Depois que o funcionário apresentou o relatório de despesas, você o conferiu e o gerente o aprovou com sua assinatura, é hora de refletir as despesas na contabilidade e na contabilidade fiscal. Em palavras, tudo é simples: pago, recebido, documentado - baixado. Mas, como mostram as perguntas que chegam à nossa redação, erros irritantes são comuns. Pelo fato de as despesas terem sido refletidas antes do que deveriam ou de os documentos não terem sido elaborados de acordo com as regras, o fisco avalia impostos e multas adicionais durante uma auditoria.

Se você é um empreendedor

Este artigo será útil se você contratou funcionários e lhes dá dinheiro para prestar contas. E não importa qual objeto de tributação você tenha no regime tributário simplificado.

Falaremos sobre os erros mais comuns que podem ser cometidos tanto pelos “simplificados” que levam em conta as despesas quanto pelos que pagam um imposto único apenas sobre a renda. Afinal, a correta contabilização dos valores contábeis afeta o cálculo tanto do imposto “simplificado” quanto do imposto de renda pessoa física e dos prêmios de seguros. E esperamos que nossas recomendações o ajudem a resolver situações difíceis corretamente.

Erro nº 1 O conteúdo da compra não está decifrado no recibo de venda

Para quem é relevante? Para todos os “simplificados”. Elaborado o relatório prévio, o empregado anexou um recibo de caixa no valor total e um recibo de venda. No entanto, o recibo de venda não indica os nomes específicos dos bens adquiridos. Mas existe apenas um nome geral, por exemplo “artigos de papelaria no valor de 1.000 rublos”. O recibo da caixa também indica apenas o custo total.

Qual é o problema. Não recomendamos contabilizar despesas em um documento sem nomes de mercadorias específicas. Vamos explicar o porquê. Todas as despesas devem ser documentadas ( cláusula 2 art. 346,16 E cláusula 1 art. 252 Código Tributário da Federação Russa). Neste caso, os documentos devem ser elaborados de acordo com a legislação da Federação Russa. E os dados obrigatórios do documento primário incluem o nome e a quantidade dos bens, obras ou serviços adquiridos (inciso e inciso 2º do artigo 9º da Lei Federal de 6 de dezembro de 2011 nº 402-FZ). Para um recibo de venda com nome genérico de mercadoria, esse requisito não é atendido. Afinal, não contém nome, quantidade e custo de cada produto específico.

É verdade que os árbitros às vezes apoiam os contribuintes que levaram em conta despesas com documentos com títulos comuns (ver, por exemplo, Resolução do Serviço Federal Antimonopólio da Região do Volga de 3 de fevereiro de 2006 nº A55-14012/05-32). Mas eu dificilmente gostaria de processar por um problema que pode ser corrigido em tempo hábil. Além disso, isto é relevante não só para os “simplificados” que contabilizam as despesas, mas também para aqueles que pagam imposto apenas sobre o rendimento. Afinal, se as despesas do responsável não forem comprovadas por documentos corretamente executados, os fiscais poderão cobrar impostos adicionais sobre salários.

Circunstância importante

Se o contador trouxe um recibo de venda, que indica apenas o custo total da compra, é melhor substituir esse documento entrando em contato novamente com o vendedor. Ou faça você mesmo uma descriptografia para o cheque.

Observe que o problema descrito é relevante apenas para o caso em que o recibo de caixa não contém a decodificação das compras com seu valor e quantidade - é quando é necessário um recibo de venda com decodificação. Se o recibo de caixa contiver os nomes de todas as mercadorias, preços, quantidades e custos, não é necessário o recibo de venda, uma vez que todas as informações necessárias para a contabilização já constam do recibo de caixa. No entanto, nem todos os vendedores os emitem, mas apenas os grandes supermercados.

O que fazer. Primeiro, instrua os funcionários que o vendedor deve listar todos os itens no recibo de venda, incluindo quantidade, preço e custo total. E o responsável é obrigado a controlá-lo imediatamente, pois isso é do seu interesse. Afinal, se o fisco, durante uma auditoria, cobrar adicional de imposto de renda pessoa física sobre o adiantamento, você irá retê-lo do salário do contador.

Em segundo lugar, se o funcionário já trouxe documentos com nome genérico, peça para ele voltar à loja e trocar os papéis. O vendedor provavelmente não recusará e reescreverá o recibo de venda. E o funcionário que teve que ir mais uma vez à loja vai lembrar quais documentos precisam ser recebidos no momento da compra.

Se alterar um recibo de venda for problemático, existe outra opção. Deixe o contador elaborar um documento interno, por exemplo, a transcrição de um recibo de venda. Nele ele próprio escreverá o nome, a quantidade, o preço e o custo total dos bens adquiridos. Uma vez que o documento é elaborado de acordo com todas as regras de um documento “primário”, não deverá haver problemas na contabilização de despesas. Você pode ver um exemplo desse documento abaixo.

Erro nº 2 As despesas do responsável foram pagas com cartão bancário de outra pessoa

Para quem é relevante? Para todos os “simplificados”. Tudo parecia estar em ordem, o funcionário elaborou um relatório, anexou os documentos de compra e pagamento. Mas, após um exame mais detalhado, você notou que o cheque da caixa registradora contém os dados do cartão bancário não do próprio responsável, mas de outra pessoa, por exemplo, seu parente. Com efeito, neste caso, o recibo da caixa indica o nome completo do titular do cartão.

Em uma nota

Se o funcionário relator pagou despesas com cartão de outra pessoa, peça-lhe que escreva uma nota explicativa informando que devolveu o dinheiro ao titular do cartão pela compra.

Qual é o problema. Será arriscado deixar tudo como está e aceitar o relatório apenas com os documentos anexados pelo contador. De repente, durante uma fiscalização, você se deparará com fiscais particularmente atentos que considerarão que as despesas pagas por alguém desconhecido nada têm a ver com a sua empresa. Por conseguinte, devem ser excluídos da base tributável. E incluir esse valor na renda do empregado sujeito ao imposto de renda pessoa física, e também cobrar dele prêmios de seguro.

O que fazer. Peça ao funcionário para escrever uma nota explicativa. E indique que a compra foi feita por um parente ou amigo em seu nome. Além disso, deixe o contador anexar um recibo da pessoa com cujo cartão ele pagou. No recibo, o amigo ou parente confirmará que recebeu seu dinheiro do responsável e não tem reclamações. Nesse caso, você terá a comprovação de que as despesas foram efetivamente pagas com os recursos da sua empresa emitidos em conta. Tais recomendações são dadas, em particular, pelos departamentos financeiro e fiscal (cartas Ministério das Finanças da Rússia datado de 11 de outubro de 2012 nº 03-03-07/46 E Serviço Fiscal Federal da Rússia datado de 22 de junho de 2011 nº ED-4-3/9876). Fornecemos exemplos de documentos que precisarão ser preenchidos abaixo.

