نامه رسمی به سازمان وکلا به زبان انگلیسی. نامه تجاری به زبان انگلیسی

دانستن قوانین مکاتبات رسمی به زبان انگلیسی برای درخواست پذیرش در یک مدرسه یا دانشگاه خارجی، سفر به یک مدرسه تابستانی یا زمستانی در خارج از کشور مفید خواهد بود. قبولی در امتحان، مکاتبه با شرکای خارجی. در این مقاله به شما خواهیم گفت که چگونه یک نامه تجاری یا ایمیل به زبان انگلیسی بنویسید.

ساختار یک نامه کاغذی

9 عنصر اجباری وجود دارد که هنگام نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی نمی توانید بدون آنها عمل کنید:

آدرس فرستنده:اولین چیزی که در نامه مشخص می شود آدرس شما است. در گوشه سمت راست بالای برگه نوشته شده است.

تاریخ: در زیر آدرس، تاریخ نامه را مشخص می کنید. فراموش نکنید که خط بین آدرس و تاریخ را نادیده بگیرید.

آدرس گیرنده:آدرس گیرنده بعد از تاریخ نوشته می شود. در نیمه سمت چپ نامه زیر آدرس فرستنده و تاریخ نگارش نامه قرار دارد.

سلام: در زیر آدرس گیرنده قرار دارد. در بالا و پایین سلام، به اندازه یک خط فرورفتگی کنید.

خط موضوع: مانند ایمیل، نامه رسمی باید دارای موضوع یا دلیلی باشد که چرا مخاطب را خطاب قرار می دهید.

Body: جایی است که بدنه ایمیل در آن قرار دارد. قانون را به خاطر بسپار: یک فکر - یک پاراگراف. در پایان قسمت اصلی، مشخص کنید که پس از دریافت نامه، چه اقداماتی از مخاطب انتظار دارید.

نتیجه گیری: قبل از بسته شدن تورفتگی را فراموش نکنید. برای اطلاعات بیشتر در مورد نحوه تکمیل صحیح یک حرف به ادامه مطلب مراجعه کنید.

امضا: امضا پس از عبارت پایانی نامه شما به صورت دستی قرار می گیرد.

نام شما با حروف کوچک:در زیر امضا، نام و نام خانوادگی را ذکر کنید.

چگونه یک تبریک بنویسیم

یک نامه رسمی را با "عزیز" شروع کنید. کلماتی مانند "سلام" یا سایر احوالپرسی های غیررسمی ممنوع است. اگر می خواهید نامه را سخت تر کنید، مخاطب را با نام خطاب نکنید، خود را به نام خانوادگی محدود کنید. در برخی موارد، خطاب به نام قابل قبول است: اگر شخص را شخصاً می شناسید یا اگر او اصرار داشت که با نام خطاب کند. در موارد دیگر، قوانین زیر را رعایت کنید:

• آقا و خانم - در صورتی که نام گیرنده را نمی دانید، نامه را با "آقا یا خانم عزیز" شروع کنید: زمانی که به مدیریت دانشگاه نامه می نویسید و نمی دانید چه کسی نامه را خواهد خواند.
• آقای، خانم، دکتر و غیره - وقتی نام گیرنده را می دانید، با استفاده از عنوان یا رتبه، در صورت وجود، او را با نام خانوادگی او خطاب کنید. اگر مخاطب مرد است از مخفف Mr. + نام خانوادگی استفاده کنید: «Mr. اسمیت، اگر یک زن - مخفف Ms. + نام خانوادگی - "Ms.Smith". استثنا زمانی است که می دانید دریافت کننده عنوان یا رتبه ای مانند "دکتر اسمیت" یا "کاپیتان اسمیت" دارد.

چگونه نتیجه گیری بنویسیم

چند راه برای پایان دادن به نامه وجود دارد:

• با احترام - اگر نامه را با عبارت "آقا یا خانم عزیز" شروع کرده باشید استفاده می شود.
• با احترام - اگر در ابتدای نامه مخاطب را با نام خطاب کرده باشید، نوشته شده است.
• واقعاً شما - اگر گیرنده را می شناسید اما در زندگی واقعی ملاقات نکرده اید استفاده می شود. این آدرس عمدتاً در آمریکا استفاده می شود.

فراموش نکنید که در آخر عبارت آخر باید کاما باشد.

قوانین نوشتن ایمیل

ایمیل ها نسبت به نامه های کاغذی کمتر رسمی تلقی می شوند، اما این بدان معنا نیست که می توانند از عبارات آشنا یا عامیانه استفاده کنند. شما باید مودب باشید، حتی اگر برخی از آزادی ها در قالب نامه مجاز باشد.

موارد مورد نیاز در ایمیل:

آدرس ایمیل شما

یک صندوق ورودی جداگانه برای مقاصد حرفه ای، مانند نوشتن نامه برای پذیرش دانشگاه یا کارفرمایان بالقوه، نگه دارید.

آدرسی با نام خنده دار مخاطب را تحت تأثیر قرار نمی دهد، ممکن است نامه شما را جدی نگیرد. از الگوی زیر برای آدرس ایمیل استفاده کنید: firstname.lastname [ایمیل محافظت شده]

موضوع

در این خط، باید به طور خلاصه ماهیت ایمیل را بیان کنید. توضیحات را خیلی دقیق نکنید - نکته اصلی را بیان کنید. این خط نقش مهمی ایفا می کند - این است که می تواند توجه گیرنده را جلب کند و نامه شما را از دیگران متمایز کند.

از عبارت "فوری!" در خط موضوع خودداری کنید. یا "توجه!" اگر وضعیت شما نیاز به پاسخ فوری ندارد. اگر بنویسید که نامه فوری است و واقعاً اینطور نیست، گیرنده را عصبانی می کند.

با درود

اگر می‌خواهید یک سبک رسمی را در ایمیل حفظ کنید، دستورالعمل‌های یک نامه کاغذی رسمی را دنبال کنید.

اگر قبلا مکاتبه کرده اید - به نحوه امضای نامه ها توسط شخص توجه کنید: نامه با نام و نام خانوادگی امضا شده است - هنگام تماس از همان قالب پیروی کنید. به یاد داشته باشید که شما باید مخاطب را به همان شکلی که او شما را خطاب می کند خطاب کنید: اگر نامه او با «عزیز» شروع می شود، پاسخ شما نیز باید با این کلمه شروع شود. اگر نامه با "سلام" شروع می شود، می توانید پاسخ دهید.

یکی دیگر از گزینه های احوالپرسی که می توان آن را هم به صورت رسمی و هم غیررسمی طبقه بندی کرد، «روز بخیر» و «عصر بخیر» است. این کمی دوستانه تر و شخصی تر از عزیز است.

