Službeno pismo organizaciji odvjetnika na engleskom jeziku. Poslovno pismo na engleskom jeziku

Poznavanje pravila službene korespondencije na engleskom jeziku bit će korisno za prijave za upis u inozemnu školu ili sveučilište, putovanje u ljetnu ili zimsku školu u inozemstvu, položivši ispit, dopisivanje sa inozemnim partnerima. U ovom članku ćemo vam reći kako napisati poslovno pismo ili e‑mail na engleskom.

Struktura papirnatog pisma

Postoji devet obaveznih elemenata bez kojih ne možete proći kada pišete službeno pismo na engleskom:

Adresa pošiljatelja: Prva stvar koja je navedena u pismu je vaša adresa. Ispisuje se u gornjem desnom kutu lista.

Datum: ispod adrese navedite datum pisma. Ne zaboravite preskočiti liniju između adrese i datuma.

Adresa primatelja: iza datuma upisuje se adresa primatelja. Nalazi se u lijevoj polovici pisma ispod adrese pošiljatelja i datuma kada je pismo napisano.

Pozdrav: Nalazi se ispod adrese primatelja. Iznad i ispod pozdrava uvući veličinu crte.

Predmet: Kao i e-pošta, formalno pismo treba imati predmet ili razlog zašto se obraćate primatelju.

Tijelo: Ovdje se nalazi tijelo e-poruke. Zapamtite pravilo: jedna misao - jedan paragraf. Na kraju glavnog dijela naznačite koje radnje očekujete od primatelja nakon što primi pismo.

Zaključak: ne zaboravite uvući prije zatvaranja. Čitajte dalje za više informacija o tome kako pravilno završiti pismo.

Potpis: potpis se ručno stavlja nakon posljednje fraze vašeg pisma.

Vaše ime tiskanim slovima: Ispod potpisa navesti ime i prezime.

Kako napisati čestitku

Započnite službeno pismo s "Dragi". Riječi poput "bok" ili drugi neformalni pozdravi su zabranjeni. Ako želite pismo učiniti strožim, ne obraćajte se primatelju imenom, ograničite se na prezime. U nekim situacijama oslovljavanje imenom je prihvatljivo: ako osobu poznajete osobno ili ako je inzistirala na oslovljavanju imenom. U ostalim slučajevima pridržavajte se sljedećih pravila:

  • Gospodine i gospođo - započnite pismo s "Poštovani gospodine ili gospođo" u slučaju da ne znate ime primatelja: kada pišete upravi sveučilišta i ne znate tko će pročitati pismo.
  • Gospodine, gospođo, dr. itd. - kada znate ime primatelja, oslovite ga prezimenom koristeći titulu ili čin, ako postoji. Ako je adresat muškarac, upotrijebite kraticu g. + prezime: “Mr. Smith", ako je žena - skraćenica Ms. + prezime - "Ms.Smith". Iznimka je kada znate da primatelj ima titulu ili čin, kao što je "Dr. Smith" ili "Kapetan Smith".

Kako napisati zaključak

Postoji nekoliko načina da završite pismo:

  • S poštovanjem - koristi se ako ste pismo započeli riječima "Poštovani gospodine ili gospođo".
  • S poštovanjem - napisano ako ste na početku pisma oslovili adresata imenom.
  • Iskreno vaš - koristi se ako poznajete primatelja, ali ga niste sreli u stvarnom životu. Adresa se uglavnom koristi u Americi.

Ne zaboravite da na kraju posljednje fraze treba stajati zarez.

Pravila za pisanje e-pošte

E-poruke se smatraju manje formalnim od papirnatih pisama, ali to ne znači da mogu koristiti poznate izraze ili sleng. Morate biti pristojni, čak i ako su neke slobode dopuštene u obliku pisma.

Obavezne stavke u e-poruci:

Vaša email adresa

Držite zasebnu pristiglu poštu za profesionalne svrhe, kao što je pisanje pisama za sveučilišne prijeme ili potencijalnim poslodavcima.

Adresa sa smiješnim imenom neće impresionirati primatelja, on možda neće ozbiljno shvatiti vaše pismo. Koristite sljedeći predložak za adresu e‑pošte: ime.prezime [e-mail zaštićen]

Tema

U ovom retku trebate ukratko navesti bit e-pošte. Ne pravite opis previše detaljan - navedite glavnu stvar. Ova linija igra važnu ulogu - to je ono što može privući pozornost primatelja i razlikovati vaše pismo od drugih.

Izbjegavajte riječi "Hitno!" u predmetu. ili "Pažnja!" ako vaša situacija ne zahtijeva hitan odgovor. Ako napišete da je pismo hitno, a zapravo nije, to će razljutiti primatelja.

Lijepi pozdrav

Ako želite zadržati formalni stil u e-poruci, slijedite smjernice za formalno papirnato pismo.

Ako ste se već dopisivali - obratite pozornost na to kako je osoba potpisala pisma: pismo je potpisano imenom i prezimenom - slijedite isti format prilikom kontaktiranja. Ne zaboravite da se primatelju trebate obraćati na isti način kao što se on vama obraća: ako njegovo pismo počinje s "Dragi", i vaš odgovor mora započeti tom riječi. Ako pismo počinje s "Bok", možete i odgovoriti.

Druga opcija pozdrava koja se može klasificirati kao formalna i neformalna je "Dobar dan" i "Dobra večer". Malo je više prijateljski i osobnije nego Dragi.

U slučaju manje formalne komunikacije dopušteno je pozdraviti primatelja riječima "Zdravo" ili "Bok".

Potpis

E-poruke su neformalnije od papirnatih pisama, pa će "S poštovanjem" izgledati čudno. Ako ste svoju e-poštu započeli u formalnijem stilu, onda ima smisla držati se toga do kraja.

