Dalam bukunya, Bruce Tulgan menyentuh masalah utama manajer modern - epidemi "undermanagement" - dan menawarkan langkah-langkah spesifik yang akan membantu Anda menjadi manajer yang kuat yang: dengan jelas mengartikulasikan harapan Anda kepada karyawan, menerima dan menganalisis umpan balik secara teratur, mengoreksi kesalahan bawahan tepat waktu dan bahkan lebih cepat memberi penghargaan atas keberhasilan mereka.

Apakah Anda menghabiskan banyak waktu untuk berbicara dengan karyawan? Anda mendiskusikan ratusan topik: “Bagaimana akhir pekan Anda? Apakah ulang tahun putra Anda berhasil? Pernahkah Anda melihat acara TV ini? Mungkin Anda ingin berbicara dengan karyawan tentang urusan pribadi mereka untuk membangun ikatan yang lebih dekat dengan mereka. Namun, pendekatan ini mengganggu hubungan manajerial. Ketika diskusi mulai menyentuh masalah pekerjaan, Anda tidak dapat selalu menggunakan kekuatan Anda secara maksimal. Jika Anda memiliki tugas yang sulit, terkadang Anda harus memberi tekanan pada seorang karyawan. Dan dalam situasi seperti itu, Anda tiba-tiba mengubah nada Anda dan mulai berbicara dengan serius, tergesa-gesa, dan terkadang terlalu emosional dengannya tentang pekerjaan. Dan pada titik ini, karyawan tersebut mungkin mengatakan sesuatu seperti: "Hei, saya pikir kami berteman ?!" Dan Anda bisa melupakan saling pengertian sebelumnya.

Saya menyebutnya Dr. Jekyll dan Mr. Hyde. Jika Anda membangun hubungan dengan karyawan dengan berbicara kepada mereka secara pribadi, seperti teman dekat, maka dalam situasi di mana percakapan menjadi serius, dan itu selalu terjadi, cepat atau lambat, Anda harus mengambil peran yang sama sekali berbeda. Anda beralih dari Mr. Boss Buddy ke Mr. Boss Jerk dan tetap dalam peran itu sampai masalahnya hilang dan Anda mendapat kesempatan untuk kembali menjadi Mr. Buddy lagi. Baru sekarang Pak Teman sudah mulai terlihat palsu, dan Pak Bos harus memperjuangkan haknya.

Bicara tentang pekerjaan

Jika Anda ingin menjadi Tuan Teman bagi karyawan Anda, Anda dapat minum bir bersama mereka di malam hari. Namun sedang bekerja Anda harus menjadi bos. Peran Anda adalah menjaga fokus keseluruhan pada pekerjaan dan membantu semua orang melakukan yang terbaik setiap hari. Kabar baiknya adalah bahwa cara terbaik untuk membangun hubungan baik dengan karyawan Anda adalah berbicara dengan mereka tentang pekerjaan. Ini adalah kesamaan yang Anda miliki. Faktanya, pekerjaan adalah alasan mengapa Anda memiliki hubungan apa pun. Ketika Anda membangun hubungan dengan membicarakan aktivitas bersama, Anda mengurangi kemungkinan konflik dan pada saat yang sama menciptakan hubungan yang akan bertahan dari konflik jika konflik itu muncul. Jadi berbicara tentang pekerjaan yang telah dilakukan dan pekerjaan yang perlu dilakukan. Bicara tentang bagaimana menghindari kesalahan, temukan solusi dan pastikan semua sumber daya tersedia dalam jumlah yang cukup, bicarakan tujuan, tenggat waktu, norma dan spesifikasi, bicarakan pekerjaan. Dan semuanya akan jauh lebih baik.

Bagaimana manajer-mentor yang paling efektif berbicara?

Banyak manajer memberi tahu saya: "Saya bukan pemimpin yang dilahirkan. Saya ..." (Anda dapat mengisi sendiri yang hilang, misalnya, akuntan, insinyur, dokter, dan sebagainya). Mereka berkata, “Saya tidak terlalu menyukai proses manajemen. Ini melibatkan terlalu banyak percakapan yang sulit." Faktanya, para manajer ini menjelaskan bahwa mereka tidak tahu bagaimana berbicara secara efektif dengan karyawan tentang pekerjaan.

Hanya sedikit yang memiliki jenis karisma khusus, gairah menular dan antusiasme yang menginspirasi dan memotivasi orang. Bagaimana dengan orang lain? Anda mungkin tidak dapat mengembangkan karisma, tetapi Anda mungkin belajar berbicara tentang pekerjaan secara langsung dan efektif. Anda dapat belajar berbicara Kata-kata yang tepat kepada karyawan mereka pada waktu yang tepat dan dengan cara yang benar.

Manajer yang paling efektif menggunakan metode komunikasi tertentu. Mereka mengadopsi postur, sikap, dan nada khusus. Mereka bisa menjadi suka memerintah dan responsif, menuntut dan mendukung, disiplin dan sabar. Ini bukan gaya Tuan Teman atau Tuan Bos, melainkan sesuatu di antaranya. Cara berkomunikasi khusus ini sangat mirip dengan mentoring kinerja.

"Saya tidak pernah menjadi mentor yang sangat baik," terkadang manajer memberi tahu saya, "jadi saya tidak tahu seperti apa rasanya." Yah, saya bisa menggambarkan mentor berbicara dengan suara datar dan ngotot. Dia metodis dan terlibat. Dia penuh semangat dan dorongan. Perilakunya terus-menerus ditujukan untuk merangsang konsentrasi dan tanggung jawab.

Coba pikirkan bos, guru, konselor, atau pembimbing spiritual terbaik yang pernah Anda temui dalam hidup Anda. Coba dengarkan suara dan nada suaranya, pikirkan contoh kejujuran dan keterbukaannya. Renungkan pengaruhnya terhadap Anda.

Ketika saya berpikir tentang mentoring, saya langsung berpikir tentang Frank Gorman, guru terhebat yang pernah saya kenal dan pelajari. Selama bertahun-tahun kami saling mengenal, Frank fokus pada satu hal - karate. Dia beruntung memiliki karisma, semangat, dan antusiasme khusus yang menjadi ciri pemimpin yang kuat. Dia adalah master sejati, membantu orang mencapai tingkat konsentrasi yang tepat dan bekerja keras untuk mencapai satu tujuan selama berjam-jam, bahkan tanpa memikirkan istirahat. Bagaimana dia melakukannya?

"Satu-satunya hal yang penting adalah ibu jari Anda," Frank dapat mengulangi minggu demi minggu, "peras, tekan dengan kuat ke telapak tangan Anda, begitu keras sehingga tendon lengan bawah Anda terangkat." Saya berkeringat, tegang karena kelelahan fisik, mencoba melihat lurus ke depan dengan rahang ke bawah, bahu saya lurus, siku saya ditekan, punggung saya lurus, kaki saya ditekan dengan kuat ke lantai, dan Frank Gorman berteriak dan berbisik di telinga saya: "Jempol, acungkan jempol, itu satu-satunya hal yang penting saat ini."

Suatu hari, satu-satunya hal yang penting adalah sesuatu yang lain: mata, rahang, bahu, dll. Akhirnya, beberapa tahun yang lalu, saya bertanya, “Bagaimana ibu jari saya menjadi satu-satunya hal yang penting dalam karate? Bagaimana Anda bisa belajar sesuatu ketika satu-satunya hal yang penting terus berubah. Itu sesuatu yang baru setiap saat!" Frank tersenyum dan menjawab, “Tidak ada yang bisa belajar karate dalam sehari atau setahun. Yang kita miliki hanyalah hari ini. Apa yang bisa saya ajarkan sekarang? Apa yang bisa Anda fokuskan saat ini? Apa yang bisa ditingkatkan saat ini? Satu-satunya hal yang penting adalah itu kita lakukan di sini dan sekarang.

Hal utama yang saya pelajari dari Frank adalah bahwa kekuatan keras dari suara Anda yang ngotot membuat orang yang telah Anda bimbing tidak punya pilihan selain fokus pada apa yang mereka lakukan saat ini. Bagi mereka yang menjadi bangsal dalam situasi seperti itu, tuntutannya bisa sangat serius, tetapi pengembalian usaha akan sangat besar. Ketika Anda mengatur orang untuk sukses dengan cara ini, satu-satunya pilihan mereka adalah membenamkan diri dalam pekerjaan mereka, karena Anda, tidak seperti kebanyakan orang dalam hidup mereka, mengharuskan mereka untuk menjadi yang terbaik. Anda mengingatkan mereka untuk fokus pada setiap detail. Anda membantu mereka meningkatkan satu demi satu keterampilan dengan berfokus pada pengembangan keterampilan, mereka belajar untuk berkonsentrasi. Mereka mendapatkan sabuk hitam dalam segala hal yang mereka lakukan. Dan mungkin bertahun-tahun setelah mereka berhenti bekerja untuk Anda, mereka masih akan terus mendengar suara Anda: "Satu-satunya hal yang penting adalah apa yang kita lakukan sekarang."

Jelas, beberapa orang memiliki tentang lebih banyak bakat untuk mentoring daripada yang lain. Namun, setiap orang dapat mengadopsi cara karakteristik komunikasi seorang mentor, pelatih, guru.Haruskah Anda meniru seseorang dari masa lalu Anda sendiri? Ya, coba saja. Ini adalah titik awal yang bagus saat Anda mengembangkan gaya Anda sendiri dari waktu ke waktu.

Anda tidak perlu berlarian di kantor sambil berteriak "hore".

Terkadang manajer khawatir jika mereka berbicara dengan bawahan mereka seperti mentor, mereka akan terlihat tidak tulus, dan kata-katanya akan terdengar tidak wajar. Seperti yang dikatakan oleh seorang eksekutif puncak di sebuah perusahaan perangkat lunak, “Saya tidak akan berlarian di kantor sambil meneriakkan 'sorak-sorai.' Saya bukan pembimbing."

Namun, pendampingan tidak ada hubungannya dengan tangisan seperti itu. Dan inilah kabar baiknya: pendampingan yang benar-benar efektif tidak mungkin tidak wajar. Itu selalu merupakan proses yang tulus. Dan terkadang ternyata begitu tulus sehingga Anda bahkan tidak menyadari bahwa Anda terlibat dalam pendampingan.

Ini adalah bagaimana saya menanggapi manajer ini. Kemudian saya memintanya untuk mengingat contoh paling sukses dari komunikasi manajerialnya sendiri sepanjang karirnya. Saat ia mulai menggambarkan keberhasilannya dalam manajemen, senyum muncul di wajahnya. Dan Anda tahu apa? Kisah-kisahnya adalah contoh yang bagus dari pekerjaan seorang mentor. Dia berkata:

“Saya menganggap setiap orang sebagai individu. Siapa dia, apa yang dia pikirkan? Saya mencoba untuk fokus pada pekerjaan dan hasilnya, dan bukan pada orangnya. Saya memilih kata-kata saya dengan sangat hati-hati. Saya ingin memahami seakurat mungkin apa yang sudah saya ketahui dan apa yang tidak saya ketahui. Saya mengajukan pertanyaan, namun, selain itu, saya mendorong orang tersebut ke langkah spesifik berikutnya. Kami benar-benar sedang mengerjakan proyek, jadi saya mengambil waktu khusus untuk memberi tahu apa yang benar dan apa yang salah. Kemudian kami mengembangkan rencana terperinci untuk langkah selanjutnya, dan saya terus memantau pelaksanaannya sampai semuanya selesai.

Begitulah caranya bos harus bicara

• mendengarkan orang yang Anda telah menjadi mentor untuk;
• fokus pada contoh spesifik karyanya;
• menggambarkan pekerjaan dan hasil kerja karyawan dengan tulus dan jelas;
• merumuskan langkah konkrit selanjutnya

Jangan Tunggu Masalah Mentor

Cukup cepat, di awal pekerjaan kami dengan manajer, kami menyadari bahwa beberapa bos dapat dianggap sebagai ahli mentoring sejati, tetapi banyak yang tidak terlalu baik dalam hal itu. Namun, kami telah belajar bahwa dalam hal mengelola orang, percakapan mentoringlah yang dapat mengarah pada tindakan nyata.

Masalahnya adalah kebanyakan manajer baru memulai mentoring ketika mereka menghadapi tantangan yang terus-menerus seperti tenggat waktu yang terlewat dan kualitas kerja yang buruk atau perilaku buruk seperti tidak baik kepada klien atau rekan kerja. Hanya ketika manajer menyadari bahwa masalahnya tidak akan hilang, mereka memutuskan untuk mengundang karyawan tersebut ke kantor mereka dan meneguhkan: "Saya melihat bahwa kinerja Anda tidak baik, dan kami perlu memperbaikinya untuk sementara waktu."

Pada saat ini, para peserta dalam dialog mungkin sudah memiliki sensasi yang tidak menyenangkan. Manajer mulai bertanya kepada karyawan: "Apa masalahnya?!", dan dia, mendengarkannya, berpikir: "Mengapa dia tidak berbicara dengan saya tentang ini sebelumnya?" Seringkali langkah manajer berikutnya terbatas pada mengatakan, "Jangan lakukan itu lagi." Dan itu berhasil, tetapi hanya sampai masalah muncul lagi, ingatlah bahwa jika kesulitannya terus-menerus, maka ini mungkin disebabkan oleh fakta bahwa karyawan tersebut tidak tahu apa yang perlu dilakukan untuk memperbaiki situasi, atau berada di bawah otoritas satu atau lebih kebiasaan buruk yang menyebabkan masalah kembali, dan ketika masalah kembali, sudah terlambat untuk membimbing. Yang terbaik adalah melakukan ini terlebih dahulu agar memiliki waktu untuk menyiapkan karyawan agar sukses. Misalnya, jika Anda memiliki bawahan yang selalu melewatkan tenggat waktu, jangan menunggu sampai hal itu terjadi lagi. Mulai mentoring segera setelah Anda menetapkan tenggat waktu pertama Anda. Bantu karyawan tersebut menetapkan pencapaian, lalu bantu mereka membuat rencana untuk memenuhi setiap langkah mereka. Berkomunikasi lebih sering dengan karyawan. Bicarakan terlebih dahulu apa dan bagaimana yang akan terjadi pada saat penyelesaian pekerjaan. Jika Anda melakukan ini, maka dalam 99% kasus orang ini akan menyerahkan pekerjaannya tepat waktu.

Hentikan mentoring ketika masalah telah muncul, lakukan ketika karyawan baik-baik saja, atau setidaknya baik-baik saja. Bimbing karyawan Anda di setiap langkah dan bantu mereka mengembangkan kebiasaan baik untuk mencegah mereka mengembangkan kebiasaan buruk.

Dapatkan hasil yang luar biasa dari orang biasa

Selama bertahun-tahun dalam karir saya, saya beruntung bekerja dengan banyak perwira militer AS. Salah satu hal yang paling menakjubkan tentang tentara berkaitan dengan kemampuannya untuk mengubah sejumlah besar orang muda dan relatif tidak berpengalaman menjadi pemimpin yang sangat efektif. Ambil contoh, Korps Marinir. Pasukan ini memiliki rasio satu banding sembilan antara perwira dengan tamtama, dan Marinir harus sangat bergantung pada pemimpin sementara dari barisan mereka sendiri. Setiap saat, salah satu dari delapan harus siap untuk mengambil alih dan memimpin tim api yang terdiri dari tiga rekan. Tentara berhasil mengubah orang biasa berusia sembilan belas tahun menjadi pemimpin yang efektif. Bagaimana cara kerjanya?

Merekrut dilatih sangat keras dan agresif. Setiap hari dari pagi hingga malam selama tiga belas minggu di kamp pelatihan, para pendatang baru diberitahu dengan tepat apa dan bagaimana melakukannya, setiap langkah mereka dilacak, dievaluasi, dan didokumentasikan. Tantangan tidak diabaikan, dan bahkan hadiah terkecil harus diperoleh melalui kerja keras, tetapi bahkan setelah periode pertama pelatihan selesai, pendampingan Marinir yang agresif, menyeluruh, dan bijaksana ini berlanjut setiap hari. Dalam hal melatih pemimpin baru, Korps Marinir, seperti biasa, sangat metodis. Marinir belajar teknik pendampingan. Mereka belajar untuk menyesuaikan dengan panjang gelombang masing-masing prajurit, terus-menerus mendiskusikan kegiatannya dengannya dan menginstruksikannya langkah demi langkah sehingga tugas dilakukan dengan lebih baik.

Pemimpin baru bertanggung jawab penuh atas tim. Dia tahu persis siapa, di mana, mengapa, kapan dan bagaimana melakukan bisnis ini atau itu. Dia membuat harapannya sangat jelas. Dia melacak, mengukur, dan mendokumentasikan hasil bawahannya. Dia memecahkan masalah saat pemimpin tim mengurus prajuritnya. Akibatnya, rata-rata anak berusia sembilan belas tahun sering kali menjadi manajer yang lebih baik daripada banyak eksekutif dengan pengalaman profesional selama puluhan tahun.

“Kita harus mendapatkan hasil yang luar biasa dari orang biasa,” kata seorang perwira Marinir kepada saya. "Dan satu-satunya cara untuk melakukannya adalah memeras hasil itu dari setiap orang setiap hari melalui kerja kepemimpinan yang aktif dan tanpa henti di setiap tingkat hierarki."

Marinir menyebutnya kepemimpinan tanpa henti dan aktif. Saya menyebutnya mentoring, belajar bagaimana berbicara seperti bos mentor dan memeras hasil luar biasa dari setiap karyawan biasa.

