Procedura de înregistrare și eliberare a foilor de parcurs. Cum să completați corect formularele de călătorie

La 13 februarie 2017, Ministerul Justiției al Federației Ruse a înregistrat Ordinul Ministerului Transporturilor al Federației Ruse nr. 17 „Cu privire la introducerea modificărilor la detaliile obligatorii și procedura de completare a foilor de parcurs aprobate prin Ordinul Ministerului Transportul Federației Ruse din 18 septembrie 2008 Nr. 152” din 18 ianuarie 2017. Potrivit noului ordin, se fac modificări în procedura de eliberare a foilor de parcurs pentru vehicule. Noul ordin intră în vigoare pe 26 februarie 2017.

Iată textul ordinului Ministerului Transporturilor al Federației Ruse nr. 17 din 18 ianuarie 2017:

Introduceți următoarele modificări la detaliile obligatorii și procedura de completare a foilor de parcurs, aprobate prin ordin al Ministerului Transporturilor al Federației Ruse din 18 septembrie 2008 nr. 152:

1. 1. La paragraful 12, se aplică cuvintele „În titlul foii de parcurs, se aplică un sigiliu sau o ștampilă a unei persoane juridice, întreprinzător individual, care deține vehiculele relevante pe baza dreptului de proprietate sau a altui temei juridic.” exclude.

1. 2. Adăugați clauza 16.1 cu următorul conținut:

„16.1 Data și ora controlului înainte de călătorie a stării tehnice a unui vehicul se aplică de către inspectorul de stare tehnică a autovehiculelor sau de către inspectorul de stare tehnică a transportului electric terestre care a efectuat controlul corespunzător și este certificată printr-o semnătură care indică numele de familie și parafa.”

Iată regulile pentru completarea unei foi de parcurs bazate pe vechiul ordin al Ministerului Transporturilor al Federației Ruse, care a fost adoptat la 18 septembrie 2008:

Reguli pentru completarea foilor de parcurs:

1. 9. Se emite o scrisoare de parcurs pentru fiecare vehicul utilizat de o persoană juridică sau întreprinzător individual pentru transportul de mărfuri, pasageri și bagaje prin transport electric rutier și urban terestre în comunicații urbane, suburbane și interurbane.

1. 10. Foaia de parcurs se emite pentru o zi sau o perioadă care nu depășește o lună.

1. 11. Dacă în perioada de valabilitate a foii de parcurs vehiculul este utilizat în ture de mai mulți conducători auto, atunci este permisă eliberarea mai multor foi de parcurs pentru un vehicul separat pentru fiecare șofer.

1. 12. Denumirea foii de parcurs indică tipul de vehicul pentru care se eliberează scrisoarea de parcurs ( foaia de parcurs autoturism, foaia de transport tramvai etc.). Numărul foii de parcurs este indicat în secțiunea antet în ordine cronologică în conformitate cu sistemul de numerotare adoptat de proprietarul vehiculului. În partea de titlu a foii de parcurs este aplicată un sigiliu sau o ștampilă a unei persoane juridice, întreprinzător individual, care deține vehiculele relevante pe baza dreptului de proprietate sau a altui temei juridic.

1. 13. Datele, orele și citirile contorului de parcare la care un vehicul iese dintr-o parcare permanentă și intră într-o parcare permanentă se înscriu de către persoanele autorizate desemnate prin decizia conducătorului întreprinderii sau a întreprinzătorului individual, și certificate prin ștampilele sau semnăturile acestora care indică parafa. și prenumele, cu excepția cazurilor în care un antreprenor individual combină atribuțiile unui șofer.

1. 14. Datele, orele și citirile contorului de parcare la care un vehicul părăsește o parcare permanentă și intră în parcarea specificată sunt introduse de către întreprinzătorul individual dacă întreprinzătorul specificat combină atribuțiile unui șofer.

1. 15. În cazul emiterii mai multor borderouri pentru un vehicul separat pentru fiecare conducător auto, data, ora și citirile contorului de parcare la care vehiculul părăsește parcarea permanentă se trec în scrisoarea de parcare a conducătorului auto care părăsește primul loc de parcare permanentă. , precum și data, ora și citirile contorului de parcare atunci când un vehicul intră într-o parcare permanentă - în scrisoarea de parcare a șoferului care este ultimul care a intrat în parcare permanentă.

1. 16. Datele și orele examinării medicale înainte de călătorie și după călătorie a conducătorului auto se înscriu de către lucrătorul medical care a efectuat examinarea aferentă și se certifică cu ștampila și semnătura acestuia indicând numele, prenumele și patronimul.

16.1 Data și ora controlului înainte de călătorie a stării tehnice a vehiculului se aplică de către inspectorul de stare tehnică a autovehiculelor sau de către inspectorul de stare tehnică a transportului electric terestre care a efectuat controlul corespunzător și este atestat. printr-o semnătură care indică numele de familie și parafa

1. 17. Proprietarii (deținătorii) de vehicule sunt obligați să înregistreze foile de parcurs emise în jurnalul de înregistrare a foilor de parcurs.

1. 18. Foile de parcurs emise trebuie păstrate cel puțin cinci ani.

Am evidențiat în roșu paragraful 12 din regulile de completare a foilor de parcurs, care își vor înceta valabilitatea la 26 februarie 2017, după intrarea în vigoare a noului ordin al Ministerului Transporturilor nr.17 din 18 ianuarie 2017. Adică, conform noii legislații, persoanele juridice și antreprenorii individuali nu vor trebui să-și pună sigiliul sau ștampila în partea de sus a foii de parcurs.

„Cu privire la aprobarea detaliilor obligatorii și a procedurii de completare a foilor de parcurs” (denumit în continuare Ordinul nr. 152). Toate modificările se aplică foilor de parcurs emise după 25.02.2017.

Noua procedură de întocmire a foilor de parcurs trebuie aplicată de persoanele juridice și antreprenorii individuali care operează autoturisme și camioane, autobuze, troleibuze și tramvaie.

Să aruncăm o privire mai atentă asupra modificărilor aprobate.

Schimbarea #1

În partea de titlu a foii de parcurs, organizațiile și întreprinzătorii individuali au acum dreptul de a nu-și aplica sigiliul sau ștampila (clauza 12 din Ordinul Ministerului Transporturilor al Federației Ruse nr. 152).

Schimbarea #2

Organizațiile și antreprenorii individuali de pe scrisoarea de parcurs, pe lângă nota de examinare medicală, trebuie să facă o notă despre controlul înainte de călătorie a stării tehnice a vehiculului (indicând data și ora). O astfel de marcă se aplică fie de către inspectorul de stare tehnică a autovehiculelor, fie de către inspectorul de stare tehnică a transportului electric terestre urban și se atestă prin semnătura acestuia indicând numele de familie și parafa (clauza 16.1 din Ordinul Ministerului Transporturilor). al Federaţiei Ruse Nr. 152).

Detalii obligatorii ale foii de parcurs

Detaliile obligatorii ale foii de parcurs nu s-au modificat.

Pentru a anula combustibilul și lubrifianții pe baza unei scrisori de parcurs, este necesar să se indice următoarele detalii (clauza 3 din Ordinul nr. 152):

• nume și număr;
• informatii despre perioada de valabilitate;
• informații despre proprietarul (deținătorul) vehiculului;
• informații despre vehicul;
• informații despre șofer.

