Oficjalne pismo do organizacji prawników w języku angielskim. List biznesowy w języku angielskim

Znajomość zasad korespondencji urzędowej w języku angielskim przyda się w przypadku wniosków o przyjęcie do zagranicznej szkoły lub uczelni, wyjazd do szkoły letniej lub zimowej za granicą, zdanie egzaminu, korespondencja z partnerami zagranicznymi. W tym artykule podpowiemy, jak napisać list biznesowy lub e‑mail w języku angielskim.

Struktura listu papierowego

Istnieje dziewięć obowiązkowych elementów, bez których nie można się obejść, pisząc formalny list w języku angielskim:

Adres nadawcy: Pierwszą rzeczą wskazaną w liście jest Twój adres. Jest napisany w prawym górnym rogu arkusza.

Data: pod adresem podajesz datę pisma. Nie zapomnij pominąć linii między adresem a datą.

Adres odbiorcy: adres odbiorcy jest pisany po dacie. Znajduje się w lewej połowie listu pod adresem nadawcy i datą napisania listu.

Powitanie: Znajduje się pod adresem odbiorcy. Nad i pod pozdrowieniem wcięcie wielkości linii.

Wiersz tematu: Podobnie jak e-mail, oficjalny list powinien mieć wiersz tematu lub powód, dla którego zwracasz się do odbiorcy.

Treść: tutaj znajduje się treść wiadomości e-mail. Zapamiętaj zasadę: jedna myśl - jeden akapit. Na końcu głównej części wskaż, jakich działań oczekujesz od adresata po otrzymaniu przez niego listu.

Wniosek: nie zapomnij o wcięciu przed zamknięciem. Czytaj dalej, aby uzyskać więcej informacji o tym, jak poprawnie zakończyć list.

Podpis: podpis jest umieszczany ręcznie po ostatniej frazie Twojego listu.

Twoje imię i nazwisko drukowanymi literami: Pod podpisem wskaż imię i nazwisko.

Jak napisać pozdrowienia

Rozpocznij oficjalny list od „Kochanie”. Słowa takie jak „cześć” lub inne nieformalne pozdrowienia są zabronione. Jeśli chcesz zaostrzyć pismo, nie zwracaj się do adresata po imieniu, ogranicz się do nazwiska. W niektórych sytuacjach dopuszczalne jest zwracanie się po imieniu: jeśli znasz osobę osobiście lub jeśli nalegała ona na zwracanie się po imieniu. W innych przypadkach przestrzegaj następujących zasad:

  • Sir and Madam - zacznij list od "Dear Sir or Madam" w przypadku, gdy nie znasz nazwiska odbiorcy: kiedy piszesz do administracji uczelni i nie wiesz, kto przeczyta list.
  • Pan, Pani, Dr itd. - gdy znasz nazwisko odbiorcy, zwróć się do niego jego nazwiskiem, używając tytułu lub rangi, jeśli jest. Jeżeli adresatem jest mężczyzna, użyj skrótu Pan + nazwisko: „Mr. Smith", jeśli kobieta - skrót Pani + nazwisko - "Pani Smith". Wyjątkiem jest sytuacja, gdy wiesz, że odbiorca ma tytuł lub stopień, na przykład „Dr Smith” lub „Kapitan Smith”.

Jak napisać wniosek

Istnieje kilka sposobów na zakończenie listu:

  • Z poważaniem - używane, jeśli zaczynasz list od słów „Szanowny Panie lub Pani”.
  • Z poważaniem - napisane, jeśli na początku listu zwróciłeś się do adresata po imieniu.
  • Z poważaniem - używane, jeśli znasz odbiorcę, ale nie spotkałeś się w prawdziwym życiu. Adres jest używany głównie w Ameryce.

Nie zapominaj, że na końcu ostatniej frazy powinien znajdować się przecinek.

Zasady pisania e-maili

E-maile są uważane za mniej formalne niż listy papierowe, ale to nie znaczy, że mogą używać znanych wyrażeń lub slangu. Musisz być grzeczny, nawet jeśli niektóre swobody są dozwolone w formie listu.

Wymagane pozycje w e-mailu:

Twój adres email

Zachowaj oddzielną skrzynkę odbiorczą do celów zawodowych, takich jak pisanie listów do przyjęć na studia lub potencjalnych pracodawców.

Adres ze śmiesznym nazwiskiem nie zrobi wrażenia na adresacie, może nie potraktować twojego listu poważnie. Użyj następującego szablonu dla adresu e‑mail: imię.nazwisko [e-mail chroniony]

Temat

W tym wierszu musisz krótko określić istotę wiadomości e-mail. Nie rób opisu zbyt szczegółowego - podaj najważniejsze. Ta linia odgrywa ważną rolę - to ona może przyciągnąć uwagę odbiorcy i wyróżnić Twój list spośród innych.

Unikaj słów „Pilne!” w temacie. lub „Uwaga!”, jeśli Twoja sytuacja nie wymaga natychmiastowej reakcji. Jeśli napiszesz, że list jest pilny, a tak naprawdę nie jest, zdenerwuje to odbiorcę.

Pozdrowienia

Jeśli chcesz zachować formalny styl w e-mailu, postępuj zgodnie z wytycznymi dotyczącymi formalnego listu papierowego.

Jeśli już korespondowałeś - zwróć uwagę na to, w jaki sposób osoba podpisała listy: list był podpisany imieniem i nazwiskiem - podczas kontaktu stosuj ten sam format. Pamiętaj, że musisz zwracać się do adresata w taki sam sposób, w jaki on zwraca się do ciebie: jeśli jego list zaczyna się od „Kochanie”, twoja odpowiedź również musi zaczynać się od tego słowa. Jeśli list zaczyna się od „Cześć”, możesz również odpowiedzieć.

Inną opcją powitania, którą można sklasyfikować zarówno jako formalną, jak i nieformalną, jest „Dzień dobry” i „Dobry wieczór”. To trochę bardziej przyjazne i osobiste niż Dear.

W przypadku mniej formalnej komunikacji dopuszcza się powitanie adresata słowami „Hello” lub „Hi”.

Podpis

E-maile są bardziej nieformalne niż listy papierowe, więc „Z poważaniem” będzie wyglądać dziwnie. Jeśli zacząłeś swój e-mail w bardziej formalnym stylu, warto trzymać się go do końca.