© Bruce Tulgan. Menjadi bos tidak apa-apa. - M.: Mann, Ivanov dan Ferber, 2016.
© Diterbitkan dengan izin dari penerbit

Sepintas, pekerjaan seorang sekretaris mungkin terlihat tidak membutuhkan banyak tenaga. Duduk di ruang tunggu Anda, menjawab panggilan, mengetik dan mencetak berbagai dokumen, menyiapkan teh untuk bos Anda... Tapi tugas sekretaris tidak terbatas pada hal-hal sederhana ini. Sebenarnya, dia memiliki tugas yang sangat penting: dia mengatur waktu manajer dan menyusun jadwal kerjanya. Dan Anda sudah tahu betapa pentingnya merencanakan waktu dengan benar.

Dengan demikian, aktivitas sekretaris pribadi kepala memegang peranan penting dalam organisasi, oleh karena itu sekretaris bukanlah orang terakhir dalam perusahaan. Seorang sekretaris yang baik selalu seorang profesional yang dipercaya oleh bos seperti dirinya.

Untuk berdiskusi dengan manajer apa saja pertanyaan penting, disarankan untuk menghubungi sekretaris terlebih dahulu. Bab berikutnya akan membahas betapa pentingnya berkomunikasi dengan manajer lini Anda sesering mungkin. Dalam hal ini, tentu saja, tidak layak setiap kali mengatur pertemuan dengannya melalui sekretaris. Tetapi ketika Anda perlu beralih ke otoritas yang lebih tinggi, tidak diinginkan untuk melewati otoritas penting seperti sekretaris pribadi. Faktanya adalah semakin tinggi posisi seseorang, semakin banyak tugas yang dia miliki, dan ini bukan rahasia bagi siapa pun. Ada lebih banyak tanggung jawab, dan, karenanya, lebih sedikit waktu yang berharga, sehingga diperbolehkan untuk mengganggunya hanya pada masalah serius. Saya tidak ragu sedikit pun bahwa Anda beralih ke atasan Anda hanya dalam kasus-kasus ketika Anda benar-benar memiliki sesuatu untuk dikatakan, dan ini luar biasa. Tetapi, seperti yang mereka katakan, ini tidak tertulis di dahi Anda, namun banyak karyawan berdosa dengan mengalihkan perhatian manajer dari bisnis dan mengambil darinya waktu langka yang sudah dijadwalkan secara ketat setiap menit. Untuk itu, tugas penting lainnya ada di pundak sekretaris pribadi, yang bisa dikatakan sebagai penghalang. Memang, seringkali sekretaris memutuskan siapa yang akan membuat janji dengan kepala, dan siapa yang tidak. Dari sini, beberapa kesimpulan yang berguna dapat ditarik.

Pertama, selalu perkenalkan diri Anda segera, sebutkan dengan jelas nama dan jabatan Anda dalam organisasi. Jika Anda mulai ragu-ragu atau menggumamkan sesuatu yang tidak dapat dipahami, sekretaris mungkin memiliki pemikiran yang tidak terlalu manusiawi terhadap Anda.

Kedua, nyatakan terlebih dahulu tujuan kunjungan Anda ke kepala, karena sekretaris pribadi berhak menanyakan hal ini. Tidak ada improvisasi dan frasa abstrak dalam hal ini, seperti yang mereka katakan, "tidak akan berhasil": lagipula, Anda sudah tahu bahwa hanya karyawan yang tahu pasti mengapa mereka pergi ke kantornya yang diizinkan untuk melihat bos.

Tapi apa yang harus dilakukan ketika Anda tahu pasti bahwa Anda akan meminta kenaikan gaji atau posisi resmi Anda? Atau mungkin Anda ingin mengeluh tentang seorang rekan yang meracuni hidup Anda dengan perilakunya, atau bahkan - oh horor! - kepada atasan langsung Anda? Tentu saja, di sini saya sedikit melebih-lebihkan, tetapi Anda, tentu saja, memahami arti umum dari kata-kata saya. Tujuan kunjungan yang berkaitan dengan masalah pelik tersebut tidak boleh langsung disampaikan kepada sekretaris. Untuk kesempatan-kesempatan ini, ada kata-kata yang disederhanakan seperti "mengenai masalah pribadi". Namun, jangan menyalahgunakan kata-kata ajaib ini dengan menggunakannya terlalu sering, jika tidak, suatu hari yang jauh dari sempurna Anda tidak akan lagi diizinkan untuk melihat bos. Juga, bersiaplah untuk kenyataan bahwa dalam masalah pribadi, pemimpin, kemungkinan besar, tidak akan segera menerima Anda. Sekretarisnya akan mendaftarkan Anda untuk membuat janji pada waktu yang tepat bagi bos. Tentu saja, dalam situasi seperti itu tentang apa yang disebut hidup dan mati, diperbolehkan untuk meminta sekretaris agar manajer menerima Anda sesegera mungkin. Perlu diingat hanya bahwa kasus-kasus seperti itu diklasifikasikan sebagai luar biasa, dan oleh karena itu seharusnya sangat jarang terjadi.

Ketiga, tidak mungkin untuk tidak menyebutkan apa yang disebut faktor manusia. Ya, sekretaris pribadi manajer Anda bukanlah robot, tetapi orang biasa dengan suka dan tidak sukanya sendiri. Tentu saja, ini tidak dapat tidak mempengaruhi sikapnya terhadap karyawan ini atau itu, terlepas dari kenyataan bahwa seorang profesional sejati selalu berusaha untuk objektivitas maksimum. Dari sini dapat disimpulkan bahwa semakin baik sekretaris pribadi manajer memperlakukan Anda, semakin banyak manfaat yang Anda dapatkan: misalnya, sekretaris akan selalu memilih jam resepsi yang nyaman untuk Anda, baik dari segi ketersediaan waktu Anda maupun dalam hal suasana hati manajemen Anda. . Dalam kasus-kasus yang diperlukan untuk Anda, dia dapat membiarkan Anda lewat, seperti yang mereka katakan, "tanpa laporan." Karena itu, perlakukan sekretaris dengan hormat; pastikan untuk mengetahui nama dan patronimiknya (untuk apa ini, saya akan memberi tahu Anda nanti) dan secara umum mencoba menjalin hubungan persahabatan dengannya.

Sekretaris adalah orang yang, berdasarkan tugasnya, banyak berkomunikasi dengan manajer dan pada umumnya selalu bersamanya ketika dia berada di tempat kerjanya. Ini berarti dia mempelajari karakter dan kebiasaan bos dengan baik, dan informasi semacam itu tidak kalah pentingnya. Misalnya, sekretaris pribadi dapat memberi isyarat kepada Anda atau bahkan memberi tahu Anda, tentu saja, secara rahasia, bahwa saat ini lebih baik tidak mendekati pemimpin, karena suasana hatinya sedang tidak baik atau dia sakit kepala atau semacamnya. itu. Selain itu, kami tidak selalu pergi ke bos sendiri, kebetulan dia memanggil kami. Bahkan jika alasannya tidak Anda ketahui, jika Anda memiliki hubungan yang baik dengan sekretaris pribadinya, Anda tidak akan lama dalam ketidakpastian: kemungkinan besar, sekretaris setidaknya akan menguraikan situasi saat ini untuk Anda. Setuju, ketika Anda memiliki kesempatan untuk mengetahui tentang niat pemimpin terhadap Anda terlebih dahulu, itu bagus, karena Anda mendapatkan kesempatan untuk mempersiapkan segala sesuatu yang dapat Anda harapkan "di atas karpet."

Mungkin, sekretaris tidak hanya akan memberi tahu Anda tentang suasana hati bos, tetapi bahkan memberi Anda beberapa saran praktis tentang bagaimana berperilaku dalam situasi ini, dan ini hanya untuk keuntungan Anda.

Jadi bergembiralah jika Anda memiliki hubungan saling percaya dengan sekretaris pribadi manajer Anda. Bersyukurlah padanya dan jangan lupakan tanda-tanda perhatian, meskipun hanya simbolis, seperti bunga atau permen di hari libur. Ingatlah bahwa hal-hal kecil yang menyenangkan bukanlah hal-hal yang benar-benar kecil, karena mereka membantu menciptakan suasana bersahabat dalam hubungan manusia, dan ini sangat penting.

Poin mendasar lainnya mengenai hubungan Anda dengan sekretaris pribadi kepala. Disposisinya kepada Anda masih tidak memberi Anda hak untuk menuntut informasi tambahan apa pun darinya, selain apa yang dianggap perlu untuk diberitahukan kepada Anda. Seperti halnya komunikasi apa pun, penting di sini untuk tidak melampaui batas dari apa yang diizinkan: lagi pula, lingkungan kerja tidak berarti dekat, tetapi hubungan bisnis resmi antara orang-orang. Pada akhirnya, sekretaris tidak memiliki hak untuk mengungkapkan informasi apa pun. Jangan mengambil sekretaris pribadi bos Anda sebagai mata-mata Anda di kamp musuh. Dan dalam hal apa pun jangan biarkan diri Anda membuat pernyataan seperti "Ya, saya punya sekretaris bos kami - orang saya sendiri!" Di depan rekan kerja. Anda tidak hanya akan menghancurkan suasana saling percaya yang ada dalam hubungan Anda dengan sekretaris dengan kata-kata seperti itu, Anda dapat secara serius melukai seseorang. Perilaku sekretaris seperti itu tidak disambut baik oleh manajemen, dan, sayangnya, dalam tim kerja mana pun pasti akan ada gosip yang, karena iri, tidak akan gagal membawa fakta ini ke perhatian atasan Anda. Jangan menjadi sumber masalah bagi orang lain! Hargai apa yang Anda miliki, dan Anda akan menerima hadiah yang layak, seperti rasa hormat dan kepercayaan.

Berapa banyak untuk berkomunikasi?

Bab ini akan berbicara tentang seberapa banyak Anda perlu berkomunikasi dengan atasan langsung Anda. Tentu saja, Anda akan berkomunikasi dengannya untuk beberapa waktu, terlepas dari keinginan Anda atau, sebaliknya, keengganan. Sekarang saya ingin berbicara tentang seberapa sering Anda harus menunjukkan inisiatif Anda dalam komunikasi, selain kasus-kasus ketika bos memberi perintah kepada bawahan atau Anda melaporkan kepadanya tentang pekerjaan yang dilakukan.

Jadi seberapa banyak Anda perlu berkomunikasi dengan pemimpin - banyak atau sedikit? Sulit untuk menjawab pertanyaan ini dengan tegas, tetapi saya percaya bahwa dalam situasi ini prinsip "Semakin banyak semakin baik" dalam banyak kasus masih membenarkan dirinya sendiri. Tentu saja, Anda tidak boleh mengganggu: ini hanya akan menyebabkan iritasi pada atasan Anda. Karena itu, setiap kali ikuti reaksinya terhadap inisiatif Anda: jika ternyata negatif, maka Anda harus menunda pembicaraan sampai waktu berikutnya. Pertimbangkan juga kepribadian pemimpin Anda, karena dia bisa menjadi orang yang tertutup dan pendiam, dan orang yang terbuka yang suka berbicara. Rencanakan komunikasi Anda dengannya, mulai dari faktor-faktor tersebut. Omong-omong, tentang kepercayaan manajer pada Anda: jika Anda memilikinya, tidak hanya akan lebih mudah bagi Anda untuk mempresentasikan ide kreatif Anda kepadanya, tetapi juga untuk meyakinkannya tentang manfaatnya bagi organisasi.

Sebuah nasihat: jangan mencoba untuk berkomunikasi jika Anda melihat bahwa atasan Anda tidak sehat atau dalam suasana hati yang buruk. Bagaimanapun, kita semua adalah manusia, kita semua memiliki hari-hari ketika kita tidak ingin bertemu siapa pun, dan manajer Anda tidak terkecuali dalam hal ini.

Sebelum mengambil inisiatif untuk menghubungi, pikirkan apakah manajer Anda saat ini memiliki waktu luang untuk mengobrol dengan Anda. Jangan lupa bahwa waktunya bernilai emas, dan juga milik Anda.

Namun, mengapa Anda harus berkomunikasi dengan pemimpin sebanyak mungkin? Pertama, efek iklan bekerja di sini. Semua iklan didasarkan pada momen psikologis berikut: orang pasti mengembangkan simpati dan kepercayaan pada apa yang selalu ada dalam bidang visi mereka. Dan semakin sering Anda berkomunikasi dengan bos Anda, semakin sering Anda berada di depannya. Terus menggambar paralel dengan iklan, saya akan mencatat bahwa tujuan utamanya adalah untuk menyajikan item yang diiklankan dalam cahaya yang paling menguntungkan. Dan komunikasi dengan pemimpin adalah peluang besar bagi Anda untuk menunjukkan kepadanya semua kekuatan, kemampuan, dan kekuatan Anda.

Kedua, komunikasi yang sering dengan pemimpin memberi Anda kesempatan untuk mengenal kepribadiannya dengan baik, dan saya akan memberi tahu Anda mengapa ini perlu di bab “Mengenal satu sama lain dengan lebih baik adalah berguna”.

Ketiga, inisiatif apa pun untuk kontak yang datang dari Anda, pertama-tama, merupakan manifestasi perhatian kepada atasan Anda dan dengan demikian menekankan pentingnya dia di mata Anda. Dalam frasa yang membingungkan ini, pada pandangan pertama, ada makna sederhana: lagi pula, jika Anda ingin berkomunikasi dengan seseorang, maka kepribadian dan pemikirannya menarik bagi Anda, dan pendapat pemimpin Anda seperti itu hanya untuk Anda. keuntungan.

Akhirnya, setiap orang yang memegang posisi manajerial telah mencapai keberhasilan tertentu dalam hidup ini, dan kita telah berbicara lebih dari sekali tentang betapa pentingnya berkomunikasi dengan orang-orang sukses. Faktanya, komunikasi dengan bos dapat memberi Anda manfaat besar: Anda akan mendapat kesempatan untuk belajar banyak darinya. Tentu saja, untuk mendapatkan manfaat dari komunikasi dengan pemimpin, Anda perlu lebih sedikit berbicara dan lebih banyak mendengarkan.

Jadi, Anda telah menyadari keuntungan dari sering berkomunikasi dengan bos. Sekarang mari kita uraikan berbagai topik untuknya, karena tidak ada yang lebih buruk daripada percakapan yang tidak berarti dan kosong, dan selain itu, Anda tidak akan mencapai apa pun dengannya. Jelas bahwa bagian utama dari komunikasi Anda dengan manajer harus terkait dengan mengklarifikasi masalah yang terkait dengan pekerjaan. Tetapi bahkan di sini ada beberapa kekhasan.

Tentu saja, semakin sering Anda tertarik pada pendapat pemimpin dan meminta nasihatnya, semakin baik, karena dengan melakukan ini Anda menunjukkan kepadanya betapa besar otoritas yang dia miliki di mata Anda. Karena itu, jangan menunjukkan rasa malu yang berlebihan dan jangan ragu untuk bertanya kepada bos. Omong-omong, konsultasi semacam itu secara signifikan meningkatkan peluang Anda untuk melakukan pekerjaan lebih baik daripada kolega Anda yang lain, yang tidak ingin berbicara lebih banyak dengan bos dan mencari tahu poin-poin yang tidak sepenuhnya jelas bagi diri mereka sendiri. Atau mungkin mereka terlalu malas untuk melakukannya. Alasan tidak penting di sini, hanya hasil akhirnya yang penting. Namun, komunikasi Anda tentang topik profesional harus bermakna, jadi pikirkan tidak hanya kuantitas, tetapi juga kualitas.

Akan sangat baik jika komunikasi Anda dengan pemimpin mencakup pujian yang halus dan bijaksana. Di halaman-halaman buku ini, kita akan berbicara tentang seperti apa mereka seharusnya, tetapi untuk saat ini saya hanya akan mencatat betapa pentingnya dalam proses komunikasi untuk mengagumi bos dengan tulus dan menunjukkan kepadanya dengan segala cara betapa menyenangkannya itu. Anda untuk bekerja di bawah bimbingan orang yang bijaksana dan berpandangan jauh ke depan dan seorang spesialis yang sangat baik di daerah Anda.

Dan beberapa kata lagi tentang pujian untuk kepala. Efek hebat dapat dicapai dengan apa yang disebut perbandingan pujian, misalnya: "Saya (akan) menyelesaikan masalah ini selama dua jam, dan Anda menyelesaikannya dalam lima menit!". Tidak ada yang mendorong Anda untuk secara terbuka meremehkan diri sendiri, ini tidak boleh dilakukan, dan pujian seperti itu memberikan hasil yang sangat baik.

Tidak diragukan lagi, ketika Anda sering berkomunikasi dengan pemimpin Anda, ini berkontribusi pada pemulihan hubungan dengannya, namun, semuanya memiliki batasannya sendiri, yang sangat tidak diinginkan untuk dilewati. Jadi, pemulihan hubungan dengan bos tidak berarti Anda mampu berkomunikasi dengan nada yang akrab dengannya. Sebaliknya, keakraban tidak boleh dibiarkan dalam hal apa pun, karena tidak ada hal seperti itu yang tidak menyenangkan bagi pemimpin mana pun. Sekalipun atasan Anda lebih memilih gaya komunikasi yang tidak otoriter, tetapi demokratis dengan bawahannya, ini bukan alasan untuk menjadi kurang ajar saat berbicara dengannya. Hargai kenyataan bahwa bos menghormati Anda dan menanggapinya dengan rasa hormat yang sama. Misalnya, ketika Anda melihat bos Anda malam sebelumnya di sebuah restoran, jangan mengedipkan mata padanya keesokan paginya dengan tatapan penuh pengertian dan bertanya, "Bagaimana Anda berjalan?" Tampaknya saya sekarang berbicara tentang kebenaran yang jelas, tetapi banyak yang tidak ingin memahami ini, jadi jangan ikuti contoh yang buruk.