Informațiile despre perioada de valabilitate trebuie să includă data (zi, lună, an) în timpul căreia puteți călători folosind scrisoarea de parcurs emisă. Documentul poate fi emis pentru câteva zile, dar nu mai mult de o lună (clauza 10 din Ordinul Ministerului Transporturilor al Federației Ruse nr. 152) - în acest caz, trebuie să indicați datele de început și de sfârșit ale perioadei. când se poate folosi scrisoarea de transport.

În rândul despre proprietarul vehiculului trebuie să indicați:

• pentru o persoană juridică - nume, formă juridică, locație, număr de telefon;
• pentru antreprenorii individuali - nume, prenume, patronim, adresa poștală, număr de telefon.

Foaia de parcurs trebuie să includă informații despre vehicul:

• tipul de vehicul (mașină sau camion, autobuz sau troleibuz etc.);
• model de vehicul (VAZ-2101, Audi A3 etc.);
• plăcuța de înmatriculare de stat a vehiculului;
• citirile contorului de parcurs (kilometri întregi) când vehiculul iese din garaj (depo) și intră în garaj (depozi);
• data (ziua, luna, anul) și ora (ore, minute) la care vehiculul părăsește locul de parcare permanent și sosirea lui înapoi.

Informațiile șoferului trebuie să conțină:

• numele de familie, prenumele, patronimul șoferului;
• data (ziua, luna, anul) și ora (ore, minute) examinării medicale înainte și după călătorie a șoferului.

Din 15 decembrie 2017, procedura de completare a formularelor de călătorie s-a schimbat din nou. Modificările corespunzătoare au fost făcute prin ordin al Ministerului Transporturilor al Federației Ruse . În conformitate cu aceste modificări, scrisoarea de parcurs trebuie să indice:

• OGRIP - antreprenori individuali, OGRN— organizații;
• ziua și ora ultimei verificări înainte de călătorie a stării tehnice a vehiculului (dacă verificarea obligatorie este stabilită prin lege).

Pe lângă detaliile specificate, scrisoarea de parcurs, ca document primar, trebuie să conțină detaliile obligatorii stabilite pentru toate documentele primare, paragraful 2 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate” (denumit în continuare ca Legea nr.402-FZ). Această lege, precum și Ordinul Ministerului Transporturilor nr. 152, includ ca detalii obligatorii „Denumirea documentului”.

Detalii obligatorii, conform Legii nr. 402-FZ:

• Titlul documentului;
• data întocmirii documentului;
• denumirea entității economice care a întocmit documentul;
• continutul faptului vietii economice;
• valoarea măsurării naturale și (sau) monetare a unui fapt de viață economică, indicând unitățile de măsură;
• denumirea funcției persoanei (persoanelor) care au finalizat tranzacția, operațiunea și persoana (persoanele) responsabilă(e) de executarea acesteia, sau numele funcției persoanei (persoanelor) responsabile de executarea evenimentului realizat;
• semnăturile persoanelor responsabile care indică numele și parafa acestora sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.

Angajații companiei folosesc adesea mașini personale pentru călătorii de afaceri. De exemplu, un director folosește o mașină pentru călătorii de afaceri, iar un manager poate conduce o mașină personală la întâlnirile cu partenerii.

Pentru a confirma costul combustibilului și al lubrifianților, fiecare călătorie trebuie să fie reflectată în biletul de călătorie. Este necesara nota medicului in acest caz?

Detalii suplimentare despre scrisoarea de transport

Organizațiile și întreprinzătorii individuali pot indica în scrisoarea de parcurs detalii suplimentare care țin cont de specificul activităților lor legate de transportul de mărfuri, pasageri și bagaje prin diferite moduri de transport (clauza 8 din secțiunea II din Ordinul nr. 152).

Astfel de detalii suplimentare, potrivit autorului, pot fi:

• consum standard de combustibil;
• economie de combustibil comparativ cu consumul standard;
• exces de consum de combustibil comparativ cu consumul standard.

Detaliile enumerate sunt cuprinse în.

Aceste detalii permit organizației să exercite un control intern asupra validității pierderii combustibilului.

Pe lângă toate detaliile enumerate mai sus, scrisoarea de transport trebuie să indice data și ora citirii contorului de parcurs atunci când vehiculul părăsește parcarea permanentă și se întoarce. Data și ora sunt ștampilate de persoane împuternicite, desemnate prin decizia conducătorului întreprinderii/întreprinzătorului individual, și certificate prin ștampilele sau semnăturile acestora cu indicarea inițialelor și prenumele, cu excepția cazurilor în care antreprenorul individual combină atribuțiile de manager și de conducător auto.

De asemenea, este necesar să se pună ștampila și semnătura lucrătorului medical care a efectuat examinarea medicală corespunzătoare a șoferului, indicând numele de familie, prenumele și patronimul (clauza 16 din Ordinul nr. 152).

Formularul de scrisoare de transport și procedura contabilă

Formele documentelor contabile primare într-o organizație comercială sunt determinate de manager. Formele documentelor contabile primare ale organizațiilor din sectorul public sunt stabilite în conformitate cu legislația bugetară a Federației Ruse (clauza 4 din Legea nr. 402-FZ).

Utilizarea formularului de scrisoare de transport elaborat în organizație trebuie să fie aprobată de politica contabilă. Cerințele pentru formarea politicilor contabile sunt stabilite de Reglementările contabile „Politicile contabile ale organizației” () - politicile contabile sunt formate de contabilul-șef sau de o altă persoană care efectuează contabilitate în organizație, în baza acestui PBU și aprobate de către seful organizatiei.

Organizațiile ar trebui să elaboreze un formular de scrisoare de parcurs ținând cont de cerințele declarate și să aprobe utilizarea acestuia de către politicile contabile.

De menționat că, în conformitate cu Ordinul Ministerului Transporturilor nr. 152, proprietarii (posesorii) de vehicule sunt obligați să înregistreze foile de parcurs emise în înregistrarea foilor de parcurs.

Mai jos vă oferim un exemplu de completare a unei scrisori de transport.

Ratele consumului de combustibil

Standardele pentru consumul de combustibil și lubrifianți în transportul rutier au fost introduse prin Ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei „Cu privire la punerea în aplicare a recomandărilor metodologice „Standarde pentru consumul de combustibili și lubrifianți în transportul rutier”.

În conformitate cu paragraful 1 din prezentele Recomandări Metodologice, acestea sunt destinate întreprinderilor de transport auto, organizațiilor implicate în sistemul de management și control, antreprenorilor, etc., indiferent de forma lor de proprietate, exploatând echipamente auto și material rulant special pe șasiu vehicul pe teritoriul Federației Ruse.

Trebuie remarcat faptul că Codul Fiscal al Federației Ruse nu conține prevederi privind costurile de raționalizare pentru combustibili și lubrifianți. În același timp, aplicarea acestor standarde va permite organizațiilor să confirme justificarea economică a cheltuielilor efectuate în cazul unor neînțelegeri cu autoritatea fiscală (articolul din Codul fiscal al Federației Ruse).

