Rapport de ventes quotidien. Comment vendre un rapport d'échec des ventes à la direction

L'analyse des ventes et des bénéfices d'une entreprise est l'un des aspects importants de l'activité d'un spécialiste en marketing. Disposer d'un rapport de ventes correctement rédigé vous permettra d'élaborer beaucoup plus facilement une stratégie marketing pour le développement de l'entreprise et de répondre à la question de la direction « Quelles sont les principales raisons de la baisse des ventes ? ne prendra pas beaucoup de temps.

Dans cet article, nous examinerons un exemple de tenue et d'analyse de statistiques de ventes dans une entreprise manufacturière. L'exemple décrit dans l'article convient également au commerce de détail et de gros, pour analyser les ventes d'un magasin individuel. Le modèle que nous avons préparé pour l'analyse des ventes dans Excel est à très grande échelle : il comprend divers aspects de l'analyse de la dynamique des ventes qui ne sont pas toujours nécessaires à toutes les entreprises. Avant d'utiliser le modèle, veillez à l'adapter aux spécificités de votre entreprise, en ne laissant que les informations nécessaires au suivi des fluctuations des ventes et à l'évaluation de la qualité de la croissance.

Points d'introduction à l'analyse des ventes

Avant de procéder à une analyse des ventes, vous devez collecter des statistiques. Déterminez donc les indicateurs clés que vous souhaitez analyser et la fréquence de collecte de ces indicateurs. Voici une liste des indicateurs d’analyse des ventes les plus nécessaires :

Indice commentaires
Ventes en pièces et en roubles Il est préférable de collecter mensuellement les statistiques de ventes en pièces et en roubles séparément pour chaque article de produit. Ces statistiques vous permettent de trouver le point de départ de la baisse/croissance des ventes et de déterminer rapidement la raison d'un tel changement. En outre, ces statistiques vous permettent de suivre l'évolution du prix moyen d'expédition des marchandises en présence de divers bonus ou remises pour les partenaires.
Coût unitaire Le coût du produit est un aspect important de toute analyse des ventes. Connaissant le niveau de coût du produit, il vous sera plus facile de développer des campagnes de marketing commercial et de gérer les prix dans l'entreprise. Sur la base du coût, vous pouvez calculer la rentabilité moyenne d'un produit et déterminer les positions les plus rentables en termes de profit pour stimuler les ventes. Les statistiques sur les coûts peuvent être tenues sur une base mensuelle, mais si cela n'est pas possible, il est alors conseillé de suivre la dynamique trimestrielle de cet indicateur.
Ventes par lignes de vente ou régions de vente Si votre entreprise travaille avec différentes régions/villes ou dispose de plusieurs divisions dans le service commercial, il est alors conseillé de conserver des statistiques de ventes pour ces régions et zones. Si vous disposez de telles statistiques, vous serez en mesure de comprendre quels domaines sont principalement responsables de la croissance/baisse des ventes et de découvrir rapidement les raisons des écarts. Les ventes par destination sont suivies sur une base mensuelle.
Distribution de produits La distribution des produits est directement liée à la croissance ou à la baisse des ventes. Si une entreprise a la capacité de surveiller la présence de marchandises en République du Tatarstan, il est alors conseillé de collecter ces statistiques au moins une fois par trimestre. Connaissant le nombre de points où l'article expédié est directement présenté, vous pouvez calculer le taux de rotation des marchandises dans un point de vente au détail (ventes / nombre de RT) et comprendre le niveau réel de demande pour les produits de l'entreprise. La distribution peut être suivie sur une base mensuelle, mais il est plus pratique de suivre cet indicateur une fois par trimestre.
Nombre de clients Si une entreprise travaille au niveau d'un concessionnaire ou sur le marché B2B, il est conseillé de suivre les statistiques sur le nombre de clients. Dans ce cas, vous pourrez évaluer la qualité de la croissance des ventes. Par exemple, la source de croissance des ventes est une augmentation de la demande pour un produit ou simplement une expansion géographique du marché.

Points clés à prendre en compte lors de l’analyse des ventes :

  • Dynamique des ventes par produits et domaines qui représentent 80% des ventes de l’entreprise
  • Dynamique des ventes et des bénéfices par rapport à la même période de l'année dernière
  • Modifications du prix, du coût et de la rentabilité des ventes pour des articles individuels, des groupes de produits
  • Qualité de croissance : dynamique des ventes pour 1 RT, pour 1 client

Collecte de statistiques de ventes et de bénéfices

Passons directement à un exemple qui montre clairement comment faire une analyse des ventes.

La première étape consiste à collecter des statistiques de ventes pour chaque produit actuel de l’entreprise. Nous collectons des statistiques de ventes sur 2 périodes : l'année précédente et l'année en cours. Nous avons divisé tous les articles en catégories de produits pour lesquelles nous souhaitons voir la dynamique.


Fig. 1 Exemple de collecte de statistiques de ventes par produits

Nous remplissons le tableau présenté ci-dessus en fonction des indicateurs suivants : pièces, roubles, prix de vente moyen, coût, profit et rentabilité. Les données du tableau constitueront la principale source d’analyse des ventes futures.

Les statistiques de ventes positionnelles pour l'année précédant la période en cours sont nécessaires pour comparer les indicateurs de reporting actuels avec l'année précédente et évaluer la qualité de la croissance des ventes.

Ensuite, nous collectons des statistiques d'expédition pour les principaux domaines du service commercial. Nous ventilons le chiffre d'affaires total (en roubles) par domaines de vente et principales catégories de produits. Les statistiques ne sont nécessaires qu'en roubles, car elles permettent de contrôler la situation globale des ventes. Une analyse plus détaillée n'est nécessaire que s'il y a un changement radical dans la dynamique des ventes dans l'un des domaines.

Fig. 2 Exemple de collecte de statistiques de ventes par directions commerciales et régions

Processus d'analyse des ventes

Une fois toutes les statistiques de ventes nécessaires collectées, vous pouvez procéder à l’analyse des ventes.

Analyse de la mise en œuvre du plan de vente

Si l'entreprise planifie et a établi un plan de vente, la première étape consiste à évaluer la mise en œuvre du plan de vente par groupes de produits et à analyser la qualité de la croissance des ventes (la dynamique des expéditions par rapport à la même période de l'année dernière).


