Офіційний лист до організації юристів англійською. Діловий лист англійською мовою

Знання правил офіційного листування англійською стане в нагоді для заявок на вступ до закордонної школи або університету, поїздки на літню або зимову школу за кордон, здачі ЄДІ, листування із зарубіжними партнерами. У статті ми розповімо, як написати діловий лист або електронну пошту англійською мовою.

Структура паперового листа

Є дев'ять обов'язкових елементів, без яких не обійтися при написанні офіційного листа англійською мовою:

Адреса відправника:перше, що вказується в листі – це ваша адреса. Його пишуть у правому верхньому кутку аркуша.

Дата: за адресою ви вказуєте дату складання листа. Не забудьте пропустити рядок між адресою та датою.

Адреса одержувача:після дати пишеться адреса одержувача. Він розташований у лівій половині листа нижче адреси відправника та дати написання листа.

Привітання: Розташоване за адресою одержувача. Над і під вітанням зробіть відступ розміром у рядок.

Тема листа: як і e-mail, офіційний лист повинен мати тему або причину, з якої ви звертаєтесь до одержувача.

Основна частина: тут є основний текст листа. Запам'ятайте правило: одна думка – один абзац. Наприкінці основної частини позначте, які дії ви очікуєте від адресата після отримання листа.

Висновок: перед ув'язненням не забудьте зробити відступ. Докладніше про те, як правильно закінчити лист, читайте далі.

Підпис: підпис ставиться після заключної фрази листа вручну.

Ваше ім'я друкованими літерами:під підписом вкажіть ім'я та прізвище.

Як написати привітання

Почніть офіційний лист із звернення «Dear». Заборонені слова на кшталт «hi» чи інші неформальні привітання. Якщо ви хочете зробити лист суворішим, не звертайтеся до адресата на ім'я, обмежтеся прізвищем. У деяких ситуаціях звернення на ім'я допустиме: якщо ви знаєте людину особисто або вона наполягла на зверненні на ім'я. В інших випадках дотримуйтесь наступних правил:

  • Sir та Madam – почніть лист із звернення «Dear Sir or Madam» у випадку, якщо не знаєте ім'я одержувача: коли ви пишете до адміністрації університету і не знаєте, хто прочитає лист.
  • Mr, Mrs, Dr та ін. – коли знаєте ім'я одержувача, звертайтеся до нього на прізвище з використанням титулу або звання, якщо такі є. Якщо адресат чоловік використовуйте скорочення Mr.+прізвище: «Mr. Smith», якщо жінка – скорочення Ms.+прізвище – «Ms.Smith». Виняток становлять випадки, коли ви знаєте, що одержувач має титул або звання, наприклад Dr.Smith або Captain Smith.

Як написати висновок

Є кілька способів закінчити лист:

  • Yours faithfully – використовується, якщо ви розпочали лист словами «Dear Sir or Madam».
  • Yours sincerely – пишеться, якщо на початку листа ви звернулися до адресата на ім'я.
  • Yours truly – використовується, якщо ви знайомі з одержувачем, але не зустрічалися у реальному житті. Звертання використовується в основному в Америці.

Не забувайте, що в кінці заключної фрази має стояти кома.

Правила написання електронних листів

Електронні листи вважаються менш формальними, ніж паперові, але це не означає, що в них можна використовувати фамільярні вирази чи сленг. Ви повинні бути ввічливими, навіть якщо у формі листа допускаються деякі вільності.

Обов'язкові пункти в електронному листі:

Ваша e‑mail адреса

Заведіть окрему скриньку для професійних цілей, таких як написання листів до приймальної комісії університету або потенційних роботодавців.

Адреса зі смішною назвою не справить враження на адресата, він може не сприйняти вашого листа всерйоз. Скористайтеся наступним шаблоном для адреси e-mail: ім'я.прізвище [email protected]

Тема

У цьому рядку слід коротко викласти суть електронного листа. Не робіть опис надто докладним – вкажіть головне. Цей рядок відіграє важливу роль – саме він може привернути увагу одержувача та виділить вашого листа серед інших.

Уникайте теми листа слів «Urgent!» або Attention!, якщо ваша ситуація не вимагає негайної відповіді. Якщо ви пишете, що лист терміновий, а це насправді не так, це розлютить одержувача.

Вітання

Якщо ви хочете дотримуватися офіційного стилю в електронному листі, дотримуйтесь рекомендацій для офіційного паперового листа.

Якщо ви вже листувалися – зверніть увагу, як людина підписувала листи: лист був підписаний ім'ям та прізвищем – дотримуйтесь такого ж формату при зверненні. Запам'ятайте, що звертатися до адресата потрібно також, як він звертається до вас: якщо його лист починається з «Dear», ваша відповідь також має починатися з цього слова. Якщо лист починається з «Hi», ви маєте право відповісти також.

Іншим варіантом привітання, який можна віднести як до формального, так і до неформального, є «Good day» та «Good evening». Воно трохи більш дружнє та особисте, ніж «Dear».

У разі менш офіційного спілкування допускається привітати адресата словами «Hello» або «Hi».

Підпис

Електронні листи мають більш неформальний характер, ніж паперові, тому підпис Yours sincerely буде виглядати дивно. Якщо ви почали електронний лист у більш офіційному стилі, то має сенс дотримуватися його до кінця.

