Lettre officielle à l'organisation des avocats en anglais. Lettre commerciale en anglais

Connaître les règles de la correspondance officielle en anglais sera utile pour les demandes d'admission dans une école ou une université étrangère, un voyage dans une école d'été ou d'hiver à l'étranger, réussir l'examen, correspondance avec des partenaires étrangers. Dans cet article, nous vous expliquerons comment rédiger une lettre commerciale ou un e-mail en anglais.

La structure d'une lettre papier

Il y a neuf éléments obligatoires dont vous ne pouvez pas vous passer lorsque vous rédigez une lettre formelle en anglais :

L'adresse de l'expéditeur: La première chose qui est indiquée dans la lettre est votre adresse. C'est écrit dans le coin supérieur droit de la feuille.

Date : sous l'adresse vous indiquez la date de la lettre. N'oubliez pas de sauter la ligne entre l'adresse et la date.

Adresse du destinataire : l'adresse du destinataire est écrite après la date. Il est situé dans la moitié gauche de la lettre sous l'adresse de l'expéditeur et la date à laquelle la lettre a été écrite.

Message d'accueil : situé sous l'adresse du destinataire. Au-dessus et en dessous de la salutation, indentez la taille d'une ligne.

Ligne d'objet : Comme un e-mail, une lettre officielle doit avoir une ligne d'objet ou une raison pour laquelle vous vous adressez au destinataire.

Corps : c'est là que se trouve le corps de l'e-mail. Rappelez-vous la règle : une pensée - un paragraphe. À la fin de la partie principale, indiquez les actions que vous attendez du destinataire après qu'il ait reçu la lettre.

Conclusion : N'oubliez pas de mettre en retrait avant de fermer. Lisez la suite pour plus d'informations sur la façon de terminer une lettre correctement.

Signature : la signature est apposée manuellement après la dernière phrase de votre lettre.

Votre nom en majuscules : Sous la signature, indiquez le nom et le prénom.

Comment écrire une salutation

Commencez une lettre officielle par "Cher". Des mots comme "salut" ou d'autres salutations informelles sont interdits. Si vous souhaitez rendre la lettre plus stricte, ne vous adressez pas au destinataire par son nom, limitez-vous au nom de famille. Dans certaines situations, s'adresser par son nom est acceptable : si vous connaissez personnellement la personne ou si elle a insisté pour s'adresser par son nom. Dans les autres cas, respectez les règles suivantes :

  • Monsieur et Madame - commencez la lettre par "Cher Monsieur ou Madame" au cas où vous ne connaissez pas le nom du destinataire : lorsque vous écrivez à l'administration de l'université et ne savez pas qui lira la lettre.
  • Monsieur, Madame, Dr, etc. - lorsque vous connaissez le nom du destinataire, adressez-vous à lui par son nom de famille en utilisant le titre ou le grade, le cas échéant. Si le destinataire est un homme, utiliser l'abréviation M. + nom de famille : « M. Smith", si une femme - abréviation Mme + nom de famille - "Mme Smith". L'exception est lorsque vous savez que le destinataire a un titre ou un grade, tel que "Dr Smith" ou "Captain Smith".

Comment écrire une conclusion

Il existe plusieurs manières de terminer une lettre :

  • Cordialement - utilisé si vous avez commencé la lettre par les mots "Cher Monsieur ou Madame".
  • Cordialement - écrit si au début de la lettre vous vous êtes adressé au destinataire par son nom.
  • Cordialement - utilisé si vous connaissez le destinataire mais que vous ne l'avez pas rencontré dans la vraie vie. L'adresse est utilisée principalement en Amérique.

N'oubliez pas qu'il doit y avoir une virgule à la fin de la phrase finale.

Règles d'écriture des e-mails

Les e-mails sont considérés comme moins formels que les lettres papier, mais cela ne signifie pas qu'ils peuvent utiliser des expressions familières ou de l'argot. Vous devez être poli, même si certaines libertés sont permises sous la forme de la lettre.

Éléments requis dans l'e-mail :

Votre adresse e-mail

Gardez une boîte de réception distincte à des fins professionnelles, comme écrire des lettres aux admissions universitaires ou à des employeurs potentiels.

Une adresse avec un drôle de nom n'impressionnera pas le destinataire, il risque de ne pas prendre votre lettre au sérieux. Utilisez le modèle suivant pour une adresse e‑mail : prénom.nom [courriel protégé]

Sujet

Dans cette ligne, vous devez énoncer brièvement l'essence de l'e-mail. Ne faites pas une description trop détaillée - indiquez l'essentiel. Cette ligne joue un rôle important - c'est elle qui peut attirer l'attention du destinataire et distinguer votre lettre des autres.

Évitez les mots "Urgent!" dans la ligne d'objet. ou « Attention ! » si votre situation ne nécessite pas une réponse immédiate. Si vous écrivez que la lettre est urgente, et ce n'est vraiment pas le cas, cela mettra le destinataire en colère.

Salutations

Si vous souhaitez conserver un style formel dans un e-mail, suivez les directives d'une lettre papier formelle.

Si vous avez déjà correspondu - faites attention à la façon dont la personne a signé les lettres : la lettre a été signée avec le prénom et le nom - suivez le même format lors de la prise de contact. N'oubliez pas que vous devez vous adresser au destinataire de la même manière qu'il s'adresse à vous : si sa lettre commence par "Cher", votre réponse doit également commencer par ce mot. Si la lettre commence par "Salut", vous pouvez également répondre.

Une autre option de salutation qui peut être classée à la fois comme formelle et informelle est "Bonne journée" et "Bonsoir". C'est un peu plus amical et personnel que Dear.

Dans le cas d'une communication moins formelle, il est permis de saluer le destinataire avec les mots "Bonjour" ou "Salut".

