Subsistem pendukung dari sistem kendali. Esensi, maksud dan tujuan layanan manajemen personalia perusahaan Organisasi manajemen kemitraan umum

Seluruh rangkaian tujuan organisasi dapat dibagi menjadi empat jenis, atau blok: ekonomi,

ilmiah dan teknis,

industri-komersial dan

sosial.

Tujuan ekonominya adalah memperoleh perkiraan jumlah keuntungan dari penjualan produk atau jasa; tujuan ilmiah dan teknis - memastikan tingkat produk dan pengembangan ilmiah dan teknis tertentu, serta meningkatkan produktivitas tenaga kerja melalui peningkatan teknologi; tujuan produksi dan komersial - produksi dan penjualan produk atau jasa dalam volume tertentu dan ritme tertentu (kewajiban kontrak untuk memastikan tujuan ekonomi, perintah pemerintah, dll.); tujuan sosial - mencapai tingkat kepuasan tertentu atas kebutuhan sosial karyawan.

Penataan tujuan sosial dapat dilihat dalam dua cara:

kebutuhan khusus pekerja, yang kepuasannya berhak mereka tuntut dari administrasi;

tujuan administrasi penggunaan personel.

Efektivitas manajemen personalia bergantung pada sejauh mana kelompok tujuan ini bertepatan.

Sistem tujuan menjadi dasar penentuan susunan fungsi manajemen. Saat menentukan rentang tugas manajemen personalia, tugas utama dan tambahan dibedakan secara kondisional.

Yang utama mencakup hampir semua yang tercantum dalam tabel. 1. Tugas tambahan harus mencakup tugas-tugas yang dapat dilakukan bersama-sama dengan tugas-tugas utama, tetapi, sebagai aturan, pengelolaannya dilakukan oleh unit eksternal (berkaitan dengan layanan personalia). Jenis tugas ini meliputi: kesehatan dan keselamatan kerja; perhitungan dan pembayaran upah; penyediaan berbagai jenis layanan (misalnya penyelenggaraan komunikasi informasi, layanan di bidang infrastruktur sosial).

Fungsi sistem manajemen personalia-- tanggung jawab pekerjaan karyawan departemen sistem manajemen personalia terkait dengan dampaknya terhadap personel dan dilakukan terutama oleh layanan manajemen personalia dan manajer lini departemen organisasi.

Gagasan yang jelas tentang fungsi diberikan oleh klasifikasinya ke dalam blok fungsional dengan identifikasi tugas di setiap blok fungsional.

Tabel 1 Blok fungsional sistem manajemen personalia

Nama panggung	Tugas utama panggung
Menentukan kebutuhan staf	Merencanakan kebutuhan personel yang berkualitas. Pemilihan metode untuk menghitung kebutuhan personel kuantitatif. Perencanaan kebutuhan personel kuantitatif
Memenuhi kebutuhan staf	Memperoleh dan menganalisis informasi pemasaran (di bidang personalia). Pengembangan dan penggunaan alat untuk memenuhi kebutuhan staf. Seleksi personel, penilaian bisnis
Motivasi hasil kerja dan perilaku personel	Mengelola konten dan proses memotivasi perilaku kerja. Manajemen konflik. Penggunaan sistem insentif moneter: remunerasi, partisipasi personel dalam keuntungan dan modal perusahaan. Penggunaan sistem insentif nonmoneter: organisasi kelompok dan komunikasi sosial, gaya dan metode kepemimpinan, pengaturan jam kerja
Memastikan proses manajemen personalia	Peraturan hukum hubungan kerja. Akuntansi dan statistik personalia. Menginformasikan tim dan organisasi eksternal tentang masalah personel. Pengembangan kebijakan personalia
Penggunaan personel	Penetapan isi dan hasil pekerjaan di tempat kerja. Sosialisasi industri. Pengenalan personel, adaptasi mereka dalam proses kerja, perampingan tempat kerja. Memastikan keamanan bijih. Pelepasan personel
Pengembangan karyawan	Perencanaan dan pelaksanaan karir dan perpindahan karir. Organisasi dan pelaksanaan pelatihan

Layanan HR dapat melakukan tugasnya dengan cara berikut:

memberikan bantuan nasihat kepada manajer lini;

pengembangan dan implementasi, bersama dengan manajer lini, keputusan dan aktivitas personalia;

kekuasaan manajemennya sendiri untuk melaksanakan kegiatan yang relevan.

Sistem manajemen perusahaan modern bersifat multikomponen. Komponen-komponen ini memenuhi kondisi “efek Rubik-Cube”. Menurut efek sebenarnya, setiap elemen sistem memiliki fitur dan atribut dari sebagian besar elemen komponen lainnya. Sistem manajemen personalia hanyalah komponen fungsional manajemen. Serangkaian kegiatan pengelolaan ini memiliki konsistensi seluruh perusahaan dan ekspresi lokal dalam paradigma kegiatan proyek.

Konsep sistem manajemen personalia

Sebagai bagian dari manajemen, manajemen personalia sendiri dibedakan berdasarkan sistem organisasi internal, orientasi proses dan strukturnya. Sistem manajemen personalia suatu organisasi (HRMS) adalah seperangkat elemen yang saling terkait yang bersifat organisasi, ekonomi, sosio-psikologis. Orientasi proses sistem manajemen mencakup semua jenis proses bisnis perusahaan: dasar, pendukung, pengelolaan dan pengembangan.

Sistem manajemen personalia setidaknya memiliki tiga bagian struktural:

• struktur tujuan PMS;
• struktur dan logika rangkaian fungsional;
• struktur organisasi manajemen personalia.

Tujuan sistem, memilih tujuan strategis perusahaan sebagai dasar, ditetapkan dengan vektor konvergensi maksimum antara tujuan organisasi dan tujuan pribadi karyawan. Urutan fungsional ditentukan dan diverifikasi secara logis. Misalnya, perekrutan personel tidak dapat diurutkan berdasarkan prioritas sebelum perekrutan dan seleksi.