Якщо ви використовували неформальне привітання, виберіть один з варіантів:

– Best wishes,

- Kind regards,

– Best regards,

- All the best,

– Many thanks,

Останні два більше підходять для випадків, коли ви звертаєтесь до одержувача з проханням чи наміром дізнатися про відповідь на запитання. Не забудьте, що в кінці кожної з цих фраз має стояти кома.

Якщо у вас налаштований шаблон, який автоматично ставиться в кінці електронних листів, переконайтеся, що його зміст є прийнятним для вашого адресата. Смішні підписи та картинки неприпустимі для використання в офіційному листі.

Правила хорошого тона

Ще 4 поради щодо написання офіційного листа:

  • Не використовуйте розмовну лексику та сленг.
  • Пишіть у справі: якщо хочете, щоб вашого листа дочитали до кінця, викладайте думки коротше і ясніше.
  • Перечитуйте листа перед тим, як відправити: там не повинно бути помилок – вони можуть підірвати ваш професійний імідж!
  • При написанні електронних листів намагайтеся без необхідності не прикріплювати документи, а також не використовувати смайлики та емоджі 🤓.

Ми сподіваємося, що ці поради допоможуть показати себе професіоналом у діловому листуванні.

Офіційні листи/електронні листи пишуться у формальному (офіційному стилі) людям, які обіймають офіційні, керівні посади, наприклад, менеджерам, директорам.

Офіційні листи можуть бути різних видів:

  • Діловий лист;
  • Лист-запит інформації;
  • Лист-скарга;
  • Лист-заява про прийом на роботі;
  • Лист-скарга;
  • Лист-пробачення.

Структура ділового листа

Ім'я та адреса відправника

Реквізити відправника та розташовується у верхньому лівому кутку.

Послідовність реквізитів така:

  • ім'я керівника;
  • його посада;
  • назва компанії відправника;
  • номер будинку, вулиця;
  • місто, поштовий індекс;
  • країна.

Приклад:

Mr Viktor Moskvin


154 Sadovaya St

Відсутність розділових знаків у діловому листі називається «відкритою пунктуацією».

Дата

Дата розташовується під реквізитами, відступ три рядки. Варіантів написання дати кілька:

  • July 28, 2017;
  • July 28th, 2017;
  • 28 July, 2017;
  • 28th July, 2017.

Адреса одержувача

Адреса одержувача пишеться після дати так:

  • повне ім'я отримувача;
  • посада;
  • Назва компанії;
  • номер будинку, вулиця;
  • місто, поштовий індекс;
  • країна.

Перед ім'ям обов'язково вказується скорочене звернення:

  • Mr. (містер, пане),
  • Dr. (лікар),
  • Ms. (міс, для незаміжньої жінки),
  • Mrs. (місіс – для заміжньої жінки або якщо не впевнені у статусі).

Приклад:

Mrs Jennifer Grey

editor publishing company “GoodBook”

Розташування адреси аналогічне написанню адреси відправника.

Звернення до адресата листа

  • Звернення до адресата починається зі слова « Dear…»(шановний): Якщо вказано повне ім'я одержувача, то вітання починається саме так, з особистого вітання: Dear Mrs Jennifer Grey.
  • Якщо ім'я невідоме, то листі звертаються невизначено: Dear Sir or Madam.
  • У разі звернення на ім'я компанії звернення є загальним: Dear Sirs.
  • Якщо лист адресований американській компанії, наприкінці звернення ставиться двокрапка: Dear Mrs Jennifer Grey:

Назва посади відправника

Якщо листа складено чоловіком, то слово Mr не ставиться. Якщо лист складено жінкою, то після імені у дужках стоїть (Mrs). Крапка наприкінці пропозиції не ставиться. Наприклад: Yours sincerely,

School of foreign laguages ​​“Lingva”, або

Yours sincerely, Nikole Noble (Mrs)

School of foreign laguages ​​“Lingva”

Відмітка про програми

Діловий лист може супроводжуватись іншими документами. Для зазначення цього у діловому листуванні після підпису пишеться скорочення Encабо Encs (« Enclosures» - «Додатки»). Після цього напису ставиться кома і перераховуються всі документи, що додаються до основного листа. Наприклад:

Yours sincerely,

School of foreign laguages ​​“Lingva”

Enc, a copy of the license.

Ділові та формальні листи. Структура ділового листа та мовні моделі для використання у ньому

Структура листа

 Мовні моделі
1. Офіційне звернення до одержувача (Address the recipient in a formal manner)

Dear Sir or Madam - Дорогий Сер (звернення до чоловіка) або Мадам (до жінки)

2. У першому абзаці вкажіть мету написання листа. (Не використовуйте дієслова у скороченій формі!)

I am writing in connection with/to ask about… – Я пишу у зв'язку з/для того, щоб дізнатися/запитати….

I read/found your advertisement in…and would like to … — Я прочитав/знайшов Ваше оголошення в…і хотів би…

I am interested in… — Мене цікавить…

I would like to know more більше інформації про… — Я хотів би дізнатися більше деталей про…

Я хотів би дізнатися/запитати додаткову інформацію про/інформацію, що стосується…

I would like to ask if/when/why/where… — Я хотів би запитати, чи можливо, якщо/коли/чому/де…

I look forward to your answer/ to hearing from you. - Чекаю з нетерпінням вашої відповіді…

3. Кінець листа у відповідній формі:
Якщо лист починається Dear Sir or Madam, лист слід закінчити фразою

Yours faithfully, ... - щиро Ваш, з повагою ...