Signature

Les e-mails sont plus informels que les lettres papier, donc "Sincèrement vôtre" semblera bizarre. Si vous avez commencé votre e-mail dans un style plus formel, il est logique de s'y tenir jusqu'à la fin.

Si vous avez utilisé salutation informelle, choisissez l'une des options :

- Meilleurs vœux,

- sincères amitiés,

- Meilleures salutations,

- Tous mes vœux,

- Merci beaucoup,

Les deux derniers sont plus adaptés aux cas où vous contactez le destinataire avec une demande ou l'intention de trouver la réponse à une question. N'oubliez pas de terminer chacune de ces phrases par une virgule.

Si vous avez configuré un modèle pour terminer automatiquement les e-mails, assurez-vous que son contenu est acceptable pour votre destinataire. Les signatures et les images amusantes ne sont pas acceptables pour une utilisation dans une lettre officielle.

Règles de bonnes manières

4 autres conseils pour écrire une lettre formelle :

  • N'utilisez pas de vocabulaire et d'argot familiers.
  • Écrivez au point : si vous voulez que votre lettre soit lue jusqu'au bout, énoncez vos pensées de manière plus courte et plus claire.
  • Relisez la lettre avant de l'envoyer : il ne doit pas y avoir d'erreurs, elles peuvent nuire à votre image professionnelle !
  • Lorsque vous écrivez des e-mails, essayez de ne pas joindre de documents inutilement, et évitez également d'utiliser des émoticônes et des emoji 🤓.

Nous espérons que ces conseils vous aideront à vous montrer comme un professionnel de la correspondance commerciale.

Les lettres/e-mails officiels sont écrits dans un style formel (style formel) aux personnes qui occupent des postes officiels de direction, tels que les gestionnaires, les directeurs.

Les lettres officielles peuvent être de différents types :

  • Lettre d'affaires;
  • Lettre de demande d'informations ;
  • Lettre de plainte;
  • Lettre de demande d'emploi;
  • Lettre de plainte;
  • Lettre d'excuse.

Structure d'une lettre commerciale

Nom et adresse de l'expéditeur

Détails de l'expéditeur et se trouve dans le coin supérieur gauche.

La séquence des détails est la suivante :

  • le nom du chef;
  • son poste;
  • nom de l'entreprise de l'expéditeur ;
  • numéro de maison, rue ;
  • ville, code postal ;
  • pays.

Exemple:

M Viktor Moskvine


154, rue Sadovaya

L'absence de signes de ponctuation dans une lettre commerciale s'appelle "ponctuation ouverte".

la date

La date est située sous les détails, en retrait de trois lignes. Il existe plusieurs options pour écrire la date :

  • 28 juillet 2017 ;
  • 28 juillet 2017 ;
  • 28 juillet 2017 ;
  • 28 juillet 2017

Adresse du destinataire

L'adresse du destinataire est écrite après la date comme suit :

  • nom complet du destinataire ;
  • titre d'emploi;
  • Nom de l'entreprise;
  • numéro de maison, rue ;
  • ville, code postal ;
  • pays.

Le nom doit être précédé adresse abrégée:

  • M. (monsieur, monsieur)
  • Dr. (docteur),
  • M / s. (Mlle, pour une femme célibataire),
  • Mme. (Mme - pour une femme mariée ou si vous n'êtes pas sûr du statut).

Exemple:

Mme Jennifer Grey

éditeur maison d'édition "GoodBook"

L'emplacement de l'adresse est similaire à l'écriture de l'adresse de l'expéditeur.

S'adresser au destinataire de la lettre

  • L'appel au destinataire commence par le mot " Cher... "(cher(s)) : Si le nom complet du destinataire est indiqué, le message d'accueil commence ainsi, par un message d'accueil personnel : Chère Mme Jennifer Grey.
  • Si le nom est inconnu, alors la lettre est adressée indéfiniment : Cher Monsieur ou Madame.
  • Lorsqu'elle est adressée à l'entreprise, l'adresse est générale : Chers Messieurs.
  • Si la lettre est adressée à une société américaine, un deux-points est mis à la fin de l'adresse : Chère Mme Jennifer Grey :

Intitulé du poste de l'expéditeur

Si la lettre est écrite par un homme, le mot Mr n'est pas mis. Si la lettre est écrite par une femme, alors après le nom entre parenthèses est (Mme). Ne pas mettre de point à la fin d'une phrase. Par exemple : Cordialement,

École de langues étrangères "Lingva", ou

Cordialement, Nikole Noble (Mme)

Ecole de langues étrangères « Lingva »

Marque d'application

Une lettre commerciale peut être accompagnée d'autres documents. Pour l'indiquer dans la correspondance commerciale, une abréviation est écrite après la signature Enc ou Encs (« Boîtiers- "Applications"). Après cette inscription, une virgule est placée et tous les documents joints à la lettre principale sont répertoriés. Par exemple:

Cordialement,

Ecole de langues étrangères « Lingva »

Enc, une copie de la licence.

Lettres commerciales et formelles. La structure d'une lettre commerciale et les modèles de discours à utiliser dans celle-ci

Structure de la lettre

 Modèles de parole
1. Adresse formelle au destinataire (s'adresser au destinataire de manière formelle)

Cher Monsieur ou Madame - Cher Monsieur (appel à un homme) ou Madame (à une femme)

2. Dans le premier paragraphe, indiquez le but de la rédaction de la lettre. (N'utilisez pas de verbes abrégés !)

J'écris à propos de / pour poser des questions sur ... - J'écris à propos de / pour savoir / demander ....

J'ai lu/trouvé votre annonce en ... et j'aimerais ... - J'ai lu/trouvé votre annonce en ... et j'aimerais ...

Je suis intéressé par ... - Je suis intéressé par ...