Jeśli użyłeś nieformalne powitanie, wybierz jedną z opcji:

- wszystkiego najlepszego,

- Z poważaniem,

- Z poważaniem,

- Wszystkiego najlepszego,

- Wielkie dzięki,

Dwa ostatnie są bardziej odpowiednie w przypadkach, gdy kontaktujesz się z odbiorcą z prośbą lub zamiarem uzyskania odpowiedzi na pytanie. Pamiętaj, aby każdą z tych fraz kończyć przecinkiem.

Jeśli masz szablon skonfigurowany do automatycznego kończenia wiadomości e-mail, upewnij się, że jego treść jest akceptowalna dla odbiorcy. Śmieszne podpisy i zdjęcia nie są dopuszczalne do wykorzystania w oficjalnym piśmie.

Zasady dobrych manier

4 dodatkowe wskazówki dotyczące pisania listu formalnego:

  • Nie używaj potocznego słownictwa i slangu.
  • Napisz do rzeczy: jeśli chcesz, aby Twój list został przeczytany do końca, przedstaw swoje myśli krócej i jaśniej.
  • Przeczytaj list jeszcze raz przed wysłaniem: nie powinno być żadnych błędów - mogą one podważyć Twój profesjonalny wizerunek!
  • Pisząc e-maile, staraj się nie załączać niepotrzebnie dokumentów, a także unikaj używania emotikonów i emotikonów 🤓.

Mamy nadzieję, że te wskazówki pomogą Ci pokazać się jako profesjonalista w korespondencji biznesowej.

Oficjalne listy/e-maile są pisane w sposób formalny (styl formalny) do osób zajmujących oficjalne stanowiska kierownicze, takich jak menedżerowie, dyrektorzy.

Oficjalne pisma mogą być różnego rodzaju:

  • List biznesowy;
  • List z prośbą o informacje;
  • List reklamacyjny;
  • List z podaniem o zatrudnienie;
  • List reklamacyjny;
  • List z przeprosinami.

Struktura listu biznesowego

Nazwa i adres nadawcy

Dane nadawcy i znajdują się w lewym górnym rogu.

Kolejność szczegółów jest następująca:

  • imię lidera;
  • jego pozycja;
  • nazwa firmy nadawcy;
  • numer domu, ulica;
  • miasto, kod pocztowy;
  • kraj.

Przykład:

Pan Wiktor Moskwiń


ul. Sadowaja 154

Nazywa się brak znaków interpunkcyjnych w liście biznesowym „otwarta interpunkcja”.

data

Data znajduje się pod szczegółami, wcięcie w trzech wierszach. Istnieje kilka możliwości zapisania daty:

  • 28 lipca 2017 r.;
  • 28 lipca 2017 r.;
  • 28 lipca 2017 r.;
  • 28 lipca 2017 r.

Adres odbiorcy

Adres odbiorcy jest pisany po dacie w następujący sposób:

  • imię i nazwisko odbiorcy;
  • stanowisko;
  • Nazwa firmy;
  • numer domu, ulica;
  • miasto, kod pocztowy;
  • kraj.

Imię musi być poprzedzone skrócony adres:

  • Pan. (Panie, Panie)
  • Dr. (lekarz),
  • SM. (Pani, dla niezamężnej kobiety),
  • Pani. (Pani - dla zamężnej kobiety lub jeśli nie jesteś pewien statusu).

Przykład:

Pani Jennifer Grey

redaktor wydawnictwa „GoodBook”

Lokalizacja adresu jest podobna do pisania adresu nadawcy.

Zwracając się do odbiorcy listu

  • Odwołanie do adresata zaczyna się od słowa „ Drogi... "(drogi(e)): Jeśli podane jest pełne imię i nazwisko odbiorcy, to powitanie zaczyna się w ten sposób, od osobistego powitania: Droga Pani Jennifer Grey.
  • Jeśli nazwisko jest nieznane, list jest adresowany bezterminowo: Szanowny Panie lub Pani.
  • Adres do firmy jest ogólny: Szanowni Państwo.
  • Jeśli list jest adresowany do amerykańskiej firmy, na końcu adresu umieszcza się dwukropek: Szanowna Pani Jennifer Grey:

Tytuł pracy nadawcy

Jeśli list jest napisany przez mężczyznę, słowo Mr nie jest umieszczane. Jeśli list jest napisany przez kobietę, to po imieniu w nawiasie jest (Pani). Nie stawiaj kropki na końcu zdania. Na przykład: Z poważaniem,

Szkoła języków obcych „Lingva” lub

Z poważaniem Nikole Noble (Pani)

Szkoła języków obcych „Lingva”

Znak aplikacji

Do listu biznesowego mogą być dołączone inne dokumenty. Aby zaznaczyć to w korespondencji biznesowej, po podpisie umieszczany jest skrót Enc lub Encs (« Obudowy- "Aplikacje"). Po tym napisie umieszcza się przecinek i wymienia się wszystkie dokumenty dołączone do listu głównego. Na przykład:

z poważaniem,

Szkoła języków obcych „Lingva”

Enc, kopia licencji.

Pisma biznesowe i formalne. Struktura listu biznesowego i wzorce mowy do wykorzystania w nim

Struktura liter

 Modele mowy
1. Formalny adres do odbiorcy (Adres do odbiorcy w sposób formalny)

Dear Sir or Madam - Dear Sir (apel do mężczyzny) lub Madam (do kobiety)

2. W akapicie pierwszym wskaż cel napisania pisma. (Nie używaj czasowników skróconych!)

Piszę w związku z / zapytać o ... - piszę w związku z / aby się dowiedzieć / zapytać ....

Przeczytałem/znalazłem Twoje ogłoszenie w...i chciałbym... - Przeczytałem/znalazłem Twoje ogłoszenie w...i chciałbym...

Jestem zainteresowany ... - Jestem zainteresowany ...

Chciałbym dowiedzieć się więcej szczegółów na temat…

Proszę o dalsze informacje na temat/dotyczące…

Chciałbym zapytać, czy/kiedy/dlaczego/gdzie…

Czekam na twoją odpowiedź / na kontakt z tobą. - Czekam na twoją odpowiedź…

3. Koniec listu w odpowiedniej formie:
Jeśli list zaczyna się Szanowny Panie lub Pani, list musi kończyć się frazą

Z poważaniem, ... - z poważaniem, z szacunkiem ...

