Penggunaan
Laporan penjualan harian. Cara menjual laporan kegagalan penjualan kepada manajemen

Laporan penjualan harian. Cara menjual laporan kegagalan penjualan kepada manajemen

Menganalisis penjualan dan keuntungan suatu perusahaan adalah salah satu aspek penting dari aktivitas seorang spesialis pemasaran. Memiliki laporan penjualan yang disusun dengan baik akan memudahkan Anda mengembangkan strategi pemasaran untuk pengembangan perusahaan, dan jawaban atas pertanyaan manajemen “Apa alasan utama penurunan penjualan?” tidak akan memakan banyak waktu.

Pada artikel ini kita akan melihat contoh pemeliharaan dan analisis statistik penjualan di perusahaan manufaktur. Contoh yang dijelaskan dalam artikel ini juga cocok untuk perdagangan eceran dan grosir, untuk menganalisis penjualan sebuah toko individu. Template yang kami siapkan untuk analisis penjualan di Excel berskala sangat besar, mencakup berbagai aspek analisis dinamika penjualan yang tidak selalu dibutuhkan oleh setiap perusahaan. Sebelum menggunakan template, pastikan untuk menyesuaikannya dengan spesifikasi bisnis Anda, hanya menyisakan informasi yang diperlukan untuk memantau fluktuasi penjualan dan menilai kualitas pertumbuhan.

Poin Pengantar Analisis Penjualan

Sebelum melakukan analisis penjualan, Anda perlu mengumpulkan statistik. Oleh karena itu, tentukan indikator-indikator utama yang ingin Anda analisis dan frekuensi pengumpulan indikator-indikator tersebut. Berikut adalah daftar indikator analisis penjualan yang paling penting:

Indeks	Komentar
Penjualan dalam potongan dan rubel	Lebih baik mengumpulkan statistik penjualan dalam potongan dan rubel secara terpisah untuk setiap item produk setiap bulan. Statistik ini memungkinkan Anda menemukan titik awal penurunan/pertumbuhan penjualan dan dengan cepat menentukan alasan perubahan tersebut. Selain itu, statistik tersebut memungkinkan Anda melacak perubahan harga rata-rata pengiriman barang dengan adanya berbagai bonus atau diskon untuk mitra.
Biaya satuan	Biaya produk merupakan aspek penting dari setiap analisis penjualan. Mengetahui tingkat harga produk, akan lebih mudah bagi Anda untuk mengembangkan kampanye pemasaran perdagangan dan mengelola harga di perusahaan. Berdasarkan biaya, Anda dapat menghitung profitabilitas rata-rata suatu produk dan menentukan posisi paling menguntungkan dari titik keuntungan untuk merangsang penjualan. Statistik biaya dapat dipertahankan setiap bulan, namun jika hal ini tidak memungkinkan, maka disarankan untuk melacak dinamika triwulanan indikator ini.
Penjualan berdasarkan jalur penjualan atau wilayah penjualan	Jika perusahaan Anda bekerja dengan daerah/kota yang berbeda atau memiliki beberapa divisi di bagian penjualan, maka disarankan untuk menyimpan statistik penjualan untuk wilayah dan wilayah tersebut. Jika Anda memiliki statistik seperti itu, Anda akan dapat memahami area mana yang paling bertanggung jawab atas pertumbuhan/penurunan penjualan dan dengan cepat mengetahui alasan penyimpangan tersebut. Penjualan berdasarkan tujuan dilacak setiap bulan.
Distribusi produk	Distribusi produk berhubungan langsung dengan pertumbuhan atau penurunan penjualan. Jika suatu perusahaan memiliki kemampuan untuk memantau keberadaan barang di Republik Tatarstan, maka disarankan untuk mengumpulkan statistik tersebut setidaknya sekali dalam seperempat. Dengan mengetahui jumlah titik di mana barang yang dikirim langsung disajikan, Anda dapat menghitung tingkat perputaran barang di suatu titik ritel (penjualan/jumlah RT) dan memahami tingkat permintaan riil terhadap produk perusahaan. Distribusi dapat dipantau setiap bulan, namun yang paling mudah adalah memantau indikator ini setiap triwulan.
Jumlah klien	Jika sebuah perusahaan bekerja dengan tingkat dealer atau di pasar B2B, disarankan untuk melacak statistik jumlah klien. Dalam hal ini, Anda akan dapat mengevaluasi kualitas pertumbuhan penjualan. Misalnya, sumber pertumbuhan penjualan adalah peningkatan permintaan suatu produk atau sekadar perluasan geografis di pasar.

Poin-poin penting yang perlu diperhatikan saat melakukan analisis penjualan:

Dinamika penjualan berdasarkan produk dan area yang menyumbang 80% penjualan perusahaan
Dinamika penjualan dan laba dibandingkan periode yang sama tahun lalu
Perubahan harga, biaya dan profitabilitas penjualan untuk masing-masing item, kelompok produk
Kualitas pertumbuhan: dinamika penjualan per 1 RT, per 1 klien

Kumpulan statistik penjualan dan keuntungan

Mari kita langsung ke contoh yang menunjukkan dengan jelas bagaimana melakukan analisis penjualan.

Langkah pertama adalah mengumpulkan statistik penjualan untuk setiap item produk perusahaan saat ini. Kami mengumpulkan statistik penjualan untuk 2 periode: tahun sebelumnya dan tahun ini. Kami membagi semua artikel ke dalam kategori produk yang kami ingin lihat dinamikanya.

Gambar 1 Contoh pengumpulan statistik penjualan berdasarkan item produk

Kami mengisi tabel yang disajikan di atas sesuai dengan indikator berikut: potongan, rubel, harga jual rata-rata, biaya, laba, dan profitabilitas. Data tabel akan menjadi sumber utama untuk analisis penjualan di masa depan.

Statistik penjualan posisi untuk tahun sebelum periode berjalan diperlukan untuk membandingkan indikator pelaporan saat ini dengan tahun sebelumnya dan menilai kualitas pertumbuhan penjualan.

Selanjutnya, kami mengumpulkan statistik pengiriman untuk area utama departemen penjualan. Kami mengelompokkan total pendapatan (dalam rubel) berdasarkan area penjualan dan kategori produk utama. Statistik diperlukan hanya dalam rubel, karena membantu mengendalikan situasi penjualan secara keseluruhan. Analisis yang lebih detail hanya diperlukan jika terjadi perubahan tajam dalam dinamika penjualan di salah satu area.

Gambar 2 Contoh pengumpulan statistik penjualan berdasarkan area dan wilayah penjualan

Proses analisis penjualan

Setelah semua statistik penjualan yang diperlukan dikumpulkan, Anda dapat melanjutkan ke analisis penjualan.

Analisis implementasi rencana penjualan

Jika perusahaan sedang merencanakan dan telah menetapkan rencana penjualan, maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengevaluasi pelaksanaan rencana penjualan berdasarkan kelompok produk dan menganalisis kualitas pertumbuhan penjualan (dinamika pengiriman dibandingkan periode yang sama tahun lalu).

