Une fois que l'employé a soumis la note de frais, que vous l'avez vérifiée et que le responsable l'a approuvée avec sa signature, il est temps de refléter les dépenses en comptabilité et en comptabilité fiscale. En mots, tout est simple : payé, reçu, documenté - radié. Mais comme le montrent les questions qui parviennent à notre rédaction, les erreurs gênantes sont fréquentes. En raison du fait que les dépenses ont été prises en compte plus tôt qu'elles n'auraient dû l'être ou que les documents n'ont pas été établis conformément aux règles, les autorités fiscales imposent des taxes et des amendes supplémentaires lors d'un contrôle.

Si vous êtes entrepreneur

Cet article vous sera utile si vous avez embauché des employés et que vous leur donnez de l’argent à justifier. Et peu importe l'objet d'imposition dont vous disposez selon le régime fiscal simplifié.

Nous parlerons des erreurs les plus courantes qui peuvent être commises aussi bien par les « personnes simplifiées » qui prennent en compte les dépenses que par celles qui paient un impôt unique uniquement sur le revenu. Après tout, une comptabilisation correcte des montants comptables affecte le calcul à la fois de l'impôt « simplifié », de l'impôt sur le revenu des personnes physiques et des primes d'assurance. Et nos recommandations, nous l'espérons, vous aideront à résoudre correctement les situations difficiles.

Erreur n°1 Le contenu de l'achat n'est pas déchiffré sur le ticket de caisse

Pour qui est-ce pertinent ? Pour tous les « gens simplifiés ». Après avoir établi un rapport préalable, le salarié a joint un ticket de caisse du montant total et un ticket de caisse. Cependant, le ticket de caisse n'indique pas les noms précis des produits achetés. Mais il n’existe qu’un nom général, par exemple « papeterie d’une valeur de 1 000 roubles ». Le ticket de caisse indique également uniquement le coût total.

Quel est le problème. Nous vous déconseillons de prendre en compte les dépenses sur un document sans noms de biens spécifiques. Expliquons pourquoi. Toutes les dépenses doivent être documentées ( article 2 art. 346.16 Et article 1 art. 252 Code des impôts de la Fédération de Russie). Dans ce cas, les documents doivent être établis conformément à la législation de la Fédération de Russie. Et les mentions obligatoires du document principal comprennent le nom et la quantité des biens, travaux ou services achetés (paragraphe et clause 2 de l'article 9 de la loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ). Pour un ticket de caisse avec un nom générique de marchandise, cette exigence n'est pas remplie. Après tout, il ne contient pas le nom, la quantité et le coût de chaque produit spécifique.

Certes, les arbitres soutiennent parfois des contribuables qui ont pris en compte des dépenses sur des documents aux titres communs (voir par exemple, Résolution du Service fédéral antimonopole de la région de la Volga du 3 février 2006 n° A55-14012/05-32). Mais je ne voudrais guère intenter une action en justice pour un problème qui peut être corrigé en temps opportun. De plus, cela est pertinent non seulement pour les personnes « simplifiées » qui prennent en compte les dépenses, mais aussi pour celles qui paient des impôts uniquement sur le revenu. Après tout, si les dépenses de la personne responsable ne sont pas confirmées par des documents correctement exécutés, les inspecteurs peuvent imposer des impôts supplémentaires sur les salaires.

Circonstance importante

Si le comptable a apporté un reçu de vente, qui indique uniquement le coût total de l'achat, il est préférable de remplacer un tel document en recontactant le vendeur. Ou effectuez vous-même un décryptage du chèque.

Notez que le problème décrit n'est pertinent que dans le cas où le reçu de caisse ne contient pas de décodage des achats avec leur valeur et leur quantité - c'est lorsqu'un reçu de vente avec décodage est requis. Si le ticket de caisse contient les noms de toutes les marchandises, les prix, les quantités et les coûts, un ticket de caisse n'est pas requis, car toutes les informations nécessaires à la comptabilité figurent déjà sur le ticket de caisse. Cependant, tous les vendeurs ne les proposent pas, mais uniquement les grands supermarchés.

Ce qu'il faut faire. Tout d’abord, informez les employés que le vendeur doit énumérer tous les articles sur le reçu de vente, y compris la quantité, le prix et le coût total. Et la personne responsable est obligée de le contrôler immédiatement, car cela est dans son intérêt. Après tout, si le fisc, lors d'un contrôle, prélève un impôt sur le revenu des personnes physiques supplémentaire sur l'avance, vous le retiendrez sur le salaire du comptable.

Deuxièmement, si l'employé vous a déjà apporté des documents portant un nom générique, demandez-lui de retourner au magasin et de changer les papiers. Le vendeur ne refusera probablement pas et réécrira le reçu de vente. Et l'employé qui a dû se rendre une nouvelle fois au magasin se souviendra des documents à recevoir lors de l'achat.

Si la modification d'un ticket de caisse pose problème, il existe une autre option. Laissez le comptable rédiger un document interne, par exemple une transcription d'un reçu de vente. Il y écrira lui-même le nom, la quantité, le prix et le coût total des marchandises achetées. Le document étant rédigé conformément à toutes les règles d'un document « primaire », la prise en compte des dépenses ne devrait poser aucun problème. Vous pouvez voir un exemple d’un tel document ci-dessous.

Erreur n°2 Les dépenses du responsable ont été payées avec la carte bancaire de quelqu'un d'autre

Pour qui est-ce pertinent ? Pour tous les « gens simplifiés ». Tout semblait en ordre, l'employé rédigea un procès-verbal, joignit les documents d'achat et de paiement. Mais en y regardant de plus près, vous remarquez que le chèque de caisse contient les coordonnées bancaires non pas du comptable lui-même, mais de quelqu'un d'autre, par exemple son proche. En effet, dans ce cas, le ticket de caisse indique le nom complet de la personne propriétaire de la carte.

Sur une note

Si l'employé déclarant a payé des dépenses avec la carte de quelqu'un d'autre, demandez-lui de rédiger une note explicative indiquant qu'il a restitué l'argent au titulaire de la carte pour l'achat.

Quel est le problème. Il sera risqué de tout laisser tel quel et d'accepter le rapport uniquement avec les documents joints par le comptable. Du coup, lors d'une inspection, vous tomberez sur des inspecteurs particulièrement attentifs qui considéreront que les dépenses payées par un inconnu n'ont rien à voir avec votre entreprise. Ils devraient donc être exclus de l’assiette fiscale. Et inclure ce montant dans le revenu du salarié soumis à l’impôt sur le revenu des personnes physiques, et en prélever également les primes d’assurance.

Ce qu'il faut faire. Demandez à l'employé de rédiger une note explicative. Et indiquez que l'achat a été effectué par un parent ou un ami en son nom. De plus, laissez le comptable joindre un reçu de la personne avec laquelle il a payé par carte. Sur le reçu, l'ami ou le parent confirmera qu'il a reçu son argent de la personne responsable et qu'il n'a aucune réclamation. Dans ce cas, vous aurez la preuve que les dépenses ont été effectivement payées sur les fonds de votre entreprise émis en acompte. De telles recommandations sont données notamment par les directions financières et fiscales (lettres Ministère des Finances de la Russie du 11 octobre 2012 n° 03-03-07/46 Et Service fédéral des impôts de Russie du 22 juin 2011 n° ED-4-3/9876). Nous avons fourni des exemples de documents qui devront être complétés ci-dessous.

