La procédure d'enregistrement et d'émission des lettres de voiture. Comment remplir correctement les formulaires de voyage

Le 13 février 2017, le ministère de la Justice de la Fédération de Russie a enregistré l'arrêté du ministère des Transports de la Fédération de Russie n° 17 « sur l'introduction de modifications dans les informations obligatoires et la procédure de remplissage des lettres de voiture approuvées par l'arrêté du ministère de la Justice de la Fédération de Russie. Transports de la Fédération de Russie du 18 septembre 2008 n° 152 » du 18 janvier 2017. Selon le nouvel arrêté, des modifications sont en cours dans la procédure de délivrance des lettres de voiture pour les véhicules. Le nouvel arrêté entre en vigueur le 26 février 2017.

Voici le texte de l'arrêté du ministère des Transports de la Fédération de Russie n° 17 du 18 janvier 2017 :

Introduire les modifications suivantes dans les détails obligatoires et la procédure de remplissage des lettres de transport, approuvées par arrêté du ministère des Transports de la Fédération de Russie du 18 septembre 2008 n° 152 :

  1. 1. Au paragraphe 12, les mots « Dans l'en-tête de la lettre de voiture, un sceau ou un cachet d'une personne morale, d'un entrepreneur individuel, possédant les véhicules concernés sur la base de la propriété ou d'une autre base juridique est apposé. » exclure.
  1. 2. Ajouter la clause 16.1 avec le contenu suivant :

« 16.1 La date et l'heure du contrôle avant départ de l'état technique d'un véhicule sont apposées par l'inspecteur de l'état technique des véhicules automobiles ou l'inspecteur de l'état technique des transports électriques terrestres qui a effectué le contrôle correspondant, et est certifié par une signature indiquant le nom et les initiales."

Voici les règles pour remplir une feuille de route basées sur l'ancien arrêté du ministère des Transports de la Fédération de Russie, adopté le 18 septembre 2008 :

Règles pour remplir les lettres de voiture :

  1. 9. Une lettre de voiture est délivrée pour chaque véhicule utilisé par une personne morale ou un entrepreneur individuel pour le transport de marchandises, de passagers et de bagages par transport électrique routier et terrestre urbain dans les communications urbaines, suburbaines et interurbaines.
  1. 10. La lettre de voiture est délivrée pour une journée ou une durée n'excédant pas un mois.
  1. 11. Si, pendant la période de validité de la feuille de route, le véhicule est utilisé en équipes par plusieurs conducteurs, il est alors permis d'émettre plusieurs feuilles de route pour un véhicule séparément pour chaque conducteur.
  1. 12. Le nom de la feuille de route indique le type de véhicule pour lequel la feuille de route est émise (lettre de voiture particulière, lettre de voiture tramway, etc.). Le numéro de la feuille de route est indiqué dans la rubrique titre par ordre chronologique conformément au système de numérotation adopté par le propriétaire du véhicule. Dans la partie en-tête de la lettre de voiture, un sceau ou un cachet d'une personne morale, d'un entrepreneur individuel, qui possède les véhicules concernés sur la base de la propriété ou d'une autre base juridique, est apposé.
  1. 13. Les dates, heures et relevés du compteur kilométrique lorsqu'un véhicule quitte un parking permanent et entre dans un parking permanent sont inscrits par des personnes habilitées désignées par décision du chef d'entreprise ou de l'entrepreneur individuel, et certifiées par leurs cachets ou signatures indiquant les initiales et noms de famille, sauf dans les cas où un entrepreneur individuel cumule les fonctions de chauffeur.
  1. 14. Les dates, heures et relevés du compteur kilométrique lorsqu'un véhicule quitte un parking permanent et entre dans le parking spécifié sont saisis par l'entrepreneur individuel si l'entrepreneur spécifié cumule les fonctions de conducteur.
  1. 15. En cas d'émission de plusieurs feuilles de route pour un véhicule séparément pour chaque conducteur, la date, l'heure et les relevés du compteur kilométrique de sortie du véhicule du stationnement permanent sont inscrits sur la feuille de route du conducteur qui est le premier à quitter la place de stationnement permanente , ainsi que la date, l'heure et les relevés du compteur kilométrique lorsqu'un véhicule entre dans un parking permanent - sur la feuille de route du conducteur qui est le dernier à entrer dans le parking permanent.
  1. 16. Les dates et heures de l'examen médical avant et après le voyage du conducteur sont inscrites par le travailleur médical qui a procédé à l'examen correspondant et certifiées par son cachet et sa signature indiquant le nom, le prénom et le patronyme.

16.1 La date et l'heure du contrôle avant départ de l'état technique du véhicule sont apposées par l'inspecteur de l'état technique des véhicules automobiles ou l'inspecteur de l'état technique des transports électriques terrestres qui a effectué le contrôle correspondant, et est certifiée par une signature indiquant le nom et les initiales

  1. 17. Les propriétaires (possédants) de véhicules sont tenus d'enregistrer les lettres de voiture émises dans le journal d'enregistrement des lettres de voiture.
  1. 18. Les lettres de voiture émises doivent être conservées pendant au moins cinq ans.


Nous avons souligné en rouge le paragraphe 12 des règles de remplissage des lettres de voiture, qui cesseront d'être valables le 26 février 2017, après l'entrée en vigueur du nouvel arrêté du ministère des Transports n°17 ​​du 18 janvier 2017. Autrement dit, selon la nouvelle législation, les personnes morales et les entrepreneurs individuels n'auront pas à apposer leur sceau ou leur cachet en haut de la feuille de route.

« Sur l'approbation des mentions obligatoires et la procédure de remplissage des lettres de voiture » (ci-après arrêté n° 152). Toutes les modifications s'appliquent aux lettres de voiture émises après le 25/02/2017.

La nouvelle procédure d'établissement des feuilles de route doit être appliquée par les personnes morales et les entrepreneurs individuels exploitant des voitures et camions, des bus, des trolleybus et des tramways.

Examinons de plus près les modifications approuvées.

Changement n°1

Dans la partie en-tête de la lettre de voiture, les organisations et les entrepreneurs individuels ont désormais le droit de ne pas apposer leur sceau ou leur cachet (article 12 de l'arrêté du ministère des Transports de la Fédération de Russie n° 152).

Changement n°2

Les organisations et les entrepreneurs individuels sur la feuille de route, en plus de la note d'examen médical, doivent faire une note sur le contrôle avant le départ de l'état technique du véhicule (en indiquant la date et l'heure). Une telle marque est apposée soit par l'inspecteur de l'état technique des véhicules, soit par l'inspecteur de l'état technique des transports électriques terrestres urbains et est certifiée par sa signature indiquant le nom et les initiales (article 16.1 de l'arrêté du ministère des Transports). de la Fédération de Russie n° 152).

Mentions obligatoires de la lettre de transport

Les mentions obligatoires de la feuille de route n'ont pas changé.

Afin d'amortir les carburants et lubrifiants sur la base d'une feuille de route, il est nécessaire d'indiquer les détails suivants (article 3 de l'arrêté n° 152) :

  • nom et numéro ;
  • des informations sur la période de validité ;
  • des informations sur le propriétaire (détenteur) du véhicule ;
  • des informations sur le véhicule ;
  • informations sur le conducteur.