Gambar 3 Contoh analisis implementasi rencana penjualan berdasarkan kelompok produk

Kami menganalisis implementasi rencana penjualan menggunakan tiga indikator: pengiriman secara fisik, pendapatan dan laba. Di setiap tabel kami menghitung % penyelesaian rencana dan dinamika dibandingkan tahun sebelumnya. Semua paket dibagi ke dalam kategori produk, yang memungkinkan Anda memahami lebih detail sumber penjualan yang kurang dan pemenuhan rencana yang berlebihan. Analisis dilakukan secara bulanan dan triwulanan.

Pada tabel di atas, kami juga menggunakan kolom “perkiraan” tambahan, yang memungkinkan kami memperkirakan implementasi rencana penjualan dengan mempertimbangkan dinamika pengiriman yang ada.

Analisis dinamika penjualan berdasarkan wilayah

Analisis penjualan tersebut diperlukan untuk memahami area departemen penjualan mana yang merupakan sumber utama penjualan. Laporan ini memungkinkan Anda mengevaluasi dinamika penjualan di setiap arah dan mengidentifikasi secara tepat waktu penyimpangan signifikan dalam penjualan untuk memperbaikinya. Kami mengelompokkan total penjualan berdasarkan area OS, dan untuk setiap area kami menganalisis penjualan berdasarkan kategori produk.

Gambar 4 Contoh analisis penjualan berdasarkan wilayah

Untuk menilai kualitas pertumbuhan digunakan indikator “dinamika pertumbuhan penjualan dibandingkan tahun lalu”. Untuk menilai signifikansi suatu arah dalam penjualan kelompok produk tertentu, parameter “pangsa penjualan, %” dan “penjualan per 1 klien” digunakan. Dinamika dipantau setiap triwulan untuk menghilangkan fluktuasi pengiriman.

Analisis struktur penjualan

Analisis struktur penjualan membantu untuk melihat secara umum efektivitas dan pentingnya kelompok produk dalam portofolio perusahaan. Analisis ini memungkinkan Anda memahami kelompok produk mana yang paling menguntungkan bagi suatu bisnis, apakah pangsa kelompok produk utama berubah, dan apakah kenaikan harga menutupi kenaikan biaya. Analisis dilakukan setiap triwulan.

Gambar 5 Contoh analisis struktur penjualan bermacam-macam perusahaan

Berdasarkan indikator “pengiriman dalam bentuk barang”, “pendapatan” dan “keuntungan”, bagian masing-masing kelompok dalam portofolio perusahaan dan perubahan bagiannya dinilai. Indikator “profitabilitas”, “biaya” dan “harga” mengevaluasi dinamika nilai dalam kaitannya dengan kuartal sebelumnya.

Gambar 6 Contoh analisis biaya dan profitabilitas penjualan

Analisis ABC

Salah satu tahap akhir analisis penjualan adalah standar, yang membantu menerapkan kebijakan pemilihan yang kompeten dan mengembangkan aktivitas pemasaran perdagangan yang efektif.

Gambar 7 Contoh analisis ABC bermacam-macam

Analisis ABC dilakukan dalam hal penjualan dan keuntungan sekali dalam triwulan.

Kontrol residu

Tahap terakhir dari analisis penjualan adalah pemantauan persediaan produk perusahaan. Analisis saldo memungkinkan Anda mengidentifikasi barang-barang penting yang diperkirakan akan mengalami surplus atau kekurangan barang yang besar.

Gambar 8 Contoh analisis saldo produk

Laporan penjualan

Seringkali di perusahaan, departemen pemasaran bertanggung jawab atas implementasi rencana penjualan. Untuk laporan mingguan, cukup melacak tingkat implementasi rencana penjualan sebagai total kumulatif dan menunjukkan perkiraan implementasi rencana penjualan berdasarkan tingkat pengiriman saat ini. Laporan semacam itu memungkinkan Anda mengidentifikasi ancaman terhadap tidak terpenuhinya rencana penjualan secara tepat waktu dan mengembangkan tindakan perbaikan.

Gambar.9 Laporan penjualan mingguan

Lampirkan pada laporan tersebut sebuah piring kecil yang menjelaskan ancaman utama terhadap implementasi rencana penjualan dan solusi yang diusulkan yang akan mengurangi dampak negatif dari alasan kegagalan memenuhi rencana yang teridentifikasi. Jelaskan sumber alternatif apa yang dapat digunakan untuk meningkatkan penjualan.

Dalam laporan penjualan bulanan, penting untuk mencerminkan implementasi aktual dari rencana penjualan, kualitas pertumbuhan dibandingkan periode yang sama tahun lalu, analisis dinamika harga pengiriman rata-rata dan profitabilitas produk.

Gambar 10 Laporan penjualan bulanan

Anda dapat mengunduh template analisis penjualan yang disajikan dalam artikel di bagian tersebut.

instruksi

Penyusunan laporan diawali dengan penulisan “header”. Di tengah lembaran, dua atau tiga baris dari tepi, cetak “LAPORAN” dalam font besar. Tepat di bawahnya - untuk periode dari... hingga.... Selanjutnya, jika perlu, tunjukkan departemen, posisi dan nama belakang, nama depan, patronimik.

Di paragraf kedua, tandai indikator sebenarnya. Hitung dalam persentase berapa banyak rencana yang terlampaui. Jika tidak selesai, berapa jumlah yang kurang dari yang diharapkan. Paling mudah untuk mengaturnya berdasarkan minggu. Dengan cara ini akan segera jelas pada periode mana penjualan meningkat dan pada periode mana penjualan menurun.

Analisis tingkat pertumbuhan penjualan pesaing Anda. Hal ini akan memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi posisi Anda di pasar dan memperkuat posisi perusahaan di masa depan.

Identifikasi alasan penurunan penjualan, jika ada. Yang paling sering adalah pendekatan siklus hidup produk sampai akhir, persaingan yang tinggi di sektor pasar ini, dan kejenuhan pasar. Tergantung pada alasannya, perusahaan harus meluncurkan produk baru, memperkuat kekuatannya, atau memasuki segmen pasar baru. Keputusan yang tepat waktu dapat melindungi Anda dari penurunan penjualan lebih lanjut.

catatan

Istilah "analisis penjualan" mengacu pada berbagai tugas, termasuk tugas yang memerlukan penggunaan teknik non-sepele untuk menyelesaikannya. Namun, dalam banyak kasus, analis atau manajer penjualan cukup menggunakan spreadsheet yang berisi... informasi.

Saran yang bermanfaat

Pada tahap awal dilakukan analisis dinamika penjualan, struktur penjualan dan profitabilitas penjualan. Pada tahap ini ditentukan tren yang berkembang terkait dengan penjualan (pertumbuhan, stabilitas, penurunan), serta pengaruh kelompok individu dan kategori produk/jasa terhadap tren tersebut dan tingkat pengaruhnya.

