Una vez que el empleado ha presentado el informe de gastos, usted lo ha revisado y el gerente lo ha aprobado con su firma, es el momento de reflejar los gastos en contabilidad y contabilidad fiscal. En palabras, todo es simple: pagado, recibido, documentado, cancelado. Pero, como demuestran las preguntas que llegan a nuestra redacción, los errores molestos son habituales. Debido a que los gastos se reflejaron antes de lo debido o los documentos no se redactaron de acuerdo con las reglas, las autoridades fiscales imponen impuestos y multas adicionales durante una auditoría.

Si eres emprendedor

Este artículo te será útil si has contratado empleados y les das dinero para que rindan cuentas. Y no importa qué objeto tributario tenga según el sistema tributario simplificado.

Hablaremos de los errores más habituales que pueden cometer tanto las “personas simplificadas” que tienen en cuenta los gastos como los que pagan un único impuesto sólo sobre la renta. Después de todo, la contabilidad correcta de los montos contables afecta el cálculo tanto del impuesto "simplificado" como del impuesto sobre la renta personal y las primas de seguros. Y esperamos que nuestras recomendaciones le ayuden a resolver situaciones difíciles correctamente.

Error N°1 El contenido de la compra no está descifrado en el ticket de compra

¿Para quién es relevante? Para toda la “gente simplificada”. Habiendo elaborado un informe anticipado, el empleado adjuntó un recibo de caja por el importe total y un recibo de compra. Sin embargo, el recibo de compra no indica los nombres específicos de los productos comprados. Pero sólo hay un nombre general, por ejemplo "papelería por valor de 1.000 rublos". El recibo de caja también indica sólo el coste total.

Cuál es el problema. No recomendamos tener en cuenta los gastos en un documento sin nombres de bienes específicos. Expliquemos por qué. Todos los gastos deben estar documentados ( cláusula 2 art. 346.16 Y cláusula 1 art. 252 Código Fiscal de la Federación de Rusia). En este caso, los documentos deberán redactarse de conformidad con la legislación de la Federación de Rusia. Y los datos obligatorios del documento primario incluyen el nombre y cantidad de bienes, obras o servicios adquiridos (inciso y inciso 2 del artículo 9 de la Ley Federal de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ). Para un recibo de venta con nombre genérico de mercancía, este requisito no se cumple. Después de todo, no contiene el nombre, la cantidad y el costo de cada producto específico.

Es cierto que los árbitros a veces apoyan a los contribuyentes que han tenido en cuenta los gastos de documentos con títulos comunes (ver, por ejemplo, Resolución del Servicio Federal Antimonopolio de la Región del Volga de 3 de febrero de 2006 No. A55-14012/05-32). Pero difícilmente me gustaría presentar una demanda por un problema que pueda corregirse a tiempo. Además, esto es relevante no sólo para las personas "simplificadas" que tienen en cuenta los gastos, sino también para quienes pagan impuestos únicamente sobre los ingresos. Después de todo, si los gastos de la persona responsable no están confirmados por documentos correctamente ejecutados, los inspectores pueden imponer impuestos salariales adicionales.

Circunstancia importante

Si el contador trajo un recibo de compra, que indica solo el costo total de la compra, es mejor reemplazar dicho documento comunicándose nuevamente con el vendedor. O haga usted mismo un descifrado del cheque.

Tenga en cuenta que el problema descrito es relevante solo en el caso en que el recibo de caja no contiene una decodificación de las compras con su valor y cantidad; aquí es cuando se requiere un recibo de compra con decodificación. Si el recibo de caja contiene los nombres de todos los bienes, precios, cantidades y costos, entonces no se requiere un recibo de compra, ya que toda la información necesaria para la contabilidad ya se encuentra en el recibo de caja. Sin embargo, no todos los vendedores los emiten, sólo los grandes supermercados.

Qué hacer. Primero, indique a los empleados que el vendedor debe enumerar todos los artículos en el recibo de compra, incluida la cantidad, el precio y el costo total. Y el responsable está obligado a controlarlo inmediatamente, ya que esto es de su interés. Después de todo, si las autoridades fiscales, durante una auditoría, cobran un impuesto sobre la renta personal adicional sobre el anticipo, lo retendrán del salario del contador.

En segundo lugar, si el empleado ya te ha traído documentos con un nombre genérico, pídele que vuelva a la tienda y cambie los papeles. Lo más probable es que el vendedor no se niegue y reescriba el recibo de compra. Y el empleado que tuvo que ir a la tienda una vez más recordará qué documentos debe recibir al momento de la compra.

Si cambiar un recibo de compra resulta problemático, existe otra opción. Deje que el contador redacte un documento interno, por ejemplo, una transcripción de un recibo de compra. En él él mismo escribirá el nombre, cantidad, precio y coste total del bien adquirido. Dado que el documento está redactado de acuerdo con todas las reglas para un documento "primario", no debería haber problemas para tener en cuenta los gastos. Puede ver una muestra de dicho documento a continuación.

Error No. 2 Los gastos del responsable fueron pagados con la tarjeta bancaria de otra persona

¿Para quién es relevante? Para toda la “gente simplificada”. Todo parecía estar en orden, el empleado redactó un informe, adjuntó documentos de compra y pago. Pero tras un examen más detenido, se dio cuenta de que el cheque de la caja registradora contiene los datos de la tarjeta bancaria no del propio contable, sino de otra persona, por ejemplo de su familiar. De hecho, en este caso, el recibo de caja indica el nombre completo del propietario de la tarjeta.

en una nota

Si el empleado que reportó pagó los gastos con la tarjeta de otra persona, pídale que escriba una nota explicativa indicando que devolvió el dinero al propietario de la tarjeta por la compra.

Cuál es el problema. Será arriesgado dejar todo como está y aceptar el informe únicamente con los documentos adjuntos del contador. De repente, durante una inspección, se encontrará con inspectores especialmente atentos que considerarán que los gastos pagados por un desconocido no tienen nada que ver con su empresa. Por tanto, deberían quedar excluidos de la base imponible. E incluya esta cantidad en los ingresos del empleado sujetos al impuesto sobre la renta personal y también cobre las primas de seguro.

Qué hacer. Pídale al empleado que escriba una nota explicativa. E indicar que la compra la realizó un familiar o amigo en su nombre. Además, deje que el contador adjunte un recibo de la persona con cuya tarjeta pagó. En el recibo, el amigo o familiar confirmará que recibió su dinero del responsable y no tiene reclamos. En este caso, tendrá evidencia de que los gastos fueron efectivamente pagados con los fondos de su empresa emitidos a cuenta. Estas recomendaciones las dan, en particular, los departamentos financiero y fiscal (cartas Ministerio de Finanzas de Rusia de 11 de octubre de 2012 No. 03-03-07/46 Y Servicio Federal de Impuestos de Rusia de 22 de junio de 2011 No. ED-4-3/9876). Hemos proporcionado ejemplos de documentos que deberán completarse a continuación.

Error No. 3 Tuviste en cuenta los gastos antes de pagar la deuda al contador.

¿Para quién es relevante? Para contribuyentes del sistema tributario simplificado con objeto, ingresos menos gastos. Muy a menudo ocurre una situación en la que un empleado recibió dinero a cuenta, pero no había suficiente para pagar la compra. Entonces añadió el suyo. En consecuencia, según el informe anticipado, hubo un gasto excesivo.