Les informations sur la période de validité doivent inclure la date (jour, mois, année) pendant laquelle vous pouvez voyager avec la lettre de transport émise. Le document peut être délivré pour plusieurs jours, mais pas plus d'un mois (article 10 de l'arrêté du ministère des Transports de la Fédération de Russie n° 152) - dans ce cas, vous devez indiquer les dates de début et de fin de la période. quand la feuille de route peut être utilisée.

Dans la ligne concernant le propriétaire du véhicule, vous devez indiquer :

  • pour une personne morale - nom, forme juridique, localisation, numéro de téléphone ;
  • pour les entrepreneurs individuels - nom, prénom, patronyme, adresse postale, numéro de téléphone.

La feuille de route doit inclure des informations sur le véhicule :

  • type de véhicule (voiture ou camion, bus ou trolleybus, etc.) ;
  • modèle de véhicule (VAZ-2101, Audi A3, etc.) ;
  • plaque d'immatriculation nationale du véhicule ;
  • relevés du compteur kilométrique (kilomètres complets) lorsque le véhicule quitte le garage (dépôt) et entre dans le garage (dépôt) ;
  • date (jour, mois, année) et heure (heures, minutes) de la sortie du véhicule de son emplacement de stationnement permanent et de son retour.

Les informations sur le conducteur doivent contenir :

  • nom, prénom, patronyme du conducteur ;
  • date (jour, mois, année) et heure (heures, minutes) de l'examen médical avant et après le voyage du conducteur.

Depuis le 15 décembre 2017, la procédure de remplissage des formulaires de déplacement a de nouveau changé. Les modifications correspondantes ont été apportées par arrêté du ministère des Transports de la Fédération de Russie . Conformément à ces modifications, la feuille de route doit indiquer :

  • OGRIP- entrepreneurs individuels, OGRN— les organisations;
  • jour et heure de la dernière inspection avant départ de l'état technique du véhicule (si une inspection obligatoire est établie par la loi).

En plus des détails spécifiés, la lettre de voiture, en tant que document principal, doit contenir les détails obligatoires établis pour tous les documents primaires, paragraphe 2 de la loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ « sur la comptabilité » (ci-après dénommée comme la loi n° 402-FZ). Cette loi, ainsi que l'arrêté du ministère des Transports n° 152, incluent le « Nom du document » comme mentions obligatoires.

Mentions obligatoires, selon la loi n° 402-FZ :

  • Titre du document ;
  • date de préparation du document ;
  • nom de l'entité économique qui a rédigé le document ;
  • contenu du fait de la vie économique ;
  • la valeur de la mesure naturelle et (ou) monétaire d'un fait de la vie économique, en indiquant les unités de mesure ;
  • le nom du poste de la ou des personnes qui ont réalisé la transaction, l'opération et la ou les personnes responsables de son exécution, ou le nom du poste de la ou des personnes responsables de l'exécution de l'événement accompli ;
  • les signatures des personnes responsables indiquant leurs noms et initiales ou d'autres détails nécessaires pour identifier ces personnes.

Les employés de l’entreprise utilisent souvent leur voiture personnelle pour leurs déplacements professionnels. Par exemple, un directeur utilise une voiture pour ses déplacements professionnels et un responsable peut conduire une voiture personnelle pour se rendre à des réunions avec des partenaires.

Pour confirmer le coût du carburant et des lubrifiants, chaque voyage doit être reflété sur le titre de transport. Un certificat médical est-il nécessaire dans ce cas ?

Détails supplémentaires de la feuille de route

Les organisations et les entrepreneurs individuels peuvent indiquer dans la feuille de route des détails supplémentaires qui tiennent compte des spécificités de leurs activités liées au transport de marchandises, de passagers et de bagages par différents modes de transport (article 8 de la section II de l'arrêté n° 152).

Ces détails supplémentaires, selon l'auteur, peuvent être :

  • consommation de carburant standard ;
  • économie de carburant par rapport à la consommation standard ;
  • consommation de carburant excédentaire par rapport à la consommation standard.

Les détails répertoriés sont contenus dans.

Ces détails permettent à l'organisation d'exercer un contrôle interne sur la validité de la radiation du carburant.

En plus de tous les détails énumérés ci-dessus, la feuille de route doit indiquer la date et l'heure du relevé du compteur kilométrique à la sortie et au retour du véhicule du stationnement permanent. La date et l'heure sont estampillées par les personnes habilitées désignées par décision du chef d'entreprise/entrepreneur individuel, et certifiées par leurs cachets ou signatures indiquant leurs initiales et leurs noms, sauf dans les cas où l'entrepreneur individuel cumule les fonctions de gérant et de conducteur.

Il est également nécessaire d'apposer le cachet et la signature du professionnel de la santé qui a procédé à l'examen médical correspondant du conducteur, en indiquant le nom, le prénom et le patronyme (article 16 de l'arrêté n° 152).

Formulaire de lettre de transport et procédure comptable

Les formes des documents comptables primaires dans une organisation commerciale sont déterminées par le dirigeant. Les formes des documents comptables primaires des organisations du secteur public sont établies conformément à la législation budgétaire de la Fédération de Russie (article 4 de la loi n° 402-FZ).

L'utilisation du formulaire de lettre de transport développé dans l'organisation doit être approuvée par la politique comptable. Les exigences relatives à l'élaboration des politiques comptables sont fixées par le Règlement comptable «Politiques comptables de l'organisation» () - les politiques comptables sont formées par le chef comptable ou une autre personne effectuant la comptabilité dans l'organisation, sur la base de ce PBU et approuvées par le chef de l'organisation.

Les organisations doivent élaborer un formulaire de lettre de transport en tenant compte des exigences énoncées et approuver son utilisation par les politiques comptables.

Il convient de noter que conformément à l'arrêté du ministère des Transports n° 152, les propriétaires (possédants) de véhicules sont tenus d'enregistrer les lettres de voiture émises lors de l'enregistrement des lettres de voiture.

Ci-dessous, nous vous proposons un exemple de remplissage d'une feuille de route.

Taux de consommation de carburant

Les normes de consommation de carburant et de lubrifiant dans le transport routier ont été introduites par l'arrêté du ministère des Transports de Russie « Sur la mise en œuvre des recommandations méthodologiques « Normes pour la consommation de carburants et de lubrifiants dans le transport routier ».

Conformément au paragraphe 1 des présentes Recommandations méthodologiques, elles sont destinées aux entreprises de transport automobile, aux organismes impliqués dans le système de gestion et de contrôle, aux entrepreneurs, etc., quelle que soit leur forme de propriété, exploitant des équipements automobiles et du matériel roulant spécial sur châssis de véhicule sur le territoire de la Fédération de Russie.

Il convient de noter que le Code des impôts de la Fédération de Russie ne contient pas de dispositions sur le rationnement des coûts des carburants et lubrifiants. Parallèlement, l'application de ces normes permettra aux organisations de confirmer la justification économique des dépenses engagées en cas de désaccord avec l'administration fiscale (article du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Les lettres de voiture sont représentées par la documentation comptable primaire, qui doit être établie par chaque entrepreneur ou chef d’entreprise si les activités de l’entreprise impliquent l’utilisation de voitures. Si le propriétaire de la voiture est une entreprise, ce sont les feuilles de route qui confirment la possibilité d'utiliser le véhicule dans le cadre d'activités commerciales. Si la voiture appartient au salarié, les fiches permettent alors de déterminer le montant optimal de l'indemnisation pour l'utilisation de la voiture à des fins professionnelles. Remplir une feuille de route est un processus important, car de graves erreurs ne doivent pas être commises lors de la procédure. Le processus est effectué par les responsables de l'entreprise.