Fig. 3 Exemple d'analyse de la mise en œuvre du plan de vente par groupes de produits

Nous analysons la mise en œuvre du plan commercial à l'aide de trois indicateurs : les expéditions en termes physiques, le chiffre d'affaires et le bénéfice. Dans chaque tableau, nous calculons le % d'achèvement du plan et la dynamique par rapport à l'année précédente. Tous les plans sont divisés en catégories de produits, ce qui vous permet de comprendre plus en détail les sources de sous-vente et de surexécution du plan. L'analyse est effectuée sur une base mensuelle et trimestrielle.

Dans le tableau ci-dessus, nous utilisons également un champ supplémentaire « prévision », qui nous permet de prévoir la mise en œuvre du plan de vente compte tenu de la dynamique des expéditions existante.

Analyse de la dynamique des ventes par zones

Une telle analyse des ventes est nécessaire pour comprendre quels domaines du service commercial sont les principales sources de ventes. Le rapport vous permet d'évaluer la dynamique des ventes de chaque direction et d'identifier en temps opportun les écarts importants dans les ventes afin de les corriger. Nous décomposons les ventes totales par zones OS et pour chaque zone, nous analysons les ventes par catégorie de produits.


Fig. 4 Exemple d'analyse des ventes par zone

Pour évaluer la qualité de la croissance, l'indicateur « dynamique de croissance des ventes par rapport à l'année dernière » est utilisé. Pour évaluer l'importance d'une direction dans les ventes d'un groupe de produits particulier, les paramètres « part des ventes, % » et « ventes pour 1 client » sont utilisés. La dynamique est surveillée trimestriellement pour éliminer les fluctuations des expéditions.

Analyse de la structure des ventes

L’analyse de la structure des ventes permet d’avoir un aperçu général de l’efficacité et de l’importance des groupes de produits dans le portefeuille de l’entreprise. L'analyse vous permet de comprendre quels groupes de produits sont les plus rentables pour une entreprise, si la part des groupes de produits clés évolue et si les augmentations de prix couvrent l'augmentation des coûts. L'analyse est effectuée sur une base trimestrielle.


Fig. 5 Exemple d'analyse de la structure commerciale de l'assortiment de l'entreprise

Sur la base des indicateurs « livraisons en nature », « chiffre d'affaires » et « bénéfice », la part de chaque groupe dans le portefeuille de l'entreprise et l'évolution de la part sont évaluées. Les indicateurs « rentabilité », « coût » et « prix » évaluent la dynamique des valeurs par rapport au trimestre précédent.


Fig. 6 Exemple d'analyse du coût et de la rentabilité des ventes

Analyse ABC

L'une des dernières étapes de l'analyse des ventes est la norme, qui permet de mettre en œuvre une politique d'assortiment compétente et de développer des activités de marketing commercial efficaces.


Fig. 7 Exemple d'analyse ABC de l'assortiment

L'analyse ABC est réalisée en termes de ventes et de bénéfices une fois par trimestre.

Contrôle des résidus

La dernière étape de l’analyse des ventes consiste à surveiller l’inventaire des produits de l’entreprise. L'analyse des soldes vous permet d'identifier les articles critiques pour lesquels il existe un excédent important ou une pénurie de marchandises est prévue.


Fig. 8 Exemple d'analyse des bilans produits

Rapport des ventes

Souvent dans les entreprises, le service marketing est responsable de la mise en œuvre des plans commerciaux. Pour un rapport hebdomadaire, il suffit de suivre le niveau de mise en œuvre du plan de vente sous forme de total cumulé et d'indiquer les prévisions de mise en œuvre du plan de vente en fonction du niveau actuel des expéditions. Un tel rapport vous permet d'identifier en temps opportun les menaces de non-respect du plan de vente et d'élaborer des mesures correctives.


Fig.9 Rapport de ventes hebdomadaire

Joindre à un tel rapport une petite plaque décrivant les principales menaces pour la mise en œuvre du plan de vente et les solutions proposées qui réduiront l'impact négatif des raisons identifiées pour la non-exécution du plan. Décrivez quelles sources alternatives peuvent être utilisées pour augmenter les ventes.

Dans le rapport mensuel des ventes, il est important de refléter la mise en œuvre effective du plan de vente, la qualité de la croissance par rapport à la même période de l'année dernière, une analyse de la dynamique du prix moyen d'expédition et de la rentabilité du produit.


Fig.10 Rapport de ventes mensuel

Vous pouvez télécharger le modèle d'analyse des ventes présenté dans l'article dans la rubrique.

Instructions

La compilation d'un rapport commence par la rédaction d'un « en-tête ». Au centre de la feuille, à deux ou trois lignes du bord, inscrivez « RAPPORT » en gros caractères. Immédiatement en dessous - pour la période du... au.... Ensuite, si nécessaire, indiquez le service, la fonction et le nom, prénom, patronyme.

Dans le deuxième paragraphe, marquez les vrais indicateurs. Calculez en pourcentage le dépassement du plan. S’il n’était pas terminé, il restait encore beaucoup à faire par rapport aux chiffres attendus. Il est plus pratique de l'organiser par semaine. De cette façon, il sera immédiatement clair au cours de quelle période les ventes ont augmenté et au cours de laquelle elles ont diminué.

Analysez les taux de croissance des ventes de vos concurrents. Cela vous permettra d’identifier votre position sur le marché et de renforcer la position de l’entreprise à l’avenir.

Identifiez les raisons de la baisse des ventes, le cas échéant. Il s’agit le plus souvent de l’approche de la fin du cycle de vie du produit, de la forte concurrence dans ce secteur de marché et de la sursaturation du marché. Selon la raison, l'entreprise doit soit lancer un nouveau produit, renforcer ses atouts ou pénétrer de nouveaux segments de marché. Une décision opportune peut vous protéger contre une nouvelle baisse des ventes.

note

Le terme « analyse des ventes » fait référence à un très large éventail de tâches, y compris celles qui nécessitent l'utilisation de techniques non triviales pour être résolues. Cependant, dans la plupart des cas, il suffit à un analyste ou à un responsable commercial d'utiliser des feuilles de calcul remplies de... informations.

Conseil utile

Au stade initial, une analyse de la dynamique des ventes, de la structure des ventes et de la rentabilité des ventes est réalisée. A ce stade, les tendances qui se développent par rapport aux ventes (croissance, stabilité, déclin), ainsi que l'influence des différents groupes et catégories de produits/services sur ces tendances et le niveau de cette influence sont déterminés.