Penerapan proses bisnis SDM memerlukan adanya struktur organisasi. Penataan membantu dalam pengambilan keputusan, arus informasi, pembagian tanggung jawab antara layanan manajemen personalia, manajer lini dan manajemen tingkat manajemen lainnya. Sistem manajemen personalia organisasi difokuskan pada satu tujuan utama - untuk menyediakan personel dengan parameter yang diperlukan bagi perusahaan. Parameter yang dimaksud adalah: kuantitas, kualifikasi, produktivitas, budaya, loyalitas, anggaran optimal untuk motivasi dan reproduksi. Tujuan dari SUP adalah:

1. Menyediakan karyawan yang berkualitas, efisien dan efektif bagi perusahaan.
2. Mewujudkan potensi tim dalam hal kekompakan, fokus dan produktivitas.
3. Memastikan kondisi kerja dari segi kenyamanan dan ergonomis.
4. Pengembangan potensi tim tim, keterampilan profesional dan kualitas pribadi karyawan.
5. Memastikan stabilitas staf dan mempertahankan karyawan yang berharga.
6. Reproduksi budaya perusahaan yang optimal dari segi kinerja dan semangat tim.
7. Pengembangan sumber daya manusia.

Sistem manajemen personalia dapat dianggap sebagai komposisi terpisah dari teknik, metode, dan teknologi bekerja dengan personel yang bertujuan untuk memecahkan masalah yang disajikan di atas untuk mencapai tujuan sistem. Teknologi diterapkan dan diulang secara konsisten dalam siklus manajemen dan dukungan. Proses dukungan dan manajemen di EMS saling terkait. Kami mempersembahkan kepada Anda model siklus manajemen dan dukungan sistem manajemen personalia.

Model siklus manajemen dan dukungan sistem manajemen

Prinsip PMS

Ketentuan pokok, peraturan dan perundang-undangan mendefinisikan prinsip-prinsip sistem manajemen. Sistem manajemen personalia, sebagai bagian dari sistem keseluruhan, dibangun berdasarkan prinsip-prinsip dasar manajemen, namun memiliki kekhususan dan standar khusus tersendiri. Prinsip-prinsip membangun sistem manajemen personalia meliputi peraturan dan ketentuan yang dimiliki bersama dalam kaitannya dengan proses pembentukan sistem manajemen dan digunakan secara terpisah untuk pengembangannya. Dengan mempertimbangkan pembagian ini, kami akan mempertimbangkan secara terpisah prinsip-prinsip pembentukan sistem:

• prioritas tujuan produksi produk di atas tugas manajemen personalia;
• sistematis;
• prioritas fungsi sistem manajemen di atas struktur dan pengisiannya dengan personel dan intensitas tenaga kerja;
• keseimbangan optimal antara upaya penataan sistem manajemen dan pengelolaan personalia itu sendiri;
• orientasi proaktif sistem manajemen terhadap pengembangan perusahaan (proyek pengembangan memiliki keunggulan dibandingkan proses utama);
• pertukaran personel dan cadangan personel;
• prospek dan kemajuan kegiatan;
• kelayakan ekonomi (kecukupan biaya personel dan reproduksi mereka, berdasarkan penilaian pasar dan kondisi profitabilitas bisnis);
• keserbagunaan (memperhatikan kepentingan seluruh pemangku kepentingan, termasuk negara dan masyarakat);
• proaktif (mengantisipasi kejadian yang berkaitan dengan pergerakan personel);
• kesederhanaan dan optimalitas (dari sekian banyak pilihan model manajemen personalia, sebaiknya pilih yang paling efektif, asalkan sederhana, jelas dan konsisten);
• sifat ilmiah (sejak zaman Uni Soviet di Rusia, tidak ada yang menghapuskan prinsip organisasi ilmiah tenaga kerja);
• hirarki.

Di atas adalah prinsip dasar membangun sistem manajemen personalia. Di sini Anda dapat menambahkan prinsip konsistensi, keberlanjutan, multidimensi, kenyamanan, dll. Dalam hierarki bidang studi PMS, prinsip-prinsip selalu menempati posisi lebih tinggi daripada metode karena sifat wajib dan objektivitas yang lebih besar dari prinsip-prinsip tersebut. Prinsip-prinsip tersebut bersifat prioritas dan menentukan metode yang digunakan serta sistemnya. Mari kita lihat prinsip utama dalam membangun SUP.

Prinsip sistematika mengatur bahwa sistem tidak hanya mencakup seluruh personel perusahaan, tetapi juga dinamika sistemiknya baik dalam siklus hidup seorang karyawan di dalam perusahaan, maupun dinamika dalam hierarki personel perusahaan. Dapat dipahami bahwa prioritas harus dibangun dalam sistem yang mirip dengan aturan Pareto. Kami menyadari bahwa 20% tenaga kerja memberikan 80% pendapatan perusahaan dan seringkali 80% keuntungannya. Pada saat yang sama, “dua puluh” kunci bukanlah puncak hierarki perusahaan; mereka adalah semacam garis kepemimpinan dari atas ke bawah.

Metode pembuatan SUP

Metode manajemen harus dipahami sebagai seperangkat cara untuk mempengaruhi subjek manajemen pada objek untuk penerapan strategi dan taktik sistem manajemen yang dianut dalam praktik. Dilihat dari arah penerapan pengaruh manajerial, metode membangun sistem manajemen personalia dibagi menjadi ekonomi, administratif, dan sosio-psikologis. Ada klasifikasi metode lain, yang didasarkan pada derajat kebebasan subjek kendali dalam berinteraksi dengan objek. Derajat kebebasan adalah metode turunan, sebuah teknologi yang bergantung pada aturan perputaran bisnis yang ditetapkan dan sifat objeknya - personel perusahaan.

Metode SUP dibagi menjadi tiga blok yaitu metode paksaan, bujukan dan persuasi. Metode-metode ini memiliki rasio optimal yang ditentukan secara empiris sebesar 4:4:2. Apapun manipulasi, tindakan, peristiwa yang kita lakukan dalam interaksi dengan staf, masing-masing dari mereka termasuk dalam salah satu kelompok yang disebutkan. Contohnya bisa sangat banyak. Mari kita bayangkan serangkaian tindakan motivasi. Jelas, sebagian besar berhubungan dengan metode motivasi, karena berfungsi untuk membangkitkan niat internal karyawan untuk bekerja dan mencapai hasil.