Cuál es el problema. No tenga en cuenta el importe total de la compra en los costes fiscales según el sistema simplificado hasta que haya pagado al contador. Expliquemos por qué. Solo los gastos pagados se reflejan en la base imponible bajo el sistema tributario simplificado. Y se pagarán cuando la empresa no tenga deuda ( cláusula 2 art. 346.17 Código Fiscal de la Federación de Rusia). Si gasta de más, tiene una deuda con el empleado. Por tanto, es incorrecto contabilizar los gastos hasta su reembolso.

Qué hacer. Los gastos se consideran pagados cuando se emite el monto excedente al empleado. Así lo confirma también el Ministerio de Finanzas ruso en carta de 17 de enero de 2012 No. 03-11-11/4. Por lo tanto, si ha llegado a un acuerdo con el contador, ha cumplido otras condiciones y tiene documentos de respaldo, puede cancelar el monto total de los gastos.

Ejemplo 1. Contabilización de gastos pagados por una persona responsable con dinero personal

O.I. Grishin, que trabaja en Polet LLC, recibió 2.000 rublos como informe el 5 de junio. comprar un cartucho de impresora. El 8 de junio, un empleado compró un cartucho por 2.500 rublos. (sin IVA) y presentó un informe anticipado al departamento de contabilidad de Polet LLC. Adjuntó al informe un recibo de venta y un recibo de caja registradora por la compra de un cartucho. El 9 de junio, el director de Polet LLC aprobó el informe, la empresa capitalizó el cartucho e inmediatamente lo puso en funcionamiento instalándolo en la impresora. Y el 10 de junio, el contador-cajero emitió O.I. Grishin, el monto del gasto excesivo según el informe anticipado es de 500 rublos. (2500 rublos – 2000 rublos). ¿Cuándo se puede incluir en gastos el coste de un cartucho?

Polet LLC tiene derecho a reflejar el costo de un cartucho de impresora en los costos de materiales inmediatamente después de que se publica la propiedad y se realiza el pago ( subp. 5 págs.1 art. 346.16 Y subp. 1 artículo 2 arte. 346.17 Código Fiscal de la Federación de Rusia). El cartucho se capitalizó el 9 de junio y se pagó en su totalidad el 10 de junio, después de que se pagó la deuda con el empleado. Según la condición, el empleado adjuntó al informe un recibo de compra y un recibo de caja registradora. Estos documentos son suficientes para registrar los gastos. Por lo tanto, el 10 de junio, Polet LLC celebrará columna 5 Costo de los libros de contabilidad del cartucho: 2500 rublos. Los asientos contables serán los siguientes:

DÉBITO 71 CRÉDITO 50

2000 rublos. - el dinero se emitió contra el informe de O.I. Grishin;

DÉBITO 10 CRÉDITO 71

2500 rublos. - el cartucho adquirido por el contable ha sido capitalizado;

DÉBITO 20 CRÉDITO 10

2500 rublos. - el cartucho de impresora se da de baja para producción;

DÉBITO 71 CRÉDITO 50

500 rublos. - emitido por O.I. Grishin el monto del exceso de gastos según el informe anticipado.

nota

Los gastos del informe anticipado para el empleador se consideran pagados solo después de que usted haya pagado finalmente al empleado que presenta el informe ( cláusula 2 art. 346.17 Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Si reembolsa el monto del exceso de gastos al empleado en el próximo trimestre, para cancelar los gastos bajo el sistema tributario simplificado, no puede esperar el pago completo, sino proceder de la siguiente manera. Cancele el precio de compra menos los excedentes inmediatamente después de que se apruebe el informe de gastos. Y el resto, el día en que pague el importe adeudado al empleado. Por supuesto, para contabilizar los gastos es necesario que existan documentos que los confirmen y se cumplan otras condiciones necesarias ( cláusula 2 art. 346.16 Y cláusula 2 art. 346.17 Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Error No. 4 Cancelaste como gasto un artículo que aún no ha llegado

¿Para quién es relevante? Para los contribuyentes del sistema tributario simplificado con objeto de tributar, ingresos menos gastos. El empleado acudió a la contraparte y realizó un pago por adelantado para una entrega futura, gastando el dinero recibido a cuenta. Debe preparar un informe previo. Sin embargo, el contador aún no tiene los documentos para la compra, ya que la mercancía aún no le ha sido enviada. Por lo tanto, solo podrá adjuntar al informe anticipado un recibo de caja, un recibo de orden de recibo de efectivo u otro documento de pago.

Cuál es el problema. Cometerá un error si en la base imponible del sistema tributario simplificado refleja el dinero gastado como gasto en la fecha de aprobación del informe anticipado. Al fin y al cabo, los costes aún no están totalmente confirmados: el contable no compró ni recibió nada, solo hizo un pago por adelantado.

Esencia de la pregunta

El monto del anticipo pagado por el empleado se incluye en los gastos solo después de que se hayan recibido los bienes, trabajos o servicios.

Qué hacer. Tenga en cuenta los gastos en la base imponible bajo el sistema tributario simplificado no en la fecha de aprobación del informe, sino más tarde. Cuando se recibe el material, se realiza el trabajo o servicios, y se reciben los bienes y luego se venden al comprador (inciso y párrafo 1 del artículo 346.16, inciso y párrafo 2 del artículo 346.17 del Código Tributario de la Federación de Rusia). Y tendrás todos los documentos necesarios en tus manos.

Consejos del sitio del sitio.

Si un empleado compró algo con su propio dinero, esto no es responsable.

Si el empleado no recibió dinero a cuenta, pero compró propiedades para la empresa por su cuenta, sería un error elaborar un informe anticipado. Después de todo, no le dio un anticipo al empleado. El empleado simplemente redactará una declaración solicitando el reembolso de sus gastos. Y adjuntará los documentos que confirmen la compra. En la barra de búsqueda del apartado “Formularios”, escriba “solicitud de reembolso de gastos”. Y el documento que necesitas aparecerá en la primera línea de búsqueda. Al descargarlo a su computadora, puede crear una plantilla para los empleados.

Si el gerente aprueba la solicitud del empleado, entréguele la cantidad requerida. Luego refleja la compra como gasto si todos los documentos están en regla y se cumplen las condiciones para la contabilidad (Art.

Los montos contables son fondos que se pueden gastar en necesidades comerciales y de producción, para pagar servicios o viajes de negocios. Para cancelar los montos contables, es necesario actuar estrictamente de acuerdo con todos los documentos reglamentarios sobre contabilidad.

Los problemas que surgen con mayor frecuencia para cualquier contador: a qué se pueden cancelar los montos contables y cómo cancelar dinero de cuentas sin documentos.

Procedimiento para cancelar una subcuenta

Según el art. 9 de la Ley “Sobre Contabilidad” No. 402-FZ, los gastos para las necesidades comerciales deben estar documentados. De lo contrario, si se pierden los documentos justificativos, resulta imposible debitar fondos de la persona responsable. el empleado lo presenta a más tardar tres días después de la fecha en que debe devolverse el dinero.