Sources:

  • Analyse des ventes et décisions de gestion

Avec la nécessité de compiler rapport Presque tous les directeurs commerciaux s'occupent des ventes. Ce document permet de connaître toutes les subtilités des activités du département et de résumer les résultats. Mais avant de tirer des conclusions, il faut rassembler tous les chiffres. Pour ce faire, les données sont analysées selon plusieurs critères.

Instructions

Déterminez le niveau de performance d'un employé en particulier à l'aide de données personnelles rapport sur les ventes. Dans celui-ci, tenez compte du nombre de clients acquis et perdus, des données sur le coût moyen et la rentabilité des transactions, etc., en fonction des spécificités de votre entreprise. Plus les critères sont pris en compte, plus le résultat de l'analyse sera objectif. Un commercial vous aidera à évaluer pleinement les activités de chaque équipe individuellement et à ajuster son travail.

Vérifiez la rentabilité de vos points de vente à l’aide de leurs rapports de ventes. Pour les propriétaires de réseaux développés, cela est particulièrement précieux, car cela leur permet d'analyser la rentabilité puis, si nécessaire, d'ajuster le fonctionnement de l'entreprise.

Vidéo sur le sujet

Effectuer une analyse des ventes peut vous aider à identifier les types de produits les plus prometteurs ou les produits les plus achetés. Il vous permettra également de suivre les tendances de croissance et de baisse des ventes de produits. Grâce à ces informations, vous pouvez gérer vos ventes plus efficacement.

Informations personnelles:

Consulté dans le domaine de la gestion courante de plus de 70 entreprises : de 10 à 9 000 personnes (dont : holdings, chaînes de magasins, usines, sociétés de services, constructeurs, agents gouvernementaux, agences web, boutiques en ligne). Élève d'Alexandre Friedman.

L'un des co-auteurs du livre "Technologies sociales de l'École des managers de Tallinn. Expérience d'utilisation réussie dans les affaires, la gestion et la vie privée" : http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

PDG

La précision est une courtoisie des rois, mais un devoir pour leurs sujets

Louis XVIII

à qui: propriétaires, dirigeants

Comment une simulation d'activité mouvementée peut être acceptée par un manager à la suite d'un travail

« Qu'ont fait mes subordonnés aujourd'hui ? Quelles tâches ont-ils accomplies ? Combien de temps cela a-t-il pris et quels résultats ont été obtenus ? »- des pensées aussi excitantes hantent souvent le leader. D'où viendraient-ils ?

De l'extérieur, tout est super. Dès que le patron entre dans le bureau, tout le monde est immédiatement occupé : les bavardages se terminent au milieu d'une phrase, quelqu'un commence à taper fébrilement sur l'ordinateur, d'autres s'affairent à transférer des papiers d'un endroit à un autre, d'autres encore appellent immédiatement tous les entrepreneurs d'affilée. Pourquoi une image aussi heureuse suscite-t-elle des « pensées passionnantes » ?

Le fait est qu'un leader expérimenté comprend parfaitement différence entre « faits » et « opinion sur les faits ». Mais pour comprendre ce que faisaient les subordonnés qui lui étaient confiés, il est nécessaire d'organiser un questionnement oral détaillé sur « quoi », « comment », « quand », avec « quels résultats » et « qui » l'a fait. Cela prend beaucoup de temps tant de la part du manager que de l'employé. Le manager résout donc ce problème selon le principe résiduel. Et qui demandera pendant qu'il est en vacances ou en arrêt maladie ?

Cet article présentera un outil qui vous permet de séparer les « faits » des « opinions sur les faits » et de mesurer l'efficacité et la productivité des subordonnés. Rencontre moi. Rapports de travail quotidiens sous une forme formalisée pour chaque employé.

Rapports de travail : description de la technologie et des avantages

La technologie des rapports de travail est aussi simple que deux et deux. À la fin de sa journée de travail, chaque employé doit fournir un rapport comportant une liste complète des tâches réalisées et le temps consacré à chacune d'elles, ainsi qu'un lien vers le résultat du travail.

Permettez-moi de vous rappeler que les rapports de travail font partie d'une technologie plus large - « Organiser le travail des salariés, en tenant compte du temps de travail par tâche à l'aide de plans et de rapports et de leur analyse par le manager. » La technologie générale se compose des éléments suivants :

  • Planification quotidienne des collaborateurs : exigences d'organisation et de format. En savoir plus dans l'article « ».
  • Analyse, évaluation et ajustement des plans des employés, discussion des plans avec le gestionnaire. Voir l'article « ».
  • Reporting quotidien des collaborateurs : exigences d'organisation et de format. C'est ce dont je parle dans cet article.
  • Analyse, évaluation et conclusions des rapports des employés. Plus de détails dans « ».

Principes clés des rapports de travail

  1. Les employés doivent rendre compte quotidiennement de leur travail, quels que soient leurs qualifications, leur poste ou tout autre facteur.
  2. Les rapports doivent être envoyés strictement à la fin de la journée en cours (à laquelle correspond le rapport)
  3. Le rapport doit être fourni par voie électronique et stocké afin que le gestionnaire ait la possibilité de l'examiner en détail.
  4. Tout cadre supérieur devrait pouvoir consulter les rapports de tous ses subordonnés.
  5. Le rapport doit être aussi détaillé que nécessaire pour créer de la transparence dans le travail effectué sans discussion supplémentaire avec l'employé.
  6. Le gestionnaire se réserve le droit d'analyser le rapport, de poser des questions sur les modalités d'exécution des tâches et d'évaluer la qualité et l'efficacité du travail effectué.