Metode simbiosis motivasi dan persuasi adalah coaching, yang diterapkan pada karyawan yang mengalami kesulitan psikologis sementara dalam menyelesaikan suatu masalah pekerjaan, atau dalam kondisi yang disebut “burnout”. Pertama, karyawan tersebut dikeluarkan dari “terowongan keruntuhan stres” dalam pandangan dunianya selama percakapan. Setelah menerima persepsi yang diperluas tentang dunia, seseorang diundang untuk kembali mengerjakan tugas dengan sikap konstruktif (dia dibujuk kembali). Baru setelah itu niat karyawan untuk produktif kembali ke posisi semula. Karyawan tersebut secara harfiah “terbangun” akan pencapaian baru.

Metode pemaksaan biasanya tidak menimbulkan kesulitan, karena metode tersebut secara tradisional didasarkan pada dukungan legislatif, peraturan internal perusahaan, dan aturan perilaku bisnis yang tidak terucapkan. Metode untuk membangun sistem manajemen personalia diklasifikasikan sepenuhnya berdasarkan satu dasar lagi - dari sudut pandang implementasi ilmiah dan praktisnya. Dalam bidang ini metode dibagi menjadi kelompok pemeriksaan, analisis, konstruksi, justifikasi, dan implementasi.

Implementasi metode ilmiah dan praktis untuk membangun sistem kendali

Metode untuk membangun suatu sistem manajemen diperlukan tidak hanya pada saat merancang dan mendirikan suatu perusahaan sebagai subjek kegiatan. Pada saat-saat transisi dalam siklus hidupnya, tantangan muncul dan muncul, yang mengarah pada perubahan mendasar. Biasanya disertai dengan proyek rekayasa atau rekayasa ulang proses bisnis. Reorganisasi sistem manajemen tidak lengkap tanpa menggunakan metode yang sama seperti ketika membangun sistem. Memperbaiki sistem SDM adalah salah satu proyek yang paling kompleks, dan juga memiliki metode khusus. Mari kita lihat beberapa di antaranya.

Metode EMS khusus

Perbaikan sistem manajemen ditandai dengan konsistensi, didorong oleh hasil penelitian terhadap akar permasalahan bisnis. Masalah utama dalam menemukan kesulitan mendasar yang menghambat perkembangan perusahaan secara keseluruhan telah terpecahkan. Ini adalah tingkat strategis. Contohnya bisa bermacam-macam, tapi mari kita fokus pada satu hal. Biasanya, analis yang melakukan riset manajemen kompleks adalah konsultan eksternal yang kuat atau salah satu manajer puncak.

Bidang diagnostik dan analisis sistem dalam penelitian manajemen

Katakanlah sebuah perusahaan telah mengidentifikasi banyak gejala. Misalnya, sistem pengelolaan anggaran gagal, kesenjangan kas menyeret perusahaan ke zona likuiditas rendah, stabilitas dan penurunan independensi. Pasokan kredit meningkat, faktor higienis dalam manajemen personalia terganggu (penundaan upah, spekulasi oleh para pemimpin profesional, dll.). Namun, penilaian yang tidak menghakimi, logika yang sempurna, dan kepatuhan terhadap metodologi penelitian manajemen mengungkapkan bahwa akar masalahnya adalah ketidakseimbangan budaya perusahaan dan ketidakkonsistenannya dengan konsep manajemen saat ini.

Selain metode penelitian manajemen, sistem manajemen personalia suatu organisasi menggunakan beberapa metode khusus untuk pengembangannya. Metode penataan tujuan bergantung pada “Pohon Tujuan” organisasi, yang dimahkotai oleh misi, menguraikan tujuan strategis dan menguraikannya menjadi tugas-tugas tingkat proyek. Hampir selalu, dalam model tujuan struktural, tujuan yang berkaitan dengan personel menempati tempat yang besar. Berdasarkan aksioma inilah perspektif keempat dari Balanced Scorecard – “Personil dan Sistem” – dibangun. Inilah bagaimana strategi SDM terwujud.

Tahapan pengembangan strategi SDM

Pada saat efisiensi transformasi PMS diutamakan (dan ini sangat penting untuk tahap siklus hidup “Pemuda” dan “Berkembang” menurut Isaac K. Adizes), metode lain diaktifkan. Untuk meningkatkan SUP, digunakan metode analisis ahli. Suatu pemeriksaan yang dilakukan dalam beberapa tahap yang melibatkan banyak tindakan. Hal ini melibatkan keterlibatan para ahli di bidang manajemen personalia dan prosedur yang serius untuk memastikan penilaian dan dasar pemeriksaan berdasarkan kriteria.

Suatu strategi SDM kemudian dapat dianggap siap untuk diterapkan bila telah melewati setidaknya dua prosedur regulasi dan evaluasi khusus. Penilaian dilakukan berdasarkan analisis statistik dan benchmarking. Prosedur dilakukan pada saat analisis strategis personel perusahaan dan pada saat pemeringkatan rencana aksi strategis. Metode normatif mengatur pengenalan, penerapan dan pengembangan seperangkat standar ketenagakerjaan dan nilai-nilai peraturan terkait.

Sistem nilai indikatif metode normatif meliputi standar angka, standar pelayanan, waktu, output, indikator produktivitas, jenis struktur organisasi yang digunakan, termasuk dalam manajemen proyek. Daftarnya bisa berlangsung lama. Hal utama yang perlu Anda ingat: metode penataan tujuan, metode analitis ahli dan normatif memungkinkan Anda membawa strategi SDM ke implementasi langsung. Implementasinya diwujudkan dalam tugas proyek dan kegiatan yang mengembangkan komposisi fungsi yang dilakukan oleh sistem manajemen.

Implementasi sistem manajemen mulai dari strategi SDM hingga fungsi sistem

Fungsi perusahaan dan sistem manajemen proyek

Seperti telah disebutkan, manajemen personalia adalah lingkungan interaksi bisnis di mana sulit untuk memisahkan manajemen dari penyediaan. Ambil contoh, dukungan akuntansi dan personalia untuk aktivitas. Ini murni fungsi keamanan, namun juga berlaku untuk SUP. Semua prosedur SUP lainnya bersifat campuran. Pada hakikatnya fungsi sistem manajemen personalia dibagi menjadi tiga blok utama.