Erro nº 3 Você levou em consideração as despesas antes de saldar a dívida com o contador

Para quem é relevante? Para os contribuintes do regime de tributação simplificado com objeto, receitas menos despesas. Muitas vezes há uma situação em que um funcionário recebeu dinheiro na conta, mas não havia dinheiro suficiente para pagar a compra. Então ele adicionou o seu próprio. Assim, de acordo com o relatório prévio, houve um gasto excessivo.

Qual é o problema. Não leve em consideração o valor total da compra nos custos tributários do sistema simplificado até que você pague ao contador. Vamos explicar o porquê. Apenas as despesas pagas são refletidas na base tributável do regime tributário simplificado. E serão pagos quando a empresa não tiver dívidas ( cláusula 2 art. 346,17 Código Tributário da Federação Russa). Se você gastar demais, terá uma dívida com o funcionário. Portanto, é incorreto contabilizar as despesas até que sejam reembolsadas.

O que fazer. As despesas são consideradas pagas quando você emite o valor excedente ao funcionário. Isto também é confirmado pelo Ministério das Finanças russo em carta datada de 17 de janeiro de 2012 nº 03-11-11/4. Portanto, se você fez acordo com o contador, cumpriu outras condições e possui documentos comprobatórios, pode dar baixa no valor total das despesas.

Exemplo 1. Contabilização de despesas pagas por um responsável com dinheiro pessoal

O.I. Grishin, que trabalha na Polet LLC, recebeu 2.000 rublos como relatório em 5 de junho. para comprar um cartucho de impressora. Em 8 de junho, um funcionário comprou um cartucho por 2.500 rublos. (sem IVA) e trouxe um relatório antecipado ao departamento de contabilidade da Polet LLC. Ele anexou ao relatório um recibo de venda e um recibo de caixa da compra de um cartucho. No dia 9 de junho, o diretor da Polet LLC aprovou o relatório, a empresa capitalizou o cartucho e imediatamente o colocou em operação, instalando-o na impressora. E no dia 10 de junho, o contador-caixa emitiu O.I. Grishin, o valor do gasto excessivo de acordo com o relatório antecipado é de 500 rublos. (2.500 rublos – 2.000 rublos). Quando o custo de um cartucho pode ser incluído nas despesas?

A Polet LLC tem o direito de refletir o custo de um cartucho de impressora nos custos de material imediatamente após a postagem da propriedade e o pagamento ser feito ( subp. 5 páginas 1 arte. 346,16 E subp. 1 item 2 arte. 346,17 Código Tributário da Federação Russa). O cartucho foi capitalizado em 9 de junho e pago integralmente em 10 de junho - após o pagamento da dívida com o funcionário. De acordo com a condição, o funcionário anexou ao relatório um recibo de venda e um recibo de caixa. Esses documentos são suficientes para registrar despesas. Portanto, no dia 10 de junho, a Polet LLC celebrará coluna 5 Custo dos livros contábeis do cartucho - 2.500 rublos. Os lançamentos contábeis serão os seguintes:

DÉBITO 71 CRÉDITO 50

2.000 rublos. - o dinheiro foi emitido contra o relatório da O.I. Grishin;

DÉBITO 10 CRÉDITO 71

2.500 rublos. - o cartucho adquirido pelo contador foi capitalizado;

DÉBITO 20 CRÉDITO 10

2.500 rublos. - o cartucho da impressora é baixado para produção;

DÉBITO 71 CRÉDITO 50

500 esfregar. - emitido por O.I. Grishin o valor do gasto excessivo de acordo com o relatório prévio.

observação

As despesas do relatório antecipado para o empregador são consideradas pagas somente depois que você finalmente pagou ao funcionário declarante ( cláusula 2 art. 346.17 Código Tributário da Federação Russa).

Se você reembolsar o valor do gasto excessivo ao funcionário no próximo trimestre, para amortizar despesas no regime tributário simplificado, não poderá esperar o pagamento integral, mas proceder da seguinte forma. Baixa o preço de compra menos os excedentes imediatamente após a aprovação do relatório de despesas. E o resto - no dia do pagamento do valor devido ao funcionário. É claro que para contabilizar as despesas é necessário que haja documentos que as comprovem e que sejam atendidas outras condições necessárias ( cláusula 2 art. 346,16 E cláusula 2 art. 346.17 Código Tributário da Federação Russa).

Erro nº 4 Você debitou como despesas um item que ainda não chegou

Para quem é relevante? Para os contribuintes do regime tributário simplificado com objeto de tributação, receitas menos despesas. O funcionário foi até a contraparte e fez um adiantamento para uma entrega futura, gastando o dinheiro recebido na conta. Ele deve preparar um relatório prévio. Porém, o contador ainda não possui os documentos da compra, pois a mercadoria ainda não lhe foi enviada. Portanto, ele só poderá anexar ao relatório antecipado um recibo de caixa, um recibo de ordem de recebimento de dinheiro ou outro documento de pagamento.

Qual é o problema. Você cometerá um erro se na base tributável do sistema tributário simplificado refletir o dinheiro gasto como despesa na data de aprovação do relatório antecipado. Afinal, os custos ainda não foram totalmente confirmados; o contador não comprou nem recebeu nada, apenas efetuou um adiantamento.

Essência da questão

O valor do adiantamento pago pelo empregado só é incluído nas despesas após o recebimento dos bens, obras ou serviços.

O que fazer. Considerar as despesas na base tributável do regime tributário simplificado não na data de aprovação do relatório, mas posteriormente. Quando o material é recebido, o trabalho ou serviço é executado, e as mercadorias são recebidas e depois vendidas ao comprador (subcláusula e cláusula 1 do artigo 346.16, subcláusula e cláusula 2 do artigo 346.17 do Código Tributário da Federação Russa). E você terá todos os documentos necessários em mãos.

Dicas do site do site

Se um funcionário comprou algo com seu próprio dinheiro, isso não é responsável

Se o funcionário não recebesse o dinheiro por conta, mas comprasse um imóvel para a empresa às suas próprias custas, seria um erro elaborar um relatório antecipado. Afinal, você não deu adiantamento ao funcionário. O funcionário simplesmente escreverá uma declaração solicitando o reembolso de suas despesas. E ele anexará os documentos que comprovem a compra.. Na barra de pesquisa da seção “Formulários”, digite “pedido de reembolso de despesas”. E o documento que você precisa aparecerá na primeira linha de pesquisa. Ao baixá-lo para o seu computador, você pode criar um modelo para os funcionários.

Se o gerente aprovar a candidatura do funcionário, dê-lhe a quantia necessária. Em seguida, reflita a compra como despesas se todos os documentos estiverem em ordem e as condições para contabilização forem atendidas (art.

Os valores contábeis são fundos que podem ser gastos em necessidades comerciais e de produção, para pagar serviços ou viagens de negócios. Para efetuar a baixa de valores contábeis, é necessário agir estritamente de acordo com todos os documentos normativos de contabilidade.

Problemas que surgem com mais frequência para qualquer contador: como você pode dar baixa em valores contábeis e como dar baixa em dinheiro de contas sem documentos.