در صورت ارتباط کمتر رسمی، احوالپرسی با مخاطب با عبارت «سلام» یا «سلام» مجاز است.

امضا

ایمیل‌ها غیررسمی‌تر از نامه‌های کاغذی هستند، بنابراین "ارادتمند شما" عجیب به نظر می‌رسد. اگر ایمیل خود را به سبک رسمی تر شروع کرده اید، منطقی است که تا انتها به آن پایبند باشید.

اگر استفاده کردید احوالپرسی غیررسمی، یکی از گزینه ها را انتخاب کنید:

- بهترین آرزوها،

- با احترام،

- با احترام،

- بهترین ها،

- با تشکر فراوان،

دو مورد آخر بیشتر برای مواردی مناسب است که شما با درخواست یا قصدی برای یافتن پاسخ یک سوال با گیرنده تماس می گیرید. به یاد داشته باشید که هر یک از این عبارات را با کاما به پایان برسانید.

اگر قالبی برای پایان خودکار ایمیل ها تنظیم کرده اید، مطمئن شوید که محتوای آن برای گیرنده شما قابل قبول است. امضاها و تصاویر خنده دار برای استفاده در نامه رسمی قابل قبول نیستند.

اخلاق خوب قوانین

4 نکته دیگر برای نوشتن نامه رسمی:

• از واژگان محاوره ای و عامیانه استفاده نکنید.
• نکته را بنویسید: اگر می خواهید نامه شما تا آخر خوانده شود، افکار خود را کوتاه تر و واضح تر بیان کنید.
• قبل از ارسال نامه را دوباره بخوانید: نباید اشتباهی وجود داشته باشد - آنها می توانند تصویر حرفه ای شما را تضعیف کنند!
• هنگام نوشتن ایمیل، سعی کنید اسناد را بیهوده ضمیمه نکنید و همچنین از استفاده از شکلک ها و شکلک ها خودداری کنید.

امیدواریم این نکات به شما کمک کند تا در مکاتبات تجاری خود را حرفه ای نشان دهید.

نامه‌ها/ایمیل‌های رسمی به شیوه‌ای رسمی (به سبک رسمی) برای افرادی که پست‌های رسمی و رهبری دارند، مانند مدیران، مدیران، نوشته می‌شوند.

نامه های رسمی می توانند انواع مختلفی داشته باشند:

• نامه اداری؛
• نامه درخواست اطلاعات؛
• شکایت نامه؛
• نامه درخواست استخدام؛
• شکایت نامه؛
• نامه عذرخواهی.

ساختار یک نامه تجاری

نام و آدرس فرستنده

جزئیات فرستنده و در گوشه سمت چپ بالا قرار دارد.

ترتیب جزئیات به شرح زیر است:

• نام رهبر؛
• موقعیت او؛
• نام شرکت فرستنده؛
• شماره خانه، خیابان؛
• شهر، کد پستی؛
• کشور.

مثال:

آقای ویکتور مسکوین

154 خیابان سادووایا

عدم وجود علائم نگارشی در نامه تجاری نامیده می شود "علامت نگارشی باز".

تاریخ

تاریخ در زیر جزئیات قرار دارد و سه خط تورفتگی دارد. چندین گزینه برای نوشتن تاریخ وجود دارد:

• 28 جولای 2017;
• 28 جولای 2017;
• 28 جولای 2017;
• 28 جولای 2017

آدرس گیرنده

آدرس گیرنده بعد از تاریخ به صورت زیر نوشته می شود:

• نام کامل گیرنده؛
• عنوان شغلی؛
• نام شرکت؛
• شماره خانه، خیابان؛
• شهر، کد پستی؛
• کشور.

نام باید قبل از آن باشد آدرس مخفف:

• آقای. (آقا، آقا)
• دکتر. (دکتر)
• خانم. (خانم برای یک زن مجرد)
• خانم (خانم - برای زن متاهل یا در صورت عدم اطمینان از وضعیت).

مثال:

خانم جنیفر گری

ویراستار شرکت انتشاراتی «گود بوک»

محل آدرس مشابه نوشتن آدرس فرستنده است.

خطاب به گیرنده نامه

• توسل به مخاطب با این کلمه شروع می شود عزیز... "(عزیزان): اگر نام کامل گیرنده ذکر شده باشد، احوالپرسی به این صورت آغاز می شود، با یک سلام شخصی: خانم جنیفر گری عزیز.
• اگر نام نامشخص باشد، آن نامه به طور نامحدود خطاب می شود: آقا یا خانم عزیز.
• در صورت خطاب به شرکت، آدرس عمومی است: آقایان محترم.
• اگر نامه خطاب به یک شرکت آمریکایی باشد، در انتهای آدرس علامت دونقطه گذاشته می شود: خانم جنیفر گری عزیز:

عنوان شغلی فرستنده

اگر نامه توسط مرد نوشته شده باشد، کلمه Mr قرار نمی گیرد. اگر حرف را یک زن نوشته باشد، پس از نام داخل پرانتز (خانم) است. در پایان جمله نقطه نگذارید. به عنوان مثال: با احترام،

مدرسه زبان های خارجی "Lingva"، یا

ارادتمند شما، نیکول نوبل (خانم)

مدرسه زبان های خارجی "Lingva"

علامت کاربردی

نامه تجاری ممکن است با اسناد دیگری همراه باشد. برای نشان دادن این موضوع در مکاتبات تجاری، یک علامت اختصاری بعد از امضا نوشته می شود Encیا Encs (« محوطه- "برنامه های کاربردی"). پس از این کتیبه، یک کاما قرار می گیرد و تمام اسناد پیوست شده به حرف اصلی لیست می شود. مثلا:

ارادتمند شما،

مدرسه زبان های خارجی "Lingva"

Enc، یک کپی از مجوز.

نامه های تجاری و رسمی. ساختار یک نامه تجاری و الگوهای گفتاری برای استفاده در آن

ساختار حروف	مدل های گفتار
1. آدرس رسمی به گیرنده (خطاب به گیرنده به صورت رسمی)	Dear Sir or Madam - Dear Sir (توسل به یک مرد) یا Madam (به یک زن)
2. در بند اول هدف از نوشتن نامه را مشخص کنید. (از افعال مخفف استفاده نکنید!)	می نویسم در رابطه با / برای پرسیدن در مورد ... - در رابطه با / می نویسم تا بفهمم / بپرسم .... من آگهی شما را در ... خوانده ام / پیدا کرده ام و می خواهم ... - آگهی شما را در ... خواندم / پیدا کردم و می خواهم ... من علاقه مند به ... - من علاقه مند به ... من می خواهم جزئیات بیشتری در مورد… من می خواهم اطلاعات بیشتری در مورد/در مورد… می خواهم بپرسم که آیا / کی / چرا / کجا ... منتظر پاسخ شما هستم/ از شما بشنوم. - منتظر پاسخ شما هستم…
3. انتهای نامه به شکل مناسب:
اگر نامه شروع می شود آقا یا خانم عزیز، پس نامه باید با عبارت تمام شود	ارادتمند شما، ... - ارادتمند شما، با احترام ...
اگر نامه شروع شود آقای/خانم ویلسون عزیز، نامه به پایان می رسد	ارادتمند شما، ... - ارادتمند شما، با احترام ...