Якщо лист починається Dear Mr/Mrs Wilson, тоді лист закінчується

Yours sincerely, ... - щиро Ваш, з повагою ...

Samples of business/formal letters

Приклади ділових офіційних листів

Letter of enquiry (лист-запит)

1.Dear Sir/Madam,

2.I am writing in connection with an advertisement for your English course. I am 19 years-old student від Росії. I am interested в Англійська і має бути вивчений для навчання в англійській мові на високому рівні.

Я хотів би отримати більше details про цей англійський курс. I would be very grateful if you could inform me about payment forms and enrolment requirements.

I look forward to your answer.

3.Yours faithfully,

Дорогий Сер/Мадам

Я пишу Вам у зв'язку з оголошенням щодо курсу англійської мови. Я 19-річна студентка із Росії. Я цікавлюся англійською мовою, тому шукаю курси англійської мови для підвищення свого рівня.

Мені хотілося б дізнатися більше деталей про цей курс англійської мови. Я була б дуже вдячна, якби Ви надали мені інформацію про форми оплати та вимоги до зарахування.

З нетерпінням чекаю вашої відповіді.

З повагою,

Ганна Рудова

Dear Mr. Stevens,

Mrs. M.K. Collins був застосований для роботи як продажівwoman в моєму магазині. Він мав те, що ви маєте одну для якої ви маєте подібну роботу. Please give me some general information as to her fitness for this work. I shall be grateful to you for this help.

Sincerely yours,

Шановний містер Стівенс,

Місіс М.К. Коллінз звернулася з проханням взяти її на роботу на посаду продавця до нашої аптеки. Вона вказала Вас як людину, до якої можна звернутися за додатковою інформацією, оскільки вона виконувала цю роботу для Вас. Будь ласка, надайте мені загальну інформацію про її відповідність на цю посаду. Я буду вдячний Вам за допомогу.

Щиро Ваш,

Браян Уорнер

Letter of complaint (лист-скарга)

I am writing до complain про ineffective work of your book service centre. На February the third I ordered from you one copy of Dandelion wine by Ray Bradbury. Книга надійшла за електронною поштою і я знаю, що деякі сторінки були переведені на те, що ця техніка не була використана.

Як результат I був left without a needed book. Я повинен як привілею відновити можливу knihu до вас в обмін на сприятливі копії. I hope it would be possible for you to replace it as soon as possible. I look forward to your answer.

Yours sincerely,

Шановний Містер Олсен,

Я пишу, щоб нарікати на неефективну роботу Вашого книжкового центру. 3го лютого я замовив у Вас одну копію книги «Вино з кульбаб» Рея Бредбері. Книга прийшла поштою і я виявив, що деякі сторінки книги розташовувалися в неправильному порядку, тому книга була «не читабельною».

Як наслідок, я залишився без потрібної книги. Я хотів би замінити браковану копію книги на нормальну. Сподіваюся, що Ви зможете замінити книгу так швидко, наскільки це можливо. З нетерпінням чекаю вашої відповіді.

З повагою,

Біл Беррі

Додаткові мовні моделі для листа-скаргу:

  • I must express my dissatisfaction with… — Я мушу висловити своє невдоволення…
  • In fact I already talked/written but but nothing has changed/happened to… — Фактично, я вже говорив/писав про це, але нічого не змінилося…
  • Там не буде replay to my previous letter. – На мій минулий лист не було відповіді.
  • The item has not been replaced. – Виріб не було замінено.
  • Це suddenly stopped working. – Несподівано товар перестав працювати.
  • Keyboard був missing. – Клавіатура була втрачена.
  • Contrary to description in the menu/brochure/time-table…Опис у меню/брошурі/розкладі не відповідає…
  • The food was not cooked properly. – Їжа не була приготовлена ​​належним чином.
  • The price був expensive enough. – Ціна була завищена.
  • It was a very unfortunate event because… — Ця подія закінчилася невдачею, бо…
  • In this way it ruined all my plans as… — Отже, всі мої плани було порушено через…
  • I hope I can expect… — Сподіваюся, що я можу розраховувати.

Letter of application

(Лист-заява)

Dear Sir or Madam,

I am writing in response to your job offer concerning the post of computer operator which I found in the latest issue of "Daily News".

I believe this position fits my expectations of perfect job for young person. Як я маю qualifications, я маю на увазі, що ми повинні працювати за два роки як комп'ютерний оператор в Gray Service Company, де я маю на змогу отримати «hands-on» experiència with computers in real working office and coming in contact with public for the first time. There I have gained lot of valuable professional experience. In addition to this, I consider myslf to be hard-working і дуже sociable person.

I would be happy to attend the interview at any time that is convenient to you. Я бачу назви двох повідомлень від Gray Service Company, де ви можете contact for more details. I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,

Шановний сер / мадам,

Я пишу, щоб відповісти на ваше оголошення на посаду комп'ютерного оператора, яке я знайшов в останньому випуску «Дейлі Ньюз».