Procedimento para baixa de uma subconta

De acordo com art. 9º da Lei “Sobre Contabilidade” nº 402-FZ, as despesas com necessidades empresariais devem ser documentadas. Caso contrário, em caso de perda dos documentos comprovativos, torna-se impossível debitar fundos do responsável. o funcionário o envia no prazo máximo de três dias a partir da data em que o dinheiro deve ser devolvido.

É especialmente difícil para um contador numa situação em que o chefe da empresa tira dinheiro da caixa registadora e a dívida aumenta. Deve ser reembolsado integralmente no prazo máximo de três anos. Portanto, é preciso convencer o diretor a ajudar a resolver os valores acumulados e zerar o relatório. É claro que você pode registrar as despesas de gestão como despesas comerciais da empresa, mas será difícil provar sua validade. Além disso, durante a fiscalização também será obrigatória a apresentação de relatório prévio com notas fiscais e cheques.

Métodos de baixa

Se os valores não forem confirmados e não existirem recibos de pagamento, há várias maneiras de amortizar fundos legalmente. Normalmente, os seguintes métodos de trabalho são usados ​​na preparação de um relatório de despesas:

1. Apresentar relatório acompanhado de explicação da situação e motivos do extravio dos papéis, anexando documentos recuperados ou cópias dos mesmos, todas as evidências indiretas encontradas da celeridade das despesas, solicitar segunda via de cheques e recibos.
2. Subtraia o valor necessário do salário do trabalhador. Se o funcionário não puder fornecer qualquer comprovante direto ou indireto de despesas, é emitida uma ordem para reter dinheiro de seu salário. Neste caso, é exigido ao responsável um recibo atestando que está familiarizado com a ordem emitida e concorda com a decisão de retenção. Os dividendos máximos que podem ser deduzidos de uma só vez são um quinto dos lucros. Esta é uma ação voluntária, caso contrário, serão necessários procedimentos legais.
3. Providenciar a emissão de assistência financeira, incentivos monetários ou presentes. Assim, de acordo com a lei, é possível reembolsar fundos num montante não superior a quatro mil rublos. Se for um valor maior, você terá que elaborar adicionalmente um contrato de doação e autenticá-lo em cartório. Não é possível contabilizar a assistência financeira como despesa.

Eventualmente

Se os credores não reclamarem a dívida no prazo de três anos, o prazo de prescrição expira e os fundos são baixados da conta extrapatrimonial por decisão da comissão de inventário da instituição. No âmbito da contabilidade, é elaborado um ato, com base no qual o gestor emite uma ordem de baixa de fundos do responsável.

Algumas empresas, tendo acumulado fundos contabilísticos não escritos no seu balanço, entregam-nos a um trabalhador temporário para atrasar o momento do pagamento integral.

Acumular dívidas durante anos não é uma opção; chega um momento em que a conta ainda precisa ser zerada. Para evitar verificações exaustivas, é melhor ter tempo para realizar antecipadamente as operações de baixa legal.

Na escola, os professores sempre nos diziam: “Não ouse trapacear!” Nós concordamos com a cabeça, mas ainda assim trapaceamos. A mesma coisa acontece no instituto. Somos avisados, exortados, acenamos e fazemos o nosso trabalho. Quase todos, exceto os “nerds” declarados, é claro. E agora crescemos. Mas o hábito de trapacear aparentemente permanece.

Os mesmos diretores e contadores-chefes adultos vêm até mim, um consultor tributário adulto com 20 anos de experiência, olham nos meus olhos suplicantes e perguntam: “Como dar baixa? O que fazer então? Talvez alguém respondesse: “Seque os biscoitos”. Mas não é tão ruim assim. Afinal, não estamos falando de baixa para o Exame de Estado Unificado, mas de baixa segura de dinheiro contábil. Seguro do ponto de vista fiscal. Isso é possível? Bem, vamos descobrir.

Conversa em termos de conceitos

Primeiro você precisa definir os conceitos. Do que estamos realmente falando? Valores contábeis- trata-se de numerário emitido para despesas relacionadas com as atividades de pessoa jurídica, empresário individual, empregado (doravante denominado pessoa que reporta) para reporte. Hoje é permitida a transferência de valores contábeis para salário ou cartão plástico corporativo, desde que previsto na regulamentação local.

Todas as informações oficiais sobre como trabalhar com valores contábeis estão nas Regras para emissão e relatórios sobre o uso de valores contábeis, que são estabelecidas pelos Regulamentos sobre o procedimento para a realização de transações em dinheiro com notas e moedas do Banco da Rússia no território do Federação Russa (aprovado pelo Banco da Rússia em 12 de outubro de 2011 No. 373-P , doravante denominado Regulamento).

Como o dinheiro é distribuído

Para receber dinheiro, o responsável elabora um pedido de emissão de dinheiro por conta. Tal extrato é elaborado sob qualquer forma, mas deve conter: inscrição manuscrita (resolução) do gestor sobre o valor do dinheiro e o prazo para o qual é emitido; assinatura do gerente; data (cláusula 4.4. Regulamento). O primeiro problema que o contador enfrenta é a proibição de emissão de dinheiro se o responsável tiver dívidas sobre o valor anteriormente recebido ao abrigo do relatório (cláusula 4.4 do Regulamento).

Contornamos essa proibição com facilidade e elegância: o funcionário devolve a dívida ao caixa e recebe imediatamente o mesmo dinheiro mais um novo valor contábil. Ou talvez você possa confiar apenas no russo: e se o Serviço Fiscal não descobrir uma violação dentro de 2 meses? Se você não tiver sorte e for detectada uma infração nesse período, você será multado. Ou melhor, duas multas. De acordo com a Parte 1 do art. 15.1, parte 1 arte. 4.5 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa, a organização será punida no valor de 40.000 a 50.000 rublos, e o chefe da organização de 4.000 a 5.000 rublos.

Por uma questão de brevidade, omiti informações sobre como os recibos de dinheiro são emitidos e por quem são assinados.

A questão é frequentemente colocada sobre o montante máximo de pagamentos em dinheiro no âmbito de um acordo entre pessoas colectivas, bem como entre uma pessoa colectiva e um empresário individual. De acordo com a Diretiva do Banco da Rússia datada de 20 de junho de 2007 N 1843-U, são 100.000 rublos, mas observo que esse limite não se aplica ao valor emitido para o relatório.

Como o dinheiro é devolvido

Agora vem a parte mais interessante. Pelos valores gastos, o responsável é obrigado a apresentar relatório prévio no prazo de três dias úteis após o término do prazo para o qual o dinheiro foi emitido, ou a partir da data de retorno ao trabalho (cláusula 4.4 do Regulamento N 373-P) . O relatório prévio é apresentado ao contador-chefe, contador ou gerente. Neste caso, é emitido ao responsável um recibo (parte recortada do relatório antecipado) confirmando a recepção do relatório antecipado e dos documentos comprovativos.

O que acontece se o funcionário não denunciar dentro desses três dias. Se isso for uma violação da disciplina de caixa, a organização ou funcionário poderá ser multado por uma das violações de transações em dinheiro listadas no Artigo 15.1 do Código Administrativo? Ofensas da Federação Russa. Mas o fato é que esta lista não inclui violação de prazos para apresentação de relatório prévio! Isso significa que ninguém tem o direito de nos punir por isso.