Sumber:

Analisis penjualan dan keputusan manajemen

Dengan kebutuhan untuk mengkompilasi laporan Hampir setiap direktur komersial berurusan dengan penjualan. Dokumen ini memungkinkan Anda mengetahui semua seluk-beluk kegiatan departemen dan merangkum hasilnya. Namun sebelum menarik kesimpulan, Anda perlu menggabungkan semua angkanya. Untuk melakukan ini, data dianalisis menurut beberapa kriteria.

instruksi

Tentukan seberapa tinggi kinerja karyawan tertentu menggunakan pribadi laporan tentang penjualan. Di dalamnya, jumlah pelanggan yang diperoleh dan hilang diperhitungkan, data tentang biaya rata-rata dan profitabilitas transaksi, dll., tergantung pada spesifikasi bisnis Anda. Semakin banyak kriteria yang diperhitungkan, semakin objektif hasil analisisnya. Staf penjualan akan membantu Anda menilai sepenuhnya aktivitas masing-masing tim secara individual dan menyesuaikan pekerjaannya.

Periksa profitabilitas gerai ritel Anda menggunakan laporan penjualan mereka. Bagi pemilik jaringan yang dikembangkan, ini sangat berharga, karena memungkinkan mereka menganalisis profitabilitas dan kemudian, jika perlu, menyesuaikan operasi perusahaan.

Video tentang topik tersebut

Melakukan analisis penjualan dapat membantu Anda mengidentifikasi jenis produk yang lebih menjanjikan atau produk mana yang paling baik dibeli. Ini juga memungkinkan Anda melacak tren pertumbuhan dan penurunan penjualan produk. Dengan informasi ini, Anda dapat mengelola penjualan Anda dengan lebih efektif.

Informasi pribadi:

Berkonsultasi di bidang manajemen reguler lebih dari 70 perusahaan: dari 10 hingga 9.000 orang (termasuk: perusahaan induk, toko rantai, pabrik, perusahaan jasa, pembangun, pejabat pemerintah, agen web, toko online). Pelajar Alexander Friedman.

Salah satu penulis buku "Teknologi sosial dari Sekolah Manajer Tallinn. Pengalaman penggunaan yang sukses dalam bisnis, manajemen, dan kehidupan pribadi": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

CEO

Ketepatan adalah hak raja, tetapi merupakan kewajiban rakyatnya

Louis XVIII

kepada siapa: pemilik, manajer puncak

Bagaimana simulasi kesibukan yang dapat diterima oleh seorang manajer sebagai hasil kerja

“Apa yang dilakukan bawahanku hari ini? Tugas apa yang mereka selesaikan? Berapa lama waktu yang dibutuhkan dan apa hasil yang dicapai?”- pemikiran menarik seperti itu sering menghantui sang pemimpin. Dari mana asalnya?

Dari luar semuanya bagus. Begitu bos masuk kantor, semua orang langsung sibuk: obrolan ringan berakhir di tengah kalimat, ada yang mulai buru-buru mengetik di komputer, ada yang sibuk memindahkan kertas dari satu tempat ke tempat lain, ada pula yang langsung memanggil semua kontraktor secara berurutan. Mengapa gambaran yang begitu membahagiakan menimbulkan “pemikiran yang menggairahkan”?

Faktanya adalah bahwa seorang pemimpin yang berpengalaman memahami dengan baik perbedaan antara “fakta” dan “pendapat tentang fakta”. Namun untuk memahami apa yang dilakukan oleh bawahan yang dipercayakan kepadanya, perlu disusun pertanyaan lisan yang rinci tentang “apa”, “bagaimana”, “kapan”, dengan “hasil apa” dan “siapa” yang melakukannya. Ini membutuhkan banyak waktu baik dari manajer maupun karyawan. Oleh karena itu, manajer memecahkan masalah ini berdasarkan prinsip sisa. Dan siapa yang akan bertanya saat dia sedang berlibur atau cuti sakit?

Artikel ini akan membahas alat yang memungkinkan Anda memisahkan “fakta” dari “pendapat tentang fakta” dan mengukur efektivitas dan produktivitas bawahan. Temui aku. Laporan kerja harian dalam bentuk formal untuk setiap karyawan.

Laporan kerja: uraian teknologi dan manfaat

Teknologi pembuatan laporan sesederhana dua dan dua. Di penghujung hari kerjanya, setiap karyawan harus memberikan laporan berisi daftar lengkap tugas yang diselesaikan dan waktu yang dihabiskan untuk masing-masing tugas, beserta link hasil pekerjaannya.

Izinkan saya mengingatkan Anda bahwa laporan kerja adalah bagian dari teknologi yang lebih besar - “Mengatur pekerjaan karyawan, memperhitungkan waktu kerja berdasarkan tugas menggunakan rencana dan laporan serta analisisnya oleh manajer.” Teknologi umum terdiri dari unsur-unsur berikut:

Perencanaan harian untuk karyawan: persyaratan organisasi dan format. Baca selengkapnya di artikel ““.
Analisis, evaluasi dan penyesuaian rencana karyawan, diskusi rencana dengan manajer. Lihat artikel “”.
Pelaporan harian untuk karyawan: persyaratan organisasi dan format. Inilah yang saya bicarakan di artikel ini.
Analisis, evaluasi dan kesimpulan dari laporan karyawan. Lebih detailnya di "".

Prinsip utama laporan kerja

Karyawan harus melaporkan pekerjaan mereka setiap hari, terlepas dari kualifikasi, posisi, atau faktor lainnya.
Laporan harus dikirim secara ketat pada akhir hari ini (sesuai dengan laporan tersebut)
Laporan tersebut harus disediakan secara elektronik dan disimpan sehingga manajer mempunyai kesempatan untuk meninjaunya secara rinci.
Setiap manajer senior harus dapat melihat laporan semua bawahannya.
Laporan harus dibuat sedetail mungkin untuk menciptakan transparansi dalam pekerjaan yang dilakukan tanpa diskusi tambahan dengan karyawan.
Manajer berhak menganalisis laporan, mengajukan pertanyaan tentang metode pelaksanaan tugas dan mengevaluasi kualitas dan efektivitas pekerjaan yang dilakukan.

Manfaat laporan harian bagi manajer

Transparansi 100% tindakan setiap karyawan berdasarkan hasil hari kerja, minggu, bulan, dll. Sekarang tidak perlu lagi bertanya secara lisan: “apa yang kamu lakukan?”
Kemungkinan penundaan verifikasi aktivitas karyawan. Tidak selalu mungkin untuk memeriksa semua orang sekaligus. Sekarang Anda dapat membuka laporan kerja dan mencari tahu apa yang dilakukan manajer Ivan Petrov selama 2 minggu terakhir setiap hari kerja.
Peningkatan nyata dalam produktivitas karyawan, karena kini Anda dapat meminta setiap “sepuluh menit” dari 8 jam kerja sehari.
Penghematan waktu yang signifikan bagi manajer dan bawahan karena tidak adanya survei “siapa melakukan apa” yang memakan waktu berjam-jam.
Kesempatan cepat untuk menyingkirkan karyawan yang lemah, tidak mampu mengatasi dan tidak pekerja keras di antara karyawan yang baru direkrut dan dalam masa percobaan. Sekarang hasilnya “dalam tampilan penuh” berdasarkan hasil setiap hari.
“Orang-orang lama” di perusahaan juga tidak akan bisa bersantai dan berpuas diri. Laporan pekerjaan mereka akan menceritakan segalanya untuk mereka.
Mengurangi tingkat stres manajer karena “ketidakmampuan melakukan inspeksi”, karena Sekarang Anda dapat mengevaluasi hasil setiap karyawan pada waktu yang tepat.