J'aimerais avoir plus de détails sur…

Je voudrais demander des informations supplémentaires sur/concernant…

Je voudrais demander si/quand/pourquoi/où…

J'attends avec impatience votre réponse/d'avoir de vos nouvelles. - Dans l'attente de votre réponse…

3. La fin de la lettre sous la forme appropriée :
Si la lettre commence Cher Monsieur ou Madame, alors la lettre doit se terminer par la phrase

Cordialement, ... - sincèrement vôtre, avec respect ...

Si la lettre commence Cher Mr/Mme Wilson alors la lettre se termine

Sincèrement vôtre, ... - sincèrement vôtre, avec respect ...

Exemples de lettres commerciales/officielles

Exemples de lettres formelles d'affaires

Lettre d'enquête

1.Cher Monsieur/Madame,

2.Je vous écris dans le cadre d'une publicité pour votre cours d'anglais. Je suis un étudiant de 19 ans originaire de Russie. Je m'intéresse à l'anglais et je cherchais un cours d'anglais de niveau supérieur.

Je voudrais demander plus de détails sur ce cours d'anglais. Je vous serais très reconnaissant si vous pouviez m'informer sur les formulaires de paiement et les conditions d'inscription.

J'attends ta réponse.

3. Bien à vous

Cher Monsieur / Madame

Je vous écris dans le cadre d'une annonce concernant votre cours d'anglais. Je suis un étudiant de 19 ans originaire de Russie. Je m'intéresse à l'anglais et donc je recherche des cours d'anglais pour améliorer mon niveau.

J'aimerais avoir plus de détails sur ce cours d'anglais. Je vous serais très reconnaissant si vous pouviez me fournir des informations sur les méthodes de paiement et les conditions d'inscription.

Dans l'attente de votre réponse.

Sincèrement,

Anna Rudova

Cher Monsieur. Steven,

Mme. M. K. Collins a postulé pour travailler comme vendeuse dans ma pharmacie. Elle m'a référé à vous comme quelqu'un pour qui elle a fait un travail similaire. Veuillez me donner des informations générales sur son aptitude à ce travail. Je vous serai reconnaissant pour cette aide.

Cordialement,

Cher Monsieur Stevens,

Mme M.K. Collins a postulé pour un emploi de vendeur dans notre pharmacie. Elle vous a indiqué comme personne à contacter pour plus d'informations car elle a fait le travail pour vous. Veuillez me fournir des informations générales sur son aptitude à occuper ce poste. Je vous serais reconnaissant de votre aide.

Cordialement,

Brian Warner

Lettre de plainte (lettre de plainte)

Je vous écris pour me plaindre du travail inefficace de votre centre de service de livres. Le 3 février, je vous ai commandé un exemplaire de "Dandelion wine" de Ray Bradbury. Le livre est arrivé par la poste et j'ai constaté que certaines pages avaient été transposées de sorte que le livre n'était pas utilisable.

En conséquence, je me suis retrouvé sans un livre nécessaire. J'aimerais avoir le privilège de vous rendre le livre défectueux en échange d'un exemplaire parfait. J'espère qu'il vous sera possible de le remplacer au plus vite. J'attends ta réponse.

Cordialement,

Cher Monsieur Olsen,

Je vous écris pour me plaindre de l'inefficacité de votre centrale de livres. Le 3 février, je vous ai commandé un exemplaire de Dandelion Wine de Ray Bradbury. Le livre est arrivé par la poste et j'ai constaté que certaines pages du livre étaient dans le mauvais ordre, donc le livre était "illisible".

En conséquence, je me suis retrouvé sans le livre dont j'avais besoin. Je voudrais remplacer la copie défectueuse du livre par une copie normale. J'espère que vous pourrez remplacer le livre dès que possible. Dans l'attente de votre réponse.

Sincèrement,

Bill Barry

Modèles de discours supplémentaires pour une lettre de réclamation :

  • Je dois exprimer mon mécontentement...
  • En fait j'en ai déjà parlé/écrit mais rien n'a changé/s'est passé…
  • Il n'y a pas eu de rediffusion de ma précédente lettre. Il n'y a pas eu de réponse à ma dernière lettre.
  • L'article n'a pas été remplacé. – Le produit n'a pas été remplacé.
  • Il a soudainement cessé de fonctionner. – Soudain, le produit a cessé de fonctionner.
  • Le clavier manquait. - Le clavier a été perdu.
  • Contrairement à la description dans le menu/brochure/horaire…La description dans le menu/brochure/horaire ne correspond pas…
  • La nourriture n'était pas cuite correctement. – Les aliments n'ont pas été cuits correctement.
  • Le prix était assez cher. - Le prix était trop élevé.
  • C'était un événement très malheureux parce que... - Cet événement s'est soldé par un échec parce que...
  • De cette façon, cela a ruiné tous mes plans car ... - Ainsi, tous mes plans ont été violés à cause de ...
  • J'espère que je peux attendre ... - J'espère que je peux attendre (attendre) ...

Lettre d'application

(Lettre de déclaration)

Cher Monsieur ou Madame,

Je vous écris en réponse à votre offre d'emploi concernant le poste d'opérateur informatique que j'ai trouvé dans le dernier numéro de "Daily News".

Je crois que ce poste correspond à mes attentes d'un emploi parfait pour un jeune. En ce qui concerne mes qualifications, je travaille depuis environ deux ans en tant qu'opérateur informatique chez Grey Service Company, où j'ai eu la chance d'acquérir une expérience "pratique" avec les ordinateurs dans un véritable bureau de travail et d'entrer en contact avec le public pour la première fois. J'y ai acquis une expérience professionnelle précieuse. En plus de cela, je me considère comme une personne travailleuse et très sociable.

Je serais heureux d'assister à l'entretien à tout moment qui vous convient. Je joins les noms de deux références de Grey Service Company, que vous pouvez contacter pour plus de détails. Je suis dans l'attente de votre réponse.