Caminele sunt reprezentate de documentația contabilă primară, care trebuie întocmită de fiecare întreprinzător sau manager de companie dacă activitățile companiei presupun folosirea mașinilor. Dacă proprietarul mașinii este o companie, atunci foile de parcurs confirmă posibilitatea de a utiliza vehiculul în procesul de desfășurare a afacerii. Dacă mașina aparține angajatului, atunci foile vă permit să determinați valoarea optimă a compensației pentru utilizarea mașinii în scopuri comerciale. Completarea unei scrisori de parcurs este un proces important, deoarece greșelile grave nu trebuie să fie făcute în timpul procedurii. Procesul este efectuat de oficialii companiei.

Conceptul și necesitatea foilor de parcurs

Acestea sunt documentele primare care confirmă utilizarea mașinii în scopurile companiei. Acestea conțin informații importante despre vehiculul actual, șoferul și compania. Aceste documente pot fi verificate de către inspectoratul de muncă, inspectorii fiscali sau polițiștii rutieri, astfel că funcționarii companiei trebuie să țină cont de regulile de completare a foilor de parcurs. Ele vă vor ajuta să evitați diverse încălcări și greșeli.

Dacă inspectorii descoperă informații false sau erori, aceasta va deveni baza pentru aplicarea unor amenzi mari.

De ce sunt folosite?

Completarea unei foi de transport este efectuată de fiecare organizație care este într-un fel sau altul legată de necesitatea de a folosi vehicule. Folosind acest document, puteți atinge mai multe obiective simultan, care includ:

• circulația vehiculului este monitorizată în timpul zilei de lucru;
• pe baza acestui document se calculează salariul șoferului;
• se înregistrează suma de bani cheltuită pe combustibil și lubrifianți;
• amortizarea se calculează corect asupra imobilului folosit;
• Se ia în considerare costul total al mașinii.

În plus, șoferul are nevoie de o scrisoare de parcurs pe care să o prezinte polițistului rutier, deoarece acesta este cel care confirmă legalitatea transportului de mărfuri sau de pasageri. Acesta servește drept dovadă că vehiculul este în stare optimă și că respectivul cetățean este șoferul oficial. Dacă în timpul verificării se descoperă erori în document sau se dezvăluie absența unei scrisori de parcurs, conducătorul auto va fi tras la răspundere în temeiul art. 12.13 Codul contravențiilor administrative.

Caracteristicile documentului

Completarea unei borderouri este considerată un proces destul de simplu. Fiecare companie alege în mod independent dacă va fi utilizat un singur formular sau va fi elaborată o formă unică a acestui document, care este consacrată în documentația de reglementare internă a organizației.

Dacă o companie este specializată în transportul de persoane sau mărfuri, atunci procedura de înmatriculare a vehiculului trebuie efectuată numai folosind un formular de fișă special aprobat. Cine ar trebui să emită documente de transport șoferilor? Procesul este efectuat numai de angajator care întocmește și completează acest document. De obicei, directorul companiei emite un ordin prin care numește o persoană responsabilă. Acest angajat al companiei este responsabil cu crearea, completarea și predarea formularelor către șoferi.

Caracteristicile completării documentului includ:

• o fișă se eliberează exclusiv la utilizarea mașinii în scop de muncă;
• nu contează din ce motiv proprietarul companiei folosește un anumit vehicul, astfel încât mașina poate fi deținută de companie sau închiriată;
• perioada maximă de valabilitate a documentului este de 30 de zile;
• Este permis să-l prescrie pentru o zi sau chiar o călătorie.

Conform noilor reguli în vigoare în 2018, este permisă prelungirea perioadei de valabilitate a foii.

Tipuri de documente

Regulile de completare a documentelor de parcurs pot diferi ușor în funcție de tipul de document. Fiecare tip de vehicul folosește propriul tip de folie. Prin urmare, există borderouri pentru următoarele mașini:

• camioane;
• autoturisme;
• transport special;
• taxi, care poate fi o mașină sau un camion;
• autobuze care pot fi destinate transportului public de pasageri sau altor scopuri.

Pentru fiecare vehicul se utilizează formularul corespunzător. Dacă o organizație dezvoltă în mod independent documentația, atunci formularul selectat este înregistrat într-un jurnal special.

Nuanțe de umplutură

Procedura de completare a foii de parcurs se stabileste individual in fiecare companie. Următoarele reguli și caracteristici sunt cel mai des folosite pentru aceasta:

• prin ordin al conducătorului societății se desemnează un dispecer, care emite foi de parcurs pentru fiecare mașină folosită de salariați în îndeplinirea atribuțiilor de serviciu;
• dacă compania este mică, atunci documentația este adesea completată de șoferul direct al mașinii, dar ei introduc informații doar într-o parte a formularului, care se referă la kilometrajul mașinii, pentru care sunt luate în considerare citirile contorului de parcurs. cont;
• Este permisă utilizarea unui program special pentru a introduce informații, cu ajutorul căruia sunt ascunse părți inutile ale documentului;
• înainte de a trimite mașina într-un zbor, angajatul responsabil al companiei trebuie să se asigure că vehiculul este în stare optimă;
• Înainte de călătorie, chiar și șoferii trebuie să fie supuși unui control medical care să confirme că cetățenii pot conduce o mașină.

După încheierea zborului, foaia este trimisă înapoi la dispecerat. Imediat ce documentul expiră, acesta este transferat pentru păstrare în arhiva companiei timp de 5 ani. Conducătorii organizației sunt responsabili pentru erori și încălcări.

O mostră de completare a scrisorii de transport a unui vehicul poate fi găsită mai jos.

Ce informații sunt incluse?

Completarea unei borderouri pentru o mașină sau un camion trebuie completată de un angajat autorizat al companiei. El trebuie să înțeleagă regulile acestui proces în prealabil. Detaliile necesare la completarea foii de transport sunt prezentate cu următoarele informații:

• numele documentului;
• numărul lui;
• valabilitate;
• informații despre proprietarul mașinii;
• tipul și marca mașinii;
• numere de înmatriculare auto;
• citirile contorului de parcurs și sunt luate atunci când mașina părăsește teritoriul întreprinderii, precum și atunci când vehiculul este trimis la garaj;
• ora exactă de plecare și de sosire;
• informații despre angajatul responsabil al companiei care eliberează mașina pe linie și întocmește o scrisoare de parcurs;
• informații despre șofer;
• ora și data examinării medicale a șoferului;
• informații despre lucrătorul medical care efectuează examinarea;
• o ștampilă pe ora și data inspecției tehnice a vehiculului, iar procedura poate fi efectuată direct în organizație dacă sunt disponibile echipamentele necesare și specialiști corespunzători;
• informații despre mecanicul care a efectuat controlul.

Este permisă introducerea altor informații în document. Acest lucru este posibil dacă organizația folosește propriul formular de scrisoare de parcurs.

Ce informații nu sunt necesare?

Procedura de completare a foii de parcurs poate varia ușor în funcție de companii. Sunt luate în considerare următoarele puncte:

• sigiliul companiei cu detalii nu este necesar pe fisa;
• O atenție deosebită trebuie acordată studierii stării tehnice a mașinii;
• legea a desființat forma uniformă a acestui document;
• nu este nevoie să indicați traseul în text, deoarece trebuie doar să introduceți datele reprezentate de citirile contorului de parcurs.