Hal-hal yang tidak berhubungan dengan pekerjaan apa yang dapat diterima untuk dibicarakan dengan manajer Anda? Ada beberapa pilihan di sini: tentang cuaca, tentang kesehatan anggota keluarga dan, mungkin, tentang beberapa berita politik. Saya tidak menyarankan Anda untuk membicarakan penyakit Anda, karena Anda sudah tahu bahwa tidak ada yang membutuhkan karyawan yang sakit. Juga, jangan memulai percakapan tentang kehidupan pribadi Anda atau mendiskusikan masalah keluarga dengan bos Anda: bos Anda tidak memegang posisi psikolog, dan lingkungan kerja bukanlah waktu atau tempat untuk pengungkapan semacam ini. Dengan curahan Anda, Anda tidak menunjukkan sikap yang baik terhadap bos, tetapi hanya menempatkan orang itu dalam posisi yang canggung.

Tunduk pada aturan sederhana ini, bos Anda akan selalu dengan tulus senang untuk sekali lagi berkomunikasi dengan bijaksana dan orang yang menarik, Apa kabar. Nah, Anda, pada gilirannya, akan menerima kepercayaan dan watak dari sisinya!

Motivasi dari bawah

Kita semua sudah terbiasa dengan motivasi dari atas, yaitu motivasi seperti itu, yang dilakukan oleh pimpinan kita. Dengan demikian, motivasi dari bawah adalah semacam motivasi di mana Anda, seorang bawahan, memotivasi atasan Anda. Ya, jangan heran, ini juga mungkin. Motivasi dari bawah memiliki efek positif pada kerja seluruh tim, sehingga layak untuk diterapkan. Apa yang perlu dilakukan untuk ini, Anda bertanya kepada saya. Kami akan membicarakan hal ini dengan Anda sekarang.

Salah satu bentuk motivasi dari bawah dapat dianggap sebagai presentasi ide, rencana, dan proyek Anda kepada manajemen, karena pemikiran yang segar, tidak dangkal, dan praktis pasti akan membuat atasan Anda berpikir dan, kemungkinan besar, mengambil tindakan untuk membawanya ke kehidupan. Tentu saja, agar ini terjadi, ide-ide Anda harus dipertimbangkan dengan cermat, jadi Anda harus bekerja keras, tetapi jangan ragu: hadiahnya tidak akan lama datang. Tetapi ketika menyajikan cara dan metode kerja baru yang lebih baik, jangan pernah memarahi yang lama, karena manajer Anda mungkin berpikir bahwa Anda menganggapnya orang yang tidak kompeten, tetapi apakah Anda membutuhkannya?

Jadi katakan saja menggunakan ide Anda, pekerjaan akan berjalan lebih cepat, lebih ekonomis, membawa hasil yang lebih baik, tanpa menjelaskan secara rinci kekurangan teknologi sebelumnya. Segera berikan angka dan fakta yang spesifik, karena rumusan yang kabur, tidak didukung oleh bukti, tidak dapat menggerakkan siapa pun untuk bertindak.

Secara umum, berhati-hatilah saat membuat proposal baru yang menurut Anda dapat meningkatkan alur kerja Anda, agar tidak berakhir dalam situasi yang canggung. Misalnya, Anda telah lama memperhatikan bahwa program komputer yang digunakan dalam organisasi sudah usang, apalagi Anda tahu tentang keberadaan versi baru. Jadi apa, lari ke pimpinan untuk menyatakannya? Tidak, pertama-tama Anda perlu memeriksa semuanya dengan benar. Sangat mungkin bahwa versi baru dari program ini belum sepenuhnya dikembangkan, dan, dalam jargon komputer, terus terang "kereta", membeku dan umumnya menyebabkan kerusakan komputer. Pada akhirnya, Anda akan tetap bersalah. Omong-omong, hal di atas berlaku untuk proyek Anda sendiri. Kirimkan hanya ide-ide seperti itu, di mana Anda dapat yakin bahwa mereka tidak akan "membeku" pada setiap tahap implementasinya menjadi tindakan.

Cara lain untuk memotivasi pemimpin Anda adalah dengan mengikuti perintahnya, sedikit di depan mereka. Bagaimana mempraktikkannya, Anda sudah tahu - Anda harus selalu melakukan sesuatu di tempat kerja di luar apa yang termasuk dalam tugas Anda. Dengan melakukan pekerjaan ekstra, Anda secara alami akan selangkah lebih maju. Untuk efek penuh motivasi, Anda pasti harus menunjukkan kemajuan Anda kepada atasan Anda. Kesopanan yang berlebihan di sini tidak hanya tidak pantas, tetapi juga dapat memainkan peran yang merugikan. Anda sudah terbiasa dengan prinsip emas "lakukan banyak dan mintalah sedikit", tetapi mengikutinya tidak berarti menyembunyikan pencapaian Anda dari manajemen. Sebaliknya, motivasi dari bawah diekspresikan kira-kira dalam perilaku berikut: setelah mendengarkan daftar tugas dari bos, dengan gembira katakan: “Ivan Ivanovich, dan saya sudah melakukan ini, itu, dan itu. Jadi tolong beri tahu saya apa lagi yang harus saya lakukan minggu ini, selain apa yang telah Anda sebutkan. Manajer Anda tidak hanya akan terkejut dengan ketekunan Anda, yang terakhir akan menjadi motivasi yang sangat baik baginya. Anda juga dapat memberi tahu dia tentang pekerjaan yang dilakukan sebelum dia tertarik. Hanya dengan percakapan seperti itu, penampilan Anda seharusnya tidak mengungkapkan ketidaksabaran, dan pikiran tidak boleh terbaca dari wajah Anda, seperti "Betapa baiknya saya - saya telah melakukan segalanya saat Anda memilih di sana!". Selalu hormati perintah pimpinan Anda, bahkan jika menurut Anda itu agak keliru.

Anda sudah tahu betapa pentingnya berkonsultasi dengan atasan Anda saat pekerjaan berlangsung. Namun, perlu diingat bahwa jika Anda memeriksa dengan dia untuk setiap hal sepele, ini tidak akan menyebabkan dia apa-apa selain iritasi, karena dengan tindakan seperti itu Anda hanya mengambil waktu berharga darinya. Jadi, jika Anda ingin memotivasi atasan Anda dengan menyelesaikan pekerjaan lebih awal, jangan berlari secepat mungkin dengan setiap gerakan kecil. Untuk motivasi, tunjukkan hanya karya yang sudah jadi untuk diperhatikannya.

Hanya ingin memperingatkan Anda terhadap independensi yang berlebihan dalam pekerjaan. Pertama, ketika Anda mengambil proyek yang bertanggung jawab tanpa berkonsultasi terlebih dahulu dengan supervisor Anda, ada ancaman nyata bahwa Anda akan melakukan sesuatu yang tidak benar (saya katakan ini dengan segala hormat untuk kemampuan dan bakat Anda). Dalam hal ini, atasan Anda akan, secara halus, tidak senang. Tentu saja, Anda perlu percaya pada diri sendiri, tetapi pada saat yang sama menilai kemampuan Anda secara memadai. Kedua, kemungkinan besar bos Anda tidak akan menyukai inisiatif semacam ini, karena dia akan memutuskan bahwa Anda tidak memperhitungkannya sama sekali, dan pendapatnya ini, pada gilirannya, akan berdampak negatif pada sikapnya terhadap Anda. Apa pun yang dikatakan orang, dia adalah pemimpinnya, dan Anda adalah bawahannya, dan dalam hal apa pun Anda tidak boleh melanggar subordinasi. Selain itu, hanya seseorang yang menikmati rasa hormat dan kepercayaannya yang dapat memotivasi setiap orang.

Poin penting lainnya. Satu-satunya cara untuk memotivasi seorang manajer adalah melakukan pekerjaan yang dilakukan sesegera mungkin. Seperti yang dikatakan oleh kebijaksanaan rakyat, dia mengambil tarikan - jangan katakan bahwa itu tidak besar dan kuat. Keyakinan saya bahwa Anda adalah orang yang rajin dan pekerja keras tidak ada batasnya, jadi kemalasan atau keengganan untuk bekerja bukanlah halangan bagi Anda. Di jalan Anda, perangkap lain, pada kenyataannya, yang tidak kalah berbahaya mungkin muncul - perfeksionisme, yaitu keinginan untuk memeriksa setiap hal kecil berkali-kali. Jelas bahwa motif dari fenomena ini mulia - Anda berusaha untuk melakukan pekerjaan Anda sebaik dan seakurat mungkin, namun, sayangnya, hasilnya negatif: manajer hanya akan memutuskan bahwa Anda lambat, dan saya biasanya akan diam tentang hasil "motivasi" tersebut. Jadi lakukan pekerjaanmu dengan cepat.

Mungkin bukan rahasia bagi siapa pun bahwa kesuksesan orang lain menyakitkan, dan terkadang sangat menyakitkan. Berbicara tentang ini, saya tidak bermaksud iri hitam, tetapi persaingan yang sehat, yang, seperti yang Anda tahu, dapat menginspirasi seseorang untuk kemajuan yang signifikan dalam pekerjaan. Saya sama sekali tidak mendorong Anda untuk bersaing dengan bos Anda: bagi saya ini agak nyata dan, terlebih lagi, latihan yang sama sekali tidak perlu. Tetapi untuk menanyakan bagaimana keadaan dalam organisasi yang bersaing, terutama jika Anda memiliki kesempatan seperti itu, mungkin itu sepadan. Maka Anda perlu dengan hati-hati mempresentasikan keberhasilan pesaing kepada bos Anda: fakta seperti itu sangat memotivasinya. Hanya saja, jangan menyajikan informasi yang diperoleh dengan cara ini: begitulah semuanya baik-baik saja dengan mereka, tetapi semuanya buruk bagi kita, karena ini hanya akan mengarah pada hasil negatif.

Tetapi motivasi dari bawah tidak terbatas pada bidang profesional, juga diperlukan dalam hal-hal seperti, misalnya, meningkatkan kondisi kerja, menaikkan upah, pertumbuhan karier Anda. Apa peluang Anda untuk sukses di sini? Tentu saja, tidak ada yang bisa dijamin, karena satu hal adalah keberhasilan pekerjaan di departemen, dan hal lain adalah kesejahteraan pribadi karyawan. Tentu saja, seorang pemimpin yang berpandangan jauh melihat hubungan antara keadaan ini, karena dia memahami bahwa orang tidak dapat bekerja secara produktif, berada dalam kondisi buruk dan bahkan menerima hadiah sepeser pun untuk pekerjaan mereka, namun ... Meskipun demikian, patut dicoba. Jalan yang harus Anda sisihkan untuk diri sendiri adalah upaya untuk menekan rasa kasihan, yaitu merengek, dan ekspresi ketidakpuasan secara terbuka. Cobalah untuk memotivasi atasan Anda dengan pujian. Misalnya, ia memerintahkan untuk memasang layar pelindung pada monitor komputer. Pastikan untuk memberi tahu dia betapa indahnya itu, katakan padanya bahwa mata Anda tidak lelah sekarang, dan Anda telah menjadi jauh lebih sukses. Pasti bos Anda akan berbunga-bunga dan ingin melakukan hal lain untuk bawahan yang begitu berterima kasih. Adapun untuk menaikkan gaji dan menaiki tangga karier, hanya ada satu cara untuk memotivasi mereka - kerja keras. Ingatlah bahwa Anda harus melakukan banyak hal dan meminta sedikit, dan usaha Anda tidak akan sia-sia.

Penting untuk diingat tentang motivasi pada tingkat psikologis juga. Memberi tahu atasan Anda tentang hasil pekerjaan yang dilakukan dengan tampilan ceria dan ceria, Anda harus memancarkan antusiasme, energi, dan optimisme untuk menulari pemimpin Anda dengan kualitas-kualitas ini. Tunjukkan semangat yang tulus untuk bekerja. Ingatlah bahwa kehausan Anda akan aktivitas dapat menginspirasi orang-orang di sekitar Anda dan menginspirasi mereka untuk melakukan eksploitasi tenaga kerja, dan atasan Anda tidak terkecuali dalam hal ini!

Komunikasi yang efektif

Tidak ada keraguan bahwa informasi apa pun harus dapat disajikan. Bahkan ide yang paling cemerlang pun tidak akan dihargai oleh manajemen Anda jika Anda menggumamkannya dengan pelan atau terjebak dalam detail yang tidak penting, karena, seperti yang Anda ketahui, berlian menjadi berlian yang berkilau setelah dipotong dengan hati-hati. Maka kesimpulannya: setiap informasi yang ingin Anda sampaikan kepada atasan (atau rekan kerja), baik itu laporan pekerjaan, presentasi, atau ide-ide kreatif Anda, harus diproses, bukan "mentah", baru kemudian menjadi dirasakan secara tepat. Tentu saja, ada situasi ketika Anda harus memberikan beberapa informasi secara spontan, tetapi dalam banyak kasus Anda punya waktu, meskipun singkat, untuk mempersiapkan pidato Anda. Apa kunci sukses saat mengirimkan informasi?

Pertama, Anda harus menguasai materi Anda dengan sempurna. Tampaknya ini adalah kebenaran umum, tetapi mengapa banyak orang mengabaikannya? Ketika Anda tidak begitu mengerti apa sebenarnya yang akan Anda bicarakan, Anda bisa tersesat, bingung, dan Anda hampir tidak bisa memikirkan hal yang lebih buruk dari itu. Untuk mencegah hal ini terjadi pada Anda, selalu tulis teks pidato yang Anda usulkan. Ya, pidato, karena penyajian informasi, pada kenyataannya, terutama pada awalnya, adalah monolog yang hampir terus menerus. Dengan menuliskan pemikiran Anda di atas kertas, Anda menghindari bahaya kehilangan sesuatu. Selain itu, menulis membantu menyusun ide-ide Anda. Setelah Anda menulis teks pidato untuk diri sendiri, sorot poin utama dan sekunder di dalamnya. Jangan lupa bahwa setiap tesis (yaitu, ide kunci) harus diikuti oleh satu atau lebih argumen (yaitu, bukti ide Anda). Putuskan dalam urutan apa Anda akan menyajikan informasi Anda. Pada saat yang sama, yang paling informasi penting Saya menyarankan Anda untuk membawanya ke awal pidato. Mengapa kamu bertanya. Ini dijelaskan oleh apa yang disebut hukum ketidaksabaran progresif pendengar. Esensinya adalah sebagai berikut: lebih banyak orang berbicara, semakin sedikit mereka mendengarkannya. 10 menit pertama pertunjukan dianggap oleh pendengar sebagai 10 menit, yang kedua - sebagai 20 menit, dan yang ketiga - secara umum sebagai 30 menit! Oleh karena itu, waktu yang optimal untuk presentasi adalah sekitar sepuluh menit. Jika presentasi Anda dirancang untuk waktu yang lebih lama, letakkan semua poin penting di awal.

Informasi yang Anda sajikan harus jelas dan ringkas untuk audiens. Hindari ketidakakuratan, kata-kata yang tidak jelas (omong-omong, ketika Anda memperbaiki teks pidato di atas kertas, masalah ini hilang dengan sendirinya). Belum lagi fakta bahwa informasi Anda tidak akan dirasakan, Anda hanya akan mencuri waktu berharga dari diri Anda dan pendengar Anda. Selain itu, seseorang yang tidak benar-benar tahu apa yang dia maksud menyebabkan kejengkelan yang hebat.

Salah satu prinsip penyajian informasi yang efektif adalah visibilitas (misalnya, presentasi umumnya didasarkan pada itu). Namun, Anda memiliki kesempatan untuk menggunakan prinsip luar biasa ini dalam kasus lain, misalnya, saat Anda menyiapkan laporan tentang pekerjaan yang dilakukan. Rahasianya sederhana: selalu gunakan angka dan fakta tertentu. Misalnya, daripada mengatakan "Kinerja ekonomi kita akhir-akhir ini meningkat", katakanlah "Dalam (tahun, bulan, kuartal) terakhir, kinerja ekonomi kita di bidang anu tumbuh sekian persen." Kalimat pertama pada dasarnya tidak mengatakan apa-apa, sedangkan yang kedua memberikan informasi yang lengkap. Jelas bahwa untuk ini Anda harus bekerja keras, mengumpulkan dan menganalisis berbagai angka dan fakta, namun, efek dari pidato semacam itu akan jauh lebih tinggi daripada dari "ruang bicara" abstrak.

Sangat penting untuk menggunakan argumen khusus jika Anda ingin mendorong ide-ide Anda, katakanlah, untuk meningkatkan metode kerja. Kesimpulan Anda harus didasarkan pada dasar yang kuat, tebakan dan asumsi berdasarkan tidak ada yang tahu apa yang tidak baik di sini. Agar manajer Anda percaya pada manfaat ide Anda untuk organisasi, tunjukkan padanya manfaat ini dalam persentase dan fakta. Omong-omong, dalam situasi ini juga cukup dapat diterima untuk menggunakan diagram dan gambar visual.

Jadi, Anda telah dengan hati-hati memikirkan dan menuliskan teks pidato yang Anda usulkan di atas kertas, dan ini adalah 30% keberhasilan. 70% sisanya adalah bagaimana Anda menyajikan informasi secara lisan. Apa saja poin yang harus diperhatikan di sini?