Aliás, o chefe da organização, por sua ordem, pode definir qualquer período de emissão de dinheiro por conta. Por exemplo, de 3 a 300 dias. Digamos que para os gerentes de topo 300 dias e para todos os outros - 3 dias. É seu direito. Mas é melhor não fazer isso. Afinal, se não houver pedido, não poderá haver reclamação quanto ao prazo e devolução.

Eles nos assustam, mas temos medo

Não há necessidade de ter medo de que o Serviço Fiscal cobre de você imposto de renda pessoal ou imposto adicional. Houve um tempo em que o Serviço Fiscal pedia a retenção do imposto de renda pessoal dos valores contábeis. Isso, por exemplo, foi discutido em cartas do Serviço Fiscal Federal da Rússia para Moscou, datadas de 12 de outubro de 2007, nº 28-11/097861 e datadas de 27 de março de 2006, nº 28-11/23487. Mas agora tudo de alguma forma desapareceu.

Então, o que temos hoje? Até que a organização dê baixa nos fundos emitidos de acordo com o relatório com prejuízo, a obrigação de pagar quaisquer impostos não parece surgir.

Atenção: nesta situação não podemos falar de ganho material. A condição para a sua ocorrência é a celebração de um acordo escrito entre uma organização e um indivíduo, mas o Regulamento não prevê tal forma de emissão de dinheiro por conta. Portanto, não há razão para acumular benefícios materiais na forma de poupança de juros. A não devolução dos valores contábeis leva a apenas uma coisa - o funcionário tem uma dívida para devolver os fundos recebidos da organização por conta. Todos! E o recebimento de dinheiro pelo funcionário em tal situação não pode ser automaticamente considerado sua renda. Assim, você pode “suspender” a situação com a condição de que nem a organização nem o indivíduo tomem qualquer atitude.

Quanto tempo isto pode durar? status quo? Até que a organização anule o valor emitido para o relatório como despesas (cláusula 2, cláusula 2 do artigo 265 do Código Tributário da Federação Russa) após o término do prazo de prescrição estabelecido (3 anos). Algumas pessoas estão tentando estender esse período por meio de correspondência em papel ou devolvendo parte dos valores ad infinitum, mas agora o legislador limitou o período total a dez anos (cláusula 2 do artigo 196 do Código Civil da Federação Russa). Então, depois de 10 anos, você ainda terá que dar baixa nesses fundos. Bem, nada. 10 anos é muito tempo. Como naquele conto de fadas: algo certamente acontecerá durante esse período. Ou o padishah morrerá, ou Khoja Nasreddin morrerá, ou o burro morrerá... Ou seja: a legislação mudará, será reorganizada ou o destinatário dos fundos responsáveis ​​irá para o exterior - um número fabuloso de opções.

Mas se a organização perdoar a dívida do funcionário e anulá-la, será obrigada a calcular o imposto de renda pessoal e os prêmios de seguro ( O Ministério das Finanças da Rússia em carta datada de 24 de setembro de 2009 nº 03-03-06/1/610). Se você não deseja pagar imposto de renda pessoa física e prêmios de seguros, não precisa fazê-lo, pois a renda do empregado surge no momento da baixa.

Nosso tribunal é o mais humano

Em casos polêmicos, as partes, é claro, podem recorrer à Justiça. Portanto, a prática judicial também não nos é indiferente. Assim, nossos tribunais acreditam: como uma pessoa física já recebeu dinheiro por conta, isso significa que a pessoa já prestou contas dos valores recebidos anteriormente. Presunção de razoabilidade de uma entidade empresarial. Ou seja: não é bobagem na organização dar dinheiro para alguém que não tem o hábito de reportar seus gastos. Concordamos com nosso tribunal mais humano. Nós não somos tolos. Só um pouco espalhados... Os relatórios foram enfiados em algum lugar, não conseguimos encontrá-los. E “despedimos” o contador diligente que perdeu o relatório há muito tempo. Em geral, considere os documentos perdidos. Um acidente industrial, pode-se dizer. E nosso funcionário também perdeu o recibo (parte cortada do relatório de despesas). Bem, o que podemos tirar dele! Ainda um indivíduo. O principal é não rir no tribunal.

Isto cria uma situação jurídica interessante. Não negamos o facto de emitir dinheiro; Todos os relatórios antecipados foram recebidos e não há reclamações contra o funcionário. Mas estes factos só podem ter significado jurídico através dos tribunais. Conseqüentemente, um lado insistirá em tal processo, o outro não negará nada. E se o julgamento ocorrer de acordo com esse esquema em um ambiente caloroso e amigável, você pode esquecer o imposto de renda pessoal e os prêmios de seguro. E então o chefe da organização emitirá uma ordem severa para punir o contador-chefe e restaurar os documentos. Como punição, você pode aplicar um link para um seminário no exterior. Às vezes, esses seminários são realizados em navios de cruzeiro. Não as Maldivas, claro, mas a punição deveria ser rigorosa.

Não há necessidade de temer quaisquer outras ações por parte dos Serviços Fiscais, a legislação não lhes confere o direito de decidir sobre a alteração da qualificação jurídica da operação. Somente o tribunal tem esse direito. Para requalificar a transação, eles devem recorrer à Justiça. O que é muito longo e quase impossível.

Há, é claro, outro problema. É quando o valor contábil atinge proporções astronômicas, o que não alegrará o balanço do empreendimento e atrairá constantemente o interesse da Receita Federal, a começar pelas cartas sobre sua liquidação por falta de patrimônio líquido. Mas este é um tema para outra discussão.

Descobertas responsáveis

Vamos resumir. Se quiser evitar a tributação dos valores emitidos em conta pelo maior tempo possível, não os anule, apenas mantenha-os como dívida. É quase impossível puni-lo por continuar a emitir dinheiro por conta para a mesma pessoa no futuro. Se finalmente chegou a hora de dar baixa em tudo, deixe seu responsável devolver todo o dinheiro e você o entrega ao funcionário que trabalha para você “temporariamente”. Após o término do prazo de prescrição ou imediatamente após o término do período de relatório, você pode entrar com uma ação amigável com esse funcionário.

Aproveite ao máximo. A lei está do nosso lado e a prática judicial também. Não temos medo do fiscal. Neste caso específico, é claro...

“Consultor Contábil”, 2002, nº 2

Como mostra a experiência na realização de auditorias, os registros contábeis de muitas empresas incluem contas a receber de muitos anos atrás nas contas 60 “Acordos com fornecedores e empreiteiros”, 62 “Acordos com compradores e clientes”, 71 “Acordos com pessoas responsáveis”, 73 “ Acordos com pessoal para outras transações”, 76 “Acordos com outros devedores e credores”. Parte do valor total da dívida está vencida, a outra parte não é realista para cobrança. Pela legislação vigente, se o contas a receber for passível de baixa para resultado financeiro, então deverá ser baixado - caso contrário o lucro líquido fica distorcido, o que afeta diretamente os interesses dos proprietários (acionistas), e o balanço patrimonial do a empresa também se torna irrealista.