Ako ste koristili neformalni pozdrav, odaberite jednu od opcija:

- najbolje želje,

- Lijepi pozdrav,

- Lijepi Pozdrav,

- Sve najbolje,

- puno hvala,

Posljednja dva su prikladnija za slučajeve kada kontaktirate primatelja sa zahtjevom ili namjerom da saznate odgovor na pitanje. Ne zaboravite svaku od ovih fraza završiti zarezom.

Ako ste postavili predložak za automatsko završavanje e-pošte, provjerite je li njegov sadržaj prihvatljiv vašem primatelju. Smiješni potpisi i slike nisu prihvatljivi za korištenje u službenom pismu.

Pravila lijepog ponašanja

Još 4 savjeta za pisanje formalnog pisma:

  • Nemojte koristiti kolokvijalni vokabular i sleng.
  • Pišite do suštine: ako želite da vaše pismo bude pročitano do kraja, izrazite svoje misli kraće i jasnije.
  • Ponovno pročitajte pismo prije slanja: ne bi trebalo biti pogrešaka - one mogu potkopati vaš profesionalni imidž!
  • Kada pišete e-poštu, pokušajte ne prilagati dokumente nepotrebno, a također izbjegavajte korištenje emotikona i emotikona 🤓.

Nadamo se da će vam ovi savjeti pomoći da se pokažete kao profesionalac u poslovnoj korespondenciji.

Službena pisma/e-mailovi napisani su formalnim (formalnim stilom) osobama koje imaju službene, rukovodeće položaje, kao što su menadžeri, direktori.

Službena pisma mogu biti različitih vrsta:

  • Poslovno pismo;
  • Zahtjev za informacijama;
  • Žalbeno pismo;
  • Pismo molbe za zapošljavanje;
  • Žalbeno pismo;
  • Pismo isprike.

Struktura poslovnog pisma

Ime i adresa pošiljatelja

Podaci o pošiljatelju i nalaze se u gornjem lijevom kutu.

Redoslijed detalja je sljedeći:

  • ime voditelja;
  • njegov položaj;
  • naziv tvrtke pošiljatelja;
  • kućni broj, ulica;
  • grad, poštanski broj;
  • zemlja.

Primjer:

Gospodin Viktor Moskvin


154 Sadovaya St

Nepostojanje interpunkcijskih znakova u poslovnom pismu naziva se "otvorena interpunkcija".

Datum

Datum se nalazi ispod detalja, uvučen u tri retka. Postoji nekoliko opcija za pisanje datuma:

  • 28. srpnja 2017.;
  • 28. srpnja 2017.;
  • 28. srpnja 2017.;
  • 28. srpnja 2017

Adresa primatelja

Iza datuma piše se adresa primatelja na sljedeći način:

  • puno ime primatelja;
  • naziv radnog mjesta;
  • naziv tvrtke;
  • kućni broj, ulica;
  • grad, poštanski broj;
  • zemlja.

Ime mora biti ispred skraćena adresa:

  • gosp. (gospodine, gospodine)
  • Dr. (liječnik),
  • gđa. (gospođica, za neudatu ženu),
  • Gđa. (Gđa - za udatu ženu ili ako niste sigurni u status).

Primjer:

Gospođa Jennifer Gray

urednik izdavačke kuće “GoodBook”

Položaj adrese sličan je pisanju adrese pošiljatelja.

Obraćanje primatelju pisma

  • Žalba primatelju počinje riječju " dragi... "(dragi(e)): Ako je naznačeno puno ime primatelja, tada pozdrav počinje ovako, osobnim pozdravom: Poštovana gospođo Jennifer Grey.
  • Ako je ime nepoznato, tada se pismo adresira na neodređeno vrijeme: Poštovani gospodine ili gospođo.
  • Kada se upućuje na poduzeće, adresa je općenita: Poštovani.
  • Ako je pismo naslovljeno na američku tvrtku, na kraju adrese se stavlja dvotočka: Poštovana gospođo Jennifer Grey:

Posao pošiljatelja

Ako je slovo napisao muškarac, tada se ne stavlja riječ Mr. Ako je pismo napisala žena, tada iza imena u zagradi stoji (gđa). Ne stavljajte točku na kraju rečenice. Na primjer: S poštovanjem,

Škola stranih jezika “Lingva”, odn

S poštovanjem, Nikole Noble (gđa)

Škola stranih jezika “Lingva”

Oznaka primjene

Uz poslovno pismo mogu se priložiti i drugi dokumenti. Da bi se to naznačilo u poslovnoj korespondenciji, iza potpisa je napisana kratica Enc ili Encs (« Kućišta- "Aplikacije"). Iza ovog natpisa stavlja se zarez i navode se svi dokumenti priloženi uz glavno pismo. Na primjer:

s poštovanjem,

Škola stranih jezika “Lingva”

Enc, kopija licence.

Poslovna i službena pisma. Struktura poslovnog pisma i govorni obrasci koji se u njemu koriste

Struktura slova

 Govorni modeli
1. Službeno obraćanje primatelju (Obraćajte se primatelju na formalan način)

Poštovani gospodine ili gospođo - Poštovani gospodine (obraćanje muškarcu) ili gospođo (ženi)

2. U prvom odlomku naznačite svrhu pisanja pisma. (Nemojte koristiti skraćene glagole!)

Pišem u vezi s / da pitam o ... - Pišem u vezi s / kako bih saznao / pitao ....

Pročitao sam / pronašao vaš oglas u ... i želio bih ... - Pročitao sam / pronašao vaš oglas u ... i želio bih ...

Zanima me ... - Zanima me ...

Želio bih znati više detalja o…

Želio bih zatražiti dodatne informacije o/u vezi s...

Željela bih pitati da li/kada/zašto/gdje…

Radujem se vašem odgovoru/sluhu od vas. - Radujem se vašem odgovoru...