În practică, polițiștii rutieri sau angajații altor organe de inspecție consideră adesea că lipsa informațiilor despre traseu este o încălcare gravă, astfel încât șoferii și proprietarii de companii sunt trași la răspundere. În acest caz, trebuie să mergi în instanță pentru a contesta amenzi mari. Pentru a evita astfel de situații neplăcute, este recomandat să indicați direct în textul documentului care este punctul final al traseului.

Nuanțe de utilizare a documentului

Completarea unei borderouri pentru un camion sau alt vehicul este un proces obligatoriu pentru orice companie care folosește diferite utilaje pentru activitățile de muncă. Utilizarea acestui document are următoarele caracteristici:

• Formularul 4-C este utilizat dacă se utilizează indicatori de lucru la bucată pentru a calcula salariul șoferului;
• dacă se utilizează salarii bazate pe timp, se creează o scrisoare de parcurs în Formularul 4-P;
• pe lângă acest document, șoferii trebuie să aibă documentația de însoțire prezentată în scrisoarea de parcurs pentru marfa transportată;
• documentul este eliberat exclusiv de persoana responsabilă care lucrează pe un anumit schimb;
• Documentul trebuie marcat de un mecanic care verifică starea tehnică a mașinii, un lucrător medical care efectuează un examen medical, un dispecer care trimite mașina în zbor, precum și șoferul direct.

Fiecare companie trebuie să aibă formulare de călătorie în cantități optime.

Perioada de stocare a documentelor

Companiile trebuie să păstreze documentele de călătorie pentru cel puțin 5 ani, ceea ce este prevăzut în Ordinul Ministerului Transporturilor nr. 152 și Legea federală nr. 402.

În cazul în care se comite erori sau încălcări grave la completarea foii de parcurs, documentul este considerat nevalid și, prin urmare, nu poate fi utilizat în niciun scop. Răspunderea pentru astfel de erori revine funcționarilor implicați în completarea documentației, precum și managerului imediat al companiei.

Cum să-ți dezvolți corect propria formă?

Nu toate companiile preferă să folosească formulare uniforme, așa că preferă să își dezvolte propriile formulare de documente. Pentru a face acest lucru, puteți utiliza orice structură, precum și puteți include diferite puncte în document.

Dar la crearea unui formular nou, se ține cont de faptul că detaliile obligatorii trebuie incluse în text. Fără ele, documentul de călătorie este ușor de invalidat, așa că nu îl vei putea folosi în niciun scop.

După elaborarea formularului, este necesar să se depună eșantionul acestuia la Serviciul Fiscal Federal de la locul de înregistrare. În acest caz, puteți evita problemele viitoare cu atribuirea cheltuielilor pentru biletele de călătorie costurilor companiei.

Răspunderea pentru absența unui document

Dacă un șofer se deplasează pe drumuri fără setul de documente necesar, care include o scrisoare de parcurs, atunci aceasta este o încălcare semnificativă. El este adus la răspundere administrativă de către polițiștii rutieri, așa că va trebui să plătească o amendă de 500 de ruble.

În cazul unor astfel de încălcări, o persoană juridică plătește o amendă de 100 de mii de ruble. Aceleași sancțiuni se aplică companiilor care transportă persoane sau mărfuri folosind vehicule electrice.

Alte caracteristici

Când completați o scrisoare de transport pentru un autobuz sau alt transport, sunt luate în considerare și alte nuanțe:

• nu este nevoie să întocmiți o scrisoare de parcurs dacă se folosește o mașină închiriată, dar cu ajutorul acesteia puteți lua în considerare costurile combustibilului și lubrifianților în cheltuielile companiei;
• se întocmește o fișă pentru o călătorie, dar perioada de valabilitate a acesteia poate varia de la 1 la 30 de zile;
• Nu este permisă completarea parțială a documentației, în caz contrar un astfel de document va fi considerat invalid.

Persoana responsabilă desemnată ca dispecer trebuie să parcurgă mai întâi cursuri speciale care să-i permită să înțeleagă regulile de întocmire a documentației de bază pe care ar trebui să le aibă fiecare șofer de companie. În plus, șoferul trebuie să aibă un certificat de promovare a unui examen medical înainte de zbor.

Concluzie

Caminele sunt documente importante în orice companie specializată în transportul de mărfuri sau persoane. Acestea sunt întocmite de către angajați speciali ai întreprinderii, numiți în funcție prin emiterea unui ordin de către conducerea organizației.

Fiecare companie își poate dezvolta propria formă de documentare, dar formularul trebuie să conțină câteva detalii obligatorii. Dacă sunt detectate erori sau încălcări, foaia este considerată invalidă sau nulă.

Fiecare organizație privată și publică trebuie să documenteze în mod clar toate activitățile sale. În acest scop au fost dezvoltate multe forme, forme și reguli speciale. Dacă acestea sunt respectate și actele sunt completate corect în timp util, antreprenorul nu va avea probleme nici cu structurile de inspecție, nici cu autoritățile fiscale, care pot acorda scutire de impozitul pe venitul persoanelor fizice. Oamenii de afaceri începători au în special o mulțime de întrebări despre regulile de completare a foilor de parcurs (PL) și modificările acestora. Astăzi vă vom spune cum să completați corect aceste documente importante și, de asemenea, vă vom prezenta eșantioane ale celor mai comune formulare dezvoltate pentru eliberarea unui vehicul într-o călătorie.

Câteva cuvinte despre submarine

Regulile de umplere trebuie să fie respectate de orice întreprindere care utilizează vehicule în activitățile lor principale sau secundare. Fără acest document, completat corespunzător, niciun vehicul nu are dreptul de a pleca într-o călătorie. Destul de des, întreprinderile își compensează angajații care folosesc vehicule personale în scopuri de muncă pentru costul combustibilului și al lubrifianților. Acestea se confirmă cu ajutorul unei scrisori de parcurs; în plus, polițiștii rutieri care au oprit autoturismul au dreptul să solicite aceste acte, care indică detaliile vehiculului, conducătorul auto și destinația traseului.

Cu ajutorul acestor documente, orice organizație își anulează cheltuielile cu combustibilul și primește scutire de impozitul pe venitul personal pentru o anumită perioadă. În cazurile în care nu sunt respectate regulile de completare a documentelor de parcurs, antreprenorul poate fi chiar tras la răspundere administrativă și penală.

Tragând concluzii din toate cele de mai sus, putem spune că o scrisoare de parcurs nu este doar un formular, ci un document important care reflectă toate datele despre vehicul, persoana care îl conduce, traseu și așa mai departe. Executarea corectă a unor astfel de documente garantează companiei absența problemelor cu autoritățile fiscale în cazul rapoartelor anuale și al auditurilor bruște.

Clasificare

În momentul de față există mai multe tipuri de documente care ne interesează, aplicabile oricărui transport cunoscut. Pe baza acestui fapt, submarinele pot fi clasificate în funcție de scopul lor, după cum urmează:

• transport persoane;
• transport special;
• vehicul de marfă;
• taxi de pasageri;
• autobuz.