Cordialement votre,

Cher Monsieur/Madame,

Je vous écris pour répondre à votre annonce pour un poste d'opérateur informatique que j'ai trouvée dans la dernière édition du Daily News.

Je crois que ce poste répond à mes attentes d'un travail idéal pour un jeune homme. En ce qui concerne mes qualifications, j'ai travaillé comme opérateur informatique pendant 2 ans chez Gray Services, où j'ai eu la chance d'acquérir une expérience pratique avec des ordinateurs au bureau et une première expérience de communication avec des personnes au sein de la profession. Au travail, j'ai acquis une précieuse expérience professionnelle. De plus, je me considère comme une personne travailleuse et très sociable.

Je serai heureux d'assister à l'entretien à tout moment qui vous conviendra. Je vous donne les noms de deux anciens collègues que vous pouvez contacter pour plus d'informations sur moi. Dans l'attente de votre réponse.

Sincèrement,

Jane Morrisson

Modèles de discours supplémentaires pour une lettre de demande d'emploi :

  • Je vous écris en réponse à/concernant…
  • J'écris à propos de ... - J'écris à propos de ...
  • Je voudrais exprimer mon intérêt pour ... - Je voudrais exprimer mon intérêt pour ...
  • J'ai trouvé l'offre de poste/d'emploi/de poste extrêmement intéressante parce que…
  • Je souhaite postuler à ce poste car…
  • La raison pour laquelle j'ai postulé à ce poste est que… (je suis très sociable, travailleuse, douée pour…)
  • Quant à mon expérience, elle comprend… - Quant à mon expérience de travail…
  • J'ai travaillé pour ... en tant que ... - J'ai occupé un poste ... pendant ...
  • Je suis prêt à venir à une entrevue à tout moment. Je suis prêt à venir pour une entrevue à tout moment.
  • Je joins mon CV/références de mes précédents employeurs. – Je joins les CV/recommandations d'anciens employeurs.
  • Je l'ai rencontré… en…, lorsqu'il a rejoint…
  • …m'a demandé d'écrire une lettre de recommandation pour accompagner sa candidature pour… Je suis très heureux de le faire…. m'a demandé d'écrire une lettre de recommandation à déposer sur le lieu de la demande…. Je suis content de le faire.
  • …s'est distingué(e) … s'est révélé(e) comme…
  • Son plus grand talent est… Son plus grand talent est…
  • C'est une personne créative… C'est une personne créative…
  • Son excellente capacité à… était inestimable… Son excellente capacité à… était inestimable…
  • Pendant qu'il / elle était avec nous, il / elle… Ses responsabilités comprenaient…
  • Ses principales responsabilités étaient… Ses tâches quotidiennes comprenaient… Ses tâches quotidiennes comprenaient…
  • Le seul point faible que j'ai jamais noté dans sa performance était…
  • Je suis convaincu que… continuera d'être très efficace. Il/elle mérite mes meilleures recommandations. Je suis sûr que … continuera à travailler très efficacement. Il/elle mérite ma plus haute recommandation.
  • Je recommanderais volontiers… en tant que candidat plein d'espoir. Je suis heureux de recommander… en tant qu'employé prometteur.

lettre de voeux d'entreprise

Le but d'une lettre commerciale de félicitations est de féliciter officiellement le chef d'entreprise ou votre collègue. Cette lettre peut être plus courte qu'une lettre commerciale formelle, mais plus émotionnelle.

Modèles de discours supplémentaires pour les lettres de félicitations :

  • Meilleurs voeux pour une nouvelle année heureuse et prospère de …! Veuillez accepter les meilleurs vœux pour une nouvelle année heureuse et prospère de la part de... !
  • En remerciement de notre association durant le passé année, tout le monde à … présente nos meilleurs vœux pour un merveilleux temps des Fêtes! - Appréciant notre coopération au cours de l'année écoulée, chaque employé ... exprime nos meilleurs vœux dans le cadre des vacances !
  • Meilleurs voeux pour un joyeux temps des Fêtes et une merveilleuse nouvelle année! Avec mes meilleurs vœux de joyeuses fêtes et une merveilleuse année à venir !

Lettre de recrutement (lettre de motivation pour CV)

Dans l'introduction de la lettre de motivation, il est recommandé de mentionner la source d'information et le poste souhaité.

La partie principale de la lettre fait référence aux connaissances, compétences et capacités professionnelles du candidat, contient des informations sur le CV accompagnant la lettre. Exprimez votre désir de venir à l'entretien, si possible à un moment opportun pour l'employeur ou son représentant, ainsi que l'espoir d'une décision positive en direction du candidat. Enfin, merci d'avoir lu la lettre.

Modèles de discours supplémentaires pour les lettres d'embauche :

  • J'ai été intéressé de lire votre annonce pour…
  • Veuillez accepter cette lettre comme candidature pour le poste … actuellement annoncé dans le …
  • J'ai des compétences exceptionnelles en communication verbale et écrite. J'ai des compétences exceptionnelles en communication orale et écrite.
  • Je peux fournir des références de… si nécessaire. Je peux fournir des recommandations de… si nécessaire…
  • Merci pour votre attention. Merci pour votre attention.

lettre d'invitation commerciale

Dans le monde des affaires, les rencontres avec des partenaires font partie de la clé du succès, la conception correcte des invitations est donc très importante. Lors de la rédaction d'une invitation, assurez-vous que le nom du partenaire est indiqué en toutes lettres. L'invitation doit être courte, l'utilisation de l'humour est appropriée et, bien sûr, le temps d'envoyer l'invitation !