3. Kraj pisma u odgovarajućem obliku:
Ako pismo počinje Poštovani gospodine ili gospođo, tada pismo mora završiti frazom

S poštovanjem, ... - iskreno, s poštovanjem ...

Ako pismo počinje Dragi gospodine/gospođo Wilson, tada pismo završava

S poštovanjem, ... - iskreno, s poštovanjem ...

Uzorci poslovnih/službenih pisama

Primjeri službenih poslovnih pisama

Pismo upita

1. Poštovani gospodine/gospođo,

2.Pišem vam u vezi s oglasom za vaš tečaj engleskog. Ja sam 19-godišnji student iz Rusije. Zanima me engleski i tražio sam tečaj engleskog na višoj razini.

Zamolio bih za više detalja o ovom tečaju engleskog. Bio bih vam jako zahvalan ako biste me mogli obavijestiti o obrascima plaćanja i uvjetima upisa.

Veselim se vašem odgovoru.

3. S poštovanjem

Poštovani gospodine/gospođo

Pišem vam u vezi s objavom u vezi s vašim tečajem engleskog. Ja sam 19-godišnji student iz Rusije. Zanima me engleski i stoga tražim tečajeve engleskog kako bih unaprijedio svoju razinu.

Želio bih znati više detalja o ovom tečaju engleskog. Bio bih vam jako zahvalan ako biste mi mogli dati informacije o načinima plaćanja i uvjetima upisa.

Radujemo se vašem odgovoru.

Iskreno,

Anna Rudova

Poštovani gospodine. Stevens,

Gđa. M.K. Collins se prijavila za posao prodavačice u mojoj drogeriji. Uputila me na vas kao na osobu za koju je radila sličan posao. Molim vas dajte mi neke općenite informacije o njezinoj sposobnosti za ovaj posao. Bit ću vam zahvalan na ovoj pomoći.

Srdačno,

Poštovani gospodine Stevens,

Gospođa M.K. Collins se prijavio za posao prodavača u našoj ljekarni. Navela vas je kao osobu za kontakt za više informacija jer je ona obavila posao za vas. Molim vas da mi date općenite informacije o njezinoj prikladnosti za ovo radno mjesto. Bit ću vam zahvalan na pomoći.

S poštovanjem,

Brian Warner

Pismo žalbe (pismo žalbe)

Pišem vam da se požalim na neučinkovit rad Vašeg knjižarskog servisa. Trećeg veljače naručio sam od vas jedan primjerak "Vina od maslačka" Raya Bradburyja. Knjiga je stigla poštom i ustanovio sam da su neke stranice prebačene tako da knjiga nije za korištenje.

Kao rezultat toga ostao sam bez potrebne knjige. Želio bih imati privilegiju da vam vratim neispravnu knjigu u zamjenu za savršenu kopiju. Nadam se da ćete ga moći što prije zamijeniti. Veselim se vašem odgovoru.

s poštovanjem,

Poštovani gospodine Olsen,

Pišem vam da se požalim na neučinkovitost vašeg knjižnog centra. 3. veljače od vas sam naručio jedan primjerak Vina od maslačka Raya Bradburyja. Knjiga je stigla poštom i ustanovio sam da su neke stranice knjige bile u pogrešnom redoslijedu, pa je knjiga "nečitka".

Uslijed toga sam ostao bez knjige koja mi je trebala. Želio bih zamijeniti neispravni primjerak knjige normalnim. Nadam se da možete zamijeniti knjigu što je prije moguće. Radujemo se vašem odgovoru.

Iskreno,

Bill Barry

Dodatni govorni modeli za pismo pritužbe:

  • Moram izraziti svoje nezadovoljstvo...
  • Zapravo sam već pričao/pisao o tome, ali ništa se nije promijenilo/dogodilo…
  • Nije bilo ponavljanja mog prethodnog pisma. Na moje posljednje pismo nije bilo odgovora.
  • Stavka nije zamijenjena. – Proizvod nije zamijenjen.
  • Odjednom je prestao raditi. – Iznenada je proizvod prestao djelovati.
  • Nedostajala je tipkovnica. - Tipkovnica je izgubljena.
  • Suprotno opisu u jelovniku/brošuri/voznom redu…Opis u jelovniku/brošuri/voznom redu ne odgovara…
  • Hrana nije bila pravilno kuhana. – Hrana nije bila dobro kuhana.
  • Cijena je bila dovoljno skupa. - Cijena je bila previsoka.
  • Bio je to vrlo nesretan događaj jer ... - Ovaj događaj završio je neuspjehom jer ...
  • Na taj način mi je pokvarila sve planove jer ... - Dakle, svi moji planovi su pogaženi zbog ...
  • Nadam se da mogu očekivati ​​... - Nadam se da mogu očekivati ​​(očekivati) ...

Pismo prijave

(Pismo izjave)

Poštovani gospodine ili gospođo,

Pišem Vam kao odgovor na Vašu ponudu za posao na radnom mjestu računalnog operatera koju sam pronašao u zadnjem broju "Dnevnih vijesti".

Vjerujem da ova pozicija odgovara mojim očekivanjima savršenog posla za mladu osobu. Što se mojih kvalifikacija tiče, radim oko dvije godine kao računalni operater u Gray Service Company, gdje sam imao priliku steći "praktično" iskustvo s računalima u stvarnom radnom uredu i doći u kontakt s javnosti po prvi put. Tamo sam stekao mnogo dragocjenog profesionalnog iskustva. Osim toga, sebe smatram vrijednom i vrlo društvenom osobom.

Rado ću doći na razgovor u bilo koje vrijeme koje vama odgovara. U prilogu dostavljam imena dva suca iz tvrtke Gray Service kojima se možete obratiti za više informacija. Veselim se vašem odgovoru.

s poštovanjem,

Dragi Gospodine / Gospođo,

Pišem vam kako bih se javio na vaš oglas za radno mjesto računalnog operatera koji sam pronašao u posljednjem izdanju Dnevnika.

