رسالة رسمية إلى منظمة المحامين باللغة الإنجليزية. خطاب عمل باللغة الإنجليزية

ستكون معرفة قواعد المراسلات الرسمية باللغة الإنجليزية مفيدة لطلبات القبول في مدرسة أو جامعة أجنبية ، أو رحلة إلى مدرسة صيفية أو شتوية في الخارج ، اجتياز الامتحان، المراسلات مع الشركاء الأجانب. في هذه المقالة ، سنخبرك بكيفية كتابة خطاب عمل أو بريد إلكتروني باللغة الإنجليزية.

هيكل الرسالة الورقية

هناك تسعة عناصر إلزامية لا يمكنك الاستغناء عنها عند كتابة خطاب رسمي باللغة الإنجليزية:

عنوان المرسل:أول شيء يشار إليه في الرسالة هو عنوانك. هو مكتوب في الزاوية اليمنى العليا من الورقة.

التاريخ: تحت العنوان تحدد تاريخ الرسالة. لا تنس تخطي الخط الفاصل بين العنوان والتاريخ.

عنوان المستلم:يتم كتابة عنوان المستلم بعد التاريخ. إنه موجود في النصف الأيسر من الرسالة أسفل عنوان المرسل وتاريخ كتابة الرسالة.

التحية: تقع أسفل عنوان المستلم. أعلى وأسفل التحية ، ضع مسافة بادئة لحجم السطر.

سطر الموضوع: مثل البريد الإلكتروني ، يجب أن يحتوي الخطاب الرسمي على سطر موضوع أو سبب لمخاطبة المستلم.

النص الأساسي: هذا هو المكان الذي يوجد فيه نص الرسالة الإلكترونية. تذكر القاعدة: فكرة واحدة - فقرة واحدة. في نهاية الجزء الرئيسي ، حدد الإجراءات التي تتوقعها من المرسل إليه بعد استلامه الخطاب.

الخلاصة: لا تنسى وضع مسافة بادئة قبل الإغلاق. تابع القراءة للحصول على مزيد من المعلومات حول كيفية إنهاء الحرف بشكل صحيح.

التوقيع: يتم وضع التوقيع بعد العبارة الأخيرة من رسالتك يدويًا.

اسمك بأحرف كبيرة:تحت التوقيع ، حدد الاسم واللقب.

كيف تكتب تحية

ابدأ خطابًا رسميًا بـ "Dear". يحظر استخدام كلمات مثل "hi" أو التحيات غير الرسمية الأخرى. إذا كنت تريد أن تجعل الخطاب أكثر صرامة ، فلا تخاطب المرسل إليه بالاسم ، واكتفي باللقب. في بعض الحالات ، يكون العنونة بالاسم مقبولة: إذا كنت تعرف الشخص شخصيًا أو إذا أصر على مخاطبته بالاسم. في حالات أخرى ، التزم بالقواعد التالية:

• سيدي وسيدتي - ابدأ الخطاب بـ "سيدي أو سيدتي" في حالة عدم معرفتك باسم المتلقي: عندما تكتب إلى إدارة الجامعة ولا تعرف من سيقرأ الرسالة.
• السيد والسيدة والدكتور وما إلى ذلك - عندما تعرف اسم المستلم ، خاطبه باسمه الأخير باستخدام اللقب أو الرتبة ، إن وجدت. إذا كان المرسل إليه رجلًا ، فاستخدم اختصار السيد + اللقب: "السيد. سميث "، إذا كانت المرأة - اختصار السيدة + اللقب -" السيدة سميث ". الاستثناء هو عندما تعرف أن المستلم له لقب أو رتبة ، مثل "دكتور سميث" أو "كابتن سميث".

كيف تكتب الخاتمة

هناك عدة طرق لإنهاء الحرف:

• تفضلوا بقبول فائق الاحترام - تستخدم إذا بدأت الرسالة بكلمات "سيدي أو سيدتي".
• تفضلوا بقبول فائق الاحترام - مكتوب إذا كنت في بداية الرسالة خاطبت المرسل إليه بالاسم.
• تفضلوا بقبول فائق الاحترام - تُستخدم إذا كنت تعرف المتلقي ولكنك لم تلتقي في الحياة الواقعية. يستخدم العنوان بشكل رئيسي في أمريكا.

لا تنس أنه يجب أن تكون هناك فاصلة في نهاية الجملة الأخيرة.

قواعد لكتابة رسائل البريد الإلكتروني

تعتبر رسائل البريد الإلكتروني أقل رسمية من الرسائل الورقية ، لكن هذا لا يعني أنها يمكن أن تستخدم تعبيرات مألوفة أو عامية. يجب أن تكون مهذبًا ، حتى لو كان مسموحًا ببعض الحريات في شكل خطاب.

