Journal de familiarisation avec lna. La procédure pour se familiariser avec les réglementations locales
Si une entreprise émet un arrêté concernant ses salariés (et ces arrêtés constituent une grande partie de la documentation administrative des organisations), alors chaque salarié qui y est directement ou indirectement mentionné doit en prendre connaissance. Dans ce cas, les informations relatives à la lecture de l'ordre et la signature du salarié sont inscrites sur une feuille spéciale.
DES DOSSIERS
Fonction et rôle de l'ordre
Commande- il s'agit d'un ordre du gérant, qui est rédigé par écrit et contient des informations sur une décision particulière prise.
Les ordonnances peuvent concerner tous les aspects juridiques de la relation entre un employeur et un subordonné :
- lors de la nomination à un poste ;
- etc.
Les ordres sont toujours émis au nom du directeur de l'entreprise, ne sont légitimes qu'au sein de l'entreprise, ont une longue durée de validité et, le cas échéant, peuvent être sujets à modifications.
Les arrêtés ne doivent en aucun cas violer les droits civils ou du travail des travailleurs, qui, à leur tour, doivent en prendre connaissance.
Pourquoi avez-vous besoin d'une signature d'employé ?
Un salarié de l'entreprise doit non seulement lire l'ordre, mais également apposer sa signature soit sur le document lui-même, soit sur un formulaire spécial : fiche d'informations sur la commande.
Cette règle est une exigence légale qui oblige la direction de l’entreprise à familiariser les salariés avec tous les documents réglementaires locaux publiés dans l’entreprise.
L’autographe de l’employé sur la commande indiquera qu’il est d’accord avec la commande et qu’il est prêt à commencer à l’exécuter.
Dans quels cas la fiche de familiarisation de commande est-elle utilisée ?
La fiche de familiarisation de la commande est utilisée dans les cas où la commande concerne un grand nombre de salariés, par exemple toute une unité structurelle ou un groupe spécifique de salariés. Il est clair qu'il ne s'agit pas d'un document indépendant, mais sert en quelque sorte d'annexe à l'arrêté.
En cas de situations controversées ou conflictuelles entre l'employeur et le subordonné, ce document pourra à l'avenir devenir une preuve auprès de l'inspection du travail ou du tribunal, des deux côtés, les signatures doivent donc être recueillies avec soin et scrupuleusement.
Il est inacceptable de laisser entrer l'un des employés de l'entreprise mentionnés dans l'ordre, et encore moins de contrefaire leurs autographes. Si l'un des salariés est absent du lieu de travail au moment de la collecte des signatures, par exemple pour cause de maladie, de vacances ou de déplacement professionnel, vous devez attendre son retour et ensuite seulement prendre une signature pour prendre connaissance de la commande.
Que se passe-t-il si vous ne signez pas pour lire la commande ?
Il est impossible de forcer un salarié à signer et à exécuter un ordre d'un manager.
Toutefois, en cas de refus de signer l'ordre, le représentant de l'employeur a le droit de dresser un acte spécial, et en cas de refus d'exécuter l'ordre, l'employeur a le droit de soumettre le salarié à des mesures disciplinaires voire de le licencier.
Bien entendu, de telles mesures ne sont possibles qu'à condition que l'ordre soit pleinement conforme à toutes les normes de la législation de la Fédération de Russie et que le subordonné n'ait fourni aucune raison impérieuse et valable pour un tel comportement.
A quel stade a lieu la familiarisation ?
En règle générale, la connaissance de la commande a lieu immédiatement après sa publication ou quelques jours après - généralement la date limite est indiquée par le directeur dans le document lui-même. Dans tous les cas, le salarié doit signer avant de commencer à exécuter la commande.
Qui forme la feuille
La rédaction et le remplissage directs de la fiche de prise de connaissance de la commande incombent généralement à un spécialiste du service des ressources humaines de l'entreprise, un conseiller juridique ou une secrétaire - c'est-à-dire tout salarié dont la description de poste comprend cette fonction. Aussi, le salarié désigné à cet effet dans le texte de l'arrêté par le directeur peut également générer la fiche et présenter l'ordre à ses collègues.
