El procedimiento de registro y emisión de cartas de porte. Cómo completar formularios de viaje correctamente

El 13 de febrero de 2017, el Ministerio de Justicia de la Federación de Rusia registró la Orden del Ministerio de Transporte de la Federación de Rusia No. 17 "Sobre la introducción de cambios en los detalles obligatorios y el procedimiento para completar las cartas de porte aprobadas por Orden del Ministerio de Transporte de la Federación de Rusia de 18 de septiembre de 2008 No. 152” de 18 de enero de 2017. Según la nueva orden, se están realizando cambios en el procedimiento de emisión de cartas de porte para vehículos. La nueva orden entra en vigor el 26 de febrero de 2017.

A continuación se muestra el texto de la Orden del Ministerio de Transporte de la Federación de Rusia No. 17 del 18 de enero de 2017:

Introducir los siguientes cambios en los detalles obligatorios y el procedimiento para completar las cartas de porte, aprobados por orden del Ministerio de Transporte de la Federación de Rusia del 18 de septiembre de 2008 No. 152:

1. 1. En el párrafo 12, las palabras "En el título de la carta de porte se coloca un sello o estampilla de una persona jurídica, empresario individual, propietario de los vehículos pertinentes sobre la base de la propiedad u otra base jurídica". excluir.

1. 2. Agréguese la cláusula 16.1 con el siguiente contenido:

"16.1 La fecha y hora del control previo al viaje del estado técnico de un vehículo son fijadas por el inspector del estado técnico de los vehículos de motor o por el inspector del estado técnico del transporte eléctrico terrestre que realizó el control correspondiente, y es certificado mediante firma indicando apellido e iniciales."

Estas son las reglas para completar una carta de porte según la antigua orden del Ministerio de Transporte de la Federación de Rusia, que fue adoptada el 18 de septiembre de 2008:

Reglas para completar las cartas de porte:

1. 9. Se expide una carta de porte por cada vehículo utilizado por una persona jurídica o empresario individual para el transporte de mercancías, pasajeros y equipajes por carretera y transporte eléctrico terrestre urbano en las comunicaciones urbanas, suburbanas e interurbanas.

1. 10. La carta de porte se expide por un día o por un período no superior a un mes.

1. 11. Si durante el período de validez de la carta de porte el vehículo es utilizado en turnos por varios conductores, se permite emitir varias cartas de porte para un vehículo por separado para cada conductor.

1. 12. El nombre de la carta de porte indica el tipo de vehículo para el que se emite la carta de porte (carta de porte de turismos, carta de porte de tranvía, etc.). El número de carta de porte se indica en la sección del título en orden cronológico de acuerdo con el sistema de numeración adoptado por el propietario del vehículo. En el encabezado de la carta de porte se coloca un sello o estampilla de una persona jurídica, empresario individual, propietario de los vehículos pertinentes sobre la base de la propiedad u otra base legal.

1. 13. Las fechas, horas y lecturas del odómetro cuando un vehículo sale de un estacionamiento permanente y ingresa a un estacionamiento permanente son ingresadas por personas autorizadas designadas por decisión del jefe de la empresa o empresario individual, y certificadas por sus sellos o firmas que indican iniciales. y apellidos, salvo en los casos en que un empresario individual combine las funciones de conductor.

1. 14. Las fechas, horas y lecturas del odómetro cuando un vehículo sale de un estacionamiento permanente y ingresa al estacionamiento especificado son ingresadas por el empresario individual si el empresario especificado combina las funciones de un conductor.

1. 15. En el caso de emitir varias cartas de porte para un vehículo por separado para cada conductor, la fecha, hora y lecturas del odómetro cuando el vehículo sale del estacionamiento permanente se ingresan en la carta de porte del conductor que es el primero en salir del lugar de estacionamiento permanente. , y la fecha, hora y lecturas del odómetro cuando un vehículo ingresa a un estacionamiento permanente, en la hoja de ruta del conductor que es el último en ingresar al estacionamiento permanente.

1. 16. Las fechas y horas del reconocimiento médico previo y posterior al viaje del conductor son ingresadas por el trabajador médico que realizó el examen correspondiente y certificadas con su sello y firma indicando apellido, nombre y patronímico.

16.1 La fecha y hora del control previo al viaje del estado técnico del vehículo son fijadas por el inspector del estado técnico de los vehículos de motor o el inspector del estado técnico del transporte eléctrico terrestre que realizó el control correspondiente, y está certificado mediante firma indicando el apellido y las iniciales

1. 17. Los propietarios (poseedores) de vehículos deben registrar las cartas de porte emitidas en el diario de registro de cartas de porte.

1. 18. Las cartas de porte emitidas deberán conservarse durante al menos cinco años.

Hemos resaltado en rojo el párrafo 12 de las reglas para la cumplimentación de las cartas de porte, las cuales dejarán de tener vigencia el 26 de febrero de 2017, luego de que entre en vigencia la nueva orden del Ministerio de Transporte No. 17 del 18 de enero de 2017. Es decir, según la nueva legislación, las personas jurídicas y los empresarios individuales no tendrán que poner su sello o timbre en la parte superior de la carta de porte.

“Sobre la aprobación de los datos obligatorios y el procedimiento para cumplimentar las cartas de porte” (en adelante Orden nº 152). Todos los cambios se aplican a las cartas de porte emitidas después del 25/02/2017.

El nuevo procedimiento para la elaboración de cartas de porte debe ser aplicado por personas jurídicas y empresarios individuales que exploten automóviles, camiones, autobuses, trolebuses y tranvías.

Echemos un vistazo más de cerca a los cambios aprobados.

Cambio #1

En el encabezado de la carta de porte, las organizaciones y los empresarios individuales ahora tienen derecho a no colocar su sello o timbre (cláusula 12 de la Orden del Ministerio de Transporte de la Federación de Rusia No. 152).

Cambio #2

Las organizaciones y empresarios individuales en la carta de porte, además de la nota de reconocimiento médico, deben anotar sobre el control previo al viaje del estado técnico del vehículo (indicando la fecha y hora). Dicha marca es colocada por el inspector del estado técnico de los vehículos o por el inspector del estado técnico del transporte eléctrico terrestre urbano y está certificada por su firma indicando apellido e iniciales (cláusula 16.1 de la Orden del Ministerio de Transporte). de la Federación de Rusia Nº 152).

Detalles obligatorios de la carta de porte.

Los detalles obligatorios de la carta de porte no han cambiado.

Para cancelar combustibles y lubricantes con base en una carta de porte, es necesario indicar los siguientes detalles (cláusula 3 de la Orden No. 152):

• nombre y número;
• información sobre el período de validez;
• información sobre el propietario (propietario) del vehículo;
• información sobre el vehículo;
• información del conductor.