Fiecare formular are propria sa denumire alfanumerica. De exemplu, regulile de completare a scrisorii de parcurs 4-C se aplică transportului de mărfuri. În general, aproape toate formularele au o procedură identică de completare, însă, în funcție de specializarea vehiculului, acesta poate avea completări minore.

Formulare individuale DP

Nu orice organizație este potrivită pentru formele unificate dezvoltate de agențiile guvernamentale. Uneori, unele coloane se dovedesc a fi de prisos pentru o anumită companie, deci este permisă dezvoltarea formularelor individuale de PL.

Acestea trebuie să conțină detaliile obligatorii prevăzute de lege, restul putând fi adăugate sau eliminate la cererea conducătorului societății. În orice caz, un astfel de formular este considerat legal și poate fi transmis la cerere la agențiile guvernamentale relevante.

Perioada de valabilitate a documentului

Conform regulilor de completare a foilor de parcurs, acestea trebuie să indice perioada de valabilitate. Trebuie amintit că forma unificată este folosită cel mult douăzeci și patru de ore. În cazuri speciale, trebuie marcate casete suplimentare. Dar perioada de valabilitate a formularului individual a fost prelungită la treizeci de zile.

Aceste nuanțe trebuie să fie cunoscute de toți cei implicați în verificarea și procesarea DP.

Coloane obligatorii

După cum am menționat mai devreme, fiecare formular trebuie să includă o serie de detalii neschimbabile, fără de care este considerat invalid. În acest caz, specializarea vehiculului nu contează. De exemplu, regulile de completare a formularelor de parcurs 3 pentru autoturismele implică includerea unui anumit set de coloane și celule în formulare:

1. Număr.
2. Nume.
3. Perioada de valabilitate a formularului.
4. Informații despre angajatul organizației care gestionează vehiculul:

• Numele complet al șoferului care va lucra pe vehiculul specificat;
• data în format număr și ora în format ore și minute, când a fost efectuată examinarea medicală înainte și după călătorie a șoferului.

5. Descrierea detaliată a vehiculului utilizat:

• tipul acestuia;
• model;
• model de remorcă și semiremorcă (dacă nu sunt acolo, coloana nu este completată);
• număr de înregistrare al vehiculului;
• kilometrajul inițial și un semn de kilometri parcurși după încheierea schimbului de lucru;
• informații despre plecarea și sfârșitul lucrului (data și ora).

6. Informații despre proprietarul vehiculului.

Pe lângă coloanele enumerate, orice antreprenor poate adăuga detaliile necesare. Aceștia pot dezvălui, de exemplu, tipul de activitate al companiei sau orice alte date la discreția conducerii.

Conturi de transport: eșantion, reguli de umplere

Dacă intenționați să utilizați un formular unificat pentru munca dvs., atunci eșantionul nostru vă va ajuta să navigați prin completarea documentului. Rețineți că este cu două fețe. Prin urmare, nu uitați să introduceți datele pe spatele foii după ce șoferul se întoarce din călătorie.

În organizațiile mari, oameni special instruiți completează astfel de documente și eliberează și șoferii și vehiculele pe traseu. În organizațiile mai mici, unde nu este pe deplin profitabilă menținerea unor astfel de specialiști, această responsabilitate este atribuită oricărei persoane. De exemplu, un contabil sau un manager de companie.

Un angajat angajat în DP trebuie să fie familiarizat cu toate regulile și noile inovații introduse. În următoarea secțiune a articolului vă vom spune despre complexitatea regulilor de completare a unei scrisori de parcurs pentru o mașină de pasageri. Vom analiza separat submarinele destinate autobuzelor și vehiculelor de marfă.

Exemplu de umplere

Aceasta este una dintre cele mai simple opțiuni care nu conține complicații. Cu toate acestea, pentru un începător, regulile de completare a unei scrisori de transport auto pot părea inutil de confuze. La urma urmei, o formă unificată este adesea intimidantă din cauza abundenței de coloane și detalii. Deci, să ne uităm la partea din față a acestui formular important.

În partea stângă sus a foii trebuie să introduceți data plecării, numele organizației (exact așa cum este scris în documentele constitutive), datele complete despre șofer și mașină. Este indicata si ora de plecare din parcare si intoarcere de pe traseu, notata de catre dispecerat. Aceasta include adesea și informații despre examinarea medicală a șoferului și informații despre persoana responsabilă pentru procedurile efectuate.

În partea dreaptă a formularului obișnuit sunt introduse coduri din documentele constitutive ale organizației, numărul formularului propriu-zis (este stabilit în mod arbitrar, dar în ordine, începând cu cel precedent), kilometraj, datele persoanelor care au verificat starea tehnică a vehiculului și marca combustibilului. Aici se înscrie și cantitatea de combustibil și lubrifianți emise, dacă aceasta este acceptată la întreprindere.

În partea de jos a formularului, semnăturile sunt puse de către persoana care dă vehiculul în stare de funcționare și șoferul care a acceptat vehiculul.

Reversul este completat de persoana responsabilă care a acceptat mașina după zbor. Ruta, durata călătoriei și kilometrii parcurși sunt indicate aici. Sub aceste date este plasată semnătura șoferului. Uneori, un contabil sau șeful unei organizații calculează salariul unui angajat în coloane speciale, dar aceste detalii nu sunt obligatorii.

Reguli pentru completarea foilor de transport autobuz

Acest document unificat este numărul șase; pe lângă coloanele obligatorii deja descrise în secțiunea anterioară, i-au mai fost adăugate câteva. Rețineți că fără acestea, formularul nu este considerat corect completat și, prin urmare, nu va fi luat în considerare de către organele fiscale.

O astfel de scrisoare de transport conține informații despre șofer și conductor. Numele și inițialele ambelor persoane, precum și numerele lor de identificare, sunt introduse în coloane. Trebuie indicate numerele și denumirile rutelor. Uneori, note sau sarcini speciale pentru șofer sunt incluse în aceste documente.

Deoarece autobuzul pleacă pentru primul și al doilea schimb, scrisoarea de transport conține coloane care sunt completate de dispecer la plecare și se întoarce în garaj pentru fiecare schimb.

Camioane

În primul rând, este necesar să se țină cont de faptul că au fost create trei forme unificate pentru vehiculele de marfă:

• Pentru lucru la bucată. Acest formular este utilizat pentru transportul la bucată, atunci când șoferul are o idee despre prețuri și își poate vedea salariul pe spatele foii de parcurs la sfârșitul schimbului de muncă.
• Ținând cont de tarifele de timp. În acest caz, documentul indică tipul de tarif, iar apoi salariul este calculat pe baza rezultatelor călătoriei.
• Transport interurban. Această formă este marcată cu o dungă roșie specială și este folosită destul de rar. Cel mai adesea este utilizat atunci când se lucrează cu mărfuri economice naționale.

Regulile pentru completarea unei scrisori de parcurs de camion includ multe coloane și sunt considerate cele mai complexe. Următoarele linii sunt neschimbate:

• coloană sau brigadă;
• remorci;
• persoane însoțitoare;
• locuri pentru primirea și livrarea mărfurilor;
• caracteristicile încărcăturii;
• tonaj de marfă;
• numărul de zboruri cu marfa declarată care constituie sarcina șoferului;

De obicei, în pregătirea unor astfel de documente importante sunt implicate persoane special desemnate; în companiile de transport, întreținerea acestora este pur și simplu necesară.