Jeśli list zaczyna się Szanowny Panie/Pani Wilson, to list się kończy

Z poważaniem, ... - z poważaniem, z szacunkiem ...

Próbki listów biznesowych/oficjalnych

Przykłady formalnych listów biznesowych

Pismo z zapytaniem

1. Szanowni Państwo,

2. Piszę w związku z ogłoszeniem Twojego kursu języka angielskiego. Mam 19 lat i jestem studentką z Rosji. Interesuję się językiem angielskim i szukam kursu języka angielskiego na wyższym poziomie.

Chciałbym zapytać o więcej szczegółów na temat tego kursu języka angielskiego. Byłbym bardzo wdzięczny za poinformowanie mnie o formach płatności i wymaganiach związanych z zapisami.

Czekam na Twoją odpowiedź.

3. Pozdrawiam wiernie

Drogi Panie / Pani

Piszę do Ciebie w związku z ogłoszeniem dotyczącym Twojego kursu języka angielskiego. Jestem 19-letnią studentką z Rosji. Interesuję się językiem angielskim i dlatego szukam kursów języka angielskiego, które podniosą mój poziom.

Chciałbym poznać więcej szczegółów na temat tego kursu języka angielskiego. Byłbym bardzo wdzięczny za przekazanie mi informacji o metodach płatności i wymaganiach dotyczących rejestracji.

Nie mogę się doczekać twojej odpowiedzi.

Z poważaniem,

Anna Rudowa

Szanowny Panie. Stevensa,

Pani. M.K. Collins złożył podanie o pracę jako sprzedawczyni w mojej drogerii. Odesłała mnie do Ciebie jako osobę, dla której wykonała podobną pracę. Proszę o ogólne informacje dotyczące jej przydatności do tej pracy. Będę Ci wdzięczny za tę pomoc.

Z poważaniem,

Szanowny Panie Stevens,

Pani M.K. Collins ubiegał się o pracę jako sprzedawca w naszej aptece. Wymieniła cię jako osobę, z którą możesz się skontaktować, aby uzyskać więcej informacji, ponieważ wykonała dla ciebie pracę. Proszę o ogólne informacje o jej przydatności na to stanowisko, będę wdzięczny za pomoc.

Z poważaniem,

Brian Warner

Pismo reklamacyjne (pismo reklamacyjne)

Piszę z zażaleniem na nieefektywną pracę Waszego punktu obsługi książek. Trzeciego lutego zamówiłem u Was jeden egzemplarz „Wino z mniszka” Raya Bradbury'ego. Książka dotarła pocztą i stwierdziłem, że niektóre strony zostały przetransponowane tak, że książka nie nadawała się do użytku.

W rezultacie zostałem bez potrzebnej książki. Chciałabym mieć przywilej odesłania Wam wadliwej książki w zamian za doskonałą kopię. Mam nadzieję, że jak najszybciej będzie można go wymienić. Czekam na Twoją odpowiedź.

z poważaniem,

Szanowny Panie Olsen,

Piszę, aby narzekać na nieefektywność waszego centrum książki. 3 lutego zamówiłem u ciebie jeden egzemplarz Wino z Dandelion Raya Bradbury'ego. Książka dotarła pocztą i okazało się, że niektóre strony są w złej kolejności, więc książka była „nieczytelna”.

W rezultacie zostałem bez potrzebnej mi książki. Chciałbym wymienić uszkodzony egzemplarz książki na normalny. Mam nadzieję, że jak najszybciej wymienisz książkę. Nie mogę się doczekać twojej odpowiedzi.

Z poważaniem,

Bill Barry

Dodatkowe modele mowy do listu reklamacyjnego:

  • Muszę wyrazić swoje niezadowolenie z...
  • Właściwie już o tym mówiłem/pisałem, ale nic się nie zmieniło/nie stało się…
  • Nie było powtórki z mojego poprzedniego listu. Nie było odpowiedzi na mój ostatni list.
  • Przedmiot nie został wymieniony. – Produkt nie został wymieniony.
  • Nagle przestało działać. – Nagle produkt przestał działać.
  • Brakowało klawiatury. - Klawiatura została zgubiona.
  • W przeciwieństwie do opisu w menu/broszurze/rozkładzie czasu… Opis w menu/broszurze/rozkładzie czasu nie pasuje…
  • Jedzenie nie było odpowiednio ugotowane. – Jedzenie nie było odpowiednio ugotowane.
  • Cena była wystarczająco wysoka. - Cena była za wysoka.
  • To było bardzo niefortunne wydarzenie, ponieważ… - To wydarzenie zakończyło się porażką, ponieważ…
  • W ten sposób zrujnowało to wszystkie moje plany, ponieważ... - Tym samym wszystkie moje plany zostały naruszone z powodu...
  • Mam nadzieję, że mogę się spodziewać ... - Mam nadzieję, że mogę się spodziewać (spodziewać) ...

List motywacyjny

(Oświadczenie)

Szanowny Panie, Szanowna Pani,

Piszę w odpowiedzi na Pana ofertę pracy dotyczącą stanowiska operatora komputera, którą znalazłam w najnowszym numerze "Wiadomości Codziennych".

Uważam, że to stanowisko odpowiada moim oczekiwaniom idealnej pracy dla młodej osoby. Jeśli chodzi o moje kwalifikacje, to od około dwóch lat pracuję jako operator komputerowy w firmie Grey Service, gdzie miałam okazję nabyć „praktyczne” doświadczenie z komputerami w prawdziwym biurze pracy i zetknąć się z publiczność po raz pierwszy. Tam zdobyłem wiele cennego doświadczenia zawodowego. Poza tym uważam się za osobę pracowitą i bardzo towarzyską.

Chętnie wezmę udział w rozmowie kwalifikacyjnej w dogodnym dla Ciebie czasie. Załączam nazwiska dwóch sędziów z firmy Grey Service, z którymi można się skontaktować po więcej szczegółów. Czekam na kontakt z Państwem.

z poważaniem,

Szanowni Państwo,

Piszę, aby odpowiedzieć na Państwa ogłoszenie o stanowisku operatora komputera, które znalazłem w najnowszym wydaniu Daily News.