Avantages des rapports quotidiens pour les managers

  • Transparence à 100% des actions de chaque collaborateur en fonction des résultats de la journée, de la semaine, du mois, etc. Désormais, plus besoin de questions orales : « qu’avez-vous fait ?
  • Possibilité de vérification différée des activités des employés. Il n'est pas toujours possible de contrôler tout le monde en même temps. Vous pouvez désormais ouvrir des rapports de travail et découvrir ce que le manager Ivan Petrov a fait au cours des 2 dernières semaines au cours de chaque journée de travail.
  • Une augmentation tangible de la productivité des employés, car désormais vous pouvez demander toutes les « dix minutes » d'une journée de travail de 8 heures.
  • Gain de temps important tant pour le manager que pour le subordonné en raison de l'absence d'enquêtes de plusieurs heures sur « qui a fait quoi ».
  • Une opportunité rapide d'éliminer les employés faibles, incapables de s'en sortir et qui ne travaillent pas dur parmi les employés nouvellement embauchés et en probation. Désormais, leurs résultats sont « bien en vue » sur la base des résultats de chaque jour.
  • Les « anciens » de l'entreprise ne pourront pas non plus se détendre et se reposer sur leurs lauriers. Leurs rapports de travail leur diront tout.
  • Réduire le niveau de stress du manager dû à « l’incapacité de mener une inspection », car Vous pouvez désormais évaluer les résultats de chaque employé au moment qui vous convient.

Avantages des rapports quotidiens pour les subordonnés

  • Un processus continu d’acquisition de connaissances et d’expérience auprès de votre manager. À la clé : un fort développement des compétences tant professionnelles que personnelles. En fait, le leader devient un enseignant-mentor avec qui vous réfléchissez régulièrement ensemble : à des façons nouvelles et plus efficaces de résoudre les problèmes ; comment développer davantage vos « points de croissance » et renforcer vos « points faibles » ; sur les erreurs commises et éviter que de nouvelles ne se produisent.
  • L’habitude de travailler « professionnellement », toujours très valorisée sur le marché du travail : les capacités de planification, de gestion du temps et le degré de responsabilité de ses actes s’améliorent.
  • La capacité d’évaluer de manière indépendante votre efficacité. Un employé peut toujours consulter son propre rapport de travail, l'analyser et définir les étapes de son développement ultérieur.
  • Croissance de carrière plus rapide pour ceux qui travaillent dur et font un travail de qualité. Démonstration claire et transparente du résultat au manager. Désormais, avec lui, il n'est plus nécessaire de boire régulièrement de la bière et de prendre un bain de vapeur pour parler de vos réalisations - tout est clairement visible. Le système de reporting dans l'organisation réduit considérablement l'influence des maîtres des jeux cachés et des « favoris ».


Exigences pour la composition du rapport de travail

  1. Nom de la tâche terminée. Il devrait indiquer clairement quel travail a été effectué. Par exemple : « Payer une facture pour l'achat de matériel de bureau pour le service comptable. »
  2. Résultat obtenu. (exemple : « La facture a été partiellement payée car le vendeur n'avait pas deux scanners en stock »). Si le résultat n'est PAS atteint, alors à côté des informations sur l'apparition et la réaction au problème/à la tâche qui s'est produite, il devrait y avoir des informations sur comment et quand ce problème est prévu pour être résolu, et comment l'éviter à l'avenir. Il est également nécessaire d'indiquer quelles réglementations/normes nécessitent des ajouts/modifications/créations et de définir immédiatement les tâches appropriées dans votre plan. Les nouvelles tâches doivent avoir un lien vers la tâche actuelle comme source de base.
  • Principe de base : chaque tâche doit avoir un résultat. Dans la mesure du possible, le résultat doit être sous une forme formalisée (par exemple : si un salarié mène un entretien, alors à la suite du travail : une liste des candidats sélectionnés et de brèves informations les concernant + une liste de ceux avec qui il s'est entretenu) .
  • Si la tâche impliquait de travailler avec des documents, des fichiers ou d'autres informations, vous devez fournir un lien direct vers ces documents, ou vers le dossier ou l'emplacement où ils sont stockés.
  • Important pour les managers ! Dans toutes les tâches liées à la gestion (par exemple : étude des plans et rapports des autres employés, contrôle, etc.), veillez à indiquer de brefs résultats : réalisations, lacunes, tendances, etc. Exemple « Tâche : Analyser les rapports de l'employé Ivan Petrov pendant 2 semaines. Conclusions : « Il n'y a aucune proposition pour certaines tâches visant à améliorer la réglementation. Petrov a pris connaissance des conclusions et a décidé d'y prêter attention et de formuler ses propositions de manière plus détaillée.»
  • Lors de l'étude de documents, de la participation à des conférences, des rencontres avec des partenaires, etc. un bref résumé doit être rédigé + un lien vers celui-ci doit être fourni dans le rapport.
  • Temps passé sur la tâche. À côté de chaque réalisation, vous devez indiquer entre parenthèses le temps passé à réaliser la tâche.
    • Si l'interprète a le sentiment que le temps total consacré à une tâche peut soulever une question de la part du manager, il faut immédiatement expliquer « pourquoi tant de temps a été consacré ». (Exemple: Tâche : Émission et envoi d'une facture au Client. Durée : 1 heure. Explication : 1 heure a été consacrée à l'émission d'une facture en raison de la nécessité de re-convenir 3 fois le libellé avec le Client à son initiative)

    Exemple de rapport de travail

    L'exemple montre une liste de tâches à partir d'un rapport réalisé dans Bitrix24 (le système vous permet de travailler de manière centralisée au sein de l'entreprise et de suivre le temps par tâche). Avec une bonne organisation de la planification et de l’enregistrement du temps de travail par tâche, tous les rapports seront générés automatiquement.


    Exemple de résultat de tâche


    Addendum au rapport de travail

    À la fin de chaque rapport de travail, il est nécessaire de mettre la phrase suivante (JJ - date ; MM - mois ; AA - année ; HH:MM - format heures + minutes).

    Total pour JJ.MM.AA :
    1) A travaillé au bureau : HH:MM
    2) Travail à domicile : HH:MM
    3) Total travaillé : HH:MM
    4) Congé de maladie : HH:MM
    5) Horaires à vos frais : HH:MM

    Règles d'ajout au rapport (en utilisant l'exemple de mon entreprise)

    • Dans la limite d'un jour ouvrable (jour), le « Total travaillé » et les « Congés de maladie » ne peuvent dépasser 8 heures que si le congé de maladie est nul).
    • Au cours d'un jour ouvrable (jour), « Total travaillé » et « Heures à vos frais » devraient donner un total de 8 heures, pas plus.
    • Par exemple, j'ai demandé un congé à 01h19, le déjeuner a été réduit à 00h25 au lieu de 01h00, le temps de travail en fin de journée était à 07h19. Dans « Heures à vos frais », écrivez « 00h41 » plus un commentaire : demande de congé à 01h19, déjeuner à 00h25 au lieu de 01h00 (c'est-à-dire enregistrer tous les écarts par rapport aux normes du temps de travail).
    • Le temps passé en voyage d'affaires ou en déplacement professionnel est également compté dans la ligne « Travaillé au bureau ».
    • Dans la ligne où l'heure est zéro, mettez 0:00
    • Pour ajouter rapidement une phrase, vous devez la copier et la coller à partir des rapports précédents, en modifiant l'heure.