Я вірю, що ця посада відповідає моїм очікуванням ідеальної роботи для молодого чоловіка. Щодо моєї кваліфікації, я працював оператором комп'ютерів 2 роки в компанії «Грей Севіс», де я мав шанс отримати практичний досвідроботи з комп'ютером у робочому офісі та перший досвід спілкування з людьми в рамках професії. На робочому місці я набув цінного професійного досвіду. Крім того, я вважаю себе працьовитою та дуже комунікабельною особистістю.

Я буду щасливий відвідати співбесіду в будь-який зручний для Вас час. Я надаю імена двох колишніх колег, з якими Ви можете зв'язатись для отримання більш детальної інформації про мене. З нетерпінням чекаю вашої відповіді.

З повагою,

Джейн Моррісон

Додаткові мовні моделі для листа-заяви для отримання роботи:

  • I am writing in reply to/with regard to… — Я пишу, щоб відповісти…
  • I am writing in connection with… — Я пишу через…
  • I would like to express my interest in… — Я хотів би висловити свій інтерес до…
  • I found the position/job/post offer extremely interesting because… — Вважаю, що посада/робота/пост є надзвичайно цікавою, оскільки…
  • I would like to apply for this job because… — Я хотів би отримати цю посаду, оскільки…
  • My reason for applying for this job is that…(I am very sociable, hard-working, talented in…) –Причина, якою я хочу отримати це місце…
  • As for my experience it includes… — Щодо мого досвіду роботи…
  • I worked for…as… — Я працював на посаді… протягом…
  • I am ready to come to an interview at any time. – Я готовий прийти на співбесіду у будь-який час.
  • I enclose my CV/references from my previous employers. – Я додаю резюме/рекомендації від колишніх роботодавців.
  • I met him…in…, when he joined… Я збирався з ним … у…, коли він приєднався до…
  • …has asked me to write a letter recommendation to accompany його application for… I am very pleased to do so…. попросив мене написати рекомендаційний лист для подання на місце вимоги…. Я радий це зробити.
  • …distinguished himself / herself … показав себе як…
  • His / her greatest talent is … Його головним талантом є…
  • He/she is а creative person… Він/вона креативна особистість…
  • Hi / her excellent capacity to…was invaluable… Його/її відмінний потенціал… був безцінний…
  • While he / she was with us he / she… His responsibilities included…За час роботи у нас він/вона… У його/її обов'язки входило…
  • His / her main responsibilities were… Його/її головними обов'язками було… His / her daily tasks included… Його/її щоденні завдання включали…
  • The only weak spot that I ever noted in his / her performance was… Єдиний недолік, який я відзначив у його особистості…
  • I am confident that…will continue to be дуже effectively. He/she deserves my best recommendations. Я впевнений, що… продовжить працювати дуже ефективно. Він/вона заслуговує на мої найкращі рекомендації.
  • I would happily recommend …as a hopeful candidate. Я із задоволенням рекомендую … як співробітника, який подає надії.

Діловий вітальний лист

Мета вітального ділового листа – офіційно привітати керівника компанії чи свого колегу. Цей лист може бути коротшим, ніж офіційний діловий лист, але мати більш емоційне забарвлення.

Додаткові мовні моделі для листів:

  • Best wishes for happy and prosperous New Year from …! Прийміть найкращі побажання щастя та процвітання у Новому році від …!
  • У appreciation of our asociation during the past year, everyone at … extends our very best wishes for wonderful holiday season! — Цінуючи нашу співпрацю протягом минулого року, кожен співробітник… висловлює наші найкращі побажання у зв'язку зі святами!
  • Warmest wishes for happy holiday season and wonderful new year! — З найтеплішими побажаннями щасливих свят і прекрасного року!

Лист про прийом на роботу (супровідний лист до резюме)

У вступі до супровідного листа рекомендується згадати про джерело інформації та бажану посаду.

В основній частині листа йдеться про професійні знання, вміння та навички претендента, міститься інформація про резюме, що супроводжує лист. Виявіть бажання прийти на співбесіду, по можливості у зручний для роботодавця або його представника час, а також надію на позитивне рішення у бік претендента. В заключній частині подякуйте за прочитання листа.

Додаткові мовні моделі для листів про прийом на роботу:

  • Я був зацікавлений у read your advertisement for … Я був зацікавлений, коли прочитав вашу рекламу в …
  • Please accept this letter as application for the … position currently advertised in the … Будь ласка, прийміть цей лист як заяву на заміщення вакантної посади …
  • У нього є виняткові verbal і написані комунікації шкіл. Я маю виняткові усні та письмові комунікативні навички.
  • I can supply references from…if required. Я можу надати рекомендації з…якщо буде потрібно…
  • Thank you for your attention. Дякую за увагу.

Ділове запрошення

У діловому світі зустрічі з партнерами є частковою запорукою успіху, тому правильне оформлення запрошень є дуже важливим. При складанні запрошення зверніть увагу на те, щоб ім'я партнера було вказано повністю. Запрошення має бути коротким, доречним є використання гумору, і звичайно ж, час відправки запрошення!

Фрази для запрошення:

  • Ви є cordially invited to be the guest of… Ми сердечно запрошуємо Вас бути гостем на…
  • Allow me the pleasure of inviting you to… Не відмовляйте від задоволення запросити Вас…

Відповідь на діловий лист англійською мовою

Деякі листи, отримані компанією, передбачають надання відповіді. Структура такого листа не відрізняється від ділового листа.