Phrases pour l'invitation :

  • Vous êtes cordialement invité à être l'invité de…
  • Laissez-moi le plaisir de vous inviter à… Ne refusez pas le plaisir de vous inviter…

Répondre à une lettre commerciale en anglais

Certaines lettres reçues par l'entreprise nécessitent une réponse. La structure d'une telle lettre n'est pas différente d'une lettre commerciale.

Modèles vocaux supplémentaires pour répondre à une lettre :

  • Merci pour votre lettre. Merci pour votre lettre.
  • Nous apprécions votre offre. Nous apprécions votre suggestion...
  • Nous nous ferons un plaisir de vous fournir…
  • Concernant votre question sur… Concernant votre question sur…

Conclusion

La lettre officielle comprend les parties suivantes :

Salutations formelles : Cher Monsieur/Madame - lorsque vous ne connaissez pas le nom de famille de la personne ; Cher Monsieur/Madame Wilson - Lorsque vous ne connaissez pas le nom du destinataire.

Le premier paragraphe contient une salutation et une déclaration d'ouverture, le but de la lettre.

La partie principale de la lettre révèle son contenu - des arguments sont fournis, des informations intéressantes sont demandées (généralement 1 à 3 paragraphes).

Le dernier paragraphe est le résumé de toute la lettre, à savoir, les actions que vous attendez du destinataire, les commentaires finaux.

Lettre formelle se terminant par : Cordialement,… – lorsque vous ne connaissez pas le nom de famille de la personne ; Cordialement... quand vous ne connaissez pas le nom du destinataire.

Les lettres officielles peuvent également être une réponse contenant les informations demandées. La lettre de réponse a la même structure.

Assurez-vous que lors de la rédaction de votre lettre, aucune partie n'est oubliée.

Une lettre commerciale bien pensée et soigneusement rédigée est un outil efficace dans les affaires qui peut non seulement aider à conclure divers types d'affaires, lors de l'embauche, etc., mais aussi gâcher l'impression de l'expéditeur, ce qui ne lui garantit pas le succès. dans la réalisation de son objectif.

Le format standard d'une lettre formelle prévoit plusieurs points importants dans sa rédaction, cependant, vous devriez essayer de garder votre lettre formelle en anglais aussi simple que possible, claire, juste au point et ne pas la compliquer avec de longues phrases, n'utilisez pas vocabulaire trop étroitement spécifique, que tout le monde ne comprend pas, n'insérez pas d'expressions démodées.

Il convient également de tenir compte du fait que la lettre officielle en anglais ne peut pas utilisez des formes abrégées, des idiomes, des verbes à particule, des modes impératifs, des mots émotionnels, subjectifs et obscurs : très, vraiment, en fait, totalement, terrible, agréable, bon, etc.

Adresses dans une lettre officielle

Une lettre officielle anglaise standard commence par l'adresse de l'expéditeur de la lettre, qui est écrite dans le coin supérieur droit. Les numéros de téléphone et les adresses e-mail ne sont généralement pas écrits, mais cela est parfaitement acceptable.

À gauche et en dessous, le nom et le destinataire de la lettre sont écrits. Si vous ne connaissez pas le nom, utilisez un titre approprié, mais il est préférable de toujours adresser la lettre à un destinataire spécifique.

la date

Ensuite, la date est écrite. Il est permis de le mettre à la fois sous l'adresse de l'expéditeur et sous l'adresse du destinataire. Les formats de date sont récemment devenus plus libres, mais pour ne pas confondre le nombre avec le mois, mieux vaut écrire le mois en un mot : 1er mars 2014, 1er mars 2014

Salutations

Très important: toujours utiliser l'inversion Mme pour une femme, sauf demande spécifique d'utiliser Mme, Mlle

Certains écrivent sans titre : Dear Jane Empson, mais les Britanniques considèrent un tel traitement comme grossier. Par conséquent, il est préférable d'utiliser le titre. Si vous savez que la personne à qui vous écrivez a un statut particulier, indiquez-le : Cher Dr. loger

Si non seulement le nom est connu du tout, mais aussi l'homme ou la femme lira cette lettre, alors l'appel est le suivant: Cher Monsieur/Madame (Cher Monsieur ou Madame). La fin de la lettre dépendra de la façon dont vous l'avez commencée. Si un nom a été spécifié, la fin de la lettre sera : "Cordialement,". Si monsieur ou madame - "Cordialement votre,". Immédiatement en dessous de cette expression, votre signature est placée, en dessous votre nom et prénom sont imprimés.

Après la salutation, il est maintenant devenu habituel d'indiquer immédiatement la raison de l'écriture de cette lettre et même de la mettre en gras ou de la souligner afin que, si nécessaire, sans entrer dans les détails, une personne puisse la transmettre à un candidat plus approprié.

Essence de la lettre

L'essence de la lettre doit être énoncée clairement, brièvement, seulement au point. Le texte est divisé en paragraphes. La personne à qui vous écrivez peut être inondée de lettres, donc si elle reçoit trois pages de texte bien écrit, votre lettre finira très probablement à la poubelle. La lettre doit être lue en quelques secondes, alors n'utilisez aucune information supplémentaire, en particulier celle qui est jointe à la lettre séparément.

Vérifiez votre écriture formelle en anglais

Vérifiez très attentivement la grammaire et l'orthographe, les erreurs peuvent faire mauvaise impression, et si vous postulez à un emploi, votre lettre avec des erreurs volera certainement à la poubelle. Si possible, donnez-le à quelqu'un d'autre pour vérifier. Soyez particulièrement doué pour vérifier l'orthographe du nom du destinataire.

Le style d'écriture doit être poli, respectueux, même s'il s'agit d'une plainte. Une façon d'y parvenir est d'utiliser des verbes auxiliaires. pouvait serait devrait, mais n'en abusez pas, car il y a un risque que la lettre devienne trop formelle et même démodée.