Le concept et la nécessité des lettres de voiture

Ce sont les principaux documents confirmant l'utilisation de la machine aux fins de l'entreprise. Ils contiennent des informations importantes sur le véhicule, le conducteur et l'entreprise. Ces documents peuvent être vérifiés par l'inspection du travail, les inspecteurs des impôts ou les agents de la police de la circulation, les responsables de l'entreprise doivent donc tenir compte des règles de remplissage des lettres de voiture. Ils vous aideront à éviter diverses violations et erreurs.

Si les inspecteurs découvrent de fausses informations ou des erreurs, cela deviendra la base de l'imposition de lourdes amendes.

Pourquoi sont-ils utilisés ?

Le remplissage d'une feuille de route est effectué par toute organisation qui est d'une manière ou d'une autre liée à la nécessité d'utiliser des véhicules. Grâce à ce document, vous pouvez atteindre plusieurs objectifs à la fois, notamment :

  • le mouvement des véhicules est surveillé pendant la journée de travail ;
  • sur la base de ce document, le salaire du conducteur est calculé ;
  • le montant d'argent dépensé en carburant et en lubrifiants est enregistré ;
  • l'amortissement est calculé correctement sur le bien utilisé ;
  • Le coût total de la voiture est pris en compte.

De plus, le conducteur a besoin d'une feuille de route à présenter à l'agent de la police de la circulation, puisque c'est lui qui confirme la légalité du transport de marchandises ou de passagers. Il sert de preuve que le véhicule est dans un état optimal et que le citoyen en question est le conducteur officiel. Si lors du contrôle des erreurs sont découvertes dans le document ou si l'absence de lettre de voiture est révélée, le conducteur sera tenu responsable sur la base de l'art. 12.13 Code des infractions administratives.

Caractéristiques du document

Remplir une feuille de route est considéré comme un processus assez simple. Chaque entreprise choisit indépendamment si un formulaire unique sera utilisé ou si une forme unique de ce document sera développée, qui est inscrite dans la documentation réglementaire interne de l'organisation.

Si une entreprise est spécialisée dans le transport de personnes ou de marchandises, la procédure d'immatriculation du véhicule doit être effectuée uniquement à l'aide d'un formulaire spécialement agréé. Qui doit délivrer les lettres de voiture aux conducteurs ? La démarche est effectuée uniquement par l'employeur qui prépare et complète ce document. Généralement, le directeur de l'entreprise émet un arrêté par lequel il nomme une personne responsable. C'est cet employé de l'entreprise qui se charge de créer, remplir et remettre les formulaires aux chauffeurs.

Les caractéristiques du remplissage du document comprennent :

  • une fiche est délivrée exclusivement lors de l'utilisation de la voiture à des fins professionnelles ;
  • peu importe la raison pour laquelle le propriétaire de l'entreprise utilise un véhicule spécifique, la voiture peut donc appartenir à l'entreprise ou être louée ;
  • la durée maximale de validité du document est de 30 jours ;
  • Il est permis de le prescrire pour une journée voire un voyage.

Selon les nouvelles règles en vigueur en 2018, il est permis de prolonger la durée de validité de la fiche.

Types de documents

Les règles de remplissage des lettres de transport peuvent différer légèrement selon le type de document. Chaque type de véhicule utilise son propre type de tôle. Par conséquent, il existe des feuilles de route pour les voitures suivantes :

  • camions;
  • voitures particulières;
  • transports spéciaux;
  • un taxi, qui peut être une voiture ou un camion ;
  • les autobus qui peuvent être destinés au transport public de passagers ou à d'autres fins.

Le formulaire approprié est utilisé pour chaque véhicule. Si une organisation élabore de manière indépendante une documentation, le formulaire sélectionné est enregistré dans un journal spécial.

Nuances de remplissage

La procédure de remplissage de la feuille de route est déterminée individuellement dans chaque entreprise. Les règles et fonctionnalités suivantes sont le plus souvent utilisées à cet effet :

  • un répartiteur est désigné par arrêté du chef d'entreprise, qui délivre des lettres de voiture pour chaque voiture utilisée par les salariés dans l'exercice de leurs fonctions ;
  • si l'entreprise est petite, la documentation est souvent remplie par le conducteur direct de la voiture, mais il ne saisit les informations que dans une partie du formulaire, qui concerne le kilométrage de la voiture, pour laquelle les relevés du compteur kilométrique sont pris en compte compte;
  • Il est permis d'utiliser un programme spécial pour saisir des informations, à l'aide duquel les parties inutiles du document sont masquées ;
  • avant d'envoyer la voiture sur un vol, l'employé responsable de l'entreprise doit s'assurer que le véhicule est dans un état optimal ;
  • Avant le voyage, même les conducteurs doivent subir un examen médical confirmant que les citoyens peuvent conduire une voiture.

Après la fin du vol, la fiche est renvoyée au répartiteur. Dès l'expiration du document, il est transféré pour conservation aux archives de l'entreprise pendant 5 ans. Les dirigeants de l'organisation sont responsables des erreurs et des violations.

Un exemple de remplissage de la feuille de route d'un véhicule peut être trouvé ci-dessous.

Quelles informations sont incluses ?

Le remplissage d'une feuille de route pour une voiture ou un camion doit être rempli par un employé autorisé de l'entreprise. Il doit comprendre les règles de ce processus à l'avance. Les détails requis lors du remplissage de la feuille de route sont présentés avec les informations suivantes :

  • le nom du document ;
  • son numéro;
  • validité;
  • des informations sur le propriétaire de la voiture ;
  • type et marque de la voiture ;
  • numéros d'immatriculation des voitures;
  • les relevés du compteur kilométrique, et ils sont relevés lorsque la voiture quitte le territoire de l'entreprise, ainsi que lorsque le véhicule est envoyé au garage ;
  • heure exacte de départ et d'arrivée ;
  • des informations sur l'employé responsable de l'entreprise qui remet la voiture sur la ligne et établit une feuille de route ;
  • informations sur le conducteur ;
  • l’heure et la date de la visite médicale du conducteur ;
  • des informations sur le travailleur médical effectuant l'examen ;
  • un cachet sur l'heure et la date du contrôle technique du véhicule, et la procédure peut être effectuée directement dans l'organisation si l'équipement nécessaire et les spécialistes appropriés sont disponibles ;
  • des informations sur le mécanicien qui a effectué l'inspection.

Il est permis de saisir d'autres informations dans le document. Cela est possible si l'organisation utilise son propre formulaire de lettre de transport.

Quelles informations ne sont pas obligatoires ?

La procédure pour remplir la feuille de route peut varier légèrement selon les entreprises. Les points suivants sont pris en compte :

  • le sceau de l'entreprise avec les détails n'est pas requis sur la feuille ;
  • Une attention particulière doit être portée à l'étude de l'état technique de la voiture ;
  • la loi a aboli la forme uniforme de ce document ;
  • il n'est pas nécessaire d'indiquer l'itinéraire dans le texte, puisqu'il suffit de saisir les données représentées par les relevés du compteur kilométrique.