نمونه نامه های تجاری/رسمی

نمونه هایی از نامه های رسمی تجاری

نامه استعلام

1. آقا/خانم عزیز،

2.در رابطه با آگهی دوره زبان انگلیسی شما می نویسم. من دانش آموز 19 ساله از روسیه هستم. من به زبان انگلیسی علاقه مند هستم و به دنبال یک دوره زبان انگلیسی در سطح بالاتر هستم.

من می خواهم جزئیات بیشتری در مورد این دوره انگلیسی بپرسم. اگر بتوانید فرم های پرداخت و شرایط ثبت نام را به من اطلاع دهید بسیار سپاسگزار خواهم بود.

منتظر پاسخ شما هستم

3. با وفاداری شما

آقا/خانم عزیز

من در رابطه با اطلاعیه ای در مورد دوره انگلیسی شما برای شما می نویسم. من یک دانش آموز 19 ساله از روسیه هستم. من به زبان انگلیسی علاقه دارم و به همین دلیل به دنبال دوره های انگلیسی برای ارتقاء سطح خود هستم.

من می خواهم جزئیات بیشتری در مورد این دوره انگلیسی بدانم. اگر اطلاعاتی در مورد روش های پرداخت و شرایط ثبت نام در اختیار من قرار دهید بسیار سپاسگزار خواهم بود.

منتظر پاسخ شما هستم.

خالصانه،

آنا رودوا

جناب آقای. استیونز،

خانم م.ک. کالینز برای کار به عنوان فروشنده در داروخانه من درخواست داده است. او مرا به عنوان کسی که کارهای مشابهی برای او انجام داده به شما معرفی کرده است. لطفاً اطلاعات کلی در مورد آمادگی او برای این کار به من بدهید. برای این کمک از شما سپاسگزار خواهم بود.

ارادتمند شما،

آقای استیونز عزیز،

خانم م.ک. کالینز برای شغلی به عنوان منشی فروش در داروخانه ما درخواست داد. او شما را به‌عنوان فردی فهرست کرد که باید برای اطلاعات بیشتر با آن تماس بگیرید، زیرا او کار را برای شما انجام داده است. لطفاً اطلاعات کلی در مورد شایستگی ایشان برای این سمت به من بدهید، از کمک شما سپاسگزار خواهم بود.

ارادتمند شما،

برایان وارنر

شکایت نامه (شکایت نامه)

من برای شکایت از بی نتیجه بودن مرکز خدمات کتاب شما می نویسم. در سوم فوریه یک نسخه از "شراب قاصدک" اثر ری بردبری به شما سفارش دادم. کتاب از طریق پست رسید و متوجه شدم که برخی از صفحات آن جابجا شده است تا کتاب قابل استفاده نباشد.

در نتیجه من بدون کتاب مورد نیاز ماندم. من این امتیاز را می خواهم که در ازای یک نسخه کامل، کتاب معیوب را به شما برگردانم. امیدوارم هر چه زودتر امکان تعویض آن وجود داشته باشد. منتظر پاسخ شما هستم

ارادتمند شما،

آقای اولسن عزیز

برای گلایه از ناکارآمدی مرکز کتاب شما می نویسم. در 3 فوریه من یک نسخه از شراب قاصدک توسط ری بردبری را از شما سفارش دادم. کتاب از طریق پست رسید و من متوجه شدم که برخی از صفحات کتاب در ترتیب اشتباهی قرار دارند، بنابراین کتاب "غیرقابل خواندن" بود.

در نتیجه کتاب مورد نیازم را نداشتم. من می خواهم نسخه معیوب کتاب را با نسخه معمولی جایگزین کنم. امیدوارم بتوانید هر چه زودتر کتاب را جایگزین کنید. منتظر پاسخ شما هستم.

خالصانه،

بیل بری

مدل‌های گفتاری اضافی برای شکایت نامه:

• من باید نارضایتی خود را با او بیان کنم...
• در واقع من قبلاً در مورد آن صحبت کردم / نوشتم اما هیچ تغییری / اتفاقی نیفتاده است ...
• نامه قبلی من تکرار نشده است. نامه آخرم جوابی نداشت.
• مورد تعویض نشده است. - محصول تعویض نشده است.
• ناگهان از کار افتاد. – ناگهان محصول از کار افتاد.
• صفحه کلید گم شده بود. - صفحه کلید گم شده است.
• برخلاف توضیحات موجود در منو/بروشور/جدول زمان...توضیحات موجود در منو/بروشور/جدول زمان مطابقت ندارد…
• غذا درست پخته نشده بود. - غذا درست پخته نشده بود.
• قیمت به اندازه کافی گران بود. - قیمت خیلی بالا بود.
• این یک اتفاق بسیار ناگوار بود زیرا ... - این رویداد با شکست به پایان رسید زیرا ...
• به این ترتیب تمام برنامه های من را خراب کرد زیرا ... - بنابراین تمام برنامه های من به دلیل ...
• امیدوارم بتوانم انتظار داشته باشم ... - امیدوارم که بتوانم انتظار داشته باشم (انتظار) ...

نامه درخواست

(بیانیه نامه)

آقا یا خانم عزیز،

در پاسخ به پیشنهاد شغلی شما در مورد پست اپراتور کامپیوتر که در آخرین شماره "اخبار روز" پیدا کردم، می نویسم.

من معتقدم این موقعیت با انتظارات من از یک شغل عالی برای یک فرد جوان مطابقت دارد. تا آنجا که به صلاحیت‌هایم مربوط می‌شود، حدود دو سال است که به عنوان اپراتور کامپیوتر در شرکت Gray Service کار می‌کنم، جایی که این شانس را داشته‌ام که تجربه عملی با رایانه در یک دفتر کار واقعی داشته باشم و با آن در تماس باشم. عموم مردم برای اولین بار در آنجا من تجربیات حرفه ای ارزشمندی به دست آورده ام. علاوه بر این خود را فردی پرتلاش و بسیار اجتماعی می دانم.

خوشحال می شوم در هر زمانی که برای شما مناسب باشد در مصاحبه شرکت کنم. اسامی دو داور از شرکت گری سرویس را ضمیمه می کنم که برای اطلاعات بیشتر می توانید با آنها تماس بگیرید. من مشتاقانه منتظر شنیدن شما هستم.