Vjerujem da ova pozicija ispunjava moja očekivanja idealnog posla za Mladić. Što se tiče mojih kvalifikacija, radio sam kao računalni operater 2 godine u Grey Services, gdje sam imao priliku steći praktično iskustvo rada s računalima u uredu i prvo iskustvo komunikacije s ljudima unutar struke. Na radnom mjestu stekla sam vrijedno profesionalno iskustvo. Osim toga, smatram se marljivom i vrlo društvenom osobom.

Rado ću doći na razgovor u bilo koje vrijeme koje vama odgovara. Donosim imena dvojice bivših kolega kojima se možete obratiti za više informacija o meni. Radujemo se vašem odgovoru.

Iskreno,

Jane Morrison

Dodatni obrasci govora za pismo molbe za posao:

  • Pišem kao odgovor na/u vezi sa...
  • Pišem u vezi s ... - pišem u vezi s ...
  • Želio bih izraziti svoj interes za ... - Želio bih izraziti svoj interes za ...
  • Ponuda pozicije/posla/radnog mjesta bila mi je iznimno zanimljiva jer…
  • Želio bih se prijaviti za ovaj posao jer…
  • Moj razlog za prijavu na ovaj posao je taj…(Jako sam društven, vrijedan, talentiran za…)
  • Što se tiče mog iskustva, to uključuje… - Što se tiče mog radnog iskustva…
  • Radio sam za ... kao ... - Radio sam na poziciji ... tijekom ...
  • U svakom trenutku spreman sam doći na razgovor. U svakom trenutku sam spreman doći na razgovor.
  • U prilogu dostavljam životopis/preporuke prethodnih poslodavaca. – U prilogu dostavljam životopise/preporuke prethodnih poslodavaca.
  • Upoznao sam ga…u…, kada se pridružio…
  • ...zamolio me da napišem pismo preporuke koje će pratiti njegovu prijavu za... Vrlo mi je drago što to mogu učiniti... zamolio me da napišem pismo preporuke koje treba predati na mjestu zahtjeva…. Drago mi je što to radim.
  • ...istaknuo se ... otkrio se kao ...
  • Njegov/njezin najveći talent je... Njegov/njezin najveći talent je...
  • On/ona je kreativna osoba... On/ona je kreativna osoba...
  • Njegova/njezina izvrsna sposobnost da...bila je neprocjenjiva... Njegova/njezina izvrsna sposobnost da...bila je neprocjenjiva...
  • Dok je on/ona bio s nama on/ona… Njegove su odgovornosti uključivale…
  • Njegove/njezine glavne odgovornosti bile su... Njegovi/njezini dnevni zadaci uključivali su... Njegovi/njezini dnevni zadaci uključivali su...
  • Jedina slaba točka koju sam uočio u njegovom/njezinom nastupu bila je…
  • Uvjeren sam da će...i dalje biti vrlo učinkovit. On/ona zaslužuje moje najbolje preporuke. Siguran sam da će... nastaviti vrlo učinkovito raditi. On/ona zaslužuje moju najveću preporuku.
  • Rado bih preporučio...kao kandidata koji se nada. Drago mi je preporučiti... kao perspektivnog zaposlenika.

poslovno pozdravno pismo

Svrha poslovnog pisma čestitke je službeno čestitati šefu tvrtke ili vašem kolegi. Ovo pismo može biti kraće od službenog poslovnog pisma, ali emotivnije.

Dodatni modeli govora za čestitke:

  • Najljepše želje za sretnu i uspješnu Novu godinu od …! Primite najljepše želje za sretnu i uspješnu Novu godinu od...!
  • U znak zahvalnosti za naše druženje tijekom prošlost godine, svi u … želimo prekrasne blagdane! - Cijeneći našu suradnju tijekom protekle godine, svaki zaposlenik ... izražava nam najljepše želje u povodu blagdana!
  • Najtoplije želje za sretne blagdane i prekrasnu novu godinu! Uz najtoplije želje za sretne blagdane i prekrasnu nadolazeću godinu!

Regrutacijsko pismo (popratno pismo za životopis)

U uvodu propratnog pisma preporuča se navesti izvor informacija i željenu poziciju.

Glavni dio pisma odnosi se na stručna znanja, vještine i sposobnosti podnositelja zahtjeva, sadrži podatke o životopisu koji prati pismo. Izrazite želju da dođete na razgovor, ako je moguće u prikladno vrijeme za poslodavca ili njegovog predstavnika, kao i nadu za pozitivnu odluku u smjeru podnositelja zahtjeva. Na kraju, hvala vam što ste pročitali pismo.

Dodatni govorni modeli za pisma o zapošljavanju:

  • Zanimalo me je pročitati vašu reklamu za...
  • Prihvatite ovo pismo kao prijavu za ... radno mjesto koje je trenutno oglašeno u ...
  • Posjedujem izuzetne usmene i pisane komunikacijske vještine. Imam izuzetne usmene i pismene komunikacijske vještine.
  • Mogu dostaviti reference od...ako je potrebno. Mogu dati preporuke od...ako je potrebno...
  • Hvala vam na pažnji. Hvala vam na pažnji.

poslovno pozivno pismo

U poslovnom svijetu sastanci s partnerima dio su ključa uspjeha, stoga je pravilan dizajn pozivnica vrlo važan. Prilikom sastavljanja pozivnice vodite računa o tome da je ime partnera navedeno u cijelosti. Poziv treba biti kratak, upotreba humora primjerena, i naravno, vrijeme za slanje poziva!

Izrazi za pozivnicu:

  • Srdačno ste pozvani da budete gost…
  • Dopustite mi zadovoljstvo da vas pozovem da... Nemojte odbiti zadovoljstvo da vas pozovem...