Додаткові мовні моделі відповіді на лист:

  • Thank you for your letter. Дякую за Ваш лист.
  • We much appreciate your offer. Ми високо цінуємо Вашу пропозицію.
  • Ми будемо дуже раді поставити (надіслати) Вам…
  • Regarding your question about… Щодо вашого питання про…

Висновок

Офіційний лист складається з наступних частин:

Офіційне привітання: Dear Sir/Madam – коли Вам не відоме прізвище людини; Dear Mr/Mrs Wilson – коли Ви не знаєте імені одержувача.

Перший абзац містить вітання та вступне слово, мету листа.

В основній частині листа розкривається його зміст – надаються аргументи, запитується інформація, що цікавить (зазвичай 1-3 абзацу).

Останній абзац – результат всього листа, а саме, очікувані Вами дії від одержувача, заключні коментарі.

Формальне закінчення листа: Yours faithfully, – коли Вам не відоме прізвище людини; Yours sincerely,… коли Ви не знаєте імені одержувача.

Офіційні листи також можуть бути відповіддю, що містить запитувану інформацію. Лист-відповідь має ту саму структуру.

Переконайтеся, що під час написання Вами листа не втрачено жодну частину.

Добре продуманий і акуратно написаний діловий лист є ефективним інструментом у бізнесі, який може не тільки допомогти у укладанні різноманітних угод, при прийомі на роботу і т.д., але і зіпсувати враження про відправника, що не гарантує успіху в досягненні мети.

Стандартний формат офіційного листа передбачає кілька важливих моментів у його написанні, проте треба намагатися, щоб ваш формальний лист англійською був якомога простішим, зрозумілішим, лише у справі і не ускладнювати його довгими пропозиціями, не використовувати надто вузько специфічну лексику, яку не всі розуміють, не вставлятимуть старомодні вирази.

Також треба враховувати, формальний лист англійською не можевикористовувати скорочені форми, ідіоми, фразові дієслова, наказовий спосіб, емоційні, суб'єктивні та неясні слова: very, really, actually, totally, terrible, nice, good тощо.

Адреси в офіційному листі

Стандартний англійський офіційний лист починається з адреси відправника листа, що пишеться у правому верхньому кутку. Телефони та адреси електронної пошти зазвичай не пишуться, але це цілком допустимо.

Ліворуч і нижче пишеться ім'я та одержувача листа. Якщо ім'я вам невідоме, використовуйте відповідний титул, але краще завжди надіслати лист конкретному одержувачу.

Дата

Згодом пишеться дата. Її можна ставити як під адресою відправника, так і під адресою одержувача. Формати дати останнім часом вже стали вільнішими, але щоб не переплутати число з місяцем, місяць краще прописувати словом: 1 March 2014, 1st March 2014

Вітання

Дуже важливо:використовуйте завжди звернення Msдля жінки, якщо вас спеціально не просили використовувати Mrs, Miss

Дехто пише без титулу: Dear Jane Empson, але англійці вважають таке звернення грубим. Тому краще використати титул. Якщо ви знаєте, що людина, якій ви пишете, має спеціальний статус — вказуйте її: Dear Dr. House

Якщо взагалі невідомо не лише ім'я, а й чоловік чи жінка читатимуть цей лист, то звернення таке: Dear Sir/ Madam (Dear Sir or Madam). Закінчення листа залежатиме від того, як ви його розпочали. Якщо вказувалося ім'я, значить кінцівка листа буде: "Yours sincerely,". Якщо sir or madam "Yours faithfully,". Відразу під цим виразом ставиться ваш підпис, під ним друкується ім'я та прізвище.

Після вітання зараз стало звичайним відразу вказувати привід написання цього листа і навіть виділяти його жирним шрифтом або підкреслювати, щоб у разі потреби, не вдаючись до читання подробиць, людина могла передати його більш підходящій кандидатурі.

Суть листа

Суть листа має бути викладена чітко, коротко, лише у справі. Текст розбивається на параграфи. Людина, якій ви пишете, може бути завалена листами, тому якщо вона отримає три сторінки щільно списаного тексту, то швидше за все ваш лист закінчить своє життя в кошику для сміття. Лист повинен бути прочитаний за кілька секунд, тому не використовуйте жодної зайвої інформації, тим більше тієї, яка додана до листа окремо.

Перевірте свій формальний лист англійською

Дуже ретельно перевірте граматику та орфографію, помилки можуть справити погане враження, а якщо ви звертаєтеся з метою пристрою на роботу, ваш лист з помилками точно полетить в кошик. Якщо є можливість, дайте його ще будь-кому на перевірку. Особливо добре перевірте, як написано ім'я отримувача.

Стиль листа має бути чемним, поважним, навіть якщо це скарга. Один із способів цього досягти, використати допоміжні дієслова could, would, shouldАле не зловживайте, тому що є ймовірність того, що лист перейде в розряд надто формальних і навіть старомодних.

Наступна таблиця виразів допоможе скласти повноцінний формальний лист англійською для замовника, підрядника, постачальника.

Пам'ятайте, що перше враження дуже важливе, тому краще вибирайте папір, конверти, центруйте лист на сторінці, не допускайте плям на папері. Все це маленькі, але дуже важливі в бізнесі дрібниці, які вам можуть допомогти досягти своєї мети.