1. Blok untuk pembentukan personel perusahaan dengan parameter yang dibutuhkan. Ini mencakup perencanaan personel, penetapan kebutuhan rekrutmen, penarikan, seleksi, perekrutan, perekrutan, adaptasi, pengurangan, pelepasan dan penempatan.
2. Blok pengembangan personel. Kelompok ini mencakup fungsi pelatihan, perencanaan karir dan promosi, rotasi dan reservasi personel.
3. Blokir untuk memastikan tenaga kerja yang rasional dan produktif. Blok ini melaksanakan sertifikasi dan penilaian, motivasi personel dan regulasi ketenagakerjaan.

Perencanaan personalia dibagi menjadi strategis dan operasional. Blok utama tidak memperhitungkan dua komponen fungsional: memelihara dan mengembangkan budaya perusahaan, serta manajemen pencatatan dan akuntansi kepegawaian. Fungsi manajemen SDM dibagi antara manajer SDM, fungsional, dan proyek. Struktur intensitas tenaga kerja manajemen kurang lebih sama, terlepas dari apakah manajemen personalia dilakukan dalam kegiatan fungsional atau kegiatan proyek.

Pembagian fungsi manajemen personalia antara SDM dan manajer

Mengenai organisasi proyek, perlu diperhatikan bahwa komposisi fungsional sistem manajemen personalia adalah sama baik untuk perusahaan secara keseluruhan maupun untuk tim proyek, yang merupakan konsentrator personel untuk pelaksanaan tugas-tugas proyek. Namun seringkali fungsi sistem manajemen dalam suatu proyek dibandingkan dengan proses bisnis manajemen sumber daya manusia dalam proyek tersebut. Sifat fungsi dan proses berbeda.

Fungsi pada dasarnya lebih dekat dengan kompetensi, keterampilan dan kemampuan. Mereka tidak memiliki awal dan akhir. Sangat sulit untuk menanyakan fungsi dan pada saat yang sama sangat mudah untuk menanyakannya, karena satu-satunya dasar permintaan adalah deskripsi pekerjaan. Dengan kata lain, berdasarkan sifatnya, fungsi adalah objek yang sangat baik untuk melakukan manipulasi balik antara subjek dan objek kontrol.

Alat manajemen lainnya adalah proses bisnis. Serangkaian pekerjaan yang saling terkait yang mengarah pada hasil yang jelas. Tugas siklus yang memiliki awal (input) dan akhir (output) - proses bisnis sangat berbeda dengan fungsi. Oleh karena itu, mereka tidak perlu bingung. Satu-satunya fungsi manajemen personalia proyek yang membedakannya dari lingkungan manajemen perusahaan secara keseluruhan adalah fungsi rekrutmen personel internal ke dalam tim proyek. Kami akan membicarakan hal ini lebih detail di bagian selanjutnya.

Proses manajemen SDM dalam proyek

Pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah proyek merupakan salah satu blok kunci dalam Panduan PMBOK. Seluruh model manajemen personalia dibangun dalam paradigma proses. Fokus dari proses ini adalah pada tim proyek, yang pesertanya diberi peran, bidang wewenang dan tanggung jawab dalam proyek. Anggota tim direkrut dari departemen fungsional perusahaan atau dipekerjakan dari luar. Namun tulang punggung tim adalah pegawai internal yang mempunyai fungsi (keterampilan, kompetensi) tersendiri di tempat kerjanya.

Dalam sebuah proyek, karyawan mulai beroperasi lebih luas dengan konsep selain fungsi: operasi, pekerjaan, tugas. Motivasi pada dasarnya juga berubah, efisiensi dan efektivitas dirangsang dalam bentuk yang jauh lebih besar dan terkonsentrasi. Sehubungan dengan hal tersebut, komposisi proses manajemen personalia agak mengalami perubahan, antara lain sebagai berikut:

• perencanaan pengelolaan sumber daya manusia;
• merekrut tim proyek;
• pengembangan tim proyek;
• manajemen tim proyek.

Perlu diingat bahwa komposisi tim proyek mungkin berubah-ubah bukan hanya karena rencana awal untuk merekrut personel. Dalam pengerjaan WBS, mungkin timbul kebutuhan untuk menambah jumlah personel atau mengubah komposisi kompetensi yang dibutuhkan. Risiko tambahan dan sumber daya tambahan untuk melatih anggota tim baru mungkin perlu dipertimbangkan.

Sistem manajemen sumber daya manusia proyek juga berlaku untuk kelompok proyek lain, seperti tim manajemen proyek. Proses di atas sepenuhnya berlaku untuk itu. Dinamika proses internal sistem, alat dan metode yang digunakan disajikan di bawah ini.

Dinamika kerja, alat dan metode proses PMS dalam proyek

Mari kita memberi sedikit penekanan pada dua aspek perencanaan. BP “Perencanaan Manajemen Sumber Daya Manusia” melibatkan membangun koneksi dan menggunakan teori organisasi. Menyediakan proyek dengan staf yang efektif memerlukan hubungan internal dan eksternal yang terjalin dalam interaksi formal dan informal antara para profesional di industri yang sama, di masyarakat atau di dalam perusahaan. Koneksi yang terjalin dengan baik membantu memilih personel terbaik dengan orientasi nilai yang jelas di awal proyek. Manfaatnya juga terlihat ketika memperluas visi profesional dalam konteks tugas proyek yang sedang diselesaikan.

Diagram Alir Data Perencanaan Manajemen Sumber Daya Manusia

Efektivitas perencanaan PMS dalam suatu proyek dan kualitas keluaran proses perencanaan ditingkatkan dengan menggunakan postulat teori organisasi. Mereka memungkinkan Anda mengurangi durasi, biaya tenaga kerja, dan biaya prosedur perencanaan manajemen sumber daya manusia dalam suatu proyek. Selama penerapan proses bisnis sistem manajemen personalia dalam proyek, masukan terhadap prosedur perencanaan secara bertahap diubah menjadi keluaran hasil manajemen tim. Dinamika transformasi tersebut disajikan di bawah ini.

Dinamika input dan output proses PMS dalam proyek

Pisahkan tahapan manajemen personalia dalam tim

Rencana penempatan staf tim proyek merupakan bagian integral dari rencana manajemen sumber daya manusia untuk proyek tersebut. Masalah penggunaan sumber daya manusia yang ada dalam tim atau perekrutan mereka dari luar, masalah anggaran terkait personel tercermin di bagian “Rekrutmen” dari rencana kepegawaian. Bagian ini juga membahas kualifikasi yang diperlukan untuk proyek dan parameter dukungan tim oleh layanan personalia.