Comment établir une fiche d'avis pour une commande
Depuis 2013, presque tous les formulaires unifiés standard de personnel primaire et de documents comptables ont été abolis, de sorte que la feuille peut être établie par les employés de l'entreprise sous n'importe quelle forme ou selon le modèle interne de l'organisation.
La seule chose est que lors de la création du formulaire, vous devez suivre une certaine structure et règles de la langue russe.
DANS "chapeau" La feuille doit être marquée :
- nom de l'entreprise;
- Titre du document ;
- numéro, date et essence de la commande.
- numéro de série de l'employé ;
- nom, prénom et patronyme du salarié ;
- titre d'emploi;
- date de prise de connaissance de la commande ;
- signature.
Si nécessaire, vous pouvez ajouter ici d'autres colonnes (par exemple, sur l'unité structurelle dans laquelle l'employé travaille ou prend des notes).
Si de nombreux salariés sont concernés par l'arrêté, plusieurs feuilles peuvent être nécessaires pour leur signature. Tous doivent être attachés ensemble (vous pouvez utiliser une agrafeuse, mais mieux avec un fil solide) et numérotés.
Comment concevoir une feuille
Le document est généralement rédigé en un seul exemplaire, sur feuille A4 ou sur papier à en-tête de l'entreprise. Il peut être créé à la main ou sous forme imprimée. L'essentiel est la présence d'autographes authentiques des employés.
Il n'est pas strictement nécessaire de certifier le formulaire à l'aide d'un sceau, car Depuis 2016, les personnes morales ont le droit de ne pas utiliser de cachets lors de l'endossement de documents (sauf si cette norme est inscrite dans les actes locaux internes de l'entreprise).
Après création, la fiche doit être visée dans le journal des documents internes.
Modalités et modalités de conservation du formulaire
La fiche de familiarisation avec la commande doit se trouver au service du personnel de l'entreprise dans un dossier séparé, accompagnée de la commande à laquelle elle se rapporte. La durée de sa conservation n'est pas limitée par la loi, mais au moins pendant toute la durée de validité de la commande, elle doit être saine et sauve.
Journal de familiarisation avec les réglementations locales - exemple sa conception est présentée dans notre article. Cela peut être nécessaire à la fois pour des exigences légales et pour des raisons objectives. Quelles sont les caractéristiques de ce document, nous y réfléchirons plus loin.
Pourquoi avez-vous besoin d'un journal de familiarisation avec les réglementations locales ?
Conformément aux dispositions de l'art. 22 et 68 du Code du travail de la Fédération de Russie, l'employeur est tenu, lors de sa signature, de familiariser les salariés, nouveaux (embauchés) et déjà employés, avec les réglementations locales (ci-après dénommées LNA), dont la juridiction affecte leur activités de travail.
De plus, selon le paragraphe 8 de l'art. 86 du Code du travail de la Fédération de Russie, les employés doivent se familiariser avec la LNA qui réglemente la procédure de traitement des données personnelles dans l'entreprise.
Important! Outre le fait que la familiarisation des salariés avec LNA est une obligation légale de l'entreprise employeur, la procédure correspondante est importante du point de vue de l'établissement juridique des responsabilités du salarié qui ne sont pas prévues dans le contrat de travail, la description de poste et autres réglementations, mais sont d'une importance cruciale lors de l'établissement de relations de travail entre cet employé et cet employeur.
Par exemple, si un employé n'a pas lu les dispositions sur les secrets commerciaux (typiques de nombreuses entreprises LNA), l'entreprise n'aura pas le droit de déposer une quelconque réclamation contre lui concernant la fuite d'informations secrètes en dehors de l'entreprise. À son tour, si le salarié confirme par sa signature sa connaissance du LNA concerné, l'entreprise pourra le tenir responsable.
La procédure de familiarisation des salariés avec certains LNA n'est pas réglementée par la loi. En pratique, cela peut être accompli en utilisant le journal évoqué dans cet article.
Structure du journal
Ce document enregistre le plus souvent :
- LNA approuvé par l'organisation au moment où le journal a été présenté à l'employé pour signature ;
- Nom complet et fonction des salariés qui doivent certifier par leur signature le fait de prendre connaissance de tel ou tel acte réglementaire ;
- unités structurelles dans lesquelles les employés qui signent le journal exercent leurs activités professionnelles ;
- dates de familiarisation des salariés avec LNA.