Inovații în reguli

Anul acesta s-au schimbat regulile de completare a foii de parcurs. Unii experți susțin că chiar au ușurat munca specialiștilor. Alții însă consideră noile reguli de completare a formularelor de călătorie mai complexe decât cele anterioare. Oricum ar fi, fiecare antreprenor care lucrează cu vehicule diferite ar trebui să le cunoască.

Anterior, cei care au eliberat mașini pe traseu erau obligați să aplice pe document sigiliul rotund al companiei. Acum acest lucru este considerat opțional, dar datele companiei și ale proprietarului mașinii trebuie introduse în coloane. Fără ele, formularul nu are forță juridică.

Regulile în vigoare din data de douăzeci și șase februarie a acestui an prevăd că este obligatorie includerea informațiilor privind inspecția tehnică a mașinii semnate de persoana responsabilă pe scrisoarea de parcurs. Aceste date sunt completate pentru toate tipurile de vehicule.

Erori la completarea PL: la ce pot duce

Nu subestimați importanța completării corecte a acestor documente. De exemplu, sunt cunoscute cazuri în care întreprinzătorii individuali au fost implicați în litigii cu autoritățile fiscale din cauza refuzului de a deduce impozitul pe venitul personal. Serviciul Fiscal Federal a precizat că reclamantul a folosit autoturismul în scop personal, deoarece foile de parcurs au fost completate greșit și, prin urmare, nu au putut fi luate în considerare în cauză.

Mai sunt și alte cazuri, în care nu vom intra, în care au fost erori jignitoare și banale în documente care au devenit fatale. Prin urmare, vă sfătuim insistent să fiți mai atenți la documentare și să folosiți un jurnal special. Vom vorbi despre asta în următoarea secțiune a articolului.

Păstrarea unui jurnal al documentelor de călătorie

Dacă lucrați cu vehicule, atunci emiteți și acceptați un număr mare de borderouri pe zi. Mișcarea lor trebuie urmărită în mod clar într-un jurnal, care este de obicei menținut de persoana responsabilă cu eliberarea mașinii.

Acest document este format din text și părți tabelare. Regulile de completare a jurnalului de călătorie sunt destul de clare, dar nu trebuie neglijate. Acest lucru poate fi costisitor atât pentru angajatul neglijent, cât și pentru companie.

Codul OKPO complet este întotdeauna completat pe pagina de titlu și este indicată și perioada de timp în care va fi utilizată revista. Partea tabelului conține următoarele celule:

• numărul și data eliberării licenței;
• informații despre angajatul care conduce vehiculul și numărul de personal al acestuia;
• numărul vehiculului atribuit în garaj;
• semnăturile șoferului, dispecerului și contabilului.

Nu uitați că jurnalul trebuie să aibă numerotare continuă și să țină cont de absolut toate foile de parcurs emise pentru perioada specificată în titlu. După completarea documentului, acesta este ștampilat de către manager, care îl semnează și el. apoi angajatul responsabil coase revista și o depune.

Angajatul responsabil este numit numai de către șeful companiei. Acest lucru se poate face prin comanda sau specificat in contractul de munca. Rețineți că puterile pot fi întotdeauna transferate unui alt angajat prin următoarea comandă a organizației.

De asemenea, aceste responsabilități pot fi transferate unei organizații terțe care furnizează servicii similare în baza unui contract.

În loc de concluzie

Am încercat să colectăm pentru dvs. cele mai relevante informații pe tema menționată, care vor fi utile pentru începători și profesioniști. Sperăm că după ce ați citit articolul să nu aveți întrebări fără răspuns despre completarea PL.

Foarte de transport. Documentul cel mai frecvent în procesul de contabilitate primară a transportului de mărfuri. El este cel care determină, de asemenea, principalii indicatori de performanță ai șoferului și a materialului rulant în ansamblu, în timp ce datele indicate în scrisoarea de parcurs reprezintă baza pentru calcularea costului transportului mărfurilor și calcularea plăților către șofer pentru munca efectuată.

Pentru camioanele din țara noastră, se obișnuiește să se utilizeze două forme unificate ale acestor documente aprobate încă din noiembrie 1997.

• Forma N 4-s. Folosit pentru transportul de mărfuri, în care forța de muncă este plătită pe bază de preț la bucată.
• Formularul N 4-p. Aplicabil transportului de mărfuri în cazul în care forța de muncă este plătită temporar, concepută pentru a efectua transportul de mărfuri pentru doi clienți în timpul unei zile lucrătoare sau al unui schimb de muncă al șoferului.

Clientul este responsabil pentru completarea cupoanelor de ruptură ale foii de parcurs, iar acestea vor sta la baza emiterii unei facturi către acesta pentru lucrările de transport de marfă efectuate de organizația care deține mașina. La o astfel de factură este atașat un cupon de rupere, pe baza căruia s-au făcut calculele. Foaia de parcurs în sine, ca parte a raportării, rămâne la organizația care deține mașina și dublează înregistrările timpului în care vehiculul a fost ocupat cu lucrări pentru un anumit client și care va acționa ca bază pentru contabilizarea munca unui anumit vehicul pentru o anumită perioadă de timp.

Într-o situație în care articolele de inventar sunt supuse transportului, cu plata în funcție de timp a lucrărilor efectuate, numerele TTD sunt înregistrate în scrisoarea de transport, iar o copie a documentului de expediere este atașată ca confirmare a faptului că lucrarea a fost finalizată. Pe baza numărului total de tone de marfă transportate, precum și pe baza altor indicatori, se determină cantitatea de muncă efectuată de vehicul și de șofer.

Până la predarea foii de parcurs șoferului, completarea acesteia este responsabilitatea dispecerului organizației sau a unei persoane cu autoritate similară. Alte înregistrări în scrisoarea de transport sunt făcute de către angajații organizației care este proprietarul vehiculului și clientul (sau clienții). Merită să acordați atenție faptului că participarea șoferului la procesul de introducere a oricăror date în scrisoarea de parcurs nu este permisă. Singura excepție este semnătura acestuia, care atestă acceptarea vehiculului la părăsirea teritoriului și livrarea acestuia la retur.

Transferul foilor de parcurs către șofer folosind formularele specificate este posibil numai cu certificarea printr-o semnătură a unei persoane autorizate. Se emite o scrisoare de parcurs doar pentru un singur schimb de lucru. Totodată, o condiție obligatorie pentru emiterea unei noi foi de parcurs este depunerea ultimei pentru perioada anterioară. Când vorbim despre perioada anterioară, ne referim la ziua sau tura de lucru închisă anterioară.