    Séquence de mise en œuvre des rapports de travail

    Il peut être extrêmement difficile, et parfois impossible, d'introduire des rapports quotidiens dans le travail quotidien d'un service/d'une entreprise sans un projet parallèle visant à introduire une gestion régulière. En savoir plus sur la gestion régulière dans l'article « ». Ici, je vais brièvement décrire 2 étapes principales :

    1. Première étape(durée : 2-3 semaines) : les salariés sont tenus d'enregistrer dans des rapports les cinq tâches les plus importantes réalisées, en indiquant le temps pour chacune d'elles. Implémentation : GoogleDocs ou éditeurs de texte, éventuellement un système de paramétrage des tâches.
    2. Seconde phase(durée : 3 semaines et au-delà) : les salariés sont tenus d'enregistrer toutes les tâches dans des rapports indiquant le temps passé. Implémentation : Bitrix24 ou un autre système de paramétrage des tâches.


    Quand un rapport de travail peut être inutile

    Pour les professions où le même type d'actions répétables est effectué, il est logique d'introduire une norme pour le nombre de tâches accomplies au lieu d'un rapport. Initialement, le temps moyen souhaité pour accomplir une tâche est estimé. Ensuite, la norme est calculée à l'aide d'une action simple :<количестов рабочих часов>diviser par<норма времени на выполнение одной задачи>.

    Par exemple, un opérateur de centre d'appels peut avoir un standard : 90 appels par jour, 4 ventes, etc. Dans ce cas, le gestionnaire examine l'écart par rapport à la norme, et non le rapport de travail. La situation sera similaire avec un ouvrier qui produit des pièces du même type.

    On me pose régulièrement la question suivante : « À quelle fréquence est-il recommandé de consulter les rapports de travail d'un employé ? » La réponse est banale : "Autant que nécessaire pour garantir que les performances d'un employé particulier soient acceptables pour l'entreprise et le manager.".

    Au stade initial (1 à 1,5 mois) de mise en œuvre, il est important de vérifier quotidiennement les rapports de travail de chacun. Par la suite, pour certains salariés, il suffit de les contrôler une à deux semaines, pour d'autres, tous les jours.

    Si une personne travaille avec des rapports depuis 1 an et que vous êtes obligé de vérifier son rapport tous les jours, vous ne travaillez pas en tant que manager : vous n'exercez pas l'influence appropriée sur un subordonné ou vous gardez un employé inefficace.

    Examinons les capacités que le programme 1C Trade Management 11 offre à ses utilisateurs pour analyser les résultats des ventes.

    MISE À JOUR: vidéo ajoutée "Rapports d'analyse des ventes dans 1C Trade Management 10.3"

    À partir de cette vidéo, vous apprendrez :

    • Comment analyser les ventes ?
    • Comment construire un rapport de ventes ?
    • Comment visualiser les ventes et les soldes dans un seul rapport ?
    • Comment construire des graphiques de ventes ?
    • Comment visualiser les ventes par paiement ?

    Rapports de ventes

    Par commande "rapports de ventes" Nous passons au panneau de reporting des ventes.

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    La disponibilité des rapports dans ce panneau est déterminée par le fait que l'utilisateur dispose des droits appropriés sur ces rapports, ainsi que par la définition de la visibilité. Les rôles et les droits sont attribués à l'utilisateur par l'administrateur du programme 1C. L'utilisateur peut contrôler lui-même la visibilité à l'aide de la commande "Paramètres". Dans ce cas, des cases à cocher deviennent disponibles à côté des panneaux ; en les cochant et en les décochant, vous pouvez ajouter ou supprimer des rapports de ce panneau.

    « Conditions générales de vente »

    Examinons les opportunités dont nous disposons pour analyser les résultats des ventes. Le premier rapport est les « Conditions Générales de Vente ». Cet état fournit une liste des conditions de vente standard, des accords clients standard enregistrés dans le système et des informations de base disponibles dans ces accords. A savoir : nom de l'accord ; devise; type de prix utilisé ; validité; notre organisation au nom de laquelle cet accord a été conclu ; transaction commerciale (par exemple, vente ou transfert à commission) ; Imposition; action; Délai de livraison.

    Analyse des prix

    Le prochain rapport est une analyse des prix. Disponible à partir de documents tels que les propositions commerciales, les documents de vente et les commandes clients. A partir de chacun de ces documents vous pouvez générer un rapport "analyse des prix". Ce rapport nous montre des informations sur les prix spécifiés dans le document (sans remise, avec remise), ainsi que sur les prix des fournisseurs. Grâce à ce rapport, vous pouvez analyser rapidement les prix que nous proposons à nos clients et comment ils se comparent aux prix de nos fournisseurs.

    «Évaluation de la rentabilité des ventes»

    Les rapports suivants sont également disponibles à partir des documents de commande client. A savoir, en ouvrant la commande correspondante, nous pouvons en plus afficher plusieurs rapports relatifs à cette commande.

    Le premier d'entre eux est « L'évaluation de la rentabilité des ventes ». Ce rapport calcule la rentabilité de la commande dans son ensemble (avec remises, sans remises), et fournit également des informations détaillées pour chaque article vendu dans ce rapport. Désormais, ce rapport affiche des informations sur une rentabilité de 100 %. Cela est dû au fait que je n'ai pas encore calculé le prix de revient dans mon programme pour le mois en cours, que les opérations courantes de clôture de la période n'ont pas été effectuées et que les informations sur le prix de revient ne sont pas disponibles. En conséquence, tous les revenus sont considérés comme un bénéfice brut.

    "Statut d'exécution du document"

    Le rapport suivant est également disponible à partir de la « commande client » : il s'agit du « Statut d'exécution du document ». Ce rapport fournit tout d'abord des informations sur la dette du client (c'est-à-dire dans quelle mesure les étapes de paiement ont été franchies - par exemple, avance, paiement anticipé), des informations sur l'expédition. Et dans la partie inférieure du tableau, dans chaque article de produit, des informations sont fournies sur les marchandises expédiées, en quelle quantité, pour quel montant.