Uważam, że to stanowisko spełnia moje oczekiwania co do idealnej pracy dla młody człowiek. Jeśli chodzi o moje kwalifikacje, przez 2 lata pracowałem jako operator komputerowy w Gray Services, gdzie miałem okazję zdobyć praktyczne doświadczenie z komputerami w biurze pracy oraz pierwsze doświadczenia w komunikacji z ludźmi w zawodzie. W miejscu pracy zdobyłam cenne doświadczenie zawodowe. Ponadto uważam się za osobę pracowitą i bardzo towarzyską.

Chętnie wezmę udział w rozmowie kwalifikacyjnej w dogodnym dla Ciebie terminie. Podaję nazwiska dwóch byłych kolegów, z którymi możesz się skontaktować, aby uzyskać więcej informacji o mnie. Nie mogę się doczekać twojej odpowiedzi.

Z poważaniem,

Jane Morrison

Dodatkowe wzorce mowy do listu motywacyjnego:

  • Piszę w odpowiedzi do/w sprawie…
  • Piszę w związku z... - piszę w związku z...
  • Wyrażam zainteresowanie ... - Wyrażam zainteresowanie ...
  • Stanowisko/oferta pracy/stanowiska jest dla mnie niezwykle interesująca, ponieważ…
  • Chciałbym ubiegać się o tę pracę, ponieważ…
  • Moim powodem ubiegania się o tę pracę jest to, że…(Jestem bardzo towarzyska, pracowita, utalentowana…)
  • Jeśli chodzi o moje doświadczenie to obejmuje… - Jeśli chodzi o moje doświadczenie zawodowe…
  • Pracowałem dla ... jako ... - pracowałem na stanowisku ... podczas ...
  • W każdej chwili jestem gotów przyjść na rozmowę kwalifikacyjną. W każdej chwili jestem gotów przyjść na rozmowę kwalifikacyjną.
  • Załączam CV/referencje od moich poprzednich pracodawców. – Załączam życiorysy/rekomendacje od poprzednich pracodawców.
  • Spotkałem go…w…, kiedy dołączył…
  • …poprosił mnie o napisanie listu polecającego do jego podania o… Bardzo się cieszę, że to robię…. poprosił mnie o napisanie listu polecającego do złożenia w miejscu żądania…. Cieszę się, że to robię.
  • …wyróżnił się / siebie … ujawnił się jako…
  • Jego/jej największym talentem jest… Jego/jej największym talentem jest…
  • Jest osobą kreatywną… Jest osobą kreatywną…
  • Jego/jej doskonała zdolność do… była nieoceniona… Jego/jej doskonała zdolność do… była nieoceniona…
  • Podczas gdy on / ona był z nami on / ona… Jego obowiązki obejmowały…
  • Jego/jej główne obowiązki były… Jego/jej codzienne zadania obejmowały… Jego/jej codzienne zadania obejmowały…
  • Jedynym słabym punktem, jaki kiedykolwiek zauważyłem w jego / jej występie, było…
  • Jestem przekonany, że… nadal będzie bardzo skuteczny. Zasługuje na moje najlepsze rekomendacje. Jestem pewien, że … będzie nadal działał bardzo efektywnie. Zasługuje na moją najwyższą rekomendację.
  • Chętnie poleciłbym …jako obiecującego kandydata. Z przyjemnością polecam… jako obiecującego pracownika.

biznesowy list powitalny

Celem listu biznesowego z gratulacjami jest oficjalne pogratulowanie szefowi firmy lub współpracownikowi. Ten list może być krótszy niż formalny list biznesowy, ale bardziej emocjonalny.

Dodatkowe modele mowy dla listów gratulacyjnych:

  • Najlepsze życzenia szczęśliwego i pomyślnego Nowego Roku od…! Przyjmij życzenia szczęśliwego i pomyślnego Nowego Roku od...!
  • W uznaniu naszego stowarzyszenia podczas przeszłość rok, wszyscy w … życzą najserdeczniejszego sezonu świątecznego! - Doceniając naszą współpracę w minionym roku, każdy pracownik… składa najlepsze życzenia w związku ze świętami!
  • Najserdeczniejsze życzenia udanych świąt i wspaniałego Nowego Roku! Z najgorętszymi życzeniami wesołych świąt i cudownego nadchodzącego roku!

List rekrutacyjny (list motywacyjny do CV)

We wstępie do listu motywacyjnego warto wspomnieć o źródle informacji i pożądanej pozycji.

Główna część listu odnosi się do wiedzy zawodowej, umiejętności i zdolności wnioskodawcy, zawiera informacje o życiorysie dołączonym do listu. Wyraź chęć przybycia na rozmowę, w miarę możliwości w dogodnym dla pracodawcy lub jego przedstawiciela terminie, a także nadzieję na pozytywną decyzję w kierunku wnioskodawcy. Na koniec dziękuję za przeczytanie listu.

Dodatkowe modele mowy do listów o pracę:

  • Chciałem przeczytać Twoje ogłoszenie o …
  • Prosimy o przyjęcie niniejszego listu jako kandydata na … stanowisko aktualnie ogłaszane w …
  • Posiadam wyjątkowe umiejętności komunikacji werbalnej i pisemnej. Posiadam wyjątkowe umiejętności komunikacji ustnej i pisemnej.
  • Mogę dostarczyć referencje z… jeśli to konieczne. Mogę przedstawić rekomendacje od… w razie potrzeby…
  • Dziękuję za uwagę. Dziękuję za uwagę.

list z zaproszeniem biznesowym

W świecie biznesu spotkania z partnerami są częścią klucza do sukcesu, dlatego bardzo ważne jest prawidłowe zaprojektowanie zaproszeń. Podczas sporządzania zaproszenia upewnij się, że nazwa partnera jest w pełni wskazana. Zaproszenie powinno być krótkie, należy użyć humoru i oczywiście czas na wysłanie zaproszenia!

Zwroty do zaproszenia:

  • Serdecznie zapraszamy do bycia gościem…
  • Daj mi przyjemność zaprosić Cię do… Nie odmawiaj przyjemności zaproszenia Cię…

Odpowiedz na list biznesowy w języku angielskim

Niektóre pisma otrzymane przez firmę wymagają odpowiedzi. Struktura takiego listu nie różni się od listu biznesowego.