Bukan rahasia lagi bahwa Anda tidak dapat mengesankan pendengar hanya dengan membaca selembar kertas. Kami semua diajari membaca di kelas satu, tetapi kemampuan bercerita membutuhkan waktu lebih lama untuk dipelajari. Jangan takut, tidak ada yang rumit di sini, ikuti saja beberapa tips. Pertama: menghafal teks sangat dekat dengan membaca dasar. Anda dapat menghafal teks, tetapi bayangkan apa yang akan terjadi jika Anda ditanyai selama pidato. Jawabannya tegas: Anda hanya akan kehilangan akal. Karena itu, teks tertulis harus diceritakan kembali beberapa kali, baru Anda akan merasa percaya diri. Berbicara tentang kepercayaan diri saat berbicara: Anda harus berbicara tanpa meragukan kebenaran kata-kata Anda, jika tidak, Anda tidak akan dapat meyakinkan siapa pun tentang apa pun. Jika Anda bergumam pelan atau gagap, seluruh efeknya akan sia-sia.

Aturan kedua: Pidato Anda tidak boleh monoton, itu membuat Anda bosan, dan terutama dalam kasus-kasus yang diabaikan, itu benar-benar meninabobokan Anda. Oleh karena itu, kinerjanya harus emosional. Tetapi jangan lupa pada saat yang sama bahwa semuanya baik-baik saja dalam jumlah sedang. Gunakan gerakan yang sesuai, yang akan dibahas dalam bab Komunikasi Non-Verbal.

Jika Anda memiliki kesempatan seperti itu, pilih waktu terbaik untuk pidato Anda, karena persepsi kata-kata Anda oleh audiens (dan dalam kasus kami, oleh pemimpin) tidak hanya bergantung pada seberapa baik informasi disajikan, tetapi juga pada keadaan. dari yang terakhir. Dengan kata lain, jika pemimpin Anda, misalnya, sedang sakit gigi atau sedang dalam suasana hati yang buruk, hampir tidak ada gunanya menyampaikan pikiran Anda kepadanya saat itu juga. Pilih waktu lain yang lebih cocok. Omong-omong, ketika memilih waktu untuk menyajikan informasi Anda, pikirkan apakah waktu ini cukup untuk mendengarkan Anda dengan seksama dari atasan Anda? Informasi yang disajikan saat bepergian, atau bahkan dalam perjalanan, paling baik hanya dirasakan sebagian, dan secara umum tidak dirasakan sama sekali.

Dan beberapa saran praktis tentang cara mengekspresikan teks pidato. Teknik apa yang harus digunakan untuk menyajikan informasi yang paling efektif?

Pertama, selalu fokus pada kata-kata penting dan kombinasi kata. Anda telah menulis teks pidato, sehingga akan mudah bagi Anda untuk menemukan dan menyorotnya. Tetapi bahkan jika pidato Anda spontan, karena Anda tidak punya waktu dan kesempatan untuk persiapan awal, Anda akan dengan mudah menemukan kata-kata utama di setiap frasa. Sorot mereka dengan suara Anda: mengubah nada akan membuat orang tersebut waspada dan mendengarkan Anda dengan sangat hati-hati, yang pada akhirnya meningkatkan persepsi pendengar Anda (atau pendengar).

Tetapi perlu untuk mengubah tidak hanya timbre suara, tetapi juga tempo bicara. Mengubah kecepatan akan memberikan ekspresi bicara Anda dan menyelamatkannya dari monoton (kita telah berbicara tentang bahaya fenomena ini). Ada pola berikut di sini: kata-kata yang Anda anggap paling signifikan dalam pidato Anda harus diucapkan lebih lambat dibandingkan dengan yang lain. Jadi Anda kembali fokus pada mereka.

Ketiga, pastikan untuk berhenti sejenak sebelum dan sesudah pemikiran atau kata-kata penting. Dengan teknik ini, Anda akan menarik perhatian audiens kepada mereka, karena jeda dalam pidato yang dibuat sebelum presentasi pemikiran membuat Anda berkonsentrasi. Dan jeda setelah itu memberikan kesempatan kepada pendengar untuk berpikir lebih hati-hati tentang apa yang baru saja mereka dengar. Dengan demikian, tesis, yang dibingkai oleh jeda, jauh lebih baik disimpan dalam ingatan dan kesadaran mereka.

Dan akhirnya, saran terakhir dan, mungkin, yang paling penting tentang masalah ini. Agar pidato Anda berhasil, dan penyajian informasi yang terkandung di dalamnya, dengan demikian, efektif, Anda perlu memasukkan jiwa Anda ke dalam apa yang Anda katakan. Ide ini sendiri bukanlah hal baru, Anda pasti sudah sering mendengarnya sebelum membaca baris-baris ini. Sekarang tanyakan pada diri Anda pertanyaan: apakah Anda selalu mengikuti prinsip yang benar-benar emas ini? Dan apa artinya menginvestasikan jiwa Anda, Anda bertanya. Ya, sekilas rekomendasi ini tampak abstrak dan bahkan mungkin tidak berguna. Tetapi sebenarnya, selain menggunakan teknik praktis, Anda perlu menyajikan informasi apa pun dengan antusias, dengan keyakinan pada apa yang Anda bicarakan, berbicara dengan perasaan, dan tidak secara otomatis. Ini tidak sulit untuk dilakukan, karena isi pidato apa pun adalah, pertama-tama, pikiran Anda, kesimpulan Anda, bahkan jika Anda menyatakan sudut pandang orang lain atau fakta yang secara umum diketahui pada pandangan pertama. Bicaralah dengan jiwa Anda, dan efek dari informasi yang Anda berikan akan sama dengan seratus persen!

Membangun pesan

Tidak, dalam bab ini kita tidak akan berbicara tentang pesan-sms, email, dan catatan di mesin penjawab (lebih tepatnya, tidak hanya tentang mereka). Anda dan saya akan memahami pernyataan atau ucapan apa pun sebagai pesan. Memang, pikirkanlah, karena kita berbicara ketika kita ingin mengkomunikasikan sesuatu kepada pendengar kita. Tampaknya pesan apa pun dibangun secara spontan: sebuah pikiran muncul di kepala, dan kemudian dibungkus dengan kata-kata dan diucapkan. Atau kita kemudian memproses pikiran yang telah muncul, tetapi baru kemudian. Semua proses yang sebenarnya sangat kompleks ini terjadi dengan cepat, dalam hitungan sepersekian detik. Pada dasarnya, kita memikirkan isi dari apa yang ingin kita katakan, dan bentuk itu muncul dengan sendirinya. Ini sebagian benar, karena banyak model tata bahasa kalimat, frasa, dan frasa tertanam dalam pikiran kita. Tapi cobalah untuk mengucapkannya dengan cara yang akrab. bahasa asing beberapa saran. Anda akan membutuhkan lebih banyak waktu, karena struktur gramatikal bahasa ini pada awalnya tidak ada dalam pikiran Anda. Jadi sangat bagus bahwa kita memiliki banyak hal di kepala kita, jika tidak, bayangkan seperti apa jadinya jika kita membangun setiap frasa lagi! Namun, beberapa pernyataan, tidak hanya secara tertulis, tetapi dalam pidato lisan, harus diproses agar dapat dipahami dengan benar. Tetapi pada analisis terakhir inilah keberhasilan komunikasi bergantung. Sebagian, kita telah membicarakan hal ini di bab "Penyajian informasi yang efektif", sekarang mari kita membahas beberapa detail. Jangan khawatir, tidak ada yang rumit di sini, tetapi manfaatnya jelas: dengan mempelajari cara membangun pesan Anda dengan benar, Anda akan mencapai banyak hal.

Seperti yang Anda ketahui, setidaknya dua orang berpartisipasi dalam komunikasi - pembicara dan pendengar. Dengan cara lain, mereka juga disebut pengalamat (orang yang mengirimkan pesan) dan penerima (orang yang merasakan pesan ini). Selain itu, tidak hanya satu orang, tetapi beberapa, bahkan banyak, dapat bertindak sebagai penerima. Misalnya, Anda mengatakan sesuatu kepada beberapa rekan kerja - pendengar Anda lebih dari satu orang. Kami akan mempertimbangkan masalah membangun pesan terutama dari posisi pembicara.

Pesan apa pun tidak dimulai sama sekali sejak Anda membuka mulut dan mulai berbicara. Pertama, niat untuk mengatakan sesuatu muncul di benak pembicara. Kemudian pikiran itu diungkapkan dalam kata-kata dan diucapkan - urutan ini sudah Anda kenal. Namun, apa tujuan si pengirim pesan? Dia ingin pendengar memahami kata-katanya secara memadai dan memahaminya dengan benar. Dan kesimpulan apa yang bisa Anda ambil dari sini? Dalam psikologi komunikasi ada yang namanya orientasi kepada penerima. Dengan kata lain, saat membangun pesan, Anda harus mempertimbangkan kepribadian lawan bicara Anda, usianya, tingkat pengetahuan, posisi, profesinya. Kata-kata yang Anda gunakan sangat penting. Jangan memperumit pidato Anda, jangan gunakan kata-kata, yang artinya, seperti yang Anda tahu, lawan bicara Anda tidak tahu. Omong-omong, ini terutama berlaku untuk kata-kata profesional. Kebutuhan untuk berkomunikasi di tempat kerja sering menyatukan perwakilan dari berbagai profesi, dan, katakanlah, seorang direktur keuangan mungkin tidak tahu banyak kata dan ungkapan yang berkaitan dengan spesifikasi manajer PR. Namun, mereka harus setuju. Ingatlah bahwa satu konten dapat diekspresikan dalam beberapa bentuk, pilih saja yang paling mudah dipahami oleh penerima Anda. Dokter adalah teladan yang baik: dalam banyak kasus, mereka selalu dapat menjelaskan diagnosis dan pengobatan kepada pasien mereka tanpa menggunakan istilah medis.

Kondisi kedua untuk pemahaman yang benar dari pesan Anda adalah penggunaan kata-kata yang tepat yang tidak memungkinkan interpretasi lain. Omong-omong, ini sangat penting untuk komunikasi bisnis, jadi bangun pesan Anda dengan jelas, jelas dan ekonomis, karena dalam dunia bisnis waktu adalah hal yang sangat berharga. Jangan gunakan konstruksi yang terlalu rumit dan berornamen, tipikal pidato artistik: dalam komunikasi bisnis mereka membuatnya sulit untuk dipahami, dapat menyebabkan kebingungan dan bahkan iritasi pada lawan bicara Anda. Tapi itu tidak layak turun ke tingkat "Yah, seperti, singkatnya ...", tentu saja.

Anda dapat menolak saya: membaca dokumen bisnis, mereka, dengan semua keinginan Anda, tidak dapat disebut sederhana dan tidak rumit. Ya, ini benar, karena dalam dokumen seperti itu perlu untuk mencerminkan semua detail terkecil agar tidak melupakan apa pun. Namun, jangan lupa tentang perbedaan persepsi pidato tertulis dan lisan. Jauh lebih sulit untuk memahami konstruksi kompleks dengan telinga: ingatlah ini saat membangun pesan Anda.

Banyak tergantung pada situasi di mana komunikasi kita berlangsung. Jelas bahwa kita berbicara secara berbeda dengan teman-teman kita daripada dengan rekan kerja. Ya, nada komunikasi utama di tempat kerja adalah resmi. Namun, ada situasi yang berbeda di lingkungan kerja: satu hal jika Anda berbicara dengan rekan kerja Anda saat makan siang sambil minum kopi, dan lain lagi jika Anda sedang rapat di kantor manajer. Batas antara komunikasi formal dan semi-resmi (menurut saya, gaya komunikasi yang sepenuhnya informal, bahkan dengan rekan kerja, di kantor hampir tidak dapat diterima; saya pikir Anda setuju dengan saya tentang masalah ini) sangat tipis, itulah sebabnya mengapa sangat mudah untuk menyeberang bahkan tanpa memperhatikan transisi ini. Namun, sangat tidak diinginkan untuk melanggar batas-batas yang diperbolehkan, jadi jagalah dirimu. Dengan siapa Anda berkomunikasi, pilihlah kata-kata, intonasi, gerak tubuh dengan hati-hati yang sesuai untuk acara tersebut. Saran saya untuk Anda: jika Anda ragu gaya komunikasi mana - formal atau semi-formal - yang akan digunakan dalam situasi tertentu, pilihlah gaya resmi - sehingga Anda tidak akan salah, dan pesan Anda tidak akan terdengar tidak pada tempatnya.

Dan beberapa kata lagi tentang komunikasi semi-resmi. Seperti yang Anda ketahui, permintaan dan keinginan dapat diungkapkan dalam bentuk langsung, tetapi juga secara tidak langsung. Tapi tahukah Anda bahwa permintaan yang diungkapkan dalam bentuk tidak langsung biasanya lebih mudah dipenuhi? Hal ini terutama disebabkan oleh fakta bahwa permintaan langsung sering dianggap sebagai perintah, dan siapa yang suka diperintah, bahkan di tempat kerja? Fakta menarik: menurut statistik, seorang pemimpin demokratis menggunakan rata-rata 5% dari instruksi langsung saat berkomunikasi dengan bawahan, tetapi bos yang otoriter menggunakan hingga 60%. Secara umum, komunikasi tidak langsung dianggap lebih sopan. Itu perlu, pertama-tama, dalam kolektif kecil. Dan di mana komunikasi semi-resmi, Anda bertanya. Faktanya adalah bahwa dalam pengaturan resmi, bentuk komunikasi tidak langsung seperti itu sama sekali tidak diterima, karena, seperti yang sudah Anda ketahui, di sini, pertama-tama, akurasi diperlukan, yang tidak memungkinkan interpretasi lain. Namun, tidak ada yang akan mencegah Anda memberi tahu rekan kerja: "Ada sesuatu yang berisik di koridor" dan "Seberapa cepat hari menjadi gelap!" bukannya "Tutup pintu!" dan "Nyalakan lampu!".

Tidak mungkin ada di antara kita yang mempraktikkan sihir, tetapi kita semua tahu kata-kata ajaib sejak kecil, seperti "terima kasih", "tolong", dll. Memang, jika mereka tidak mampu melakukan keajaiban, maka mereka dapat meningkatkan pesan apa pun. Mereka tidak dapat membebani pernyataan, terlebih lagi, itu diperlukan, jadi gunakanlah dalam pesan Anda. Perluas permintaan Anda dengan bantuan mereka, karena permintaan singkat dianggap lebih buruk daripada permintaan terperinci, karena yang pertama sekali lagi dipahami oleh banyak orang sebagai perintah.

Anda dan saya telah berbicara tentang fakta bahwa sesering mungkin memanggil seseorang dengan nama depan dan patronimiknya adalah teknik psikologis yang efektif. Oleh karena itu kesimpulannya: sertakan dalam pesan Anda nama dan patronimik pendengar Anda. Juga baik untuk memulai pernyataan dengan seruan, karena suara nama Anda sendiri membuat lawan bicara waspada dan memperhatikan apa yang Anda katakan.

Dalam psikologi komunikasi, ada konsep seperti "pernyataan saya" dan "pernyataan Anda". Saya akan memberikan contoh konstruksi seperti itu: "Jangan bicara dengan saya dengan nada seperti itu!" dan “Ketika Anda berbicara kepada saya dengan suara tinggi, saya merasa tersinggung. Dan saya benar-benar ingin menemukan bahasa yang sama dengan Anda, tetapi dalam lingkungan yang normal. Kalimat pertama adalah "Pernyataan-Anda", dan yang kedua, berturut-turut, adalah "Pernyataan-Saya". Anda sudah merasa bahwa pesan kedua akan banyak dirasakan oleh lawan bicara terbaik dulu, karena penggunaan "Pernyataan Anda" menciptakan perasaan yang begitu kuat bahwa pembicara benar dan pada saat yang sama pendengar salah sehingga hanya menimbulkan emosi negatif: iritasi, dan bahkan kemarahan. Bahkan jika seseorang benar-benar berperilaku tidak benar, dia tidak akan suka lawan bicaranya menunjukkan ini dalam bentuk yang begitu kategoris. Ini diikuti oleh reaksi defensif, yang mengarah pada konflik. Karena itu, buat pesan Anda sesuai dengan prinsip: "Saya adalah pernyataan": ini memungkinkan Anda untuk meredakan situasi dan mencapai perubahan posisi lawan bicara, yang Anda butuhkan.

Dan hal terakhir: jangan pernah memulai pesan Anda dengan kata-kata seperti “Tidak”, “Saya tidak setuju dengan Anda”, “Anda salah”, dll., karena ini akan segera menyebabkan lawan bicara Anda menolak kata-kata Anda selanjutnya, bahkan jika itu benar. . Hormati lawan bicara Anda, sudut pandangnya, bersikap sopan dan ramah - dan pesan Anda akan selalu tepat sasaran!

Mengatasi hambatan

Pernahkah Anda bertanya-tanya mengapa beberapa orang mampu memenangkan hati orang lain, dengan segera mendapatkan kepercayaan dan simpati mereka? Dan, pada pandangan pertama, mereka tidak melakukan sesuatu yang supernatural. Seringkali ini karena pesona khusus, karisma tertentu. Faktanya, orang-orang ini menggunakan sejumlah teknik psikologis, yang biasanya disembunyikan dari lawan bicaranya. Kami telah membicarakan banyak dari mereka atau akan membicarakannya di masa depan. Namun, rahasia utama mereka adalah kemampuan untuk mengatasi hambatan yang tak terhindarkan muncul dalam proses komunikasi, bahkan jika para peserta komunikasi sudah saling mengenal. Mari kita pelajari juga keterampilan ini - dalam dunia bisnis itu perlu.