    Raisons de l'annulation des commandes

    DANS "Rapports de ventes" Il existe un rapport sur les raisons de l'annulation des commandes. Ce rapport collecte des informations sur les raisons pour lesquelles une commande a été annulée et fournit des indicateurs quantitatifs pour chaque raison en termes d'annulations de lignes en termes absolus et en pourcentage. Les informations sont également regroupées par gestionnaires et par groupes de prix de produits.

    "Déclaration des règlements avec les clients"

    Le rapport suivant est « État des règlements avec les clients ». Ce rapport contient des informations sur l'état des règlements mutuels avec nos clients. Une liste de nos organisations et une liste de clients sont fournies. La devise des règlements mutuels est indiquée. La contrepartie de notre client est indiquée. Des informations sont fournies sur la dette au début de la période sélectionnée et analysée, des informations sur l'augmentation ou la diminution de la dette, ainsi que le solde final et le solde total.

    "Dette client"

    Le prochain rapport est « Dette client ». Ce rapport affiche des informations sur la dette des clients. Les informations sont regroupées par devise de la dette. Des informations sont fournies sur la dette du client, notre dette, les soldes de règlement ainsi que, sur la base des informations provenant des commandes du client, des données sur les réceptions prévues du client, les ventes prévues au client ou le retour de fonds prévu au client.

    « Dynamique des impayés des clients »

    Le prochain rapport est « Dynamique des dettes en souffrance des clients ». Ce rapport présente des informations sur le taux de croissance des dettes en souffrance. Dans la section tabulaire, les informations sont regroupées par clients et gestionnaires. Dans notre programme 1C Trade Management (UT 11) 11.2, aucune dette en souffrance n'est actuellement enregistrée (toutes les dettes sont en cours), ce rapport est donc vide et ne contient aucune information.

    Discipline de paiement des clients

    Un rapport sur la discipline de paiement du client peut également être utilisé à des fins d’analyse. Ce rapport regroupe les données par client, fournit des données pour la période sur le nombre de commandes client, combien d'entre elles sont en retard, quel est le pourcentage de dettes en souffrance et la période moyenne de retard, ainsi que des données à la fin de la période sélectionnée. .

    "Dette client par échéance"

    Le prochain rapport qui peut être utile dans l'analyse est « Dette client par échéance ». Ce rapport doit indiquer la date à laquelle les informations seront analysées, ainsi que la classification de la dette. Nous avons actuellement une classification dans le programme. Chaque classification créée indique les périodes pour lesquelles la dette sera analysée en souffrance. Le postulat principal ici est le suivant : les déclarations les plus récentes sont les plus faciles à recueillir. Plus le délai est long, plus il est difficile de recouvrer la dette. Dans ce rapport, nous recevons des informations sur chaque client, l'état des règlements mutuels avec lui, ainsi que des informations sur la période de retard de paiement.

    Carte de paiement avec contrepartie

    Depuis "Commande du client" Vous pouvez obtenir un rapport sur la carte de règlement auprès de la contrepartie. Ce rapport affiche des informations sur les règlements mutuels pour toute la période, c'est-à-dire quels documents ont été utilisés pour effectuer des transactions monétaires, des transactions sur matières premières à vendre ou à retourner. La dette totale et des informations sur son statut en souffrance sont également fournies, si de telles données existent.

    Tous ces rapports sont à notre disposition soit dans la rubrique "Ventes" en groupe "Rapports de ventes", Soit à partir de documents de règlement– les documents utilisés pour documenter les ventes à un client, tels que "commandes clients" Et "offres commerciales aux clients".

    De telles opportunités nous sont offertes par le programme 1C Trade Management version 11.2 pour analyser les résultats des ventes.

    Création d'un rapport de ventes par fabricant et chiffre d'affaires 1C UT 8.3

    Ce didacticiel vidéo décrit comment créer un rapport sur les ventes par fabricant et les revenus qui en découlent dans 1C trade management 8.3. Le point principal du rapport est de savoir quels sont les produits des fabricants qui nous rapportent le plus de revenus.

    Analyse des ventes au détail

    Pour analyser la vente de biens par les points de vente, de nombreux rapports ont été implémentés dans la configuration.
    Tous sont disponibles dans la rubrique Ventes.

    Conduire évaluation des soldes de marchandises dans les points de vente selon le type de prix choisi, cela est possible à l'aide d'un rapport Liste des biens de l'organisation dans les prix des articles. Dans le rapport, nous pouvons définir la sélection par magasin et par type de prix attribué au magasin. Nous déterminons également la période de reporting.

    Ce rapport reflète le solde initial et final, les revenus et les dépenses, pour chaque élément.

    Nous pouvons personnaliser ce rapport plus en détail. Par exemple, nous ne nous intéressons qu'aux informations sur la nomenclature du café et aux dates précises de déplacement de ce produit.

    Pour ce faire, nous allons à Paramètres et sur le marque-page Sélections sélectionnez le produit souhaité.

    En conséquence, le rapport dont nous avions besoin a été généré. D'après le rapport, nous voyons qu'au début il n'y avait pas de solde dans le Maxi Store, le 27/06/2016 il y a eu une réception de 100 unités et le 29/06/16 il y a eu une vente de deux unités. Au total, à la fin de la période, le solde du café est de 98 pièces.

    Pour contrôle des fonds à la caisse du KKM utiliser le rapport Espèces dans les caisses KKM.

    Dans le rapport généré, nous voyons le solde initial et final, le montant des ventes et des recettes de DS, ainsi que le retrait de DS par jour.

    Nous pouvons générer ce rapport avec des détails sur les documents ; pour ce faire, dans les paramètres du rapport, cochez la case sur la valeur - Greffier. En conséquence, un rapport sera généré dans le cadre des documents (registraires).

    Si le solde final est signe moins, alors le magasin ne rendait pas entièrement compte des marchandises vendues.
    Si le solde en fin de période positif, le point de vente n'a pas payé intégralement les marchandises vendues.

    Si nous ne nous intéressons qu'aux informations sur les montants reçus de la caisse de l'entreprise, alors dans les paramètres avancés du rapport, dans l'onglet Champs et tri, nous décochons toutes les cases inutiles ; seule la case de la valeur Saisir DS reste cochée.