Dodatkowe modele mowy do odpowiadania na list:

  • Dziękuję za list. Dzięki za list.
  • Doceniamy twoją ofertę. Dziękujemy za sugestię...
  • Z przyjemnością dostarczymy Państwu…
  • Jeśli chodzi o Twoje pytanie dotyczące… Jeśli chodzi o Twoje pytanie dotyczące…

Wniosek

Pismo urzędowe składa się z następujących części:

Formalne powitanie: Szanowni Państwo - gdy nie znasz nazwiska osoby; Szanowny Panie/Pani Wilson - Kiedy nie znasz nazwiska odbiorcy.

Pierwszy akapit zawiera powitanie i oświadczenie otwierające, cel listu.

Główna część listu ujawnia jego treść - podane są argumenty, wymagane są interesujące informacje (zwykle 1-3 akapity).

Ostatni akapit to podsumowanie całego listu, czyli czynności jakich oczekujesz od odbiorcy, końcowe uwagi.

Formalne zakończenie listu: Z poważaniem,… – gdy nie znasz nazwiska osoby; Z poważaniem... kiedy nie znasz nazwiska odbiorcy.

Formalne pisma mogą być również odpowiedzią zawierającą żądane informacje. List z odpowiedzią ma taką samą strukturę.

Upewnij się, że podczas pisania listu żadna część nie została pominięta.

Przemyślany i starannie napisany list biznesowy to skuteczne narzędzie w biznesie, które może nie tylko pomóc w zawieraniu różnego rodzaju transakcji, przy zatrudnianiu itp., ale także zepsuć wrażenie nadawcy, co nie gwarantuje mu sukcesu w osiągnięciu swojego celu.

Standardowy format listu formalnego przewiduje kilka ważnych punktów w jego napisaniu, jednak powinieneś starać się, aby list formalny w języku angielskim był jak najprostszy, jasny, tylko do rzeczy i nie komplikował go długimi zdaniami, nie używaj zbyt wąsko specyficzne słownictwo, którego nie wszyscy rozumieją, nie wstawiaj staromodnych wyrażeń.

Należy również wziąć pod uwagę, że formalne pismo w języku angielskim Nie mogę używaj form skróconych, idiomów, czasowników frazowych, trybu rozkazującego, słów emocjonalnych, subiektywnych i niejasnych: bardzo, naprawdę, rzeczywiście, totalnie, okropnie, miło, dobrze i tym podobne.

Adresy w piśmie formalnym

Standardowy oficjalny list w języku angielskim zaczyna się od adresu nadawcy listu, który jest napisany w prawym górnym rogu. Numery telefonów i adresy e-mail zwykle nie są pisane, ale jest to całkowicie dopuszczalne.

Po lewej i poniżej napisane jest imię i nazwisko oraz adresata listu. Jeśli nie znasz nazwy, użyj odpowiedniego tytułu, ale najlepiej zawsze adresować list do konkretnego adresata.

data

Następnie zapisana jest data. Dopuszcza się umieszczenie go zarówno pod adresem nadawcy, jak i pod adresem odbiorcy. Formaty dat stały się ostatnio bardziej darmowe, ale aby nie pomylić liczby z miesiącem, lepiej napisać miesiąc słowem: 1 marca 2014, 1 marca 2014

Pozdrowienia

Bardzo ważne: zawsze używaj odwrócenia SM dla kobiety, chyba że specjalnie poproszono o skorzystanie z Pani, Pani

Niektórzy piszą bez tytułu: Kochana Jane Empson, ale Brytyjczycy uważają takie traktowanie za niegrzeczne. Dlatego lepiej używać tytułu. Jeśli wiesz, że osoba, do której piszesz, ma specjalny status, zaznacz go: Drogi Doktorze. dom

Jeśli nie tylko imię jest w ogóle znane, ale także mężczyzna lub kobieta przeczyta ten list, to apel jest następujący: Szanowny Panie / Pani (Szanowny Panie lub Pani). Koniec listu będzie zależał od tego, jak go zacząłeś. Jeśli podano imię, końcówką litery będzie: "Z poważaniem,". Jeśli panie lub pani - "Z poważaniem,". Bezpośrednio pod tym wyrażeniem umieszczony jest Twój podpis, pod nim Twoje imię i nazwisko.

Przyjęło się teraz, że po powitaniu od razu należy wskazać powód napisania tego listu, a nawet pogrubić go lub podkreślić, aby w razie potrzeby, bez wchodzenia w szczegóły, przekazać go bardziej odpowiedniemu kandydatowi.

Esencja listu

Istota listu powinna być określona jasno, zwięźle, tylko do rzeczy. Tekst podzielony jest na akapity. Osoba, do której piszesz, może być zasypana listami, więc jeśli otrzyma trzy strony ciasno napisanego tekstu, najprawdopodobniej Twój list trafi do kosza na śmieci. List powinien zostać przeczytany w kilka sekund, więc nie używaj żadnych dodatkowych informacji, zwłaszcza tych, które są dołączone do listu osobno.

Sprawdź swoje formalne pisanie po angielsku

Sprawdź bardzo dokładnie gramatykę i ortografię, błędy mogą zrobić złe wrażenie, a jeśli starasz się o pracę, to Twój list z błędami na pewno wyleci do kosza. Jeśli to możliwe, daj to komuś innemu do sprawdzenia. Bądź szczególnie dobry w sprawdzaniu pisowni nazwiska odbiorcy.

Styl pisania powinien być grzeczny, pełen szacunku, nawet jeśli jest to skarga. Jednym ze sposobów na osiągnięcie tego jest użycie czasowników pomocniczych. mógłby, powinien, powinien?, ale nie nadużywaj go, ponieważ istnieje szansa, że ​​list stanie się zbyt formalny, a nawet staromodny.

Poniższa tabela wyrażeń pomoże Ci skomponować kompletne pismo formalne w języku angielskim dla klienta, wykonawcy, dostawcy.