1. Baixa de recebíveis de compradores e clientes para resultados financeiros

As contas a receber são formadas em decorrência da discrepância entre o momento do embarque e o pagamento dos produtos, da prestação de serviços ou da execução da obra. Infelizmente, na realidade económica russa, são frequentes os casos de incumprimento da obrigação de pagamento dos produtos entregues (serviços prestados, trabalhos executados) nos termos especificados no contrato devido à insolvência, reorganização ou liquidação do comprador. Assim, as dívidas de cobrança duvidosa são formadas nas contas de liquidação.

As dívidas de cobrança duvidosa são os valores a receber de uma organização que não são quitados nos prazos estabelecidos no contrato e não estão garantidos por garantias adequadas.

A cláusula 77 do Regulamento Contábil estabelece que as dívidas irrealistas para cobrança são baixadas para cada obrigação com base nos dados do inventário, justificativa escrita e ordem (instrução) do chefe da organização e são cobradas conforme a conta da reserva para dívidas de cobrança duvidosa ou aos resultados financeiros de uma organização comercial, se no período anterior ao período de reporte os valores dessas dívidas não foram reservados. Além disso, foi estabelecido que a anulação de uma dívida com prejuízo devido à insolvência do devedor não constitui anulação da dívida. Esta dívida deve ser reflectida no balanço durante cinco anos a contar da data da anulação da dívida, de forma a monitorizar a possibilidade da sua cobrança em caso de alteração da situação financeira do devedor. O Plano de Contas (Instruções para utilização do Plano de Contas) prevê para o efeito a conta 007 “Dívidas de devedores insolventes anuladas com prejuízo”.

Identificação de recebíveis sujeitos a baixa para resultado financeiro

As dívidas de cobrança duvidosa são identificadas durante o inventário de contas a receber. O inventário de contas a receber é realizado de acordo com as Diretrizes Metodológicas para o Inventário de Bens e Obrigações Financeiras, aprovadas pela Ordem do Ministério das Finanças da Rússia de 13 de junho de 1995 N 49. Para registrar os resultados do inventário, um o formulário unificado N INV-17 é fornecido "Ato de inventário de acordos com compradores, fornecedores e outros devedores e credores" (aprovado pela Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Rússia datada de 18 de agosto de 1998 N 88 "Sobre a aprovação de formas unificadas de primário documentação contábil para contabilização de transações em dinheiro, para contabilização de resultados de estoque", levando em consideração as alterações e acréscimos efetuados).

De acordo com os indicadores deste formulário, as contas a receber são divididas em confirmadas, não confirmadas e dívidas com prazo de prescrição vencido.

O procedimento de identificação de recebíveis a serem baixados para resultados financeiros.

As contas a receber que não são realistas para cobrança podem surgir como resultado de:

• liquidação do devedor;
• “pendurar” dinheiro em um banco problemático;
• expiração do prazo de prescrição sem confirmação da dívida por parte do devedor.

Liquidação do devedor

No processo de realização de um inventário de liquidações, pode acontecer que, ao ser solicitada a confirmação da dívida de acordo com o relatório de conciliação, a contraparte - o devedor - informe que está em liquidação ou já foi liquidada. Durante a liquidação, é constituída uma massa falida com base nos bens do devedor, destinada a satisfazer os créditos dos credores. Via de regra, não basta satisfazer as exigências de todos os credores. De acordo com o artigo 64 do Código Civil da Federação Russa, uma empresa credora que tenha contas a receber por produtos expedidos ou um adiantamento emitido para o fornecimento de produtos é um credor de quinta prioridade. Se a massa falida não for suficiente para quitar os recebíveis, a empresa credora é obrigada a baixá-los como resultado financeiro, mas somente após a liquidação judicial do devedor. O parágrafo 8 do artigo 63 do Código Civil da Federação Russa afirma que “a liquidação de uma pessoa jurídica é considerada concluída, e a pessoa jurídica é considerada como tendo deixado de existir após fazer uma inscrição para esse efeito no registro estadual unificado de entidades legais." O documento principal com base no qual as contas a receber incobráveis ​​​​são baixadas pode ser uma decisão de um tribunal arbitral sobre a conclusão do processo de falência e a liquidação do devedor.

Dinheiro preso em um banco problemático

A instabilidade do sistema bancário, infelizmente, é uma das características distintivas da economia russa. A experiência de realização de auditorias mostra que as contas a receber são encontradas em contas a pagar a fornecedores, resultantes de dinheiro “preso” em um banco problemático. Caso não tenha havido liquidação judicial do banco e esteja prevista a sua reestruturação, é aconselhável constituir uma reserva para créditos de liquidação duvidosa pelo valor da dívida e monitorizar a possibilidade de o banco restabelecer a sua solvência. Se o tribunal arbitral decidir sobre a liquidação de um banco problemático e seu patrimônio não for suficiente para saldar os recebíveis, essa dívida será reconhecida como incobrável e deverá ser baixada como resultado financeiro.

Expiração do prazo de prescrição

O prazo de prescrição é um período dentro do qual um tribunal de jurisdição geral, um tribunal arbitral ou um tribunal arbitral é obrigado a fornecer proteção a uma pessoa cujo direito foi violado.

De acordo com o artigo 200 do Código Civil da Federação Russa, o prazo de prescrição, em geral, começa a partir do dia em que a pessoa tomou conhecimento ou deveria ter tomado conhecimento da violação do seu direito. De acordo com o artigo 196 do Código Civil da Federação Russa, o prazo de prescrição é de três anos, mas pode ser prorrogado de acordo com o artigo 203 do Código Civil da Federação Russa: “o prazo de prescrição é interrompido pela apresentação de uma reclamação no forma prescrita, bem como pela pessoa obrigada que pratique atos indicativos do reconhecimento da dívida. Após o intervalo, o prazo de prescrição recomeça, o tempo decorrido antes do intervalo não é contado para o novo prazo.”

Em geral, o início do prazo de prescrição para reembolso de contas a receber é o primeiro dia de atraso no cumprimento das obrigações. Os prazos para cumprimento das obrigações estão fixados no contrato. Se o contrato estipular que o pagamento dos produtos pelo comprador deve ser feito no prazo de 30 dias a partir da data de envio dos produtos pelo fornecedor, o prazo de prescrição em caso de não pagamento dos produtos entregues começa a partir de 31 dias após o os produtos são enviados ao comprador. Nesse caso, os recebíveis ficarão vencidos.

As contas a receber vencidas são, na sua essência, a imobilização do património da empresa, a retirada de parte dos activos da circulação económica. O departamento de contabilidade de uma empresa deve monitorar rigorosamente a estrutura de contas a receber vencidas e trabalhar para cobrá-las. Os métodos financeiros para influenciar os devedores na cobrança de contas a receber vencidas são: elaboração de atos de conciliação de dívidas, aplicação de penalidades, propostas de compensação, venda de dívida, início de processo de falência de devedor insolvente. Se o prazo de prescrição expirou e não for possível cobrar os créditos, apesar das medidas tomadas pela empresa credora para cobrá-los, essa dívida deve ser baixada contra os resultados financeiros da empresa.