    En conséquence, un rapport du type suivant sera généré.

    Le programme a la capacité de générer un rapport sous une forme réglementée Négociation-29. Ce rapport est conçu pour analyser les ventes au détail. Le rapport reflète les soldes au début et à la fin du mois, ainsi que les documents utilisés pour documenter le mouvement des marchandises via l'entrepôt spécifié et l'organisation spécifiée. Les indicateurs totaux du rapport sont calculés en fonction du type de prix spécifié dans la fiche de cet entrepôt.

    Les prix sont renseignés selon les valeurs en vigueur à la date du rapport.


    Analyse de la demande de biens

    Pour analyser la demande de biens, vous pouvez utiliser l'analyse des ventes ABC et XYZ. L'analyse ABC est possible sur la base de plusieurs indicateurs. L'analyse ABC des ventes par volume de ventes vous permet de répartir les marchandises en classes ABC en termes de demande de marchandises par les clients. La classe A comprendra les produits les plus demandés et la classe C comprendra les produits les moins demandés.

    Effectuer une analyse des ventes XYZ vous permet de déterminer la stabilité des ventes de produits. Du point de vue des ventes de biens, l'analyse XYZ nous permet de diviser les biens dans les classes suivantes : demande stable de biens, tendances à la demande croissante de biens, achats ponctuels (consommation irrégulière).

    Réaliser une analyse combinée ABC et XYZ permettra de déterminer la valeur optimale méthode de gestion des stocks(c'est-à-dire, prévoyez d'acheter uniquement les biens qui sont régulièrement achetés en volume total).

    Le programme prend en charge plusieurs méthodes de gestion des stocks: planification des volumes sur la base des prévisions de la demande, " commander par point de commande"(avec un volume fixe ou avec un intervalle de livraison régulier), " sur commande". Différentes méthodes de réapprovisionnement peuvent être attribuées individuellement à chaque produit dans chaque entrepôt. La méthode de gestion des stocks peut être déterminée automatiquement en fonction ABC/Classification XYZ des réserves. Il est également possible de modifier manuellement le mode de gestion des stocks.

    Exemple. Conformément à la conduite Classement ABC/XYZ des réserves les marchandises sont affectées au groupe AX (les marchandises sont vendues de manière cohérente et ont un chiffre d'affaires élevé, c'est-à-dire qu'elles apportent des revenus élevés à l'entreprise commerciale). Pour ces marchandises, une méthode est établie "Planification du périmètre et du calendrier". Méthode "Commande sur commande" est établi pour les marchandises appartenant au groupe AZ. Pour ces marchandises, aucun stock n'est conservé dans l'entrepôt ; les marchandises sont commandées auprès du fournisseur uniquement lorsqu'un besoin du client se fait sentir (passation d'une commande client). Les informations sur la présence de ces marchandises dans l'entrepôt sont enregistrées dans le rapport comme stock excédentaire et marquées en rouge.

    Lors de l'analyse de la demande de biens, des restrictions sur les produits (réglementaires, minimum, assurance, stock maximum) sont utilisées. Les restrictions de produits sont calculées automatiquement à l'aide d'une tâche de réglementation pour chaque article de produit dans chaque entrepôt sur la base des données sur les ventes de marchandises.

    Lors du calcul du besoin (stock standard), le volume de vente attendu des marchandises (stock minimum) et les éventuelles augmentations des ventes (stock de sécurité) sont pris en compte. Pour une assurance supplémentaire contre le risque de pénurie de marchandises, vous pouvez définir manuellement un paramètre tel que le stock maximum de marchandises.

    Remplir un plan de vente à l'aide d'une formule

    La vidéo vous aidera à comprendre les types de besoins et à comprendre pourquoi les entreprises font la distinction entre ces types.

    Formation des commandes selon plans

    Pour certains produits, les délais de livraison des fournisseurs sont très longs et il est impossible de commander des produits fournisseurs répondant aux besoins actuels : les commandes doivent être passées à l'avance. Pour ces marchandises, il est proposé d'élaborer des plans d'achat à long terme et de passer des commandes aux fournisseurs sur la base de ces plans.

    Documentation plan d'approvisionnement dans le programme peut être formé à la fois manuellement et automatiquement, sur la base de diverses sources de données du programme lui-même. Comme sources de prévision, vous pouvez utiliser : les données des commandes clients, le volume des ventes sur la période écoulée, le volume des achats sur une certaine période de temps, etc. Vous pouvez également prendre en compte les besoins internes de l'entreprise (commandes de vos propres services, commandes des points de vente, de vos propres magasins, besoins en composants pour l'assemblage, etc.). Dans ce cas, il est possible d'ajouter plusieurs sources, ainsi que de sélectionner la valeur maximale parmi toutes les sources.

    Par exemple, vous pouvez sélectionner une valeur maximale en fonction du volume des ventes du mois précédent et de tous les bons de commande et commandes internes émis pour la même période ou la même période de l'année dernière.

    La liste des sources de données de planification peut être complétée à volonté. Des modèles sont utilisés pour remplir.

    Les commandes aux fournisseurs sont formées conformément au plan établi et l'écart entre les quantités prévues et réellement commandées par rapport au fournisseur est contrôlé. Ainsi, les plans d’achats peuvent également être utilisés pour vérifier la mise en œuvre des plans dictés par le fournisseur lui-même.

    Suivi des indicateurs de ventes

    DANS "1C : Gestion commerciale 8" Il existe un mécanisme qui vous permet d'identifier rapidement les zones « problématiques » et peut vous aider à prendre les bonnes décisions de gestion et, en outre, vous informer automatiquement des situations dans lesquelles l'état des indicateurs est encore acceptable, mais s'approche déjà de la critique.

    soi-disant "Moniteur cible" permet d'analyser les indicateurs clés de performance du département et de l'entreprise dans son ensemble et le degré d'atteinte des objectifs fixés, en tenant compte de la tendance cible (augmentation de l'indicateur, diminution de l'indicateur, maintien de l'indicateur dans un certain gamme). Les informations peuvent être accessibles à un gestionnaire partout dans le monde en accédant à la fonctionnalité « Target Indicators Monitor » via Internet.

    Pour que cela fonctionne, il est nécessaire de définir les objectifs qu’il est prévu d’atteindre. Chaque objectif peut être constitué de nombreux sous-objectifs, dont la réussite garantit la réalisation de l'objectif fondamental.