La información sobre el período de validez debe incluir la fecha (día, mes, año) durante la cual puede viajar utilizando la carta de porte emitida. El documento se puede emitir por varios días, pero no más de un mes (cláusula 10 de la Orden del Ministerio de Transporte de la Federación de Rusia No. 152); en este caso, es necesario indicar las fechas de inicio y finalización del período. cuándo se puede utilizar la carta de porte.

En la línea sobre el propietario del vehículo deberá indicar:

• para una entidad jurídica: nombre, forma jurídica, ubicación, número de teléfono;
• para empresarios individuales: apellido, nombre, patronímico, dirección postal, número de teléfono.

La carta de porte debe incluir información sobre el vehículo:

• tipo de vehículo (coche o camión, autobús o trolebús, etc.);
• modelo de vehículo (VAZ-2101, Audi A3, etc.);
• placa de matrícula estatal del vehículo;
• lecturas del odómetro (kilómetros completos) cuando el vehículo sale del garaje (depósito) y entra al garaje (depósito);
• fecha (día, mes, año) y hora (horas, minutos) de salida del vehículo de su plaza de aparcamiento permanente y de su regreso.

La información del conductor debe contener:

• apellido, nombre, patronímico del conductor;
• fecha (día, mes, año) y hora (horas, minutos) del examen médico del conductor antes y después del viaje.

A partir del 15 de diciembre de 2017, el procedimiento para completar los formularios de viaje ha vuelto a cambiar. Las modificaciones correspondientes fueron realizadas por Orden del Ministerio de Transporte de la Federación de Rusia. . De acuerdo con estas modificaciones, la carta de porte deberá indicar:

• OGRIP - empresarios individuales, OGRN— organizaciones;
• día y hora de la última inspección previa al viaje del estado técnico del vehículo (si la inspección obligatoria está establecida por ley).

Además de los detalles especificados, la carta de porte, como documento primario, debe contener los detalles obligatorios establecidos para todos los documentos primarios, párrafo 2 de la Ley Federal del 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ “Sobre Contabilidad” (en adelante, como Ley N° 402-FZ). Esta ley, así como la Orden del Ministerio de Transporte No. 152, incluye el “Nombre del documento” como datos obligatorios.

Detalles obligatorios, según Ley N ° 402-FZ:

• Título del documento;
• fecha de preparación del documento;
• nombre de la entidad económica que compiló el documento;
• contenido del hecho de la vida económica;
• el valor de la medida natural y (o) monetaria de un hecho de la vida económica, indicando las unidades de medida;
• el nombre del cargo de la persona (personas) que completó la transacción, operación y la(s) persona(s) responsable(s) de su ejecución, o el nombre del cargo de la(s) persona(s) responsable(s) de la ejecución del evento realizado;
• firmas de personas responsables indicando sus apellidos e iniciales u otros datos necesarios para identificar a estas personas.

Los empleados de la empresa suelen utilizar coches personales para viajes de negocios. Por ejemplo, un director utiliza un automóvil para viajes de negocios y un gerente puede conducir su automóvil personal para asistir a reuniones con socios.

Para confirmar el costo de combustible y lubricantes, cada viaje deberá estar reflejado en el boleto de viaje. ¿Es necesaria una nota médica en este caso?

Detalles adicionales de la carta de porte

Las organizaciones y los empresarios individuales pueden indicar en la carta de porte detalles adicionales que tengan en cuenta las características específicas de sus actividades relacionadas con el transporte de mercancías, pasajeros y equipaje en diversos modos de transporte (cláusula 8 de la sección II de la Orden No. 152).

Estos detalles adicionales, según el autor, pueden ser:

• consumo de combustible estándar;
• economía de combustible en comparación con el consumo estándar;
• exceso de consumo de combustible respecto al consumo estándar.

Los detalles enumerados están contenidos en.

Estos detalles permiten a la organización ejercer control interno sobre la validez de la cancelación de combustible.

Además de todos los detalles enumerados anteriormente, la carta de porte debe indicar la fecha y hora de la lectura del odómetro cuando el vehículo sale del estacionamiento permanente y regresa. La fecha y la hora son selladas por personas autorizadas designadas por decisión del jefe de la empresa/empresario individual, y certificadas por sus sellos o firmas que indican iniciales y apellidos, excepto en los casos en que el empresario individual combina las funciones de gerente y conductor.

También es necesario poner el sello y firma del trabajador médico que realizó el reconocimiento médico correspondiente al conductor, indicando apellido, nombre y patronímico (cláusula 16 de la Orden No. 152).

Formulario de carta de porte y procedimiento contable.

Las formas de los documentos contables primarios en una organización comercial las determina el gerente. Las formas de los documentos contables primarios de las organizaciones del sector público se establecen de conformidad con la legislación presupuestaria de la Federación de Rusia (cláusula 4 de la Ley No. 402-FZ).

El uso del formulario de carta de porte desarrollado en la organización debe ser aprobado por la política contable. Los requisitos para la formación de políticas contables están fijados por el Reglamento Contable "Políticas Contables de la Organización" () - las políticas contables son formadas por el jefe de contabilidad u otra persona que lleva la contabilidad en la organización, con base en este PBU y aprobado por el jefe de la organización.

Las organizaciones deben desarrollar un formulario de hoja de ruta teniendo en cuenta los requisitos establecidos y aprobar su uso mediante políticas contables.

Cabe señalar que, de conformidad con la Orden del Ministerio de Transporte No. 152, los propietarios (poseedores) de vehículos deben registrar las cartas de porte emitidas en el registro de cartas de porte.

A continuación le proporcionamos un ejemplo de cómo completar una carta de porte.

Tasas de consumo de combustible

Las normas para el consumo de combustibles y lubricantes en el transporte por carretera fueron introducidas por la Orden del Ministerio de Transporte de Rusia "Sobre la implementación de recomendaciones metodológicas" Normas para el consumo de combustibles y lubricantes en el transporte por carretera ".

De acuerdo con el párrafo 1 de estas Recomendaciones Metodológicas, están destinados a empresas de transporte por motor, organizaciones involucradas en el sistema de gestión y control, empresarios, etc., independientemente de su forma de propiedad, que operen equipos automotrices y material rodante especial sobre chasis de vehículos en el territorio de la Federación de Rusia.