Odgovorite na poslovno pismo na engleskom jeziku

Neka pisma koja primi tvrtka zahtijevaju odgovor. Struktura takvog pisma ne razlikuje se od poslovnog pisma.

Dodatni govorni modeli za odgovor na pismo:

  • Hvala na Vašem pismu. Hvala na pismu.
  • Cijenimo vašu ponudu. Cijenimo vaš prijedlog...
  • Sa zadovoljstvom ćemo Vam ponuditi…
  • U vezi s vašim pitanjem o... U vezi s vašim pitanjem o...

Izlaz

Službeni dopis sastoji se od sljedećih dijelova:

Formalni pozdrav: Poštovani gospodine/gospođo – kada ne znate prezime osobe; Dragi gospodine/gospođo Wilson – kada ne znate ime primatelja.

Prvi odlomak sadrži pozdrav i uvodnu izjavu, svrhu pisma.

Glavni dio pisma otkriva njegov sadržaj - daju se argumenti, traže se informacije od interesa (obično 1-3 odlomka).

Posljednji odlomak je sažetak cijelog pisma, odnosno radnje koje očekujete od primatelja, završni komentari.

Završetak službenog pisma: S poštovanjem,… – kada ne znate prezime osobe; S poštovanjem... kada ne znate ime primatelja.

Službena pisma također mogu biti odgovor koji sadrži tražene podatke. Odgovorno pismo ima istu strukturu.

Pazite da prilikom pisanja pisma nijedan dio ne bude izostavljen.

Dobro promišljeno i uredno napisano poslovno pismo učinkovito je sredstvo u poslovanju koje ne samo da može pomoći pri sklapanju raznih poslova, pri zapošljavanju i sl., već i pokvariti dojam pošiljatelja, što mu ne jamči uspjeh u postizanju svog cilja.

Standardni format formalnog pisma predviđa nekoliko važnih točaka u njegovom pisanju, međutim, trebali biste pokušati održati svoje formalno pismo na engleskom što je moguće jednostavnijim, jasnijim, samo do točke i ne komplicirati ga dugim rečenicama, nemojte koristiti preusko specifičan rječnik, koji ne razumije svatko, ne ubacujte staromodne izraze.

Također treba uzeti u obzir da je službeno pismo na engleskom jeziku ne mogu koristiti skraćene oblike, idiome, frazemne glagole, imperativ, emotivne, subjektivne i opskurne riječi: vrlo, stvarno, zapravo, totalno, strašno, lijepo, dobro i slično.

Adrese u službenom pismu

Standardno službeno pismo na engleskom jeziku počinje adresom pošiljatelja pisma koja je ispisana u gornjem desnom kutu. Telefonski brojevi i adrese e-pošte obično se ne pišu, ali to je sasvim prihvatljivo.

Lijevo i ispod ispisano je ime i primatelj pisma. Ako ne znate ime, upotrijebite odgovarajući naslov, ali najbolje je pismo uvijek nasloviti na određenog primatelja.

Datum

Zatim se upisuje datum. Dopušteno ga je staviti i ispod adrese pošiljatelja i ispod adrese primatelja. Formati datuma nedavno su postali slobodniji, ali kako ne biste brkali broj s mjesecom, bolje je napisati mjesec riječju: 1. ožujka 2014., 1. ožujka 2014

Lijepi pozdrav

Jako važno: uvijek koristite preokret gđa za ženu, osim ako se izričito ne traži da upotrijebite Mrs, Miss

Neki pišu bez naslova: Draga Jane Empson, ali Britanci takav tretman smatraju nepristojnim. Stoga je bolje koristiti naslov. Ako znate da osoba kojoj pišete ima poseban status, označite ga: Poštovani Dr. Kuća

Ako je uopće poznato ne samo ime, nego će i muškarac ili žena pročitati ovo pismo, onda je apel sljedeći: Poštovani gospodine/gospođo (poštovani gospodine ili gospođo). Kraj pisma ovisit će o tome kako ste ga započeli. Ako je navedeno ime, završetak slova će biti: "S poštovanjem,". Ako gospodine ili gospođo - "S poštovanjem,". Neposredno ispod ovog izraza stavlja se vaš potpis, ispod njega otisnuto vaše ime i prezime.

Nakon pozdrava postalo je uobičajeno odmah naznačiti razlog pisanja ovog pisma, pa čak i podebljati ga ili podcrtati kako bi ga, ako je potrebno, ne ulazeći u detalje, osoba mogla proslijediti prikladnijem kandidatu.

Suština pisma

Suštinu pisma treba izreći jasno, kratko, samo do suštine. Tekst je podijeljen na odlomke. Osoba kojoj pišete može biti preplavljena pismima, pa ako dobije tri stranice usko napisanog teksta, vaše će pismo najvjerojatnije završiti u košu za smeće. Pismo treba pročitati za nekoliko sekundi, stoga nemojte koristiti nikakve dodatne informacije, posebno one koje su zasebno priložene uz pismo.

Provjerite svoje službeno pisanje na engleskom jeziku

Pažljivo provjerite gramatiku i pravopis, pogreške mogu ostaviti loš dojam, a ako se prijavljujete za posao, vaše će pismo s pogreškama sigurno odletjeti u smeće. Ako je moguće, dajte ga nekom drugom da provjeri. Budite posebno dobri u provjeri pravopisa imena primatelja.

Stil pisanja treba biti pristojan, pun poštovanja, čak i ako se radi o pritužbi. Jedan od načina da se to postigne je korištenje pomoćnih glagola. mogao, bi, trebao, ali nemojte pretjerivati ​​s njim jer postoji mogućnost da će pismo postati previše formalno, pa čak i staromodno.

Sljedeća tablica izraza pomoći će vam da sastavite potpuno službeno pismo na engleskom za kupca, izvođača, dobavljača.