La structure du journal doit également comprendre des colonnes permettant d'apposer les signatures des salariés certifiant leur connaissance du LNA indiqué dans la liste.
Le document est approuvé par le chef de l'entreprise.
Où télécharger un exemple de magazine
Vous pouvez télécharger le formulaire de journal de familiarisation LNA complété sur notre portail. Nous avons préparé pour vous une source conçue conformément à la structure dont nous avons parlé dans l'article.
Le journal de familiarisation avec les réglementations locales est un document interne de l'organisation ; ce n'est pas obligatoire, mais son utilisation aidera l'employeur à se conformer aux exigences du Code du travail, selon lesquelles il est nécessaire de familiariser les salariés avec le règlement intérieur.
Pourquoi avez-vous besoin d'un journal de familiarisation avec les réglementations locales ?
Normes Art. 68 Code du travail de la Fédération de Russie l'employeur est tenu de familiariser les salariés de l'entreprise avec toutes les réglementations locales (LNA) liées à ses activités professionnelles. Cette prise de connaissance doit obligatoirement avoir lieu contre la signature du salarié. Ignorer cette exigence entraîne une responsabilité administrative en cas de non-respect des exigences de la législation du travail. Personne ne veut payer d’amende, c’est pourquoi le processus de familiarisation doit être formalisé d’une manière ou d’une autre. Il y a plusieurs moyens de le faire:
- établir des fiches de familiarisation distinctes et les joindre à tous les règlements, arrêtés, contrats et autres documents ;
- mettre des tableaux directement sur le LNA ;
- démarrer un journal spécial.
Les ordres d'embauche, de congé, de licenciement et autres documents personnels personnalisés sont généralement introduits « sous signature » - avec la réception de la signature de confirmation d'une personne sur le document lui-même. Mais avec des réglementations internes qui touchent plusieurs personnes à la fois, la situation est plus compliquée, car si chacun signe directement pour elles, il ne restera très vite plus d'espace libre. Par conséquent, les employeurs créent des feuilles supplémentaires spéciales pour les signatures (ce qui n'est pas pratique) ou créent un magazine pour familiariser les employés avec LNA. Dans le même temps, dans une grande entreprise comportant divers départements et autres unités structurelles, où il y a un mouvement constant de personnel, il est possible d'émettre un tel formulaire de type livre séparément à la fois pour chaque type de document et pour les départements ou succursales. Tous les actes locaux seront alors en règle et il ne sera pas nécessaire d'y joindre des feuilles supplémentaires.
Exemple de journal de familiarisation avec les réglementations locales
Il n’existe aucun formulaire approuvé pour un tel journal. Comme ce n’est ni obligatoire ni même recommandé, les législateurs l’ont ignoré. L’introduction de ce formulaire dans le flux documentaire de l’organisation vise uniquement à simplifier la mise en œuvre des exigences du Code du travail de la Fédération de Russie et d’autres lois. Par conséquent, la manière exacte dont il résoudra ce problème dépend uniquement de l'employeur. Vous devrez développer vous-même le formulaire nécessaire. L'essentiel est qu'il contienne toutes les réglementations locales avec lesquelles les nouveaux employés doivent se familiariser. Le formulaire généré doit être approuvé par arrêté du chef de l'organisation.
Il ne devrait pas y avoir de difficulté à remplir un tel document. Par exemple, cela pourrait ressembler à ceci :
Il n’est pas non plus nécessaire de lui donner la forme d’un livre. Il peut également s'agir de feuilles individuelles placées dans un classeur. Il n'est pas nécessaire d'apposer des cachets d'approbation sur la page de titre, vous pouvez uniquement indiquer la date de début et de fin des entrées.
Structure du journal et sa durée de conservation
À partir de l’exemple ci-dessus, vous pouvez voir que le formulaire de journal est assez simple. Comme il existe généralement de nombreux LNA à présenter aux organisations, il est nécessaire d'allouer plusieurs pages à chacun d'eux. Dans ce cas, la structure de ces pages ne différera pas et contiendra les colonnes suivantes :
- coordonnées de l'employé (nom complet) ;
- poste et département dans l'organisation ;
- date d'approbation (heure, si nécessaire);
- signature personnelle de chaque employé.