Cabe señalar que el Código Fiscal de la Federación de Rusia no contiene disposiciones sobre el racionamiento de los costos de combustibles y lubricantes. Al mismo tiempo, la aplicación de estas normas permitirá a las organizaciones confirmar la justificación económica de los gastos incurridos en caso de desacuerdos con la autoridad fiscal (artículo del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Las cartas de porte están representadas por la documentación contable primaria, que debe ser redactada por cada empresario o gerente de la empresa si las actividades de la empresa implican el uso de automóviles. Si el propietario del automóvil es una empresa, son las cartas de porte las que confirman la posibilidad de utilizar el vehículo en el proceso de hacer negocios. Si el automóvil pertenece al empleado, las hojas le permiten determinar el monto óptimo de compensación por usar el automóvil con fines comerciales. Llenar una carta de porte es un proceso importante, ya que no se deben cometer errores graves durante el trámite. El proceso lo llevan a cabo funcionarios de la empresa.

El concepto y la necesidad de las cartas de porte.

Son los documentos principales que confirman el uso de la máquina para los fines de la empresa. Contienen información importante sobre el vehículo, el conductor y la empresa reales. Estos documentos pueden ser verificados por la inspección del trabajo, los inspectores fiscales o los agentes de la policía de tránsito, por lo que los funcionarios de la empresa deben tener en cuenta las reglas para completar las cartas de porte. Le ayudarán a evitar diversas infracciones y errores.

Si los inspectores encuentran información falsa o errores, esto se convertirá en la base para la imposición de multas elevadas.

¿Por qué se utilizan?

La cumplimentación de una carta de porte la llevan a cabo todas las organizaciones que de una forma u otra están relacionadas con la necesidad de utilizar vehículos. Con este documento, puede lograr varios objetivos a la vez, que incluyen:

• se controla el movimiento de vehículos durante la jornada laboral;
• sobre la base de este documento, se calcula el salario del conductor;
• se registra la cantidad de dinero gastada en combustible y lubricantes;
• la depreciación se calcula correctamente sobre la propiedad usada;
• Se tiene en cuenta el coste total del coche.

Además, el conductor necesita una carta de porte para presentarla al policía de tránsito, ya que es él quien confirma la legalidad del transporte de mercancías o pasajeros. Sirve como prueba de que el vehículo se encuentra en óptimas condiciones y que el ciudadano en cuestión es el conductor oficial. Si durante la inspección se descubren errores en el documento o se revela la ausencia de una carta de porte, el conductor será responsable de conformidad con el art. 12.13 Código de Infracciones Administrativas.

Características del documento.

Completar una carta de porte se considera un proceso bastante sencillo. Cada empresa elige de forma independiente si se utilizará un formulario único o se desarrollará un formulario único de este documento, que está consagrado en la documentación reglamentaria interna de la organización.

Si una empresa se especializa en el transporte de personas o mercancías, el procedimiento de matriculación del vehículo debe realizarse únicamente mediante un formulario en hoja especialmente aprobado. ¿Quién debería emitir cartas de porte a los conductores? El proceso lo realiza únicamente el empleador que prepara y completa este documento. Normalmente, el director de la empresa emite una orden mediante la cual nombra a una persona responsable. Es este empleado de la empresa el responsable de crear, cumplimentar y entregar los formularios a los conductores.

Las características de completar el documento incluyen:

• se emite una hoja exclusivamente cuando se utiliza el automóvil con fines laborales;
• no importa por qué el propietario de la empresa utiliza un vehículo específico, por lo que el automóvil puede ser propiedad de la empresa o arrendarse;
• el período máximo de validez del documento es de 30 días;
• Está permitido prescribirlo por un día o incluso por un viaje.

Según la nueva normativa vigente en 2018, se permite ampliar el período de validez de la hoja.

tipos de documento

Las reglas para completar las cartas de porte pueden diferir ligeramente según el tipo de documento. Cada tipo de vehículo utiliza su propio tipo de chapa. Por tanto, existen cartas de porte para los siguientes coches:

• camiones;
• carros pasajeros;
• transporte especial;
• taxi, que puede ser un coche o un camión;
• autobuses que puedan estar destinados al transporte público de viajeros u otros fines.

Se utiliza el formulario adecuado para cada vehículo. Si una organización desarrolla documentación de forma independiente, el formulario seleccionado se registra en un diario especial.

Matices de relleno

El procedimiento para cumplimentar la carta de porte se determina individualmente en cada empresa. Para esto se utilizan con mayor frecuencia las siguientes reglas y características:

• por orden del jefe de la empresa se nombra un despachador, quien emite hojas de ruta para cada automóvil utilizado por los empleados en el desempeño de sus funciones laborales;
• Si la empresa es pequeña, la documentación a menudo la completa el conductor directo del automóvil, pero ingresan información solo en una parte del formulario, que se relaciona con el kilometraje del automóvil, para lo cual se toman en cuenta las lecturas del odómetro. cuenta;
• Se permite utilizar un programa especial para ingresar información, con la ayuda del cual se ocultan partes innecesarias del documento;
• antes de enviar el automóvil a un vuelo, el empleado responsable de la empresa debe asegurarse de que el vehículo esté en óptimas condiciones;
• Antes del viaje, incluso los conductores deben pasar un examen médico que confirme que los ciudadanos saben conducir un coche.

Una vez finalizado el vuelo, la hoja se devuelve al despachador. Tan pronto como el documento caduque, se transferirá para su almacenamiento en el archivo de la empresa durante 5 años. Los líderes de la organización son responsables de los errores e infracciones.

A continuación se puede encontrar un ejemplo de cómo completar la hoja de ruta de un vehículo.

¿Qué información se incluye?

Un empleado autorizado de la empresa debe completar la carta de porte de un automóvil o camión. Debe comprender las reglas de este proceso de antemano. Los detalles requeridos al completar la hoja de ruta se presentan con la siguiente información:

• nombre del documento;
• su número;
• validez;
• información sobre el propietario del coche;
• tipo y marca de coche;
• números de matrícula de automóviles;
• lecturas del odómetro, y se toman cuando el automóvil sale del territorio de la empresa, así como cuando el vehículo se envía al taller;
• hora exacta de salida y llegada;
• información sobre el empleado responsable de la empresa que deja el automóvil en la línea y redacta la carta de porte;
• información del conductor;
• hora y fecha del examen médico del conductor;
• información sobre el trabajador médico que realiza el examen;
• un sello en la fecha y hora de la inspección técnica del vehículo, y el procedimiento se puede realizar directamente en la organización si se dispone del equipo necesario y de los especialistas adecuados;
• información sobre el mecánico que realizó la inspección.

Está permitido ingresar otra información en el documento. Esto es posible si la organización utiliza su propio formulario de carta de porte.

¿Qué información no se requiere?