Kalender sumber daya anggota tim memungkinkan PM memantau dengan cepat ketersediaan personel untuk pekerjaan dan aktivitas proyek kolektif. Contoh kalender sumber daya dapat disajikan secara individual atau kolektif. Salah satu contohnya dalam bentuk histogram sumber daya ditunjukkan di bawah ini.

Contoh histogram sumber daya

Tempat khusus dalam rencana kepegawaian diberikan pada prosedur pelepasan personel dari proyek, rencana pelaksanaan kebutuhan pelatihan, pengakuan atas prestasi anggota tim dan remunerasi mereka. Rencana tersebut juga mencerminkan persyaratan penting dari standar ketenagakerjaan internal perusahaan dan legislatif.

Prosedur rekrutmen tim sangat penting sehingga PMBOK mempunyai proses terpisah untuk mereka. Terlepas dari kenyataan bahwa departemen SDM biasanya terlibat dalam perekrutan personel untuk tim dari luar dan dalam negosiasi dengan manajer fungsional, semua tanggung jawab perekrutan terletak pada manajer proyek. Keberhasilan proyek ini sangat bergantung pada apakah PM dapat merekrut sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam jangka waktu yang ditentukan. Manajer proyek harus mampu menarik sumber daya alternatif jika diperlukan, dan memiliki keterampilan sebagai pewawancara dan negosiator.

Logika mewawancarai calon anggota tim proyek

Tim virtual sebagai tren modern dalam organisasi kegiatan proyek, di satu sisi, berada di garis depan dalam proses yang menggunakan teknologi komunikasi terkini. Seringkali, efisiensi kerja meningkat dengan meningkatnya level tim. Di sisi lain, model tim virtual memberikan tuntutan tambahan pada pendefinisian harapan peserta, penetapan aturan perilaku dan prosedur kerja yang lebih disesuaikan dalam tim. Yang terpenting, merekrut tim proyek menjadi lebih sulit.

Pengembangan tim proyek merupakan posisi penting dalam tanggung jawab manajer. Project People Management mengharuskan PM untuk memastikan bahwa komunikasi di antara anggota tim proyek efektif, tepat waktu, dapat diakses, dan efektif. Untuk itu, setiap anggota tim harus memiliki keahlian dan kompetensi khusus, dan tim itu sendiri sebagai objek harus memiliki sejumlah parameter sasaran.

Pembentukan sistem pengembangan personel dalam proyek

Kriteria efektivitas EMS

Mari kita mengingat kembali sistem kartu skor berimbang, yang banyak digunakan baik di Barat maupun di Rusia. Perspektif keempat dari BSC, “Personil dan Sistem,” adalah yang terendah, namun juga yang paling mendasar dalam hierarki penargetan hasil keuangan perusahaan dan KPI terkait. Untuk keperluan artikel ini, kami mendukung identitas efektivitas dan efisiensi, meskipun hal ini tidak sepenuhnya benar.

Indikator kinerja utama dari sistem manajemen juga sulit untuk dibagi menjadi manajemen umum dan manajemen proyek murni. Efisiensi dimana-mana ditentukan oleh rasio hasil yang diperoleh dengan usaha dan sumber daya yang diinvestasikan. Di bawah ini adalah contoh umum indikator kinerja EMS.

1. Standar anggaran untuk personel, sebagai persentase dari pendapatan kotor.
2. Bagian biaya personel dari pendapatan per karyawan perusahaan, dalam pecahan unit.
3. Durasi rata-rata pengisian lowongan, dalam hari.
4. Pergantian karyawan perusahaan pada tahun pertama bekerja.
5. Tingkat pergantian staf.
6. Bagian dana upah dari omzet kotor, sebagai persentase.
7. Rasio tingkat pertumbuhan produktivitas tenaga kerja dan penggajian, dalam sepersekian satu.
8. Persentase karyawan yang menjalani pelatihan lanjutan sepanjang tahun.
9. Rasio biaya pencarian dan adaptasi personel, dalam pecahan unit.
10. Penilaian konsolidasi manajer lini layanan personalia mengenai waktu dan kualitas kepuasan permintaan rekrutmen, pada skala sepuluh poin.
11. Tingkat pertumbuhan produktivitas tenaga kerja per karyawan perusahaan.
12. Persentase karyawan yang secara rutin menerima tinjauan kinerja.
13. Biaya rata-rata adaptasi satu karyawan, rubel.
14. Jumlah pendapatan kotor per karyawan, rubel.

Sebagaimana kita lihat, efektivitas manajemen personalia diukur dalam beberapa arah: dengan penekanan pada anggaran pelayanan personalia, dengan perhatian pada peningkatan produktivitas personel, dengan penekanan pada efektivitas seleksi, adaptasi dan pengembangan personel. Contoh indikator kinerja rekrutmen meliputi:

• rasio lowongan tertutup dan terbuka untuk periode tersebut;
• rasio lowongan yang diisi oleh kandidat eksternal dan internal;
• durasi rata-rata pengisian lowongan oleh spesialis SDM perusahaan;
• biaya rata-rata untuk mengisi satu lowongan.

Meningkatkan EMS dalam kondisi modern

Efektivitas sistem manajemen modern ditentukan oleh tiga premis utama. Pertama, pengelolaan sumber daya manusia harus efektif. Dengan kata lain, setiap rubel yang diinvestasikan dalam manajemen personalia harus memiliki keuntungan berlipat ganda dalam bentuk pertumbuhan pendapatan dan laba perusahaan. Kedua, EMS harus dapat direproduksi sendiri dan diperbarui secara berkala. Ketiga, personel perusahaan, karena kualitas sistemnya, harus elastis terhadap perubahan eksternal, tetap loyal kepada perusahaan, dan menunjukkan keberlanjutan.

Lima belas tahun yang lalu, istilah-istilah seperti “manajemen sumber daya manusia” (HRM), “manajemen sumber daya manusia” (HCM), “teori modal intelektual” tampaknya merupakan sesuatu yang asing bagi aliran manajemen dalam negeri. Pada awal tahun 2000-an, layanan personalia mengalami kesulitan besar untuk keluar dari departemen personalia sebelumnya dan menjadikan mereka sebagai badan manajemen, bukan sebagai badan pendukung. Saat ini, tren baru sepertinya tidak lagi fantastis. Pengembangan sistem manajemen personalia diarahkan pada teori human capital dan intelektual capital. Perbaikan sistem manajemen personalia saat ini sebenarnya sedang terjadi di sejumlah bidang.