العناصر المطلوبة في البريد الإلكتروني:

عنوان بريدك الإلكتروني

احتفظ بصندوق وارد منفصل للأغراض المهنية ، مثل كتابة الرسائل للقبول بالجامعة أو إلى أرباب العمل المحتملين.

العنوان الذي يحمل اسمًا مضحكًا لن يثير إعجاب المرسل إليه ، وقد لا يأخذ رسالتك على محمل الجد. استخدم القالب التالي لعنوان البريد الإلكتروني: firstname.lastname [بريد إلكتروني محمي]

سمة

في هذا السطر ، تحتاج إلى تحديد جوهر البريد الإلكتروني بإيجاز. لا تجعل الوصف مفصلاً - اذكر الشيء الرئيسي. يلعب هذا الخط دورًا مهمًا - فهو يمكن أن يجذب انتباه المستلم ويميز رسالتك عن الآخرين.

تجنب الكلمات "عاجل!" في سطر الموضوع. أو "انتباه!" إذا كان وضعك لا يتطلب استجابة فورية. إذا كتبت أن الرسالة عاجلة ، وهي ليست كذلك بالفعل ، فسيغضب المستلم.

تحيات

إذا كنت ترغب في الحفاظ على أسلوب رسمي في رسالة بريد إلكتروني ، فاتبع الإرشادات الخاصة برسالة ورقية رسمية.

إذا كنت قد راسلت بالفعل - انتبه إلى كيفية توقيع الشخص على الحروف: تم توقيع الخطاب بالاسم الأول والأخير - اتبع نفس التنسيق عند الاتصال. تذكر أنك تحتاج إلى مخاطبة المرسل إليه بنفس الطريقة التي يخاطبك بها: إذا كانت رسالته تبدأ بـ "عزيزي" ، يجب أن تبدأ إجابتك أيضًا بهذه الكلمة. إذا كانت الرسالة تبدأ بـ "مرحبًا" ، يمكنك أيضًا الرد.

خيار آخر للترحيب يمكن تصنيفه على أنه رسمي وغير رسمي على حد سواء هو "يوم جيد" و "مساء الخير". إنه أكثر ودية وشخصية من عزيزي.

في حالة الاتصال الأقل رسمية ، يُسمح بتحية المرسل إليه بكلمات "مرحبًا" أو "مرحبًا".

التوقيع

رسائل البريد الإلكتروني غير رسمية أكثر من الرسائل الورقية ، لذلك ستبدو عبارة "مخلصك" غريبة. إذا بدأت بريدك الإلكتروني بأسلوب أكثر رسمية ، فمن المنطقي الالتزام به حتى النهاية.

إذا كنت تستخدم تحية غير رسمية، اختر أحد الخيارات:

- أطيب التمنيات،

- أطيب التحيات،

- مع أطيب التحيات،

- أتمنى لك كل خير،

- تشكرات،

يعتبر الخياران الأخيران أكثر ملاءمة للحالات التي تتصل فيها بالمستلم لطلب أو نية لمعرفة إجابة سؤال. تذكر إنهاء كل من هذه العبارات بفاصلة.

إذا كان لديك قالب تم إعداده لإنهاء رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا ، فتأكد من أن محتواه مقبول لدى المستلم. التوقيعات والصور المضحكة غير مقبولة للاستخدام في خطاب رسمي.

قواعد الأخلاق الحميدة

4 نصائح أخرى لكتابة خطاب رسمي:

• لا تستخدم المفردات العامية واللغة العامية.
• اكتب في صلب الموضوع: إذا كنت تريد قراءة رسالتك حتى النهاية ، فذكر أفكارك بشكل أقصر وأوضح.
• أعد قراءة الرسالة قبل إرسالها: يجب ألا تكون هناك أخطاء - فقد تؤدي إلى تقويض صورتك المهنية!
• عند كتابة رسائل بريد إلكتروني ، حاول عدم إرفاق مستندات دون داع ، وتجنب أيضًا استخدام الرموز التعبيرية والرموز التعبيرية 🤓.

نأمل أن تساعدك هذه النصائح على إظهار نفسك كمحترف في المراسلات التجارية.

تتم كتابة الرسائل الرسمية / رسائل البريد الإلكتروني بأسلوب رسمي (رسمي) للأشخاص الذين يشغلون مناصب رسمية وقيادية ، مثل المديرين والمديرين.

يمكن أن تكون الرسائل الرسمية من أنواع مختلفة:

• خطاب عمل
• خطاب طلب معلومات ؛
• رسالة شكوى؛
• خطاب طلب التوظيف ؛
• رسالة شكوى؛
• رسالة اعتذار.

هيكل خطاب العمل

اسم المرسل وعنوانه

تفاصيل المرسل وتقع في الزاوية اليسرى العليا.