Manfaat laporan harian bagi bawahan

Proses berkelanjutan untuk mendapatkan pengetahuan dan pengalaman dari manajer Anda. Hasilnya: perkembangan tajam keterampilan profesional dan pribadi. Faktanya, pemimpin menjadi seorang guru-mentor yang sering Anda pikirkan bersama: tentang cara-cara baru dan lebih efektif untuk memecahkan masalah; bagaimana mengembangkan lebih lanjut “titik pertumbuhan” Anda dan memperkuat “titik lemah” Anda; tentang kesalahan yang dilakukan dan mencegah terjadinya kesalahan baru.
Kebiasaan bekerja “profesional”, yang selalu dihargai tinggi di pasar tenaga kerja: keterampilan perencanaan, manajemen waktu, dan tingkat tanggung jawab atas tindakan seseorang ditingkatkan.
Kemampuan untuk menilai efektivitas Anda secara mandiri. Seorang karyawan selalu dapat melihat laporan pekerjaannya sendiri, menganalisisnya, dan menguraikan langkah-langkah untuk pengembangan lebih lanjut.
Pertumbuhan karir yang lebih cepat bagi mereka yang pekerja keras dan melakukan pekerjaan berkualitas. Demonstrasi hasil yang jelas dan transparan kepada manajer. Kini bersamanya tidak perlu rutin minum bir dan mandi uap untuk membicarakan pencapaian Anda - semuanya terlihat jelas. Sistem pelaporan dalam organisasi secara signifikan mengurangi pengaruh ahli permainan tersembunyi dan “favorit”.

Persyaratan penyusunan laporan kerja

Nama tugas yang diselesaikan. Ini harus menjelaskan pekerjaan apa yang telah dilakukan. Misalnya: “Bayar tagihan pembelian peralatan kantor untuk bagian akuntansi.”
Hasil tercapai. (contoh: “Faktur telah dibayar sebagian karena penjual tidak memiliki stok dua pemindai”). Apabila hasilnya TIDAK tercapai, maka di samping informasi tentang terjadinya dan reaksi terhadap masalah/tugas yang timbul harus terdapat informasi tentang bagaimana dan kapan masalah tersebut direncanakan untuk diselesaikan, serta bagaimana cara menghindarinya di kemudian hari. Penting juga untuk menunjukkan peraturan/standar mana yang memerlukan penambahan/perubahan/pembuatan, dan segera menetapkan tugas yang sesuai dalam rencana Anda. Tugas baru harus memiliki tautan ke tugas saat ini sebagai sumber dasar.

Prinsip dasarnya: setiap tugas pasti ada hasilnya. Jika memungkinkan, hasilnya harus dalam bentuk formal (misalnya: jika seorang karyawan melakukan wawancara, maka sebagai hasil pekerjaannya: daftar kandidat terpilih dan informasi singkat tentang mereka + daftar orang yang berbicara dengannya) .
Jika tugasnya melibatkan pengerjaan dokumen, file, atau informasi lainnya, Anda harus memberikan tautan langsung ke dokumen tersebut, atau ke folder atau lokasi penyimpanannya.
Penting bagi manajer! Dalam semua tugas yang berkaitan dengan manajemen (misalnya: mempelajari rencana dan laporan karyawan lain, pengendalian, dll.), pastikan untuk menunjukkan hasil singkat: pencapaian, kekurangan, tren, dll. Contoh “Tugas: Menganalisis laporan karyawan Ivan Petrov selama 2 minggu. Kesimpulan: “Tidak ada usulan untuk beberapa tugas untuk memperbaiki peraturan. Petrov sudah paham dengan kesimpulannya dan mulai memperhatikan serta merumuskan proposalnya secara lebih rinci.”
Saat mempelajari materi apa pun, menghadiri konferensi, bertemu dengan mitra, dll. ringkasan singkat harus dibuat + tautan ke ringkasan tersebut harus disediakan dalam laporan.

Waktu yang dihabiskan untuk tugas. Di samping setiap pencapaian, Anda harus menunjukkan dalam tanda kurung waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan tugas.

Jika pelaku merasa bahwa total waktu yang dihabiskan untuk suatu tugas dapat menimbulkan pertanyaan dari manajer, maka perlu segera dijelaskan “mengapa begitu banyak waktu yang dihabiskan”. (Contoh: Tugas: Menerbitkan dan mengirimkan faktur ke Klien. Waktu: 1 jam. Penjelasan: 1 jam waktu dihabiskan untuk menerbitkan invoice karena perlunya menyetujui kembali kata-kata sebanyak 3 kali dengan Klien atas inisiatifnya)

Contoh laporan kerja

Contoh menunjukkan daftar tugas dari laporan yang dibuat di Bitrix24 (sistem memungkinkan Anda bekerja secara terpusat di dalam perusahaan dan melacak waktu berdasarkan tugas). Dengan pengaturan perencanaan dan pencatatan waktu kerja per tugas yang tepat, semua laporan akan dibuat secara otomatis.

Contoh hasil tugas

Tambahan laporan kerja

Di akhir setiap laporan kerja perlu dicantumkan kalimat berikut (DD - tanggal; MM - bulan; YY - tahun; HH:MM - format jam + menit).

Total untuk DD.MM.YY:
1) Bekerja di kantor: HH:MM
2) Bekerja dari rumah: HH:MM
3) Jumlah yang dikerjakan: HH:MM
4) Cuti sakit : HH:MM
5) Jam operasional dengan biaya sendiri: HH:MM

Aturan untuk menambahkan laporan (menggunakan contoh perusahaan saya)

Dalam satu hari kerja (hari), “Jumlah bekerja” dan “Cuti Sakit” dapat melebihi 8 jam hanya jika cuti sakitnya nol).
Dalam satu hari kerja (hari), “Total jam kerja” dan “Jam atas biaya Anda sendiri” seharusnya menghasilkan total 8 jam, tidak lebih.
Misalnya saya minta waktu istirahat pada 01:19, makan siang dikurangi menjadi 00:25 bukannya 01:00, waktu kerja di penghujung hari adalah 07:19. Pada “Jam atas biaya Anda sendiri” tulis “00:41” ditambah komentar: meminta waktu istirahat pada 01:19, makan siang 00:25 bukannya 01:00 (yaitu mencatat semua penyimpangan dari standar waktu kerja).
Waktu yang dihabiskan dalam perjalanan bisnis atau perjalanan untuk urusan kerja juga dihitung di baris “Bekerja di kantor”.
Pada baris yang waktunya nol, masukkan 0:00
Untuk menambahkan frasa dengan cepat, Anda perlu menyalin dan menempelkannya dari laporan sebelumnya, mengubah waktunya.