Procedura de efectuare a înscrierilor în formularul de călătorie

Procedura de efectuare a înscrierilor în formularele foilor în cauză este clar definită. Se întâmplă în următoarea secvență:

• Imediat sub denumirea documentului se consemnează data, luna și anul, care trebuie să corespundă cu data înscrierii corespunzătoare a înregistrării despre emiterea acestei foi de parcurs în jurnal.
• Codul corespunzător este introdus în linia de afișare a modului de funcționare, pe baza căruia se va face calculul și acumularea plăților de muncă către șofer.
• Liniile „Coloană” și „Brigada” sunt destinate înregistrărilor diviziilor corespunzătoare ale organizației căreia îi este repartizat mașina sau șoferul.
• În coloanele care reflectă datele vehiculului, indicați marca mașinii cu denumirea obligatorie a plăcuței de înmatriculare de stat, precum și numărul garajului.
• Informațiile personale și oficiale despre șofer trebuie introduse în rândurile corespunzătoare. Acestea sunt numele de familie și inițialele angajatului, numărul de personal atribuit șoferului în calitate de angajat al organizației, numărul permisului de conducere, clasa șoferului, a cărui activitate va fi reflectată într-o scrisoare de parcurs specifică.
• În coloana care necesită reflectarea informațiilor despre cardul de licență, se introduc informații despre tipul de card de licență (limitat sau standard), precum și seria și numărul de înregistrare a acestuia.
• În rândul „Remorci” sunt indicate plăcuța de înmatriculare de stat și numărul de garaj al remorcii sau semiremorcii, a cărei funcționare este așteptată, indicând marca acestora. În ceea ce privește remorcile sau semiremorcile de schimb, datele acestora sunt introduse în aceste coloane direct la locurile de schimb.
• În rândul „Persoane însoțitoare” sunt trecute datele personale (numele, parafa) ale persoanelor a căror obligație este să însoțească vehiculul în timpul procesului de lucru. Acesta ar putea fi un încărcător, expeditor, stagiar etc.
• Secțiunea „Munca șoferului și a vehiculului” conține date cu privire la timpul transportului la părăsirea teritoriului și întoarcerea acestuia.
• În secțiunea „Atribuire șoferului”, o persoană autorizată, de obicei un dispecer, indică informații despre destinația clientului sau departamentului la a cărui dispozitie este trimis șoferul.
• Coloana „La dispoziția căruia” presupune indicarea clientului, a cărui comandă este supusă îndeplinirii de către șoferul și vehiculul corespunzător.
• "Timpul sosirii". Implică o înregistrare clară (în ore și minute) a sosirii vehiculului declarat la destinație pentru executarea unei comenzi unice. Sau înregistrarea sosirii la locul de producție, conform programului de lucru al vehiculelor în cadrul executării unui anumit contract.
• Secțiunile nr. 20-21 oferă informații despre unde ar trebui să fie acceptată încărcătura și unde șoferul ar trebui să o livreze în conformitate cu cerințele unei cereri specifice sau cu termenii contractului. Cu alte cuvinte, aceste coloane sunt „Adresele punctelor de încărcare și descărcare”.
• Coloana 22 indică numele încărcăturii care urmează să fie transportată. În consecință, numele acestei coloane este „Numele încărcăturii”.
• Numărul de călătorii care vor fi necesare pentru a finaliza sarcina determinată de cerere sau de ordin unic este indicat în coloana nr. 23 „Număr de călătorii cu marfă”.
• Lungimea rutei pe care se va efectua transportul mărfurilor este determinată din harta orașului sau pe baza datelor de la autoritățile rutiere. Kilometrajul se determină cu ajutorul unui curvimetru sau dintr-o listă de distanțe întocmite ținând cont de aceste certificate de transport. De asemenea, luarea în considerare a distanței se poate baza pe citirile vitezometrului mașinii în timpul transportului sezonier, înregistrate în actele întreprinderii de transport cu motor și ale clientului. Aceste date sunt înregistrate în secțiunea nr. 24 - „Distanța”.
• Rândul „Tone de transport” conține informații despre cantitatea de marfă care necesită transport către client.

În ceea ce privește orice modificare a sarcinii șoferului, acestea pot fi efectuate numai de organizația de transport auto care deține vehiculul. Și numai în cazuri excepționale, cu acordul prealabil cu firma de transport auto, acest drept poate fi încredințat clientului.

• Partea din față a foii de transport conține coloana „Emite combustibil”. Acolo se notează cantitatea de combustibil necesară pentru a onora comanda. Numărul de litri necesari de combustibil este introdus în fișă în cuvinte și ia în considerare soldul necheltuit al zilei precedente.
• În coloana corespunzătoare, semnătura dispecerului înregistrează acuratețea tuturor datelor specificate în scrisoarea de parcurs, inclusiv faptul că șoferul are permis.

Cerințe pentru completarea unei scrisori de transport înainte de a părăsi garajul

Se determină și secvența de introducere a datelor până când vehiculul iese din garaj.

• În secțiunea „Mișcarea combustibilului” (coloanele nr. 9, 10 și 11) și în rândurile corespunzătoare, tehnicianul de combustibil și lubrifianți, cisternă sau altă persoană autorizată introduce date privind cantitatea de combustibil distribuită.
• Pe partea din față a documentului de călătorie trebuie să existe un semn de examinare medicală. Acest marcaj poate fi aplicat doar de către persoana care efectuează în mod direct controlul medical premergător călătoriei, al cărui scop este acela de a evalua starea de sănătate a conducătorului auto, precum și posibilitatea ca acesta din urmă să aibă voie să conducă un vehicul.
• Înainte ca mașina să părăsească garajul pentru linie, mecanicul punctului de control (punctul de control) sau departamentul de control tehnic (departamentul de control tehnic) ia citirile curente ale vitezometrului și le introduce în coloana „Citi vitezometru” din „Lucrul șoferului și al vehiculului”. " secțiune.
• Acești lucrători ATP înregistrează ora curentă de plecare a vehiculului și afișează aceste date în coloana nr. 6 a foii de parcurs - „Ora reală” - folosind un ceas ștampilă. În caz de absență sau defecțiune a acestora, ora se introduce manual. Secvența de afișare a datelor este următoarea: zi, lună, ore, minute.
• „Soldul la plecare” (coloana nr. 12 a secțiunii „Mișcarea combustibilului”) este completat și de mecanicul cutiei de viteze sau departamentul de control al calității. Aici este afișat combustibilul rămas efectiv în rezervoarele vehiculului la plecare, iar o semnătură certifică acuratețea informațiilor furnizate.
• În rândurile destinate afișării informațiilor privind starea tehnică a mașinii, o serie de fapte sunt afișate prin intermediul unei semnături de către mecanicul de control al calității sau transmisie. Acesta este atât faptul livrării către șoferul unui vehicul într-o stare tehnică specifică, cât și permisiunea de a părăsi garajul. Șoferul certifică aceste informații, precum și faptul primirii mașinii și sarcina de a efectua lucrarea, cu semnătură personală.

Procedura de completare a unei scrisori de parcurs pe linie.

Există, de asemenea, o serie de cerințe pentru procesul de introducere a datelor în scrisoarea de transport pentru un camion pe linie.