Es especialmente difícil para un contador en una situación en la que el director de la empresa retira dinero de la caja registradora y la deuda crece. Debe reembolsarse en su totalidad a más tardar en un plazo de tres años. Por lo tanto, es necesario convencer al director para que le ayude a clasificar los importes acumulados y restablecer el informe. Por supuesto, se pueden registrar los gastos de gestión como gastos comerciales de la empresa, pero será difícil demostrar su validez. Además, durante la inspección también será obligatoria la presentación de un informe previo con facturas y cheques.

Métodos de cancelación

Si los montos no están confirmados y los recibos de pago no existen, existen varias formas de cancelar fondos legalmente. Al preparar un informe de gastos se suelen utilizar los siguientes métodos de trabajo:

1. Presentar un informe explicando la situación y motivos de la pérdida de los papeles, adjuntando los documentos recuperados o copias de los mismos, todas las pruebas indirectas encontradas sobre la conveniencia de los gastos, solicitar duplicados de cheques y recibos.
2. Reste la cantidad requerida del salario del trabajador. Si el empleado no puede aportar ninguna prueba directa o indirecta de los gastos, se emite una orden para retener dinero de su salario. En este caso, se requiere un recibo del responsable que indique que está familiarizado con la orden emitida y está de acuerdo con la decisión de retener. El máximo de dividendos que se puede deducir de una sola vez es una quinta parte de las ganancias. Esta es una acción voluntaria, de lo contrario se requerirán procedimientos legales.
3. Organizar la emisión de asistencia financiera, incentivos monetarios o obsequios. Por lo tanto, de acuerdo con la ley, es posible reembolsar fondos por una cantidad que no exceda los cuatro mil rublos. Si se trata de una cantidad mayor, deberá redactar adicionalmente un contrato de donación y certificarlo ante notario. No es posible cancelar la asistencia financiera como gastos.

Eventualmente

Si los acreedores no han reclamado la deuda dentro de los tres años, el plazo de prescripción expira y los fondos se cancelan de la cuenta fuera de balance por decisión de la comisión de inventario de la institución. Como parte de la contabilidad, se redacta un acto sobre cuya base el administrador emite una orden para cancelar fondos de la persona responsable.

Algunas empresas, habiendo acumulado fondos contables no escritos en su balance, se los entregan a un trabajador temporal para retrasar el momento del pago total.

Acumular deuda durante años no es una opción, llega un momento en el que aún es necesario restablecer la cuenta. Para evitar controles agotadores, es mejor tener tiempo para realizar las operaciones legales de cancelación con antelación.

En la escuela, los profesores nos decían constantemente: “¡No te atrevas a hacer trampa!” Asentimos con la cabeza, pero aun así hicimos trampa. En el instituto pasa lo mismo. Se nos advierte, se nos exhorta, asentimos y hacemos nuestro trabajo. Casi todo el mundo, excepto los “nerds”, por supuesto. Y ahora hemos crecido. Pero la costumbre de hacer trampa aparentemente persiste.

Los mismos directores adultos y jefes de contabilidad se acercan a mí, un asesor fiscal adulto con 20 años de experiencia, me miran suplicantes a los ojos y me preguntan: “¿Cómo cancelar? ¿Qué hacer entonces? Quizás alguien respondiera: “Seca las galletas”. Pero no todo es tan malo. Después de todo, no estamos hablando de cancelar el examen, sino de cancelar de forma segura el dinero responsable. Seguro desde el punto de vista fiscal. ¿Es esto siquiera posible? Bueno, averigüémoslo.

Conversación en términos de conceptos.

Primero necesitas definir los conceptos. ¿De qué estamos hablando realmente? Montos contables- se trata de efectivo emitido para gastos asociados con las actividades de una entidad jurídica, empresario individual, empleado (en adelante, el informante) para informar. Hoy en día, está permitido transferir montos contables a un salario o tarjeta plástica corporativa, si así lo estipula la normativa local.

Toda la información oficial sobre el trabajo con montos contables se encuentra en las Reglas para la emisión y presentación de informes sobre el uso de montos contables, que están establecidas por el Reglamento sobre el procedimiento para realizar transacciones en efectivo con billetes y monedas del Banco de Rusia en el territorio de la Federación de Rusia (aprobado por el Banco de Rusia el 12 de octubre de 2011 No. 373-P, en adelante denominado Reglamento).

Como se reparte el dinero

Para recibir dinero, la persona responsable redacta una solicitud para la emisión de efectivo a cuenta. Dicha declaración se redacta en cualquier forma, pero debe contener: una inscripción manuscrita (resolución) del administrador sobre la cantidad de efectivo y el período por el cual se emite; firma del gerente; fecha (cláusula 4.4. Reglamento). El primer problema que enfrenta un contador es la prohibición de emitir dinero si el responsable tiene deudas por el monto recibido previamente según el informe (cláusula 4.4 del Reglamento).

Evitamos esta prohibición de manera fácil y elegante: el empleado devuelve la deuda al cajero e inmediatamente recibe el mismo dinero más una nueva cantidad contable. O simplemente puede confiar en el ruso: ¿qué pasa si el Servicio de Impuestos no descubre una infracción dentro de 2 meses? Si no tiene suerte y se detecta una infracción durante este período, se enfrentará a una multa. O mejor dicho, dos multas. De conformidad con la parte 1 del art. 15.1, parte 1 art. 4.5 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia, la organización será sancionada con una cantidad de 40.000 a 50.000 rublos, y el jefe de la organización, de 4.000 a 5.000 rublos.

En aras de la brevedad, omito información sobre cómo se emiten los recibos de efectivo y quién los firma.

A menudo se plantea la pregunta sobre la cantidad máxima de pagos en efectivo en el marco de un acuerdo entre entidades jurídicas, así como entre una entidad jurídica y un empresario individual. De acuerdo con la Directiva del Banco de Rusia del 20 de junio de 2007 N 1843-U, es de 100.000 rublos, pero observo que este límite no se aplica a la cantidad que se emite para el informe.

Como se devuelve el dinero

Ahora viene la parte más interesante. Por los montos gastados, el responsable está obligado a presentar un informe anticipado dentro de los tres días hábiles siguientes al vencimiento del período por el cual se emitió el dinero, o desde la fecha de regreso al trabajo (cláusula 4.4 del Reglamento N 373-P). . El informe anticipado se presenta al jefe de contabilidad, contador o gerente. En este caso, la persona responsable recibe un recibo (parte cortada del informe anticipado) confirmando la recepción del informe anticipado y los documentos de respaldo.

¿Qué sucede si el empleado no se presenta dentro de estos tres días? Si esto es una violación de la disciplina monetaria, entonces la organización o el funcionario puede ser multado por una de las violaciones de las transacciones en efectivo, que se enumeran en el artículo 15.1 del Código Administrativo. Delitos de la Federación de Rusia. ¡Pero el quid de la cuestión es que esta lista no incluye el incumplimiento de los plazos para presentar un informe anticipado! Esto significa que nadie tiene derecho a castigarnos por ello.

Por cierto, el jefe de la organización, por orden suya, puede establecer cualquier período durante el cual se emita dinero a cuenta. Por ejemplo, de 3 a 300 días. Digamos que para los altos directivos 300 días y para todos los demás: 3 días. Es tu derecho. Pero es mejor no hacer esto. Después de todo, si no hay pedido, no puede haber reclamaciones sobre el plazo y la devolución.