Erreur n°3 Vous avez pris en compte les dépenses avant de rembourser la dette au comptable

Pour qui est-ce pertinent ? Pour les contribuables de la fiscalité simplifiée ayant un objet, revenus moins dépenses. Très souvent, il arrive qu'un employé reçoive de l'argent à titre d'acompte, mais qu'il n'en ait pas assez pour payer l'achat. Il a donc ajouté le sien. En conséquence, selon le rapport préliminaire, il y aurait eu un dépassement de budget.

Quel est le problème. Ne prenez en compte la totalité du montant de l'achat dans les charges fiscales du régime simplifié qu'après avoir payé le comptable. Expliquons pourquoi. Seules les dépenses payées sont reflétées dans l'assiette fiscale du régime fiscal simplifié. Et ils seront payés lorsque l'entreprise n'aura plus de dettes ( article 2 art. 346.17 Code des impôts de la Fédération de Russie). Si vous dépensez trop, vous avez une dette envers l'employé. Par conséquent, il est incorrect de prendre en compte les dépenses jusqu'à ce qu'elles soient remboursées.

Ce qu'il faut faire. Les dépenses sont considérées comme payées lorsque vous versez le montant excédentaire à l'employé. Ceci est également confirmé par le ministère russe des Finances dans lettre du 17 janvier 2012 n°03-11-11/4. Par conséquent, si vous avez réglé avec le comptable, rempli d'autres conditions et disposez de pièces justificatives, vous pouvez amortir la totalité du montant des dépenses.

Exemple 1. Comptabilisation des dépenses payées par une personne responsable avec de l'argent personnel

O.I. Grishin, qui travaille chez Polet LLC, a reçu 2 000 roubles à titre de rapport le 5 juin. pour acheter une cartouche d'imprimante. Le 8 juin, un employé a acheté une cartouche pour 2 500 roubles. (sans TVA) et a apporté un rapport préalable au service comptable de Polet LLC. Il a joint au rapport un reçu de vente et un reçu de caisse pour l'achat d'une cartouche. Le 9 juin, le directeur de Polet LLC a approuvé le rapport, la société a capitalisé la cartouche et l'a immédiatement mise en service, en l'installant sur l'imprimante. Et le 10 juin, le comptable-caissier a émis O.I. Grishin, le montant des dépenses excédentaires selon le rapport préalable est de 500 roubles. (2500 roubles – 2000 roubles). Quand le coût d’une cartouche peut-il être inclus dans les dépenses ?

Polet LLC a le droit de refléter le coût d'une cartouche d'imprimante dans les coûts des matériaux immédiatement après la publication de la propriété et le paiement ( sous-p. 5 p.1 art. 346.16 Et sous-p. 1 article 2 art. 346.17 Code des impôts de la Fédération de Russie). La cartouche a été capitalisée le 9 juin et payée intégralement le 10 juin - après le remboursement de la dette envers l'employé. Selon la condition, l'employé a joint au rapport un reçu de vente et un reçu de caisse. Ces documents suffisent pour enregistrer les dépenses. Ainsi, le 10 juin, Polet LLC conclura un accord colonne 5 Coût des livres comptables de la cartouche - 2500 roubles. Les écritures comptables seront les suivantes :

DÉBIT 71 CRÉDIT 50

2000 roubles. - l'argent a été émis contre le rapport d'O.I. Grishine ;

DÉBIT 10 CRÉDIT 71

2500 roubles. - la cartouche achetée par le comptable a été capitalisée ;

DÉBIT 20 CRÉDIT 10

2500 roubles. - la cartouche d'imprimante est amortie pour la production ;

DÉBIT 71 CRÉDIT 50

500 roubles. - délivré par O.I. Grishin le montant des dépenses excédentaires selon le rapport préalable.

note

Les dépenses liées au rapport préalable pour l'employeur ne sont considérées comme payées qu'après que vous avez finalement payé le salarié déclarant ( article 2 art. 346.17 Code des impôts de la Fédération de Russie).

Si vous remboursez le montant du dépassement de budget au salarié au cours du trimestre suivant, pour amortir les dépenses au titre du régime fiscal simplifié, vous ne pouvez pas attendre le paiement intégral, mais procéder comme suit. Amortissez le prix d'achat moins les dépassements immédiatement après l'approbation de la note de frais. Et le reste - le jour où vous payez le montant dû à l'employé. Bien entendu, pour comptabiliser les dépenses, il est nécessaire qu'il y ait des documents les confirmant et que d'autres conditions nécessaires soient remplies ( article 2 art. 346.16 Et article 2 art. 346.17 Code des impôts de la Fédération de Russie).

Erreur n°4 Vous avez passé en charges un article qui n'est pas encore arrivé

Pour qui est-ce pertinent ? Pour les contribuables du régime fiscal simplifié ayant pour objet l'imposition, les revenus moins les dépenses. L'employé s'est rendu chez la contrepartie et a effectué un paiement anticipé pour une livraison future, dépensant l'argent reçu en acompte. Il doit préparer un rapport préalable. Cependant, le comptable ne dispose pas encore des documents d'achat, puisque les marchandises ne lui ont pas encore été expédiées. Il ne pourra donc joindre au rapport préalable qu'un récépissé de caisse, un récépissé d'ordre de caisse ou un autre titre de paiement.

Quel est le problème. Vous ferez une erreur si dans l'assiette fiscale du régime fiscal simplifié vous reflétez l'argent dépensé comme une dépense à la date d'approbation du rapport préalable. Après tout, les coûts n'ont pas encore été entièrement confirmés ; le comptable n'a rien acheté ni reçu, mais a seulement effectué un acompte.

L'essence de la question

Le montant de l'acompte versé par l'employé n'est inclus dans les dépenses qu'après réception des biens, des travaux ou des services.

Ce qu'il faut faire. Prendre en compte les dépenses dans l'assiette fiscale du régime fiscal simplifié non pas à la date d'approbation du rapport, mais ultérieurement. Lorsque le matériel est reçu, les travaux ou les services sont exécutés et les marchandises sont reçues puis vendues à l'acheteur (paragraphe et clause 1 de l'article 346.16, paragraphe et clause 2 de l'article 346.17 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Et vous aurez tous les documents nécessaires entre vos mains.

Conseils du site du site

Si un employé a acheté quelque chose avec son propre argent, il n'est pas responsable

Si l'employé ne recevait pas d'acompte, mais achetait à ses frais un bien pour l'entreprise, établir un rapport préalable serait une erreur. Après tout, vous n'avez pas versé d'avance à l'employé. Le salarié rédigera simplement une déclaration demandant le remboursement de ses dépenses. Et il joindra les documents confirmant l'achat. Dans la barre de recherche de la rubrique « Formulaires », tapez « demande de remboursement de frais ». Et le document dont vous avez besoin apparaîtra dans la première ligne de recherche. En le téléchargeant sur votre ordinateur, vous pouvez créer un modèle pour les employés.

Si le gestionnaire approuve la demande du salarié, remettez-lui le montant requis. Reflétez ensuite l'achat en dépenses si tous les documents sont en règle et les conditions de comptabilité sont remplies (Art.

Les montants comptables sont des fonds qui peuvent être dépensés pour les besoins de l'entreprise et les besoins de production, pour payer des services ou des voyages d'affaires. Afin d'amortir les montants comptables, vous devez agir strictement conformément à tous les documents réglementaires en matière de comptabilité.