Urutan pelaksanaan laporan kerja

Akan sangat sulit, dan terkadang tidak mungkin, untuk memperkenalkan laporan harian ke dalam pekerjaan sehari-hari suatu departemen/perusahaan tanpa proyek paralel untuk memperkenalkan manajemen reguler. Baca lebih lanjut tentang manajemen reguler di artikel “.” Di sini saya akan menguraikan secara singkat 2 tahapan utama:

Tahap pertama(durasi: 2-3 minggu): karyawan diharuskan mencatat dalam laporan lima tugas terbesar yang diselesaikan, dengan menunjukkan waktu untuk masing-masing tugas tersebut. Implementasi: GoogleDocs atau editor teks, mungkin sebuah sistem untuk menetapkan tugas.
Fase kedua(durasi: 3 minggu dan seterusnya): karyawan diharuskan mencatat semua tugas dalam laporan yang menunjukkan waktu yang dihabiskan. Implementasi: Bitrix24 atau sistem pengaturan tugas lainnya.

Ketika laporan kerja mungkin tidak diperlukan

Untuk profesi yang melakukan jenis tindakan berulang yang sama, masuk akal untuk memperkenalkan standar jumlah tugas yang diselesaikan, bukan laporan. Awalnya, waktu rata-rata yang diinginkan untuk menyelesaikan satu tugas diperkirakan. Selanjutnya, norma dihitung menggunakan tindakan sederhana:<количестов рабочих часов>dibagi dengan<норма времени на выполнение одной задачи>.

Misalnya, operator pusat panggilan mungkin memiliki standar: 90 panggilan per hari, 4 penjualan, dll. Dalam hal ini, manajer melihat penyimpangan dari norma, dan bukan pada laporan kerja. Situasinya akan serupa dengan pekerja yang memproduksi suku cadang dengan tipe yang sama.

Saya sering ditanyai pertanyaan berikut: “Seberapa sering disarankan untuk meninjau laporan kerja karyawan?” Jawabannya dangkal: “Sebisa mungkin untuk memastikan kinerja karyawan tertentu dapat diterima oleh perusahaan dan manajer.”.

Pada tahap awal (1-1,5 bulan) penerapan, penting untuk memeriksa laporan pekerjaan setiap orang setiap hari. Selanjutnya, bagi sebagian karyawan cukup dilakukan pengecekan setiap 1-2 minggu sekali, bagi sebagian lainnya setiap hari.

Jika seseorang telah bekerja dengan laporan selama 1 tahun, dan Anda terpaksa memeriksa laporannya setiap hari, Anda tidak bekerja sebagai manajer: Anda tidak memberikan pengaruh yang tepat pada bawahan atau Anda mempertahankan karyawan yang tidak efektif.

Mari kita pertimbangkan kemampuan apa saja yang diberikan program 1C Trade Management 11 kepada penggunanya untuk menganalisis hasil penjualan.

MEMPERBARUI: menambahkan video “Laporan analisis penjualan di 1C Trade Management 10.3”

Dari video ini Anda akan belajar:

Bagaimana cara menganalisis penjualan?
Bagaimana cara membuat laporan penjualan?
Bagaimana cara melihat penjualan dan saldo dalam satu laporan?
Bagaimana cara membuat grafik penjualan?
Bagaimana cara melihat penjualan dengan pembayaran?

Laporan penjualan

Atas perintah "laporan penjualan" Kami pergi ke panel pelaporan penjualan.

Artikel serupa:

Melacak pergerakan saldo persediaan di gudang dan...
Pembentukan matriks bermacam-macam dan…

Ketersediaan laporan di panel ini ditentukan oleh apakah pengguna memiliki hak yang sesuai atas laporan tersebut, serta oleh pengaturan visibilitasnya. Peran dan hak diberikan kepada pengguna oleh administrator program 1C. Pengguna dapat mengontrol visibilitasnya sendiri menggunakan perintah "Pengaturan". Dalam hal ini, kotak centang akan tersedia di sebelah panel; dengan mencentang dan menghapus centangnya, Anda dapat menambah atau menghapus laporan dari panel ini.

"Ketentuan Penjualan Standar"

Mari kita pertimbangkan peluang apa yang kita miliki untuk menganalisis hasil penjualan. Laporan pertama adalah “Ketentuan Penjualan Standar”. Laporan ini memberikan daftar persyaratan penjualan standar, perjanjian pelanggan standar yang terdaftar dalam sistem, dan informasi dasar yang tersedia dalam perjanjian ini. Yaitu: nama perjanjian; mata uang; jenis harga yang digunakan; keabsahan; organisasi kami yang atas nama perjanjian ini dibuat; transaksi bisnis (misalnya, penjualan atau transfer komisi); perpajakan; saham; waktu pengiriman.

Analisis harga

Laporan selanjutnya adalah analisis harga. Tersedia bagi kami dari dokumen seperti proposal komersial, dokumen penjualan, dan pesanan pelanggan. Dari masing-masing dokumen ini Anda dapat menghasilkan laporan "analisis harga". Laporan ini menunjukkan kepada kita informasi tentang harga yang ditentukan dalam dokumen (tanpa diskon, dengan diskon), serta harga pemasok. Dengan menggunakan laporan ini, Anda dapat dengan cepat menganalisis harga apa yang kami berikan kepada pelanggan kami dan bagaimana perbandingannya dengan harga pemasok kami.

“Penilaian profitabilitas penjualan”

Laporan berikut juga tersedia dari dokumen Pesanan Penjualan. Yaitu dengan membuka order yang sesuai, kami juga dapat menampilkan beberapa laporan terkait pesanan tersebut.

Yang pertama adalah “Penilaian profitabilitas penjualan”. Laporan ini menghitung profitabilitas pesanan secara keseluruhan (termasuk diskon, tanpa diskon), dan juga memberikan informasi rinci untuk setiap item yang dijual dalam laporan ini. Sekarang laporan ini menampilkan informasi tentang profitabilitas 100%. Hal ini disebabkan karena saya belum menghitung harga biaya program saya untuk bulan berjalan, operasi penutupan rutin periode tersebut belum dilakukan, dan informasi harga biaya tidak tersedia. Oleh karena itu, semua hasil dianggap sebagai laba kotor.

"Status Eksekusi Dokumen"

Laporan berikut juga tersedia dari “pesanan penjualan” ¾ ini adalah “Status Eksekusi Dokumen”. Laporan ini, pertama, memberikan informasi tentang hutang klien (yaitu, seberapa jauh tahap pembayaran telah diselesaikan - misalnya, uang muka, pembayaran di muka), informasi tentang pengiriman. Dan pada bagian tabel bawah, pada setiap item produk, disajikan informasi tentang barang apa yang dikirim, dalam jumlah berapa, untuk jumlah berapa.