Nos asustan, pero tenemos miedo.

No debe temer que el Servicio de Impuestos le cobre un impuesto o impuesto sobre la renta personal adicional. Hubo un momento en que el Servicio de Impuestos solicitó retener el impuesto sobre la renta personal de los montos contables. Esto, por ejemplo, se discutió en cartas del Servicio Federal de Impuestos de Rusia a Moscú del 12 de octubre de 2007 No. 28-11/097861 y del 27 de marzo de 2006 No. 28-11/23487. Pero ahora, de alguna manera, todo se extinguió.

Entonces, ¿qué tenemos hoy? Hasta que la organización cancele los fondos emitidos en virtud del informe con pérdidas, la obligación de pagar impuestos no parece surgir.

Tenga en cuenta: en esta situación no podemos hablar de ganancia material. La condición para que esto ocurra es la celebración de un acuerdo escrito entre una organización y un individuo, pero el Reglamento no prevé tal método de emisión de dinero a cuenta. Por tanto, no hay razón para acumular beneficios materiales en forma de ahorro de intereses. La falta de devolución de los montos contables conduce a una sola cosa: el empleado tiene la obligación de devolver los fondos recibidos de la organización a cuenta. ¡Todo! Y el recibo de dinero por parte del empleado en tal situación no puede considerarse automáticamente su ingreso. Por lo tanto, se puede “suspender” la situación con la condición de que ni la organización ni el individuo tomen ninguna medida.

¿Cuánto tiempo puede durar esto? status quo? Hasta que la organización cancele el monto emitido para el informe como gastos (cláusula 2, cláusula 2 del artículo 265 del Código Fiscal de la Federación de Rusia) después de la expiración del período de prescripción establecido (3 años). Algunas personas están intentando ampliar este plazo mediante correspondencia en papel o devolviendo parte de las cantidades ad infinitum, pero ahora el legislador ha limitado el plazo total a diez años (cláusula 2 del artículo 196 del Código Civil de la Federación de Rusia). Entonces, después de 10 años, todavía tendrás que cancelar estos fondos. Pues nada. 10 años es mucho tiempo. Como en ese cuento de hadas: seguramente algo sucederá durante este tiempo. O el padishah morirá, o Khoja Nasreddin morirá, o el burro morirá... Es decir: la legislación cambiará, se reorganizará o el destinatario de los fondos responsables se irá al extranjero: una cantidad fabulosa de opciones.

Pero si la organización perdona la deuda del empleado y la cancela, estará obligada a calcular el impuesto sobre la renta personal y las primas de seguros ( Ministerio de Finanzas de Rusia en carta de 24 de septiembre de 2009 No. 03-03-06/1/610). Si no desea pagar el impuesto sobre la renta personal y las primas de seguros, entonces no es necesario que lo haga, ya que los ingresos del empleado surgen en el momento de la cancelación.

Nuestro tribunal es el más humano.

En casos controvertidos, las partes, por supuesto, pueden acudir a los tribunales. Por tanto, la práctica judicial tampoco nos es indiferente. Entonces, nuestros tribunales creen: dado que a una persona ya se le ha entregado dinero a cuenta, esto significa que la persona ya ha contabilizado las cantidades recibidas anteriormente. Presunción de razonabilidad de una entidad comercial. Es decir: no es tonto en una organización dar dinero a alguien que no tiene la costumbre de informar sobre sus gastos. Estamos de acuerdo con nuestro tribunal más humano. No somos tontos. Sólo un poco dispersos... Los informes fueron guardados en alguna parte, no podemos encontrarlos. Y "despedimos" al diligente contador que perdió el informe hace mucho tiempo. En general, considere los documentos perdidos. Un accidente industrial, se podría decir. Y nuestro empleado también perdió su recibo (una parte recortada del informe de gastos). Bueno, ¡qué podemos quitarle! Sigue siendo un individuo. Lo principal es no reírse en el tribunal.

Esto crea una situación jurídica interesante. No negamos el hecho de emitir dinero; Se han recibido todos los informes anticipados y no hay quejas contra el empleado. Pero a estos hechos sólo se les puede dar importancia jurídica a través de los tribunales. En consecuencia, una parte insistirá en tal procedimiento, la otra no negará nada. Y si el juicio se desarrolla de acuerdo con este esquema en un ambiente cálido y amigable, podrá olvidarse del impuesto sobre la renta personal y de las primas de seguros. Y luego el jefe de la organización emitirá una dura orden para castigar al jefe de contabilidad y restaurar los documentos. Como castigo, puede solicitar un enlace a un seminario en el extranjero. En ocasiones, estos seminarios se celebran en cruceros. En Maldivas no, por supuesto, pero el castigo debería ser estricto.

No hay que temer otras acciones por parte de los Servicios Fiscales, la legislación no les otorga el derecho de tomar una decisión sobre el cambio de las calificaciones legales de la transacción. Sólo el tribunal tiene este derecho. Para volver a calificar la transacción, deben acudir a los tribunales. Lo cual es muy largo y casi imposible.

Por supuesto, hay otro problema. Es entonces cuando el importe contable alcanza proporciones astronómicas, lo que no alegrará el balance de la empresa y atraerá constantemente el interés del Servicio Fiscal, empezando por cartas sobre su liquidación por falta de patrimonio neto. Pero este es un tema para otra discusión.

Hallazgos responsables

Resumamos. Si desea evitar la tributación de las cantidades emitidas a cuenta durante el mayor tiempo posible, no las cancele, simplemente consérvelas como deuda. Es casi imposible castigarlo por continuar emitiendo dinero a cuenta de la misma persona en el futuro. Si finalmente ha llegado el momento de cancelarlo todo, deje que su responsable le devuelva todo el dinero y usted se lo dé al empleado que trabaja para usted "temporalmente". Después de la expiración del plazo de prescripción o inmediatamente después de la expiración del período del informe, puede concertar una demanda amistosa con dicho empleado.

Disfrútalo al máximo. La ley está de nuestro lado y también la práctica judicial. No le tenemos miedo al inspector de Hacienda. En este caso particular, por supuesto...

“Consultor Contable”, 2002, No. 2

Como muestra la experiencia en la realización de auditorías, los registros contables de muchas empresas incluyen cuentas por cobrar de hace muchos años en las cuentas 60 "Acuerdos con proveedores y contratistas", 62 "Acuerdos con compradores y clientes", 71 "Acuerdos con personas responsables", 73 " Liquidaciones con personal por otras operaciones”, 76 “Liquidaciones con otros deudores y acreedores”. Una parte del monto total de la deuda está vencida y la otra parte no es realista para su cobro. Según la legislación actual, si las cuentas por cobrar están sujetas a cancelación por resultados financieros, entonces deben cancelarse; de ​​lo contrario, se distorsiona el beneficio neto, lo que afecta directamente los intereses de los propietarios (accionistas) y el balance de la empresa. La empresa también se vuelve poco realista.

