Зразок заповнення трудової книжки про заохочення. Відомості про нагородження у трудовій книжці

Відомості про нагородження за успіхи в роботі вносяться до трудової книжки відповідно до абзацу 4 статті 66 ТК РФ. Підставою внесення запису до трудової книжки є відповідний наказ (розпорядження) керівника (пункт 10 Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, затверджених Постановою Уряду Російської Федерації від 16 квітня 2003 року №225 «Про трудові книжки далі Правила ведення та зберігання трудових книжок)).

Відповідно до пункту 24 Правил ведення та зберігання трудових книжок до трудової книжки вносяться такі відомості про нагородження (заохочення) за трудові заслуги:

а) про нагородження державними нагородами, у тому числі про присвоєння державних почесних звань на підставі відповідних указів та інших рішень;

б) про нагородження почесними грамотами, присвоєння звань та нагородження нагрудними знаками, значками, дипломами, почесними грамотами, здійснюваними організаціями;

в) про інші види заохочення, передбачені законодавством Російської Федерації, а також колективними договорами, правилами внутрішнього трудового розпорядку організації, статутами та положеннями про дисципліну.

Пунктом 10 Правил ведення та зберігання трудових книжок встановлено тижневий строк, не пізніше якого роботодавець зобов'язаний вносити відповідні записи до трудових книжок.

Постанова Мінпраці Російської Федерації від 10 жовтня 2003 року №69 «Про затвердження інструкції із заповнення трудових книжок» регламентує порядок внесення відомостей про нагородження трудової книжки. У графі 3 розділу «Відомості про нагородження» трудової книжки як заголовка вказується повне і скорочене найменування організації; у графі 1 - порядковий номер запису (нумерація йде за наростаючою протягом усього періоду трудовою діяльністю працівника); у графі 2 – дата нагородження; у графі 3 - ким нагороджено працівника, за які досягнення та якою нагородою; у графі 4 - найменування документа, на підставі якого внесено запис, з посиланням на його дату та номер.

В обов'язковому порядку відомості про заохочення заносяться також до особистої картки працівника (уніфікована форма Т-2, затверджена Постановою Державного комітету зі статистики Російської Федерації від 5 січня 2004 року №1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати») .

Зверніть увагу!

До трудової книжки не вносяться записи про премії, які не є заохоченням працівника, але є складовою його заробітку, тобто передбачені системою оплати праці або виплачуються на регулярній основі (пункт 25 Правил ведення та зберігання трудових книжок). Якщо ж співробітник отримав так звану «персональну» премію за конкретний особистий внесок у роботу, то відомості про неї мають бути занесені до його трудової книжки.

Примітка.

Привертає увагу розбіжність формулювань статей 66 і 191 ТК РФ. Стаття 66 ТК РФ вимагає вносити в трудову книжку відомості про нагородження за успіхи в роботі, а внесення записів про інші види заохочень цією статтею не передбачено. Назване розбіжність понять «нагорода» і «заохочення» ускладнює застосування норм трудового законодавства на практиці оформлення трудових книжок. У зв'язку з цим виникло дві протилежні точки зору:

1. Згідно зі статтею 66 ТК РФ роботодавець не зобов'язаний вносити в трудову книжку відомості про всі заохочення працівника, а лише відомості про його нагородження.

2. Більш широке тлумачення терміна «заохочення» передбачає, що заохочення, які є по суті нагородами, але характеризують працівника з позитивного боку, мають відбиватися у трудовий книжці у його інтересах.

Таким чином, працівник має право наполягати на внесенні до трудової книжки відповідного запису про будь-який із застосованих до нього видів заохочень, якщо вона не була внесена.

Більш докладно з питаннями щодо особливостей документального оформлення заохочень за працю та порядку внесення відомостей про заохочення та нагородження в трудову книжку працівника Ви можете ознайомитись у книзі «Заохочення за працю» авторів ЗАТ « BKR-ІНТЕРКОМ-АУДИТ».

Які види заохочень відображати у трудовій

У трудовій містяться відомості про стаж, всі ключові етапи кар'єри: посади, переклади, підвищення, скорочення, звільнення. У типовому бланку книжки передбачено розділ « Відомості про заохочення», в якому відображають винесені подяки та отримані нагороди.