ارادتمند شما،

خانم / آقای عزیز،

من برای پاسخ به آگهی شما برای موقعیت اپراتور رایانه که در آخرین نسخه اخبار روزانه یافتم، می نویسم.

من معتقدم این موقعیت انتظارات من از یک شغل ایده آل را برآورده می کند مرد جوان. با توجه به مدارکم، من به مدت 2 سال به عنوان اپراتور کامپیوتر در Gray Services کار کردم، جایی که این شانس را داشتم که تجربه عملی با رایانه در دفتر کار و اولین تجربه برقراری ارتباط با افراد در این حرفه را داشته باشم. در محل کار، تجربیات حرفه ای ارزشمندی به دست آوردم. علاوه بر این من خودم را فردی سخت کوش و بسیار اجتماعی می دانم.

من خوشحال خواهم شد که در هر زمان مناسب برای شما در مصاحبه شرکت کنم. نام دو نفر از همکاران سابق را در اختیار شما قرار می دهم که برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد من می توانید با آنها تماس بگیرید. منتظر پاسخ شما هستم.

خالصانه،

جین موریسون

الگوهای گفتاری اضافی برای نامه درخواست شغل:

• در پاسخ به/با توجه به …
• می نویسم در رابطه با ... - می نویسم در رابطه با ...
• من می خواهم علاقه خود را به ... - من می خواهم علاقه خود را به ...
• من پیشنهاد موقعیت / شغل / پست را بسیار جالب یافتم زیرا…
• من می خواهم برای این شغل درخواست دهم زیرا…
• دلیل من برای درخواست این شغل این است که… (من بسیار اجتماعی، سخت کوش، با استعداد در…)
• در مورد تجربه من، شامل… - در مورد تجربه کاری من…
• من برای ... به عنوان ... کار کردم - در موقعیتی ... در طول ...
• من حاضرم در هر زمان به مصاحبه بیایم. من حاضرم هر لحظه برای مصاحبه بیایم.
• من رزومه/ارجاعات کارفرمایان قبلی خود را ضمیمه می کنم. - من رزومه/توصیه های کارفرمایان قبلی را ضمیمه می کنم.

• من با او ملاقات کردم ... در ... ، زمانی که او پیوست ...
• ... از من خواسته است که یک توصیه نامه بنویسم تا درخواست او را برای همراهی کنم ... من بسیار خوشحالم که این کار را انجام دهم .... از من خواست تا توصیه نامه ای بنویسم تا در محل تقاضا ارائه شود…. من از انجام آن خوشحالم.
• … خود را متمایز کرد … خود را به عنوان…
• بزرگترین استعداد او … بزرگترین استعداد او …
• او فردی خلاق است… او فردی خلاق است…
• ظرفیت عالی او برای ... ارزشمند بود ... ظرفیت عالی او برای ... ارزشمند بود ...
• در مدتی که او با ما بود… مسئولیت های او شامل…
• مسئولیت های اصلی او ... وظایف روزانه او شامل ... وظایف روزانه او شامل ...
• تنها نقطه ضعفی که در اجرای او به آن اشاره کردم…
• من مطمئن هستم که… همچنان بسیار موثر خواهد بود. او شایسته بهترین توصیه های من است. من مطمئن هستم که ... به طور موثر به کار خود ادامه خواهد داد. او سزاوار بالاترین توصیه من است.
• من با خوشحالی … به عنوان یک نامزد امیدوار را توصیه می کنم. من خوشحالم که … را به عنوان یک کارمند آینده دار توصیه می کنم.

نامه تبریک تجاری

هدف از نامه تجاری تبریک، تبریک رسمی به رئیس شرکت یا همکارتان است. این نامه ممکن است کوتاهتر از یک نامه تجاری رسمی باشد، اما احساسی تر باشد.

مدل های سخنرانی اضافی برای نامه های تبریک:

• بهترین آرزوها برای سالی شاد و موفق از …! لطفا بهترین آرزوها را برای سال نوی شاد و موفق از ... پذیرا باشید!
• به پاس قدردانی از انجمن ما در طول گذشتهسال، همه در ... بهترین آرزوهای ما را برای یک فصل تعطیلات فوق العاده دارند! - با قدردانی از همکاری ما در طول سال گذشته، هر یک از کارکنان ... بهترین آرزوهای خود را در رابطه با تعطیلات اعلام می کنند!
• بهترین آرزوها برای یک فصل تعطیلات شاد و یک سال جدید فوق العاده! با گرم ترین آرزوها برای تعطیلات مبارک و سالی زیبا در آینده!

نامه استخدام (کاور نامه برای رزومه)

در مقدمه کاور لتر، ذکر منبع اطلاعات و سمت مورد نظر توصیه می شود.

بخش اصلی نامه به دانش، مهارت ها و توانایی های حرفه ای متقاضی اشاره دارد، حاوی اطلاعاتی در مورد رزومه همراه نامه است. تمایل خود را برای حضور در مصاحبه در صورت امکان در زمان مناسب برای کارفرما یا نماینده وی و همچنین در مورد امید به تصمیم مثبت در جهت متقاضی ابراز کنید. در پایان از شما برای خواندن نامه تشکر می کنم.

مدل های گفتار اضافی برای نامه های استخدامی:

• علاقه مند شدم آگهی شما را برای …
• لطفاً این نامه را به عنوان درخواست برای ... موقعیتی که در حال حاضر در …
• من مهارت های ارتباط کلامی و نوشتاری استثنایی دارم. من مهارت های ارتباط شفاهی و نوشتاری استثنایی دارم.
• من می توانم منابعی را از ... در صورت نیاز ارائه کنم. من می توانم توصیه هایی از … در صورت نیاز ارائه کنم…
• با تشکر از توجه شما. با تشکر از توجه شما.

دعوت نامه تجاری

در دنیای تجارت، جلسات با شرکا بخشی از رمز موفقیت است، بنابراین طراحی صحیح دعوت نامه ها بسیار مهم است. هنگام تنظیم دعوت نامه، مطمئن شوید که نام شریک به طور کامل نشان داده شده است. دعوتنامه کوتاه باشد، استفاده از طنز مناسب است و البته زمان ارسال دعوتنامه!

عبارات مربوط به دعوتنامه:

• از شما دعوت می شود مهمان برنامه …
• لذت دعوتت را به من بده... لذت دعوتت را رد نکن...

به یک نامه تجاری به زبان انگلیسی پاسخ دهید

برخی از نامه های دریافت شده توسط شرکت نیاز به پاسخ دارند. ساختار چنین نامه ای با نامه تجاری تفاوتی ندارد.