Pamiętaj, że pierwsze wrażenie jest bardzo ważne, dlatego lepiej wybrać papier, koperty, wyśrodkować literę na kartce, unikać plam na papierze. Wszystko to są małe, ale bardzo ważne drobiazgi w biznesie, które mogą pomóc Ci osiągnąć swój cel.

Doceniam twoje zrozumienie i nie mogę się doczekać
aby wkrótce powitać Cię ponownie na stronie.

Formalne pisanie w języku angielskim - przykład (kliknij, aby powiększyć) Źródła: Birmingham City University Bardzo doświadczona nauczycielka EFL Kate z

W dzisiejszych czasach wiele firm ma zagranicznych partnerów lub zagraniczne oddziały, więc znajomość języka angielskiego sekretarki lub osobistej asystentki to nie trend w modzie, a pilna potrzeba. Dziś porozmawiamy o tym, jak prawidłowo przygotować niektóre rodzaje dokumentów często przypisywanych sekretarzowi.

UWAGI BIUROWE

Notatka serwisowa (memorandum) to pisemna komunikacja w firmach lub w oddziałach firmy. Zazwyczaj przeznaczone są do ogłoszeń, omówienia procesów biznesowych, raportowania z pracy firmy, rozpowszechniania informacji wśród pracowników. Notatka jest dokumentem publicznym, więc nie należy w niej zapisywać żadnych poufnych informacji.

Podczas pisania zwykle używa się stylu nieformalnego. Notatka nie powinna być zbyt krótka i zbyt oficjalna, ale zwięzłość jest mile widziana. Struktura notatki jest następująca: najbardziej ważna informacja umieszczone w pierwszym akapicie, a w kolejnych akapitach wyjaśniają to bardziej szczegółowo. Wszystkie notatki zawierają następujące elementy:

  • odbiorca: wyrównany do lewej, u góry strony;
  • nadawca: wyrównany do lewej, bezpośrednio pod odbiorcą;
  • data: wyrównany do lewej, poniżej nadawcy;
  • temat: wyrównane do lewej, pod datą.

W przypadku notatek zwyczajowo używa się do drukowania białego papieru formatu A4 lub mniejszego (notatki muszą zmieścić się na tacach dokumentów przychodzących).

Nie daj się ponieść rozsyłaniu nadmiernych notatek – pamiętaj, że każdy pracownik jest zajęty i ma swoją pracę do wykonania. Niektórzy uważają, że notatki są skutecznym narzędziem zarządzania, ale to nie do końca prawda. Chociaż notatki mogą być używane do kierowania pracą i sugestiami, najlepiej jest przekazać krytykę i pochwałę osobiście.

Podczas gdy obecnie wiele informacji jest przesyłanych pocztą elektroniczną poprzez wpisanie wiadomości w skrzynce pocztowej, korzystanie z załączonych notatek (dokumentów) pozostaje ważnym elementem korespondencji biznesowej. Wysyłając dokumenty e-mailem nie zapomnij o ich prawidłowym sformatowaniu (przykłady 1, 2).

PRZYKŁAD 1

Do: Igor Iwanow/ Igor Iwanow

Z: Julia Siergiejew/ Julia Siergiejew

Wiceprezes ds. Komunikacji ZAO Funny Cats/

Wiceprezes ds. Public Relations, CJSC „Fanny Cats”

Przywiązany: Raport wstępny #08/2011/

Raport wstępny nr 8/2011

OAL (kopia)/ Wyciąg z konta (kopia)

Memorandum/ notatka

Proszę o przyjęcie na konto 52 300 (pięćdziesiąt dwa tysiące trzysta) rubli, które wyciągnąłem jako dietę dzienną na pierwsze podróże służbowe do Szwecji i Włoch bez paragonu (zaginął).

Proszę o uwzględnienie kwoty 52 300 (pięćdziesiąt dwa tysiące trzysta) rubli jako zwrot kosztów podróży na moje pierwsze dwie podróże służbowe do Szwecji i Włoch bez czeku, ponieważ był zgubiony.

_________________ / Julia Siergiejew / Julia Siergiejew

PRZYKŁAD 2

Do: Dział Marketingu ZAO Funny Cats/

Dział Marketingu CJSC „Fanny Cats”

Z: Igor Iwanow/ Igor Iwanow

Dyrektor Zarządzający Funny Cats, ZAO/

Dyrektor Zarządzający CJSC „Fanny Cats”

Temat: Prezentacja dla klientów/

Prezentacja dla klienta

Prezentacja New Product Marketing, którą przygotowałeś w zeszłym tygodniu, była wyjątkowa!

Twój entuzjazm, strategia sprzedaży i znajomość produktów były imponujące i na pewno przypieczętowały transakcję z naszym partnerem.

Dziękuję za znakomitą pracę i poświęcenie!

Moje gratulacje dla was wszystkich!

Prezentacja sprzedażowa naszych nowych produktów, którą przygotowaliście w zeszłym tygodniu, była świetna!

Twój entuzjazm, strategia sprzedaży i znajomość produktów były imponujące i z pewnością zagwarantują zawarcie umowy z naszym partnerem.

Dziękujemy za znakomitą pracę i oddanie firmie!

Moje gratulacje dla was wszystkich!

Z poważaniem/ Z poważaniem,

Igor Iwanow/ Igor Iwanow

Wypowiedzenie

wypowiedzenie- Jest to oficjalny dokument, za pomocą którego pracownik powiadamia o zwolnieniu ze stanowiska lub jednostki. Przekazuje się je bezpośredniemu przełożonemu. Jeżeli firma jest zagraniczna, wniosek może być sporządzony w języku angielskim.

Dlaczego konieczne jest złożenie rezygnacji? Przede wszystkim w celu utrzymania dobrych relacji z pracodawcą i organizacją, w której pracowałeś oraz uzyskania pozytywnej referencji (listy polecające). Mimo że w niektórych firmach wystarczy ustne wypowiedzenie, wypowiedzenie może zostać zachowane przez pracodawcę i pracownika i w razie potrzeby wykorzystane zgodnie z prawem.

Istnieje wiele opcji pisania oświadczeń w języku angielskim, ale wszystko zależy od konkretnej firmy i przyjętych standardów prowadzenia dokumentacji. Ale są ważne punkty: na przykład data zwolnienia, data napisania i osobisty podpis muszą znajdować się w tekście wniosku.