1. Procedura de completare a secțiunii „Secvența de finalizare a sarcinii” pentru formularul nr. 4-c.

• Coloana nr. 27 afișează secvenţial numărul de călătorii efectuate. Necesitatea acestei acțiuni se datorează afișării ulterioare a foilor de parcurs anexate conform zborurilor finalizate.
• Coloanele nr. 36-38 („Numerele documentelor de expediere atașate (TCD)”) sunt destinate ca expeditorul să afișeze toate numerele TTD legate de o anumită călătorie.
• Data și ora prezentării foii de parcurs către destinatar sau expeditor se iau la poarta de intrare sau la punctul de control la punctele de încărcare și descărcare și se afișează în coloanele Nr. 28-30. Dacă nu există un punct de control sau o poartă de intrare, atunci aceste coloane nu sunt completate, iar ora sosirii la punctul de descărcare sau de încărcare este afișată în secțiunea corespunzătoare a TTN.
• Numele expeditorului se înscrie în coloanele nr. 39-40. Fiabilitatea informațiilor și detaliilor specificate în scrisoarea de parcurs este confirmată de semnătura și sigiliul expeditorului.

1. În cazul în care apar circumstanțe care determină oprirea transportului, se completează secțiunea „Timp de oprire pe linie”. Informațiile sunt introduse în coloanele corespunzătoare de către un angajat al serviciului de asistență tehnică sau o persoană cu asemenea autoritate. Ei notează motivele, data și durata timpului de nefuncționare. Fiabilitatea datelor specificate este confirmată de semnăturile acestor persoane.
2. Secțiunea „Note speciale” situată pe partea din față trebuie completată dacă înregistrarea necesită informații care nu sunt prevăzute în formularul de scrisoare de transport. Acestea pot fi semne de la poliția rutieră, diverse servicii rutiere, un semn care indică refuzul clientului de a încărca mașina etc.

Procedura de introducere a datelor în scrisoarea de transport la returnarea vehiculului la garaj

La returnarea mașinii la garaj, se adoptă următoarea procedură de introducere a datelor în scrisoarea de transport a mașinii:

1. În secțiunea „Rezultatele vehiculului și remorcilor” sunt afișate date despre consumul de combustibil, timpul petrecut în serviciu, numărul de călătorii și curse, kilometri parcurși în timpul funcționării, precum și volumul de transport efectuat.

2. Mecanicul de control al calității sau punct de control completează coloana „Sold la întoarcere”, aflată în secțiunea „Mișcarea combustibilului”. Aici, tehnicianul de combustibil și lubrifianți, sau o altă persoană cu autoritatea corespunzătoare, face un semn în coloana „Aproape”, confirmând că șoferul a livrat combustibilul și lubrifianții.

3. După ce șoferul a predat vehiculul mecanicului de control al calității sau punctului de control într-o anumită stare tehnică (bună sau proastă), acesta pune un marcaj în coloana „Trecut”. La rândul său, mecanicul de control al calității sau transmisie, cu semnătura sa, avizează acceptarea de la șoferul unui autoturism într-o anumită stare tehnică.

Efectuarea notificărilor pe scrisoarea de transport după ce aceasta este predată de către șofer

Angajatul responsabil al serviciului de expediere sau un alt specialist al întreprinderii învestit cu astfel de competențe completează scrisoarea de parcurs conform anumitor reguli.
1. În secțiunea „Munca șoferului și a vehiculului”, conform tabelului de distanțe existent, dispeceratul introduce informații în coloana „Kilometraj zero”. Aici se înregistrează kilometrajul parcurs de vehicul de la garaj până la primul punct de încărcare, precum și de la ultimul punct de descărcare înapoi în garaj.

2. Secțiunea „Mișcarea combustibilului” conține mai multe coloane care necesită completare.

Deci, în coloana „Coeficientul de modificare a normei”, dispeceratul introduce indicatori care afișează un coeficient general de modificare a normei de consum de combustibil. Acest coeficient se aplică pentru întreaga zi de funcționare a vehiculului și este asociat cu funcționarea vehiculelor în conformitate cu standardele de consum crescut de combustibil.

Coloanele nr. 16 („Timpul de funcționare al echipamentelor speciale”) și nr. 17 („Timpul de funcționare a motorului”) necesită introducerea datelor susținute de mențiunile corespunzătoare din TTL atașat bordeiului de parcurs. Aceste înregistrări, de regulă, conțin informații despre timpul de funcționare al echipamentelor speciale, precum și timpul suplimentar de funcționare al motorului în condiții speciale de funcționare. Aceasta ar putea fi, de exemplu, funcționarea forțată a motorului în timpul operațiunilor de încărcare și descărcare. Necesitatea de a afișa aceste informații este necesară pentru a calcula ratele suplimentare de consum de combustibil. Corectitudinea introducerii acestor informații este confirmată de semnătura expeditorului.

3. Următorul pas este să completați secțiunea „Secvență de sarcini”. Aici dispecerul afișează numărul total de călătorii. Înregistrarea se face în coloana nr. 27, celula „Total”. Iar în rândul „TCD în cantitate” este afișat numărul total de documente de expediere predate de șofer. Șoferul, pentru a confirma acuratețea datelor privind numărul de specificații tehnice transmise și acceptate, își pune semnătura în coloana „Trecut de șofer”. Dispeceratul confirmă acest fapt prin semnătura sa în rândul „Acceptat de dispecer”.

Caracteristicile unei scrisori de transport pentru camion nr. 4-p

Există o serie de caracteristici de introducere a informațiilor în formularul 4-p. Acestea sunt după cum urmează:

• Secțiunea „Atribuirea șoferului” este completată de către dispecer, conform cererii sau comenzii unice a clientului și necesită completarea următoarelor coloane:

Coloana nr. 18 „La dispoziția cui”. Aici trebuie afișate datele despre client, și anume numele și adresa acestuia pentru efectuarea lucrării;

Coloanele nr. 19, 20. Datele lor conțin informații despre ora planificată de sosire și de plecare a vehiculului din sarcină;

Coloana nr. 21 - numărul estimat de ore alocate lucrării;

Coloana nr. 22 – numărul estimat de călătorii.

• Cupon de rupere. Finalizarea acestuia este responsabilitatea clientului. Un cupon de tip tear-off este baza pentru ca o companie de transport auto să emită o factură către client pentru serviciile prestate.

Procedura de completare a cuponului de rupere este următoarea:

Conform informațiilor cuprinse în scrisoarea de parcurs prezentată de șofer, clientul înscrie data emiterii și numărul foii de parcurs în secțiunile și coloanele corespunzătoare; numele ATP ale cărui vehicule efectuează transportul de mărfuri și indică, de asemenea, mărcile și numerele de stat ale vehiculelor care sosesc;

În rândul „Client” se introduce numele organizației, numele complet. persoanele care, în virtutea atribuțiilor lor oficiale, sunt responsabile pentru utilizarea vehiculului;

Indică ora efectivă de sosire și de plecare a vehiculelor în rândurile corespunzătoare;

Completează rândurile „TTD atașat”, în care scrie numerele și cantitatea documentelor de transport, din care o copie trebuie atașată la scrisoarea de parcurs;

Linia corespunzătoare indică numărul de zboruri efectuate;

Atestă exactitatea datelor indicate în rândurile relevante cu semnătura și sigiliul său.

Este de remarcat faptul că toată responsabilitatea pentru executarea corectă a documentelor de parcurs revine direct conducătorilor organizației și funcționarilor ale căror responsabilități includ monitorizarea funcționării transportului de mărfuri, precum și persoanelor care participă la completarea documentului.

Depozitarea foilor de parcurs, conform reglementărilor existente, trebuie efectuată împreună cu documentația tehnică, care să permită verificarea simultană a acestora.