    Chaque objectif se voit attribuer un indicateur cible. À son tour, pour chaque indicateur cible, la tendance cible est indiquée - la direction souhaitée des changements de l'indicateur au fil du temps (minimisation, maximisation de la valeur ou maintien dans la valeur acceptable), et les options d'analyse sont configurées.

    Par exemple:

    L’objectif fondamental est la croissance des revenus. Cet objectif devrait être atteint en augmentant le nombre de clients et en augmentant le montant moyen des ventes. À son tour, une augmentation du nombre de clients est prévue en attirant de nouveaux clients et en réduisant le nombre de clients perdus. Et l'augmentation du montant moyen des ventes est planifiée en réduisant les remises manuelles prévues.

    Il arrive que les résultats d'un trimestre, voire d'une année entière d'activité active, ne soient pas encourageants. Nous n’avons pas réussi à vendre autant que prévu ! Ou bien il n’y a absolument aucun profit. Dans cette situation, un propriétaire d’entreprise aura besoin d’un coach solide, ou il pourra également vendre son appartement (je plaisante). Dans une certaine mesure, c'est plus facile pour un directeur commercial embauché. En présentant correctement les résultats de son travail au propriétaire de l'entreprise, il peut avoir une nouvelle chance.

    Le tableau est donc sombre... Ayant obtenu de mauvais résultats commerciaux, le propriétaire voit quatre alternatives :

    – Fermez l’entreprise comme peu prometteuse. Soit dit en passant, le manque de fonds pour poursuivre les investissements peut également affecter la classification d'une direction comme une impasse.

    - Changer d'équipe.

    – Modifier l’organisation et/ou l’intensité du travail.

    - Attendez que tout s'améliore.

    Le gestionnaire embauché se contentera uniquement des options trois et quatre. Mais la bonne chose n’est que la troisième option. Concentrons-nous là-dessus. Qu'est-ce que je préférerais, en tant que propriétaire d'entreprise, entendre du chef du service commercial dans une situation difficile ?

    • Des conclusions précises. Sans chercher à masquer la réalité, mais aussi sans découragement ni abandon. Par exemple : « Nous avons mal évalué le segment et nous sommes recentrés sur un autre seulement en fin de période. » Ou : « Le volume des ventes a diminué, mais la rentabilité des ventes a augmenté de 5 %. » Mais! Masquer les échecs avec des « graphiques délicats », des références à des causes externes ou entrer dans les détails ne fonctionnera pas longtemps. Le propriétaire acceptera de tolérer la dégradation ou la restructuration du département pour un à trois îlots, pas plus.
    • Une analyse claire des raisons de l’échec. Qu’est-ce qui manquait et pourquoi – des idées, des personnes, de l’argent, de la technologie, des efforts ? L’explication doit être précise et, si possible, sans connotation émotionnelle. Peu de propriétaires veulent entendre : « Comme je le pensais », « Comme je l'ai dit » ou « Tout ne va pas chez nous ». Attention : s'il y a plus de trois raisons et que toutes sont impérieuses, alors aux yeux du propriétaire, cela ressemble déjà à de l'incompétence. Important : évitez de faire appel à des raisons extérieures sauf en cas d'absolue nécessité : basse saison, marché en déclin, mauvaises récoltes au Népal... Au compte à rebours, tout cela semble peu convaincant. Avant, il fallait réfléchir.
    • Qui et comment indemnisera l’entreprise en cas d’échec ? Du moins moralement. Je n'ai pas soif de sang, mais je considère que la reconnaissance des défauts personnels est juste et correcte pour toutes les parties. Un bon directeur commercial proposera même de renoncer à une partie ou à la totalité du bonus. Un bon propriétaire ne fera pas cela, mais l'appréciera.
    • Plan pour surmonter la crise. Il doit être réel et détaillé, et je dois croire au plan autant que l'auteur y croit. Il est important que dans la plupart des cas, promettre de « travailler davantage » n’améliorera pas la situation. Il est plus important de travailler d'une manière nouvelle. Par exemple, revoir la politique tarifaire de l’entreprise, introduire un contrôle qualité indépendant du travail des managers et assurer régulièrement la formation des vendeurs. Le propriétaire doit voir la volonté du directeur commercial de gérer d'une manière nouvelle. Très probablement, l'élaboration d'une nouvelle stratégie nécessitera une transition vers des principes de planification différents ou même la participation d'un consultant externe. Alors préparez-vous à persuader et à être persuasif.
    • Comparaison de la situation de l'entreprise avec le marché. Si vous avez échoué dans vos ventes, montrez comment les choses se passent sur le marché en général et chez les concurrents en particulier. Faites l’effort de trouver des sources de données et de comparer des indicateurs comparables. Le déclin général du marché peut vous justifier. Mais il y a un grand deuxième « mais » ! Si vos concurrents s’en sortent trop bien, il vaut mieux omettre cet élément.
    • Montrez des perspectives réalisables. Si, au cours de la période, de bonnes bases ont été établies pour le ou les deux prochains trimestres, il est alors important de le démontrer. Mais avec des détails. Le commentaire « Nous sommes entrés sur le marché d'une nouvelle région avec un bon potentiel » semble pathétique sans chiffres. Vous ne devriez pas trop insister sur les réalisations internes comme « avoir formé un département solide ». Compte tenu des faibles ventes, c'est plutôt ennuyeux. Donnez des prévisions et des perspectives encourageantes en fin de présentation pour terminer sur une note positive.
    • Et une dernière chose. Veiller à la conception de haute qualité et à la structure claire de la présentation du rapport. Idéalement, il ne devrait pas s’étaler sur plus de 20 slides (15 slides, c’est encore mieux !), et le fil de la pensée ne devrait pas être perdu. Ne retardez pas l’introduction, parlez rapidement des résultats. Puis - sur les conclusions, et en conclusion - sur le plan d'action et les nouveaux objectifs. Et n'oubliez pas de vérifier tous les types d'erreurs. Une bonne conception et une bonne présentation adouciront même la pilule la plus amère des résultats faibles. Des exemples de bonnes présentations peuvent facilement être trouvés sur Internet, par exemple sur la ressource slideshare.net. Mais encore un « mais » : ne vous laissez pas trop emporter par la création de beauté en présentant des résultats infructueux.