Dans la pratique, les agents de la police de la circulation ou les employés d'autres organismes de contrôle estiment souvent que le manque d'informations sur l'itinéraire constitue une infraction grave, c'est pourquoi les conducteurs et les propriétaires d'entreprise sont tenus pour responsables. Dans ce cas, vous devez vous adresser au tribunal pour contester des amendes importantes. Pour éviter de telles situations désagréables, il est recommandé d'indiquer directement dans le texte du document quel est le point final de l'itinéraire.

Nuances d'utilisation du document

Remplir une feuille de route pour un camion ou un autre véhicule est un processus obligatoire pour toute entreprise qui utilise différentes machines pour ses activités de travail. L'utilisation de ce document présente les caractéristiques suivantes :

  • Le formulaire 4-C est utilisé si des indicateurs de travail à la pièce sont utilisés pour calculer le salaire du conducteur ;
  • si un salaire au temps est utilisé, une feuille de route est créée sous le formulaire 4-P ;
  • en plus de ce document, les conducteurs doivent être munis des documents d'accompagnement présentés par la lettre de voiture de la marchandise transportée ;
  • le document est délivré exclusivement par la personne responsable travaillant sur un quart de travail spécifique ;
  • Le document doit être marqué par un mécanicien vérifiant l'état technique de la voiture, un travailleur médical procédant à un examen médical, un répartiteur envoyant la voiture sur un vol, ainsi que par le conducteur direct.

Chaque entreprise doit disposer de formulaires de déplacement en quantités optimales.

Durée de conservation des documents

Les entreprises doivent conserver les documents de voyage pendant au moins 5 ans, ce qui est prescrit par l'arrêté du ministère des Transports n° 152 et la loi fédérale n° 402.

Si des erreurs ou des violations graves sont commises lors du remplissage de la feuille de route, le document est considéré comme invalide et ne peut donc être utilisé à aucune fin. La responsabilité de ces erreurs incombe aux fonctionnaires impliqués dans le remplissage de la documentation, ainsi qu'au responsable immédiat de l'entreprise.

Comment bien développer son propre formulaire ?

Toutes les entreprises ne préfèrent pas utiliser des formulaires uniformes, elles préfèrent donc développer leurs propres formulaires de documents. Pour ce faire, vous pouvez utiliser n'importe quelle structure et inclure différents points dans le document.

Mais lors de la création d'un nouveau formulaire, il est pris en compte que les informations obligatoires doivent être incluses dans le texte. Sans eux, le document de voyage est facilement invalidé et vous ne pourrez donc l'utiliser à aucune fin.

Après avoir élaboré le formulaire, il est nécessaire de soumettre son échantillon au Service fédéral des impôts du lieu d'enregistrement. Dans ce cas, vous pouvez éviter de futurs problèmes liés à l’imputation des dépenses liées aux billets de voyage aux coûts de l’entreprise.

Responsabilité en cas d'absence de document

Si un conducteur circule sur les routes sans l'ensemble des documents requis, qui comprend une feuille de route, il s'agit alors d'une violation grave. Il est mis en responsabilité administrative par les agents de la police de la circulation et devra donc payer une amende de 500 roubles.

En cas de telles violations, une personne morale paie une amende de 100 000 roubles. Les mêmes sanctions s’appliquent aux entreprises qui transportent des personnes ou des marchandises à l’aide de véhicules électriques.

Autres caractéristiques

Lors du remplissage d'une feuille de route pour un bus ou un autre transport, d'autres nuances sont prises en compte :

  • il n'est pas nécessaire d'établir une feuille de route si une voiture de location est utilisée, mais avec son aide, vous pouvez prendre en compte les coûts du carburant et des lubrifiants dans les dépenses de l'entreprise ;
  • une fiche est établie pour un voyage, mais sa durée de validité peut varier de 1 à 30 jours ;
  • Il n'est pas permis de remplir partiellement la documentation, sinon un tel document sera considéré comme invalide.

La personne responsable désignée comme répartiteur doit d'abord suivre des cours particuliers qui lui permettront de comprendre les règles d'établissement de la documentation de base que tout chauffeur d'entreprise devrait posséder. De plus, le conducteur doit avoir un certificat de réussite à un examen médical avant le vol.

Conclusion

Les lettres de transport sont des documents importants dans toute entreprise spécialisée dans le transport de marchandises ou de personnes. Ils sont compilés par des employés spéciaux de l'entreprise, nommés à ce poste par arrêté de la direction de l'organisation.

Chaque entreprise peut développer son propre formulaire de documentation, mais le formulaire doit contenir certaines informations obligatoires. Si des erreurs ou des violations sont détectées, la feuille est considérée comme invalide ou nulle.

Chaque organisation privée et publique doit clairement documenter toutes ses activités. De nombreux formulaires, formulaires et règles spéciaux ont été élaborés à cet effet. S'ils sont respectés et que les documents sont remplis correctement dans les délais, l'entrepreneur n'aura de problèmes ni avec les structures de contrôle ni avec les autorités fiscales, qui peuvent accorder une exonération des cotisations à l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Les hommes d'affaires débutants se posent particulièrement beaucoup de questions sur les règles de remplissage des lettres de transport (PL) et leurs modifications. Aujourd'hui, nous allons vous expliquer comment remplir correctement ces documents importants, et également présenter à votre attention des exemples des formulaires les plus courants développés pour la mise en route d'un véhicule.

Quelques mots sur les sous-marins

Les règles de remplissage doivent être respectées par toute entreprise qui utilise des véhicules dans son activité principale ou secondaire. Sans ce document dûment rempli, aucun véhicule n’a le droit de partir en voyage. Très souvent, les entreprises indemnisent leurs employés qui utilisent des véhicules personnels à des fins professionnelles pour le coût du carburant et des lubrifiants. Ils sont confirmés à l'aide d'une feuille de route ; de plus, les agents de la police de la circulation qui ont arrêté la voiture ont le droit de demander ces papiers, qui indiquent les détails du véhicule, du conducteur et de la destination de l'itinéraire.

A l'aide de ces documents, toute organisation amortit ses dépenses de carburant et bénéficie d'une exonération de l'impôt sur le revenu des personnes physiques pendant une certaine période. Dans les cas où les règles de remplissage des lettres de voiture ne sont pas respectées, l'entrepreneur peut même être engagé en responsabilité administrative et pénale.

En tirant les conclusions de tout ce qui précède, nous pouvons dire qu'une feuille de route n'est pas seulement un formulaire, mais un document important qui reflète toutes les données sur le véhicule, la personne qui le conduit, l'itinéraire, etc. L'exécution correcte de ces documents garantit à l'entreprise l'absence de problèmes avec les autorités fiscales en cas de rapports annuels et de contrôles soudains.

Classification

Il existe actuellement plusieurs types de documents qui nous intéressent, applicables à tout transport connu. Sur cette base, les sous-marins peuvent être classés selon leur objectif comme suit :

  • le transport des passagers;
  • transports spéciaux;
  • véhicule cargo;
  • taxi de passagers;
  • bus.