Si vous le souhaitez, les feuilles peuvent être numérotées et cousues, mais ce n'est pas nécessaire. La personne responsable de la tenue d'un tel journal est généralement un spécialiste des ressources humaines ou le gestionnaire lui-même, si l'organisation est petite.
Par ailleurs, il convient de noter la procédure et les modalités de conservation de ce document. Cette question n'est pas non plus réglementée par la loi, elle doit donc être déterminée par l'organisation elle-même. Le plus souvent, les employeurs souhaitent la raccourcir, par exemple 5 ans. C’est une erreur et, dans la pratique, il est préférable de fixer une durée de conservation plus longue. Après tout, de nombreux actes locaux ont une durée de conservation permanente ou sont conservés pendant au moins 10 ans. Il est conseillé que ces délais ne diffèrent pas de la durée de conservation des documents de prise de connaissance de ceux-ci. De plus, les salariés qui connaissaient la LNA il y a plus de 5 ans peuvent continuer à travailler dans cette organisation et se poser la question de se familiariser avec certaines normes. Sans ce document, il sera assez difficile de prouver que les exigences ont été remplies.
Il ne faut pas non plus oublier Arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie du 25 août 2010 N 558, qui précise directement que toutes les réglementations locales (règlements, instructions) sur les données personnelles des salariés sont des documents de stockage permanent. Par conséquent, il est conseillé d'établir les mêmes exigences pour le journal d'examen s'il concerne des données personnelles. En particulier, vous devez toujours conserver les documents locaux tels que :
- Règlements sur les divisions structurelles de l'organisation ;
- Règlement sur les salaires.
Par conséquent, si les employés signent et prennent personnellement connaissance de ces LNA, la durée de conservation du formulaire confirmant ce fait devrait être similaire.
La documentation est un élément important dans le travail de toute organisation. Chaque processus et chaque décision est enregistré sous la forme d'un document correspondant. Un salarié y est confronté avant même de signer un contrat de travail, puisqu'au stade de l'entretien il a la possibilité de se familiariser avec la réglementation locale de l'institution dans laquelle il envisage de travailler. Après ses études, le futur salarié signe le carnet de familiarisation LNA.
À partir de cet article, vous apprendrez :
- pourquoi ce magazine est-il nécessaire ?
- parution du journal pour se familiariser avec les réglementations locales ;
- remplir un journal de familiarisation avec LNA.
Pourquoi ce magazine est-il nécessaire ?
Ce journal est nécessaire pour que l'employeur ou l'inspecteur de l'inspection du travail puisse s'assurer à tout moment que chaque salarié a pris connaissance du nombre de documents requis en fonction de sa fonction et/ou du travail effectué. En cas d'infraction et/ou d'accident dû à la faute d'un salarié, l'employeur peut fournir à la commission d'enquête un carnet de connaissance des réglementations locales, qui indiquera que le salarié a été informé de la documentation appropriée sur les règles. du travail, des routines et d’autres choses obligatoires.
Le minimum requis qui doit être affiché dans le journal comprend :
- tableau des effectifs de l'institution (article 57 du Code du travail de la Fédération de Russie);
- réglementation interne du travail (article 56, article 189 et article 190 du Code du travail de la Fédération de Russie);
- documents établissant la procédure de traitement des données personnelles (clause 8 de l'article 86 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;
- ordonnances sur l'application de sanctions disciplinaires (article 193 du Code du travail de la Fédération de Russie);
- horaire de travail (article 103 du Code du travail de la Fédération de Russie);
- réglementation sur la protection du travail (article 212 du Code du travail de la Fédération de Russie);
- réglementation sur la rémunération (article 135 du Code du travail de la Fédération de Russie);
- calendrier des vacances (article 123).
Parution du magazine pour se familiariser avec les réglementations locales
Le bloc interne de la revue contient des tableaux élaborés et approuvés pour chaque type de revue individuellement, ainsi que des informations sur les personnes chargées de les remplir. Ces informations comprennent :
- nom, prénom et patronyme de la personne responsable ;
- période de responsabilité;
- document selon lequel la personne responsable est nommée ;
- signature de la personne la plus responsable.