Na końcu wniosku konieczne jest wskazanie kopii, które są adresowane do innych osób, z wyjątkiem bezpośredniego przełożonego (na przykład kierownika HR lub szefa firmy).

List rezygnacyjny musi być napisany kompetentnie i zwięźle, w stylu biznesowym opartym na ścisłych cechach językowych nieodłącznych we współczesnym języku angielskim.

Zauważamy jednak, że najważniejsze w tej sytuacji jest to, aby móc pożegnać się z firmą w dobrym tonie. Jest to jeden z elementów sukcesu zawodowego i rozwoju zawodowego.

Poniżej znajduje się nowoczesny standardowy list rezygnacyjny w języku angielskim sporządzony w Wielkiej Brytanii (przykład 3).

PRZYKŁAD 3

083, Oxford Road/ Oxford Road, 083

Manchester, NH 23432/ Manchester, NH 23432

Do: Pani. Anna Clark/ Pani Anny Clark

Starszy Specjalista ds. Sprzedaży MA Handel/ Starszy Specjalista ds. Sprzedaży MA Trade

Droga Pani. Clark,

Proszę przyjąć niniejsze pismo jako oficjalną rezygnację ze stanowiska Kierownika Sprzedaży z dniem 24 września 2011 roku.

Odchodzę z tego stanowiska, ponieważ pojawiła się możliwość studiowania Master in Business Administration. Rozumiem, że to stanowisko wymaga mojej pełnej uwagi i dlatego nie pozwoli mi studiować w niepełnym wymiarze godzin.

Dziękuję MA Trade za daną możliwość, a szczególnie dziękuję za cenne szkolenie i okazane profesjonalizmem. Z przyjemnością dałbym firmie miesiąc na znalezienie zastępcy na moje stanowisko.

Szanowna Pani Clark,

Proszę przyjąć ten wniosek jako moją oficjalną rezygnację ze stanowiska Kierownika Sprzedaży z dniem 24 września 2011 roku.

Odchodzę z tego stanowiska ze względu na możliwość studiowania i uzyskania tytułu magistra zarządzania przedsiębiorstwem. Praca na tym stanowisku wymaga mojej zwiększonej uwagi i trudno mi znaleźć możliwości dokształcania się.

Dziękuję firmie MA Trade za możliwości, jakie dały mi i Tobie osobiście za wiedzę i profesjonalizm, którymi przez cały ten czas dzieliłeś się ze mną. Cieszę się, że daję firmie 1 miesiąc na znalezienie kandydata na moje stanowisko.

Bardzo serdecznie pozdrawiam/ Z poważaniem,

Julia Pratt/ Julia Pratt

Kierownik Sprzedaży, Magister Handlu/ Kierownik sprzedaży MA Trade

CC: Pani Cecilia Rodriguez, kierownik ds. zasobów ludzkich/

DW: Cecilia Rodriguez, kierownik ds. zasobów ludzkich

E-mail

Nowoczesny wiadomości elektroniczne, wysyłane przez pracowników między sobą pocztą, z reguły są dość krótkie, mogą być zarówno oficjalne, jak i nieformalne. Ale nawet jeśli list jest nieformalny, powinien być schludny i łatwy do odczytania i przyswojenia informacji.

Poniżej kilka opcji standardowego projektowania wiadomości elektronicznych (początek i zakończenie) w zależności od adresata, bieżących zadań i relacji.

dobrze się znasz

Znacie się

Nie jesteś zaznajomiony

Tylko na pierwszy rzut oka pytanie „jak napisać list formalny” wydaje się przerażające. Jeśli lepiej zagłębić się w istotę, staje się jasne, że napisanie listu biznesowego w języku angielskim jest dość prostym zadaniem.
Podczas ubiegania się o pracę, nawiązywania stosunków roboczych i partnerstwa będziesz potrzebować formalnego listu w języku angielskim. Nawet osoba, która jest właścicielem język obcy na poziomie średniozaawansowanym, będzie umiał je napisać bez trudności. Musisz znać kluczowe zasady pisania i ogólny schemat. Nie możesz używać ozdobnych fraz z ukrytymi znaczeniami, metaforami i eufemizmami. Napisz tak zwięźle i wyraźnie, jak to możliwe. Odbiorca powinien podnieść prześcieradło, spojrzeć w dół i od razu zrozumieć, czego od niego chcesz. Umiejętność poprawnego pisania komunikatów biznesowych to jedna z najważniejszych umiejętności w biznesie.

Struktura. Początek.

Wiadomości tego typu mają określoną strukturę i zasady pisania. Pierwsza rzecz, która jest ważna i o której należy pamiętać - brak dodatkowych znaków interpunkcyjnych (otwarta interpunkcja). Drugi - Wszystkie akapity są napisane bez czerwonych linii. Po trzecie - skróty są niedozwolone (Jesteś, nie możesz...). A najważniejszą zasadą jest Przesłanie powinno być krótkie i zwięzłe, ale znaczące.

Schematycznie początek można przedstawić w następujący sposób:
Data odjazdu
Nazwa celu
Stanowisko adresata
Nazwa firmy
Adres siedziby firmy

Zwróć uwagę, że nie ma znaków interpunkcyjnych. Nie są wymagane kropki ani przecinki. Zamiast tego używany jest podział wiersza.

data w różnych krajów może mieć inna pisownia. W wielu krajach format daty to: dzień miesiąc rok(18 marca 2014 r.). Ale są kraje, w których pisownia występuje w formacie: miesiąc dzień rok(18 marca 2014 r.) oraz przecinek po liczbie . Lepiej jest napisać miesiąc tekstem, aby uniknąć nieporozumień.

Nazwa odbiorca wskazane w formacie, w jakim sam podpisuje swoje listy. Oznacza to, że jeśli osoba podpisuje się jako John Smith, nie powinieneś pisać Mr J Smith i tym podobnych.

Wskazane również na początku specjalne notatki , wskazując na przykład na poufność pisma. Najczęściej pisane są dużymi literami (POUFNE).

Główną częścią.

Jak wiecie, każda wiadomość zaczyna się od apelu do adresata lub pozdrowienia.