Os valores de contas a receber cujo prazo de prescrição expirou e outras dívidas cuja cobrança não é realista são despesas não operacionais com base na cláusula 12 do PBU 10/99.

Na contabilidade, as despesas não operacionais, incluindo os valores de contas a receber cujo prazo de prescrição expirou, estão refletidas no débito da conta 91 “Outras receitas e despesas”, subconta 91-2 “Outras despesas”.

A baixa de contas a receber que não possam ser cobradas em razão da liquidação do comprador-devedor ou do decurso do prazo de prescrição deverá ser refletida nos registros contábeis pelos seguintes lançamentos:

• débito da conta 91, subconta “Outras despesas” crédito da conta 62 - baixa de recebíveis irrealistas para cobrança sobre resultados financeiros;

Se uma conta a receber incobrável foi formada como resultado da falência de um banco que foi instruído a fazer um pagamento que não seja em dinheiro, por exemplo, um adiantamento ao vendedor para as próximas entregas de produtos, então na contabilidade essas transações comerciais serão refletidas nas seguintes entradas:

• débito da conta 60, subconta “Liquidação de adiantamentos emitidos” crédito da conta 51 “Contas de liquidação” - formação de contas a receber pela transferência de adiantamento por conta de remessa de produtos (prestação de serviços, execução de trabalho);
• débito da conta 91, subconta “Outras despesas” crédito da conta 60 - baixa de recebíveis irrealistas para cobrança sobre resultado financeiro.

Criação e utilização de reservas para créditos de liquidação duvidosa

De acordo com a cláusula 70 do Regulamento de Contabilidade, uma organização pode constituir reservas para créditos de liquidação duvidosa para liquidações com outras organizações e cidadãos sobre produtos, bens, obras e serviços, atribuindo os valores das reservas aos resultados financeiros da organização.

Assim, se ainda existir alguma probabilidade de cobrança de uma dívida vencida, então é aconselhável a constituição de reservas para créditos de liquidação duvidosa para liquidações com organizações e cidadãos de produtos, bens, obras e serviços, com os montantes de reservas atribuídos aos resultados financeiros de a organização.

O valor da reserva é determinado separadamente para cada crédito de cobrança duvidosa, dependendo da situação financeira (solvência) do devedor e da avaliação da probabilidade de reembolso total ou parcial da dívida. A reserva é formada quando uma dívida é reconhecida como duvidosa com base em inventário de cálculos e ordem do gestor. O Plano de Contas (Instruções para utilização do Plano de Contas) disponibiliza a conta 63 “Provisões para créditos de liquidação duvidosa” para resumir a informação sobre a constituição de reservas para créditos de liquidação duvidosa. Para o valor da reserva constituída, é feito um lançamento no débito da conta 91 e no crédito da conta 63. Na baixa de dívidas não reclamadas, anteriormente reconhecidas pela organização como duvidosas, são feitos lançamentos no débito da conta 63 em correspondência com as contas correspondentes para liquidações com devedores.

Na contabilidade, a constituição e utilização de reserva para créditos de liquidação duvidosa deve estar refletida nos seguintes lançamentos:

• débito da conta 62 crédito da conta 90 “Vendas”, subconta “Receitas” - formação de contas a receber pelo envio de produtos (prestação de serviços, execução de obra);
• débito da conta 91, subconta “Outras despesas” crédito da conta 63 - foi constituída reserva para o valor da dívida reconhecida como duvidosa;
• débito da conta 63 crédito da conta 62 - contas a receber irrealistas foram baixadas em detrimento de reserva previamente constituída;
• débito da conta 007 - a dívida do fornecedor, baixada com prejuízo, é refletida na conta extrapatrimonial.

Tributação de recebíveis baixados para resultado financeiro

Consideremos as características da tributação dos valores a receber de contrapartes, baixados ao resultado financeiro da empresa, com imposto sobre valor agregado. Se o contribuinte calcula a receita para efeitos do imposto sobre o valor acrescentado “no envio”, então as suas obrigações fiscais surgem no momento do envio do produto ao comprador. As contas a receber são formadas devido ao descasamento entre o momento do pagamento e o momento do envio. Portanto, neste caso, não importa se a receita é paga ou não, pois as obrigações de pagar os impostos devem ser cumpridas no momento do envio da mercadoria (obras, serviços) ao comprador.

Se o contribuinte apura a receita para efeitos de apuração do imposto sobre o valor acrescentado “no pagamento”, então, no momento da baixa dos recebíveis para resultados financeiros, tem a obrigação de pagar o imposto sobre o valor acrescentado ao orçamento. A cláusula 5 do artigo 167 da Parte Dois do Código Tributário da Federação Russa afirma que “em caso de incumprimento por parte do comprador, antes do termo do prazo de prescrição, do direito de exigir o cumprimento de uma contra-obrigação relacionada à entrega dos bens (execução do trabalho, prestação de serviços), a data de pagamento dos bens (trabalho, serviços)) é reconhecida a primeira das seguintes datas:

1. o dia do término do prazo de prescrição especificado;
2. no dia em que as contas a receber forem baixadas."

Assim, a baixa de contas a receber por resultados financeiros por decurso do prazo de prescrição ou liquidação do devedor para efeitos de IVA equivale a pagamento.

As perdas decorrentes da baixa de contas a receber vencidas ou irrealizáveis ​​para cobrança são aceitas para fins de imposto de renda. De acordo com a cláusula 2 do artigo 265 da Parte Dois do Código Tributário da Federação Russa, “para os fins deste capítulo, as perdas recebidas pelo contribuinte no período de relatório (imposto) são equiparadas a despesas não operacionais, em particular : valores de contas a receber cujo prazo de prescrição expirou, bem como valores de outras dívidas cuja cobrança é irrealista..."

Exemplo 1. Em 10 de janeiro de 1998, a empresa “A” forneceu à empresa “B” 4 carros no valor de 360 ​​mil rublos, incluindo IVA, e a empresa “B” 3 carros no valor de 270 mil rublos, incluindo IVA. Pelo acordo, o pagamento dos carros deverá ser feito em até 30 dias a partir da data de envio ao comprador. A empresa “B” não efetuou o pagamento em dia. Durante 3 anos, a empresa “A” tentou cobrar a dívida vencida, mas sem sucesso. A empresa “B” também não efetuou o pagamento em dia e um ano após a compra dos carros da empresa “A” o tribunal arbitral a declarou falida.

A política contabilística da empresa “A” prevê o cálculo da receita para efeitos de IVA “no pagamento”. Não foi constituída reserva para créditos de liquidação duvidosa. A empresa “A” mudou para o novo Plano de Contas em 1º de janeiro de 2001.

Vamos determinar o momento da baixa dos recebíveis da empresa “A” para resultados financeiros, e também determinar quais obrigações tributárias surgem neste caso.