Alasan pembatalan pesanan

DI DALAM "Laporan penjualan" Ada laporan tentang alasan pembatalan pesanan. Laporan ini mengumpulkan informasi tentang alasan mengapa pesanan dibatalkan dan memberikan indikator kuantitatif untuk setiap alasan dalam hal pembatalan jalur secara absolut dan persentase. Informasi tersebut juga dikelompokkan berdasarkan manajer dan kelompok harga produk.

"Pernyataan penyelesaian dengan klien"

Laporan berikutnya adalah “Pernyataan penyelesaian dengan klien.” Laporan ini berisi informasi tentang status penyelesaian bersama dengan klien kami. Daftar organisasi kami dan daftar klien disediakan. Mata uang penyelesaian bersama ditunjukkan. Rekanan dari klien kami ditunjukkan. Disediakan informasi utang pada awal periode yang dipilih dan dianalisis, informasi penambahan atau pengurangan utang, serta saldo akhir dan total saldo.

"Hutang pelanggan"

Laporan selanjutnya adalah “Hutang Klien”. Laporan ini menunjukkan informasi tentang utang pelanggan. Informasi tersebut dikelompokkan berdasarkan mata uang utang. Informasi diberikan tentang hutang klien, hutang kami, saldo penyelesaian, serta berdasarkan informasi dari pesanan klien, data rencana penerimaan dari klien, rencana penjualan kepada klien, atau rencana pengembalian dana kepada klien.

“Dinamika tunggakan utang nasabah”

Laporan selanjutnya adalah “Dinamika Tunggakan Hutang Nasabah”. Laporan ini menunjukkan informasi tentang tingkat pertumbuhan utang yang telah jatuh tempo. Di bagian tabel, informasi dikelompokkan berdasarkan klien dan manajer. Dalam program 1C Trade Management (UT 11) 11.2 kami, saat ini tidak ada hutang yang telah jatuh tempo yang tercatat (semua hutang lancar), sehingga laporan ini kosong dan tidak memuat informasi apapun.

Disiplin pembayaran klien

Laporan disiplin pembayaran klien juga dapat digunakan untuk analisis. Laporan ini mengelompokkan data berdasarkan pelanggan, memberikan data periode jumlah pesanan penjualan, berapa banyak yang menunggak, berapa persentase tunggakan utang dan rata-rata jangka waktu tunggakan, serta data akhir periode yang dipilih. .

"Utang pelanggan pada saat jatuh tempo"

Laporan berikutnya yang mungkin berguna dalam analisis adalah “Utang pelanggan berdasarkan jatuh tempo”. Laporan ini harus mencantumkan tanggal analisis informasi, serta klasifikasi utangnya. Saat ini kami memiliki satu klasifikasi dalam program ini. Setiap klasifikasi yang dibuat menunjukkan periode di mana utang tersebut akan dianalisis untuk mengetahui jatuh temponya. Postulat utama di sini adalah: pernyataan terbaru adalah yang paling mudah dikumpulkan. Semakin lama jangka waktu penundaan, semakin sulit menagih utang tersebut. Dalam laporan ini, kami menerima informasi tentang setiap klien, status penyelesaian bersama dengannya, serta informasi tentang jangka waktu jatuh tempo utang.

Kartu pembayaran dengan rekanan

Dari "Pesanan Pelanggan" Anda bisa mendapatkan laporan tentang kartu penyelesaian dengan rekanan. Laporan ini menampilkan informasi tentang penyelesaian bersama untuk seluruh periode, yaitu dokumen apa yang digunakan untuk melakukan transaksi moneter, transaksi komoditas untuk dijual atau dikembalikan. Total utang dan informasi status tunggakannya juga diberikan, jika data tersebut ada.

Semua laporan ini tersedia untuk kami di bagian tersebut "Penjualan" di Grup "Laporan penjualan", baik dari dokumen penyelesaian– dokumen yang digunakan untuk mendokumentasikan penjualan ke klien, seperti "pesanan pelanggan" Dan "penawaran komersial kepada klien".

Peluang tersebut diberikan kepada kami oleh program 1C Trade Management versi 11.2 untuk menganalisis hasil penjualan.

Pembuatan laporan penjualan menurut produsen dan pendapatan 1C UT 8.3

Video tutorial ini menjelaskan cara membuat laporan penjualan oleh produsen dan pendapatan yang diterima dari mereka dalam manajemen perdagangan 1C 8.3. Poin utama dari laporan ini adalah dari produk produsen mana kami menerima pendapatan paling besar.

Analisis penjualan eceran

Untuk menganalisis penjualan barang oleh gerai ritel, cukup banyak laporan yang diterapkan dalam konfigurasi.
Semuanya tersedia di bagian tersebut Penjualan.

Mengadakan penilaian saldo barang di gerai ritel sesuai dengan jenis harga yang dipilih, bisa menggunakan laporan Daftar barang organisasi dalam harga barang. Dalam laporan, kita dapat mengatur pilihan berdasarkan toko dan jenis harga yang ditetapkan ke toko tersebut. Kami juga menentukan periode pelaporan.

Laporan ini mencerminkan Saldo Awal dan Akhir, Pendapatan dan Beban, untuk setiap item.

Kami dapat menyesuaikan laporan ini secara lebih detail. Misalnya, kami hanya tertarik pada informasi tentang nomenklatur Kopi dan tanggal spesifik pergerakan produk ini.

Untuk melakukan ini kita pergi ke Pengaturan dan di penanda Pilihan pilih produk yang diinginkan.

Hasilnya, laporan yang kami butuhkan telah dibuat. Dari laporan terlihat awalnya tidak ada saldo di Maxi Store, pada 27/06/2016 ada penerimaan 100 unit, dan pada 29/06/16 ada penjualan dua unit. Total pada akhir periode saldo kopi sebanyak 98 buah.

Untuk pengendalian dana di meja kas KKM menggunakan laporan tersebut Uang tunai di meja kas KKM.

Dalam laporan yang dihasilkan, kita melihat Saldo Awal dan Akhir, Jumlah Penjualan dan Penerimaan DS, serta penarikan DS berdasarkan hari.

Kami dapat membuat laporan ini dengan rincian dokumen; untuk melakukan ini, dalam pengaturan laporan, setel kotak centang ke nilai - Pendaftar. Akibatnya, laporan akan dihasilkan dalam konteks dokumen (registrar).

Jika saldo akhir adalah tanda kurang, maka pihak toko tidak sepenuhnya memperhitungkan barang yang dijual.
Jika saldo pada akhir periode positif, maka gerai ritel tersebut tidak membayar penuh atas barang yang dijual.

Jika kami hanya tertarik pada informasi tentang jumlah yang diterima dari meja kas perusahaan, maka dalam pengaturan laporan lanjutan, pada tab Bidang dan Penyortiran, kami menghapus semua kotak centang yang tidak perlu; hanya kotak centang untuk nilai Memasuki DS yang tetap dipilih.

Hasilnya, laporan jenis berikut akan dihasilkan.