El procedimiento para cumplimentar la carta de porte puede variar ligeramente en diferentes empresas. Se tienen en cuenta los siguientes puntos:

• no se requiere el sello de la empresa con detalles en la hoja;
• Se debe prestar especial atención al estudio del estado técnico del vehículo;
• la ley ha abolido la forma uniforme de este documento;
• No es necesario indicar la ruta en el texto, ya que sólo es necesario introducir los datos representados por las lecturas del odómetro.

En la práctica, los agentes de la policía de tránsito o los empleados de otros organismos de inspección a menudo creen que la falta de información sobre la ruta es una infracción grave, por lo que los conductores y propietarios de empresas deben rendir cuentas. En este caso, hay que acudir a los tribunales para impugnar multas elevadas. Para evitar situaciones tan desagradables, se recomienda indicar directamente en el texto del documento cuál es el punto final de la ruta.

Matices del uso del documento.

Llenar una carta de porte para un camión u otro vehículo es un proceso obligatorio para cualquier empresa que utilice diferentes máquinas para actividades laborales. El uso de este documento tiene las siguientes características:

• El formulario 4-C se utiliza si se utilizan indicadores de trabajo a destajo para calcular el salario del conductor;
• si se utilizan salarios basados ​​en el tiempo, se crea una carta de porte en el Formulario 4-P;
• Además de este documento, los conductores deberán acompañar la documentación presentada en la carta de porte de la carga transportada;
• el documento es emitido exclusivamente por la persona responsable que trabaja en un turno específico;
• El documento debe ser marcado por un mecánico que verifica el estado técnico del automóvil, un trabajador médico que realiza un examen médico, un despachador que envía el automóvil a un vuelo y también el conductor directo.

Cada empresa debe disponer de formularios de viaje en cantidades óptimas.

Periodo de almacenamiento de documentos

Las empresas deben conservar los documentos de viaje durante un mínimo de 5 años, lo cual se prescribe en la Orden del Ministerio de Transporte No. 152 y la Ley Federal No. 402.

Si se cometen errores o infracciones graves al completar la carta de porte, el documento se considera inválido y, por lo tanto, no se puede utilizar para ningún propósito. La responsabilidad de tales errores recae en los funcionarios involucrados en el llenado de la documentación, así como en el gerente inmediato de la empresa.

¿Cómo desarrollar adecuadamente tu propia forma?

No todas las empresas prefieren utilizar formularios uniformes, por lo que prefieren desarrollar sus propios formularios de documentos. Para ello, puedes utilizar cualquier estructura, así como incluir diferentes puntos en el documento.

Pero al crear un nuevo formulario, se tiene en cuenta que los detalles obligatorios deben incluirse en el texto. Sin ellos, el documento de viaje queda fácilmente invalidado, por lo que no podrás utilizarlo para ningún fin.

Después de desarrollar el formulario, es necesario enviar su muestra al Servicio de Impuestos Federales en el lugar de registro. En este caso, podrás evitar problemas futuros al imputar los gastos de billetes de viaje a los costes de la empresa.

Responsabilidad por la ausencia de un documento.

Si un conductor circula por las carreteras sin el conjunto de documentos requerido, incluida la carta de porte, se trata de una infracción grave. Los agentes de la policía de tránsito lo llevan a la responsabilidad administrativa, por lo que tendrá que pagar una multa de 500 rublos.

En caso de tales violaciones, una entidad legal paga una multa de 100 mil rublos. Las mismas sanciones se aplican a las empresas que transporten personas o mercancías utilizando vehículos eléctricos.

Otras características

Al completar una carta de porte para un autobús u otro transporte, se tienen en cuenta otros matices:

• no es necesario redactar una carta de porte si se utiliza un coche alquilado, pero con su ayuda se pueden tener en cuenta los costes de combustible y lubricantes en los gastos de la empresa;
• se redacta una hoja para un viaje, pero su período de validez puede variar de 1 a 30 días;
• No está permitido completar la documentación parcialmente, de lo contrario dicho documento se considerará inválido.

El responsable designado como despachador deberá realizar previamente cursos especiales que le permitan conocer las normas de elaboración de la documentación básica que debe tener todo conductor de la empresa. Además, el conductor debe tener un certificado de haber pasado un reconocimiento médico antes del vuelo.

Conclusión

Las cartas de porte son documentos importantes en cualquier empresa especializada en el transporte de mercancías o personas. Son compilados por empleados especiales de la empresa, designados para el puesto mediante la emisión de una orden de la dirección de la organización.

Cada empresa puede desarrollar su propio formulario de documentación, pero el formulario debe contener algunos detalles obligatorios. Si se detectan errores o infracciones, la hoja se considera inválida o nula.

Toda organización pública y privada debe documentar claramente todas sus actividades. Para este propósito se han desarrollado muchos formularios, formularios y reglas especiales. Si se siguen y los documentos se completan correctamente en el momento oportuno, el empresario no tendrá problemas ni con las estructuras de inspección ni con las autoridades fiscales, que pueden otorgarle la exención de las evaluaciones del impuesto sobre la renta personal. Los empresarios principiantes, especialmente, tienen muchas preguntas sobre las reglas para completar las cartas de porte (PL) y sus cambios. Hoy le diremos cómo completar correctamente estos importantes documentos y también le presentaremos ejemplos de los formularios más comunes desarrollados para liberar un vehículo en un viaje.

Algunas palabras sobre submarinos.

Las normas de llenado deben ser seguidas por cualquier empresa que utilice vehículos en sus actividades principales o secundarias. Sin este documento, debidamente cumplimentado, ningún vehículo tiene derecho a realizar un viaje. Muy a menudo, las empresas compensan a sus empleados que utilizan vehículos personales con fines laborales por el coste del combustible y los lubricantes. Se confirman mediante una carta de porte; además, los agentes de la policía de tránsito que detuvieron el automóvil tienen derecho a solicitar estos documentos, que indican los detalles del vehículo, el conductor y el destino de la ruta.

Con la ayuda de estos documentos, cualquier organización amortiza sus gastos de combustible y recibe la exención del impuesto sobre la renta personal durante un período determinado. En los casos en que no se sigan las reglas para completar las cartas de porte, el empresario puede incluso incurrir en responsabilidad administrativa y penal.

Sacando conclusiones de todo lo anterior, podemos decir que una carta de porte no es solo un formulario, sino un documento importante que refleja todos los datos sobre el vehículo, la persona que lo conduce, la ruta, etc. La correcta ejecución de dichos documentos garantiza a la empresa la ausencia de problemas con las autoridades fiscales en caso de informes anuales y auditorías repentinas.

Clasificación

Actualmente existen varios tipos de documentos que nos interesan, aplicables a cualquier transporte conocido. En base a esto, los submarinos se pueden clasificar según su finalidad de la siguiente manera:

• transporte de pasajeros;
• transporte especial;
• vehículo de carga;
• taxi de pasajeros;
• autobús.