Chaque formulaire a sa propre désignation alphanumérique. Par exemple, les règles de remplissage de la lettre de transport 4-C s'appliquent au transport de marchandises. En général, presque tous les formulaires ont une procédure de remplissage identique, cependant, selon la spécialisation du véhicule, elle peut comporter des ajouts mineurs.

Formulaires DP individuels

Toutes les organisations ne sont pas adaptées aux formulaires unifiés développés par les agences gouvernementales. Parfois, certaines colonnes s'avèrent superflues pour une entreprise particulière, il est donc permis de développer des formulaires PL individuels.

Ils doivent contenir les mentions obligatoires prévues par la loi ; le reste peut être ajouté ou supprimé à la demande du chef d'entreprise. Dans tous les cas, un tel formulaire est considéré comme légal et peut être soumis sur demande aux agences gouvernementales compétentes.

Durée de validité des documents

Selon les règles de remplissage des lettres de voiture, celles-ci doivent indiquer la durée de validité. Il ne faut pas oublier que le formulaire unifié n'est utilisé que vingt-quatre heures au maximum. Dans des cas particuliers, des cases supplémentaires doivent être cochées. Mais la durée de validité du formulaire individuel a été étendue à trente jours.

Ces nuances doivent être connues de toutes les personnes impliquées dans le contrôle et le traitement du DP.

Colonnes obligatoires

Comme nous l'avons mentionné précédemment, chaque formulaire doit comporter un certain nombre de détails immuables, sans lesquels il est considéré comme invalide. Dans ce cas, la spécialisation du véhicule n'a pas d'importance. Par exemple, les règles de remplissage des lettres de voiture du formulaire 3 pour les voitures particulières impliquent l'inclusion d'un certain ensemble de colonnes et de cellules dans les formulaires :

  1. Nombre.
  2. Nom.
  3. Durée de validité du formulaire.
  4. Informations sur l'employé de l'organisation qui gère le véhicule :
  • Nom complet du chauffeur qui travaillera sur le véhicule spécifié ;
  • la date, sous forme de chiffres, et l'heure, au format heures et minutes, à laquelle l'examen médical du conducteur avant et après le voyage a été effectué.

5. Description détaillée du véhicule utilisé :

  • son type ;
  • modèle;
  • modèle de remorque et de semi-remorque (s'ils n'y sont pas, la colonne n'est pas remplie) ;
  • Numéro d'immatriculation du véhicule;
  • kilométrage initial et une marque des kilomètres parcourus après la fin du quart de travail ;
  • informations sur le départ et la fin du travail (date et heure).

6. Informations sur le propriétaire du véhicule.

En plus des colonnes répertoriées, tout entrepreneur peut ajouter les détails nécessaires. Ils peuvent divulguer, par exemple, le type d'activité de l'entreprise ou toute autre donnée à la discrétion de la direction.

Lettres de transport : exemple, règles de remplissage

Si vous envisagez d'utiliser un formulaire unifié pour votre travail, notre exemple vous aidera à vous y retrouver en remplissant le document. Gardez à l'esprit qu'il est double face. N'oubliez donc pas de saisir les données au dos de la feuille après le retour du chauffeur du voyage.

Dans les grandes organisations, des personnes spécialement formées remplissent ces documents et libèrent également les conducteurs et les véhicules sur l'itinéraire. Dans les petites organisations, où il n'est pas entièrement rentable de maintenir de tels spécialistes, cette responsabilité est confiée à toute personne. Par exemple, un comptable ou un chef d'entreprise.

Un employé engagé dans DP doit être familier avec toutes les règles et les nouvelles innovations introduites. Dans la section suivante de l'article, nous vous parlerons des subtilités des règles à suivre pour remplir une feuille de route pour une voiture de tourisme. Nous analyserons séparément les sous-marins destinés aux bus et aux véhicules de fret.

Exemple de remplissage

C’est l’une des options les plus simples qui ne comporte aucune complication. Cependant, pour un débutant, les règles pour remplir une feuille de route pour une voiture particulière peuvent sembler inutilement déroutantes. Après tout, un formulaire unifié est souvent intimidant en raison de l'abondance de colonnes et de détails. Examinons donc le recto de cet important formulaire.

Dans la partie supérieure gauche de la fiche, vous devez saisir la date de départ, le nom de l'organisation (exactement tel qu'écrit dans les documents constitutifs), les données complètes sur le chauffeur et la voiture. L'heure de départ du parking et de retour de l'itinéraire, constatée par le répartiteur, est également indiquée. Cela comprend également souvent des informations sur l’examen médical du conducteur et des informations sur la personne responsable des procédures effectuées.

Sur le côté droit du formulaire habituel, sont inscrits les codes des documents constitutifs de l'organisation, le numéro du formulaire lui-même (il est fixé arbitrairement, mais dans l'ordre, en partant du précédent), le kilométrage, les données des personnes qui ont vérifié le l'état technique du véhicule et la marque du carburant. La quantité de carburant et de lubrifiants délivrée est également inscrite ici, si elle est acceptée dans l'entreprise.

Au bas du formulaire, les signatures sont apposées par la personne qui donne le véhicule en bon état et par le conducteur qui a accepté le véhicule.

Le verso est rempli par la personne responsable qui a accepté la voiture après le vol. L'itinéraire, le temps de trajet et les kilomètres parcourus sont indiqués ici. La signature du conducteur est placée sous ces données. Parfois, un comptable ou le chef d’une organisation calcule le salaire d’un employé dans des colonnes spéciales, mais ces détails ne sont pas obligatoires.

Règles pour remplir les feuilles de route des bus

Ce document unifié porte le numéro six ; en plus des colonnes obligatoires déjà décrites dans la section précédente, plusieurs autres y ont été ajoutées. Gardez à l’esprit que sans eux, le formulaire n’est pas considéré comme correctement rempli et ne sera donc pas pris en compte par l’administration fiscale.

Une telle feuille de route contient des informations sur le conducteur et le conducteur. Les noms et initiales des deux personnes, ainsi que leurs numéros d’identification, sont inscrits dans les colonnes. Les numéros et noms des itinéraires doivent être indiqués. Parfois, des notes ou des tâches spéciales pour le conducteur sont incluses dans ces documents.

Étant donné que le bus part pour le premier et le deuxième quart de travail, la feuille de route contient des colonnes qui sont remplies par le répartiteur à son départ et à son retour au garage pour chaque quart de travail.

Camions

Tout d'abord, il faut tenir compte du fait que trois formulaires unifiés ont été créés pour les véhicules cargo :

  • Pour le travail à la pièce. Ce formulaire est utilisé pour le transport à la pièce, lorsque le chauffeur a une idée des prix et peut voir son salaire au dos de la feuille de route à la fin du quart de travail.
  • Prise en compte des tarifs horaires. Dans ce cas, le document indique le type de tarif, puis le salaire est calculé en fonction des résultats du voyage.
  • Transport interurbain. Ce formulaire est marqué d'une bande rouge spéciale et est assez rarement utilisé. Le plus souvent, il est utilisé lorsque l'on travaille avec des marchandises économiques nationales.

Les règles pour remplir une lettre de transport de camion comprennent de nombreuses colonnes et sont considérées comme les plus complexes. Les lignes suivantes sont inchangées :

  • colonne ou brigade;
  • bandes annonces;
  • Les personnes accompagnantes;
  • lieux de réception et de livraison des marchandises ;
  • caractéristiques de la cargaison ;
  • tonnage de fret ;
  • le nombre de vols avec le fret déclaré qui constituent la tâche du conducteur ;

Habituellement, des personnes spécialement désignées sont impliquées dans la préparation de documents aussi importants ; dans les entreprises de transport, leur maintenance est simplement nécessaire.