مدل های گفتار اضافی برای پاسخ به نامه:

• از نامه شما متشکرم. با تشکر از نامه شما.
• ما از پیشنهاد شما قدردانی می کنیم. قدردان پیشنهاد شما هستیم...
• با کمال میل به شما عرضه می کنیم…
• با توجه به سوال شما در مورد… با توجه به سوال شما در مورد…

نتیجه

نامه رسمی شامل بخش های زیر است:

سلام رسمی: آقا/خانم عزیز - وقتی نام خانوادگی فرد را نمی دانید. آقای/خانم ویلسون عزیز - وقتی نام گیرنده را نمی دانید.

پاراگراف اول شامل یک تبریک و بیانیه افتتاحیه، هدف نامه است.

قسمت اصلی نامه محتوای آن را نشان می دهد - استدلال ارائه می شود، اطلاعات مورد علاقه درخواست می شود (معمولا 1-3 پاراگراف).

پاراگراف آخر خلاصه ای از کل نامه است، یعنی اقداماتی که از گیرنده انتظار دارید، نظرات نهایی.

پایان نامه رسمی: با احترام،… – زمانی که نام خانوادگی شخص را نمی دانید. ارادتمند شما... وقتی نام گیرنده را نمی دانید.

نامه های رسمی نیز می توانند پاسخی حاوی اطلاعات درخواستی باشند. پاسخ نامه نیز همین ساختار را دارد.

اطمینان حاصل کنید که هنگام نوشتن نامه خود، هیچ بخشی از قلم نیفتاده است.

یک نامه تجاری سنجیده و منظم ابزاری مؤثر در تجارت است که نه تنها می تواند به انعقاد انواع معاملات، هنگام استخدام و غیره کمک کند، بلکه باعث از بین رفتن تصور فرستنده می شود که موفقیت او را تضمین نمی کند. در رسیدن به هدفش

فرمت استاندارد یک نامه رسمی چندین نکته مهم را در نگارش آن در نظر گرفته است، با این حال، باید سعی کنید نامه رسمی خود را به زبان انگلیسی تا حد امکان ساده، واضح، فقط در حد نکته نگه دارید و آن را با جملات طولانی پیچیده نکنید، از استفاده نکنید. واژگان بسیار محدود، که همه آنها را نمی فهمند، عبارات قدیمی را وارد نکنید.

همچنین باید در نظر گرفت که نامه رسمی به زبان انگلیسی است نمی توانداز اشکال اختصاری، اصطلاحات، افعال عبارتی، حالت امری، عاطفی، ذهنی و کلمات مبهم استفاده کنید: خیلی، واقعا، در واقع، کاملاً، وحشتناک، خوب، خوب و مانند آن.

آدرس در یک نامه رسمی

نامه رسمی استاندارد انگلیسی با آدرس فرستنده نامه شروع می شود که در گوشه سمت راست بالا نوشته شده است. شماره تلفن و آدرس ایمیل معمولا نوشته نمی شود، اما این کاملا قابل قبول است.

در سمت چپ و زیر نام و گیرنده نامه نوشته شده است. اگر نام را نمی دانید، از عنوان مناسب استفاده کنید، اما بهتر است همیشه نامه را به یک گیرنده خاص خطاب کنید.

تاریخ

سپس تاریخ نوشته می شود. گذاشتن آن هم در زیر نشانی فرستنده و هم زیر نشانی گیرنده جایز است. فرمت های تاریخ اخیرا رایگان شده اند، اما برای اینکه عدد را با ماه اشتباه نگیرید، بهتر است ماه را در یک کلمه بنویسید: 1 مارس 2014، 1 مارس 2014

با درود

خیلی مهم:همیشه از معکوس استفاده کنید خانمبرای یک زن، مگر اینکه به طور خاص از خانم، خانم استفاده شود

برخی بدون عنوان می نویسند: جین امپسون عزیز، اما انگلیسی ها چنین رفتاری را بی ادبانه می دانند. بنابراین، بهتر است از عنوان استفاده کنید. اگر می دانید شخصی که برایش نامه می نویسید وضعیت خاصی دارد، آن را مشخص کنید: دکتر عزیز خانه

اگر نه تنها نام کاملاً شناخته شده باشد، بلکه مرد یا زن نیز این نامه را بخوانند، درخواست تجدید نظر به شرح زیر است: آقا/خانم عزیز (آقا یا خانم عزیز). پایان نامه بستگی به نحوه شروع آن دارد. اگر نامی مشخص شده باشد، انتهای حرف به این صورت خواهد بود: "ارادتمند شما،". اگر آقا یا خانم - "ارادتمند شما،". بلافاصله زیر این عبارت، امضای شما قرار می گیرد، زیر آن نام و نام خانوادگی شما چاپ می شود.

پس از احوالپرسی، اکنون مرسوم شده است که بلافاصله دلیل نوشتن این نامه را ذکر کرده و حتی آن را درشت یا زیر خط بکشند تا در صورت لزوم بدون پرداختن به جزئیات، شخص بتواند آن را به نامزد مناسب تری منتقل کند.

اصل نامه

اصل نامه باید به صراحت، به اختصار، فقط در مورد موضوع بیان شود. متن به پاراگراف تقسیم شده است. ممکن است شخصی که برایش نامه می نویسید مملو از نامه باشد، بنابراین اگر سه صفحه متن دقیق دریافت کند، به احتمال زیاد نامه شما به سطل زباله ختم می شود. نامه باید در چند ثانیه خوانده شود، بنابراین از هیچ اطلاعات اضافی مخصوصاً اطلاعاتی که جداگانه به نامه پیوست شده است استفاده نکنید.

نوشته رسمی خود را به زبان انگلیسی بررسی کنید

دستور زبان و املاء را با دقت بررسی کنید، اشتباهات می توانند تأثیر بدی بگذارند و اگر برای شغلی درخواست می دهید، نامه شما با اشتباهات قطعا به سطل زباله می رود. در صورت امکان، آن را به شخص دیگری بدهید تا بررسی کند. به ویژه در بررسی املای نام گیرنده مهارت داشته باشید.

سبک نوشتن باید مؤدبانه، محترمانه باشد، حتی اگر شکایت باشد. یکی از راه های رسیدن به این هدف استفاده از افعال کمکی است. می توانست، می خواست، باید، اما در استفاده از آن زیاده روی نکنید، زیرا این احتمال وجود دارد که نامه بیش از حد رسمی و حتی قدیمی شود.

جدول عبارات زیر به شما کمک می کند تا یک نامه رسمی کامل به زبان انگلیسی برای مشتری، پیمانکار، تامین کننده بنویسید.

به یاد داشته باشید که برداشت اول بسیار مهم است، بنابراین بهتر است کاغذ، پاکت نامه را انتخاب کنید، حرف را در مرکز صفحه انتخاب کنید، از ایجاد لکه روی کاغذ اجتناب کنید. همه اینها چیزهای کوچک، اما بسیار مهمی در تجارت هستند که می توانند به شما در رسیدن به هدفتان کمک کنند.

