс»? Власне ця назва і вносить сум'яття, тому що спрощенці визнають у видатках лише погашену заборгованість, у тому числі й із зарплати (сплачені витрати), а не видані аванс. ы підп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ.

Ціна запитання

Спрощенці повинні вести книгу обліку доходів та витрати в утв. Наказом Мінфіну Росії від 31.12.2008 № 154н; ст. 346.24 НК РФ. Причому НК РФ податковим регістром її називає. Однак ФНП це не бентежить. На думку податкової служби, ця книга - справжнісінький податковий регістр (роз'яснення співробітника ФНС Росії С.А. Тараканова на цю тему ви можете подивитися в , 2011, № 5, ). І отже, є ризик отримати штраф за систематичне (двічі і більше протягом календарного року) несвоєчасне відображення у ній витрат на оплату праці а ст. 120 НК РФ.

Докладніше про штраф за відсутність регістрів податкового обліку або за помилки у них читайте:

Правомірність застосування такого штрафу ми зараз не обговорюватимемо. А розберемося, як відобразити зарплатний «аванс» у книзі обліку доходів та витрат так, щоб навіть приводу для претензій до вас інспектор не мав.

Варіанти обліку

ВАРІАНТ 1. Зарплата за першу половину місяця визнається витратою у момент виплати

Докладніше про способи розрахунку зарплати за першу половину місяця читайте: 2008 № 19, с. 8; 2010 № 24, с. 11

Прихильники цього варіанта цілком справедливо вважають, що зарплата за першу частину місяця - це не аванс (передплата за роботу в майбутньому), а оплата праці працівника за відпрацьовану першу половину місяця.

ТК РФ не встановлює порядок розрахунку зарплати за першу половину місяця. Тому ця частина буде саме зарплатою, хоч би якою вона визначалася:

• <или>виходячи з фактично відпрацьованих днів за період з 1-го до 15-го числа місяця (розрахунковий спосіб);
• <или>у жорсткій сумі чи як відсоток від окладу («авансовий» метод).

Таким чином, видаючи зарплату за першу половину місяця, організація погашає свою заборгованість із оплати праці. А як відомо, спрощенці, які застосовують «прибутково-видаткову» спрощенку, визнають витрати на оплату праці саме в момент погашення заборгованості. і підп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ. Тому у книзі зарплату відбивають на дату її видачі з каси (перерахування на рахунки працівників у банку).

З цим варіантом обліку погодилися ще 2004 р. московські податківці і п. 6.1 Листи УФНС Росії у м. Москві від 31.12.2004 № 21-14/85240. Щоправда, у своєму Листі вони зробили таке застереження: «...під авансом, як правило, мається на увазі виплата заробітної плати за фактично відпрацьовані штатним працівником організації півмісяця». З цього багато хто зробив висновок, що ці роз'яснення стосувалися лише розрахункового способу визначення суми зарплати за першу половину місяця. А що вважають із цього приводу в Мінфіні?

З авторитетних джерел

Начальник відділу спеціальних податкових режимів Департаменту податкової та митно-тарифної політики Мінфіну Росії

Спрощенці з об'єктом оподаткування «доходи мінус витрати» можуть включати до витрат витрати на оплату праці в порядку, передбаченому ст. 255 НК Р Ф підп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ. Відповідно до цієї статті до витрат на оплату праці відносяться будь-які нарахування працівникам, передбачені нормами законодавства РФ, трудовими договорами (контрактами) та (або) колективними договорами. У спрощенця витрати на оплату праці визнаються після їх фактичної оплати ы підп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ.

Таким чином, зарплата за першу половину місяця (незалежно від способу її розрахунку: виходячи з фактично відпрацьованого часу або без його обліку - у відсотках від окладу або у твердій сумі) визнається у витратах спрощенця на дату виплати з каси або перерахування на рахунки працівників”.

ВАРІАНТ 2. Зарплата за першу половину місяця визнається витратою на останнє число місяця

Цей варіант обліку широко застосовується спрощенцями, які використовують авансовий спосіб розрахунку зарплати за першу половину місяця. Одні віддають перевагу за звичкою. А інші переконані, що заборгованість з оплати праці виникає лише після нарахування заробітної плати наприкінці місяця, а отже, до цього дня не йдеться про її погашення.

Як бачимо, фахівці Мінфіну Росії дають добро застосування першого варіанту обліку. Але чи означає це, що другий варіант поза законом? Ми вирішили уточнити у фінансовому відомстві, чи книга вважатиметься заповненою неправильно, якщо зарплату за першу половину місяця відобразити в ній як витрату в останній день місяця. Ось яку відповідь ми отримали.

З авторитетних джерел

“На мою думку, спрощенці з об'єктом оподаткування «доходи мінус витрати» можуть відображати суму виданої зарплати за першу половину місяця у книзі обліку доходів та витрат та наприкінці місяця.

Таким чином, якщо виплата першої та другої частини зарплати за місяць та перерахування ПДФО будуть припадати на один місяць, то всі витрати на оплату праці можна відобразити один раз загалом за місяць. Декількома записами або однією на всю суму - із зазначенням реквізитів всіх платіжних документів” .

Мінфін Росії

Як бачимо, право на життя мають обидва варіанти визнання зарплатного «авансу» у видатках. Отже, ви вільні вибирати той варіант, який вам зручніше.

Книга обліку доходів та витрат — це особливий реєстр, куди платники податків, які застосовують спрощену систему оподаткування (ССП), заносять господарські операції для подальшого розрахунку податкової бази з податку на УСН.

Обов'язок вести книгу обліку доходів та витрат або КУДіР, як її часто називають бухгалтери, встановлено статтею 346.24 НК РФ.

Якщо КУДіР не вести або допустити порушення її заповнення, можна заробити штраф від 10 000 до 30 000 рублів. А якщо порушення призведуть до заниження бази оподаткування — штраф у 20% суми несплаченого податку. Це закріплено у статті 120 НК РФ.

При цьому обов'язків здавати КУДіР до податкової немає. Якщо податківці вимагатимуть надати Книгу обліку доходів та витрат під час перевірки, тоді ви зобов'язані надати Книгу у паперовому варіанті, пошиту, пронумеровану та підписану.

КУДіР може знадобитися для того, щоб показати витрачання коштів цільового фінансування, або показати ПФР доходи для визначення ставки страхових внесків ІП, або в банку для кредиту.

Книжка заводиться на рік. Вести її можна у паперовому та електронному вигляді. Звичайно, багато бухгалтерських програм і веб-сервісів (такі як Контур.Бухгалтерія або Ельба) з різним ступенем простоти дозволяють вести книгу в електронному вигляді. Якщо податкова вимагатиме, можна роздрукувати та віднести.

Як заповнювати Книгу обліку доходів та витрат (КУДіР)

Сподіваємось на зворотний зв'язок. Заповнюйте КУДіР правильно;)

Спробуйте попрацювати в Контур. Бухгалтерії – зручному онлайн-сервісі для ведення бухобліку та надсилання звітності через інтернет.