1. Cancelación de cuentas por cobrar de compradores y clientes por resultados financieros

Las cuentas por cobrar se forman como resultado de una discrepancia entre el momento del envío y el pago de los productos, la prestación de servicios o la ejecución del trabajo. Desafortunadamente, en la realidad económica rusa, a menudo hay casos de incumplimiento de la obligación de pagar los productos entregados (servicios prestados, trabajo realizado) dentro de los términos especificados en el contrato debido a la insolvencia, reorganización o liquidación del comprador. Así, se forman deudas de cobro dudoso en las cuentas liquidadoras.

La deuda dudosa son cuentas por cobrar de una organización que no se reembolsan dentro de los plazos establecidos en el acuerdo y no están respaldadas por garantías adecuadas.

La cláusula 77 del Reglamento Contable establece que las deudas que no son realistas para el cobro se cancelan para cada obligación con base en los datos del inventario, la justificación escrita y la orden (instrucción) del jefe de la organización y se cargan en consecuencia a la cuenta de la reserva para deudas de cobro dudoso o de los resultados financieros de una empresa comercial, organización, si en el período anterior al período sobre el que se informa, los montos de estas deudas no estaban reservados. Además, se ha establecido que la cancelación de una deuda con pérdida debido a la insolvencia del deudor no constituye cancelación de la deuda. Esta deuda debe reflejarse en el balance durante cinco años a partir de la fecha de cancelación de la deuda para poder monitorear la posibilidad de su cobro en caso de un cambio en la situación financiera del deudor. El Plan de Cuentas (Instrucciones para utilizar el Plan de Cuentas) prevé para estos fines la cuenta 007 “Deuda de deudores insolventes cancelada con pérdida”.

Identificación de cuentas por cobrar sujetas a cancelación por resultados financieros

Las deudas de dudoso cobro se identifican durante un inventario de cuentas por cobrar. El inventario de cuentas por cobrar se realiza de acuerdo con las Directrices Metodológicas para el Inventario de Bienes y Obligaciones Financieras, aprobadas por Orden del Ministerio de Finanzas de Rusia de 13 de junio de 1995 N 49. Para registrar los resultados del inventario, se requiere un unificado Se proporciona el formulario N INV-17 "Ley de Inventario de Liquidaciones con Compradores, Proveedores y otros deudores y acreedores" (aprobado por Resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 18 de agosto de 1998 N 88 "Sobre la aprobación de formas unificadas de contabilidad primaria documentación para la contabilidad de transacciones en efectivo, para la contabilidad de resultados de inventario", teniendo en cuenta los cambios y adiciones realizadas).

Según los indicadores de este formulario, las cuentas por cobrar se dividen en deuda confirmada, no confirmada y prescripción vencida.

El procedimiento para identificar las cuentas por cobrar que se cancelarán según los resultados financieros.

Las cuentas por cobrar cuyo cobro no es realista pueden surgir como resultado de:

• liquidación del deudor;
• dinero "colgado" en un banco en problemas;
• Vencimiento del plazo de prescripción sin confirmación de la deuda por parte del deudor.

Liquidación del deudor

En el proceso de realizar un inventario de liquidaciones, puede resultar que cuando se le solicite confirmar la deuda según el informe de conciliación, la contraparte, el deudor, informará que está en liquidación o que ya ha sido liquidada. Durante la liquidación, se forma una masa de quiebra sobre la base de la propiedad del deudor, destinada a satisfacer las reclamaciones de los acreedores. Como regla general, no basta con satisfacer las demandas de todos los acreedores. Según el artículo 64 del Código Civil de la Federación de Rusia, una empresa acreedora que tiene cuentas por cobrar por productos enviados o un anticipo emitido para el suministro de productos es un acreedor de quinta prioridad. Si la masa de la quiebra no es suficiente para liquidar los créditos, la empresa acreedora está obligada a cancelar los créditos como resultado financiero, pero sólo después de la liquidación judicial del deudor. El párrafo 8 del artículo 63 del Código Civil de la Federación de Rusia establece que “la liquidación de una entidad jurídica se considera completada y la entidad jurídica ha dejado de existir después de realizar una inscripción a tal efecto en el registro estatal unificado de entidades legales." El documento principal sobre cuya base se cancelan las cuentas por cobrar irrecuperables puede ser una sentencia de un tribunal de arbitraje sobre la finalización del procedimiento de quiebra y liquidación del deudor.

Dinero atrapado en un banco problemático

La inestabilidad del sistema bancario, lamentablemente, es una de las características distintivas de la economía rusa. La experiencia de realizar auditorías muestra que las cuentas por cobrar se encuentran en cuentas por pagar a proveedores, como resultado de que el dinero está "atascado" en un banco en problemas. Si no ha habido liquidación legal del banco y se prevé su reestructuración, entonces es recomendable crear una reserva para deudas de cobro dudoso por el monto de la deuda y monitorear la posibilidad de que el banco recupere su solvencia. Si el tribunal de arbitraje decide sobre la liquidación de un banco en problemas y su propiedad no es suficiente para pagar las cuentas por cobrar, entonces dicha deuda se reconoce como irrecuperable y debe cancelarse como resultado financiero.

Vencimiento del plazo de prescripción

El plazo de prescripción es un período dentro del cual un tribunal de jurisdicción general, un tribunal de arbitraje o un tribunal de arbitraje está obligado a brindar protección a una persona cuyo derecho ha sido violado.

Según el artículo 200 del Código Civil de la Federación de Rusia, el plazo de prescripción, en general, comienza a partir del día en que la persona tuvo o debería haber tenido conocimiento de la violación de su derecho. Según el artículo 196 del Código Civil de la Federación de Rusia, el plazo de prescripción es de tres años, pero puede ampliarse de conformidad con el artículo 203 del Código Civil de la Federación de Rusia: “el plazo de prescripción se interrumpe mediante la presentación de una reclamación en el forma prescrita, así como por el obligado que realiza acciones que indiquen el reconocimiento de la deuda. Después de una interrupción, el plazo de prescripción comienza de nuevo; el tiempo transcurrido antes de la interrupción no se computa para el nuevo plazo."

En general, el inicio del plazo de prescripción para el reembolso de las cuentas por cobrar es el primer día de retraso en el cumplimiento de las obligaciones. Los plazos para el cumplimiento de las obligaciones se fijan en el contrato. Si el contrato estipula que el pago de los productos por parte del comprador debe realizarse dentro de los 30 días siguientes a la fecha de envío de los productos por parte del proveedor, el plazo de prescripción en caso de impago de los productos entregados comienza a partir de los 31 días siguientes a la fecha de envío de los productos por parte del comprador. Los productos se envían al comprador. En este caso, las cuentas por cobrar quedarán vencidas.

Las cuentas por cobrar vencidas son, en esencia, la inmovilización de los activos de la empresa, la retirada de parte de los activos de la circulación económica. El departamento de contabilidad de una empresa debe controlar estrictamente la estructura de las cuentas por cobrar vencidas y trabajar para cobrarlas. Los métodos financieros para influir en los deudores para cobrar las cuentas por cobrar vencidas son: redactar actos de conciliación de deudas, aplicar sanciones, propuestas de compensación, vender deuda, iniciar un procedimiento de quiebra para un deudor insolvente. Si el plazo de prescripción ha expirado y no es posible cobrar las cuentas por cobrar, a pesar de las medidas adoptadas por la empresa acreedora para cobrarlas, dicha deuda debe cancelarse con cargo a los resultados financieros de la empresa.