Innovations dans les règles

Cette année, les règles pour remplir la feuille de route ont changé. Certains experts affirment qu’ils ont même facilité le travail des spécialistes. Mais d’autres considèrent les nouvelles règles pour remplir les formulaires de voyage plus complexes que les précédentes. Quoi qu’il en soit, tout entrepreneur travaillant avec différents véhicules devrait les connaître.

Auparavant, ceux qui laissaient des voitures sur l’itinéraire étaient tenus d’apposer le sceau rond de l’entreprise sur le document. Désormais, cela est considéré comme facultatif, mais les données de l'entreprise et du propriétaire de la voiture doivent être saisies dans les colonnes. Sans eux, le formulaire n’a aucune force juridique.

Les règles en vigueur depuis le 26 février de cette année prévoient qu'il est obligatoire d'inscrire sur la feuille de route les informations sur le contrôle technique de la voiture signées par la personne responsable. Ces données sont renseignées pour tous les types de véhicules.

Erreurs dans le remplissage du PL : à quoi elles peuvent conduire

Ne sous-estimez pas l’importance de remplir correctement ces documents. Par exemple, il existe des cas connus où des entrepreneurs individuels ont été impliqués dans un litige avec les autorités fiscales en raison du refus de déduire l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Le Service fédéral des impôts a déclaré que le plaignant utilisait la voiture à des fins personnelles, car les feuilles de route étaient mal remplies et ne pouvaient donc pas être prises en compte dans l'affaire.

Il existe également d'autres cas, que nous n'aborderons pas, où des erreurs offensantes et banales dans des documents se sont révélées fatales. Nous vous conseillons donc fortement d'être plus attentif à la documentation et d'utiliser un journal spécial. Nous en parlerons dans la prochaine section de l'article.

Tenir un journal des documents de voyage

Si vous travaillez avec des véhicules, vous émettez et acceptez un grand nombre de lettres de voiture par jour. Leur mouvement doit être clairement suivi dans un journal, qui est généralement tenu par la personne responsable de la libération de la voiture.

Ce document se compose de parties textuelles et tabulaires. Les règles pour remplir le carnet de voyage sont assez claires, mais il ne faut pas les négliger. Cela peut être coûteux tant pour l’employé négligent que pour l’entreprise.

Le code OKPO complet est toujours renseigné sur la page de titre, et la période pendant laquelle le magazine sera utilisé est également indiquée. La partie tableau contient les cellules suivantes :

  • numéro et date de délivrance du permis ;
  • des informations sur l'employé conduisant le véhicule et son matricule ;
  • numéro de véhicule attribué dans le garage ;
  • signatures du chauffeur, du répartiteur et du comptable.

N'oubliez pas que le journal doit avoir une numérotation continue et prendre en compte absolument toutes les lettres de voiture émises pour la période indiquée dans le titre. Après avoir rempli le document, celui-ci est visé par le gestionnaire, qui le signe également. puis l'employé responsable recoud le magazine et le dépose.

Le salarié responsable est nommé uniquement par le chef d'entreprise. Cela peut être fait par ordre ou précisé dans le contrat de travail. Gardez à l'esprit que les pouvoirs peuvent toujours être transférés à un autre employé par le prochain ordre de l'organisation.

De plus, ces responsabilités peuvent être transférées à une organisation tierce qui fournit des services similaires dans le cadre d'un contrat.

Au lieu d'une conclusion

Nous avons essayé de collecter pour vous les informations les plus pertinentes sur le sujet évoqué, qui seront utiles aux débutants et aux professionnels. Nous espérons qu'après avoir lu l'article, vous n'aurez plus de questions sans réponse sur le remplissage du PL.

Lettre de transport. Le document le plus courant dans le processus de comptabilité primaire du transport de marchandises. C'est lui qui détermine également les principaux indicateurs de performance du conducteur et du matériel roulant dans son ensemble, tandis que les données indiquées dans la feuille de route servent de base au calcul du coût du transport de marchandises et au calcul des paiements au conducteur pour le travail effectué.

Pour les camions dans notre pays, il est d'usage d'utiliser deux formes unifiées de ces documents, approuvées en novembre 1997.

  • Formulaire N 4-s. Utilisé pour le transport de marchandises, dans lequel la main-d'œuvre est payée à la pièce.
  • Formulaire N 4-p. Applicable au transport de marchandises dans le cas où la main-d’œuvre est payée à un taux temporaire, conçue pour effectuer le transport de marchandises pour deux clients pendant une journée de travail ou un quart de travail de conducteur.

Le client est responsable de remplir des coupons détachables pour la feuille de route, et ils serviront de base à l'émission d'une facture pour les travaux de transport de marchandises effectués par l'organisation propriétaire de la voiture. Un coupon détachable est joint à une telle facture, sur la base duquel les calculs ont été effectués. La feuille de route elle-même, dans le cadre du reporting, reste la propriété de l'organisation propriétaire de la voiture et duplique les enregistrements du temps pendant lequel le véhicule était occupé à effectuer des travaux pour un client spécifique, et qui serviront de base à la comptabilisation du travail d'un véhicule spécifique pendant une certaine période de temps.

Dans une situation où les articles en stock font l'objet d'un transport, avec paiement au temps pour le travail effectué, les numéros TTD sont enregistrés dans la facture et une copie du document d'expédition est jointe comme confirmation du fait que le travail est terminé. Sur la base du nombre total de tonnes de marchandises transportées, ainsi que sur la base d'autres indicateurs, la quantité de travail effectuée par le véhicule et le conducteur est déterminée.

Jusqu'à ce que la feuille de route soit remise au chauffeur, son remplissage relève de la responsabilité du répartiteur de l'organisation ou d'une personne ayant une autorité similaire. D'autres inscriptions sur la feuille de route sont effectuées par les employés de l'organisation qui est le propriétaire du véhicule et le ou les clients. Il convient de prêter attention au fait que la participation du conducteur au processus de saisie de données sur la feuille de route n'est pas autorisée. La seule exception est sa signature, qui certifie la réception du véhicule à la sortie du territoire et sa livraison au retour.

Le transfert des lettres de voiture au conducteur à l'aide des formulaires spécifiés n'est possible que sur certification par la signature d'une personne autorisée. Une feuille de route est émise pour un seul quart de travail. Parallèlement, une condition obligatoire pour l'émission d'une nouvelle lettre de voiture est la présentation de la dernière pour la période précédente. Lorsque nous parlons de la période précédente, nous entendons le jour ouvrable ou l'équipe de fermeture précédent.