Cada formulario tiene su propia designación alfanumérica. Por ejemplo, las reglas para completar la carta de porte 4-C se aplican al transporte de mercancías. En general, casi todos los formularios tienen un procedimiento de cumplimentación idéntico, sin embargo, dependiendo de la especialización del vehículo, puede tener pequeños añadidos.

Formularios individuales del PD

No todas las organizaciones son adecuadas para las formas unificadas desarrolladas por las agencias gubernamentales. A veces, algunas columnas resultan superfluas para una empresa en particular, por lo que está permitido desarrollar formularios PL individuales.

Deberán contener los datos obligatorios previstos por la ley; el resto podrá añadirse o eliminarse a petición del titular de la empresa. En cualquier caso, dicho formulario se considera legal y puede presentarse previa solicitud a las agencias gubernamentales pertinentes.

Período de validez del documento

De acuerdo con las reglas para completar las cartas de porte, deben indicar el período de validez. Hay que recordar que la forma unificada se utiliza durante no más de veinticuatro horas. En casos especiales se deberán marcar casillas adicionales. Pero el período de validez del formulario individual se ha ampliado a treinta días.

Estos matices deben ser conocidos por todos los que participan en la verificación y procesamiento del DP.

Columnas obligatorias

Como mencionamos anteriormente, cada formulario debe incluir una serie de detalles inmodificables, sin los cuales se considera inválido. En este caso, no importa la especialización del vehículo. Por ejemplo, las reglas para completar las cartas de porte del Formulario 3 para automóviles de pasajeros implican la inclusión de un determinado conjunto de columnas y celdas en los formularios:

1. Número.
2. Nombre.
3. Período de validez del formulario.
4. Información sobre el empleado de la organización que gestiona el vehículo:

• Nombre completo del conductor que trabajará en el vehículo especificado;
• fecha en formato numérico, y hora en formato horas y minutos, en que se realizó el reconocimiento médico previo y posterior al viaje del conductor.

5. Descripción detallada del vehículo utilizado:

• su tipo;
• modelo;
• modelo de remolque y semirremolque (si no están, la columna no se completa);
• Matrícula del vehículo;
• kilometraje inicial y marca de kilómetros recorridos una vez finalizada la jornada de trabajo;
• información sobre salida y fin del trabajo (fecha y hora).

6. Información sobre el propietario del vehículo.

Además de las columnas enumeradas, cualquier emprendedor puede agregar los detalles necesarios. Podrán revelar, por ejemplo, el tipo de actividad de la empresa o cualquier otro dato a criterio de la dirección.

Cartas de porte: muestra, reglas de llenado.

Si planea utilizar un formulario unificado para su trabajo, nuestro ejemplo lo ayudará a navegar completando el documento. Ten en cuenta que es de doble cara. Por lo tanto, no olvide ingresar los datos en el reverso de la hoja después de que el conductor regrese del viaje.

En las grandes organizaciones, personas especialmente capacitadas completan dichos documentos y también liberan a los conductores y vehículos en la ruta. En organizaciones más pequeñas, donde no es del todo rentable mantener a dichos especialistas, esta responsabilidad se asigna a cualquier persona. Por ejemplo, un contador o el director de una empresa.

Un empleado que participa en DP debe estar familiarizado con todas las reglas y las nuevas innovaciones que se introducen. En la siguiente sección del artículo, le informaremos sobre las complejidades de las reglas para completar una hoja de ruta para un automóvil de pasajeros. Analizaremos por separado los submarinos destinados a autobuses y vehículos de carga.

Ejemplo de llenado

Esta es una de las opciones más sencillas y que no presenta complicaciones. Sin embargo, para un principiante, las reglas para completar una carta de porte de un automóvil de pasajeros pueden parecer innecesariamente confusas. Después de todo, una forma unificada suele resultar intimidante debido a la abundancia de columnas y detalles. Así que veamos el anverso de este importante formulario.

En la parte superior izquierda de la hoja se debe ingresar la fecha de salida, el nombre de la organización (exactamente como está escrito en los documentos constitutivos), los datos completos del conductor y del automóvil. También se indica la hora de salida del estacionamiento y regreso de la ruta, anotada por el despachador. Esto también suele incluir información sobre el examen médico del conductor e información sobre la persona responsable de los procedimientos realizados.

En el lado derecho del formulario habitual se ingresan códigos de los documentos constitutivos de la organización, el número del formulario en sí (se establece de forma arbitraria, pero en orden, comenzando desde el anterior), kilometraje, datos de las personas que verificaron el estado técnico del vehículo y marca de combustible. Aquí también se ingresa la cantidad de combustible y lubricantes emitidos, si así lo acepta la empresa.

En la parte inferior del formulario, las firmas de la persona que entrega el vehículo en servicio y del conductor que aceptó el vehículo.

El reverso lo rellena la persona responsable que aceptó el coche después del vuelo. Aquí se indica la ruta, el tiempo de viaje y los kilómetros recorridos. Debajo de estos datos se coloca la firma del conductor. A veces, un contador o el director de una organización calcula el salario de un empleado en columnas especiales, pero estos detalles no son obligatorios.

Reglas para completar las hojas de ruta de los autobuses.

Este documento unificado es el número seis; además de las columnas obligatorias ya descritas en el apartado anterior, se le han añadido varias más. Tenga en cuenta que sin ellos, el formulario no se considera correctamente cumplimentado y, por tanto, no será tenido en cuenta por las autoridades fiscales.

Dicha carta de porte contiene información sobre el conductor y el revisor. En las columnas se ingresan los apellidos e iniciales de ambas personas, así como sus números de identificación. Se deberán indicar los números y nombres de las rutas. A veces, estos documentos incluyen notas o tareas especiales para el conductor.

Dado que el autobús sale para el primer y segundo turno, la hoja de ruta contiene columnas que el despachador completa cuando sale y regresa al garaje para cada turno.

Camiones

En primer lugar, hay que tener en cuenta que para los vehículos de carga se han creado tres formas unificadas:

• Para trabajo a destajo. Este formulario se utiliza para el transporte a destajo, cuando el conductor tiene una idea de los precios y puede ver su salario en el reverso de la carta de porte al final del turno de trabajo.
• Teniendo en cuenta las tarifas horarias. En este caso, el documento indica el tipo de tarifa y luego se calcula el salario en función de los resultados del viaje.
• Transporte interurbano. Esta forma está marcada con una franja roja especial y se usa muy raramente. Se utiliza con mayor frecuencia cuando se trabaja con carga económica nacional.