Ketidakpercayaan awal lawan bicara melekat pada setiap orang di tingkat bawah sadar, terlepas dari pendidikan dan kemampuan bersosialisasinya. Agar komunikasi berhasil dan berbuah, Anda perlu mengatasi ketidakpercayaan ini. Langkah yang baik adalah memuji lawan bicara. Pujian akan membangkitkan emosi positif dalam diri seseorang dan membantu membentuk sikap positif lawan bicara Anda terhadap Anda. Namun, pujian harus dilakukan dengan benar, atau, jika Anda suka, dengan kompeten. Jangan kaget, karena memuji seseorang dengan benar adalah seni utuh yang bisa Anda pelajari jika Anda mau. Pertama, pujian yang Anda berikan tidak boleh menyerupai sanjungan. Kedua, harus objektif, yaitu tidak mengandung sifat yang dilebih-lebihkan dan menyebutkan sifat-sifat yang sebenarnya tidak dimiliki lawan bicara. Ketiga, dan ini sangat penting, pujian Anda tidak boleh, seperti yang mereka katakan, bertugas. Juga diinginkan bahwa pemikiran yang diungkapkan di dalamnya tidak boleh bersifat umum dan abstrak: ketika memuji seseorang, tekankan sesuatu yang spesifik. Misalnya, alih-alih mengatakan "Kamu terlihat hebat!" katakan sesuatu seperti "Setelan yang elegan yang Anda miliki" atau "Seberapa biru cocok untuk Anda" (gaya rambut seperti itu, anting-anting bergaya oriental - opsi dapat dicantumkan tanpa batas, hanya penting bahwa apa yang Anda katakan sesuai dengan keadaan sebenarnya ). Dalam kasus terakhir, efek pujian akan jauh lebih tinggi. Pujian sangat efektif. Momen psikologis berikut bekerja di sini: ketika kata-kata menyanjung Anda tentang dia mencapai seseorang, dia senang bahwa tidak hanya Anda, tetapi sekarang orang-orang di sekitarnya telah belajar tentang kelebihannya. Akibatnya, pengaturan muncul untuk Anda sebagai sumber emosi positif. Dan akhirnya, bagaimana Anda mengungkapkan pujian Anda kepada lawan bicara sangat penting: jika ini dilakukan dengan ekspresi kekaguman yang tulus dalam suara dan wajah Anda, maka anggaplah bahwa pujian Anda tepat sasaran. Dan, tentu saja, jangan lupa tentang senyum menyenangkan yang mengungkapkan simpati Anda kepada lawan bicara.

Dalam perjalanan Anda menuju komunikasi yang produktif, mungkin ada hambatan lain, misalnya, hambatan informasi. Esensinya adalah Anda dapat membicarakan beberapa hal yang tidak diketahui atau sedikit diketahui lawan bicara Anda. Bagaimana menghindari munculnya hambatan informasi dalam komunikasi akan dibahas secara lebih rinci di bab berikutnya, tetapi untuk saat ini, rekomendasi umum: pertimbangkan lingkaran pengetahuan lawan bicara Anda. Secara alami, dalam komunikasi apa pun, situasi mungkin muncul ketika Anda harus berbicara tentang sesuatu yang asing bagi pendengar untuk pertama kalinya. Dan dalam komunikasi bisnis, situasi seperti itu selalu terjadi, jadi selalu jelaskan pemikiran Anda dengan jelas. Jelaskan kepada lawan bicara arti kata dan ekspresi profesional tertentu. Ketika Anda berbicara tentang beberapa fenomena yang tidak diketahui seseorang, pastikan untuk mengungkapkan esensinya, jangan berharap bahwa "itu akan berhasil". Ingatlah bahwa komentar yang diperlukan selama penyajian informasi tidak menyita waktu Anda dan lawan bicara Anda, sebaliknya, mereka secara signifikan menghematnya.

Secara umum, ketika kata "penghalang" terdengar dalam kaitannya dengan komunikasi, hambatan bahasa segera muncul di benak. Kemungkinan besar Anda akan berkomunikasi di tempat kerja dengan orang asing yang mungkin tidak tahu bahasa Rusia dengan baik. (Komunikasi dengan mereka yang tidak tahu bahasa sama sekali, sebagai suatu peraturan, berlangsung melalui seorang juru bahasa). Mungkin juga ternyata Anda jauh dari fasih dalam bahasa lawan bicara Anda. Bagaimana seharusnya seseorang berperilaku dalam situasi seperti itu? Pertama, Anda akan segera menghadapi pertanyaan memilih bahasa yang akan Anda gunakan untuk berkomunikasi. Momen ini biasanya dibahas, dan saya menyarankan Anda untuk mengambil inisiatif dari lawan bicara Anda, karena dia akan membuat pilihan yang mendukung bahasa di mana dia akan paling nyaman berkomunikasi. Jika Anda memutuskan untuk berkomunikasi dengannya dalam bahasa Rusia, gunakan kata-kata netral yang paling umum. Inilah yang terjadi ketika tata bahasa bisa sederhana, bahkan primitif, karena yang utama adalah dipahami dengan benar. Pastikan untuk berhenti sejenak di antara frasa sehingga lawan bicara Anda memiliki waktu ekstra untuk menerjemahkan kata-kata Anda sendiri. Bicaralah dengan jelas, tanpa menelan ujungnya, dan jangan cercaan.

Ketika Anda berkomunikasi dalam bahasa lawan bicara, jangan ragu untuk bertanya lagi jika Anda tidak mengerti sesuatu. Dalam situasi komunikasi ini, bahkan pertanyaan ulang yang sering adalah tepat. Pada akhirnya, akan jauh lebih buruk jika Anda tidak memahami bagian dari percakapan. Jika lawan bicara Anda berbicara begitu cepat sehingga Anda tidak dapat mengikutinya, mintalah dengan sopan untuk memperlambat bicaranya. Sekali lagi, dalam hal ini, permintaan seperti itu tidak akan diterima dengan kebencian, sebaliknya, orang tersebut akan dengan senang hati menemui Anda di tengah jalan.

Jenis penghalang lainnya adalah penghalang kebisingan. Sayangnya, sangat sering suara asing mengganggu komunikasi yang berhasil. Teman bicara Anda dan Anda kurang bisa mendengar apa yang dikatakan satu sama lain. Karena itu, jika memungkinkan, pilihlah tempat yang tenang untuk berbicara. Jangan pernah mencoba mengungkapkan pemikiran penting di persimpangan yang sibuk atau di kafe yang bising. Di mana pun Anda berada dengan lawan bicara Anda - di dalam ruangan, di dalam mobil - pastikan untuk menghilangkan sumber suara asing: matikan radio, tape recorder. Secara umum, dari sudut pandang mengatasi hambatan kebisingan, tempat yang paling cocok untuk komunikasi adalah kantor terpisah.

Karena kita telah menyentuh sisi fisik dari masalah ini, mari kita bicara tentang hal penting seperti jarak antara Anda dan lawan bicara Anda selama percakapan. Pemulihan hubungan dalam arti psikologis juga difasilitasi oleh pemulihan hubungan dalam ruang. Jarak yang terlalu jauh memberi sinyal kepada lawan bicara bahwa Anda mencoba mengisolasi diri darinya, tidak membiarkan diri Anda masuk, dan ini, tentu saja, akan berdampak negatif pada kualitas komunikasi Anda dengannya. Jadi, mendekat, Anda bertanya? Tidak, karena dengan tindakan seperti itu Anda dapat sangat melanggar ruang pribadi seseorang, yang akan menyebabkan reaksi defensif dalam dirinya, dan, pada akhirnya, semua ini lagi-lagi akan berdampak negatif pada komunikasi. Karena itu, ketika memilih ukuran jarak antara Anda dan lawan bicara, ingatlah poin berikut. Ruang pribadi seseorang dibagi menjadi tiga zona: sosial (di zona ini kita berkomunikasi dengan orang asing atau orang asing), pribadi (di dalamnya kita menjaga kontak dengan orang-orang yang dekat dengan kita) dan intim (komunikasi di zona ini menyiratkan kontak fisik antara lawan bicara) . Jelas bahwa kontak bisnis terutama dicirikan oleh komunikasi di zona sosial. Sulit untuk menentukan radius yang tepat dari zona ini, karena itu tergantung pada mentalitas dan karakteristik pribadi seseorang. Namun, para ahli psikologi komunikasi percaya bahwa jarak yang paling dapat diterima berkisar antara 0,9-1,3 m.

Tentu saja, Anda tidak akan berdiri dengan sentimeter selama percakapan, jadi pantau dengan cermat reaksi lawan bicara Anda terhadap gerakan Anda. Jika seseorang gugup, mengambil pose tertutup (lengan disilangkan di dada, misalnya), mundur, maka kemungkinan besar Anda dengan cepat mendekati batas ruang pribadinya, dan saya tidak menyarankan untuk melanggarnya. Tetapi ketika lawan bicara Anda sendiri berusaha untuk lebih dekat, jangan menolaknya, tetapi maju.

Dan hal terakhir yang ingin saya katakan. Jangan membuat penghalang antara Anda dan lawan bicara Anda dengan sengaja. Artinya, saat berbicara, Anda mungkin tidak sengaja mengambil posisi di mana ada semacam objek besar di antara Anda, tetapi kualitas komunikasi Anda dengan seseorang akan turun tajam. Jika Anda dan lawan bicara Anda sedang duduk di meja, maka itu tidak boleh berantakan; lebih baik jika tidak ada hal-hal di dalamnya sama sekali yang tidak berhubungan dengan topik pembicaraan Anda. Jangan memutar apa pun dengan tangan. Tetapi jika lawan bicara meletakkan tas di atas meja atau meletakkan beberapa barang lain, tawarkan dengan sopan untuk memindahkannya, misalnya, ke kursi. Mungkin, dalam hal ini, lawan bicara Anda ingin mengisolasi diri dari Anda, dan Anda seharusnya tidak mengizinkan ini.

Seperti yang Anda lihat, mengatasi hambatan yang muncul selama komunikasi, secara umum, tidak memerlukan upaya yang signifikan, tetapi memberikan hasil yang signifikan!

Mendengarkan secara aktif

Mungkin bukan rahasia bagi siapa pun bahwa kemampuan untuk mendengarkan lawan bicara dengan sabar dan hati-hati adalah salah satu jaminan terpenting dari komunikasi yang sukses. Mendengarkan dengan sabar memungkinkan Anda memenangkan hati seseorang dengan cepat. Dari sudut pandang psikologis, fakta ini dijelaskan oleh fakta bahwa pembicara memenuhi kebutuhannya akan ekspresi diri, dan pendengar, oleh karena itu, adalah sumber emosi positif, oleh karena itu, ia menerima bantuan dari pembicara. Budaya komunikasi dan etiket berbicara juga membutuhkan kepatuhan terhadap prinsip mendengarkan dengan penuh perhatian saat berkomunikasi. Selain itu, seperti yang sudah disebutkan dalam bab "Belajar Mandiri", mendengarkan kata-kata lawan bicara, Anda bisa mendapatkan banyak informasi berguna untuk diriku. Anda dan saya sudah tahu banyak tentang cara berbicara dengan benar, dan sekarang saatnya belajar cara mendengarkan lawan bicara dengan benar. Salah satu aturan utama adalah bahwa mendengarkan harus aktif. Apa artinya ini?

Seperti yang sudah Anda ketahui, untuk komunikasi yang sukses dan efektif, Anda harus terus-menerus menunjukkan kepada lawan bicara Anda bahwa Anda, seperti yang mereka katakan, "berhubungan". Namun, untuk beberapa alasan, banyak orang mengabaikan prinsip penting ini, tampaknya percaya bahwa tidak mengganggu pembicara sudah baik, tetapi tidak ada lagi yang diperlukan. Beberapa mencoba untuk menunjukkan perhatian kepada lawan bicara, kadang-kadang mengiyakan atau mengangguk, seringkali tidak tepat. Metode naif seperti itu, tentu saja, keliru dan tidak mengarah pada sesuatu yang baik. Saya biasanya diam tentang mereka yang menyela lawan bicara - tidak ada cara yang lebih baik untuk menciptakan kesan terburuk tentang diri Anda di mata seseorang, khususnya, mitra bisnis atau manajer.

Untuk secara aktif mendengarkan lawan bicara, bebaskan kepala Anda dari pikiran asing. Siapkan diri Anda untuk percakapan, karena Anda harus mengekstrak informasi yang paling berguna darinya. Itu selalu lebih baik untuk memposisikan diri Anda di depan lawan bicara Anda agar dapat dengan cermat mengamati mulutnya dan menatap matanya, dan bukan di jendela atau di pintu. Dengan trik sederhana ini, Anda akan menunjukkan kepada pembicara bahwa Anda tertarik dengan percakapan tersebut.

Dalam hal apa pun Anda tidak boleh melirik arloji Anda secara diam-diam dan umumnya menunjukkan ketidaksabaran, karena jika seseorang merasa bahwa lawan bicara hanya menunggu saat untuk melompat dan pergi, ia merasa terhina dan umumnya mengalami banyak sensasi tidak menyenangkan yang secara otomatis ia transfer. untuk pendengar yang buruk, seperti sumber mereka. Sementara itu, untuk komunikasi yang sukses dan produktif, pertama-tama, Anda harus menunjukkan kepada lawan bicara pentingnya di mata Anda sendiri. Tidak mungkin melakukan ini jika pikiran Anda berada di suatu tempat yang sangat jauh dari pokok pembicaraan.

Jadi, Anda mendengarkan lawan bicara Anda dan bersiap untuk mendengarkannya, tanpa menyela, selama dia perlu mengekspresikan pikirannya sepenuhnya. Namun, mendengarkan secara aktif tidak berarti Anda akan diam sepanjang waktu seperti ikan. Pertama, Anda harus menunjukkan kepada lawan bicara bahwa Anda "berhubungan". Ini dicapai baik melalui cara non-verbal, seperti anggukan afirmatif, dan melalui kata-kata seperti "Ya, tentu saja", "Tentu saja Anda benar", "Saya sepenuhnya setuju dengan Anda", "Saya berbagi sudut pandang Anda" , dll. n. Secara alami, frasa ini harus diucapkan ketika pembicara berhenti dalam pidatonya. Kedua, Anda harus mengajukan pertanyaan kepada lawan bicara yang terkait dengan topik pembicaraan. Jangan takut untuk mengklarifikasi sesuatu, karena dengan melakukan ini Anda akan menunjukkan kepada pembicara bahwa Anda mendengarkannya dengan seksama, bahwa Anda tertarik pada pokok pembicaraan itu sendiri. Terakhir, Anda akan meyakinkan diri sendiri bahwa Anda tidak akan memahami hal-hal penting yang dibicarakan dalam percakapan tersebut. Ingatlah bahwa satu-satunya orang yang tidak bertanya adalah orang yang tidak mendengarkan.

Apa yang harus menjadi pertanyaan Anda? Karena tujuan mereka adalah untuk mengklarifikasi apa yang baru saja dikatakan pembicara, menurut pendapat saya, formulasi yang paling dapat diterima terdengar seperti ini: "Apa sebenarnya yang Anda maksud ketika Anda berbicara tentang ini dan itu?". Percayalah, tidak ada satu orang pun yang akan menolak kesenangan mengembangkan pemikirannya secara lebih rinci, dan Anda, pada gilirannya, selain menerima penjelasan yang Anda butuhkan, meninggalkan kesan yang menyenangkan tentang diri Anda di mata lawan bicara Anda.

Gunakan pertanyaan terbuka secara aktif. Ini adalah pertanyaan yang dirancang sedemikian rupa sehingga tidak mungkin untuk memberikan jawaban satu suku kata "ya" atau "tidak" kepada mereka. Jangan berpikir sulit untuk mengajukan pertanyaan semacam ini: rahasia mereka adalah bahwa mereka harus memulai dengan kata-kata seperti "apa", "di mana", "kapan", "bagaimana", "siapa", "mengapa", dll Coba tanyakan pada diri Anda pertanyaan seperti itu, dan Anda akan melihat bahwa itu tidak dapat dijawab dalam suku kata tunggal.

Dan ingat, tidak ada yang lebih menyebalkan daripada pertanyaan kosong dan klarifikasi yang tidak berarti, karena lawan bicara Anda mungkin berpikir bahwa Anda tidak mendengarkannya sama sekali, dan Anda sudah tahu apa yang penuh dengan ini. Ngomong-ngomong, untuk menghindari hal ini, cukup dapat diterima untuk membuat catatan pada beberapa momen percakapan individu, menuliskan instruksi, ketentuan, rekomendasi. Catatan seperti itu tidak hanya akan berguna bagi Anda di masa depan, bayangkan saja rasa harga diri yang akan dialami lawan bicara Anda.

Aturan penting dari mendengarkan secara aktif adalah berhenti sejenak sebelum Anda mengatakan sesuatu sebagai tanggapan. Jeda ini mungkin cukup kecil, hanya 5-10 detik, tetapi Anda akan mendapatkan beberapa momen positif sekaligus. Pertama, Anda akan punya waktu untuk memikirkan semua yang dikatakan pembicara dan, karenanya, untuk lebih memahami arti kata-katanya. Kedua, Anda akan kembali menunjukkan kepada pembicara pentingnya dia di mata Anda, karena Anda akan mempertimbangkan dengan cermat semua yang dia katakan. Ketiga, dengan membuat jeda seperti itu, Anda menghindari bahaya menyela lawan bicara Anda. Siapa tahu, mungkin dia hanya berhenti sejenak untuk mengumpulkan pikirannya. Jika Anda tidak segera mulai berbicara setelah lawan bicara Anda diam, maka dalam hal ini Anda memberinya kesempatan untuk melanjutkan alasannya dengan tenang, dan ini sangat penting, karena, mungkin, tidak ada yang lebih mengganggu seseorang selain menyelanya di tengah-tengah. kalimat. Dan akhirnya, Anda memiliki kesempatan untuk memikirkan jawaban Anda lebih hati-hati, dan, karenanya, merumuskannya dengan lebih jelas.