La procédure de saisie du formulaire de voyage

La procédure à suivre pour effectuer les inscriptions dans les formulaires des fiches concernées est clairement définie. Cela se produit dans l'ordre suivant :

  • Immédiatement en dessous du nom du document, sont inscrits la date, le mois et l'année, qui doivent correspondre à la date de l'inscription correspondante à l'émission de cette lettre de voiture dans le journal.
  • Le code correspondant est saisi dans la ligne affichant le mode de fonctionnement, sur la base duquel le calcul et l'accumulation des paiements de main-d'œuvre au conducteur seront effectués.
  • Les lignes « Colonne » et « Brigade » sont destinées aux enregistrements des divisions correspondantes de l'organisation à laquelle la voiture ou le chauffeur est affecté.
  • Dans les colonnes reflétant les données du véhicule, indiquez la marque de la voiture avec la désignation obligatoire de sa plaque d'immatriculation nationale, ainsi que le numéro de garage.
  • Les informations personnelles et officielles sur le conducteur doivent être inscrites dans les lignes appropriées. Il s'agit du nom et des initiales de l'employé, du matricule attribué au conducteur en tant qu'employé de l'organisation, du numéro de permis de conduire, de la classe du conducteur, dont le travail sera reflété dans une feuille de route spécifique.
  • Dans la colonne qui nécessite le reflet des informations sur la carte de licence, sont saisies des informations sur le type de carte de licence (limitée ou standard), ainsi que sa série et son numéro d'enregistrement.
  • Dans la ligne « Remorques », sont indiqués la plaque d'immatriculation nationale et le numéro de garage de la remorque ou de la semi-remorque dont l'exploitation est attendue, en indiquant leur marque. Quant aux remorques ou semi-remorques d'échange, leurs données sont inscrites dans ces colonnes directement sur les lieux de leur échange.
  • Dans la ligne « Personnes accompagnantes » sont saisies les données personnelles (nom, initiales) des personnes dont la mission est d'accompagner le véhicule pendant le processus de travail. Il peut s'agir d'un chargeur, d'un transitaire, d'un stagiaire, etc.
  • La rubrique « Travail du conducteur et du véhicule » contient des données sur l'heure du transport hors du territoire et son retour.
  • Dans la rubrique « Affectation au chauffeur », une personne habilitée, généralement un répartiteur, indique des informations sur la destination du client ou du service à la disposition duquel le chauffeur est envoyé.
  • La colonne « À la disposition de qui » présuppose l'indication du client, dont la commande est soumise à l'exécution par le chauffeur et le véhicule appropriés.
  • "Heure d'arrivée". Il implique un enregistrement clair (en heures et minutes) de l'arrivée du véhicule déclaré à destination pour l'exécution d'un ordre ponctuel. Ou enregistrement de l'arrivée sur le lieu de production, selon l'horaire de travail des véhicules dans le cadre de l'exécution d'un contrat spécifique.
  • Les sections n° 20 à 21 fournissent des informations sur l'endroit où la cargaison doit être acceptée et où le conducteur doit la livrer conformément aux exigences d'une demande spécifique ou aux termes du contrat. En d’autres termes, ces colonnes sont les « Adresses des points de chargement et de déchargement ».
  • La colonne 22 indique le nom de la cargaison à transporter. En conséquence, le nom de cette colonne est « Nom de la cargaison ».
  • Le nombre de voyages qui seront nécessaires pour accomplir la tâche déterminée par la demande ou la commande unique est indiqué dans la colonne n°23 « Nombre de voyages avec fret ».
  • La longueur de l'itinéraire sur lequel le transport de marchandises sera effectué est déterminée à partir d'un plan de la ville ou sur la base des données des autorités routières. Le kilométrage est déterminé à l'aide d'un curvimètre ou à partir d'une liste de distances établie en tenant compte de ces attestations de transport. En outre, la prise en compte de la distance peut être basée sur les lectures du compteur de vitesse de la voiture lors du transport saisonnier, enregistrées dans les actes de l'entreprise de transport automobile et du client. Ces données sont enregistrées dans la section n°24 - « Distance ».
  • La ligne « Tonnes de transport » contient des informations sur la quantité de marchandises à transporter jusqu'au client.

Quant aux éventuelles modifications de la mission du conducteur, elles ne peuvent être effectuées que par l’organisme de transport automobile propriétaire du véhicule. Et ce n'est que dans des cas exceptionnels, après accord préalable avec l'entreprise de transport automobile, que ce droit peut être confié au client.

  • Le recto de la feuille de route contient la colonne « Délivrer le carburant ». C'est là que est inscrite la quantité de carburant nécessaire à l'exécution de la commande. Le nombre de litres de carburant requis est inscrit sur la feuille en toutes lettres et prend en compte le solde non dépensé de la veille.
  • Dans la colonne correspondante, la signature du répartiteur enregistre l'exactitude de toutes les données spécifiées dans la feuille de route, y compris le fait que le conducteur possède un permis.

Exigences pour remplir une feuille de route avant de quitter le garage

La séquence de saisie des données jusqu'à ce que le véhicule quitte le garage est également déterminée.

  • Dans la section « Mouvement du carburant » (colonnes n° 9, 10 et 11) et dans les lignes correspondantes, le technicien en carburants et lubrifiants, le camion-citerne ou toute autre personne autorisée saisit les données sur la quantité de carburant distribuée.
  • Il doit y avoir une marque d’examen médical au recto du document de voyage. Cette marque ne peut être apposée que par la personne procédant directement à la visite médicale préalable au départ, dont le but est d’évaluer l’état de santé du conducteur, ainsi que la possibilité pour ce dernier d’être autorisé à conduire un véhicule.
  • Avant que la voiture ne quitte le garage pour la ligne, le mécanicien du point de contrôle (checkpoint) ou le service de contrôle technique (service de contrôle technique) prend les relevés actuels du compteur de vitesse et les inscrit dans la colonne « Relevés du compteur de vitesse » de la rubrique « Travail du conducteur et du véhicule ». " section.
  • Ces mêmes agents de l'ATP enregistrent l'heure actuelle de départ du véhicule et affichent cette donnée dans la colonne n°6 de la feuille de route - « Heure réelle » - à l'aide d'une horloge à timbre. En cas d'absence ou de dysfonctionnement, l'heure est saisie manuellement. La séquence d'affichage des données est la suivante : jour, mois, heures, minutes.
  • Le « Solde au départ » (colonne n°12 de la rubrique « Mouvement du carburant ») est également renseigné par le mécanicien de boîte de vitesses ou le service contrôle qualité. Ici est affiché le carburant réellement restant dans les réservoirs du véhicule au moment du départ, et une signature certifie l’exactitude des informations fournies.
  • Dans les lignes destinées à afficher des informations sur l'état technique de la voiture, un certain nombre de faits sont affichés au moyen d'une signature du mécanicien de contrôle qualité ou de transmission. Il s'agit à la fois du fait de remise au conducteur d'un véhicule dans un état technique précis, et de l'autorisation de sortir du garage. Le conducteur certifie ces informations, ainsi que le fait de réception de la voiture et la tâche d'effectuer les travaux, avec une signature personnelle.

La procédure pour remplir une feuille de route en ligne.

Il existe également un certain nombre d'exigences concernant le processus de saisie des données dans la feuille de route d'un camion sur la ligne.