از درک شما قدردانی می کنم و مشتاقانه منتظرم
به زودی شما را به سایت خوش آمد می گویم.

نوشتن رسمی به زبان انگلیسی - مثال (برای بزرگنمایی کلیک کنید) منابع: دانشگاه شهر بیرمنگام معلم زبان انگلیسی بسیار با تجربه کیت از

امروزه بسیاری از شرکت ها شرکای خارجی یا شعبه های خارجی دارند، بنابراین دانش منشی یا دستیار شخصی به زبان انگلیسی یک گرایش مد نیست، بلکه یک نیاز مبرم است. امروز ما در مورد چگونگی تهیه صحیح برخی از اسناد که اغلب به منشی اختصاص داده می شود صحبت خواهیم کرد.

یادداشت های اداری

یادداشت خدمات (یادداشت)ارتباطات مکتوب درون شرکت ها یا درون بخش های شرکت هستند. آنها معمولاً برای اطلاعیه ها، بحث در مورد فرآیندهای تجاری، گزارش در مورد کار شرکت، انتشار اطلاعات بین کارکنان در نظر گرفته شده اند. یادداشت یک سند عمومی است، بنابراین نباید هیچ اطلاعات محرمانه ای در آن بنویسید.

هنگام نوشتن معمولاً از سبک غیر رسمی استفاده می شود. یادداشت نباید خیلی کوتاه و خیلی رسمی باشد، اما مختصر بودن مورد استقبال قرار می گیرد. ساختار یادداشت به شرح زیر است: بیشترین اطلاعات مهمدر پاراگراف اول قرار داده شده و در پاراگراف های بعدی آن را با جزئیات بیشتری توضیح دهید. همه یادداشت ها حاوی عناصر زیر هستند:

• گیرنده:تراز چپ، در بالای صفحه؛
• فرستنده:تراز چپ، مستقیماً زیر گیرنده؛
• تاریخ:تراز چپ، زیر فرستنده؛
• موضوع:تراز چپ، زیر تاریخ.

برای یادداشت ها، مرسوم است که از کاغذ سفید برای چاپ استفاده کنید، اندازه A4 یا کوچکتر (یادداشت ها باید در سینی های اسناد ورودی قرار گیرند).

از ارسال یادداشت های بیش از حد غافلگیر نشوید - به یاد داشته باشید که هر کارمندی مشغول است و کارهای خاص خود را دارد. برخی از مردم فکر می کنند که یادداشت ها ابزارهای مدیریتی مؤثری هستند، اما این کاملاً درست نیست. اگرچه می توان از یادداشت ها برای هدایت کار و پیشنهادات استفاده کرد، اما انتقاد و تمجید بهتر است شخصاً به شخص ارائه شود.

در حالی که امروزه بسیاری از اطلاعات از طریق ایمیل با وارد کردن یک پیام در صندوق نامه ارسال می شود، استفاده از یادداشت ها (اسناد) پیوست یک عنصر مهم در مکاتبات تجاری باقی مانده است. هنگام ارسال اسناد از طریق ایمیل، قالب بندی صحیح آنها را فراموش نکنید (مثال 1، 2).

مثال 1

به:ایگور ایوانف/ ایگور ایوانف از جانب:یولیا سرگیوا/ جولیا سرگیوا ارتباطات معاون رئیس جمهور ZAO Funny Cats/ معاون روابط عمومی CJSC "Fanny Cats" پیوست شده:گزارش قبلی #08/2011/ پیش گزارش شماره 8/2011 OAL (کپی)/ صورت حساب (کپی) یادداشت/ یادداشت من درخواست می کنم به حساب 52 300 (پنجاه و دو هزار و سیصد) روبلی که به عنوان کمک هزینه روزانه برای اولین سفرهای کاری خود به سوئد و ایتالیا بدون رسید برداشت کردم (از بین رفت) بپذیرم. من از شما می خواهم مبلغ 52300 (پنجاه و دو هزار و سیصد) روبل را به عنوان کمک هزینه سفر برای دو سفر کاری اول من به سوئد و ایتالیا بدون چک در نظر بگیرید. او گم شده بود _________________ / یولیا سرگیوا / جولیا سرگیوا

مثال 2

به:بخش بازاریابی ZAO Funny Cats/ بخش بازاریابی CJSC "Fanny Cats" از جانب:ایگور ایوانف/ ایگور ایوانف مدیر عامل Funny Cats، ZAO/ مدیر عامل CJSC "Fanny Cats" موضوع:ارائه مشتری/ ارائه برای مشتری ارائه بازاریابی محصول جدید که هفته گذشته آماده کردید استثنایی بود! اشتیاق، استراتژی فروش و دانش محصول شما چشمگیر بود و مطمئناً قرارداد با شریک ما را امضا کرد. با تشکر از شما برای کار برجسته و فداکاری شما! من به همه شما تبریک می گویم! ارائه فروش محصولات جدید ما که هفته گذشته آماده کردید عالی بود! اشتیاق، استراتژی فروش و دانش محصول شما چشمگیر بود و مطمئناً معامله با شریک ما را تضمین می کند. با تشکر از شما برای کار برجسته و تعهد شما به شرکت! من به همه شما تبریک می گویم! ارادتمند شما/ خالصانه، ایگور ایوانف/ ایگور ایوانف

نامه استعفا

نامه استعفا- این یک سند رسمی است که به موجب آن یک کارمند اخراج خود را از یک موقعیت یا از یک واحد مطلع می کند. به سرپرست فوری ارائه می شود. اگر شرکت خارجی باشد، ممکن است برنامه به زبان انگلیسی نوشته شود.

چرا ارائه استعفانامه ضروری است؟ اول از همه، برای حفظ روابط خوب با کارفرما و سازمانی که در آن کار می کردید و دریافت یک مرجع مثبت (توصیه نامه). حتی اگر اخطار شفاهی فسخ در برخی از شرکت ها کافی است، اخطار فسخ ممکن است توسط کارفرما و کارمند حفظ شود و در صورت لزوم به طور قانونی استفاده شود.

گزینه های زیادی برای نوشتن اظهارنامه به زبان انگلیسی وجود دارد، اما همه اینها به شرکت خاص و استانداردهای نگهداری سوابق پذیرفته شده بستگی دارد. اما نکات مهمی وجود دارد: به عنوان مثال، تاریخ اخراج، تاریخ نگارش و امضای شخصی باید در متن درخواست وجود داشته باشد.

در پایان برنامه، ذکر کپی هایی که خطاب به افراد دیگر است، به جز سرپرست فوری (به عنوان مثال، مدیر منابع انسانی یا رئیس شرکت) ضروری است.

نامه استعفا باید با مهارت و مختصر به سبک تجاری و بر اساس ویژگی های زبانی سخت ذاتی در انگلیسی مدرن نوشته شود.