Ne zaboravite da je prvi dojam vrlo važan, stoga je bolje birati papir, omotnice, centrirati pismo na stranici, izbjegavati mrlje na papiru. Sve su to male, ali vrlo važne sitnice u poslu koje vam mogu pomoći da ostvarite svoj cilj.

Cijenim vaše razumijevanje i veselim se
da vam uskoro poželimo dobrodošlicu natrag na stranicu.

Formalno pisanje na engleskom - primjer (kliknite za povećanje) Izvori: Birmingham City University Iskusna učiteljica EFL-a Kate iz

U današnje vrijeme mnoge tvrtke imaju inozemne partnere ili inozemne podružnice, pa poznavanje engleskog jezika tajnice ili osobnog asistenta nije modni trend, već hitna potreba. Danas ćemo govoriti o tome kako pravilno pripremiti neke vrste dokumenata koji se često dodjeljuju tajnici.

UREDSKE BILJEŠKE

Servisna bilješka (memorandum) su pisane komunikacije unutar poduzeća ili unutar odjela poduzeća. Obično su namijenjeni objavama, raspravama o poslovnim procesima, izvještavanju o radu tvrtke, širenju informacija među zaposlenicima. Dopis je javna isprava pa u njemu ne biste trebali unositi povjerljive podatke.

U pisanju se obično koristi neformalni stil. Dopis ne smije biti prekratak i služben, ali sažetost je dobrodošla. Struktura dopisa je sljedeća: najviše važna informacija nalazi se u prvom odlomku, au narednim odlomcima to pobliže objašnjava. Sve bilješke sadrže sljedeće elemente:

  • primatelj: lijevo poravnato, na vrhu stranice;
  • pošiljatelj: lijevo poravnato, neposredno ispod primatelja;
  • Datum: lijevo poravnato, ispod pošiljatelja;
  • tema: lijevo poravnato, ispod datuma.

Za bilješke je uobičajeno koristiti bijeli papir za ispis veličine A4 ili manji (dopisi moraju stati u ladice za ulazne dokumente).

Nemojte se zanositi slanjem pretjeranih dopisa - zapamtite da je svaki zaposlenik zauzet i ima svoj posao. Neki ljudi misle da su dopisi učinkoviti alati za upravljanje, ali to nije sasvim točno. Iako se memorandumi mogu koristiti za usmjeravanje rada i sugestije, kritiku i pohvalu najbolje je uputiti osobi osobno.

Dok se većina informacija danas prenosi e-poštom upisivanjem poruke u poštanski sandučić, korištenje priloženih dopisa (dokumenata) ostaje važan element poslovne korespondencije. Prilikom slanja dokumenata e-poštom ne zaboravite na njihovo ispravno oblikovanje (Primjeri 1, 2).

PRIMJER 1

Do: Igor Ivanov/ Igor Ivanov

Iz: Julija Sergejeva/ Julija Sergejeva

Potpredsjednik komunikacija ZAO Funny Cats/

Potpredsjednik za odnose s javnošću, CJSC "Fanny Cats"

U prilogu: Prethodno izvješće #08/2011/

Prethodno izvješće br. 8/2011

OAL (kopija)/ Izvod računa (kopija)

Memorandum/ dopis

Tražim da primim na račun 52 300 (pedesetdvije tisuće i tri stotine) rubalja koje sam podigao kao dnevnicu za svoja prva poslovna putovanja u Švedsku i Italiju bez potvrde (izgubljena je).

Molim vas da uzmete u obzir iznos od 52.300 (pedesetdvije tisuće tristo) rubalja podignutih kao putne naknade za moja prva dva službena putovanja u Švedsku i Italiju bez čeka, jer bio je izgubljen.

_________________ / Yulia Sergeeva / Julija Sergejeva

PRIMJER 2

Do: Odjel marketinga ZAO Funny Cats/

Odjel marketinga CJSC "Fanny Cats"

Iz: Igor Ivanov/ Igor Ivanov

Generalni direktor Funny Cats, ZAO/

Direktor CJSC "Fanny Cats"

Predmet: Prezentacija kupca/

Prezentacija za kupca

Marketinška prezentacija novih proizvoda koju ste pripremili prošli tjedan bila je izuzetna!

Vaš entuzijazam, strategija prodaje i poznavanje proizvoda bili su impresivni i sigurno su zapečatili dogovor s našim partnerom.

Hvala vam na izvanrednom radu i predanosti!

Moje čestitke svima vama!

Prodajna prezentacija naših novih proizvoda koju ste pripremili prošli tjedan bila je odlična!

Vaš entuzijazam, strategija prodaje i poznavanje proizvoda bili su impresivni i sigurno će jamčiti dogovor s našim partnerom.

Hvala vam na izvanrednom radu i predanosti tvrtki!

Moje čestitke svima vama!

Srdačno/ Iskreno,

Igor Ivanov/ Igor Ivanov

Ostavka

ostavka- Riječ je o službenom dokumentu kojim zaposlenik obavještava o svom razrješenju s radnog mjesta ili iz jedinice. Predaje se neposrednom rukovoditelju. Ako je tvrtka strana, prijava može biti napisana na engleskom jeziku.

Zašto je potrebno podnijeti otkaz? Prije svega, kako biste zadržali dobre odnose s poslodavcem i organizacijom u kojoj ste radili te dobili pozitivnu preporuku (pisma preporuke). Iako je usmena obavijest o raskidu dovoljna u nekim tvrtkama, poslodavac i zaposlenik mogu zadržati obavijest o raskidu i ako je potrebno zakonito je koristiti.

Postoji mnogo opcija za pisanje izjava na engleskom jeziku, ali sve ovisi o konkretnoj tvrtki i prihvaćenim standardima vođenja evidencije. Ali postoje važne točke: na primjer, datum otkaza, datum pisanja i osobni potpis moraju biti prisutni u tekstu prijave.