Le tableau d'expressions suivant vous aidera à rédiger une lettre formelle complète en anglais pour un client, un entrepreneur, un fournisseur.

Rappelez-vous que la première impression est très importante, il est donc préférable de choisir du papier, des enveloppes, de centrer la lettre sur la page, d'éviter les taches sur le papier. Ce sont toutes de petites choses, mais très importantes dans les affaires, qui peuvent vous aider à atteindre votre objectif.

J'apprécie votre compréhension et j'attends avec impatience
pour vous accueillir de nouveau sur le site prochainement.

Ecriture formelle en anglais - exemple (cliquez pour agrandir) Sources : Université de la ville de Birmingham Kate, professeur d'EFL très expérimentée de

De nos jours, de nombreuses entreprises ont des partenaires étrangers ou des succursales à l'étranger, de sorte que la connaissance d'une secrétaire ou d'une assistante personnelle en anglais n'est pas une tendance à la mode, mais un besoin urgent. Aujourd'hui, nous allons parler de la façon de bien préparer certains types de documents souvent confiés à la secrétaire.

NOTES DE BUREAU

Note de service (mémorandum) sont des communications écrites au sein des entreprises ou au sein des divisions de l'entreprise. Ils sont généralement destinés aux annonces, aux discussions sur les processus métier, aux rapports sur le travail de l'entreprise, à la diffusion d'informations parmi les employés. Le mémo est un document public, vous ne devez donc pas y inscrire d'informations confidentielles.

Lors de l'écriture, un style informel est généralement utilisé. Un mémo ne doit pas être trop court et trop officiel, mais la concision est la bienvenue. La structure du mémo est la suivante : le plus une information important placé dans le premier paragraphe, et dans les paragraphes suivants l'expliquent plus en détail. Tous les mémos contiennent les éléments suivants :

  • destinataire: aligné à gauche, en haut de la page ;
  • expéditeur: aligné à gauche, directement sous le destinataire ;
  • la date: aligné à gauche, sous l'expéditeur ;
  • sujet: aligné à gauche, sous la date.

Pour les mémos, il est d'usage d'utiliser du papier blanc pour l'impression, au format A4 ou inférieur (les mémos doivent tenir dans les bacs à documents entrants).

Ne vous laissez pas emporter par l'envoi de mémos excessifs - rappelez-vous que chaque employé est occupé et a son propre travail à faire. Certaines personnes pensent que les mémos sont des outils de gestion efficaces, mais ce n'est pas tout à fait vrai. Bien que les mémos puissent être utilisés pour guider le travail et les suggestions, les critiques et les éloges sont mieux adressés à la personne en personne.

Si une grande partie de l'information est aujourd'hui transmise par e-mail en inscrivant un message dans la boîte aux lettres, l'utilisation de mémos (documents) joints reste un élément important de la correspondance commerciale. Lors de l'envoi de documents par e-mail, n'oubliez pas leur formatage correct (exemples 1, 2).

EXEMPLE 1

À: Igor Ivanov / Igor Ivanov

De: Ioulia Sergueïeva/ Julia Sergeeva

Vice-président Communications ZAO Funny Cats/

Vice-président pour les relations publiques, CJSC "Fanny Cats"

Ci-joint: Rapport préalable #08/2011/

Rapport préalable n° 8/2011

OAL (copie)/ Relevé de compte (copie)

Mémorandum/ note

Je demande d'accepter sur le compte 52 300 (cinquante deux mille trois cents) roubles que j'ai retirés comme indemnité journalière pour mes premiers voyages d'affaires en Suède et en Italie sans reçu (il a été perdu).

Je vous demande de tenir compte du montant de 52 300 (cinquante-deux mille trois cents) roubles retirés à titre d'indemnités de déplacement pour mes deux premiers voyages d'affaires en Suède et en Italie sans chèque, car Il était perdu.

_________________ / Ioulia Sergueïeva / Julia Sergeeva

EXEMPLE 2

À: Département Marketing ZAO Funny Cats/

Département Marketing de CJSC "Fanny Cats"

De: Igor Ivanov / Igor Ivanov

Directeur général Funny Cats, ZAO/

Directeur Général de CJSC "Fanny Cats"

Matière: Présentation client/

Présentation pour le client

La présentation sur le marketing des nouveaux produits que vous avez préparée la semaine dernière était exceptionnelle !

Votre enthousiasme, votre stratégie de vente et votre connaissance des produits ont été impressionnants et ont certainement scellé l'accord avec notre partenaire.

Merci pour votre travail exceptionnel et votre dévouement!

Mes félicitations à vous tous !

La présentation commerciale de nos nouveautés que vous avez préparée la semaine dernière était super !

Votre enthousiasme, votre stratégie de vente et votre connaissance des produits étaient impressionnants et garantiront certainement un accord avec notre partenaire.

Merci pour votre travail exceptionnel et votre dévouement envers l'entreprise!

Mes félicitations à vous tous !

Cordialement/ Sincèrement,

Igor Ivanov / Igor Ivanov

Lettre de démission

lettre de démission- Il s'agit d'un document officiel par lequel un salarié notifie son licenciement d'un poste ou d'une unité. Il est soumis au supérieur immédiat. Si la société est étrangère, la demande peut être rédigée en anglais.

Pourquoi est-il nécessaire de présenter une lettre de démission? Tout d'abord, afin de maintenir de bonnes relations avec l'employeur et l'organisation dans laquelle vous avez travaillé, et de recevoir une référence positive (lettres de recommandation). Même si un préavis verbal de résiliation est suffisant dans certaines entreprises, le préavis de résiliation peut être conservé par l'employeur et l'employé et utilisé légalement si nécessaire.

Il existe de nombreuses options pour rédiger des déclarations en anglais, mais tout dépend de l'entreprise spécifique et des normes de tenue de registres acceptées. Mais il y a des points importants : par exemple, la date de licenciement, la date d'écriture et une signature personnelle doivent être présentes dans le texte de la candidature.