1. Prioritas karakteristik sosio-psikologis, budaya dan medis-biologis calon dibandingkan komposisi keterampilan dan kemampuan untuk menjamin efisiensi ekonomi.
2. Seseorang menjadi yang terdepan dalam basis sumber daya strategi perusahaan, dan sikap kompleksnya terhadap pekerjaan menjadi modal utama.
3. Investasi dalam sumber daya manusia bersifat dua arah baik dari manajemen perusahaan maupun dari karyawan itu sendiri, yang digabungkan menjadi satu zona kepentingan.
4. Perusahaan menjadikan karyawannya sebagai platform untuk memecahkan masalah internal dalam mengembangkan keterampilan dan kualifikasi melalui prisma penyelesaian masalah perusahaan.
5. PMS mulai dipandang sebagai aset infrastruktur yang independen.
6. Basis pengetahuan dan pengalaman dikembangkan dalam bentuk kasus perilaku karyawan dalam situasi sulit (stres, interaksi tim, dll).
7. Proyek, sebagai paradigma aktivitas perusahaan yang relatif baru, berperan sebagai katalisator penerapan teori-teori di atas.

Sistem manajemen modern suatu perusahaan adalah mekanisme yang kompleks dan memiliki banyak aspek yang merupakan yang pertama merespons tantangan eksternal dan memastikan stabilitas di saat krisis. Pengembangan sistem manajemen personalia adalah salah satu proyek transformasi organisasi berskala besar, dan paradigma proyek itu sendiri memberikan kekhususan khusus pada manajemen personalia.

Sebagai sebuah tugas, proyek menentukan dinamika perencanaan dan manajemen personel, memberikan kondisi pada efektivitas rekrutmen tim, pembubaran tepat waktu, rotasi anggota dan pengembangan mereka. Manajer proyek sewaktu-waktu dapat berhadapan langsung dengan semua fungsi sistem manajemen dalam proyek, karena untuk saat ini layanan personalia memberikan bantuan kepada PM secara sisa. Oleh karena itu, saya berharap ilmu di bidang ini dapat memberikan manfaat yang nyata bagi Anda.

1) Kepegawaian CPS.

2) Dukungan kantor untuk sistem manajemen.

3) Dukungan informasi untuk sistem manajemen.

4) Dukungan teknis SUP.

5) Dukungan regulasi dan metodologis dari sistem manajemen.

6) Dukungan hukum CJS.

1) Kepegawaian sistem manajemen dipahami sebagai komposisi kuantitatif dan kualitatif yang diperlukan dari karyawan layanan personalia organisasi.

Pekerja layanan UP harus:

1. Pengetahuan yang baik tentang undang-undang ketenagakerjaan, metodologi, peraturan dan materi lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan dengan personalia, akuntansi personalia, dasar-dasar pedagogi, sosiologi dan psikologi kerja, pengalaman tingkat lanjut dalam dan luar negeri di bidang manajemen personalia;

2. Memiliki metode penilaian personel modern, bimbingan karir, perencanaan jangka panjang dan operasional kerja dengan personel, pengaturan fungsi unit struktural dan karyawan, teknologi manajemen sosial;

3. Memiliki pemahaman yang jelas tentang prospek pengembangan perusahaan, kondisi pasar dan pasar, dasar-dasar organisasi ilmiah tenaga kerja, produksi dan manajemen, struktur perusahaan dan divisi struktural fungsional utama.

Komposisi kuantitatif layanan manajemen personel ditentukan oleh struktur organisasi dan piagam organisasi. Saat menghitung jumlah karyawan HR penuh waktu yang dibutuhkan, faktor-faktor berikut diperhitungkan:

1. Jumlah pegawai organisasi;

2. kondisi khusus dan ciri khas organisasi yang berkaitan dengan ruang lingkup kegiatannya;

3. karakteristik sosial organisasi, komposisi struktural pegawainya;

4. kompleksitas dan kompleksitas tugas yang harus diselesaikan dalam manajemen personalia;

5. dukungan teknis manajemen ketenagakerjaan.

Perhitungan jumlah pegawai bagian personalia ditentukan dengan menggunakan metode sebagai berikut:

1. Multivariat, analisis korelasi. Esensinya adalah bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi jumlah pekerja personalia diidentifikasi, kemudian serangkaian data statistik tentang faktor-faktor tersebut dan jumlah pekerja personalia diakumulasikan, dan berdasarkan data ini dibangun persamaan regresi yang menggambarkan ketergantungan ini, dan koefisien korelasi dihitung yang menunjukkan keeratan hubungan antara faktor dan hasil;

2. Metode ekonomi dan matematika lainnya;

3. Metode perbandingan dengan analogi dengan perusahaan-perusahaan terkemuka di industri;

4. Metode ahli, yaitu. berdasarkan pendapat para spesialis yang sangat berpengalaman;

5. Metode penghitungan langsung. Meliputi penentuan jumlah tenaga ahli dan pegawai berdasarkan perhitungan biaya tenaga kerja yang dibutuhkan untuk pelaksanaan fungsi periodik manajemen personalia dan pelaksanaan fungsi manajemen menghilangkan penyimpangan yang mengganggu;

6. Perhitungan jumlah pegawai bagian personalia melalui biaya tenaga kerja untuk melaksanakan pekerjaan manajemen, yaitu melalui intensitas tenaga kerja. Dalam hal ini rumus yang digunakan:

di mana H adalah nomornya

T adalah total intensitas tenaga kerja dari seluruh pekerjaan yang dilakukan per tahun di departemen SDM, orang/jam.

K - koefisien yang memperhitungkan waktu yang dihabiskan untuk melakukan pekerjaan yang tidak ditentukan dalam spesifikasi teknis (K = 1,15)

F p - dana berguna waktu kerja satu karyawan per tahun, jam.

7. Metode perhitungan berdasarkan standar pelayanan. Di sini jumlah pekerja personalia ditentukan berdasarkan jumlah pekerja produksi sesuai standar yang telah ditetapkan.