Problèmes qui se posent le plus souvent à tout comptable : sur quoi pouvez-vous radier les montants responsables et comment radier l'argent des comptes sans documents.

Procédure de radiation d'un sous-compte

Selon l'art. 9 de la loi « sur la comptabilité » n° 402-FZ, les dépenses liées aux besoins de l'entreprise doivent être documentées. Dans le cas contraire, en cas de perte des pièces justificatives, le débit des fonds auprès du responsable devient impossible. le salarié le présente au plus tard trois jours à compter de la date à laquelle l'argent doit être restitué.

C'est particulièrement difficile pour un comptable dans une situation où le chef d'entreprise retire de l'argent de la caisse et où la dette augmente. Il doit être remboursé intégralement au plus tard dans un délai de trois ans. Par conséquent, vous devez convaincre le directeur de vous aider à trier les montants accumulés et à réinitialiser le rapport. Vous pouvez bien entendu comptabiliser les dépenses de gestion comme dépenses professionnelles de l’entreprise, mais il sera difficile de prouver leur validité. De plus, lors du contrôle, il sera également obligatoire de présenter un rapport préalable avec factures et chèques.

Méthodes de radiation

Si les montants ne sont pas confirmés et qu’il n’existe pas de reçus de paiement, il existe plusieurs façons d’annuler légalement les fonds. Les méthodes de travail suivantes sont généralement utilisées lors de la préparation d'une note de frais :

1. Présenter un rapport accompagné d'une explication de la situation et des raisons de la perte des papiers, en joignant les documents récupérés ou des copies de ceux-ci, toutes les preuves indirectes trouvées de l'opportunité des dépenses, demander des duplicata des chèques et des reçus.
2. Soustrayez le montant requis du salaire du travailleur. Si le salarié ne peut fournir aucune preuve directe ou indirecte des dépenses, une ordonnance est émise pour retenir de l'argent sur son salaire. Dans ce cas, un récépissé est exigé du responsable attestant qu'il a pris connaissance de l'ordre émis et qu'il accepte la décision de retenue. Le maximum de dividendes pouvant être déduit en une seule fois est d'un cinquième des gains. Il s'agit d'une action volontaire, sinon des poursuites judiciaires seront nécessaires.
3. Organiser l’octroi d’une aide financière, d’incitations monétaires ou de cadeaux. Ainsi, selon la loi, il est possible de rembourser des fonds d'un montant ne dépassant pas quatre mille roubles. S'il s'agit d'un montant plus important, vous devrez en outre rédiger un contrat de donation et le faire certifier par un notaire. Il n'est pas possible de déduire l'aide financière en dépenses.

Finalement

Si les créanciers n'ont pas réclamé la créance dans un délai de trois ans, le délai de prescription expire et les fonds sont radiés du compte hors bilan par décision de la commission d'inventaire de l'établissement. Dans le cadre de la comptabilité, un acte est rédigé sur la base duquel le gestionnaire émet un ordre de radiation des fonds du responsable.

Certaines entreprises, ayant accumulé des fonds comptables non écrits dans leur bilan, les confient à un intérimaire afin de retarder le moment du paiement intégral.

Accumuler des dettes pendant des années n’est pas une option ; il arrive un moment où le compte doit encore être réinitialisé. Pour éviter des contrôles épuisants, mieux vaut avoir le temps de procéder à l'avance aux opérations de radiation légale.

À l’école, les professeurs nous disaient constamment : « N’essayez pas de tricher ! » Nous avons acquiescé, mais avons quand même triché. La même chose se produit à l'institut. Nous sommes prévenus, exhortés, nous acquiesçons et faisons notre travail. Presque tout le monde, sauf les « nerds » purs et simples, bien sûr. Et maintenant, nous avons grandi. Mais l’habitude de tricher demeure apparemment.

Les mêmes administrateurs et chefs comptables adultes viennent me voir, un conseiller fiscal adulte avec 20 ans d'expérience, me regardent dans les yeux d'un air suppliant et me demandent : « Comment radier ? Que faire alors ? Peut-être que quelqu’un répondrait : « Séchez les crackers. » Mais ce n’est pas si mal. Après tout, nous ne parlons pas de l'annulation de l'examen d'État unifié, mais de l'annulation en toute sécurité de l'argent responsable. Sécurisé d'un point de vue fiscal. Est-ce seulement possible? Eh bien, découvrons-le.

Conversation en termes de concepts

Vous devez d’abord définir les concepts. De quoi parle-t-on réellement ? Montants comptables- il s'agit d'espèces émises pour les dépenses liées aux activités d'une personne morale, d'un entrepreneur individuel, d'un employé (ci-après dénommé le déclarant) à des fins de déclaration. Aujourd'hui, il est permis de transférer des sommes comptables vers un salaire ou une carte plastique d'entreprise, si cela est stipulé dans la réglementation locale.

Toutes les informations officielles sur le travail avec des montants comptables se trouvent dans les Règles d'émission et de déclaration sur l'utilisation des montants comptables, qui sont établies par le Règlement sur la procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces avec des billets et des pièces de monnaie de la Banque de Russie sur le territoire de la Fédération de Russie (approuvé par la Banque de Russie le 12 octobre 2011 n° 373-P, ci-après dénommé le Règlement).

Comment l'argent est distribué

Afin de recevoir de l'argent, la personne responsable rédige une demande d'émission d'acompte. Un tel relevé est établi sous toute forme, mais il doit contenir : une inscription manuscrite (résolution) du gérant sur le montant de la trésorerie et la durée pour laquelle elle est émise ; signature du gérant ; date (clause 4.4. Règlement). Le premier problème auquel un comptable est confronté est l'interdiction d'émettre de l'argent si le responsable a des dettes sur le montant précédemment reçu dans le cadre du rapport (article 4.4 du Règlement).

Nous contournons cette interdiction facilement et gracieusement : l'employé restitue la dette au caissier et reçoit immédiatement le même argent plus un nouveau montant comptable. Ou vous pouvez peut-être simplement compter sur le russe : que se passe-t-il si le service des impôts ne découvre pas d'infraction dans les 2 mois ? Si vous n'avez pas de chance et qu'une infraction est détectée pendant cette période, vous encourrez une amende. Ou plutôt deux amendes. Conformément à la partie 1 de l'art. 15.1, partie 1 art. 4.5 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie, l'organisation sera punie de 40 000 à 50 000 roubles et le chef de l'organisation de 4 000 à 5 000 roubles.

Par souci de brièveté, j'omets les informations sur la manière dont les reçus de caisse sont émis et par qui ils sont signés.

La question est souvent posée du montant maximum des paiements en espèces dans le cadre d'un accord entre personnes morales, ainsi qu'entre une personne morale et un entrepreneur individuel. Conformément à la directive de la Banque de Russie du 20 juin 2007 N 1843-U, il s'agit de 100 000 roubles, mais je note que cette limite ne s'applique pas au montant émis pour le rapport.

Comment l'argent est retourné

Vient maintenant la partie la plus intéressante. Pour les sommes dépensées, le responsable est tenu de présenter un rapport préalable dans les trois jours ouvrables après l'expiration de la période pour laquelle l'argent a été émis, ou à compter de la date de retour au travail (article 4.4 du Règlement N 373-P) . Le rapport préalable est présenté au chef comptable, comptable ou gestionnaire. Dans ce cas, le responsable se voit délivrer un récépissé (partie coupée du rapport préalable) confirmant la réception du rapport préalable et des pièces justificatives.