Di halaman-halaman buku ini, prinsip mirroring telah disebutkan lebih dari satu kali, dan ini tidak mengejutkan, karena ini adalah salah satu teknik psikologis yang paling efektif. Mencerminkan pada tingkat mendengarkan aktif berarti menceritakan kembali kepada lawan bicara pikirannya sendiri, tetapi dengan kata-katanya sendiri. Menceritakan kembali seperti itu memungkinkan Anda untuk menunjukkan kepada pembicara betapa pentingnya dan menarik bagi Anda semua yang dia katakan. Selain itu, sampai Anda dapat menceritakan kembali sudut pandang lawan bicara dengan kata-kata Anda sendiri, Anda tidak akan dapat sepenuhnya memahami semua yang ingin dia sampaikan kepada Anda. Dalam bentuk apa ini harus dilakukan? Ketika lawan bicara Anda selesai berbicara, ambil jeda yang diperlukan dan kemudian katakan sesuatu seperti: "Jika saya memahami Anda dengan benar, maka inti dari kata-kata Anda adalah sebagai berikut ..." dan terus mengatakan apa yang sebenarnya. Teman bicara Anda akan sangat senang, dan Anda akan mengasuransikan diri Anda dari ketidakakuratan dalam memahami kata-katanya.

Seringkali percakapan antara manajer dan bawahan terjadi dalam situasi tekanan waktu, yang, bagaimanapun, tidak mengejutkan, mengingat kecepatan kerja yang gila. Dalam kasus ini, hampir tidak ada gunanya mengembalikan kata-katanya kepada lawan bicaranya, karena hanya ada sedikit waktu, dan perilaku seperti itu dapat menyebabkan iritasi pada orang yang tidak sabar dan panas. Batasi diri Anda untuk mengklarifikasi pertanyaan. Secara umum, ingatlah bahwa tidak peduli seberapa sedikit waktu yang Anda miliki, selalu berusaha untuk mendengarkan orang itu sampai akhir, tanpa menyela pidatonya dengan komentar seperti "Ya, saya mengerti, saya mengerti!", "Saya tidak punya waktu sekarang !” dan sejenisnya, karena menyinggung dan mempermalukan lawan bicara. Jauh lebih baik untuk mengatakan yang berikut: “Maaf, tetapi sekarang saya tidak dapat mendengarkan Anda, karena saya perlu ... Tetapi pikiran-pikiran indah seperti milik Anda tidak dapat dibiarkan begitu saja. Kapan kita bisa bertemu untuk mendiskusikan ide-ide Anda? Omong-omong, dengan memberikan pujian seperti itu kepada seseorang, Anda membunuh emosi negatifnya sejak awal.

Sayangnya, dalam hidup kita harus berkomunikasi dengan orang yang tidak selalu membangkitkan simpati kita. Dan jika kita dapat memilih lingkaran teman dan kenalan untuk diri kita sendiri, maka kita tidak memilih kolega, manajemen, dan mitra bisnis. Namun, kepentingan bisnis harus selalu di atas segalanya untuk Anda, jadi kembangkan toleransi dan niat baik terhadap semua orang di sekitar Anda di tempat kerja. Ini adalah satu-satunya cara untuk mencapai kesuksesan dalam kehidupan profesional Anda. Atasi negativisme Anda dalam kaitannya dengan siapa pun, dengarkan dia dengan cermat dan sabar. Dalam kasus apa pun jangan perlakukan siapa pun dengan jijik: ingatlah bahwa bahkan orang bodoh pun memiliki sesuatu untuk dikatakan. Kemampuan mendengarkan dan mendengar adalah seni yang hebat, dan jika Anda menguasainya, Anda akan memiliki peluang kesuksesan dan kemakmuran yang seluas-luasnya!

Komunikasi nonverbal

Menurut statistik, hanya 7% dari informasi yang terkandung dalam pidato lawan bicara, seseorang mengekstraksi dari kata-katanya. Dia menerima sisa informasi untuk dirinya sendiri dari apa yang disebut komponen komunikasi non-verbal. Ini termasuk gerak tubuh kita, ekspresi wajah, postur, timbre suara, intonasi, tempo bicara, dll. Tata letaknya adalah sebagai berikut: sekitar 55% informasi yang diekstraksi pendengar dari ekspresi wajah, gerak tubuh, postur lawan bicara, sekitar 38% - dari suara suaranya, intonasinya, timbrenya. Oleh karena itu, apa pun yang Anda katakan kepada lawan bicara, dia akan mempertimbangkan - secara sadar atau paling sering tidak sadar - pertama-tama, itu adalah komponen non-verbal dari komunikasi Anda dengannya. Omong-omong, ini menjelaskan alasan banyak kegagalan dalam komunikasi - tampaknya Anda mengatakan semuanya dengan benar, tetapi efek kata-kata Anda nol atau negatif. Pernahkah Anda memikirkan bagaimana Anda mengatakannya, apa intonasi Anda, postur tubuh Anda, apa ekspresi wajah Anda? Sangat mungkin bahwa pada tingkat non-verbal Anda mengirim sinyal ke lawan bicara Anda yang tidak kondusif untuk komunikasi.

Bahasa tubuh jauh lebih sulit dikendalikan daripada isi kata-kata, jadi dengan memahami arti dari beberapa gerak tubuh dan postur dasar, Anda dapat memperingatkan diri sendiri terhadap ketidaktulusan lawan bicara Anda. Lidah bisa berbohong, tapi tubuh tidak. Anda juga dapat belajar menggunakan gerakan dan ekspresi wajah yang benar saat melakukan kontak, yang akan membuat komunikasi Anda lebih efektif.

Mari kita mulai dengan postur yang Anda ambil saat berbicara. Pertama-tama, perhatikan posisi lengan dan kaki Anda. Jangan mengambil apa yang disebut postur tertutup, yaitu, jangan menyilangkan tangan di dada, jangan menyilangkan kaki, jangan menggenggam jari, dan terlebih lagi jangan mengepalkannya. Ngomong-ngomong, gerakan terakhir dapat dirasakan oleh lawan bicara Anda sebagai manifestasi agresi. Selalu pastikan bahwa lengan dan kaki Anda terbuka dan bahu Anda terbuka lebar saat berbicara, ini akan menunjukkan kepada orang tersebut bahwa Anda nyaman dengannya dan Anda memercayainya. Jika lawan bicara Anda menyilangkan tangan di dadanya - ini adalah sinyal pertama bahwa dia tidak menerima sudut pandang Anda, berusaha mengisolasi dirinya dari apa yang Anda katakan kepadanya. Indikator yang sangat penting adalah telapak tangan lawan bicara. Jika telapak tangan seseorang terbuka, itu berarti dia tidak akan menyembunyikan apa pun dari Anda. Dia berhubungan. Tetapi jika lawan bicara Anda dengan keras kepala menolak untuk menunjukkan telapak tangannya yang terbuka, Anda harus meragukan ketulusan kata-katanya. Oleh karena itu, tangan di saku atau tangan sibuk dengan sesuatu - seseorang dapat memutar pensil, mengutak-atik pakaiannya - alasan yang baik untuk waspada: kemungkinan mereka ingin memberi tahu Anda tentang sesuatu hanya secara umum atau bahkan menyembunyikan bagian penting dari informasi dari Anda. Menonton lawan bicara, jangan lupakan diri Anda sendiri: pastikan telapak tangan Anda terbuka, gunakan gerakan yang sesuai. Ini akan memungkinkan Anda untuk dengan cepat mencapai kepercayaan dan sikap positif dari lawan bicara Anda.

Dalam postur yang Anda ambil dan dalam gerakan yang digunakan, fokus mereka pada lawan bicara dalam arti kata yang sebenarnya memainkan peran penting. Untuk mencapai efek positif, miringkan sedikit tubuh Anda ke depan ke arah orang yang Anda ajak bicara. Tangan Anda juga harus diarahkan ke arahnya, jari-jari sepatu Anda harus "melihat" ke arahnya.

Ngomong-ngomong, tahukah Anda bahwa 65% dari waktu percakapan mata lawan bicara akan terpaku ke kepala Anda? Karena itu, posisinya sangat penting. Misalnya, kepala menoleh ke samping (secara alami, dan melihat) menunjukkan kurangnya minat pada subjek percakapan, dan lawan bicara Anda, dengan demikian, dapat memutuskan bahwa sudut pandangnya, atau dia sendiri tidak menarik minat Anda sama sekali. Setuju, sulit untuk membayangkan lebih banyak metode yang efektif memutuskan kontak dan kepercayaan antara orang-orang. Untuk menghindari hal ini, Anda harus menjaga kepala Anda sedikit miring ke belakang dan sedikit miring ke samping. Tentu saja, hampir tidak mungkin untuk membeku dalam satu posisi, dan itu tidak perlu. Tunjukkan pada lawan bicara bahwa Anda menyetujui posisinya dengan menggelengkan kepala sedikit pada waktunya dengan pidatonya.

Kepala yang diturunkan atau dimiringkan ke depan adalah indikator bahwa lawan bicara waspada terhadap kata-kata Anda. Dan jika kemiringan kepala sangat rendah, sehingga Anda tidak melihat mata lawan bicara, ini berarti. Bahwa dia memandang posisi Anda dengan permusuhan.

Di sini kami bersama Anda dan melihat ke mata, atau lebih tepatnya, ke tampilan. Bukan tanpa alasan kebijaksanaan rakyat mengatakan bahwa mata adalah cermin jiwa: banyak yang bisa dipahami dari sifat tampilan. Misalnya, jika seseorang menyembunyikan pandangannya atau dengan rajin memalingkan muka, ia berusaha menyembunyikan sesuatu dari Anda atau kata-katanya tidak tulus. Anda mungkin tidak ingin kesan seperti itu terbentuk tentang Anda, jadi tatap mata lawan bicara, tangkap matanya. Tapi di sini penting untuk tidak berlebihan: terlalu lama dan menatap dapat dianggap sebagai ancaman atau sebagai keinginan untuk mendominasi percakapan. Anda tidak membutuhkan yang pertama atau yang kedua, jadi dari waktu ke waktu lihat yang lain. Ngomong-ngomong, dengan tindakan ini Anda tidak hanya akan membiarkan mata lawan bicara Anda beristirahat, tetapi juga mata Anda sendiri. Namun, ketika Anda berbicara tentang hal-hal penting dan mendasar, tatap mata orang itu, jika tidak, ia mungkin mendapat kesan bahwa Anda sedang membicarakan sesuatu yang tidak penting.

Senyum akan membuat semua orang lebih cerah... Kata-kata dari lagu anak-anak benar-benar benar - senyum adalah salah satu cara paling sederhana dan sekaligus efektif untuk menjalin kontak dan menginspirasi kepercayaan lawan bicara. Tentu saja, Anda tidak dapat mengandalkan fakta bahwa dengan tersenyum pada seseorang, Anda akan segera mencapai semua yang Anda inginkan. Namun, sangat mungkin untuk memenangkan hati dengan senyuman. Poin penting: senyum harus selalu ada. Seperti yang Anda pahami, aturan kedua mengikuti dari ini: jangan tersenyum selama seluruh percakapan, karena ini dapat menyebabkan berbagai perasaan negatif pada lawan bicara, seperti iritasi, kewaspadaan atau ketidakpercayaan. Mereka mungkin juga berpikir bahwa Anda adalah orang yang sembrono dan tidak layak berbisnis dengan Anda. Prinsip ketiga: Senyum Anda harus tulus, karena tidak ada yang lebih buruk dari senyum saat bertugas. Omong-omong, bagaimana tepatnya Anda harus tersenyum? Misalnya, orang Amerika tersenyum dari atas mulut mereka, menunjukkan gigi yang mempesona dan kasih sayang kepada lawan bicaranya. Menurut pendapat saya, senyum seperti itu tidak sesuai dengan mentalitas Rusia. Saran saya: tersenyumlah dengan tepi atas bibir Anda.

Menutup pidato tentang mulut, saya ingin mengatakan: jika lawan bicara Anda menutup mulutnya dengan telapak tangannya ketika dia berbicara, atau membawa saputangan ke mulutnya (tentu saja, jika dia tidak sakit pilek), maka dia sengaja menyembunyikan sesuatu darimu, seolah tanpa sadar memasang penghalang untuk kata-kata mereka. Karena itu, jangan menutup mulut Anda dengan apa pun pada saat berbicara.

Untuk beberapa alasan, banyak orang tidak memperhatikan intonasi yang mereka gunakan untuk berbicara. Mungkin mereka berpikir bahwa apa yang mereka katakan lebih penting daripada bagaimana mereka mengatakannya. Tapi Anda sudah tahu bahwa pendapat ini salah. Intonasi adalah komponen terpenting dari komunikasi non-verbal. Dia harus selalu baik hati; nada pedas atau iritasi tidak dapat diterima dalam dirinya. Intonasi Anda harus dikontrol dengan hati-hati selama percakapan.

Saya ingin mengatakan beberapa patah kata tentang timbre suara Anda. Suara Anda harus enak didengar. Bahkan jika suara Anda tidak cocok untuk Anda. Jangan marah: Anda memiliki kekuatan untuk memperbaiki segalanya dan mengembangkan suara yang menyenangkan. Selama percakapan, seharusnya tidak ada perubahan tajam dalam timbre suara dari jeritan menjadi bisikan. Tentu saja, beberapa kata perlu disorot, tetapi pemilihan dengan bantuan suara harus lancar. Apa yang Anda katakan idealnya terdengar rata dan tidak terlalu keras. Dalam hal apa pun timbre suara Anda tidak boleh melengking atau melengking - lagipula, Anda sendiri tahu bahwa orang-orang dengan timbre seperti itu tidak hanya tidak ingin mendengarkan - Anda hanya ingin melarikan diri dari mereka.

Agar komunikasi berhasil, Anda perlu memantau keadaan emosional lawan bicara Anda, dan itu sepenuhnya tercermin dalam gerak tubuh, ekspresi wajah, dan gerakannya. Karena itu, jika Anda melihat bahwa lawan bicara Anda mulai menyesuaikan kacamatanya, menarik pakaiannya, memainkan saputangan atau serbet, memutar pensil atau korek api, buat kesimpulan: dia bersemangat atau gugup. Dalam situasi seperti itu, sebelum melanjutkan berbicara, Anda perlu menghilangkan stres emosionalnya, cobalah untuk menenangkannya.

Sedikit tentang ekspresi wajah. Tidak ada hal baik yang bisa dikatakan tentang wajah yang membeku seperti topeng, juga tentang meringis. Oleh karena itu kesimpulannya: jangan berlebihan dengan ekspresi wajah! Saat berbicara, alis Anda tidak boleh merangkak ke atas, dan mata Anda tidak boleh naik ke dahi Anda, karena dalam komunikasi bisnis ini tidak pantas. Dalam hal apapun jangan gerakkan alis Anda dan jangan mengerutkan dahi Anda - ini hanya akan mengusir lawan bicara Anda. Secara umum, ekspresi wajah terbaik adalah senyuman.

Jadi, Anda berkenalan secara singkat dengan elemen dasar komunikasi non-verbal. Pengetahuan dan penggunaan mereka dalam komunikasi sangat memudahkan kontak. Namun, ingat bahwa gerakan harus digunakan dalam jumlah sedang, dengan semua kontrol atas postur dan gerakan, yang terakhir harus terlihat alami. Jangan membuat gerakan yang tajam dan tersentak-sentak - semuanya harus mulus.

Dan, terakhir, jangan lupa bahwa ekspresi wajah yang ramah, penampilan yang menyenangkan dari orang yang energik dan ramah juga merupakan komponen komunikasi non-verbal yang harus selalu bersama Anda!

Senang bisa mengenalmu lebih baik

Dengan siapa berguna untuk mengenal lebih baik, Anda bertanya kepada saya setelah membaca judul bab ini. Jawaban: dengan atasan langsung Anda. Kenalan seperti itu, tentu saja, tidak menyiratkan bahwa Anda akan mulai menjadi teman dadanya, tetapi ini berguna untuk kontak Anda dengannya. Seperti yang sudah Anda ketahui, salah satu prinsip utama komunikasi yang sukses adalah berfokus pada kepribadian lawan bicara, dan untuk mengikuti prinsip ini, Anda perlu mempelajari kepribadian ini dengan baik. Selain itu, kita telah berbicara tentang pentingnya mencontoh pemimpin. Sekali lagi, Anda hanya bisa meniru perilaku seseorang yang Anda kenal baik. Cara dan sarana apa yang Anda miliki untuk mempelajari kepribadian seorang pemimpin?

Yang pertama, dan mungkin salah satu metode yang paling mudah diakses dan sekaligus efektif adalah observasi. Awasi pemimpin Anda sepanjang waktu: ketika dia memberi Anda perintah, ketika Anda melaporkan kepadanya tentang pekerjaan yang dilakukan, ketika dia hanya berjalan di sepanjang koridor. Perhatikan bahkan detail terkecil. Sampai saat ini, ada banyak literatur yang dijual yang dikhususkan untuk cara mengetahui karakteristik karakter seseorang dengan cara berpakaian, preferensi warna dan rasa, gaya berjalan, bahkan fitur wajah! Tentu saja, tidak ada pengetahuan yang berlebihan, dan Anda dapat memahami sesuatu untuk diri Anda sendiri dari informasi ini, namun, perlu untuk membedakan informasi yang sepenuhnya andal dan pseudo-ilmiah satu sama lain. Menurut pendapat saya, tidak ada gunanya membuang waktu berharga untuk menganalisis bentuk hidung dan warna mata bos Anda atau melihat apa yang sebenarnya ada di piringnya. Saya pikir akan jauh lebih efektif untuk mempelajari kebiasaan dan kecenderungannya, yang hanya mencakup gaya pakaian, gaya berjalan, pilihan warna untuk dekorasi kantor, dan kemudian, atas dasar ini, menarik beberapa kesimpulan tentang fitur-fiturnya yang khas.