با این حال، ما توجه می کنیم که نکته اصلی در این شرایط این است که بتوانیم با یک یادداشت خوب با شرکت خداحافظی کنیم. این یکی از مولفه های موفقیت شغلی و رشد حرفه ای است.

در زیر یک نامه استعفای استاندارد مدرن به زبان انگلیسی است که در انگلستان تهیه شده است (مثال 3).

مثال 3

083، جاده آکسفورد/ جاده آکسفورد، 083 منچستر، NH 23432/ منچستر، NH 23432 به:خانم آن کلارک/ خانم آن کلارک کارشناس ارشد فروش کارشناسی ارشد بازرگانی/ کارشناس ارشد فروش کارشناسی ارشد بازرگانی خانم عزیز. کلارک، لطفاً این نامه را به عنوان استعفای رسمی از سمت من به عنوان مدیر فروش، از تاریخ 24 سپتامبر 2011، بپذیرید. من این سمت را ترک می کنم زیرا فرصتی برای تحصیل در مقطع کارشناسی ارشد در مدیریت بازرگانی ایجاد شده است. من می دانم که این موقعیت مستلزم توجه کامل من است و بنابراین به من اجازه تحصیل پاره وقت را نمی دهد. من از MA Trade برای فرصت داده شده تشکر می کنم و از شما به ویژه برای آموزش ارزشمند و حرفه ای بودن شما تشکر می کنم. من خوشحال خواهم شد که یک ماه به شرکت فرصت بدهم تا جایگزینی برای موقعیت خود پیدا کند. خانم کلارک عزیز، لطفاً این درخواست را به عنوان استعفای رسمی من از سمت مدیر فروش از 24 سپتامبر 2011 بپذیرید. به دلیل فرصت تحصیل و گرفتن مدرک کارشناسی ارشد مدیریت بازرگانی این سمت را ترک می کنم. کار در این موقعیت مستلزم توجه بیشتر من است و پیدا کردن فرصت هایی برای آموزش اضافی برای من دشوار است. من از شرکت MA Trade به خاطر فرصت هایی که در اختیار من قرار داد و شخصاً شما به دلیل دانش و حرفه ای بودن که در تمام این مدت با من به اشتراک گذاشته اید تشکر می کنم. من خوشحالم که به شرکت 1 ماه فرصت می دهم تا یک نامزد برای موقعیت من پیدا کند. خیلی ارادتمند شما/ خالصانه، جولیت پرت/ جولیت پرت مدیر فروش، کارشناسی ارشد بازرگانی/ مدیر فروش MA Trade سی سی: خانم سیسیلیا رودریگز، مدیر منابع انسانی/ رونوشت: سیسیلیا رودریگز، مدیر منابع انسانی

پست الکترونیک

نوین پیام های الکترونیکی، که توسط کارمندان از طریق پست برای یکدیگر ارسال می شود ، به عنوان یک قاعده ، بسیار کوتاه هستند ، می توانند رسمی و غیر رسمی باشند. اما حتی اگر نامه غیررسمی باشد، باید شسته و رفته و به راحتی قابل خواندن و جذب اطلاعات باشد.

در زیر چندین گزینه برای طراحی استاندارد پیام های الکترونیکی (شروع و پایان) بسته به مخاطب، وظایف فعلی و رابطه شما وجود دارد.

شما به خوبی آشنا هستید	یکدیگر را میشناسید	شما آشنا نیستید

فقط در نگاه اول، سوال "چگونه نامه رسمی بنویسیم" ترسناک به نظر می رسد. اگر بهتر است که در اصل موضوع تحقیق کنیم، مشخص می شود که نوشتن نامه تجاری به زبان انگلیسی یک کار نسبتاً ساده است.
هنگام درخواست کار، ایجاد روابط کاری و شراکت به یک نامه رسمی به زبان انگلیسی نیاز دارید. حتی فردی که مالک است زبان خارجیدر سطح متوسط، قادر خواهد بود آن را بدون مشکل بنویسد. شما باید قوانین کلیدی نوشتن و طرح کلی را بدانید. شما نمی توانید از عبارات آراسته با معانی پنهان، استعاره و تعبیر استفاده کنید. تا حد امکان مختصر و واضح بنویسید. گیرنده باید برگه را بردارد، به پایین نگاه کند و بلافاصله بفهمد که از او چه می خواهید. توانایی نوشتن صحیح پیام های تجاری یکی از مهم ترین مهارت ها در تجارت است.

ساختار. شروع کنید.

این نوع پیام ها ساختار و قوانین خاصی برای نوشتن دارند. اولین چیزی که مهم است و باید به خاطر بسپارید - بدون علائم نگارشی اضافی (علامت نگارشی باز). دومین - تمام پاراگراف ها بدون خط قرمز نوشته شده اند.سوم - اختصارات مجاز نیستند (تو هستی، نمی توانی...). و مهمترین قانون این است پیام باید کوتاه و مختصر، اما معنادار باشد.

به طور شماتیک، آغاز را می توان به صورت زیر ترسیم کرد:
تاریخ عزیمت
نام مقصد
موقعیت مخاطب
نام شرکت
آدرس محل شرکت

توجه داشته باشید که هیچ علامت نگارشی وجود ندارد. هیچ نقطه یا کاما لازم نیست. در عوض، از یک خط شکست استفاده می شود.

تاریخکه در کشورهای مختلفممکن است املای متفاوت. در بسیاری از کشورها، قالب تاریخ به صورت زیر است: روز ماه سال(18 مارس 2014). اما کشورهایی وجود دارند که املا در آنها به شکل زیر یافت می شود: ماه روز سال(18 مارس 2014)، و یک کاما بعد از عدد . برای جلوگیری از سوء تفاهم بهتر است ماه را به صورت متنی بنویسید.

نام گیرنده در قالبی که خودش نامه هایش را امضا می کند نشان داده شده است. یعنی اگر فردی به عنوان جان اسمیت امضا می کند، نباید آقای جی اسمیت و امثال آن را بنویسید.

همچنین در ابتدا مشخص شده است یادداشت های ویژه ، برای مثال، محرمانه بودن نامه را نشان می دهد. آنها اغلب با حروف بزرگ نوشته می شوند (محرمانه).

بخش اصلی.

همانطور که می دانید، هر پیامی با یک توسل به مخاطب یا یک سلام آغاز می شود.

نوشتن رسمی به زبان انگلیسی نیز از این قاعده مستثنی نیست. می توانید از چند راه شروع کنید:

• آقا یا خانم عزیز - اگر جنسیت را نمی دانید.
• جناب آقای / خانم مارشمن - در غیاب آشنایی و دوستی بسیار نزدیک؛
• جان مارشمن عزیز - اگر رابطه با گیرنده شراکت یا دوستی نزدیک باشد.
• آقایان عزیز - درخواستی برای یک گروه از مردم؛
• آقایان عزیز - توسل به دو یا چند مرد.
• مشتری محترم - یک درخواست استاندارد برای مشتری؛
• مدیر کل محترم (مدیرعامل) - مدیر عامل;
• دکتر عزیز مارشمن - اگر عنوان یا مقام خاص معلوم باشد.