#	Operação	Débito	Crédito	Quantidade (mil rublos)
1	10/01/1998 embarque de 4 carros para empresa “B”	62	46	360
2	10/01/1998 embarque de 3 carros para empresa “B”	62	46	270
3	10/01/1998 O IVA foi cobrado no envio para a empresa “B” (RUB 360.000 x 16,67%)	62	76, subconta "IVA"	60
4	10/01/1998 Foi cobrado IVA no envio para a empresa "B" (RUB 270.000 x 16,67%)	62	76, subconta "IVA"	45
5	Em 10 de janeiro de 1999, os recebíveis da empresa “B” foram baixados como resultado financeiro devido à sua liquidação	80	62	270
6	10/01/1999 O IVA foi cobrado ao orçamento sobre a dívida da empresa "B" (com base na cláusula 5 do artigo 167 do Código Tributário da Federação Russa)	76, subconta "CUBA"		45
7	Em 10 de janeiro de 2001, os recebíveis da empresa “B” foram baixados como resultado financeiro devido ao decurso do prazo de prescrição	62	90, subconta "Receita"	360
8	10/01/2001 O IVA foi cobrado ao orçamento sobre a dívida da empresa “B” (com base na cláusula 5 do artigo 167 do Código Tributário da Federação Russa)	76, subconta "CUBA"	68, subconta “Cálculos com o orçamento do IVA”	60
9	10/01/2001 a dívida da empresa “B”, baixada com prejuízo, foi refletida no balanço	007		360

2. Baixa de recebíveis de funcionários para resultados financeiros

Baixa de contas a receber de pessoas responsáveis

Na prática, ocorre uma situação em que um funcionário de uma empresa se demite sem informar os fundos que recebeu anteriormente para despesas de viagens, negócios e outras necessidades da empresa. Como resultado, forma-se um saldo devedor na conta 71, que é cuidadosamente reescrito pelos contadores mês a mês, ano a ano.

No momento do despedimento, o trabalhador é obrigado a preencher uma folha de bypass, que inclui notas de todos os serviços e departamentos da empresa de que não deve nada a ninguém e de que foi pago por tudo. O departamento de contabilidade também faz uma anotação na planilha após a liquidação integral com o funcionário.

Deve-se lembrar que, de acordo com a cláusula 11 do Procedimento para a realização de transações em dinheiro na Federação Russa (Carta do Banco Central da Federação Russa datada de 4 de outubro de 1993 N 18) “as pessoas que receberam dinheiro por conta são obrigadas o mais tardar até 3 dias úteis após o término do prazo para o qual foram emitidos, ou a partir do dia do retorno de uma viagem de negócios, apresentar ao departamento de contabilidade da empresa um relatório sobre os valores gastos e efetuar o pagamento final dos mesmos.”

No entanto, às vezes um funcionário é demitido sem fazer o pagamento final a ele. Se, por culpa do departamento de contabilidade, o acerto final com o funcionário não tiver sido feito, então é ilegal dar baixa nas contas a receber da conta 71 por resultados financeiros, devendo ser recuperado dos contadores se eles violarem o procedimento; pela emissão de dinheiro por conta e não tomou as medidas adequadas para reembolsá-lo. Se o acordo final com o empregado não for feito por outros motivos (não por culpa dos contabilistas) e judicialmente ou de outra forma (por exemplo, em caso de falecimento de um empregado), será não for possível recuperar valores de funcionários demitidos, então se houver decisão judicial sobre a impossibilidade de cobrança da dívida, ela será baixada ao resultado financeiro: conta débito 91, subconta “Outras despesas” conta crédito 71 - o a dívida dos funcionários demitidos conforme relatórios antecipados é baixada, o que não é realista para cobrança. Na ausência de decisão judicial, a dívida só poderá ser amortizada após três anos. Para a empresa isto é uma perda, mas para esse empregado é o seu rendimento pessoal.

E se esta for a renda dele, então está sujeito ao imposto de renda pessoal. Nesse caso, a empresa atua como agente tributário. A cláusula 1 do artigo 24 da parte 1 do Código Tributário da Federação Russa afirma que “agentes fiscais são pessoas a quem, de acordo com este Código, é confiada a responsabilidade de calcular, reter do contribuinte e transferir impostos para o orçamento apropriado (fundo extra-orçamentário). A empresa não consegue calcular e pagar por conta própria o valor do imposto de renda ao orçamento, uma vez que os rendimentos foram efetivamente recebidos pelo empregado demitido. Além disso, de acordo com a cláusula 9 do artigo 226 da Parte Dois do Código Tributário da Federação Russa, “não é permitido o pagamento de impostos às custas de agentes fiscais”. Portanto, o departamento de contabilidade da empresa deve apresentar à repartição de finanças um certificado de renda de pessoa física no Formulário 2-NDFL indicando que a pessoa física recebeu rendimentos na forma de dívidas não reclamadas em relatórios antecipados.

Exemplo 2. Um funcionário recebeu 1.000 rublos. no âmbito do relatório de compra de cartuchos. O funcionário comprou um cartucho e apresentou ao departamento de contabilidade um recibo em dinheiro e uma fatura no valor de 800 rublos. Ele ainda devia 200 rublos. No dia seguinte o funcionário não apareceu para trabalhar. O pagamento final ao funcionário não foi efetuado. A empresa recorreu à Justiça e descobriu que o ex-funcionário havia emigrado para o exterior, e por isso recebeu a decisão de que era impossível cobrar-lhe a dívida.

Baixa de empréstimos pendentes a funcionários

As relações jurídicas das partes no contrato de empréstimo são reguladas pelo Capítulo 42 “Empréstimo e Crédito” do Código Civil da Federação Russa. De acordo com a cláusula 1 do artigo 807 do Código Civil da Federação Russa, sob um contrato de empréstimo, uma parte (o credor) transfere para a propriedade da outra parte (mutuário) dinheiro ou outras coisas determinadas por características genéricas, e o mutuário compromete-se a devolver ao credor a mesma quantia em dinheiro (valor do empréstimo) ou igual quantia de outras coisas que ele recebeu da mesma espécie e qualidade.

Um contrato de empréstimo entre uma organização e um indivíduo deve ser celebrado por escrito, independentemente do valor do empréstimo (cláusula 1 do artigo 808 do Código Civil da Federação Russa).

Para registar as liquidações com os funcionários da organização pelos empréstimos que lhes são concedidos, o Plano de Contas prevê a conta 73 “Acordos com pessoal para outras operações”, subconta 73-1 “Liquidações dos empréstimos concedidos”. O valor de um empréstimo concedido a um funcionário de uma organização em dinheiro é refletido no débito da conta 73, subconta 73-1 “Liquidação de empréstimos concedidos”, em correspondência com a conta 50 “Dinheiro”, subconta 50-1 “Dinheiro de a organização." Assim, ao transferir o valor do empréstimo a um funcionário em dinheiro do caixa da empresa, a conta 73 cria uma conta a receber.