2) Tujuan dari dukungan kantor adalah untuk mengatur pekerjaan dengan dokumen yang diserahkan ke CPS. Pekerjaan kantor merupakan siklus penuh pemrosesan dan perpindahan dokumen dari saat dibuat oleh karyawan HR hingga selesainya pelaksanaan dan pemindahan ke departemen lain.

Fungsi utama pendukung kantor adalah:

1. pemrosesan tepat waktu atas dokumentasi yang masuk dan dikirimkan;

2. membawa dokumentasi tersebut kepada pegawai CPS terkait untuk dieksekusi;

3. pencetakan, pendaftaran, pembukuan dan penyimpanan dokumen kepegawaian;

4. pembentukan kasus sesuai dengan nomenklatur yang disetujui untuk organisasi ini;

5. menyalin dan menggandakan dokumen kepegawaian;

6. pengendalian atas pelaksanaan dokumen;

7. pengalihan dokumentasi sambungan vertikal dan horizontal.

Berikut jenis dokumen yang beredar di PMS:

1. direncanakan;

2. akuntansi utama;

3. pelaporan dan statistik;

4. jaminan sosial;

5. organisasi dan administrasi.

Bagian personalia wajib memelihara dokumen-dokumen berikut: arsip pribadi karyawan, termasuk lembar pribadi, kuesioner, otobiografi, salinan dokumen pendidikan, karakteristik, kartu pribadi, sertifikat kerja, arsip pensiun.

3) Pendukung informasi sistem kendali adalah seperangkat keputusan yang diterapkan mengenai volume, penempatan dan bentuk organisasi informasi yang beredar dalam sistem kendali selama operasinya. Dukungan informasi mencakup informasi operasional, peraturan dan referensi, informasi teknis dan ekonomi serta sistem dokumentasi.

Persyaratan berikut berlaku untuk kualitas informasi:

ь Kompleksitas;

b Efisiensi;

ь Sistematisitas;

b Keandalan.

Dukungan informasi layanan personalia dibagi menjadi: out-of-machine (terutama dokumentasi) dan in-machine (array data dalam memori komputer).

4) Kompleks sarana teknis sistem manajemen adalah seperangkat sarana teknis untuk mengumpulkan, mendaftarkan, mengumpulkan, mentransmisikan, memproses, mengeluarkan dan menyajikan informasi kepegawaian, serta peralatan kantor.

Jenis perangkat teknis berikut ini dibedakan:

1. sarana pengumpulan dan pencatatan informasi;

2. sarana transmisi informasi - teletype, telepon, sistem komunikasi faks, jaringan elektronik;

3. sarana penyimpanan informasi - lemari arsip, hard drive komputer, CD, memori flash, dll.;

4. alat pengolah informasi - komputer, kalkulator;

5. sarana keluaran informasi - display, printer, plotter.

5) Dukungan peraturan dan metodologi sistem manajemen adalah seperangkat dokumen dan bahan referensi peraturan, norma, aturan, persyaratan, karakteristik, metode yang ditetapkan yang digunakan dalam menyelesaikan masalah manajemen personalia dan disetujui baik oleh badan pemerintah atau oleh pimpinan perusahaan.

Mereka termasuk kelompok-kelompok berikut:

1. dokumen peraturan dan referensi;

2. dokumen yang bersifat organisasi, administratif, metodologis;

3. dokumen yang bersifat teknis, teknis-ekonomi, dan ekonomis.

6) Tugas pokok penunjang hukum CJS:

1. peraturan hukum hubungan kerja dalam organisasi;

2. perlindungan hak-hak pekerja yang timbul dari hubungan kerja.

Dukungan hukum untuk PMS meliputi:

1. kepatuhan, pelaksanaan dan penerapan peraturan perundang-undangan yang berlaku di bidang hubungan kerja;

2. pengembangan dan pengesahan peraturan daerah dan peraturan non normatif;

3. penyusunan usulan perubahan hubungan kerja.

Kepegawaian CPS

Komposisi karyawan manajemen personalia yang diperlukan secara kuantitatif dan kualitatif.

Komposisi kuantitatif sistem kepengurusan ditentukan oleh unit organisasi dan piagam organisasi. Saat menghitung jumlah karyawan HR penuh waktu yang dibutuhkan, faktor-faktor berikut diperhitungkan:

jumlah total karyawan organisasi;

kondisi dan karakteristik khusus organisasi yang berkaitan dengan ruang lingkup kegiatannya;

karakteristik sosial perusahaan;

kompleksitas dan kompleksitas tugas yang harus diselesaikan dalam manajemen personalia;

dukungan teknis.

Sejumlah metode telah dikembangkan untuk menghitung jumlah manajer, spesialis dan karyawan:

Analisis korelasi multivariat.

Metode ekonomi dan matematika.

Metode perbandingan. Berdasarkan analisis komposisi tenaga kerja spesialis, proyek sedang dikembangkan untuk kebutuhan spesialis dalam sistem yang kurang berkembang.

Metode pakar memungkinkan Anda memperoleh gambaran tentang kebutuhan tenaga ahli berdasarkan pendapat sekelompok ahli.

Metode perhitungan langsung menentukan jumlah tenaga ahli dan pegawai berdasarkan perhitungan biaya tenaga kerja yang diperlukan dan biaya tenaga kerja untuk pelaksanaan fungsi manajemen.

Metode intensitas tenaga kerja adalah yang paling mudah diakses oleh karyawan HR. Kompleksitas pekerjaan manajemen personalia dapat ditentukan dengan cara sebagai berikut:

normatif;

menggunakan foto hari kerja, ketepatan waktu;

perhitungan dan analitis;

pakar.

Metode menurut standar pelayanan ditandai dengan jumlah pegawai organisasi yang dilayani oleh satu pegawai dinas manajemen personalia.

Dukungan kantor

termasuk bekerja dengan dokumen yang beredar dalam sistem manajemen personalia. Pekerjaan kantor merupakan siklus penuh pemrosesan dan perpindahan dokumen dari saat dibuat oleh karyawan HR hingga selesainya pelaksanaan dan pemindahan ke departemen lain.

Fungsi kantor:

1. Pemrosesan dokumentasi yang masuk dan dikirimkan secara tepat waktu.

Sosialisasi dokumentasi kepada karyawan terkait sistem manajemen untuk implementasinya.