اگر در ابتدا همراه با آدرس سازمان، نام گیرنده درج شده بود، سلام باید شخصی باشد.
هنگام خطاب به یک زن، ارزش نوشتن خانم را دارد، اما فقط زمانی که خودش نخواسته بنویسد خانم یا خانم (خانم - جذابیت جهانی برای زنان متاهل و مجرد).
بعد خطی به نام می آید عنوانو موضوع اصلی پیام را منعکس می کند. به عنوان یک قاعده، یک خط بعد از تبریک با حروف بزرگ نوشته می شود (می توانید از خط زیر استفاده کنید).

قسمت اصلی باید به پاراگراف های کوتاه، اما معنی دار و قابل فهم تقسیم شود.یک شخص باید پیام را در کوتاه ترین زمان ممکن بخواند، اما در عین حال همه چیزهایی را که می خواستید به او منتقل کنید، درک کند. اگر چندین صفحه پر از متن را به مخاطب نزدیک به یکدیگر بفرستید، بدون اینکه خوانده شوند بلافاصله در سطل زباله گیرنده قرار می گیرند. کوتاه و دقیق بنویسید علامت گذاری صحیح باید در متن اصلی وجود داشته باشد.

نتیجه.

پایان شامل یک عبارت خداحافظی مؤدبانه، نام مخاطب، موقعیت و اضافات او است. اغلب استفاده می شود عبارات پایانی: "ارادتمند شما" ( زمانی که نام گیرنده نامشخص نیست نوشته می شود) و "با احترام" ( به صورت حضوری نوشته شده است). نام مخاطب 4-5 سطر بعد از پایان نوشته شده است. می توانید آن را با حروف بزرگ کامل بنویسید یا در ابتدای کلمه از آنها استفاده کنید. اگر فرستنده مرد باشد، پس اسکریپت "آقا" استفاده نمی شود. اما اگر پیام توسط یک زن ارسال شده است، پس از نام شما باید در پرانتز بنویسید (خانم / خانم).

هنگامی که نامه ای باید توسط شخص ثالث به جای مخاطب امضا شود، آنها در مقابل نام pp (per procurationem) می نویسند - از طرف شخصی، یا برای. موقعیت مخاطب در خط بعدی بعد از نام مشخص شده است. در زیر نکات تکمیلی در مورد سرمایه گذاری هایا کپی ها. به عنوان یک قاعده، وجود پیوست ها با علامت Enc (Encs) یک خط بعد از موقعیت نشان داده می شود. اگر می‌خواهید کپی‌هایی از نامه را برای شخص ثالث ارسال کنید، باید علامت‌های cc ( کپی یا کپی منتشر شد) یا کپی و به دنبال آن نام و عنوان گیرنده کپی آمده است. اگر چندین وجود دارد، باید آنها را در فهرست قرار دهید به ترتیب حروف الفبا. اگر مخاطب مایل نیست به گیرنده اطلاع دهد که اشخاص ثالث نسخه هایی در اختیار خواهند داشت، از نماد bcc استفاده کنید (کپی حسن نیت کور). روی نسخه اصلی نوشته نمی شود که مخاطب آن را دریافت می کند، بلکه فقط روی کپی ها نوشته شده است.
شرکای تجاری و کارفرمایان نه تنها متن، بلکه کاغذی که روی آن می نویسید و پاکتی که نامه را در آن ارسال می کنید نیز ارزیابی می کنند. این بدان معنی است که وجود لکه ها و کبودی ها، لبه های شلخته و پاره شده غیرقابل قبول است. مهم است که نامه را از نظر نشانه گذاری و اشتباهات املایی بررسی کنید. سبک نوشتن باید واضح، مختصر، رسمی باشد. همه اینها چیزهای کوچکی هستند، اما به اندازه کت و شلواری که با آن به جلسه می آیید مهم هستند. اگر مچاله و کهنه باشد، هیچکس شما را جدی نمی گیرد.

نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی کار سختی نیست. اما در اینجا لیست کوچکی از عبارات کمکی وجود دارد که این کار را تا حد امکان آسان می کند:
به اطلاع شما می رسانیم که…– به اطلاع شما می رسانیم که…
ما انجام تعهدات خود تحت قرارداد را تضمین می کنیم- ما انجام تعهدات خود را تحت قرارداد تضمین می کنیم.
من می خواهم یک جلسه برای یک شام کاری ترتیب دهم- می خواهم برای یک شام کاری وقت بگذارم.
مایلیم هر چه زودتر قرارداد همکاری امضا کنیم- مایلیم در اسرع وقت قرارداد همکاری امضا کنیم.
ما در (زمان) در دفتر منتظر شما خواهیم بودساعت (زمان) در دفتر منتظر شما خواهیم بود.
تصمیم گرفته شد کارمند دیگری را به جای شما بر عهده بگیرد، زیرا- تصمیم گرفته شد که کارمند دیگری را به جای شما انتخاب کنید، زیرا؛
ما مجبوریم از شما امتناع کنیم، زیرا- ما مجبوریم از شما امتناع کنیم، زیرا؛
ما با کمال میل چنین کارمند شایسته ای را استخدام خواهیم کرد- ما خوشحال خواهیم شد که چنین کارمند واجد شرایطی را استخدام کنیم.
ما تحویل کالا در آینده نزدیک را تضمین می کنیم و بابت تاخیر عذرخواهی می کنیم- ما تحویل کالا را در آینده نزدیک تضمین می کنیم و بابت تاخیر عذرخواهی می کنیم.
من یک نسخه از قرارداد امضا شده را به نامه پیوست می کنمیک نسخه از قرارداد امضا شده را ضمیمه نامه می کنم.

نمونه ای از نامه تجاری (رسمی).

محرمانه
18 مارس 2014
جان مارشمن
مدیر عامل
شرکت ABC
خیابان آهک 52
واشنگتن
ایالات متحده آمریکا
آقای مارشمن عزیز
پیشنهاد تجاری
شرکت ما به منابع ما علاقه مند است. لطفا لیست قیمت، اطلاعات محصول را با مشخصات دقیق و چند نمونه ارسال کنید. برای عقد قرارداد در اسرع وقت نماینده خود را برای شما ارسال می کنیم.
با امید به همکاری بیشتر
ارادتمند شما

سامانتا وایت (خانم)
پخش کننده
جوآنا میسون را کپی کنید
اندرو یونگ
ادگار ویلسون، مدیر عامل