Program ini memiliki kemampuan untuk menghasilkan laporan dalam bentuk yang diatur Tawar-menawar-29. Laporan ini dirancang untuk menganalisis penjualan ritel. Laporan tersebut mencerminkan saldo pada awal dan akhir bulan, serta dokumen yang digunakan untuk mendokumentasikan pergerakan barang melalui gudang tertentu dan organisasi tertentu. Total indikator dalam laporan dihitung sesuai dengan jenis harga yang ditentukan dalam kartu gudang ini.

Harga diisi sesuai dengan nilai yang berlaku pada tanggal laporan.

Analisis permintaan barang

Untuk menganalisa permintaan suatu barang dapat menggunakan analisa penjualan ABC dan XYZ. Analisis ABC dimungkinkan berdasarkan beberapa indikator. Analisis ABC penjualan berdasarkan volume penjualan memungkinkan Anda untuk mendistribusikan barang ke dalam kelas ABC dalam hal permintaan barang oleh pelanggan. Kelas A akan mencakup barang-barang yang paling banyak permintaannya, dan kelas C akan mencakup barang-barang yang paling sedikit permintaannya.

Melakukan analisis penjualan XYZ memungkinkan Anda menentukan stabilitas penjualan produk. Dari sudut pandang penjualan barang, analisis XYZ memungkinkan kita untuk membagi barang ke dalam kelas-kelas berikut - permintaan barang yang stabil, tren peningkatan permintaan barang, pembelian satu kali (konsumsi tidak teratur).

Melakukan analisis gabungan ABC dan XYZ akan memungkinkan untuk menentukan yang optimal metode manajemen persediaan(yaitu, berencana untuk membeli hanya barang-barang yang dibeli secara konsisten dalam volume total).

Program ini mendukung beberapa metode manajemen persediaan: penjadwalan volume berdasarkan perkiraan permintaan, " memesan berdasarkan titik pemesanan ulang"(dengan volume tetap atau dengan interval pengiriman teratur)," dibuat sesuai pesanan". Metode pengisian ulang yang berbeda dapat ditetapkan secara individual untuk setiap produk di setiap gudang. Metode pengelolaan persediaan dapat ditentukan secara otomatis berdasarkan ABC/Klasifikasi cadangan XYZ. Dimungkinkan juga untuk mengubah metode manajemen inventaris secara manual.

Contoh. Sesuai dengan yang dilakukan Klasifikasi cadangan ABC/XYZ barang dimasukkan ke dalam kelompok AX (barang dijual secara konsisten dan mempunyai perputaran yang tinggi, yaitu mendatangkan pendapatan yang tinggi bagi perusahaan perdagangan). Untuk barang-barang tersebut, suatu metode ditetapkan "Perencanaan ruang lingkup dan kalender". metode "Pesan untuk memesan" ditetapkan untuk barang-barang yang termasuk golongan AZ. Untuk barang-barang tersebut, tidak ada stok yang disimpan di gudang; barang dipesan dari pemasok hanya ketika ada kebutuhan pelanggan (melakukan pemesanan pelanggan). Informasi keberadaan barang tersebut di gudang dicatat dalam laporan sebagai kelebihan stok dan ditandai dengan warna merah.

Saat menganalisis permintaan suatu barang, batasan produk (peraturan, minimum, asuransi, stok maksimum) digunakan. Batasan produk dihitung secara otomatis menggunakan tugas regulasi untuk setiap item produk di setiap gudang berdasarkan data penjualan barang.

Saat menghitung kebutuhan (stok standar), volume penjualan barang yang diharapkan (stok minimum) dan kemungkinan lonjakan penjualan (stok pengaman) diperhitungkan. Untuk asuransi tambahan terhadap risiko kekurangan barang, Anda dapat mengatur parameter secara manual seperti jumlah maksimum stok barang.

Mengisi rencana penjualan menggunakan rumus

Video ini akan membantu Anda menavigasi jenis-jenis kebutuhan, serta memahami mengapa perusahaan membedakan jenis-jenis ini.

Pembentukan pesanan sesuai rencana

Untuk beberapa produk, waktu tunggu pemasok sangat lama, dan tidak mungkin memesan barang pemasok untuk memenuhi kebutuhan saat ini - pesanan harus dilakukan terlebih dahulu. Untuk barang-barang tersebut, diusulkan untuk membentuk rencana pembelian jangka panjang dan membentuk pesanan ke pemasok berdasarkan rencana tersebut.

Dokumentasi Rencana pembelian dalam program dapat dibentuk baik secara manual maupun otomatis, berdasarkan berbagai sumber data dari program itu sendiri. Sebagai sumber perkiraan, Anda dapat menggunakan: data pesanan pelanggan, volume penjualan selama periode waktu yang lalu, volume pembelian selama periode waktu tertentu, dll. Anda juga dapat memperhitungkan kebutuhan internal perusahaan (pesanan dari departemen Anda sendiri, pesanan dari gerai ritel, toko Anda sendiri, kebutuhan komponen untuk perakitan, dll.). Dalam hal ini, dimungkinkan untuk menambahkan beberapa sumber, serta memilih nilai maksimum dari semua sumber.

Misalnya, Anda dapat memilih nilai maksimum berdasarkan volume penjualan bulan sebelumnya dan semua pesanan pembelian dan pesanan internal yang diterbitkan untuk periode yang sama atau periode yang sama tahun lalu.

Daftar sumber data perencanaan dapat diisi sesuai keinginan. Templat digunakan untuk mengisi.

Pesanan kepada pemasok dibentuk sesuai dengan rencana yang telah disusun, dan penyimpangan jumlah yang direncanakan dan sebenarnya dipesan dari pemasok dikendalikan. Dengan demikian, rencana pembelian juga dapat digunakan untuk memverifikasi implementasi rencana yang ditentukan oleh pemasok itu sendiri.

Memantau indikator penjualan

DI DALAM "1C: Manajemen Perdagangan 8" Terdapat mekanisme yang memungkinkan Anda untuk segera mengidentifikasi area “masalah” dan dapat membantu Anda membuat keputusan manajemen yang tepat, dan, sebagai tambahan, secara otomatis memberi tahu Anda tentang situasi di mana keadaan indikator masih dapat diterima, namun sudah mendekati kritis.

Disebut "Pemantau Sasaran" memungkinkan Anda untuk menganalisis indikator kinerja utama departemen dan perusahaan secara keseluruhan dan tingkat pencapaian tujuan yang ditetapkan, dengan mempertimbangkan tren target (peningkatan indikator, penurunan indikator, menjaga indikator dalam batas tertentu jangkauan). Informasi dapat tersedia bagi manajer di mana pun di dunia dengan mengakses fungsionalitas “Target Indicators Monitor” melalui Internet.

Agar hal ini dapat berhasil, perlu ditentukan tujuan-tujuan yang ingin dicapai. Setiap tujuan dapat terdiri dari banyak subtujuan, yang keberhasilan pencapaiannya menjamin tercapainya tujuan mendasar.