A la fin de la candidature, il est impératif d'indiquer les copies qui sont adressées à d'autres personnes, à l'exception du supérieur immédiat (par exemple, le responsable RH ou le chef d'entreprise).

La lettre de démission doit être rédigée avec compétence et concision dans un style commercial basé sur les caractéristiques linguistiques strictes inhérentes à l'anglais moderne.

Cependant, nous notons que l'essentiel dans cette situation est de pouvoir dire au revoir à l'entreprise sur une bonne note. C'est l'une des composantes de la réussite professionnelle et de l'épanouissement professionnel.

Vous trouverez ci-dessous une lettre de démission en anglais standard moderne rédigée au Royaume-Uni (exemple 3).

EXEMPLE 3

083, chemin Oxford/ Route d'Oxford, 083

Manchester, NH 23432/ Manchester, NH 23432

À: Mme. Anne Clark/ Mme Anne Clark

Spécialiste principal des ventes MA Commerce/ Spécialiste principal des ventes MA Commerce

Chère Madame. clark,

Veuillez accepter cette lettre comme une démission officielle de mon poste de directeur des ventes, à compter du 24 septembre 2011.

Je quitte ce poste car une opportunité d'étudier un Master en administration des affaires s'est présentée. Je comprends que ce poste nécessite toute mon attention et, par conséquent, ne me permettra pas d'étudier à temps partiel.

Je remercie MA Trade pour l'opportunité qui m'a été donnée et je vous remercie, en particulier, pour votre précieuse formation et le professionnalisme dont vous avez fait preuve. Je serais plus qu'heureux de donner à l'entreprise un mois afin de trouver un remplaçant pour mon poste.

Chère Madame Clark,

Veuillez accepter cette candidature comme ma démission officielle du poste de directeur des ventes à compter du 24 septembre 2011.

Je quitte ce poste en raison de l'opportunité d'étudier et d'obtenir une maîtrise en gestion d'entreprise. Travailler à ce poste demande une attention accrue et il m'est difficile de trouver des opportunités de formation complémentaire.

Je remercie la société MA Trade pour les opportunités qui m'ont été offertes et vous personnellement pour les connaissances et le professionnalisme que vous avez partagé avec moi tout ce temps. Je suis heureux de donner à l'entreprise 1 mois pour trouver un candidat pour mon poste.

Très sincèrement vôtre/ Sincèrement,

Juliette Prat/ Juliette Pratt

Directeur des ventes, MA Commerce/ Responsable commercial MA Commerce

CC : Mme. Cecilia Rodriguez, responsable des ressources humaines/

Cc : Cecilia Rodriguez, responsable des ressources humaines

E-mail

Moderne messages électroniques, envoyés par les employés les uns aux autres par courrier, en règle générale, sont assez courts, peuvent être à la fois officiels et informels. Mais même si la lettre est informelle, elle doit être soignée et facile à lire et à assimiler.

Vous trouverez ci-dessous plusieurs options pour la conception standard des messages électroniques (début et fin) en fonction du destinataire, des tâches en cours et de votre relation.

vous connaissez bien

Vous connaissez-vous

Vous n'êtes pas familier

Seulement à première vue, la question «comment écrire une lettre formelle» semble effrayante. S'il vaut mieux plonger dans l'essentiel, il devient clair que rédiger une lettre commerciale en anglais est une tâche assez simple.
Vous aurez besoin d'une lettre officielle en anglais pour postuler à un emploi, établir des relations de travail et des partenariats. Même une personne qui possède une langue étrangèreà un niveau intermédiaire, pourra l'écrire sans difficulté. Vous devez connaître les règles essentielles de l'écriture et le schéma général. Vous ne pouvez pas utiliser des phrases ornées avec des significations cachées, des métaphores et des euphémismes. Écrivez aussi concis et clair que possible. Le destinataire doit prendre la feuille, baisser les yeux et comprendre immédiatement ce que vous attendez de lui. La capacité à rédiger correctement des messages commerciaux est l'une des compétences les plus importantes dans les affaires.

Structure. Commencer.

Les messages de ce type ont une certaine structure et des règles d'écriture. La première chose qui est importante et dont il faut se souvenir - pas de signes de ponctuation supplémentaires (ponctuation ouverte). Deuxième - Tous les paragraphes sont écrits sans lignes rouges. Troisième - les abréviations ne sont pas autorisées (Tu ne peux pas...). Et la règle la plus importante est Le message doit être court et concis, mais significatif.

Schématiquement, le début peut être décrit comme suit :
date de départ
Nom du destinataire
Poste de destinataire
Nom de l'entreprise
Adresse de l'emplacement de l'entreprise

Notez qu'il n'y a pas de signes de ponctuation. Aucun point ou virgule n'est requis. Au lieu de cela, un saut de ligne est utilisé.

la date dans différents pays puis-je avoir Orthographe différente. Dans de nombreux pays, le format de date est : jour mois année(18 mars 2014 ). Mais il y a des pays dans lesquels l'orthographe se retrouve au format : année mois jour(18 mars 2014 ), et une virgule après le chiffre . Il est préférable d'écrire le mois en texte pour éviter les malentendus.

Nom destinataire indiqué dans le format dans lequel il signe lui-même ses lettres. Autrement dit, si une personne signe en tant que John Smith, vous ne devez pas écrire Mr J Smith et autres.

Également indiqué au début notes spéciales , indiquant, par exemple, la confidentialité de la lettre. Ils sont le plus souvent écrits en majuscules (CONFIDENTIEL).

Partie principale.

Comme vous le savez, tout message commence par un appel au destinataire ou une salutation.