Remplir un carnet de familiarisation avec les réglementations locales
Le journal est rempli par le salarié désigné chargé de le remplir par arrêté pertinent du gestionnaire. Cet ordre et les informations sur le responsable sont également indiqués dans le journal. Lors du démarrage d'une nouvelle revue, la date de début de la tenue des registres est indiquée sur la page de titre.
Une organisation peut avoir un journal avec un tableau approuvé par un document législatif, ou elle peut le développer de manière indépendante. Les éléments requis du tableau sont :
- numéro de série;
- nom, prénom et patronyme du salarié ;
- son poste;
- nom de l'unité structurelle dans laquelle travaille le salarié ;
- le nom de l'acte réglementaire local avec lequel le salarié est présenté ;
- signature de l'employé indiquant la familiarisation ;
- date de signature.
Le journal est rempli au fur et à mesure que les documents sont approuvés et que les employés en prennent connaissance. Si un employé travaille à distance, il peut se familiariser avec LNA directement lié à son travail en échangeant avec lui des documents électroniques avec une signature numérique électronique (partie 5 de l'article 312.1, partie 5 de l'article 312.2 du Code du travail de la Fédération de Russie, article 6 de la loi fédérale du 06/04/2011 n° 63-FZ « sur la signature électronique »). L'employeur est tenu de contrôler l'étude par les employés (sous signature) des réglementations locales adoptées. Par conséquent, conformément à la partie 2 de l'article 22 du Code du travail de la Fédération de Russie, en cas de non-respect de cette obligation, l'employeur être tenu administrativement responsable en vertu de l'article 5.27 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie sous la forme d'une amende administrative :
- fonctionnaires - d'un montant de 1 000 à 5 000 roubles;
- personnes morales - de 30 000 à 50 000 roubles et/ou suspension des activités de l'organisation jusqu'à 90 jours.
Fichiers joints
- Journal de bord pour se familiariser avec les réglementations locales de l'organisation (exemple).doc
- Arrêté portant approbation d'une nouvelle édition d'un document local (exemple).doc
Disponible uniquement pour les abonnés
- Journal de bord pour se familiariser avec les réglementations locales de l'organisation (formulaire).doc
- Arrêté portant approbation d'une nouvelle édition d'un document local (formulaire).doc
Le flux documentaire développé dans une organisation et nécessaire pour formaliser les relations entre le personnel et les managers, organiser le processus technologique et établir des connexions est appelé règlements. Il s'agit notamment de divers types d'ordonnances, de règles et de règlements.
Le champ d'application des règlements s'applique uniquement à l'organisation au sein de laquelle ils sont signés. Ils peuvent être temporaires ou permanents, mais sont développés exclusivement dans le cadre de la législation en vigueur et sont conçus pour ne pas violer les droits de l'homme.
Il est de la responsabilité de chaque salarié de se familiariser avec les normes des activités de l'entreprise. Cela vous permet de découvrir règles, selon lesquelles les activités sont exercées, les conditions, les responsabilités attribuées, les pouvoirs et droits existants.
Qu'est-ce que
Lorsqu'un employé d'une organisation se familiarise avec le flux de documents nécessaire, des informations à ce sujet sont saisies dans feuille spéciale.
Si des questions controversées surgissent et que l’inspection du travail est impliquée, cela constitue une preuve directe de l’accord du salarié avec la réglementation et de sa connaissance des conditions de travail. La principale preuve est une signature, il est inacceptable de la falsifier ou de permettre à un salarié d'entrer dans l'entreprise sans celle-ci sur le formulaire.
À qui de droit
Il n'est pas nécessaire pour le personnel de l'entreprise de se familiariser avec toute la documentation réglementaire, notamment celle qui n'est pas importante dans le cadre de ses fonctions. Tous les managers ne délimitent pas le cercle des personnes et tombent donc à tort dans liste:
- les salariés dont l'emploi s'effectue dans le cadre d'une sous-traitance ou d'une sous-traitance ;
- ceux qui ne sont pas concernés par les dispositions du règlement ;
- fournir des services sur la base d'un contrat civil ;
- personnel de la contrepartie.