Na kraju prijave obavezno je navesti kopije koje su naslovljene na druge osobe, osim na neposrednog rukovoditelja (na primjer, voditelja ljudskih resursa ili čelnika tvrtke).

Pismo ostavke mora biti napisano kompetentno i koncizno u poslovnom stilu koji se temelji na strogim jezičnim značajkama svojstvenim modernom engleskom jeziku.

Međutim, napominjemo da je glavna stvar u ovoj situaciji biti u mogućnosti reći zbogom tvrtki na dobroj noti. Ovo je jedna od komponenti uspjeha u karijeri i profesionalnog rasta.

Ispod je moderno standardno pismo ostavke na engleskom jeziku sastavljeno u Ujedinjenom Kraljevstvu (Primjer 3).

PRIMJER 3

083, Oxford Road/ Oxford Road, 083

Manchester, NH 23432/ Manchester, NH 23432

Do: Gđa. Ann Clark/ Gospođa Ann Clark

Viši stručnjak za prodaju MA Trgovina/ Senior Sales Specialist MA Trade

Draga gospođo. klark,

Molim vas, prihvatite ovo pismo kao službenu ostavku na moju poziciju voditelja prodaje, koja stupa na snagu 24. rujna 2011.

Ovu poziciju napuštam jer se ukazala prilika za studij Master in Business Administration. Razumijem da ova pozicija zahtijeva moju punu pažnju i stoga mi neće dopustiti da studiram izvanredno.

Zahvaljujem MA Tradeu na pruženoj prilici, a posebno Vama na vrijednoj obuci i pokazanoj profesionalnosti. Bio bih više nego sretan dati tvrtki mjesec dana da pronađe zamjenu za moje radno mjesto.

Poštovana gospođo Clark,

Prihvatite ovu prijavu kao moju službenu ostavku na mjesto voditelja prodaje od 24. rujna 2011.

Ovu poziciju napuštam zbog mogućnosti studiranja i magistriranja poslovnog menadžmenta. Rad na ovoj poziciji zahtijeva moju povećanu pozornost, a teško pronalazim mogućnosti dodatnog usavršavanja.

Zahvaljujem tvrtci MA Trade na pruženoj prilici meni i Vama osobno na znanju i profesionalnosti koju ste cijelo ovo vrijeme dijelili sa mnom. Sretan sam što mogu dati tvrtki 1 mjesec da pronađe kandidata za moje radno mjesto.

S poštovanjem/ Iskreno,

Juliet Pratt/ Juliet Pratt

Voditelj prodaje, MA Trade/ Voditelj prodaje MA Trgovina

CC: gđa. Cecilia Rodriguez, voditeljica ljudskih resursa/

Kopija: Cecilia Rodriguez, voditeljica ljudskih resursa

E-mail

Moderno elektronske poruke, koje zaposlenici šalju jedni drugima poštom, u pravilu su prilično kratki, mogu biti službeni i neformalni. Ali čak i ako je pismo neformalno, trebalo bi biti uredno i lako za čitanje i usvajanje informacija.

Ispod je nekoliko opcija za standardni dizajn elektroničkih poruka (početak i kraj) ovisno o primatelju, trenutnim zadacima i vašem odnosu.

dobro ste upoznati

Poznajete li se

Niste upoznati

Samo na prvi pogled, pitanje "kako napisati formalno pismo" izgleda zastrašujuće. Ako je bolje zadubiti se u bit, postaje jasno da je pisanje poslovnog pisma na engleskom jeziku prilično jednostavan zadatak.
Trebat će vam službeno pismo na engleskom prilikom prijave za posao, uspostavljanja radnih odnosa i partnerstava. Čak i osoba koja posjeduje strani jezik na srednjoj razini, moći će ga napisati bez poteškoća. Morate znati ključna pravila pisanja i opću shemu. Ne možete koristiti kitnjaste fraze sa skrivenim značenjima, metafore i eufemizme. Pišite što je moguće konciznije i jasnije. Primatelj bi trebao podići list, pogledati dolje i odmah shvatiti što želite od njega. Sposobnost pravilnog pisanja poslovnih poruka jedna je od najvažnijih vještina u poslovanju.

Struktura. Početak.

Poruke ove vrste imaju određenu strukturu i pravila pisanja. Prva stvar koja je važna i mora se zapamtiti - bez dodatnih interpunkcijskih znakova (otvorena interpunkcija). drugo - Svi su odlomci napisani bez crvenih linija. treće - kratice nisu dopuštene (Ti si, ne možeš...). A najvažnije pravilo je Poruka treba biti kratka i sažeta, ali smislena.

Shematski, početak se može prikazati na sljedeći način:
Datum polaska
Naziv odredišta
Položaj adresata
Naziv tvrtke
Adresa tvrtke

Imajte na umu da nema interpunkcijskih znakova. Nisu potrebne točke ni zarezi. Umjesto toga koristi se prijelom retka.

Datum u različite zemlje može imati drugačiji pravopis. U mnogim zemljama, format datuma je: dan mjesec godina(18. ožujka 2014.). Ali postoje zemlje u kojima se pravopis nalazi u formatu: mjesec dan godina(18. ožujka 2014.) i zarez iza broja . Bolje je napisati mjesec u tekstu kako bi izbjegli nesporazume.

Ime primatelj naznačeno u obliku u kojem on sam potpisuje svoja pisma. Odnosno, ako se osoba potpisuje kao John Smith, onda ne biste trebali pisati Mr J Smith i slično.

Također naznačeno na početku posebne bilješke , označavajući, na primjer, povjerljivost pisma. Najčešće se pišu velikim slovima (POVJERLJIVO).

Glavni dio.

Kao što znate, svaka poruka počinje apelom primatelju ili pozdravom.