Запис у трудовій книжці про нагородження роблять відповідно до «Правил ведення та зберігання трудових». Вони затверджені Постановою уряду РФ від 16.0.2003 № 225, та «Інструкцією із заповнення трудових», яка затверджена Постановою Мінпраці РФ від 10.10.2003 № 69 (далі у статті «Правила» та «Інструкція»).

Відповідно до «Правил», не кожну винагороду чи заохочення, матеріальну, нематеріальну, вносять у книжку.

Інформація про нагородження, яку вносять у трудову книжку

1. про державні та відомчі нагороди;
2. про присвоєння почесного звання державного зразка;
3. про нагородження почесною грамотою, дипломом, нагрудними знаками;
4. про премії та інші види заохочень.

Відомості про нагородження у трудовій книжці не вказують, якщо це грошові премії, передбачені системою оплати праці, виплачуються працівникам на регулярній основі.

Якщо комусь із працівників надано почесне звання «Кращий за професією», за це вручено цінний подарунок, цей факт відображають у трудовому. Якщо ж йдеться про виплати квартальної чи піврічної премії, запис до книжки вносити не потрібно.

Трудова книжка. Оформлення розділу про нагородження грошовою премією

Завантажити зразок документа

На підставі чого вносяться відомості про нагородження у трудовій книжці: зразок

Роботодавець визначає самостійно порядок заохочення співробітників та закріплює його у локальному нормативному акті. У трудову книжку заноситься інформація про нагороди виходячи з наказу про заохочення. Якщо офіційного розпорядчого документа не видавали, відображати отримане заохочення в книжці не потрібно, оскільки на це немає підстав.

У розпорядчому документі вказують відомості про співробітника, вноситься ім'я, прізвище, по батькові, посада, табельний номер. У змістовній частині вказують вид і мотив заохочення, коротко описують і конкретні досягнення, за які працівника, що відзначився, слід нагородити.

Наказ складають формою Т-11 (Т-11а) чи бланку, розробленому організацією самостійно. Розпорядження видають виходячи з уявлення про заохочення. Із наказом нагородженого працівника знайомлять під розписку.

Рішення про нагородження державними відомчими нагородами приймають уповноважені вищі інстанції. Письмове клопотання подає керівництво організації, де працює працівник. За наявності у співробітника відзнак, нагород, заохочень, до клопотання додають відповідні документи, що підтверджують наявність таких нагород.

Як внести запис про нагородження

При нагородженні працівника роботодавець вносить запис про заохочення до трудової книжки, зразок якої буде представлений нижче, та до розділу VII особистої картки форми Т-2. Інформацію про заохочення включають до розділу трудового «Відомості про нагородження», де необхідно оформити всі чотири графи:

1. вказати порядковий номер запису;
2. дату оформлення у форматі число, місяць, рік;
3. вказати найменування організації-роботодавця та внести безпосередньо запис про заохочення;
4. дати посилання на документ-основу (наказ, розпорядження).

Запис необхідно внести протягом тижня після виходу наказу керівника. Доручається це кадровику або уповноваженому фахівцю, призначеному керівником. При оформленні запису почерк має бути чітким, акуратним. Допустимо використовувати чорнило чорного, фіолетового, синього кольору. Під час оформлення не допускаються скорочення.

При заповненні третьої графи застосовують лаконічні формулювання: « Нагороджений за...», « Премований за...», вказують причину нагородження працівника. Найменування організації роботодавця вписують повністю, у дужках дають короткий варіант найменування, якщо він є. Посилаючись у четвертій графі на документ-основу, необхідно вказувати його тип, наприклад, наказ, розпорядження, вносити реєстраційний номер та дату безпосереднього оформлення.

Відповіді експертів «Системи Кадри» на питання з практики

Яких помилок уникати, заповнюючи розділ «Відомості про нагородження»

Найбільш поширене недогляд - це повна відсутність у трудовій працівника відомостей про нагороди, відзнаки та нерегулярні грошові премії. Наприклад, подяка до трудової книжки, зразок буде представлений нижче, забувають внести до документа співробітника. Часто неналежним чином оформляють документи-підстави. Під час винесення подяки не випускають наказ, на підставі якого вносять дані до розділу «Відомості про нагородження».