Un tiers ne pourra qu’en être informé, mais ne pourra être tenu responsable du non-respect des exigences. Ceux à qui elle est imposée au sein de l'entreprise doivent connaître les dispositions en matière de responsabilité financière. Le personnel est familiarisé avec les conditions d'enregistrement du personnel, les documents, etc.
Si la personne financièrement responsable refuse de prendre connaissance du règlement et de signer la feuille, elle est par la suite libérée de sa sanction. Seul le manager a le droit de décider s'il continuera à coopérer ou si la personne se verra refuser un emploi, puisqu'il sera impossible de l'attirer à l'avenir.
Structure du document
La structure peut être formée par deux approches valables. Si la feuille est jointe au contrat de travail, alors la signature y est apposée en un seul exemplaire, par le salarié avec lequel le contrat a été signé. La liste des réglementations comprend uniquement celles qui s'appliquent dans le cadre des fonctions professionnelles d'un employé particulier.
Le corps du journal reflète :
- que le document fait partie du contrat de travail et contient des détails ;
- liste des actes applicables aux travailleurs;
- date de signature.
La structure de conception nécessite champs de signature.
La fiche de familiarisation peut faire office de document indépendant. Dans ce cas, le formulaire est signé par tout le personnel de l'organisation, la liste contient tous les règlements classés par catégorie.
Dans cette option, le document doit comprendre une colonne dans laquelle sont saisies les informations concernant l'unité structurelle, une liste de tous les employés et leurs initiales.
Un espace a été réservé pour la colonne de signature, ce qui confirme le fait de familiarisation. Une marque doit être apposée pour certifier la certification du document par le chef de service.
Pourquoi est-ce nécessaire ?
Le Code du travail de la Fédération de Russie, à savoir les articles et, contient une exigence adressée aux chefs d'organisations, qui sont tenus de familiariser leurs employés avec la réglementation en vigueur.
Organiser une formation est important non seulement pour des raisons juridiques, mais aussi pour d'autres raisons. Une entreprise qui n'a pas familiarisé son personnel avec les exigences relatives aux procédures de travail ne peut faire aucune demande en cas de violation. Le salarié n'est pas responsable des conséquences des violations des règles.
Il convient de dire que le Code du travail de la Fédération de Russie ne contient pas de définition juridique de ce qu'est un acte normatif. En théorie, cela signifie un document utilisé de manière répétée par rapport à un nombre indéfini de personnes. Conformément à l'article 8 du Code du travail de la Fédération de Russie, tout dirigeant a le droit de créer un tel flux de documents au sein de son organisation, à titre exceptionnel, uniquement pour les particuliers.
Employeur démontre nécessairement pour le futur employé, les règles de travail, les règles salariales, les instructions de protection du travail, les exigences d'utilisation et de stockage des données. Mais la description de poste ne figure pas dans la liste des réglementations obligatoires, mais est importante pour l'employé lui-même.
La législation du pays ne réglemente pas la forme selon laquelle le dirigeant est tenu de fournir des informations au salarié, ainsi que le mode d'enregistrement de sa signature. Si une personne travaille à distance, il est acceptable d'utiliser une version et une signature électroniques.
Il convient de comprendre que le législateur n’a en aucun cas réglementé la forme spécifique sous laquelle doit avoir lieu la familiarisation avec le flux documentaire de l’entreprise. La pratique et le Code du travail ont identifié plusieurs mécanismes et l'élaboration d'une fiche introductive en fait partie.
Type d'acte électronique n'a aucune force juridique, si une signature électronique qualifiée n'est pas apposée. Les coches, tirets et initiales ne constituent pas une confirmation.
Le plus souvent, la signature de la feuille intervient au moment de l'embauche et avant que la personne ne soit admise sur le chantier pour exercer ses fonctions. Il existe des situations où il est élaboré pendant la période d'activité en cours, puis la signature est apposée après approbation du responsable.
La fiche de familiarisation peut être établie en annexe d'un contrat de travail, sous forme de journal ou de feuille d'insertion dans un dossier personnel.
Il est plus rapide et plus facile de retrouver, en cas de situations controversées, la signature du salarié s’il existe une annexe au contrat de travail. Vous pouvez remplir le formulaire à l'aide d'un ordinateur ou manuellement.