Setiap tujuan diberikan indikator sasaran. Pada gilirannya, untuk setiap indikator target, tren target ditunjukkan - arah perubahan indikator yang diinginkan dari waktu ke waktu (minimisasi, maksimalisasi nilai, atau menjaga nilai yang dapat diterima), dan opsi analisis dikonfigurasi.

Misalnya:

Tujuan mendasarnya adalah pertumbuhan pendapatan. Tujuan ini rencananya akan dicapai dengan meningkatkan jumlah pelanggan dan meningkatkan rata-rata jumlah penjualan. Pada gilirannya, peningkatan jumlah klien direncanakan dengan menarik klien baru dan mengurangi jumlah klien yang hilang. Dan peningkatan jumlah penjualan rata-rata direncanakan dengan mengurangi diskon manual yang diberikan.

Kebetulan hasil aktivitas aktif selama seperempat, atau bahkan setahun penuh, tidak menggembirakan. Kami tidak berhasil menjual sebanyak yang direncanakan! Atau sama sekali tidak ada keuntungan. Dalam situasi seperti ini, seorang pemilik bisnis membutuhkan pelatih yang kuat, atau bisa juga menjual apartemennya (bercanda). Sampai batas tertentu, lebih mudah bagi manajer penjualan yang direkrut. Dengan mempresentasikan hasil pekerjaannya secara benar kepada pemilik perusahaan, ia bisa mendapatkan peluang baru.

Jadi, gambarannya suram... Setelah menerima hasil bisnis yang buruk, pemilik melihat empat alternatif:

– Menutup bisnis karena tidak menjanjikan. Omong-omong, kurangnya dana untuk melanjutkan investasi juga dapat mempengaruhi pengklasifikasian suatu arah sebagai jalan buntu.

- Ganti tim.

– Mengubah organisasi dan/atau intensitas kerja.

- Tunggu sampai semuanya membaik.

Manajer yang direkrut akan puas hanya dengan pilihan tiga dan empat. Namun hal baiknya hanyalah pilihan ketiga. Mari kita fokus pada hal itu. Apa yang saya, sebagai pemilik perusahaan, ingin dengar dari kepala departemen penjualan dalam situasi sulit?

Kesimpulan yang akurat. Tanpa berusaha menutupi kenyataan, tapi juga tanpa putus asa dan menyerah. Misalnya: “Kami salah menilai suatu segmen dan memfokuskan kembali pada segmen lain hanya di akhir periode.” Atau: “Volume penjualan menurun, tetapi profitabilitas penjualan meningkat sebesar 5%.” Tetapi! Menyamarkan kegagalan dengan “grafik rumit”, referensi ke penyebab eksternal, atau menjelaskan secara detail tidak akan berhasil dalam waktu lama. Pemilik akan setuju untuk mentolerir kerusakan atau restrukturisasi departemen selama satu sampai tiga blok, tidak lebih.
Analisis yang jelas tentang alasan kegagalan. Apa yang hilang dan mengapa – ide, manusia, uang, teknologi, usaha? Penjelasannya harus spesifik dan, jika mungkin, tanpa nuansa emosional. Hanya sedikit pemilik yang ingin mendengar: “Seperti yang saya duga”, “Seperti yang saya katakan”, atau “Semuanya salah dengan kami”. Harap diperhatikan: jika ada lebih dari tiga alasan dan semuanya meyakinkan, maka di mata pemiliknya hal ini sudah terlihat seperti ketidakmampuan. Penting: hindari mengajukan alasan eksternal kecuali benar-benar diperlukan: musim sepi, pasar sedang menurun, gagal panen di Nepal... Selama hitungan mundur, semua ini terdengar tidak meyakinkan. Sebelumnya, Anda harus berpikir.
Siapa dan bagaimana akan mengkompensasi kegagalan perusahaan? Setidaknya secara moral. Saya tidak haus darah, namun saya menganggap pengakuan atas kekurangan pribadi adalah hal yang adil dan benar bagi semua pihak. Manajer penjualan yang baik bahkan akan menawarkan untuk kehilangan sebagian atau seluruh bonus. Pemilik yang baik tidak akan melakukan ini, tapi akan menghargainya.
Rencana untuk mengatasi krisis. Itu harus nyata dan terperinci, dan saya harus percaya pada rencana tersebut seperti halnya penulisnya mempercayainya. Penting untuk diingat bahwa dalam sebagian besar kasus, berjanji untuk “bekerja lebih banyak” tidak akan memperbaiki situasi. Lebih penting bekerja dengan cara baru. Misalnya, meninjau kebijakan penetapan harga perusahaan, memperkenalkan kontrol kualitas independen atas pekerjaan manajer, dan memberikan pelatihan bagi tenaga penjualan secara rutin. Pemilik harus melihat kesediaan manajer penjualan untuk mengelola dengan cara baru. Kemungkinan besar, mengembangkan strategi baru memerlukan transisi ke prinsip perencanaan yang berbeda atau bahkan keterlibatan konsultan eksternal. Jadi bersiaplah untuk membujuk dan bersikap persuasif.
Perbandingan situasi di perusahaan dengan pasar. Jika Anda gagal dalam penjualan, tunjukkan bagaimana keadaan pasar secara umum dan di antara pesaing pada khususnya. Berusaha mencari sumber data dan membandingkan indikator-indikator yang sebanding. Penurunan pasar secara umum mungkin membenarkan Anda. Tapi ada kata “tetapi” kedua yang besar! Jika pesaing Anda melakukannya dengan sangat baik, lebih baik hilangkan item ini.
Tunjukkan prospek yang dapat dicapai. Jika selama periode tersebut landasan yang baik telah dibuat untuk satu atau dua kuartal berikutnya, maka penting untuk menunjukkan hal ini. Tapi dengan detail. Komentar “Kami memasuki pasar wilayah baru dengan potensi bagus” terlihat menyedihkan tanpa angka. Anda tidak boleh terlalu menekankan pencapaian internal seperti “membentuk departemen yang kuat”. Mengingat rendahnya penjualan, hal ini agak mengganggu. Berikan prakiraan dan prospek yang menggembirakan di akhir presentasi agar berakhir dengan catatan positif.
Dan satu hal terakhir. Jaga desain berkualitas tinggi dan struktur presentasi laporan yang jelas. Idealnya, tidak boleh tersebar di lebih dari 20 slide (15 slide bahkan lebih baik!), dan alur pemikirannya tidak boleh hilang. Jangan menunda perkenalan, segera bicarakan hasilnya. Kemudian - tentang kesimpulan, dan sebagai kesimpulan - tentang rencana aksi dan tujuan baru. Dan jangan lupa untuk memeriksa semua jenis kesalahan. Desain dan presentasi yang baik akan mempermanis pil pahit sekalipun dari hasil yang lemah. Contoh presentasi yang baik dapat dengan mudah ditemukan di Internet, misalnya di sumber daya slideshare.net. Namun satu lagi “tetapi”: jangan terlalu terbawa suasana menciptakan keindahan dengan menghadirkan hasil yang gagal.