Que se passe-t-il si l'employé ne se présente pas dans ce délai de trois jours ? S'il s'agit d'une violation de la discipline en matière de trésorerie, l'organisation ou le fonctionnaire peut être condamné à une amende pour l'une des violations des transactions en espèces énumérées à l'article 15.1 du Code administratif. Infractions de la Fédération de Russie. Mais le fait est que cette liste n'inclut pas le non-respect des délais de soumission d'un rapport préalable ! Cela signifie que personne n'a le droit de nous punir pour cela.

À propos, le chef de l'organisation, par son arrêté, peut fixer toute période pour laquelle l'argent est émis en compte. Par exemple, de 3 à 300 jours. Disons pour les top managers 300 jours, et pour tous les autres - 3 jours. C'est votre droit. Mais il vaut mieux ne pas faire ça. Après tout, s'il n'y a pas de commande, il ne peut y avoir aucune réclamation concernant le délai et le retour.

Ils nous font peur, mais nous avons peur

Il n'y a pas lieu d'avoir peur que le Service des Impôts vous facture un impôt sur le revenu ou un impôt supplémentaire sur le revenu. Il fut un temps où le service des impôts demandait de retenir l'impôt sur le revenu des personnes physiques sur les montants comptables. Ceci, par exemple, a été discuté dans les lettres du Service fédéral des impôts de Russie pour Moscou du 12 octobre 2007 n° 28-11/097861 et du 27 mars 2006 n° 28-11/23487. Mais maintenant, tout s’est éteint d’une manière ou d’une autre.

Alors qu’avons-nous aujourd’hui ? Jusqu'à ce que l'organisation radie à sa perte les fonds émis dans le cadre du rapport, l'obligation de payer des impôts ne semble pas surgir.

Attention : dans cette situation on ne peut pas parler de gain matériel. La condition de sa survenance est la conclusion d'un accord écrit entre une organisation et un individu, mais le Règlement ne prévoit pas une telle méthode d'émission d'argent sur compte. Il n’y a donc aucune raison d’accumuler des avantages matériels sous forme d’économies d’intérêts. Le défaut de restituer les montants comptables ne conduit qu'à une seule chose : l'employé a l'obligation de restituer les fonds reçus de l'organisation à titre d'acompte. Tous! Et la réception d’argent par l’employé dans une telle situation ne peut pas automatiquement être considérée comme son revenu. Ainsi, vous pouvez « suspendre » la situation à condition que ni l'organisation ni l'individu ne prennent aucune mesure.

Combien de temps cela peut-il durer? statu quo? Jusqu'à ce que l'organisation radie le montant émis pour le rapport en dépenses (clause 2, clause 2 de l'article 265 du Code des impôts de la Fédération de Russie) après l'expiration du délai de prescription établi (3 ans). Certaines personnes tentent de prolonger ce délai par correspondance papier ou en restituant une partie des montants à l'infini, mais désormais le législateur a limité la durée totale à dix ans (clause 2 de l'article 196 du Code civil de la Fédération de Russie). Ainsi, après 10 ans, vous devrez toujours amortir ces fonds. Eh bien, rien. 10 ans, c'est très long. Comme dans ce conte de fées : quelque chose va sûrement se passer pendant ce temps. Soit le padishah mourra, soit Khoja Nasreddin mourra, soit l'âne mourra... Autrement dit : la législation changera, elle sera réorganisée, ou le bénéficiaire des fonds responsables partira à l'étranger - un nombre fabuleux d'options.

Mais si l'organisation annule la dette de l'employé et l'efface, elle sera alors obligée de calculer l'impôt sur le revenu des personnes physiques et les primes d'assurance ( Le ministère des Finances de la Russie dans la lettre du 24 septembre 2009 n° 03-03-06/1/610). Si vous ne souhaitez pas payer d'impôt sur le revenu et de primes d'assurance, vous n'avez pas besoin de le faire, car les revenus de l'employé surviennent au moment de la radiation.

Notre tribunal est le plus humain

Dans les cas controversés, les parties peuvent bien entendu saisir le tribunal. La pratique judiciaire ne nous est donc pas non plus indifférente. Ainsi, estiment nos tribunaux : puisqu'un particulier a déjà reçu de l'argent en acompte, cela signifie que la personne a déjà rendu compte des sommes précédemment reçues. Présomption de caractère raisonnable d'une entité commerciale. Autrement dit : ce n’est pas idiot dans l’organisation de donner de l’argent à quelqu’un qui n’a pas l’habitude de rendre compte de ses dépenses. Nous sommes d'accord avec notre tribunal le plus humain. Nous ne sommes pas des imbéciles. Juste un peu éparpillés... Les rapports ont été poussés quelque part, on ne les retrouve pas. Et nous avons « viré » le comptable assidu qui a perdu le rapport il y a longtemps. En général, considérez les documents comme perdus. Un accident industriel, pourrait-on dire. Et notre employé a également perdu son reçu (une partie coupée de la note de frais). Eh bien, que pouvons-nous lui prendre ! Encore un individu. L'essentiel est de ne pas rire au tribunal.

Cela crée une situation juridique intéressante. Nous ne nions pas le fait d’émettre de la monnaie ; Tous les rapports préalables ont été reçus et il n'y a aucune plainte contre l'employé. Mais ces faits ne peuvent acquérir une signification juridique que par le biais des tribunaux. En conséquence, une partie insistera sur de telles procédures, l'autre ne niera rien. Et si le procès se déroule selon ce schéma dans une atmosphère chaleureuse et conviviale, vous pouvez oublier l'impôt sur le revenu et les primes d'assurance. Et puis le chef de l'organisation rendra un ordre sévère pour punir le chef comptable et restituer les documents. En guise de punition, vous pouvez appliquer un lien vers un séminaire à l'étranger. De tels séminaires ont parfois lieu sur des bateaux de croisière. Pas aux Maldives, bien sûr, mais la sanction devrait être sévère.

Il n'y a pas lieu d'avoir peur d'autres actions de la part des services fiscaux ; la législation ne leur accorde pas le droit de prendre une décision sur la modification des qualifications juridiques de la transaction. Seul le tribunal a ce droit. Pour requalifier la transaction, ils doivent s'adresser au tribunal. Ce qui est très long et quasiment impossible.

Il y a bien sûr un autre problème. C'est alors que le montant comptable atteint des proportions astronomiques, qui n'éclairciront pas le bilan de l'entreprise et susciteront constamment l'intérêt du Service des Impôts, à commencer par les lettres concernant votre liquidation pour manque d'actif net. Mais c'est un sujet pour une autre discussion.

Des conclusions responsables

Résumons. Si vous souhaitez éviter le plus longtemps possible l'imposition des montants émis en acompte, ne les radiez pas, conservez-les simplement comme dette. Il est presque impossible de vous punir pour avoir continué à émettre de l'argent sur un compte à la même personne à l'avenir. Si le moment est enfin venu de tout radier, laissez votre responsable restituer tout l'argent et vous le remettez à l'employé qui travaille pour vous « temporairement ». Après l'expiration du délai de prescription ou immédiatement après l'expiration de la période de déclaration, vous pouvez organiser une action en justice à l'amiable avec un tel employé.

Amusez-vous au maximum. La loi est de notre côté, tout comme la pratique judiciaire. Nous n'avons pas peur de l'inspecteur des impôts. Dans ce cas particulier, bien sûr...