O funcionário pode pedir demissão e não pagar o empréstimo. Nesse caso, a empresa deve defender judicialmente o seu direito de cobrança da dívida. No entanto, isso pode não ajudar a pagar as contas a receber. Se todas as formas possíveis de influenciar o devedor tiverem sido esgotadas e não for possível a cobrança da dívida (neste caso, é obrigatória a decisão judicial de recusa), então a mesma é baixada ao resultado financeiro: débito da conta 91, subconta " Outras despesas" conta de crédito 73, subconta 73-1 "Liquidação de empréstimos concedidos" - a dívida é baixada e não pode ser cobrada.

Nesse caso, é necessário apresentar à administração fiscal informações sobre os rendimentos auferidos pela pessoa física, que consistirão não apenas em dívidas não pagas, mas também em benefícios materiais. De acordo com a cláusula 1 do artigo 212 da Parte Dois do Código Tributário da Federação Russa, a renda do contribuinte é “o benefício material recebido da economia de juros pelo uso pelo contribuinte de fundos emprestados (crédito) recebidos de organizações ou empreendedores individuais. ”

Exemplo 3. Um funcionário celebrou um contrato de empréstimo sem juros por um período de três meses, segundo o qual recebeu 10.000 rublos do caixa da empresa. Um mês depois, o trabalhador desapareceu. As tentativas de encontrá-lo foram infrutíferas. A direção do empreendimento recorreu à Justiça, que decidiu pela impossibilidade de cobrança dessa dívida.

Paralelamente, imediatamente após a baixa da dívida por resultados financeiros, a empresa submete à repartição de finanças informações sobre os rendimentos recebidos pela pessoa física, incluindo benefícios materiais de juros.

Andrey Viktorovich Komarov
Diretor da ACF “Distrito Federal Central”

De acordo com o saldo, existe saldo devedor na conta 71 Responsáveis. Não é possível reter o valor da dívida. É possível transferir o saldo para a conta 73, ou o que é correto fazer nesta situação.

Débito 63 Crédito 71 – as contas a receber são baixadas em detrimento da reserva constituída.

A justificativa para esta posição é dada abaixo nos materiais do Sistema Glavbukh

1. Situação:Como levar em consideração valores contábeis não devolvidos dentro do prazo para tributação

Como a organização não incorre em despesas na emissão de dinheiro contábil a um funcionário e não recebe receitas na devolução de valores contábeis, tais valores não são levados em consideração no cálculo dos impostos.

Isto se aplica tanto às organizações que aplicam o sistema tributário geral (cláusula 14 do artigo 270, cláusula 3 do artigo 273 do Código Tributário da Federação Russa), quanto àquelas que pagam um imposto único em condições simplificadas ou UTII (cláusula 2 do artigo 346.17, cláusula 1 artigo 346.29 do Código Tributário da Federação Russa). Os valores emitidos contra o laudo são contas a receber do funcionário até que ele apresente o relatório antecipado, anexando os documentos comprovativos das despesas incorridas, e deposite o saldo do valor não utilizado na caixa registradora. Isto decorre das instruções aprovadas pela Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Rússia, datada de 1º de agosto de 2001, nº 55.

Se um funcionário não devolver os valores contábeis não gastos dentro do prazo, o contador da organização poderá reter o valor devido do salário do funcionário ().*

Porém, como os recursos emitidos por conta do funcionário não constituem uma despesa, se as contas a receber não forem reembolsadas no prazo, a organização não gera receita. Isto é verdade para todas as organizações, independentemente do sistema fiscal aplicado. Esta conclusão pode ser tirada das disposições e artigos do Código Tributário da Federação Russa.

Nina Kovyazina,

2. Situação: como determinar a data em que uma organização pode dar baixa, em razão do término do prazo de prescrição, valores contábeis que são atribuídos ao empregado demitido

Para determinar o dia em que você poderá amortizar valores de adiantamentos não reclamados, use a metodologia a seguir.*

1. Defina a data a partir da qual começa o prazo de prescrição.

O prazo de prescrição deve ser contado a partir do dia seguinte ao dia em que o trabalhador deveria quitar a dívida (). Por exemplo, se um funcionário deveria devolver o valor contábil em 5 de outubro, conte o prazo de prescrição a partir de 6 de outubro. Afinal, a dívida de um funcionário por valores contábeis refere-se a obrigações com prazo determinado. O trabalhador deve pagar a dívida o mais tardar três dias úteis após o termo do prazo para o qual lhe foi entregue o dinheiro (no caso de envio do trabalhador em viagem de negócios - o mais tardar três dias úteis após o dia do seu regresso) (cláusula 26 do o regulamento aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 13 de outubro de 2008 nº 749). Consequentemente, o prazo de prescrição para valores contabilísticos que o trabalhador não devolveu e para os quais não comunicou, começa a contar no final do período para o qual o dinheiro foi emitido (artigo 2.º do artigo 200.º do Código Civil da Rússia Federação).

2. Contar três anos a partir da data de início da prescrição.

Para obrigações na forma de valores contábeis não devolvidos, o prazo de prescrição é de três anos (). A legislação não estabelece um prazo de prescrição especial para este caso (cláusula 1 do artigo 197 do Código Civil da Federação Russa). Portanto, o prazo de prescrição terminará no dia em que começou, apenas três anos depois (parágrafo 1, parágrafo 1, artigo 192 do Código Civil da Federação Russa). Ao mesmo tempo, leve em consideração as circunstâncias que podem servir de motivo para a interrupção do prazo de prescrição. Após o intervalo, o prazo de prescrição volta a contar ().

Assim, decorrido o prazo de prescrição, a dívida sobre o valor contábil pode ser considerada incobrável e baixada contabilmente (cláusula 14.3 do PBU 10/99) e no cálculo do imposto de renda (cláusula 2ª, cláusula 2ª, artigo 265 do Código Tributário da Federação Russa, cartas do Ministério das Finanças da Rússia datadas de 8 de agosto de 2012 nº 03-03-07/37, datadas de 15 de setembro de 2010 nº 03-03-06/1/589).*

Nina Kovyazina,
Diretor Adjunto do Departamento de Educação e
recursos humanos do Ministério da Saúde da Rússia

Contabilidade

Baixa o valor da dívida contra a reserva para devedores duvidosos.

Na contabilidade, reflita a baixa do contas a receber da reserva para devedores duvidosos lançando:*

Débito 63 Crédito 62 (58-3, 71, 73, 76...)
– as contas a receber são baixadas em detrimento da reserva constituída.

A baixa de contas a receber cujo prazo de prescrição expirou, ou outras dívidas cuja cobrança não seja realista, não constitui cancelamento da dívida. Portanto, no prazo de cinco anos a partir da data da baixa, refletir no balanço na conta 007 “Dívida de devedores insolventes baixada com prejuízo” (Instruções para o plano de contas):

Débito 007
– as contas a receber baixadas são refletidas.

Durante este período, monitorizar a possibilidade da sua cobrança em caso de alteração da situação patrimonial do devedor (artigo 77.º do Regulamento de Contabilidade e Reporte).

Sergei Razgulin,
Conselheiro de Estado Atual da Federação Russa, 3ª turma