Запис у трудовій книжці про подяку: зразок

Завантажити зразок документа

Відбивати у трудовій повному обсязі всі відомості про всі отримані нагороди та заохочення за період трудової діяльності - це стосується не права, а обов'язку роботодавця. Особливо ця обставина важливо враховувати, коли йдеться про державні, про відомчі нагороди, які забезпечують працівникові соціальні, матеріальні привілеї:

• надбавку до пенсії,
• безкоштовний проїзд у транспорті,
• ряд пільг при медичному, комунальному обслуговуванні тощо.

Запис про нагородження у трудовій книжці важливий і для тих, хто планує надалі працевлаштуватися. При відборі претендентів багато роботодавців звертають увагу на розділ у книзі « Відомості про нагородження».

Якщо трудова була втрачена або безповоротно зіпсована так, що відновленню не підлягає, роботодавцю при видачі дубліката необхідно відновити всі записи про заохочення на підставі наказів, які були підставою для внесення відомостей до книжки.

Часто у трудовій можна побачити некоректне оформлення самих записів. Наприклад, неправильно проставлено формат дати, зазначеної у другій графі, немає посилання на документ-основу у четвертій графі. Застосування готових штампів може вважатися помилкою, якщо сама запис відбиває всі необхідні відомості, завірена підписом з розшифровкою відповідальної особи.

Шпаргалка: помилки у трудовій книжці

Абсолютним лідером серед допущених помилок під час заповнення розділу «Відомості про нагородження» є внесення інформації про роботу. Такий запис повинен відображатися при правильному варіанті в попередньому розділі. Часто причиною такої плутанини стає неуважність кадровика. Якщо виявлено будь-яку помилку, її потрібно швидко виправити, визнавши попередній запис недійсним. Таких дій вимагає від кадровика пункт 1.2 "Інструкції". Необхідно враховувати, що при виправленні невірних записів не можна користуватися коригувальними рідинами, закреслювати, підчищати невірні записи, внесені до розділу « Відомості про нагородження».

У трудову книжку заносять інформацію про нагороди виходячи з наказу про заохочення. Під час заповнення розділу «Відомості про заохочення» необхідно уникати помилок. Якщо їх виявлено, кадровик повинен забезпечити максимально швидке виправлення.

У трудовій книжці є розділ "Відомості про нагородження", зразок заповнення якого нерідко потрібний роботодавцям. За професійну діяльність людини можуть відзначити за заслуги. Проте, керівники не завжди знають, які нагородження фіксувати, а які ні. Тому нерідко виникають ситуації, коли вносяться зайві відомості, а потрібні, навпаки, не згадуються. Важливо знати, які записи робляться у трудовій книжці про нагородження, щоб правильно вказувати в документі співробітника.

Відомості про нагороди

Якщо людина здійснила трудовий подвиг, тоді має бути зроблено запис про нагородження. Зараз докладніше розберемося, що підлягає обов'язковому внесенню. Насамперед йдеться про державні нагороди. Цю подію потрібно фіксувати у документі працівника. Також слід зазначати нагороди, які видала організація. Як правило, у цьому випадку оголошено подяку, вручено грамоту, присуджено звання кращого у своїй професії. Буває і таке, що відбувається вручення диплома і відзнаки.

Також можуть бути започатковані свої нагороди правилами трудового розпорядку, колективним договором компанії. Їх теж обов'язково необхідно внести у трудову книжку працівника. А от регулярні премії чи інші грошові виплати не слід фіксувати. Тому про заохочення такого роду не слід згадувати. Адже вони не свідчать про те, що людина здійснила трудовий подвиг. Тому відомчі нагороди є суттєвішими, ніж коли людину начальник заохотив грошовою виплатою.