« Consultant comptable », 2002, n° 2

Comme le montre l'expérience dans la réalisation d'audits, les registres comptables de nombreuses entreprises incluent les comptes clients d'il y a de nombreuses années dans les comptes 60 « Règlements avec les fournisseurs et les entrepreneurs », 62 « Règlements avec les acheteurs et les clients », 71 « Règlements avec les personnes responsables », 73 « Règlements avec le personnel pour d'autres transactions", 76 "Règlements avec d'autres débiteurs et créanciers". Une partie du montant total de la dette est en souffrance, l'autre partie est irréaliste pour le recouvrement. Selon la législation en vigueur, si les comptes débiteurs sont soumis à une radiation en fonction des résultats financiers, ils doivent alors être radiés - sinon le bénéfice net est faussé, ce qui affecte directement les intérêts des propriétaires (actionnaires) et le bilan de la l’entreprise devient également irréaliste.

1. Radiation des créances des acheteurs et des clients pour résultats financiers

Les comptes clients sont constitués à la suite d'un écart entre le moment de l'expédition et du paiement des produits, de la prestation de services ou de l'exécution des travaux. Malheureusement, dans la réalité économique russe, il existe souvent des cas de non-respect de l'obligation de payer les produits livrés (services fournis, travaux effectués) dans les délais spécifiés dans le contrat en raison de l'insolvabilité, de la réorganisation ou de la liquidation de l'acheteur. Ainsi, des créances douteuses se forment dans les comptes de règlement.

Les créances douteuses sont les créances d'une organisation qui ne sont pas remboursées dans les délais fixés par l'accord et qui ne sont pas garanties par des garanties appropriées.

L'article 77 du Règlement comptable établit que les dettes dont le recouvrement est irréaliste sont annulées pour chaque obligation sur la base des données d'inventaire, de la justification écrite et de l'ordre (instruction) du chef de l'organisation et sont imputées en conséquence au compte de la réserve pour les dettes douteuses ou aux résultats financiers d'une organisation commerciale, si dans la période précédant la période de reporting, les montants de ces dettes n'ont pas été réservés. Par ailleurs, il a été établi que l'annulation d'une dette à perte en raison de l'insolvabilité du débiteur ne constitue pas une annulation de la dette. Cette dette doit figurer au bilan pendant cinq ans à compter de la date d'annulation de la dette afin de contrôler la possibilité de son recouvrement en cas d'évolution de la situation financière du débiteur. Le Plan Comptable (Instructions d'utilisation du Plan Comptable) prévoit à ces fins le compte 007 « Dettes des débiteurs insolvables annulées à perte ».

Identification des créances susceptibles d'être radiées des résultats financiers

Les créances douteuses sont identifiées lors d’un inventaire des créances. L'inventaire des comptes débiteurs est effectué conformément aux directives méthodologiques pour l'inventaire des biens et des obligations financières, approuvées par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 13 juin 1995 N 49. Pour enregistrer les résultats de l'inventaire, un le formulaire unifié N INV-17 est fourni "Acte d'inventaire des règlements avec les acheteurs, fournisseurs et autres débiteurs et créanciers" (approuvé par la résolution du Comité national des statistiques de Russie du 18 août 1998 N 88 "Sur l'approbation des formes unifiées de primaire documentation comptable pour la comptabilisation des opérations de trésorerie, pour la comptabilisation des résultats d'inventaire", en tenant compte des modifications et ajouts effectués).

Selon les indicateurs de ce formulaire, les créances sont divisées en dettes confirmées, non confirmées et avec prescription expirée.

La procédure d'identification des créances à radier pour les résultats financiers.

Des comptes débiteurs dont le recouvrement est irréaliste peuvent survenir en raison de :

• liquidation du débiteur;
• « suspendre » de l'argent dans une banque en difficulté ;
• expiration du délai de prescription sans confirmation de la dette de la part du débiteur.

Liquidation du débiteur

Lors de la réalisation d'un inventaire des règlements, il peut s'avérer que lorsqu'on lui demande de confirmer la dette selon le rapport de rapprochement, la contrepartie - le débiteur - signalera qu'elle est en cours de liquidation ou qu'elle a déjà été liquidée. Lors de la liquidation, une masse de la faillite est constituée sur la base des biens du débiteur, destinés à satisfaire les créances des créanciers. En règle générale, il ne suffit pas de satisfaire aux exigences de tous les créanciers. Selon l'article 64 du Code civil de la Fédération de Russie, une entreprise créancière qui a des créances pour des produits expédiés ou une avance émise pour la fourniture de produits est un créancier de cinquième priorité. Si la masse de la faillite n'est pas suffisante pour rembourser les créances, la société créancière est alors obligée d'annuler les créances en tant que résultat financier, mais seulement après la liquidation judiciaire du débiteur. Le paragraphe 8 de l'article 63 du Code civil de la Fédération de Russie stipule que « la liquidation d'une personne morale est considérée comme terminée et la personne morale est considérée comme ayant cessé d'exister après avoir été inscrite à cet effet dans le registre d'État unifié des entités juridiques." Le document principal sur la base duquel les créances irrécouvrables sont annulées peut être une décision d'un tribunal arbitral sur l'achèvement de la procédure de faillite et la liquidation du débiteur.

L'argent coincé dans une banque en difficulté

L’instabilité du système bancaire constitue malheureusement l’une des caractéristiques distinctives de l’économie russe. L'expérience de la réalisation d'audits montre que les comptes clients se trouvent sur les comptes créditeurs des fournisseurs, résultant du fait que l'argent est « bloqué » dans une banque en difficulté. S'il n'y a pas eu de liquidation judiciaire de la banque et que sa restructuration est envisagée, il convient alors de constituer une réserve pour créances douteuses à hauteur du montant de la dette et de surveiller la possibilité pour la banque de rétablir sa solvabilité. Si le tribunal arbitral statue sur la liquidation d'une banque en difficulté et que ses biens ne suffisent pas à rembourser les créances, alors cette dette est reconnue comme irrécouvrable et doit être annulée en tant que résultat financier.

Expiration du délai de prescription

Le délai de prescription est un délai pendant lequel un tribunal de droit commun, un tribunal arbitral ou un tribunal arbitral est tenu d'assurer la protection d'une personne dont le droit a été violé.

Selon l'article 200 du Code civil de la Fédération de Russie, le délai de prescription commence en général à compter du jour où la personne a appris ou aurait dû avoir connaissance de la violation de son droit. Selon l'article 196 du Code civil de la Fédération de Russie, le délai de prescription est de trois ans, mais peut être prolongé conformément à l'article 203 du Code civil de la Fédération de Russie : « le délai de prescription est interrompu par le dépôt d'une réclamation auprès du de la manière prescrite, ainsi que par la personne obligée accomplissant des actes indiquant la reconnaissance de la dette. Après une interruption, le délai de prescription recommence à courir ;

En général, le début du délai de prescription pour le remboursement des créances correspond au premier jour de retard dans l'exécution des obligations. Les délais d'exécution des obligations sont fixés dans le contrat. Si le contrat prévoit que le paiement des produits par l'acheteur doit être effectué dans un délai de 30 jours à compter de la date d'expédition des produits par le fournisseur, alors le délai de prescription en cas de non-paiement des produits livrés commence à courir à partir de 31 jours après le les produits sont expédiés à l'acheteur. Dans ce cas, les créances seront en souffrance.