Juga, mengamati pemimpin akan memungkinkan Anda untuk memahami, misalnya, apakah dia orang yang energik. Jika demikian, Anda harus selalu ceria dan ceria. Jika dia pada dasarnya adalah orang yang serius dan senyum di wajahnya adalah fenomena yang jarang terjadi, maka Anda disarankan untuk lebih jarang tersenyum saat berkomunikasi dengannya, karena kemungkinan dia akan menganggap senyum Anda sebagai manifestasi dari kesembronoan, yang tidak sesuai dengan citra seorang karyawan yang eksekutif dan bertanggung jawab. Jika atasan Anda adalah orang yang sangat tepat waktu, Anda harus datang bekerja lebih awal agar dia memperhatikan dan menghargainya. Seperti yang mungkin sudah Anda duga, rahasia teknik semacam itu sederhana: Anda perlu menunjukkan dalam sifat perilaku Anda yang sangat dihargai di mata pemimpin Anda, karena secara tidak sadar seseorang mengembangkan kasih sayang untuk seseorang yang mirip dengannya. Bahkan lebih mudah untuk mengenali sifat-sifat ini: mereka mendominasi karakter bos Anda, karena dia menganggapnya penting dan perlu untuk aktivitas profesional yang sukses dan ingin melihatnya dalam karakter bawahannya.

Cara kedua yang paling efektif untuk mempelajari kepribadian atasan langsung Anda adalah dengan berkomunikasi dengannya, karena dalam percakapan itulah seseorang mengungkapkan dirinya sepenuhnya. Saya perhatikan bahwa sulit untuk memisahkan komunikasi dan pengamatan satu sama lain, karena, berkomunikasi dengan bos, Anda tidak berhenti mengamati perilakunya. Jadi, hal pertama yang harus Anda perhatikan adalah cara atasan Anda berkomunikasi dengan bawahannya. Prinsip mana - otoritarianisme atau demokrasi - yang memimpin? Ini mudah dimengerti. Perhatikan cara dia berbicara dengan rekan kerja Anda, karena dalam situasi ini, pertama, Anda akan lebih objektif, karena Anda melihat proses komunikasi dari luar, dan kedua, Anda mungkin melihat perbedaan dalam komunikasinya, misalnya. , dengan Anda dan dengan rekan Anda. Tentu saja, perbedaan seperti itu tidak dapat dihindari jika pemimpin Anda adalah seorang psikolog yang baik: maka ia mendekati setiap orang dari sudut pandang sifat individunya. Fokuskan perhatian Anda pada hal-hal berikut: kepada siapa dia lebih banyak mendengarkan, pendapat siapa yang dia hargai lebih tinggi? Jika bukan milik Anda, jangan kecewa: lihat kolega Anda yang lebih sukses secara bergantian dan pikirkan alasan kesuksesannya, apa yang istimewa darinya, apa yang Anda miliki sejauh ini! - Tidak. Dan kemudian kembangkan dalam diri Anda semangat, atau antusiasme, dan mungkin kerja keras atau kemampuan untuk mendengarkan, dilihat dari situasinya. Tentu saja, itu tidak selalu mudah, tetapi itu sepadan dengan semua usaha. Dan rekomendasi umumnya adalah ini: setelah mengenali cara komunikasi bos Anda dengan bawahan, terima aturan mainnya: komentar berlebihan di sini.

Apa lagi yang bisa Anda pelajari sendiri dari komunikasi dengan pemimpin? Hampir semuanya, saya akan menjawab, dan saya hampir tidak bisa salah. Misalnya, Anda akan segera belajar untuk segera mengenali keadaan emosional bos Anda dengan perilaku non-verbalnya, karena, selain gerakan dan postur umum, yang interpretasinya tidak ambigu, setiap orang memiliki gerakan uniknya sendiri yang tanpa sadar dia melakukan ketika dia marah, jengkel atau sebaliknya, terinspirasi. Mengetahui hal ini, Anda dapat memutuskan apakah Anda dapat mengungkapkan pikiran Anda kepada bos atau jika Anda harus menunggu, dan Anda tidak akan salah. Selama kontak, Anda akan kembali mendapatkan kesempatan untuk menilai apakah dia siap menerima informasi Anda atau apakah dia telah menarik diri dan tidak akan segera kembali; apakah dia menerima atau menolak sudut pandang Anda, dan bangun komunikasi Anda dengannya dengan benar.

Dalam leksikon setiap orang ada kata-kata dan ekspresi mahkota, dan bos Anda tidak terkecuali dalam hal ini. Beberapa di antaranya baik untuk Anda ketahui, dan tidak hanya untuk diketahui, tetapi terkadang - tidak terlalu sering - untuk dimasukkan ke dalam pidato Anda. Di sini sekali lagi, momen psikologis yang sudah Anda ketahui berhasil: seseorang tertarik pada orang-orang yang agak mirip dengannya.

Dan bagaimana pendekatan atasan Anda dalam memecahkan masalah profesional: apakah dia memberikan satu perintah dengan penjelasan terperinci, atau apakah dia menawarkan beberapa opsi "draf" untuk dipilih? Bergantung pada ini, Anda harus berperilaku sesuai: berikan ide yang berbeda atau tawarkan bos untuk mempertimbangkan satu opsi, pikirkan dengan detail terkecil.

Dengarkan baik-baik pemimpin Anda, pikirkan baik-baik kata-katanya. Kebutuhan dan kegunaan ini telah dikatakan beberapa kali; cara mendengarkan dengan benar, Anda juga tahu. Saya hanya akan menambahkan bahwa mendengarkan dengan penuh perhatian, minat, dan aktif adalah cara yang cepat dan andal untuk mengetahui kepribadian seseorang, pola pikirnya, untuk memahami bagaimana dia hidup.

Saat berbicara dengan atasan Anda, ingatlah prinsip lama yang baik tentang mirroring. Pencerminan harus dilakukan di setiap level - emosional, intonasi, tematik, non-verbal. Tentunya akan lebih mudah untuk Anda terapkan jika Anda mempelajari dengan baik gaya komunikasi lawan bicara Anda, dalam hal ini atasan Anda.

Mengkaji kekuatan dan kelemahan karakter pemimpin. Perhatian: Saya tidak mendorong Anda untuk memanipulasi atasan Anda. Hanya ketika berkomunikasi dengan segala cara yang mungkin secara tidak mencolok menekankan kelebihannya, karena, seperti yang telah kami katakan, pujian yang baik harus memiliki alasan yang nyata, dan tidak mengungkapkan beberapa makna positif umum tanpa mengacu pada kenyataan. Sudah jelas kelemahan karakter bos Anda tidak layak disebut.

Hal utama adalah bahwa pengamatan Anda tidak boleh bersifat pengawasan total: tidak ada yang akan menyukai ini.

Anda memiliki sumber informasi lain tentang manajer Anda - ini adalah informasi tentang dia yang diberikan oleh rekan kerja Anda. Tampaknya menjadi sumber informasi yang sangat berharga, terutama jika Anda baru saja bekerja di institusi ini. Namun, berhati-hatilah: informasi seperti itu tidak selalu dapat dipercaya. Sayangnya, mereka sering dengan murah hati diencerkan dengan pendapat mereka sendiri dan berbagai dugaan, dan umumnya berbatasan dengan gosip. Karena itu, dengarkan kata-kata orang lain, tetapi buat kesimpulan Anda sendiri! Tentu saja, ada baiknya jika Anda yakin dengan orang yang darinya Anda mempelajari fakta-fakta tertentu, namun, jika Anda baru di tim, kemungkinan menentukan keandalan seseorang sangat kecil. Saring juga informasi apa pun dalam hal nilainya dalam hal seberapa banyak informasi itu akan membantu Anda dalam mempelajari kepribadian atasan Anda. Jangan mengumpulkan gosip dan jangan menjadi sumber mereka! Fakta bahwa Anda tahu banyak tentang karakter pemimpin bukanlah alasan untuk memberi tahu semua orang tentang dia berturut-turut: konsekuensinya bisa tidak terduga, hingga dan termasuk pemecatan.

Secara umum, mengenal pemimpin lebih baik, Anda akan mendapatkan banyak keuntungan, dan mereka tidak pernah berlebihan dalam perjalanan menuju kesuksesan!

Siapa yang tidak ingin hubungan di tempat kerja menjadi baik dan saling menyenangkan, tidak hanya dengan rekan kerja, tetapi, mungkin, pertama-tama, dengan atasan. Jika tidak, tidak ada pekerjaan yang akan menyenangkan, dan Anda bisa melupakan kemajuan karier.

Dan sangat sering kita sendiri yang harus disalahkan atas hubungan yang tidak berkembang dengan bos: di suatu tempat kita tidak dapat menahan diri dan menunjukkan emosi yang tidak perlu, di suatu tempat kita mengatakan terlalu banyak ... Jadi kesalahan apa dalam hubungan dengan bos tidak dapat diterima jika Anda menghargai Anda pekerjaan dan impian promosi?

Pertama-tama, ingat segera dan selamanya - dalam percakapan dengan bos, jangan pernah meninggikan suara Anda! Bahkan jika dia sendiri berteriak, dan pada saat yang sama dia benar-benar salah, bahkan jika kesabaran Anda habis - jangan berteriak. Agar tidak secara tidak sengaja masuk ke percakapan yang tajam, fokuslah pada kondisi Anda, ambil napas dalam-dalam dan mulailah menghitung diam-diam sampai sepuluh atau sampai Anda perlu mengendalikan diri sepenuhnya. Sabar menunggu sampai bos tenang dan lebih baik tidak berdebat, jika tidak, dalam kekuatan emosi, Anda pasti akan mengatakan sesuatu yang nantinya akan Anda sesali. Emosi berlalu, tetapi kata-kata tetap ada dalam ingatan.

Jika Anda seorang spesialis yang baik, memiliki pengalaman kerja yang kaya, maka jelas bahwa Anda memiliki pendapat sendiri tentang berbagai topik yang dibahas. masalah produksi. Dan sangat mungkin bahwa itu mungkin tidak sesuai dengan pendapat bos. Ini normal, terutama karena bos bisa membuat kesalahan. Jika Anda melihat kesalahan seperti itu, jangan takut untuk menceritakannya, tetapi ingat - Anda hanya perlu melakukan ini secara pribadi, di hadapan rekan kerja lain atau orang asing, menunjukkan kekurangan, kesalahan, atau kekurangan kepada pemimpin tidak dapat diterima.

Selain itu, ketika mengungkapkan pendapat atau posisi Anda tentang masalah tertentu, Anda tidak boleh dibatasi hanya untuk menyatakan fakta - pendapat Anda harus beralasan. Jika Anda tidak memiliki cukup argumen, lebih baik diam dan menyelesaikan pertanyaan, dan baru mengungkapkan pendapat Anda.

Jangan terlibat dalam intrik, jangan diskusikan keputusan dan instruksi pihak berwenang dengan rekan kerja Anda. Bahkan jika menurut Anda tugas atau instruksi apa pun tidak pantas atau salah, diskusikan, pertama-tama, dengan atasan Anda, dengan memperdebatkan posisi Anda. Namun, jika terjadi ketidaksepakatan, Anda harus mematuhi perintah tersebut tanpa menunjukkan ketidaksenangan dan, terlebih lagi, tanpa mengomentarinya secara terbuka.

Itu juga terjadi bahwa banyak karyawan dengan rajin menghindari kontak dengan atasan mereka sebanyak mungkin. Bahkan jika mereka tidak memahami tugas, atau memiliki pertanyaan saat ini, mereka malu untuk datang untuk klarifikasi, takut bahwa mereka akan dianggap tidak kompeten atau membosankan. Ini adalah kesalahan mendasar! Pastikan untuk menanyakan semua yang tidak Anda pahami atau butuhkan untuk pekerjaan itu, jika tidak, jika Anda menyelesaikan tugas, tetapi memberikan opsi yang salah kepada bos, dia akan semakin meragukan profesionalisme Anda.

Dan selalu berhati-hatilah: perhatikan pemimpin Anda, cobalah untuk memahami orang seperti apa dia, bagaimana dia memperlakukan karyawan lain. Pengamatan seperti itu akan memungkinkan Anda untuk lebih memahami itu. bagaimana atasan Anda membentuk hubungannya dengan orang-orang pada prinsipnya, yang penting untuk memahami bagaimana Anda berperilaku.

Apa yang Anda rasakan ketika Anda akan melapor kepada pemimpin Anda? Takut? Ketidakpastian dalam kemampuan Anda?

Komunikasi dengan pemimpin tidak diajarkan di sekolah, tetapi dalam mata pelajaran ini kita semua harus mengikuti ujian ketika kita memulai karir kita. Dan gagal dalam ujian itu dapat merugikan karier Anda.

Secara pribadi, pengalaman saya dalam melapor ke atasan datang kemudian, ketika saya sendiri menjadi seorang pemimpin dan menyadari betapa kikuk laporan yang dibuat oleh bawahan jika tidak ada yang mengajari mereka.

Dan jika Anda sendiri adalah seorang pemimpin, maka cukup kirimkan tautan ke artikel ini kepada bawahan Anda. Lebih baik lagi - kumpulkan, gulir melalui slide yang Anda lihat di atas, dan telusuri abstrak dari artikel. Hasilnya adalah pembentukan satu set di antara Anda aturan umum, ketaatan yang akan membuat komunikasi Anda lebih efektif untuk kepuasan bersama Anda.

Sebelum berbicara dengan manajer

1. Laporkan tanpa pengingat

“Saya tidak bisa menjadi sekretaris semua orang dan terus-menerus mengingatkan mereka tentang tenggat waktu. Terkadang bagi saya tampaknya orang mengabaikan tugas dan tenggat waktu yang saya tetapkan untuk mereka. ”

bos Anda berpikir.

Jangan mengubah bos Anda menjadi jam alarm yang hidup. Jangan memaksa manajer Anda untuk turun ke tingkat manajemen mikro dan mengingatkan Anda tentang tanggal jatuh tempo.

Jika tugas belum siap, tuliskan kepadanya tentang hal itu sendiri dengan penjelasan singkat tentang alasannya dan tenggat waktu baru. Lebih baik menunjukkan bahwa Anda tidak punya waktu untuk menyelesaikan tugas daripada memberinya alasan untuk berpikir bahwa Anda mengabaikan tugas sama sekali karena tidak ada laporan.

Jika tugas sudah siap dan Anda memiliki sesuatu untuk dibanggakan, mintalah rapat dan tunjukkan hasilnya.

2. Jangan menyimpan masalah Anda untuk diri sendiri.

“Jika saya tidak diberitahu tentang masalah sebelumnya, maka itu tidak ada dan tugas harus diselesaikan tepat waktu.”

bos Anda berpikir.

Ketika Anda menyimpan masalah untuk diri sendiri, Anda menghilangkan kesempatan manajer Anda untuk campur tangan dan membantu Anda tepat waktu. Selain itu, jika Anda tidak melaporkan masalah tepat waktu, maka Anda tidak memerlukan bantuan dan Anda dapat menangani tugas Anda sendiri.

Kapan Anda harus melaporkan masalah? Ketika Anda menyadari bahwa dia tidak akan membiarkan Anda menyelesaikan tugas tepat waktu atau sesuai dengan standar yang ditetapkan. Setelah itu, Anda mencoba menyelesaikannya sendiri dan Anda tidak berhasil. Kemudian, tidak lebih awal dan tidak lebih lambat, pergilah ke atasan Anda dan mintalah bantuan.

3. Jangan datang tanpa persiapan

"Ketika seseorang tidak dapat menjawab satu pertanyaan balasan kepada saya, keraguan muncul, tetapi apakah dia telah menyelesaikan tugas dengan benar atau apakah dia mencoba mencampakkan saya produk setengah jadi?"

bos Anda berpikir.

Kerjakan terlebih dahulu semua pertanyaan yang mungkin ditanyakan kepada Anda, semua solusi alternatif untuk masalah tersebut. Bersiaplah untuk menjelaskan bagaimana angka yang Anda bawa diperoleh dan mengapa angka itu benar.

Jika tidak, Anda akan membuat bos kesal dan dikirim untuk direvisi - Anda akan kehilangan reputasi dan waktu Anda.

4. Rencanakan percakapan Anda

Hanya butuh satu menit, tetapi membawa banyak manfaat. Sebagai aturan, ternyata kepala lebih jarang daripada yang kita inginkan, sehingga beberapa pertanyaan menumpuk untuk setiap percakapan, dan daftar ini akan memungkinkan Anda untuk tidak melupakan apa pun.

Ambil selembar kertas kosong dan tuliskan apa yang Anda inginkan dari percakapan ini. Ada 4 jenis tujuan tersebut:

1. Sampaikan informasi yang ingin dia ketahui: laporan tugas yang sudah selesai, shift tenggat waktu, berita penting, dll.
2. Sampaikan informasi yang Anda ingin dia ketahui: kepatuhan dengan tenggat waktu, inisiatif dan proposal Anda, masalah yang muncul dan bantuan yang diperlukan.
3. Dapatkan informasi yang akan berguna bagi Anda: klarifikasi tugas, berita subkontraktor, status masalah penting bagi Anda.
4. Dapatkan solusi untuk masalah Anda.