Los montos de cuentas por cobrar cuyo plazo de prescripción ha expirado y otras deudas cuyo cobro no es realista son gastos no operativos con base en la cláusula 12 de PBU 10/99.

En contabilidad, los gastos no operativos, incluidos los montos de cuentas por cobrar cuyo plazo de prescripción ha prescrito, se reflejan en el débito de la cuenta 91 “Otros ingresos y gastos”, subcuenta 91-2 “Otros gastos”.

La cancelación de cuentas por cobrar que no pueden cobrarse debido a la liquidación del comprador-deudor o al vencimiento del plazo de prescripción debe reflejarse en los registros contables mediante los siguientes asientos:

• débito de la cuenta 91, subcuenta "Otros gastos" crédito de la cuenta 62 - cancelación de cuentas por cobrar que no son realistas para el cobro de los resultados financieros;

Si se formó una cuenta por cobrar irrecuperable como resultado de la quiebra de un banco al que se le ordenó realizar un pago no en efectivo, por ejemplo, por un anticipo al vendedor para las próximas entregas de productos, estas transacciones comerciales se reflejarán en la contabilidad. en las siguientes entradas:

• débito de la cuenta 60, subcuenta "Liquidaciones por anticipos emitidos" crédito de la cuenta 51 "Cuentas de liquidación" - la formación de cuentas por cobrar debido a la transferencia de un anticipo a cuenta del envío de productos (prestación de servicios, ejecución del trabajo);
• débito de la cuenta 91, subcuenta "Otros gastos" crédito de la cuenta 60 - cancelación de cuentas por cobrar que no son realistas para el cobro de los resultados financieros.

Creación y uso de reservas para deudas de cobro dudoso.

De acuerdo con la cláusula 70 del Reglamento de Contabilidad, una organización puede constituir reservas para deudas de cobro dudoso para liquidaciones con otras organizaciones y ciudadanos por productos, bienes, obras y servicios, atribuyendo los montos de las reservas a los resultados financieros de la organización.

Por tanto, si aún existe cierta probabilidad de cobrar una deuda vencida, entonces es aconsejable crear reservas para deudas de cobro dudoso para liquidaciones con organizaciones y ciudadanos por productos, bienes, obras y servicios, atribuyendo los montos de las reservas a los resultados financieros de la organización.

El monto de la reserva se determina por separado para cada deuda de cobro dudoso, dependiendo de la situación financiera (solvencia) del deudor y de la evaluación de la probabilidad de pagar la deuda total o parcialmente. Una reserva se forma cuando una deuda se reconoce como dudosa con base en un inventario de cálculos y una orden del administrador. El Plan de Cuentas (Instrucciones para utilizar el Plan de Cuentas) proporciona la cuenta 63 “Provisiones para deudas de cobro dudoso” para resumir información sobre la creación de reservas para deudas de cobro dudoso. Por el monto de la reserva creada, se realiza un asiento en el débito de la cuenta 91 y en el crédito de la cuenta 63. Al cancelar deudas no reclamadas que fueron previamente reconocidas por la organización como dudosas, se realizan asientos en el débito de la cuenta 63. en correspondencia con las cuentas correspondientes a las cuentas por cobrar.

En contabilidad, la creación y utilización de una reserva para deudas de cobro dudoso debe reflejarse en los siguientes asientos:

• débito de la cuenta 62 crédito de la cuenta 90 "Ventas", subcuenta "Ingresos": la formación de cuentas por cobrar debido al envío de productos (prestación de servicios, ejecución del trabajo);
• débito de la cuenta 91, subcuenta “Otros gastos” crédito de la cuenta 63 - se ha creado una reserva por el monto de la deuda reconocida como dudosa;
• débito de la cuenta 63 crédito de la cuenta 62: las cuentas por cobrar poco realistas se cancelaron a expensas de una reserva creada previamente;
• Débito de la cuenta 007: la deuda del proveedor, cancelada con pérdidas, se refleja en la cuenta fuera de balance.

Fiscalidad de las cuentas por cobrar canceladas a resultados financieros

Consideremos las características de la tributación de las cuentas por cobrar de las contrapartes, amortizadas a los resultados financieros de la empresa, con el impuesto al valor agregado. Si el contribuyente calcula los ingresos a efectos del impuesto sobre el valor añadido "en el momento del envío", entonces sus obligaciones fiscales surgen en el momento del envío del producto al comprador. Las cuentas por cobrar se forman debido a un desfase entre el momento del pago y el momento del envío. Por tanto, en este caso, no importa si los ingresos se pagan o no, porque las obligaciones de pagar impuestos deben cumplirse en el momento del envío de los bienes (obras, servicios) al comprador.

Si el contribuyente calcula los ingresos con el fin de evaluar el impuesto al valor agregado "en el momento del pago", entonces, en el momento de cancelar las cuentas por cobrar por resultados financieros, tiene la obligación de pagar el impuesto al valor agregado al presupuesto. La cláusula 5 del artículo 167 de la segunda parte del Código Fiscal de la Federación de Rusia establece que “en caso de incumplimiento por parte del comprador, antes de la expiración del plazo de prescripción, el derecho a exigir el cumplimiento de una contraobligación relacionada a la entrega de bienes (realización de trabajos, prestación de servicios), la fecha de pago de los bienes (trabajo, servicios) ) se reconoce la primera de las siguientes fechas:

1. el día de vencimiento del período de prescripción especificado;
2. el día en que se cancelan las cuentas por cobrar."

Así, la cancelación de cuentas por cobrar por resultados financieros por vencimiento del plazo de prescripción o liquidación del deudor a efectos del IVA equivale al pago.

Las pérdidas por cancelación de cuentas por cobrar vencidas o irrealizables para su cobro se aceptan a efectos del impuesto a las ganancias. De conformidad con la cláusula 2 del artículo 265 de la Segunda Parte del Código Fiscal de la Federación de Rusia, “a los efectos de este capítulo, las pérdidas recibidas por el contribuyente en el período de declaración (tributario) se equiparan a gastos no operativos, en particular : importes de créditos cuyo plazo de prescripción haya prescrito, así como importes de otras deudas cuyo cobro no sea realista..."

Ejemplo 1. El 10 de enero de 1998, la empresa "A" suministró a la empresa "B" 4 automóviles por valor de 360 ​​mil rublos, IVA incluido, y a la empresa "B" 3 automóviles por valor de 270 mil rublos, IVA incluido. Según el acuerdo, el pago de los coches deberá realizarse dentro de los 30 días siguientes a la fecha de su envío al comprador. La empresa "B" no realizó el pago a tiempo. Durante 3 años, la empresa "A" intentó cobrar la deuda vencida, pero fue en vano. La empresa "B" tampoco realizó el pago a tiempo y un año después de comprar los automóviles a la empresa "A", el tribunal de arbitraje la declaró en quiebra.

La política contable de la empresa "A" prevé el cálculo de los ingresos a efectos del IVA "al momento del pago". No se creó ninguna reserva para deudas de cobro dudoso. La empresa "A" cambió al nuevo Plan de Cuentas el 1 de enero de 2001.