Les créances en souffrance sont, par essence, l’immobilisation des actifs de l’entreprise, le retrait d’une partie des actifs de la circulation économique. Le service comptable d'une entreprise doit surveiller strictement la structure des comptes clients en souffrance et s'efforcer de les recouvrer. Les méthodes financières pour influencer les débiteurs à recouvrer les créances en souffrance sont : l'établissement d'actes de rapprochement de dettes, l'application de pénalités, les propositions de compensations, la vente de créances, l'ouverture d'une procédure de faillite pour un débiteur insolvable. Si le délai de prescription a expiré et qu'il n'est pas possible de recouvrer les créances, malgré les mesures prises par l'entreprise créancière pour les recouvrer, cette dette doit alors être amortie sur les résultats financiers de l'entreprise.

Les montants des créances pour lesquelles le délai de prescription a expiré et les autres dettes dont le recouvrement est irréaliste sont des dépenses hors exploitation sur la base de l'article 12 du PBU 10/99.

En comptabilité, les dépenses hors exploitation, y compris les montants des créances pour lesquelles le délai de prescription est expiré, sont reflétées au débit du compte 91 « Autres produits et charges », sous-compte 91-2 « Autres dépenses ».

L'annulation des créances non recouvrables en raison de la liquidation de l'acheteur-débiteur ou de l'expiration du délai de prescription doit être reflétée dans la comptabilité par les écritures suivantes :

• débit du compte 91, sous-compte « Autres dépenses » crédit du compte 62 - radiation de créances irréalistes pour le recouvrement sur résultats financiers ;

Si une créance irrécouvrable a été constituée à la suite de la faillite d'une banque qui a été chargée d'effectuer un paiement autre qu'en espèces, par exemple pour une avance au vendeur pour les livraisons à venir de produits, ces transactions commerciales seront reflétées dans la comptabilité. dans les entrées suivantes :

• débit du compte 60, sous-compte « Règlements des avances émises » crédit du compte 51 « Comptes de règlement » - la formation de créances dues au transfert d'une avance au titre de l'expédition de produits (prestations de services, exécution de travaux) ;
• débit du compte 91, sous-compte "Autres dépenses" crédit du compte 60 - radiation de créances irréalistes pour le recouvrement sur résultats financiers.

Constitution et utilisation de réserves pour créances douteuses

Conformément à l'article 70 du Règlement comptable, une organisation peut créer des réserves pour créances douteuses pour les règlements avec d'autres organisations et citoyens pour des produits, biens, travaux et services, en attribuant les montants des réserves aux résultats financiers de l'organisation.

Par conséquent, s'il existe encore une certaine probabilité de recouvrer une dette en souffrance, il est alors conseillé de créer des réserves pour créances douteuses pour les règlements avec des organisations et des citoyens pour des produits, biens, travaux et services, avec les montants des réserves attribués aux résultats financiers de l'organisation.

Le montant de la réserve est déterminé séparément pour chaque créance douteuse, en fonction de la situation financière (solvabilité) du débiteur et de l'appréciation de la probabilité de remboursement total ou partiel de la dette. Une réserve est constituée lorsqu'une créance est reconnue comme douteuse sur la base d'un état des lieux des calculs et d'un ordre du gérant. Le Plan Comptable (Mode d'emploi du Plan Comptable) prévoit le compte 63 « Provisions pour créances douteuses » pour synthétiser les informations relatives à la constitution de réserves pour créances douteuses. Pour le montant de la réserve constituée, une inscription est effectuée au débit du compte 91 et au crédit du compte 63. Lors de l'annulation de créances non réclamées préalablement reconnues comme douteuses par l'organisme, des inscriptions sont effectuées au débit du compte 63. en correspondance avec les comptes correspondants des règlements avec les débiteurs.

En comptabilité, la constitution et l'utilisation d'une réserve pour créances douteuses doivent se traduire par les écritures suivantes :

• débit du compte 62 crédit du compte 90 « Ventes », sous-compte « Revenus » - la formation de créances dues à l'expédition de produits (prestation de services, exécution de travaux) ;
• débit du compte 91, sous-compte « Autres dépenses » crédit du compte 63 - une réserve a été constituée pour le montant de la créance reconnue douteuse ;
• débit du compte 63 crédit du compte 62 - les créances irréalistes ont été annulées au détriment d'une réserve préalablement constituée ;
• débit du compte 007 - la dette du fournisseur, amortie à perte, est reflétée dans le compte de hors-bilan.

Fiscalité des créances radiées en résultat financier

Considérons les caractéristiques de la taxation des créances sur les contreparties, imputées aux résultats financiers de l'entreprise, avec taxe sur la valeur ajoutée. Si le contribuable calcule le revenu aux fins de la taxe sur la valeur ajoutée « à l'expédition », alors ses obligations fiscales naissent au moment de l'expédition du produit à l'acheteur. Les comptes clients sont constitués en raison d'une inadéquation entre le moment du paiement et le moment de l'expédition. Par conséquent, dans ce cas, peu importe que les revenus soient payés ou non, car les obligations de payer des impôts doivent être remplies au moment de l'expédition des biens (travaux, services) à l'acheteur.

Si le contribuable calcule les recettes aux fins de l'évaluation de la taxe sur la valeur ajoutée « au moment du paiement », alors au moment de l'annulation des créances pour résultats financiers, il a l'obligation de payer la taxe sur la valeur ajoutée au budget. La clause 5 de l'article 167 de la deuxième partie du Code des impôts de la Fédération de Russie stipule qu'« en cas de non-respect par l'acheteur, avant l'expiration du délai de prescription, du droit d'exiger l'exécution d'une contre-obligation liée à la livraison des biens (exécution des travaux, prestation de services), la date de paiement des biens (travaux, services) ) la première des dates suivantes est reconnue :

1. le jour de l'expiration du délai de prescription spécifié ;
2. le jour où les créances sont radiées.

Ainsi, l'annulation des créances pour résultats financiers en raison de l'expiration du délai de prescription ou de la liquidation du débiteur aux fins de la TVA équivaut à un paiement.

Les pertes résultant de la radiation de créances échues ou irréalisables pour le recouvrement sont acceptées aux fins de l'impôt sur les bénéfices. Conformément à la clause 2 de l'article 265 de la deuxième partie du Code des impôts de la Fédération de Russie, « aux fins du présent chapitre, les pertes subies par le contribuable au cours de la période de déclaration (fiscale) sont assimilées à des dépenses hors exploitation, en particulier : montants de créances pour lesquels le délai de prescription est expiré, ainsi que les montants d'autres dettes irréalistes à recouvrer..."

Exemple 1. Le 10 janvier 1998, l'entreprise « A » a fourni à l'entreprise « B » 4 voitures d'une valeur de 360 ​​000 roubles, TVA comprise, et à l'entreprise « B » 3 voitures d'une valeur de 270 000 roubles, TVA comprise. Selon l'accord, le paiement des voitures doit être effectué dans les 30 jours à compter de la date de leur expédition à l'acheteur. L'entreprise "B" n'a pas effectué le paiement à temps. Pendant 3 ans, l'entreprise « A » a tenté de recouvrer les dettes en souffrance, mais en vain. L'entreprise "B" n'a pas non plus effectué ses paiements à temps et un an après l'achat des voitures à l'entreprise "A", le tribunal arbitral l'a déclarée en faillite.