Pembuatan dokumen (pengetikan komputer) tentang masalah kepegawaian.

Pendaftaran, akuntansi dan penyimpanan dokumen kepegawaian.

Pembentukan kasus sesuai dengan nomenklatur.

Menyalin dan menggandakan dokumen.

Kontrol atas pelaksanaan dokumen.

Transfer dokumentasi tentang sambungan vertikal dan horizontal.

Tergantung pada ukuran organisasi, pekerjaan kantor dapat dilakukan secara terpusat (kantor, departemen umum) dan terdesentralisasi (berdasarkan unit). Dalam prakteknya, bentuk campuran biasanya digunakan.

PMS menyimpan dokumentasi terpadu berikut:

Direncanakan - rencana tugas tentang masalah personel, aplikasi untuk spesialis muda, perhitungan jumlah yang direncanakan, dll.

Akuntansi utama tenaga kerja dan upah.

Pelaporan dan dokumentasi statistik - berdasarkan nomor, saldo waktu kerja, dll.

Dokumentasi jaminan sosial - pensiun, tunjangan, tunjangan, dll.

Organisasi dan administrasi - tindakan, surat, tugas, laporan, kuesioner, catatan penjelasan, piagam, dll. _

Manajemen personalia strategis dalam suatu organisasi

Mengelola orang selalu mengejar tujuan tertentu. Target merupakan gambaran mental ideal dari hasil suatu kegiatan.

Tujuan utama manajemen personalia adalah pembentukan, pengembangan, dan penerapan sumber daya intelektual organisasi, sumber daya manusianya dengan efisiensi terbesar. Artinya meningkatkan kerja setiap pegawai agar ia dapat meningkatkan dan memanfaatkan tenaga dan potensi kreatifnya secara optimal sehingga memberikan kontribusi terhadap tercapainya tujuan perusahaan, serta menunjang kegiatan pegawai lain ke arah tersebut. Untuk mencapai tujuan ini, sejumlah tujuan dan sarana lokal sedang dilaksanakan. Pohon tujuan manajemen personalia mencakup sejumlah tingkatan.

Tujuan manajemen personalia mencerminkan keadaan sistem kendali yang diinginkan dan harus memenuhi sejumlah persyaratan:

dimuat, tapi bisa dilakukan, bisa dicapai;

tidak bertentangan dengan hukum objektif perkembangan alam dan masyarakat;

konsisten dalam hal tenggat waktu, sumber daya, dan pelaksana;

memastikan konsentrasi kekuatan dan sumber daya di bidang pembangunan yang paling menjanjikan;

didefinisikan dengan jelas dan dipahami oleh para pelakunya.

Semua persyaratan ini harus sepenuhnya diperhitungkan dalam proses penetapan tujuan, yaitu. selama pembentukan dan produksinya. Penetapan tujuan harus dilakukan dengan menentukan parameter tertentu, khususnya subjek pencapaian tujuan, satuan ukuran, kuantitas (kualitas) dan waktu.

Di tingkat perusahaan (organisasi), tujuan produksi, komersial, ekonomi, ilmiah, teknis dan sosial ditentukan.

Tujuan produksi dan komersial ditentukan oleh produksi dan penjualan produk (jasa) yang diperlukan bagi masyarakat.

Tujuan ekonomi dalam ekonomi pasar dikaitkan dengan perolehan keuntungan dari hasil kegiatan ekonomi.

Tujuan ilmiah dan teknis memerlukan pengenalan pencapaian ilmu pengetahuan dan teknologi ke dalam produksi dan memastikan tingkat kualitas produk tertentu, yaitu. setidaknya sesuai dengan standar yang ditetapkan.

Tujuan sosial– ini adalah tujuan yang terkait dengan manajemen personalia. Sasaran-sasaran ini dapat dibagi menjadi empat kelompok, yang masing-masing mencakup sub-tujuan.

Manajemen berdasarkan tujuan meningkatkan motivasi kerja, mendorong saling pengertian antara manajer dan bawahan, dan meningkatkan efisiensi operasional. Namun, hal ini menghadapi permasalahan tertentu. Secara khusus, kebijakan personalia dirancang untuk memastikan keseimbangan antara tujuan ekonomi dan sosial organisasi. Tujuan ekonomi suatu organisasi memerlukan memaksimalkan keuntungan dan meminimalkan biaya. Namun, pencapaian tujuan tersebut tidak mungkin dicapai tanpa penyelesaian masalah sosial, yaitu. dengan memperhatikan kebutuhan, kepentingan dan kebutuhan pekerja terhadap perusahaan (organisasi), yang berhubungan dengan biaya-biaya tertentu.

Yang paling penting tugas sistem manajemen personel adalah:

Membantu perusahaan mencapai tujuannya;

Penggunaan keterampilan dan kemampuan staf secara efektif;

Menyediakan perusahaan dengan karyawan yang berkualitas dan termotivasi;

Meningkatkan tingkat kepuasan kerja bagi seluruh kategori personel;

Meningkatkan sistem motivasi personel;

Mempertahankan iklim moral yang baik;

Pengembangan dan pemeliharaan sistem pelatihan lanjutan personel dan pendidikan profesional tingkat tinggi;

Pengelolaan pergerakan personel intra-organisasi untuk kepentingan bersama antara pekerja dan administrasi, masyarakat;

Perencanaan karir - promosi;

Meningkatkan metode penilaian kinerja personel dan sertifikasi personel manajemen dan produksi, komunikasi manajemen personalia dengan seluruh karyawan;

Memberikan standar hidup yang tinggi yang membuat bekerja di perusahaan ini diinginkan.

Manajemen personalia memiliki dua arah: strategis dan taktis. Sebagai bagian dari yang pertama, ini dirancang untuk membantu memastikan kondisi daya saing dan pengembangan jangka panjang organisasi berdasarkan pengaturan hubungan antara organisasi dan karyawan dalam kerangka strategi bisnis. Dalam kerangka yang kedua, pekerjaan personel saat ini dilakukan: status dan perencanaan kebutuhan personel; pengembangan tabel kepegawaian; penilaian dan seleksi personel; perencanaan perpindahan personel yang akan datang, PHK; pelatihan lanjutan, pelatihan ulang, dll.