Зазначимо, що подяка та нагородження почесною грамотою виявляться корисними для кар'єри людини. Тому що в майбутньому вони дозволять претендувати на вищі звання. Але треба розуміти, що неможливо відразу отримати Почесну грамоту від Міністерства РФ, якщо раніше не видавалася подяка від Міністерства регіону, в якому проживає людина. Отже, рух має бути поступальним: спочатку кажуть «дякую» на рівні району, потім міста, після суб'єкта тощо.

Співробітник сам повинен стежити за тим, заносяться до трудової книжки його досягнення чи ні. Тому що начальство не завжди сумлінно вказує інформацію про присвоєння нагороди. У цьому випадку необхідно вимагати, щоб розглянули наказ, яким вноситься відмітка про подяку до трудової книжки.

Час внесення запису

Кожна нагорода має підтверджуватись за допомогою офіційних паперів. Бо просто на словах подяку не внесуть у трудову книжку. Як правило, видається наказ або надходить спеціальний лист. На підставі такого документа можна буде внести запис конкретному співробітнику.

Якщо ж наказ ще не прийшов до відділу кадрів відповідної організації, то тоді ніхто не заповнюватиме форму про нагородження. Навіть не важливий той факт, що людині вже офіційно подякували.

Тепер окремо поговоримо про термін, протягом якого відомості про нагородження мають бути зазначені у трудовій книжці . Якщо людину відзначила сама компанія, тоді буде дано рівно тиждень після випуску наказу.За цей термін потрібно встигнути зробити необхідну позначку.

Зовсім інша річ, якщо людину заохотила не компанія. В цьому випадку не вказано конкретний період, за який заноситься інформація до документа. Тому організація може здійснити це протягом тижня, і через місяць. Але, природно, термін має бути розумним. Бо якщо відомості про нагородження потраплять у трудову книжку, наприклад, за рік, це буде зовсім чесно стосовно людині.

Підстави для внесення

Слід достеменно знати, які досягнення фіксуються у трудовому документі. Тому що трапляються випадки, коли оголошується нагородження у вигляді премії, проте ця грошова виплата за законом не вказується в книзі. Зазначимо, що для отримання серйозних нагород буде потрібна участь відділу кадрів.

Потрібно буде підготувати такі документи:

1. Клопотання щодо висування кандидата.
2. Заповнений нагородний лист.
3. Характеристики людини.
4. Лист до вищого органу.

До кожного випадку визначається свій список офіційних паперів. У положенні до нагороди зазначаються документи, які обов'язково потрібні. Після їх подання спеціальний орган розгляне кандидатуру і вирішить, чи гідна людина нагородження. За позитивної відповіді буде оформлено спеціальне розпорядження, і за ним вручається подяка із занесенням до трудової книжки.

Інструкція

Що дає подяку у трудовій, вже стало зрозуміло – людина отримує можливість просунутися кар'єрними сходами. Тепер потрібно розібратися, як саме робиться запис, щоб до нього не причепилися.

Важливо! З оголошеними рішеннями потрібно починати працювати, як тільки надійде наказ чи спеціальний лист. Без відповідного документа бланк не заповнюється.

Спочатку потрібно поставити порядковий номер у першій графі. Вона не пов'язана з розділом «Відомості про роботу», тому потрібно починати відлік заново. Якщо в людини нагорода перша, тоді слід поставити цифру 1. Потім вже, при внесенні нових відміток про подяки, потрібно буде писати 2, 3 і так далі.

У другому розділі необхідно вказати дату, коли запис вноситься. Потім слідує 3 графи, і в ній містяться основні відомості про подію, що відбулася. Там потрібно вказати, хто нагородив, яке звання чи нагороду отримала людина. Крім цього, пишеться, за яку заслугу особа отримала подяку. Тут все можна вказати у певному форматі.

Зараз розглянемо зразок запису про лист подяки в трудовій книжці. Наприклад, людина отримала орден, і в цьому випадку слід писати так:

«Відкрите акціонерне товариство «Гвоздика» (ВАТ «Гвоздика»). Нагороджений орденом за заслуги перед вітчизною 3 ступеня».