I appreciate ваш understanding, і I look forward
для того, щоб познайомитися з тобою, щоб відкрити сайт.

Формальний лист англійською — приклад (натисніть, щоб збільшити) Sources: Birmingham City University Highly experienced EFL teacher Kate from

У наші дні безліч компаній мають іноземних партнерів чи закордонні філії, тому знання секретарем чи особистим помічником англійської мови не віяння моди, а нагальна потреба. Сьогодні ми поговоримо про те, як правильно готувати деякі види документів, які часто доручаються секретареві.

СЛУЖБОВІ ЗАПИСКИ

Службова записка (memorandum)‑ це письмові повідомлення усередині компаній або в межах підрозділів компанії. Вони зазвичай призначені для оголошень, обговорення бізнес-процесів, подання звітності про роботу компанії, поширення інформації серед співробітників. Службова записка є публічним документом, тому не слід у ній писати будь-яку конфіденційну інформацію.

При написанні зазвичай використовується неофіційний стиль. Службова записка не повинна бути надто короткою та надмірно офіційною, проте лаконічність вітається. Структура службової записки така: найбільш важливу інформаціюрозміщують у першому абзаці, а наступних абзацах роз'яснюють її докладніше. У всіх службових записках є такі елементи:

  • одержувач:з вирівнюванням по лівому краю, у верхній частині сторінки;
  • відправник:з вирівнюванням по лівому краю безпосередньо під одержувачем;
  • дата:з вирівнюванням по лівому краю під відправником;
  • тема:з вирівнюванням по лівому краю під датою.

Для службових записок прийнято використовувати білий папір для друку, формату А4 або меншого (службові записки повинні бути розміщені в лотках для вхідних документів).

Не захоплюйтеся надсиланням надмірної кількості службових записок – пам'ятайте, що кожен співробітник зайнятий і має свою роботу. Дехто думає, що службові записки є ефективними інструментами управління, проте це не зовсім так. Хоча службові записки допускається використовувати для спрямування роботи та пропозицій, критику та похвалу краще висловити людині особисто.

Незважаючи на те, що більша частина інформації сьогодні передається електронною поштою за допомогою введення повідомлення в поле для листа, використання прикріплених службових записок (документів) залишається важливим елементом у діловому листуванні. При надсиланні документів електронною поштою не забувайте про правильне їх оформлення (Приклади 1, 2).

ПРИКЛАД 1

To: Igor Ivanov/ Ігор Іванов

Від: Yulia Sergeeva/ Юлія Сергєєва

Vice-president Communications ZAO Funny Cats/

Віце-президент зі зв'язків із громадськістю ЗАТ «Фанні Кетс»

Attached: Advance report #08/2011/

Авансовий звіт № 8/2011

OAL (copy)/ Витяг з рахунку (копія)

Memorandum/ Службова записка

Я хотів би прийти до акаунту 52 300 (200000000000000000000000000000).

Прошу прийняти до обліку суму у розмірі 52 300 (п'ятдесят дві тисячі триста) рублів, знятих як відрядження за мої перші дві службові поїздки до Швеції та Італії без чека, т.к. він був загублений.

_________________ / Yulia Sergeeva / Юлія Сергєєва

ПРИКЛАД 2

To: Marketing Department ZAO Funny Cats/

Департамент маркетингу ЗАТ "Фанні Кетс"

Від: Igor Ivanov/ Ігор Іванов

Managing director Funny Cats, ЗАО/

Керуючий директор ЗАТ «Фанні Кетс»

Subject: Customer Presentation/

Презентація для замовника

The New Product Marketing presentation ти розробив останній рік був exceptional!

Ваш ентузіазм, продаж стратегії, і продукт пізнання були небезпечні і певно закріплені ділом з нашим партнером.

Добре, що ви для вашого outstanding work and dedication!

My congratulations до всіх вас!

Презентація зі збуту нашої нової продукції, яку ви приготували минулого тижня, була чудова!

Ваш ентузіазм, стратегія продажу та знання продукту були вражаючими і, безумовно, стануть гарантією укладання угоди з нашим партнером.

Дякую вам за визначну роботу та відданість компанії!

Мої вітання всім вам!

Sincerely yours,/ З повагою,

Igor Ivanov/ Ігор Іванов

Заява про звільнення

Заява про звільнення (resignation letter)- це офіційний документ, яким співробітник повідомляє про звільнення з посади або з підрозділу. Воно подається безпосередньому керівнику. Якщо компанія є іноземною, заява може бути написана англійською мовою.

Чому необхідно обов'язково подати заяву про звільнення? Насамперед для того, щоб зберегти добрі стосунки з роботодавцем та організацією, в якій ви працювали, та отримати позитивну характеристику (рекомендаційні листи). Навіть якщо в деяких компаніях достатньо усного повідомлення про звільнення, заява про звільнення може бути збережена роботодавцем та працівником та використана в юридичному аспекті за потреби.

Існує безліч варіантів написання заяв англійською мовою, проте все залежить від конкретної компанії та прийнятих норм ведення діловодства. Але є важливі моменти: наприклад, у тексті заяви повинні обов'язково бути дата звільнення, дата написання та особистий підпис.