Formalno pisanje na engleskom nije iznimka. Možete započeti na nekoliko načina:

  • Poštovani gospodine ili gospođo – ako ne znate spol;
  • Poštovani gospodine / gospođo Marshman - u nedostatku vrlo bliskog poznanstva i prijateljstva;
  • Dragi John Marshman - ako je odnos s primateljem blizak partnerski ili prijateljski;
  • Poštovani - apel društvu ljudi;
  • Draga gospodo - apel za dva ili više muškaraca;
  • Dear Valued Customer - standardni apel klijentu;
  • Poštovani generalni direktor (CEO) - CEO;
  • Poštovani Dr. Marshman - ako je poznata titula ili poseban status.

Ako je na početku, uz adresu organizacije, naznačeno i ime primatelja, tada bi čestitka trebala biti osobna.
Kada se obraćate ženi, vrijedi pisati gđica, ali samo kada ona sama nije tražila da se napiše gospođo ili gospođice (Ms - univerzalna privlačnost za udane i neudate žene).
Slijedi red tzv naslov i odražava glavnu temu poruke. U pravilu se piše velikim slovima (možete koristiti podvlaku) jedan red nakon pozdrava.

Glavni dio treba raščlaniti na kratke, ali smislene i razumljive odlomke. Osoba mora pročitati poruku u najkraćem mogućem roku, ali u isto vrijeme razumjeti sve što ste joj htjeli prenijeti. Ako primatelju pošaljete nekoliko stranica ispunjenih tekstom blizu jedne druge, one odmah odlaze u primateljevu koš za smeće, a da ih ne pročitate. Pišite kratko i do točke. Ispravna interpunkcija mora biti prisutna u glavnom dijelu.

Zaključak.

Završetak se sastoji od pristojne oproštajne fraze, imena primatelja, njegovog položaja i dodataka. Često se koristi završne fraze: "S poštovanjem" ( napisano kada je ime primatelja nepoznato) i "S poštovanjem" ( osobno napisano). Ime primatelja napisano 4-5 redaka nakon završetka. Možete ga napisati punim velikim slovima ili ih koristiti na početku riječi. Ako je pošiljatelj muškarac, onda postskriptum "Mr" se ne koristi. Ali ako poruku šalje žena, tada nakon imena morate napisati u zagradama (Ms / Mrs).

Kad pismo umjesto primatelja treba potpisati treća osoba, ispred imena piše pp (per procurationem) - u nečije ime ili za. Položaj adresata navedeno u sljedećem retku iza imena. Slijede dodatne napomene o ulaganja ili kopije. U pravilu, prisutnost priloga označena je oznakom Enc (Encs) linijom iza pozicije. Ako želite poslati kopije pisma trećoj strani, tada moraju stajati oznake cc ( ljubazni primjerak ili primjerak koji cirkulira) ili Kopija , nakon čega slijedi ime i naslov primatelja kopije. Ako ih ima nekoliko, moraju biti navedeni u abecedni red. Ako primatelj ne želi obavijestiti primatelja da će treće strane imati kopije, upotrijebite simbol bcc (slijepa kopija). Ne piše se na izvorniku, koji će primatelj dobiti, već samo na kopijama.
Poslovni partneri i poslodavci ocjenjivat će ne samo tekst, već i papir na kojem pišete te omotnicu u kojoj šaljete pismo. To znači da je prisutnost mrlja i modrica, neurednih i poderanih rubova neprihvatljiva. Važno je provjeriti ima li u pismu interpunkcijskih i pravopisnih pogrešaka. Stil pisanja treba biti jasan, koncizan, formalan. Sve su to sitnice, ali jednako važne kao i odijelo u kojem ćete doći na sastanak. Ako je zgužvan i ustajao, onda vas nitko neće shvatiti ozbiljno.

Pisanje službenog pisma na engleskom jeziku nije težak zadatak. Ali evo malog popisa pomoćnih izraza koji će ovaj zadatak učiniti što lakšim:
Obavještavamo vas da…– obavještavamo Vas da…;
Jamčimo ispunjenje naših obveza iz ugovora– jamčimo ispunjenje svojih obveza iz ugovora;
Htio bih zakazati sastanak za poslovnu večeru- Želio bih dogovoriti termin za poslovnu večeru;
Željeli bismo što prije potpisati ugovor o suradnji– želimo što prije potpisati ugovor o suradnji;
Čekat ćemo vas u uredu u (vrijeme)Čekat ćemo vas u uredu u (vrijeme);
Odlučeno je da se na vaše mjesto zaposli još jedan zaposlenik, jer- odlučeno je da se na Vaše mjesto primi još jedan djelatnik, jer;
Prisiljeni smo vas odbiti, jer- prisiljeni smo vas odbiti, jer;
Rado ćemo zaposliti takvog kvalificiranog djelatnika— rado ćemo zaposliti tako kvalificiranog djelatnika;
Jamčimo isporuku robe u bliskoj budućnosti i ispričavamo se zbog kašnjenja– jamčimo isporuku robe u bliskoj budućnosti i ispričavamo se zbog kašnjenja;
U prilogu dostavljam kopiju potpisanog ugovora Uz pismo dostavljam presliku potpisanog ugovora.

Primjer poslovnog (formalnog) pisma.

POVJERLJIVO
18. ožujka 2014
John Marshman
direktor tvrtke
Tvrtka ABC
52 ulica lipa
Washington
SAD
Dragi gospodine Marshman
KOMERCIJALNI PRIJEDLOG
Naša tvrtka je zainteresirana za naše zalihe. Pošaljite cjenik, podatke o proizvodu s detaljnim specifikacijama i nekoliko uzoraka. Za sklapanje ugovora poslat ćemo našeg predstavnika u najkraćem mogućem roku.
Uz nadu u daljnju suradnju
S poštovanjem

Samantha White (gđa)
distributer
Kopiraj Joanna Mason
Andrew Yung
Edgar Wilson, generalni direktor