Приблизно так виглядатиме позначка, але, природно, відомості змінюватимуться залежно від ситуації. Як правило, всі важливі відомості можна отримати безпосередньо у наказі чи листі. У четвертій графі слід написати, виходячи з якого документа вноситься запис. Наприклад, виходячи з Наказу № 85 від 11.08.2005. Обов'язково слід зазначити організацію, наприклад, Міністерство охорони здоров'я.

Важливо все писати без помилок, інакше потім доведеться вносити зміни. У жодному разі не слід нічого закреслювати або замазувати, тому що це не законно. Якщо потрібно скоригувати запис, тоді доведеться видати інший наказ, який спростує помилковий. Він вноситься теж у графу про нагородження і посилається на той запис, де було допущено помарок. Але, звичайно, краще все одразу правильно писати, щоб потім через помилку не виникло труднощів. Тоді відділу кадрів нічого не доведеться коригувати, а співробітник зможе не переживати з приводу позначки про досягнення.

Увага! У зв'язку з останніми змінами у законодавстві, юридична інформація у цій статті могла застаріти!

Наш юрист може безкоштовно Вас проконсультувати – напишіть питання у формі нижче:

Роботодавець має право внести запис про нагородження працівника попереднім роботодавцем під порядковим номером, наступним за номером останнього наявного запису у трудовій книжці працівника, на підставі копії документа, що підтверджує факт нагородження працівника.

Порядок ведення та заповнення трудових книжок встановлений Правилами ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, затвердженими постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225 «Про трудові книжки» (далі - Правила), та Інструкцією щодо заповнення трудових книжок , Затвердженої постановою Мінпраці РФ від 10.10.2003 № 69 (далі - Інструкція).

Відповідно до п. 24 Правил до трудової книжки вносяться такі відомості про нагородження (заохочення) за трудові заслуги:

• а) про нагородження державними нагородами, у тому числі про присвоєння державних почесних звань на підставі відповідних указів та інших рішень;
• б) нагородження почесними грамотами, присвоєння звань та нагородження нагрудними знаками, значками, дипломами, почесними грамотами, що виробляється роботодавцями;
• в) інших видах заохочення, передбачених законодавством Російської Федерації, а також колективними договорами, правилами внутрішнього трудового розпорядку, статутами та положеннями про дисципліну.

Відповідно до п. 4 Інструкції порядок внесення відомостей про нагородження наступний: у графі 3 розділу «Відомості про нагородження» трудової книжки у вигляді заголовка зазначається повне найменування організації, а також скорочене найменування організації (за його наявності); нижче у графі 1 ставиться порядковий номер запису (нумерація, що наростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника); у графі 2 зазначається дата нагородження; у графі 3 записується, ким нагороджено працівника, за які досягнення та якою нагородою; у графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис, з посиланням на його дату та номер.

Як бачимо, при оформленні запису про нагородження до трудової книжки дата внесення такого запису до трудової книжки не пишеться. Вносяться лише дата нагородження та дата документа, на підставі якого зроблено цей запис. Ані Правилами, ані Інструкцією не передбачено, що записи про нагородження можуть бути зроблені лише тим роботодавцем, з яким працівник перебував у трудових відносинах під час нагородження. Очевидно, що при нагородженні працівника державними нагородами запис про це може бути внесений до трудової книжки будь-яким із роботодавців, які в силу закону мають вести та зберігати цей документ. Такий самий підхід, на наш погляд, застосовний і в даному випадку, коли нагородження було зроблено роботодавцем за колишнім місцем роботи. Оскільки вимоги про внесення записів у трудову книжку з обов'язковим дотриманням хронології нагородження працівника не встановлено, запис про нагородження у разі може бути зроблено роботодавцем, з яким працівник полягає у трудових відносинах на даний момент, після запису про пізнє нагородження. Такий запис, на нашу думку, може бути зроблений після надання працівником копії документа, що підтверджує факт нагородження, засвідченої роботодавцем за попереднім місцем роботи, найменування, дата їх видачі та номер якого мають бути зазначені у графі 4 розділу трудової книжки «Відомості про нагородження». Це може бути, наприклад, копія наказу про нагородження почесною грамотою, видана на вимогу працівника на підставі ч. 1 ст. 62 ТК РФ. За змістом цієї норми роботодавець повинен видавати документи, пов'язані з роботою, протягом трьох робочих днів як особам, з якими у нього є трудові договори, що діють, так і тим, з якими трудові договори вже припинені.