Наприкінці заяви необхідно обов'язково вказати копії, які адресуються іншим особам, окрім безпосереднього керівника (наприклад, менеджера з персоналу або голови компанії).

Заява про звільнення має бути написана грамотно та лаконічно у діловому стилі, заснованому на строгих мовних особливостях, властивих сучасній англійській мові.

Однак зазначимо, що головне в цій ситуації – вміти попрощатися з компанією на добрій ноті. Це одна із складових кар'єрного успіху та професійного зростання.

Нижче наведено сучасну стандартну заяву про звільнення англійською мовою, складену у Великій Британії (Приклад 3).

ПРИКЛАД 3

083, Oxford Road/ Оксфорд роад, 083

Manchester, NH 23432/ Манчестер, NH 23432

To: Mrs. Ann Clark/ Місіс Енн Кларк

Sales Senior Specialist MA Trade/ Старший спеціаліст з продажу MA Trade

Dear Mrs. Clark,

Please, acepta this letter as official resignation from my position as Sales Manager, effective date September 24th, 2011.

Я можу дати цю позицію тому, що можливо, щоб вивчити майстра на Business Administration буде виявлено. I піддана ця позиція потребує мої повної аттенції і,попереду, не може мені дати studium part-time.

Я маю на увазі MA Trade для життя можливості і тільки для вас, особливо, для вашого значущого тренування і професіоналізму. I would be more than happy to give company in month in order to find a replacement for my position.

Шановна місіс Кларк,

Прошу прийняти цю заяву як мою офіційну відмову з посади менеджера з продажу з 24 вересня 2011 р.

Я йду з цієї позиції через можливість пройти навчання і отримати ступінь магістра за спеціальністю «Управління підприємством». Робота на цій посаді потребує моєї посиленої уваги, і мені важко знайти можливості для додаткового навчання.

Я дякую компанії МА Trade за надані мені можливості та Вам особисто за ті знання та професіоналізм, якими Ви ділилися зі мною весь цей час. Я з радістю готова надати компанії один місяць на пошуки кандидата на мою посаду.

Very sincerely yours,/ З щирою повагою,

Juliet Pratt/ Джульєт Пратт

Sales Manager, MA Trade/ Менеджер з продажу МА Trade

Cc: Mrs. Cecilia Rodriguez, Human Resources Manager/

Копія: Сесілії Родрігес, менеджеру по роботі з персоналом

Електронне листування

Сучасні електронні повідомлення, що пересилаються співробітниками один одному поштою, як правило, досить короткі, можуть бути і офіційними, і неформальними. Але навіть якщо лист неофіційний, він має бути акуратним та зручним для прочитання та засвоєння інформації.

Нижче наведено кілька варіантів стандартного оформлення електронних повідомлень (початку та закінчення) залежно від адресата, поточних завдань та ваших взаємин.

Ви добре знайомі

Ви знайомі

Ви не знайомі

Тільки на перший погляд питання «як писати формальний лист» видається страшним. Якщо краще вникнути в суть, стає зрозуміло, що написати діловий лист англійською мовою — завдання досить просте.
Формальний лист англійською знадобиться Вам при прийомі на роботу, налагодженні робочих зв'язків та партнерських відносин. Навіть людина, яка володіє іноземною мовоюна середньому рівні, зможе легко його написати. Необхідно знати ключові правила написання та загальну схему. Не можна використовувати хитромудрі фрази з прихованим змістом, метафори та евфемізми. Писати потрібно якнайкоротше і зрозуміліше. Одержувач повинен взяти в руки лист, опустити погляд і відразу зрозуміти, чого Ви від нього хочете. Вміння правильно писати ділові послання — одна з найважливіших навичок у сфері бізнесу.

структура. Початок.

У послань такого типу є певна структура та правила написання. Перше, що важливо та необхідно пам'ятати – відсутність зайвих розділових знаків (відкрита пунктуація). Друге - усі абзаци пишуться без червоних рядків.Третє – неприпустиме використання скорочень (You're, can't…). А найголовніше правило – послання має бути коротким та лаконічним, але змістовним.

Схематично початок можна зобразити так:
дата відправлення
Ім'я адресата
Посада адресата
Назва компанії
Адреса розташування компанії

Варто звернути увагу, що немає ніяких розділових знаків. Не потрібно ставити ні крапок, ні ком. Замість них використовується перенесення на наступний рядок.

Датав різних країнахможе мати різне написання. У багатьох країнах формат написання дати: число місяць рік(18 березня 2014 року). Але є країни, де зустрічається написання у форматі: місяць/число/рік(March 18, 2014 ), та після числа потрібна кома . Місяць краще прописати текстом, щоб уникнути появи непорозуміння.

Ім'я одержувача вказується у тому форматі, у якому він сам підписує свої листи. Тобто, якщо людина підписується як John Smith, то не варто писати Mr J Smith тощо.

Також на початку вказуються і спеціальні позначки , що вказують, наприклад, на конфіденційність листа. Пишуться найчастіше великими літерами (CONFIDENTIAL).

Основна частина.

Як відомо, будь-яке послання починається із звернення до адресата чи вітання.