L'écriture formelle en anglais ne fait pas exception. Vous pouvez commencer de plusieurs manières :

  • Cher Monsieur ou Madame - si vous ne connaissez pas le sexe;
  • Cher Monsieur / Madame Marshman - en l'absence d'une connaissance et d'une amitié très proches ;
  • Cher John Marshman - si la relation avec le destinataire est un partenariat étroit ou une amitié ;
  • Chers Messieurs - un appel à une société de personnes ;
  • Chers Messieurs - un appel à deux hommes ou plus ;
  • Cher client - un appel standard au client ;
  • Cher directeur général (PDG) - PDG ;
  • Cher Dr. Marshman - si le titre ou le statut spécial est connu.

Si au début, avec l'adresse de l'organisation, le nom du destinataire était indiqué, le message d'accueil doit être personnel.
Lorsqu'on s'adresse à une femme, cela vaut la peine d'écrire Mme, mais seulement lorsqu'elle-même n'a pas demandé d'écrire Mme ou Mlle (Mme - appel universel aux femmes mariées et célibataires).
Vient ensuite la ligne appelée titre et reflète le thème principal du message. En règle générale, il est écrit en majuscules (vous pouvez utiliser un trait de soulignement) une ligne après la salutation.

La partie principale doit être divisée en paragraphes courts, mais significatifs et compréhensibles. Une personne doit lire le message dans les plus brefs délais, mais en même temps comprendre tout ce que vous vouliez lui transmettre. Si vous envoyez au destinataire plusieurs pages remplies de texte proches les unes des autres, alors elles se retrouvent immédiatement dans la corbeille du destinataire, sans être lues. Écrivez court et précis. La ponctuation correcte doit être présente dans le corps principal.

Conclusion.

La fin consiste en une phrase d'adieu polie, le nom du destinataire, sa fonction et des ajouts. Souvent utilisé phrases finales: "Cordialement votre" ( écrit lorsque le nom du destinataire est inconnu) et "Cordialement" ( écrit en personne). Nom du destinataireécrit 4-5 lignes après la fin. Vous pouvez l'écrire en majuscules ou les utiliser au début d'un mot. Si l'expéditeur est un homme, le post-scriptum "Monsieur" n'est pas utilisé. Mais si le message est envoyé par une femme, après le nom, vous devez écrire entre parenthèses (Mme / Mme).

Lorsqu'une lettre doit être signée par un tiers au lieu du destinataire, ils écrivent pp (per procurationem) devant le nom - au nom de quelqu'un ou pour. Poste de destinataire indiqué sur la ligne suivante après le nom. Voici des notes supplémentaires sur investissements ou copies. En règle générale, la présence de pièces jointes est indiquée par la marque Enc (Encs) une ligne après la position. Si vous souhaitez envoyer des copies de la lettre à un tiers, il doit y avoir des marques cc ( copie de courtoisie ou copie distribuée) ou Copie , suivi du nom et du titre du destinataire de la copie. S'il y en a plusieurs, ils doivent être listés dans ordre alphabétique. Si le destinataire ne veut pas informer le destinataire que des tiers auront des copies, utilisez le symbole cci (copie de courtoisie invisible). Il n'est pas écrit sur l'original, que le destinataire recevra, mais uniquement sur les copies.
Les partenaires commerciaux et les employeurs évalueront non seulement le texte, mais également le papier sur lequel vous écrivez et l'enveloppe dans laquelle vous envoyez la lettre. Cela signifie que la présence de taches et d'ecchymoses, de bords bâclés et déchirés est inacceptable. Il est important de vérifier la lettre pour les fautes de ponctuation et d'orthographe. Le style d'écriture doit être clair, concis, formel. Ce sont toutes de petites choses, mais elles sont aussi importantes que le costume dans lequel vous viendrez à la réunion. S'il est froissé et périmé, personne ne vous prendra au sérieux.

Écrire une lettre formelle en anglais n'est pas une tâche difficile. Mais voici une petite liste de phrases d'aide pour rendre cette tâche aussi facile que possible :
Nous voudrions vous informer que…- nous voudrions vous informer que…;
Nous garantissons le respect de nos obligations contractuelles– nous garantissons le respect de nos obligations contractuelles ;
Je souhaite prendre rendez-vous pour un dîner d'affaires- Je souhaite prendre rendez-vous pour un dîner d'affaires ;
Nous aimerions signer un contrat de coopération dès que possible– nous aimerions signer un contrat de coopération dès que possible ;
Nous vous attendrons au bureau à (heure) Nous vous attendrons au bureau à (heure);
Il a été décidé de prendre à votre place un autre employé, car- il a été décidé de prendre un autre employé à votre place, car ;
Nous sommes contraints de vous refuser, car- nous sommes contraints de vous refuser, car ;
Nous serons heureux d'employer un employé aussi qualifié— nous serons heureux d'embaucher un employé aussi qualifié;
Nous garantissons la livraison des marchandises dans un proche avenir et nous nous excusons pour le retard– nous garantissons la livraison des marchandises dans un proche avenir et nous nous excusons pour le retard ;
Je joins une copie du contrat signé à la lettre Je joins une copie du contrat signé à la lettre.

Un exemple de lettre commerciale (formelle).

CONFIDENTIEL
18 mars 2014
Jean Marshman
PDG
Société ABC
52 rue de la chaux
Washington
Etats-Unis
Cher Monsieur Marshman
PROPOSITION COMMERCIALE
Notre entreprise est intéressée par nos fournitures. Veuillez envoyer la liste de prix, les informations sur le produit avec les spécifications détaillées et plusieurs échantillons. Pour conclure un contrat, nous vous enverrons notre représentant dans les plus brefs délais.
Dans l'espoir d'une coopération future
Cordialement

Samantha White (Mme)
distributeur
Copier Joanna Mason
Andrew Yung
Edgar Wilson, directeur général