  1. La procédure pour remplir la section « Séquence d'achèvement des tâches » du formulaire n° 4-c.
  • La colonne n°27 affiche séquentiellement les nombres de déplacements effectués. La nécessité de cette action est due à l'affichage ultérieur des feuilles de transport ci-jointes en fonction des vols effectués.
  • Les colonnes n° 36 à 38 (« Numéros des documents d'expédition joints (TCD) ») sont destinées à l'expéditeur pour afficher tous les numéros TTD liés à un voyage spécifique.
  • La date et l'heure de présentation de la lettre de voiture au destinataire ou à l'expéditeur sont relevées à la porte d'entrée ou au poste de contrôle des points de chargement et de déchargement et sont affichées dans les colonnes n° 28 à 30. S'il n'y a pas de point de contrôle ni de porte d'entrée, alors ces colonnes ne sont pas remplies et l'heure d'arrivée au point de déchargement ou de chargement est affichée dans la section correspondante du TTN.
  • Le nom de l'expéditeur est inscrit dans les colonnes n° 39-40. La fiabilité des informations et détails spécifiés dans la lettre de transport est confirmée par la signature et le sceau de l'expéditeur.
  1. Si des circonstances entraînent un arrêt du transport, la section « Temps d'arrêt sur la ligne » est remplie. Les informations sont saisies dans les colonnes appropriées par un employé du service d'assistance technique ou une personne disposant d'une telle autorité. Ils notent les raisons, la date et la durée de l'arrêt. La fiabilité des données spécifiées est confirmée par les signatures de ces personnes.
  2. La section « Notes particulières » située au recto doit être remplie si l'enregistrement nécessite des informations qui ne sont pas prévues sur le formulaire de lettre de transport. Il peut s'agir de marques de la police de la circulation, de divers services routiers, d'une marque indiquant le refus du client de charger la voiture, etc.

La procédure de saisie des données sur la feuille de route lors du retour du véhicule au garage

Lors du retour de la voiture au garage, la procédure suivante pour saisir les données sur la feuille de route de la voiture est adoptée :

1. Dans la section « Résultats du véhicule et des remorques », des données sont affichées sur la consommation de carburant, le temps passé en service, le nombre de trajets et de courses, les kilomètres parcourus pendant le fonctionnement, ainsi que le volume de transport effectué.

2. Le mécanicien du contrôle qualité ou du point de contrôle remplit la colonne « Solde au retour », située dans la section « Mouvement du carburant ». Ici, le technicien en carburants et lubrifiants, ou une autre personne ayant l'autorité appropriée, fait une marque dans la colonne « Réussi », confirmant que le conducteur a livré le carburant et les lubrifiants.

3. Une fois que le conducteur a remis le véhicule au mécanicien de contrôle qualité ou de point de contrôle dans un certain état technique (bon ou mauvais), il met une marque dans la colonne « Réussi ». À son tour, le mécanicien de contrôle qualité ou de transmission, avec sa signature, atteste l'acceptation par le conducteur d'une voiture dans un état technique particulier.

Prendre des notes sur la feuille de route après sa remise par le chauffeur

L'employé responsable du service d'expédition, ou un autre spécialiste de l'entreprise investi de tels pouvoirs, remplit la feuille de route selon certaines règles.
1. Dans la rubrique « Travail du conducteur et du véhicule », selon le tableau des distances existant, le répartiteur saisit les informations dans la colonne « Kilométrage zéro ». Ici, ils enregistrent le kilométrage parcouru par le véhicule depuis le garage jusqu'au premier point de chargement, ainsi que depuis le dernier point de déchargement jusqu'au garage.

2. La section « Mouvements de carburant » contient plusieurs colonnes qui doivent être remplies.

Ainsi, dans la colonne « Coefficient de variation de la norme », le répartiteur saisit des indicateurs qui affichent un coefficient général de variation de la norme de consommation de carburant. Ce coefficient s'applique pour toute la journée d'exploitation du véhicule et est associé au fonctionnement des véhicules conformément aux normes de consommation de carburant accrues.

Les colonnes n° 16 (« Durée de fonctionnement des équipements spéciaux ») et n° 17 (« Durée de fonctionnement du moteur ») nécessitent la saisie de données appuyées par les inscriptions correspondantes dans le TTL joint à la feuille de route. En règle générale, ces enregistrements contiennent des informations sur la durée de fonctionnement des équipements spéciaux, ainsi que sur la durée de fonctionnement supplémentaire du moteur dans des conditions de fonctionnement particulières. Il peut s'agir par exemple d'un fonctionnement forcé du moteur lors des opérations de chargement et de déchargement. La nécessité d'afficher ces informations est nécessaire pour calculer les taux de consommation de carburant supplémentaires. L’exactitude de la saisie de ces informations est confirmée par la signature du répartiteur.

3. L'étape suivante consiste à remplir la section « Séquence de tâches ». Ici, le répartiteur affiche le nombre total de déplacements. L'inscription se fait dans la colonne n°27, cellule « Total ». Et dans la ligne « TCD en quantité », le nombre total de documents d'expédition remis par le chauffeur est affiché. Le conducteur, pour confirmer l'exactitude des données sur le nombre de spécifications techniques soumises et acceptées, appose sa signature dans la colonne « Passé par le conducteur ». Le répartiteur confirme ce fait avec sa signature dans la ligne « Accepté par le répartiteur ».

Caractéristiques d'un formulaire de lettre de transport de camion n° 4-p

Il existe un certain nombre de fonctionnalités liées à la saisie d'informations dans le formulaire de lettre de transport 4-p. Ils sont les suivants :

  • La rubrique « Affectation au chauffeur » est remplie par le répartiteur, selon la demande ou la commande ponctuelle du client, et nécessite de remplir les colonnes suivantes :

Colonne n° 18 « À la disposition de qui ». Les données concernant le client doivent être affichées ici, à savoir son nom et son adresse pour effectuer les travaux ;

Colonnes n° 19, 20. Leurs données contiennent des informations sur l'heure prévue d'arrivée et de départ du véhicule de la tâche ;

Colonne n° 21 - le nombre estimé d'heures allouées au travail ;

Colonne n° 22 – nombre estimé de déplacements.

  • Coupon détachable. Sa réalisation relève de la responsabilité du client. Un coupon détachable sert de base à une entreprise de transport automobile pour émettre une facture au client pour les services rendus.

La procédure pour remplir le coupon détachable est la suivante :

Selon les informations contenues dans la lettre de voiture présentée par le chauffeur, le client saisit la date d'émission et le numéro de la lettre de voiture dans les sections et colonnes appropriées ; le nom de l'ATP dont les véhicules effectuent le transport de marchandises, et indique également les marques et les numéros d'état des véhicules arrivant ;

Dans la ligne « Client », saisissez le nom de l'organisation, son nom complet. les personnes qui, en vertu de leurs fonctions officielles, sont responsables de l'utilisation du véhicule ;

Indique l'heure réelle d'arrivée et de départ des véhicules dans les lignes appropriées ;

Remplit les lignes « Attaché TTD », dans lesquelles il inscrit les numéros et la quantité des documents de transport dont une copie doit être jointe à la lettre de voiture ;

La ligne correspondante indique le nombre de vols effectués ;

Certifie l'exactitude des données indiquées dans les lignes concernées avec sa signature et son sceau.

Il convient de noter que l'entière responsabilité de la bonne exécution des feuilles de transport des véhicules incombe directement aux chefs de l'organisation et aux fonctionnaires dont les responsabilités incluent le contrôle du fonctionnement du transport de marchandises, ainsi qu'aux personnes participant au remplissage du document.

Le stockage des lettres de voiture, conformément à la réglementation en vigueur, doit être effectué avec la documentation technique permettant leur vérification simultanée.