La politique comptable de l'entreprise « A » prévoit le calcul des revenus aux fins de la TVA « au moment du paiement ». Aucune réserve pour créances douteuses n'a été constituée. L'entreprise « A » est passée au nouveau plan comptable le 1er janvier 2001.

Déterminons le moment de l'annulation des créances de l'entreprise "A" pour les résultats financiers, et déterminons également quelles obligations fiscales surviennent dans ce cas.

#	Opération	Débit	Crédit	Montant (milliers de roubles)
1	01/10/1998 expédition de 4 voitures à l'entreprise « B »	62	46	360
2	01/10/1998 expédition de 3 voitures à l'entreprise "B"	62	46	270
3	10/01/1998 La TVA a été facturée sur l'expédition à l'entreprise « B » (360 000 RUB x 16,67 %)	62	76, sous-compte "TVA"	60
4	10/01/1998 La TVA a été facturée lors de l'expédition à l'entreprise "B" (270 000 RUB x 16,67 %)	62	76, sous-compte "TVA"	45
5	Le 10 janvier 1999, les créances de l'entreprise « B » ont été radiées en résultats financiers en raison de sa liquidation	80	62	270
6	10/01/1999 La TVA a été imputée au budget sur la dette de l'entreprise "B" (sur la base de la clause 5 de l'article 167 du Code des impôts de la Fédération de Russie)	76, sous-compte "T.V.A"		45
7	Le 10 janvier 2001, les créances de l'entreprise « B » ont été radiées en résultats financiers en raison de l'expiration du délai de prescription.	62	90, sous-compte "Revenus"	360
8	10/01/2001 La TVA a été imputée au budget sur la dette de l'entreprise « B » (sur la base de la clause 5 de l'article 167 du Code des impôts de la Fédération de Russie)	76, sous-compte "T.V.A"	68, sous-compte "Calculs avec le budget TVA"	60
9	10/01/2001 la dette de l'entreprise « B », amortie à perte, a été sortie du bilan	007		360

2. Radiation des créances des salariés pour résultats financiers

Radiation des comptes débiteurs pour les personnes responsables

Dans la pratique, une situation se produit lorsqu'un employé d'une entreprise démissionne sans déclarer les fonds qu'il a précédemment reçus pour les frais de déplacement, les affaires et autres besoins de l'entreprise. En conséquence, un solde débiteur se forme sur le compte 71, qui est soigneusement réécrit par les comptables de mois en mois, d'année en année.

En cas de licenciement, le salarié est tenu de remplir une feuille de contournement, qui comprend des notes de tous les services et départements de l'entreprise selon lesquelles il ne doit rien à personne et qu'il a été payé pour tout. Le service comptable prend également note sur la feuille de calcul après règlement intégral avec le salarié.

Il convient de rappeler que selon l'article 11 de la Procédure pour effectuer des transactions en espèces dans la Fédération de Russie (Lettre de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 4 octobre 1993 N 18) « les personnes qui ont reçu des espèces en compte sont tenues au plus tard 3 jours ouvrables après l'expiration de la période pour laquelle ils ont été délivrés, ou à compter du jour de leur retour d'un voyage d'affaires, soumettre un rapport sur les sommes dépensées au service comptable de l'entreprise et effectuer le paiement final de celles-ci.

Cependant, il arrive parfois qu'un employé soit licencié sans lui verser le dernier paiement. Si, en raison de la faute du service comptable, le règlement final avec l'employé n'a pas été effectué, il est alors illégal d'annuler les créances sur le compte 71 pour les résultats financiers, il doit être récupéré auprès des comptables s'ils ont violé la procédure ; pour avoir émis de l'argent à titre d'acompte et n'a pas pris les mesures appropriées pour les rembourser. Si le règlement final avec l'employé n'est pas effectué pour d'autres raisons (pas par la faute des comptables) et devant un tribunal ou d'une autre manière (par exemple, en cas de décès d'un employé), il n'est pas possible de récupérer des sommes d'argent auprès des salariés démissionnaires, alors s'il y a une décision de justice sur l'impossibilité de recouvrer la dette, celle-ci est radiée du résultat financier : compte débiteur 91, sous-compte « Autres dépenses » compte créditeur 71 - le les dettes des employés démissionnaires selon les rapports préalables sont annulées, ce qui est irréaliste pour le recouvrement. En l'absence de décision de justice, la dette ne peut être annulée qu'au bout de trois ans. Pour l'entreprise, c'est une perte, mais pour un tel salarié, c'est son revenu personnel.

Et s'il s'agit de ses revenus, alors ils sont soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Dans ce cas, la société agit en tant que mandataire fiscal. La clause 1 de l'article 24 de la partie 1 du Code des impôts de la Fédération de Russie stipule que « les agents fiscaux sont des personnes qui, conformément au présent Code, sont chargées de calculer, de retenir sur le contribuable et de transférer les impôts au budget approprié. (fonds extrabudgétaire). L'entreprise n'est pas en mesure de calculer et de payer elle-même le montant de l'impôt sur le revenu au budget, puisque les revenus ont effectivement été perçus par l'employé démissionnaire. De plus, selon la clause 9 de l'article 226 de la deuxième partie du Code des impôts de la Fédération de Russie, « le paiement de l'impôt aux frais des agents fiscaux n'est pas autorisé ». Par conséquent, le service comptable de l'entreprise doit soumettre au bureau des impôts une attestation de revenus d'un particulier sous le formulaire 2-NDFL indiquant que le particulier a perçu des revenus sous la forme de créances non réclamées sur des déclarations préalables.

Exemple 2. Un employé a reçu 1 000 roubles. sous le rapport d'achat de cartouches. L'employé a acheté une cartouche et a soumis un reçu de caisse et une facture d'un montant de 800 roubles au service comptable. Il lui devait encore 200 roubles. Le lendemain, l'employé ne s'est pas présenté au travail. Le paiement final au salarié n'a pas été effectué. L'entreprise a saisi le tribunal et a découvert que l'ancien employé avait émigré à l'étranger et a donc reçu une décision selon laquelle il était impossible de recouvrer la dette auprès de lui.

Radiation des prêts aux employés impayés

Les relations juridiques des parties dans le cadre du contrat de prêt sont régies par le chapitre 42 « Prêt et crédit » du Code civil de la Fédération de Russie. Selon la clause 1 de l'article 807 du Code civil de la Fédération de Russie, dans le cadre d'un contrat de prêt, une partie (le prêteur) transfère à l'autre partie (l'emprunteur) de l'argent ou d'autres choses déterminées par des caractéristiques génériques, et l'emprunteur s'engage à restituer au prêteur la même somme d'argent (montant du prêt) ou une somme égale d'autres choses qu'il a reçues de même nature et qualité.

Un accord de prêt entre une organisation et un particulier doit être conclu par écrit, quel que soit le montant du prêt (clause 1 de l'article 808 du Code civil de la Fédération de Russie).

Pour enregistrer les règlements avec les employés de l'organisation pour les prêts qui leur sont accordés, le plan comptable prévoit le compte 73 « Règlements avec le personnel pour d'autres opérations », sous-compte 73-1 « Règlements pour les prêts accordés ». Le montant d'un prêt accordé à un employé d'une organisation en espèces est reflété au débit du compte 73, sous-compte 73-1 « Règlements sur prêts accordés », en correspondance avec le compte 50 « Trésorerie », sous-compte 50-1 « Trésorerie de l'organisation." Ainsi, lors du transfert du montant du prêt à un salarié en espèces depuis la caisse de l’entreprise, le compte 73 crée une créance.