Las reglas para completar una carta de porte de camión incluyen muchas columnas y se consideran las más complejas. Las siguientes líneas no cambian:

• columna o brigada;
• remolques;
• Personas de compañia;
• lugares para recibir y entregar carga;
• características de la carga;
• tonelaje de carga;
• el número de vuelos con la carga declarada que constituyen la tarea del conductor;

Por lo general, en las empresas de transporte participan personas especialmente designadas para la preparación de documentos tan importantes; su mantenimiento es simplemente necesario;

Innovaciones en las reglas.

Este año, las reglas para completar la carta de porte han cambiado. Algunos expertos afirman que incluso han facilitado el trabajo de los especialistas. Pero otros consideran que las nuevas reglas para completar los formularios de viaje son más complejas que las anteriores. Sea como fuere, todo emprendedor que trabaje con diferentes vehículos debería conocerlos.

Anteriormente, quienes liberaban automóviles en la ruta debían colocar en el documento un sello redondo de la empresa. Ahora esto se considera opcional, pero en las columnas se deben ingresar los datos de la empresa y del propietario del automóvil. Sin ellos, el formulario no tiene fuerza legal.

La normativa vigente desde el veintiséis de febrero de este año establece que es obligatorio incluir en la carta de porte la información de la inspección técnica del vehículo firmada por el responsable. Estos datos se cumplimentan para todo tipo de vehículos.

Errores al completar el PL: a qué pueden conducir

No subestimes la importancia de completar estos documentos correctamente. Por ejemplo, se conocen casos en los que empresarios individuales se vieron involucrados en litigios con las autoridades fiscales por negarse a deducir el impuesto sobre la renta personal. El Servicio de Impuestos Federales afirmó que el demandante utilizó el automóvil para fines personales, porque las cartas de porte fueron completadas incorrectamente y, por lo tanto, no pudieron ser consideradas en el caso.

También hay otros casos, en los que no entraremos, en los que fueron errores ofensivos y banales en los documentos los que resultaron fatales. Por lo tanto, le recomendamos encarecidamente que preste más atención a la documentación y utilice un diario especial. Hablaremos de ello en la siguiente sección del artículo.

Llevar un diario de documentos de viaje.

Si trabaja con vehículos, emite y acepta una gran cantidad de cartas de porte por día. Su movimiento debe estar claramente registrado en un diario, que generalmente lleva la persona responsable de la liberación del automóvil.

Este documento consta de texto y partes tabulares. Las reglas para completar el diario de viaje son bastante claras, pero no deben descuidarse. Esto puede resultar costoso tanto para el empleado negligente como para la empresa.

El código OKPO completo siempre se completa en la portada y también se indica el período de tiempo en el que se utilizará la revista. La parte de la tabla contiene las siguientes celdas:

• número y fecha de expedición de la licencia;
• información sobre el empleado que conduce el vehículo y su número de personal;
• número de vehículo asignado en el garaje;
• firmas del conductor, despachador y contador.

No olvide que la revista debe tener una numeración continua y tener en cuenta absolutamente todas las cartas de porte emitidas para el período especificado en el título. Una vez cumplimentado el documento, es sellado por el gerente, quien también lo firma. luego el empleado responsable cose la revista y la deposita.

El empleado responsable es designado únicamente por el director de la empresa. Esto puede hacerse por orden o especificado en el contrato de trabajo. Tenga en cuenta que los poderes siempre pueden transferirse a otro empleado mediante la siguiente orden de la organización.

Además, estas responsabilidades pueden transferirse a una organización externa que proporcione servicios similares en virtud de un contrato.

En lugar de una conclusión

Hemos intentado recopilar para usted la información más relevante sobre el tema indicado, que será útil tanto para principiantes como para profesionales. Esperamos que después de leer el artículo no tenga preguntas sin respuesta sobre cómo completar el PL.

Hoja de ruta. El documento más común en el proceso de contabilidad primaria del transporte de carga. Es él quien también determina los principales indicadores de desempeño del conductor y del material rodante en su conjunto, mientras que los datos indicados en la carta de porte son la base para calcular el costo del transporte de carga y calcular los pagos al conductor por el trabajo realizado.

Para los camiones en nuestro país, se acostumbra utilizar dos formas unificadas de estos documentos aprobados en noviembre de 1997.

• Formulario N 4-s. Se utiliza para el transporte de carga, en el que la mano de obra se paga a destajo.
• Formulario N 4-p. Aplicable al transporte de carga en el caso de que la mano de obra sea remunerada a tarifa temporal, destinada a realizar el transporte de carga para dos clientes durante una jornada laboral o un turno de trabajo de un conductor.

El cliente es responsable de completar los cupones desprendibles de la carta de porte, y serán la base para emitirle una factura por el trabajo de transporte de carga realizado por la organización propietaria del automóvil. A dicha factura se adjunta un cupón de corte, sobre cuya base se realizaron los cálculos. La hoja de ruta en sí, como parte del informe, permanece en la organización propietaria del automóvil y duplica los registros del tiempo durante el cual el vehículo estuvo ocupado realizando trabajos para un cliente específico, y que servirá como base para contabilizar el trabajo de un vehículo específico durante un período de tiempo determinado.

En una situación en la que los artículos del inventario están sujetos a transporte, con pago basado en el tiempo por el trabajo realizado, los números TTD se registran en la carta de porte y se adjunta una copia del documento de envío como confirmación del hecho de que el trabajo se ha completado. Sobre la base del número total de toneladas de carga transportadas, así como sobre la base de otros indicadores, se determina la cantidad de trabajo realizado por el vehículo y el conductor.

Hasta que la carta de porte sea entregada al conductor, completarla es responsabilidad del despachador de la organización o una persona con autoridad similar. Otras entradas en la carta de porte las realizan los empleados de la organización propietaria del vehículo y el cliente (o clientes). Vale la pena prestar atención al hecho de que no se permite la participación del conductor en el proceso de introducción de datos en la carta de porte. La única excepción es su firma, que certifica la aceptación del vehículo a la salida del territorio y su entrega a su regreso.

La transferencia de cartas de porte al conductor mediante los formularios especificados solo es posible previa certificación con la firma de una persona autorizada. Se emite una carta de porte para un solo turno de trabajo. Al mismo tiempo, una condición obligatoria para la emisión de una nueva carta de porte es la presentación de la última del período anterior. Cuando hablamos del periodo anterior, nos referimos al día o turno laboral de cierre anterior.

El procedimiento para realizar entradas en el formulario de viaje.