Формальний лист англійською не стає винятком. Почати можна кількома способами:

  • Dear Sir or Madam – якщо Вам не відома підлога;
  • Dear Mr/Ms Marshman – за відсутності дуже близького знайомства та дружніх стосунків;
  • Dear John Marshman – якщо відносини з одержувачем близькі партнерські чи дружні;
  • Dear Sirs – звернення до компанії;
  • Dear Gentlemen – звернення до двох і більше осіб чоловічої статі;
  • Dear Valued Customer – стандартне звернення до клієнта;
  • Dear General Manager (CEO) – генеральний директор;
  • Dear Dr. Marshman – якщо відомий титул або спеціальний статус.

Якщо на початку разом з адресою організації було вказано ім'я одержувача, то й вітання має бути особистим.
Звертаючись до жінки, варто писати Ms, але тільки тоді, коли вона сама не просила писати Mrs або Miss (Ms – універсальне звернення до заміжніх та до вільних жінок).
Далі йде рядок, званий заголовкомі відбиває головну тему послання. Як правило, вона пишеться великими літерами (можна використовувати підкреслення) через рядок після привітання.

Основну частину потрібно розбивати на короткі, але змістовні та зрозумілі абзаци.Людина повинна прочитати послання за максимально короткий проміжок часу, але зрозуміти все, що Ви хотіли до нього донести. Якщо Ви надішлете адресату кілька сторінок, заповнених текстом впритул, то вони зараз же у сміттєвому кошику одержувача, так і не будучи прочитаними. Пишіть коротко й у справі. В основній частині обов'язково має бути правильна пунктуація.

Висновок.

Кінцівка складається з ввічливої ​​прощальної фрази, імені адресанта, його посади та доповнень. Часто використовуються фінальні фрази: "Yours faithfully" ( пишеться, коли ім'я отримувача невідомо) та «Yours sincerely» ( пишеться при особистому зверненні). Ім'я адресантапишеться через 4-5 рядків після закінчення. Писати його можна як повністю великими літерами, і використовувати їх на початку слова. Якщо відправник чоловічої статі, то приписка «Mr» не використовується. Але якщо послання надсилає жінка, то після імені потрібно написати у дужках (Ms/Mrs).

Коли замість адресанта лист має підписати сторонню особу, перед ім'ям пишуть pp (per procurationem) – від імені будь-кого, або for. Посада адресанта вказується на наступному рядку після імені. Далі йдуть додаткові позначки про вкладенняхабо копіях. Як правило, про наявність вкладень свідчить позначка Enc (Encs) через рядок після посади. Якщо потрібно переслати копії листа сторонній особі, то повинні бути позначки cc ( courtesy copy або copy circulated) або Copy , за якими слідує ім'я одержувача копії та посаду. Якщо таких кілька, необхідно їх перерахувати в алфавітному порядку. У разі небажання адресанта повідомляти одержувача про те, що треті особи матимуть копії, використовують умовне позначення bcc (blind courtesy copy). Його не пишуть на оригіналі, який отримає адресат, а лише на копіях.
Бізнес-партнери та роботодавці будуть оцінювати не тільки текст, а й папір, на якому Ви пишете, та конверт, у якому надішлете листа. А значить неприпустима наявність плям і пом'ятостей, неакуратних і рваних країв. Важливо перевірити лист на наявність пунктуаційних та орфографічних помилок. Стиль написання має бути зрозумілим, лаконічним, офіційним. Все це дрібниці, але вони мають таке ж значення, як і костюм, у якому Ви прийдете на нараду. Якщо він буде пом'ятим і несвіжим, то й серйозно Вас ніхто не сприйме.

Написати формальний лист англійською – не складне завдання. Але невеликий список фраз-помічників для максимального полегшення цього завдання:
We would like to inform you that…– хочемо повідомити Вас про те, що…;
We guarantee fulfillment of our obligations under the contract- ми гарантуємо виконання своїх зобов'язань за договором;
I would like to schedule a meeting for a business dinner- хотілося б призначити вам зустріч за діловою вечерею;
Weld like to sign a contract of cooperation as soon as possible— ми хотіли б якнайшвидше підписати контракт про співпрацю;
We will wait for you in the office at (time)— чекатимемо на вас в офісі в (час);
Це було вирішено на вашому місці ще один працівник, тому що- було вирішено взяти на Ваше місце іншого співробітника, тому що;
We are forced to refuse you, because- Ми змушені відмовити Вам, тому що;
We will gladly employ such a qualified employee— ми із задоволенням візьмемо на роботу такого кваліфікованого співробітника;
We guarantee delivery of goods in the near future and we apologize for the delay— гарантуємо постачання товару найближчим часом та просимо вибачення за затримку;
I close a copy of signed contract to the letter- копію підписаного договору додаю до листа.

Приклад ділового (формального) листа.

CONFIDENTIAL
18 березня 2014
John Marshman
CEO
ABC Company
52 Lime street
Washington
USA
Dear Mr Marshman
COMMERCIAL PROPOSAL
Ваша фірма є зацікавленою в купівлі великих кількостей своїх виробів, що входять у мережу наших авто-магазинів і покупок. Подивіться ціну списку, продукцію інформації з детальними specifications і several samples. Для того, щоб скликати договір, ми повинні бути наші репрезентативні до вас, як можливо.
З hope for further cooperation
Yours sincerely

Samantha White (Mrs)
Distributor
Copy Joanna Mason, Secretary
Andrew Yung, Accountant
Edgar Wilson, Managing Director