Таким чином, у цьому випадку після останнього запису розділу трудової книжки «Відомості про нагородження» у графі 3 слід зазначити у вигляді заголовка повне, а також скорочене (за його наявності) найменування організації, з якою працівник на момент внесення запису полягає у трудових відносинах; нижче у графі 1 ставиться порядковий номер запису (нумерація, що наростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника); у графі 2 зазначається дата нагородження; у графі 3 записується, ким нагороджено працівника, за які досягнення та якою нагородою; у графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис (його копії), з посиланням на його дату та номер.

Відповідь на запитання:

Якщо у працівника трудова книжка зразка 1973 року, то в ній передбачено 2 розділи: Відомості про нагородження, куди вносяться відомості про нагородження працівника державними нагородами (орденами, медалями, присвоєння почесних звань тощо) та відомості про заохочення, до яких вносяться записи про заохочення працівника лише на рівні конкретного роботодавця. Зверніть увагу, що стаття 191 Трудового Кодексу відносить до заохочення працівника та нагородження їх грамотою, оголошення подяки. Якщо у працівника така трудова книжка, і йому оголошено подяку роботодавця, то внести її потрібно до розділу «Відомості про заохочення».

Не пропустіть: головний матеріал місяця від провідних фахівців Мінпраці та Роструду

Енциклопедиція з оформлення трудових книжок під ключ від Системи Кадри.

Відомості про працівника вносяться до його трудової книжки відповідно до Правил затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225 та Інструкції щодо заповнення трудових книжок (Постанова Мінпраці РФ від 10.10.2003 р. № 69 "Про затвердження Інструкції щодо заповнення трудових книжок" ).

Відповідно до ст. 191 Трудового кодексу РФ роботодавець має право заохочувати працівників, які сумлінно виконують трудові обов'язки ( оголошує подяку, видає премію, нагороджує цінним подарунком, почесною грамотою, представляє до звання найкращого за фахом).

Оголошення подяки є одним із видів заохочення.

Запис про нагородження (заохочення) до трудової книжки співробітника внесіть на підставі відповідного наказу не пізніше тижневого строку у наступному порядку. Спочатку у графі 3 розділу у вигляді заголовка вкажіть повну та скорочену назву організації. Під цим заголовком у графі 1 поставте порядковий номер запису (нумерація, що наростає протягом усієї трудової діяльності працівника). У графі 2 вкажіть дату нагородження. У графі 3 напишіть, ким нагороджено співробітника, за які досягнення та якою нагородою. У графі 4 вкажіть найменування, дату та номер документа, на підставі якого внесено запис.

Приклад заповнення розділу "Відомості про нагородження" трудової книжки. Організація нагородила співробітника грошовою премією

Співробітник організації А.С. Кондратьєва було нагороджено грошовою премією за тривалий стаж роботи та успішну працю.

Відповідальний за ведення кадрового обліку вніс запис про заохочення до Кондратьєва.

Матеріал із КСС «Система Кадри»
Готові рішення для служби персоналу на www.1kadry.ru
Дата копіювання: 08.05.2016

З повагою та побажанням комфортної роботи, Катерина Зайцева,

експерт Системи Кадри

Редакція журналу «Кадрова справа» з'ясувала, які звички кадровиків забирають багато часу, але майже марні. А деякі з них навіть можуть викликати подив у інспектора ГІТ.

Інспектори ГІТ та Роскомнагляду розповіли нам, які документи тепер у жодному разі не можна вимагати у новачків при працевлаштуванні. Напевно, якісь папери з цього списку є у вас. Ми склали повний список та підібрали для кожного забороненого документа безпечну заміну.

Якщо виплатите відпускні щодня пізніше терміну, компанію оштрафують на 50 000 крб. Зменшіть термін повідомлення про скорочення хоча б на день – суд поновить працівника на роботі. Ми вивчили судову практику та підготували для вас безпечні рекомендації.