El procedimiento para realizar anotaciones en los formularios de las hojas en cuestión está claramente definido. Sucede en la siguiente secuencia:

• Inmediatamente debajo del nombre del documento se registra la fecha, mes y año, los cuales deben corresponder a la fecha del asiento de registro correspondiente sobre la emisión de esta carta de porte en el diario.
• El código correspondiente se ingresa en la línea que muestra el modo de operación, sobre cuya base se realizará el cálculo y la acumulación de los pagos laborales al conductor.
• Las líneas "Columna" y "Brigada" están destinadas a registros de las divisiones correspondientes de la organización a la que está asignado el automóvil o conductor.
• En las columnas que reflejan los datos del vehículo, indique la marca del automóvil con la designación obligatoria de su matrícula estatal, así como el número de garaje.
• La información personal y oficial sobre el conductor debe ingresarse en las líneas correspondientes. Son el apellido e iniciales del empleado, el número de personal asignado al conductor como empleado de la organización, el número de licencia de conducir, la clase del conductor, cuyo trabajo se reflejará en una carta de porte específica.
• En la columna que requiere reflejar información sobre la tarjeta de licencia, se ingresa información sobre el tipo de tarjeta de licencia (limitada o estándar), así como su serie y número de registro.
• En la línea "Remolques" se indica la matrícula estatal y el número de garaje del remolque o semirremolque cuyo funcionamiento se espera, indicando su marca. En cuanto a los remolques o semirremolques de intercambio, sus datos se ingresan en estas columnas directamente en los lugares de su intercambio.
• En la línea “Acompañantes” se ingresan los datos personales (apellido, iniciales) de las personas cuyo deber es acompañar al vehículo durante el proceso de trabajo. Podría ser un cargador, un transportista, un aprendiz, etc.
• El apartado "Trabajo del conductor y del vehículo" contiene datos sobre el tiempo de salida del transporte del territorio y su regreso.
• En la sección "Asignación al conductor", una persona autorizada, generalmente un despachador, indica información sobre el destino del cliente o departamento a cuya disposición se envía el conductor.
• La columna "A cuya disposición" presupone la indicación del cliente, cuyo pedido está sujeto a cumplimiento por parte del conductor y del vehículo correspondiente.
• "Hora de llegada". Implica un registro claro (en horas y minutos) de la llegada del vehículo declarado a su destino para la ejecución de una orden única. O registro de llegada al lugar de producción, según el cronograma de trabajo de los vehículos en el marco de la ejecución de un contrato específico.
• Las Secciones No. 20-21 brindan información sobre dónde debe aceptarse la carga y dónde debe entregarla el conductor de acuerdo con los requisitos de una aplicación específica o los términos del contrato. Es decir, estas columnas son “Direcciones de puntos de carga y descarga”.
• La columna 22 indica el nombre de la carga a transportar. En consecuencia, el nombre de esta columna es “Nombre de la carga”.
• El número de viajes que serán necesarios para completar la tarea determinada por la solicitud o pedido único se indica en la columna No. 23 “Número de viajes con carga”.
• La longitud de la ruta por la que se realizará el transporte de carga se determina a partir del mapa de la ciudad o de los datos de las autoridades de carreteras. El kilometraje se determina mediante un curvímetro o a partir de una lista de distancias elaborada teniendo en cuenta estos certificados de transporte. Además, la distancia se puede calcular basándose en las lecturas del velocímetro del vehículo durante el transporte estacional, registradas en los actos de la empresa de transporte y del cliente. Estos datos se registran en el apartado No. 24 - “Distancia”.
• La línea "Toneladas de transporte" contiene información sobre la cantidad de carga que requiere transporte al cliente.

En cuanto a cualquier cambio en la asignación del conductor, sólo puede realizarlo la organización de transporte propietaria del vehículo. Y sólo en casos excepcionales, previo acuerdo con la empresa de autotransporte, se podrá confiar este derecho al cliente.

• El anverso de la carta de porte contiene la columna "Emitir combustible". Es allí donde se anota la cantidad de combustible necesaria para cumplir con el pedido. La cantidad de litros de combustible requeridos se ingresa en la hoja en palabras y tiene en cuenta el saldo no gastado del día anterior.
• En la columna correspondiente, la firma del despachador registra la exactitud de todos los datos especificados en la carta de porte, incluido el hecho de que el conductor tiene una licencia.

Requisitos para cumplimentar una carta de porte antes de salir del garaje

También se determina la secuencia de introducción de datos hasta que el vehículo sale del garaje.

• En el apartado “Movimiento de Combustible” (columnas No. 9, 10 y 11) y en las líneas correspondientes, el técnico en combustibles y lubricantes, camión cisterna u otra persona autorizada ingresa datos sobre la cantidad de combustible dispensado.
• Debe haber una marca de examen médico en el anverso del documento de viaje. Esta marca sólo puede ser colocada por la persona que realiza directamente el reconocimiento médico previo al viaje, cuyo objetivo es evaluar el estado de salud del conductor, así como la posibilidad de que este pueda conducir un vehículo.
• Antes de que el automóvil salga del garaje hacia la línea, el mecánico del puesto de control (punto de control) o el departamento de control técnico (departamento de control técnico) toma las lecturas actuales del velocímetro y las ingresa en la columna "Lecturas del velocímetro" del "Trabajo del conductor y del vehículo". " sección.
• Estos mismos trabajadores de ATP registran la hora actual de salida del vehículo y muestran estos datos en la columna número 6 de la carta de porte - "Hora real" - utilizando un reloj de sello. En caso de ausencia o mal funcionamiento, la hora se introduce manualmente. La secuencia de visualización de datos es la siguiente: día, mes, horas, minutos.
• El “Saldo a la salida” (columna No. 12 de la sección “Movimiento de combustible”) también lo completa el mecánico de la caja de cambios o el departamento de control de calidad. Aquí se muestra el combustible restante real en los tanques del vehículo al momento de la salida y una firma certifica la exactitud de la información proporcionada.
• En las líneas destinadas a mostrar información sobre el estado técnico del coche, se exponen una serie de datos mediante la firma del control de calidad o del mecánico de transmisión. Se trata tanto del hecho de la entrega al conductor de un vehículo en determinadas condiciones técnicas como del permiso de salida del garaje. El conductor certifica esta información, así como el hecho de la recepción del coche y la tarea a realizar, con firma personal.

El procedimiento para completar una carta de porte en la línea.

También existen una serie de requisitos para el proceso de ingresar datos en la hoja de ruta de un camión en la línea.