Formalne pisanie w języku angielskim nie jest wyjątkiem. Możesz zacząć na kilka sposobów:

  • Szanowni Państwo - jeśli nie znasz płci;
  • Szanowny Panie / Pani Marshman - w przypadku braku bardzo bliskiej znajomości i przyjaźni;
  • Drogi Johnie Marshmanie - jeśli relacja z odbiorcą jest bliskim partnerstwem lub przyjaźnią;
  • Szanowni Państwo - apel do towarzystwa ludzi;
  • Drodzy Panowie - apel do dwóch lub więcej mężczyzn;
  • Szanowny Kliencie – standardowy apel do klienta;
  • Szanowny Dyrektorze Generalnym (CEO) - CEO;
  • Drogi Doktorze. Marshman - jeśli znany jest tytuł lub status specjalny.

Jeśli na początku wraz z adresem organizacji wskazane jest imię adresata, to powitanie powinno być osobiste.
Zwracając się do kobiety, warto pisać do pani, ale tylko wtedy, gdy sama nie prosiła o napisanie pani lub pani (pani - uniwersalny apel do kobiet zamężnych i samotnych).
Dalej pojawia się linia zwana nagłówek i odzwierciedla główny temat przesłania. Z reguły jest pisany wielkimi literami (można użyć podkreślenia) w jednej linii po powitaniu.

Główna część powinna być podzielona na krótkie, ale znaczące i zrozumiałe akapity. Osoba musi przeczytać wiadomość w jak najkrótszym czasie, ale jednocześnie zrozumieć wszystko, co chciałeś mu przekazać. Jeśli wyślesz adresatowi kilka stron wypełnionych tekstem blisko siebie, to od razu trafiają one do kosza odbiorcy, bez czytania. Pisz krótko i na temat. Poprawna interpunkcja musi być obecna w głównym tekście.

Wniosek.

Zakończenie składa się z grzecznej frazy pożegnalnej, nazwiska adresata, jego stanowiska i dodatków. Często używany końcowe zwroty: "Z poważaniem" ( napisane, gdy imię i nazwisko odbiorcy jest nieznane) i "Z poważaniem" ( napisane osobiście). Imię i nazwisko adresata napisane 4-5 wierszy po zakończeniu. Możesz napisać go pełnymi wielkimi literami lub użyć ich na początku słowa. Jeśli nadawca jest mężczyzną, to dopisek „Pan” nie jest używany. Ale jeśli wiadomość wysyła kobieta, to po imieniu należy wpisać w nawiasy (Pani/Pani).

Gdy pismo ma być podpisane przez osobę trzecią zamiast adresata, przed nazwiskiem piszą pp (per procurationem) – w czyimś imieniu lub za. Stanowisko adresata wskazany w następnym wierszu po nazwisku. Poniżej znajdują się dodatkowe uwagi dotyczące inwestycje lub kopie. Z reguły obecność załączników wskazuje znak Enc (Encs) w linii po pozycji. Jeśli chcesz wysłać kopie listu do osoby trzeciej, to muszą być znaki cc ( kopia grzecznościowa lub kopia rozpowszechniana) lub Kopiuj , a następnie nazwisko i tytuł odbiorcy kopii. Jeśli jest ich kilka, to muszą być wymienione w porządek alfabetyczny. Jeżeli adresat nie chce poinformować odbiorcy, że osoby trzecie będą posiadały kopie, należy użyć symbolu bcc (ślepa kopia grzecznościowa). Nie jest on napisany na oryginale, który otrzyma adresat, a jedynie na kopiach.
Partnerzy biznesowi i pracodawcy ocenią nie tylko tekst, ale także papier, na którym piszesz oraz kopertę, w której wysyłasz list. Oznacza to, że obecność plam i siniaków, niechlujnych i podartych krawędzi jest niedopuszczalna. Ważne jest, aby sprawdzić literę pod kątem błędów interpunkcyjnych i ortograficznych. Styl pisania powinien być jasny, zwięzły, formalny. To wszystko drobiazgi, ale równie ważne jak garnitur, w którym przyjdziesz na spotkanie. Jeśli jest zmięty i nieświeży, nikt nie potraktuje cię poważnie.

Napisanie formalnego listu w języku angielskim nie jest trudnym zadaniem. Ale oto mała lista fraz pomocniczych, aby uczynić to zadanie tak prostym, jak to tylko możliwe:
Informujemy, że…– informujemy, że…;
Gwarantujemy wykonanie naszych zobowiązań wynikających z umowy– gwarantujemy wykonanie naszych zobowiązań wynikających z umowy;
Chciałbym umówić się na spotkanie na kolację biznesową- Chciałbym umówić się na kolację biznesową;
Chcielibyśmy jak najszybciej podpisać umowę o współpracy– chcielibyśmy jak najszybciej podpisać umowę o współpracy;
Będziemy na Ciebie czekać w biurze o (czas) Będziemy na Ciebie czekać w biurze o (czas);
Postanowiono zająć na Twoje miejsce innego pracownika, ponieważ- postanowiono przyjąć innego pracownika na twoje miejsce, ponieważ;
Jesteśmy zmuszeni odmówić ci, ponieważ- jesteśmy zmuszeni odmówić ci, ponieważ;
Tak wykwalifikowanego pracownika chętnie zatrudnimy— chętnie zatrudnimy tak wykwalifikowanego pracownika;
Gwarantujemy dostawę towaru w najbliższym czasie i przepraszamy za opóźnienie– gwarantujemy dostawę towaru w najbliższym czasie i przepraszamy za opóźnienie;
Do listu załączam kopię podpisanej umowy Do pisma dołączam kopię podpisanej umowy.

Przykład listu biznesowego (formalnego).

POUFNY
18 marca 2014 r.
John Marshman
CEO
Firma ABC
52 Lipowa ulica
Waszyngton
USA
Szanowny Panie Marshman
OFERTA REKLAMOWA
Nasza firma jest zainteresowana naszymi dostawami. Prosimy o przesłanie cennika, informacji o produkcie ze szczegółową specyfikacją oraz kilku próbek. Aby zawrzeć umowę, jak najszybciej wyślemy do Ciebie naszego przedstawiciela.
Z nadzieją na dalszą współpracę
Z poważaniem

Samantha Biała (Pani)
dystrybutor
Kopiuj Joanna Mason
Andrzej Yung
Edgar Wilson, dyrektor zarządzający