Determinemos el momento de cancelar las cuentas por cobrar de la empresa "A" por resultados financieros, y también determinemos qué obligaciones tributarias surgen en este caso.

#	Operación	Débito	Crédito	Cantidad (miles de rublos)
1	10/01/1998 envío de 4 autos a la empresa “B”	62	46	360
2	10/01/1998 envío de 3 autos a la empresa "B"	62	46	270
3	10/01/1998 Se cargó el IVA en el envío a la empresa "B" (360.000 rublos x 16,67%)	62	76, subcuenta "IVA"	60
4	10/01/1998 Se cobró IVA en el envío a la empresa "B" (270.000 rublos x 16,67%)	62	76, subcuenta "IVA"	45
5	El 10 de enero de 1999 las cuentas por cobrar de la empresa “B” fueron dadas de baja como resultados financieros por su liquidación.	80	62	270
6	10/01/1999 Se cargó IVA al presupuesto sobre la deuda de la empresa "B" (basado en la cláusula 5 del artículo 167 del Código Fiscal de la Federación de Rusia)	76, subcuenta "IVA"		45
7	El 10 de enero de 2001, las cuentas por cobrar de la empresa “B” fueron dadas de baja como resultados financieros por vencimiento del plazo de prescripción.	62	90, subcuenta "Ingresos"	360
8	10/01/2001 Se cargó el IVA al presupuesto sobre la deuda de la empresa "B" (basado en la cláusula 5 del artículo 167 del Código Fiscal de la Federación de Rusia)	76, subcuenta "IVA"	68, subcuenta "Cálculos con el presupuesto del IVA"	60
9	10/01/2001 la deuda de la empresa "B", cancelada con pérdidas, se reflejó fuera del balance	007		360

2. Cancelación de cuentas por cobrar de empleados por resultados financieros

Cancelación de cuentas por cobrar para personas responsables

En la práctica, se produce una situación en la que un empleado de una empresa renuncia sin informar los fondos que recibió anteriormente para gastos de viaje, negocios y otras necesidades de la empresa. Como resultado, se forma un saldo deudor en la cuenta 71, que los contadores reescriben cuidadosamente de mes a mes, de año a año.

Al ser despedido, el empleado debe completar una hoja de bypass, que incluye notas de todos los servicios y departamentos de la empresa de que no le debe nada a nadie y que le han pagado por todo. El departamento de contabilidad también toma nota en la hoja de trabajo después de la liquidación total con el empleado.

Cabe recordar que, según la cláusula 11 del Procedimiento para realizar transacciones en efectivo en la Federación de Rusia (Carta del Banco Central de la Federación de Rusia del 4 de octubre de 1993 N 18), “las personas que recibieron efectivo a cuenta están obligadas a más tardar 3 días hábiles después del vencimiento del período por el cual emitieron, o desde el día de su regreso de un viaje de negocios, presentar un informe sobre los montos gastados al departamento de contabilidad de la empresa y realizar el pago final por ellos”.

Sin embargo, a veces un empleado es despedido sin realizarle el pago final. Si, por culpa del departamento de contabilidad, no se ha realizado la liquidación final con el empleado, entonces es ilegal cancelar las cuentas por cobrar en la cuenta 71 por resultados financieros, se debe recuperar de los contadores si violaron el procedimiento. por emitir dinero a cuenta y no tomó las medidas adecuadas para reembolsarlos. Si el acuerdo final con el empleado no se realiza por otras razones (no por culpa de los empleados contables) y en los tribunales o de alguna otra manera (por ejemplo, en caso de muerte de un empleado), no es posible recuperar cantidades de dinero de los empleados dimitidos, entonces, si hay una decisión judicial sobre la imposibilidad de cobrar la deuda, se cancela en el resultado financiero: cuenta de débito 91, subcuenta "Otros gastos" cuenta de crédito 71 - la La deuda de los empleados dimitidos según los informes anticipados se cancela, lo que no es realista de cobrar. En ausencia de una decisión judicial, la deuda sólo se puede cancelar después de tres años. Para la empresa esto es una pérdida, pero para un empleado así es su ingreso personal.

Y si estos son sus ingresos, entonces están sujetos al impuesto sobre la renta de las personas físicas. En este caso, la empresa actúa como agente fiscal. La cláusula 1 del artículo 24 de la Parte 1 del Código Fiscal de la Federación de Rusia establece que “los agentes fiscales son personas a quienes, de conformidad con este Código, se les confía la responsabilidad de calcular, retener al contribuyente y transferir impuestos al presupuesto correspondiente. (fondo extrapresupuestario).” La empresa no puede calcular ni pagar el importe del impuesto sobre la renta al presupuesto por sí sola, ya que los ingresos los recibió realmente el empleado dimitido. Además, según el párrafo 9 del artículo 226 de la segunda parte del Código Fiscal de la Federación de Rusia, "no se permite el pago de impuestos a expensas de los agentes fiscales". Por lo tanto, el departamento de contabilidad de la empresa debe presentar a la oficina de impuestos un certificado de ingresos de una persona en el Formulario 2-NDFL que indique que la persona ha recibido ingresos en forma de deuda no reclamada en informes anticipados.

Ejemplo 2. Un empleado recibió 1.000 rublos. bajo el informe de compra de cartuchos. El empleado compró un cartucho y presentó un recibo de caja y una factura por valor de 800 rublos al departamento de contabilidad. Todavía debía 200 rublos. Al día siguiente el empleado no se presentó a trabajar. No se ha realizado el pago final al empleado. La empresa acudió a los tribunales y descubrió que el ex empleado había emigrado al extranjero, por lo que recibió la decisión de que era imposible cobrarle la deuda.

Cancelación de préstamos pendientes a empleados

Las relaciones jurídicas de las partes en virtud del contrato de préstamo están reguladas por el Capítulo 42 "Préstamo y crédito" del Código Civil de la Federación de Rusia. Según el párrafo 1 del artículo 807 del Código Civil de la Federación de Rusia, en virtud de un contrato de préstamo, una parte (el prestamista) transfiere a la propiedad de la otra parte (prestatario) dinero u otras cosas determinadas por características genéricas, y el prestatario se compromete a devolver al prestamista la misma cantidad de dinero (monto del préstamo) o una cantidad igual de otras cosas que recibió del mismo tipo y calidad.

Un contrato de préstamo entre una organización y un individuo debe celebrarse por escrito, independientemente del monto del préstamo (cláusula 1 del artículo 808 del Código Civil de la Federación de Rusia).

Para registrar las liquidaciones con los empleados de la organización por los préstamos que se les otorgaron, el Plan de Cuentas prevé la cuenta 73 “Liquidaciones con personal para otras operaciones”, subcuenta 73-1 “Liquidaciones por préstamos otorgados”. El monto de un préstamo otorgado a un empleado de una organización en efectivo se refleja en el débito de la cuenta 73, subcuenta 73-1 “Liquidaciones sobre préstamos otorgados”, en correspondencia con la cuenta 50 “Efectivo”, subcuenta 50-1 “Efectivo de la organización." Por lo tanto, al transferir el monto del préstamo a un empleado en efectivo desde la caja de la empresa, la cuenta 73 crea una cuenta por cobrar.