1. El procedimiento para completar la sección “Secuencia de finalización de tareas” del formulario No. 4-c.

• La columna No. 27 muestra secuencialmente el número de viajes realizados. La necesidad de esta actuación se debe a la posterior publicación de las cartas de porte adjuntas según los vuelos realizados.
• Las columnas No. 36-38 (“Números de los documentos de envío adjuntos (TCD)”) están destinadas a que el remitente muestre todos los números TTD relacionados con un viaje específico.
• La fecha y hora de presentación de la carta de porte al destinatario o consignador se toma en la puerta de entrada o en el punto de control en los puntos de carga y descarga y se muestra en las columnas No. 28-30. Si no hay punto de control o puerta de entrada, estas columnas no se completan y la hora de llegada al punto de descarga o carga se muestra en la sección correspondiente del TTN.
• El nombre del transportista se ingresa en las columnas No. 39-40. La fiabilidad de la información y los detalles especificados en la carta de porte se confirma mediante la firma y el sello del remitente.

1. Si surgen circunstancias que provoquen una parada en el transporte, se rellena el apartado “Tiempos de parada en la línea”. La información es ingresada en las columnas correspondientes por un empleado del servicio de asistencia técnica o una persona con dicha autoridad. Anotan los motivos, la fecha y la duración del tiempo de inactividad. La fiabilidad de los datos especificados está confirmada por las firmas de estas personas.
2. La sección "Notas especiales" ubicada en el frente debe completarse si la grabación requiere información que no está proporcionada en el formulario de guía de porte. Pueden ser marcas de la policía de tránsito, varios servicios de carretera, una marca que indica la negativa del cliente a cargar el coche, etc.

El procedimiento para ingresar datos en la carta de porte al devolver el vehículo al taller.

Al devolver el coche al taller, se adopta el siguiente procedimiento para introducir los datos en la carta de porte del coche:

1. En el apartado “Resultados del vehículo y remolques” se muestran datos sobre el consumo de combustible, el tiempo de servicio, el número de viajes y carreras, los kilómetros recorridos durante la operación, así como el volumen de transporte realizado.

2. El mecánico de control de calidad o punto de control llena la columna “Saldo al regreso”, ubicada en la sección “Movimiento de combustible”. Aquí, el técnico de combustibles y lubricantes, u otra persona con la autoridad correspondiente, hace una marca en la columna “Aprobado”, confirmando que el conductor ha entregado el combustible y los lubricantes.

3. Después de que el conductor haya entregado el vehículo al mecánico de control de calidad o puesto de control en una determinada condición técnica (buena o mala), marca la columna "Aprobado". A su vez, el control de calidad o mecánico de transmisión, con su firma, avala la aceptación por parte del conductor de un automóvil en determinadas condiciones técnicas.

Tomar notas en la carta de porte después de que la entregue el conductor

El empleado responsable del servicio de despacho, u otro especialista de la empresa que tenga tales poderes, completa la carta de porte de acuerdo con ciertas reglas.
1. En el apartado “Trabajo del conductor y del vehículo”, según la tabla de distancias existente, el despachador ingresa información en la columna “Cero kilometraje”. Aquí se registran los kilómetros recorridos por el vehículo desde el taller hasta el primer punto de carga, así como desde el último punto de descarga hasta el taller.

2. La sección "Movimiento de combustible" contiene varias columnas que deben completarse.

Entonces, en la columna "Coeficiente de cambio en la norma", el despachador ingresa indicadores que muestran un coeficiente general de cambio en la norma de consumo de combustible. Este coeficiente se aplica durante todo el día de operación del vehículo y está asociado con la operación de los vehículos de acuerdo con los estándares de mayor consumo de combustible.

Las columnas No. 16 ("Tiempo de funcionamiento del equipo especial") y No. 17 ("Tiempo de funcionamiento del motor") requieren el ingreso de datos respaldados por las entradas correspondientes en el TTL adjunto a la carta de porte. Estos registros, por regla general, contienen información sobre el tiempo de funcionamiento de equipos especiales, así como el tiempo de funcionamiento adicional del motor en condiciones especiales de funcionamiento. Esto podría ser, por ejemplo, el funcionamiento forzado del motor durante las operaciones de carga y descarga. La necesidad de mostrar esta información es necesaria para calcular las tasas de consumo de combustible adicionales. La exactitud de la introducción de esta información se confirma con la firma del despachador.

3. El siguiente paso es completar la sección "Secuencia de tareas". Aquí el despachador muestra el número total de viajes. El asiento se realiza en la columna N° 27, celda “Total”. Y en la línea “TCD en cantidad” se muestra el número total de documentos de envío entregados por el conductor. Para confirmar la exactitud de los datos sobre el número de especificaciones técnicas presentadas y aceptadas, el conductor firma en la columna "Aprobado por el conductor". El despachador confirma este hecho con su firma en la línea "Aceptado por el despachador".

Características de la carta de porte de un camión, formulario No. 4-p

Hay una serie de características para ingresar información en el formulario de carta de porte 4-p. Son los siguientes:

• La sección “Asignación al conductor” la completa el despachador, de acuerdo con la solicitud o pedido único del cliente, y requiere completar las siguientes columnas:

Columna No. 18 “A disposición de quién”. Aquí se deben mostrar los datos sobre el cliente, es decir, su nombre y dirección para realizar el trabajo;

Columnas No. 19, 20. Sus datos contienen información sobre la hora prevista de llegada y salida del vehículo de la tarea;

Columna No. 21: número estimado de horas asignadas para el trabajo;

Columna No. 22 – número estimado de viajes.

• Cupón desprendible. Su realización es responsabilidad del cliente. Un cupón desprendible es la base para que una empresa de transporte por carretera emita una factura al cliente por los servicios prestados.

El procedimiento para completar el cupón desprendible es el siguiente:

De acuerdo con la información contenida en la carta de porte presentada por el conductor, el cliente ingresa la fecha de emisión y el número de la carta de porte en las secciones y columnas correspondientes; el nombre de la ATP cuyos vehículos realizan el transporte de carga, así como las marcas y números de estado de los vehículos que llegan;

En la línea "Cliente" ingresa el nombre de la organización, nombre completo. personas que, en virtud de sus funciones oficiales, sean responsables del uso del vehículo;

Indica la hora real de llegada y salida de los vehículos en las líneas correspondientes;

Completa las líneas “TTD adjunto”, en las que escribe los números y la cantidad de documentos de transporte, de los cuales se debe adjuntar una copia a la carta de porte;

La línea correspondiente indica el número de vuelos realizados;

Certifica con su firma y sello la veracidad de los datos indicados en las líneas correspondientes.

Cabe señalar que toda la responsabilidad por la correcta ejecución de las cartas de porte de los vehículos recae directamente en los jefes de la organización y los funcionarios cuyas responsabilidades incluyen el seguimiento de la operación del transporte de mercancías, así como de las personas que participan en la cumplimentación del documento.

El almacenamiento de las cartas de porte, según la normativa vigente, debe realizarse junto con la documentación técnica, que permita su verificación simultánea.