À l'article 5.27 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie, le non-respect de l'obligation de familiariser le personnel avec le règlement intérieur menace le chef d'une division de l'entreprise d'une amende administrative.
L'émergence de nombreux conflits fondés sur les relations de travail entre un salarié et un manager profite à la fois à l'une et à l'autre partie. prouve ton point de vue. C’est l’une des principales preuves de la connaissance par l’employé des conditions d’emploi, des exigences, des responsabilités et des droits.
Vous trouverez ci-dessous des informations sur les réglementations locales de l’organisation.
Quelles sont les conséquences si vous ne signez pas le document ?
Le personnel a le droit de signer ou de ne pas signer un acte normatif. Il est strictement interdit de forcer un subordonné ou de lui interdire de signer dans la colonne appropriée. Il est illégal d'imposer des sanctions disciplinaires en cas de non-respect de la volonté du manager.
Un employé doit savoir que le règlement intérieur régit en grande partie les activités de l'organisation, et donc les informations qu'ils contiennent sont utiles.
La responsabilité n'existe que lorsque le salarié signe la fiche de familiarisation, et la loi ne réglemente pas le moment où cela a été fait. La plupart des entreprises tentent d'obtenir une signature au moment de l'embauche, et seulement quelques-unes pendant le processus d'embauche.
Il y a aussi ceux qui font preuve de négligence dans la procédure d'établissement d'une fiche de familiarisation avec le règlement intérieur. Les problèmes surviennent quand une question controversée ou une situation de conflit survient.
Dans le cadre du processus de travail, le service juridique ou les responsables du personnel sont associés à l'établissement d'un rapport de connaissance. Le processus de familiarisation se déroule sous la direction vigilante de la personne désignée par arrêté du gestionnaire, qui est tenue de l'approuver et de le signer pour le salarié.
Depuis 2013, la forme unifiée a été supprimée ; c'est pourquoi aujourd'hui la loi est rédigée en forme libre selon un modèle pré-conçu. Le compilateur est tenu de respecter la structure et les règles de la langue russe.
L'en-tête dit :
- nom de l'entreprise;
- le nom du document ;
- essence principale, date et numéro.
Dans la plupart des cas, il se forme davantage tableau, dans les colonnes desquelles ils inscrivent le numéro du salarié, les informations personnelles, indiquent le poste et la date à laquelle la connaissance a eu lieu. Toutes les colonnes sont disposées dans l'ordre spécifié, la signature étant placée dans la dernière.
Si cela s'avère nécessaire, le nombre de colonnes est augmenté, le nom du département ou d'autres notes sont notés. Lors de la création d'une fiche de familiarisation pour tous les salariés, elles sont reliées entre elles à l'aide de fil ou d'une agrafeuse et doivent être numérotées.
Cela peut être fait sur du papier à en-tête de l’entreprise ou sur une simple feuille A4. La principale chose requise est l’originalité des signatures.
Il n'est pas nécessaire que le formulaire soit certifié. Depuis 2016, une personne morale n'est plus tenue d'utiliser un cachet pour certifier les papiers, sauf dans les cas où cette exigence est précisée dans l'acte constitutif.
Les grandes organisations ont du mal à avoir des succursales dans tout le pays. Les responsables RH tentent de fournir l'accès nécessaire aux informations aux salariés et envoient le règlement par e-mail au service du personnel du bureau de représentation.
Ils les placent à leur tour sur des panneaux d'information, mais sans signature, le salarié n'assume aucune responsabilité et ne peut accepter ce qu'il lit qu'à titre d'informations complémentaires.
L'article 312.1 du Code du travail de la Fédération de Russie établit fonctionnalités pour les employés dont l'emploi est à distance. L'échange peut être effectué par voie électronique grâce à une signature électronique. Un tel document équivaut à un document délivré sur papier.
Le salarié et l'employeur sont tenus d'envoyer un accusé de réception de la version électronique de la fiche de familiarisation dans le délai fixé par le contrat de travail.
La fiche de familiarisation est conservée au service RH avec le document auquel elle est liée. A cet effet, il est alloué dossier séparé. Législation ne limite pas les délais, mais pendant que l'employé est employé, il doit être en sécurité.
Des informations supplémentaires sur la conception sont présentées dans la vidéo.