El empleado puede renunciar y no pagar el préstamo. En este caso, la empresa deberá defender su derecho a cobrar la deuda ante los tribunales. Sin embargo, es posible que esto no ayude a liquidar las cuentas por cobrar. Si se han agotado todas las formas posibles de influir en el deudor y no es posible cobrar la deuda (en este caso, es obligatoria una decisión judicial de negativa), se da de baja en los resultados financieros: cuenta de débito 91, subcuenta " Otros gastos" cuenta de crédito 73, subcuenta 73-1 " Liquidaciones de préstamos concedidos" - la deuda se cancela y no se puede cobrar.

En este caso, es necesario presentar a la oficina de impuestos información sobre los ingresos recibidos por el individuo, que consistirán no solo en deudas impagas, sino también en beneficios materiales. De conformidad con la cláusula 1 del artículo 212 de la Segunda Parte del Código Fiscal de la Federación de Rusia, los ingresos del contribuyente son “el beneficio material recibido de los ahorros en intereses por el uso por parte del contribuyente de fondos prestados (crédito) recibidos de organizaciones o empresarios individuales. "

Ejemplo 3. Un empleado celebró un contrato de préstamo sin intereses por un período de tres meses, según el cual recibió 10.000 rublos de la caja de la empresa. Un mes después el trabajador desapareció. Los intentos de encontrarlo fueron infructuosos. La dirección de la empresa acudió a los tribunales, que dictaminaron que era imposible cobrar esta deuda.

Al mismo tiempo, inmediatamente después de cancelar la deuda por resultados financieros, la empresa presenta a la oficina de impuestos información sobre los ingresos recibidos por el individuo, incluidos los beneficios materiales de los intereses.

Andréi Viktorovich Komarov
Director de ACF "Distrito Federal Central"

Según el saldo, hay un saldo deudor en la cuenta 71 Responsables. No es posible retener el monto de la deuda. ¿Es posible transferir el saldo a la cuenta 73, o qué es lo correcto en esta situación?

Débito 63 Crédito 71: las cuentas por cobrar se cancelan a expensas de la reserva creada.

El fundamento de esta posición se da a continuación en los materiales del Sistema Glavbukh.

1.Situación:Cómo tener en cuenta los importes contables no devueltos a tiempo para la tributación

Dado que la organización no incurre en gastos al emitir dinero contable a un empleado y no recibe ingresos al devolver los montos contables, dichos montos no se tienen en cuenta al calcular los impuestos.

Esto se aplica tanto a las organizaciones que aplican el sistema tributario general (cláusula 14 del artículo 270, cláusula 3 del artículo 273 del Código Fiscal de la Federación de Rusia), como a aquellas que pagan un impuesto único en condiciones simplificadas o UTII (cláusula 2 del artículo 346.17, cláusula 1 Artículo 346.29 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Los montos emitidos contra el informe son cuentas por cobrar del empleado hasta que presente un informe anticipado, adjuntando documentos que confirmen los gastos incurridos y deposite el saldo del monto no utilizado en la caja registradora. Así se desprende de las instrucciones aprobadas por Resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 1 de agosto de 2001 No. 55.

Si un empleado no devuelve a tiempo los montos contables no gastados, el contador de la organización puede retener el monto de la deuda del salario del empleado ().*

Sin embargo, dado que los fondos emitidos a cuenta del empleado no son un gasto, si las cuentas por cobrar no se pagan a tiempo, la organización no genera ingresos. Esto es válido para todas las organizaciones, independientemente del sistema fiscal aplicado. Esta conclusión se puede extraer de las disposiciones y artículos del Código Fiscal de la Federación de Rusia.

Nina Koviazina,

2.Situación: cómo determinar la fecha en que una organización puede cancelar, debido al plazo de prescripción, los montos contables que se atribuyen al empleado renunciado

Para determinar el día en que puede cancelar los montos de anticipos no reclamados, utilice la siguiente metodología.*

1. Fijar la fecha a partir de la cual comienza el plazo de prescripción.

El plazo de prescripción debe contarse a partir del día siguiente a la fecha en que el empleado debía saldar la deuda (). Por ejemplo, si se suponía que un empleado debía devolver el monto contable el 5 de octubre, cuente el plazo de prescripción a partir del 6 de octubre. Al fin y al cabo, la deuda de un empleado por importes contables se refiere a obligaciones con un plazo determinado. El empleado debe pagar la deuda a más tardar tres días hábiles después de que expire el período por el cual se le entregó el dinero (cuando envía a un empleado en un viaje de negocios, a más tardar tres días hábiles después del día de su regreso) (cláusula 26 de el reglamento aprobado por el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 13 de octubre de 2008 No. 749). En consecuencia, el plazo de prescripción para las cantidades contables que el empleado no devolvió y sobre las cuales no declaró, comienza a contar al final del período por el cual se emitió el dinero (Cláusula 2 del artículo 200 del Código Civil de la Federación de Rusia Federación).

2. Contar tres años desde la fecha de inicio del plazo de prescripción.

Para las obligaciones en forma de cantidades contables no devueltas, el plazo de prescripción es de tres años (). La legislación no establece un plazo de prescripción especial para este caso (cláusula 1 del artículo 197 del Código Civil de la Federación de Rusia). Por lo tanto, el plazo de prescripción finalizará el día de su inicio, sólo tres años después (párrafo 1, párrafo 1, artículo 192 del Código Civil de la Federación de Rusia). Al mismo tiempo, tener en cuenta las circunstancias que puedan servir como motivo para interrumpir el plazo de prescripción. Después de la pausa, el plazo de prescripción comienza a contar nuevamente ().

Así, una vez transcurrido el plazo de prescripción, la deuda sobre el monto contable puede considerarse incobrable y cancelarse en contabilidad (cláusula 14.3 de PBU 10/99) y al calcular el impuesto sobre la renta (inciso 2, cláusula 2, artículo 265 de la Código Fiscal de la Federación de Rusia, cartas del Ministerio de Finanzas de Rusia de 8 de agosto de 2012 No. 03-03-07/37, de 15 de septiembre de 2010 No. 03-03-06/1/589).*

Nina Koviazina,
Subdirector del Departamento de Educación y
recursos humanos del Ministerio de Salud ruso

Contabilidad

Cancelar el monto de la deuda con cargo a la reserva para deudas de cobro dudoso.

En contabilidad, refleje la cancelación de cuentas por cobrar de la reserva para deudas de cobro dudoso mediante la contabilización:*

Débito 63 Crédito 62 (58-3, 71, 73, 76...)
– las cuentas por cobrar se cancelan a expensas de la reserva creada.

La cancelación de cuentas por cobrar cuyo plazo de prescripción ha expirado, u otras deudas que no es realista cobrar, no constituye cancelación de la deuda. Por tanto, dentro de los cinco años siguientes a la fecha de la cancelación, reflejarlo en el balance en la cuenta 007 “Deuda de deudores insolventes cancelados con pérdida” (Instrucciones para el plan de cuentas):

Débito 007
– se reflejan las cuentas por cobrar canceladas.

Durante este período, monitorear la posibilidad de su cobro si cambia el estado patrimonial del deudor (cláusula 77 del Reglamento de Contabilidad y Presentación de Informes).

Serguéi Razgulin,
Consejero de Estado actual de la Federación de Rusia, tercera clase