Jika sebuah pertanyaan sulit dipahami atau Anda mengharapkannya menimbulkan kontroversi, tuliskan tesis logika laporan Anda tentangnya - argumen dan kesimpulan Anda.

Saat melapor ke manajer

Algoritme laporan yang biasa: beri tahu tujuan percakapan, berikan data, berikan kesimpulan, berikan solusi, berikan rekomendasi Anda.

5. Tidak ada pendahuluan

"Apakah ini masih 'menghubungi' atau apakah saya perlu 'mengerti' apa yang dia katakan?"

bos Anda berpikir.

Segera katakan secara langsung apa yang Anda butuhkan: "Saya ingin melaporkan hasil", "ada masalah", "perlu diselesaikan", "perlu setuju", "ada pertanyaan", dll.

Pemimpin harus menyesuaikan pikirannya untuk modus yang benar: "Saya memecahkan masalah", "Saya menerima hasilnya", "Saya membuat keputusan", dll. Sampai dia menyetel dengan benar, dia tidak akan dapat memahami informasi Anda secara efektif.

6. Dia bukan Nostradamus

“Dia bahkan tidak repot-repot bertanya apakah saya mengetahui topik ini atau tidak. Apakah ini keegoisan atau ketidakmampuan?

bos Anda berpikir.

Pikirkan tentang apa yang bos Anda ketahui dan tidak, dan beri tahu dia. Sampai dia berada dalam konteks yang sama dengan Anda, Anda tidak akan dapat berkomunikasi secara efektif.

Jangan melewatkan tautan logis. "Alur cerita" dari cerita Anda harus berkelanjutan. Jika sesuatu diterima begitu saja untuk Anda, sama sekali bukan fakta bahwa manajer Anda wajib menebak tentang koneksi logis yang Anda putuskan untuk dilewati.

7. Buang sampahnya

“Mengapa saya harus menggali sampah verbal ini? Mengapa laporan yang koheren tidak dapat disiapkan sebelumnya?”

bos Anda berpikir.

Hapus dari narasi Anda semua informasi yang tidak relevan. Ini termasuk informasi yang relevan dengan kasus tetapi belum diverifikasi atau tidak meyakinkan. Anda berisiko mengalihkan pembicaraan atau membuatnya terlalu rumit.

Tentukan keputusan pemimpin apa yang Anda butuhkan dan singkirkan dari laporan bahwa informasi yang tidak membawa Anda lebih dekat dengannya. Tentu saja, penting untuk mengetahui ukurannya pada saat yang sama - mendistorsi atau memanipulasi informasi tidak dapat diterima.

8. Lebih banyak angka, lebih sedikit kata sifat

“Saya benar-benar ingin bawahan saya bergantung pada fakta, dan bukan pada penilaian dan emosi. Untuk itu, mereka harus membiasakan diri berkomunikasi dalam bahasa angka.

bos Anda berpikir.

Pernyataan yang tidak dilengkapi dengan angka terdengar tidak berdasar. Sampai angka dan fakta konkret mulai terdengar dalam percakapan, orang hanya bertukar penilaian subjektif, tidak sedikit pun mendekati kebenaran.

Jika Anda ingin meyakinkan manajer Anda tentang sesuatu, cara terpendek untuk ini adalah melalui persiapan analitik. Hal yang paling menakjubkan adalah bahwa angka-angka yang diperoleh dapat mengejutkan Anda dan mengubah penilaian Anda sendiri tentang masalah yang sedang dibahas.

9. Jadilah spesifik dan transparan

“Sepertinya saya harus mengeluarkan jawaban dari karyawan dengan penjepit untuk mencapai pemahaman yang lengkap tentang situasinya. Apakah mereka menyembunyikan sesuatu atau tidak merincinya sendiri?”

bos Anda berpikir.

Menanggapi pertanyaan "kapan" berikan tanggalnya. Untuk pertanyaan "siapa" - beri nama. Untuk pertanyaan "berapa" - angka: kuantitas, jumlah atau persentase. Semakin cepat Anda memberikan data tertentu, semakin cepat Anda akan mengakhiri percakapan yang berlarut-larut ini.

10. Jangan memberikan data tanpa kesimpulan

“Dan mengapa saya membutuhkan banyak meja ini? Apakah dia mencoba mencari tahu sendiri, atau dia tidak peduli dengan masalah ini sama sekali?

bos Anda berpikir.

Bukan angkanya yang penting, tetapi kemampuan Anda untuk menarik kesimpulan darinya.

Karyawan yang baik adalah karyawan yang mandiri. Lagi pula, jika Anda memahami bahwa setelah menerima data akan ada tahap analisis, dan setelah analisis - pengambilan keputusan, lalu mengapa tidak mencoba melalui jalan ini sendiri?

Membuang data awal tanpa kesimpulan kepada bos, lalu Anda mengatakan kepadanya "sekarang ini masalah Anda". Dan, tentu saja, tidak ada yang menyukainya. Pendekatan yang jauh lebih baik adalah "Saya mengerti bahwa ini adalah masalah saya, dan inilah cara saya mencoba menyelesaikannya."

11. Jangan muncul tanpa penawaran.

“Jika sekarang saya menemukan solusi untuknya, maka dia akan berada dalam “kontrol manual” saya sepanjang hidup saya. Biarkan dia belajar berpikir dengan kepalanya sendiri.

bos Anda berpikir.

Seperti kata pepatah, “Jika Anda bukan bagian dari solusi, maka Anda adalah bagian dari masalah.” Selalu datang tidak hanya dengan masalah, tetapi juga dengan saran untuk menghilangkannya. Lebih disukai dalam beberapa versi.

Biarkan manajer Anda hanya perlu menyetujui ide Anda. Biarkan dia melihat bahwa dia memiliki karyawan independen yang termotivasi.

12. Jangan pergi tanpa keputusan

"Saya lelah. Saya tidak ingin memutuskan apa pun. Aku ingin bonus."

bos Anda berpikir.

Anda datang untuk mendapatkan solusi (lihat poin 4). .

Tetapi membuat keputusan tidaklah mudah. Bos Anda akan menghindarinya. Ingatlah tujuan Anda dan bawa percakapan kembali ke keputusan.

Dalam kasus pertanyaan balasan dari kepala

13. Jawab pertanyaan di kalimat pertamamu

“Yah, mengapa saya membutuhkan lompatan dan kejenakaan ini? Saya mengajukan pertanyaan spesifik dan menginginkan jawaban spesifik. Jika ada sesuatu yang tidak jelas bagi saya, saya akan mengajukan pertanyaan berikutnya. Tidak perlu membuang waktu untuk mencoba menjawab pertanyaan yang tidak saya ajukan."

bos Anda berpikir.

Jika bos mengajukan pertanyaan, maka, sebagai suatu peraturan, dia sudah mengerti sebelumnya apa dan dalam urutan apa dia akan bertanya selanjutnya. Dia telah membangun sendiri garis besar percakapan dan ingin memimpin percakapan dengan cara ini.

Tidak perlu mencoba memikirkan pertanyaannya sendiri dan menjawab pertanyaan yang tidak dia tanyakan, tetapi yang menurut Anda, maksudnya. Jawab pertanyaannya secara harfiah. Semua detail, alasan, dan penjelasan logis - nanti. Jika ditanya.

14. Kebenaran dan tidak lain hanyalah kebenaran

“Dapatkah saya, pada prinsipnya, bekerja dengan orang yang mencoba menipu saya? Lagi pula, dia tidak hanya menunjukkan rasa tidak amannya dengan mencoba berbohong kepada saya, tetapi juga kebodohan, berharap bahwa saya tidak akan menangkapnya dalam kebohongan.

bos Anda berpikir.

Tidak perlu menemukan apa pun dalam upaya menjawab pertanyaan yang sulit. Tidak perlu menggambar kenyataan ketika tidak ada fakta. Anda tetap akan dibawa ke air bersih. Jauh lebih mudah dan lebih cepat untuk mengakui bahwa Anda tidak tahu atau belum melakukan sesuatu dan terus maju.

15. Jangan Salahkan Bawahan Anda

“Jika seseorang tidak mengerti bahwa dia bertanggung jawab kepada saya atas tindakan bawahannya, maka ini adalah kasus klinis. Kami memiliki hierarki. Saya menjawab bos saya untuk semua bawahan saya, dan mereka menjawab saya untuk mereka.

bos Anda berpikir.

Tugas diberikan kepada Anda, dan Anda juga bertanggung jawab untuk itu. Anda dapat mendelegasikan tugas kepada bawahan Anda, tetapi ini tidak membebaskan Anda dari tanggung jawab untuk pelaksanaannya. Pendelegasian menciptakan hubungan tanggung jawab tambahan antara Anda dan bawahan Anda, tetapi tanggung jawab awal Anda kepada atasan Anda tidak hilang.

16. Jangan buang waktu membuat alasan.

"Semakin saya mendengarkan alasan, semakin bawahan saya berharap bahwa saya dapat menyingkirkan cerita yang indah tanpa adanya hasil."

bos Anda berpikir.

Jika bos Anda berorientasi pada hasil, maka alasan ketidakhadirannya (terutama yang terungkap hanya pada saat laporan - lihat paragraf 2) tidak terlalu menarik baginya.

Karena itu, jangan buang waktu dengan alasan - lebih baik habiskan untuk menyelesaikan tugas Anda.

Saat menerima tugas

17. Pertanyaan sekaligus

Jika sebagai tanggapan atas laporan Anda, Anda menerima tugas lain, dan sesuatu di dalamnya tidak jelas bagi Anda, segera ajukan pertanyaan. Lebih baik terlihat bodoh ketika Anda mendapatkan tugas daripada ketika Anda menyerahkannya dengan melakukan hal yang salah.

Kesimpulan

Seperti yang Anda lihat, aturan yang tercantum cukup sederhana dan bahkan agak jelas. Namun, menurut pengalaman saya, sangat sedikit orang yang melakukannya secara sistematis - ini membutuhkan keberanian dan disiplin diri. Cobalah untuk tetap berpegang pada mereka, dan, percayalah, kepercayaan dan dukungan dari kepemimpinan diberikan kepada Anda.

Lihat juga:

• 18 tips mengatasi ketegangan dan ketakutan dalam menghadapi atasan.
• Pemilik dan manajer: bagaimana menghindari konflik. Saran manajer.

Apa hal tersulit bagi Anda dalam berkomunikasi dengan pemimpin?

Tidak ada karyawan yang suka ketika manajer menelepon di atas karpet. Dalam perjalanan ke kantor, ada satu pertanyaan di kepala saya, mengapa bos membutuhkan saya? Percakapan dengan bos terjadi ketika tugas baru dikeluarkan atau analisis pekerjaan yang dilakukan. Panggilan ke bos bahkan membuat karyawan yang sempurna khawatir dan gugup. Akibatnya, percakapan menjadi kacau dan tidak profesional. Beginilah cara kebanyakan orang memperlakukan bos mereka. Mengapa kita malu di depan bos dan bagaimana berbicara dengan bos untuk mengesankan.

Mengapa ada pembatas antara atasan dan bawahan?

Menjijikkan untuk menonton dari luar ketika seorang rekan kerja tidak dapat menghubungkan bahkan dua kata dalam sebuah pertemuan, menyajikan laporan kepada manajer. Ke mana keberanian Anda pergi ketika itu datang kepada Anda? Tersandung, tersipu, lupa berdebat dengan fakta dan penelitian. Jangan berasumsi bahwa Anda adalah orang yang aneh. Ini adalah bagaimana sebagian besar bawahan berperilaku dan alasannya bukan karena kurangnya pengetahuan atau ketidakmampuan untuk berkomunikasi. Alasannya karena mereka berpikir berbeda, maka muncullah hambatan.

Seorang pemimpin membuat lusinan keputusan setiap hari. Masing-masing mempengaruhi keuntungan perusahaan. Oleh karena itu, sifat bos dan sikap terhadap masalah tersebut telah berubah. Dia tidak ragu-ragu dan tidak membuang waktu untuk pembicaraan kosong. Tugas bos adalah memberikan tugas kepada bawahan, dan kemudian menuntut jawaban yang masuk akal. Membuat keputusan berdasarkan data yang diterima. Bawahan tidak terbiasa dengan ini, jadi pemikirannya berbeda. Untuk mengurangi penghalang ini, cobalah untuk menempatkan diri Anda pada posisi seorang pemimpin. Ini bukan hanya posisi bergengsi dan kenaikan gaji, tetapi juga tanggung jawab.

Bos memiliki sejumlah waktu yang dialokasikan untuk setiap pertanyaan, jadi jangan membuangnya dengan percakapan dan laporan kosong. Perdebatkan data dan pikirkan kemungkinan pertanyaan dari pihak berwenang. Kemudian percakapan profesional dan produktif akan berkembang di antara Anda.

Hal utama adalah belajar bagaimana berbicara secara singkat dan to the point. Jangan mengambil waktu kerja, kolega, dan manajer Anda. Jangan lupa bahwa percakapan bisnis diterima di tempat kerja. Ini tidak berarti bahwa Anda harus menjadi robot yang berbicara dengan suara metalik. Lelucon, cerita lucu pantas jika diceritakan di waktu luang dan tidak menyinggung perasaan yang hadir.

Apa cara yang tepat untuk berbicara dengan atasan Anda?

1. Jangan bergumam dan jangan mengobrol. Bayangkan Anda memiliki kolega di depan Anda, dan bukan bos yang keras. Ekspresikan pikiran Anda dengan nada yang konsisten, tenang dan merata. Banyak karyawan, yang berusaha cepat menyingkirkan percakapan dengan bos, dengan cepat membuat laporan. Akibatnya, tidak ada yang jelas. Ekstrem lainnya adalah ketika seseorang terus-menerus tersesat, bergumam.

   Baca laporan Anda dengan keras beberapa kali sebelum melintasi kantor bos.

2. Mempersiapkan percakapan. Datanglah ke kantor bos dengan membawa notepad dan pena untuk menuliskan instruksi bos. Mempersiapkan percakapan. Jika percakapan terjadi atas inisiatif Anda: memperbaiki alur kerja, mengalihkan tanggung jawab kepada karyawan lain, maka berikan argumen dan manfaat kepada atasan mengapa hal ini harus dilakukan.
3. Tetap percaya diri. Tugas seorang bawahan bukan hanya menerima tugas dan melaksanakannya dengan sempurna. Anda memiliki pemikiran Anda sendiri tentang pengorganisasian proses. Bagikan ide dengan atasan Anda. Jika bos tidak mengerti dan tidak menghargai, maka jangan buru-buru mengakhiri pembicaraan. Pikirkan tentang bagaimana mempengaruhi pendapat pemimpin. Jangan langsung menganggap diri Anda pecundang, pertahankan pendapat Anda sampai akhir.

Selalu dan aturan komunikasi di kantor. Jika sudah biasa berbicara dengan bos dalam "Anda" dan memanggil dengan nama dan patronimik, maka jangan ubah aturannya. Bos bukanlah teman terdekat Anda, tetapi orang yang bergantung pada tingkat gaji dan kondisi kerja. Oleh karena itu, menusuk akan menjadi tidak pantas.

Bagaimana cara berbicara dengan bos tiran?

Tidak semua orang beruntung dengan bos yang pengertian dan adil. Banyak karyawan yang mengeluhkan atasan yang tidak menghargai pekerjaan bawahannya, selalu mengomel, tidak puas dengan sesuatu. Pemimpin seperti itu dapat meninggalkan lembur di tempat kerja, menegur untuk laporan yang sempurna, meninggikan suaranya di depan semua orang. Pemimpin seperti itu disebut tiran. Sebagai aturan, dia baru-baru ini mengambil posisi kepemimpinan dan sebulan yang lalu bergaul dengan baik dengan tim. Tidak mungkin untuk memperbaiki orang seperti itu, jadi Anda perlu belajar bagaimana bergaul dengannya di tempat kerja. Bagaimana cara berbicara dengan bos tiran?

1. . Ketika Anda kasar, sulit untuk menahan diri, Anda ingin memberikan beberapa komentar ofensif sebagai tanggapan. Jika pemimpinnya adalah seorang tiran, maka beralih ke teriakan akan merusak situasi. Itu akan memanas hingga batasnya, meneriakkan kebenaran, Anda tidak akan mencapainya. Tinggalkan kantor kepala dengan dalih apa pun, tunggu bosnya tenang, dan kembali ke percakapan. Ini tidak berarti bahwa seseorang harus diam-diam menelan sikap seperti itu. Saat mengirimkan tugas, perhatikan bahwa tugas telah selesai dan tidak perlu berbicara dengan Anda, meninggikan suara Anda.
2. Hubungkan imajinasi Anda. Cara terbaik untuk meredakan ketegangan internal adalah dengan menghadirkan pemimpin dalam peran atau situasi yang lucu. Jika Anda merasa kewalahan, tetapi Anda tidak ingin kehilangan pekerjaan, bayangkan bos mengenakan kostum badut. Atau bayangkan semua orang duduk di kursi dengan setelan jas, dan bos Anda mengenakan piyama lucu dan topi tidur. Metode ini membantu untuk rileks dan melepaskan uap.

   Jangan biarkan bos Anda mempermalukan Anda dan tidak menjadi korban. Ada karyawan yang mengadopsi taktik berikut: menikmati tirani dalam segala hal, memenuhi persyaratan apa pun, terburu-buru pada panggilan pertama. Akibatnya, mereka naik tangga karir dan menduduki posisi kepemimpinan. Tetapi orang seperti itu tidak mengembangkan hubungan kerja dengan bawahan. Bagaimanapun, tim ingat bagaimana kursi kepala diperoleh.