L'employé peut démissionner et ne pas rembourser le prêt. Dans ce cas, l'entreprise doit défendre son droit de recouvrer la créance en justice. Cependant, cela pourrait ne pas aider à rembourser les créances. Si tous les moyens possibles d'influencer le débiteur ont été épuisés et qu'il n'est pas possible de recouvrer la dette (dans ce cas, une décision de justice de refus est obligatoire), alors elle est radiée des résultats financiers : débiter le compte 91, sous-compte " Autres dépenses" compte de crédit 73, sous-compte 73-1 "Règlements sur prêts accordés" - la dette est annulée et ne peut être recouvrée.

Dans ce cas, il est nécessaire de soumettre au bureau des impôts des informations sur les revenus perçus par le particulier, qui consisteront non seulement en dettes impayées, mais également en avantages matériels. Conformément à la clause 1 de l'article 212 de la deuxième partie du Code des impôts de la Fédération de Russie, le revenu du contribuable est « l'avantage matériel reçu des économies d'intérêts pour l'utilisation par le contribuable des fonds (crédits) empruntés reçus d'organisations ou d'entrepreneurs individuels. »

Exemple 3. Un employé a conclu un contrat de prêt sans intérêt pour une durée de trois mois, selon lequel il a reçu 10 000 roubles de la caisse de l'entreprise. Un mois plus tard, le travailleur a disparu. Les tentatives pour le retrouver ont échoué. La direction de l'entreprise a saisi le tribunal, qui a jugé qu'il était impossible de recouvrer cette dette.

Dans le même temps, immédiatement après avoir annulé la dette pour obtenir des résultats financiers, l'entreprise soumet au bureau des impôts des informations sur les revenus perçus par le particulier, y compris les avantages matériels provenant des intérêts.

Andreï Viktorovitch Komarov
Directeur de l'ACF "District Fédéral Central"

Selon le solde, il y a un solde débiteur sur le compte 71 Personnes responsables Il n'est pas possible de retenir le montant de la dette. Est-il possible de transférer le solde sur le compte 73, ou quelle est la bonne chose à faire dans cette situation.

Débit 63 Crédit 71 – les créances sont amorties aux dépens de la réserve constituée.

La justification de cette position est donnée ci-dessous dans les documents du système Glavbukh.

1.Situation :Comment prendre en compte les montants comptables non restitués à temps pour l'imposition

Étant donné que l'organisation n'engage pas de dépenses lors de l'émission d'argent comptable à un employé et ne reçoit aucun revenu lors du retour des montants comptables, ces montants ne sont pas pris en compte lors du calcul des impôts.

Cela s'applique aussi bien aux organisations qui appliquent le régime fiscal général (clause 14 de l'article 270, clause 3 de l'article 273 du Code des impôts de la Fédération de Russie), qu'à celles qui paient un impôt unique dans des conditions simplifiées ou UTII (clause 2 de l'article 346.17, clause 1 de l'article 346.29 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Les sommes émises contre le rapport constituent les créances du salarié jusqu'à ce qu'il remette un rapport préalable, en joignant les documents confirmant les dépenses engagées, et dépose le solde du montant non utilisé à la caisse. Cela découle des instructions approuvées par la résolution du Comité national des statistiques de Russie du 1er août 2001 n° 55.

Si un employé ne restitue pas à temps les montants comptables non dépensés, le comptable de l'organisation peut retenir le montant de la dette sur le salaire de l'employé ().*

Cependant, étant donné que les fonds émis en compte à l'employé ne constituent pas une dépense, si les créances ne sont pas remboursées à temps, l'organisation ne génère pas de revenus. Cela est vrai pour toutes les organisations, quel que soit le régime fiscal appliqué. Cette conclusion peut être tirée des dispositions et articles du Code des impôts de la Fédération de Russie.

Nina Koviazina,

2.Situation : comment déterminer la date à laquelle une organisation peut radier, en raison de l'expiration du délai de prescription, les sommes comptables attribuées à l'employé démissionnaire

Pour déterminer le jour où vous pouvez radier les montants d’avances non réclamés, utilisez la méthodologie suivante.*

1. Fixez la date à partir de laquelle commence le délai de prescription.

Le délai de prescription doit courir à compter du lendemain de la date à laquelle le salarié était censé rembourser la dette (). Par exemple, si un employé était censé restituer le montant à payer le 5 octobre, comptez le délai de prescription à partir du 6 octobre. Après tout, la dette d’un employé pour des montants comptables fait référence à des obligations assorties d’un certain délai. Le salarié doit rembourser la dette au plus tard trois jours ouvrables après l'expiration de la période pour laquelle il a reçu l'argent (lors de l'envoi d'un salarié en voyage d'affaires - au plus tard trois jours ouvrables après le jour de son retour) (article 26 du le règlement approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13 octobre 2008 n° 749). Par conséquent, le délai de prescription pour les sommes comptables que l'employé n'a pas restituées et pour lesquelles il n'a pas déclaré commence à compter à la fin de la période pour laquelle l'argent a été émis (clause 2 de l'article 200 du Code civil de la Russie Fédération).

2. Comptez trois ans à compter du début du délai de prescription.

Pour les obligations sous forme de sommes comptables non restituées, le délai de prescription est de trois ans (). La législation n'établit pas de délai de prescription spécial pour ce cas (clause 1 de l'article 197 du Code civil de la Fédération de Russie). Par conséquent, le délai de prescription prendra fin le jour où il a commencé, soit trois ans plus tard seulement (paragraphe 1, paragraphe 1, article 192 du Code civil de la Fédération de Russie). Parallèlement, tenez compte des circonstances pouvant justifier l'interruption du délai de prescription. Après la pause, le délai de prescription recommence à compter ().

Ainsi, après l'expiration du délai de prescription, la dette sur le montant comptable peut être considérée comme irrécouvrable et amortie en comptabilité (clause 14.3 du PBU 10/99) et lors du calcul de l'impôt sur le revenu (clause 2, clause 2, article 265 du Code des impôts de la Fédération de Russie, lettres du ministère des Finances de la Russie du 8 août 2012 n° 03-03-07/37, du 15 septembre 2010 n° 03-03-06/1/589).*

Nina Koviazina,
Directeur adjoint du ministère de l'Éducation et
ressources humaines du ministère russe de la Santé

Comptabilité

Annuler le montant de la dette sur la réserve pour créances douteuses.

En comptabilité, refléter la radiation des créances de la réserve pour créances douteuses en comptabilisant :*

Débit 63 Crédit 62 (58-3, 71, 73, 76...)
– les créances sont amorties aux dépens de la réserve constituée.

L'annulation de créances pour lesquelles le délai de prescription est expiré ou d'autres dettes dont le recouvrement est irréaliste ne constitue pas une annulation de la dette. Ainsi, dans un délai de cinq ans à compter de la date de radiation, l'indiquer au bilan dans le compte 007 « Dettes des débiteurs insolvables amorties à perte » (Instructions pour le plan comptable) :

Débit 007
– les créances radiées sont reflétées.

Pendant cette période, surveillez la possibilité de son recouvrement si le statut patrimonial du débiteur change (article 77 du Règlement sur la comptabilité et la déclaration).

Sergueï Razgouline,
Conseiller d'État actuel de la Fédération de Russie, 3e classe