تسلسل التفاصيل كما يلي:

• اسم القائد
• منصبه؛
• اسم شركة المرسل ؛
• رقم المنزل ، الشارع
• الرمز البريدي المدينة؛
• بلد.

مثال:

السيد فيكتور موسكفين

154 شارع سادوفايا

يسمى عدم وجود علامات الترقيم في خطاب العمل "فتح علامات الترقيم".

تاريخ

يقع التاريخ تحت التفاصيل ، مع مسافة بادئة بثلاثة أسطر. هناك عدة خيارات لكتابة التاريخ:

• 28 يوليو 2017 ؛
• 28 يوليو 2017 ؛
• 28 يوليو 2017 ؛
• 28 يوليو 2017

عنوان المستلم

يتم كتابة عنوان المستلم بعد التاريخ على النحو التالي:

• الاسم الكامل للمستلم ؛
• وضع؛
• اسم الشركة؛
• رقم المنزل ، الشارع
• الرمز البريدي المدينة؛
• بلد.

يجب أن يسبق الاسم العنوان المختصر:

• السيد. (سيد ، سيد)
• دكتور. (طبيب)،
• آنسة. (ملكة جمال لامرأة غير متزوجة) ،
• السّيدة. (السيدة - لامرأة متزوجة أو إذا لم تكن متأكدًا من الحالة).

مثال:

السيدة جينيفر جراي

محرر شركة النشر "GoodBook"

موقع العنوان مشابه لكتابة عنوان المرسل.

مخاطبة مستلم الرسالة

• يبدأ النداء إلى المرسل إليه بكلمة " عزيزي... "(عزيزي (أعزائي)): إذا تمت الإشارة إلى الاسم الكامل للمستلم ، تبدأ التحية على هذا النحو ، بتحية شخصية: عزيزتي السيدة جينيفر جراي.
• إذا كان الاسم غير معروف ، فسيتم توجيه الرسالة إلى أجل غير مسمى: سيدي أو سيدتي.
• عند التوجّه إلى الشركة يكون العنوان عامًا: أيها السادة الأعزاء.
• إذا كانت الرسالة موجهة إلى شركة أمريكية ، يتم وضع علامة النقطتين في نهاية العنوان: عزيزتي السيدة جينيفر جراي:

المسمى الوظيفي للمرسل

إذا كانت الرسالة مكتوبة من قبل رجل ، فلا يتم وضع كلمة السيد. إذا كانت الرسالة مكتوبة من قبل امرأة ، فإن الاسم بين قوسين هو (السيدة). لا تضع نقطة في نهاية الجملة. على سبيل المثال: المخلص لك ،

مدرسة اللاغات الأجنبية "Lingva" ، أو

المخلص لك ، نيكول نوبل (السيدة)

مدرسة اللاغات الأجنبية "Lingva"

علامة التطبيق

قد يكون خطاب العمل مصحوبًا بوثائق أخرى. للإشارة إلى ذلك في المراسلات التجارية ، يتم كتابة اختصار بعد التوقيع Encأو Encs (« حاويات- "تطبيقات"). بعد هذا النقش ، يتم وضع فاصلة ويتم سرد جميع المستندات المرفقة بالحرف الرئيسي. علي سبيل المثال:

تفضلوا بقبول فائق الاحترام،

مدرسة اللاغات الأجنبية "Lingva"

نسخة من الترخيص.

الخطابات التجارية والرسمية. هيكل خطاب العمل وأنماط الكلام لاستخدامها فيه

هيكل الرسالة	نماذج الكلام
1. العنوان الرسمي للمستلم (مخاطبة المتلقي بطريقة رسمية)	عزيزي سيدي أو سيدتي - سيدي العزيز (نداء إلى رجل) أو سيدتي (لامرأة)
2. في الفقرة الأولى ، وضح الغرض من كتابة الرسالة. (لا تستخدم الأفعال المختصرة!)	أنا أكتب فيما يتعلق / لأسأل عن ... - أكتب فيما يتعلق / من أجل معرفة / أسأل .... لقد قرأت / وجدت إعلانك في ... وأود أن ... - قرأت / وجدت إعلانك في ... وأود ... أنا مهتم بـ ... - أنا مهتم بـ ... أود معرفة المزيد من التفاصيل حول ... أود أن أسأل عن مزيد من المعلومات حول / بخصوص ... أود أن أسأل إذا / متى / لماذا / أين ... إنني أتطلع إلى إجابتك / لأسمع منك. - نتطلع الى ردكم…
3. نهاية الخطاب بالشكل المناسب:
إذا كانت الرسالة تبدأ عزيزي سيدي أو سيدتي ، فيجب أن تنتهي الرسالة بالعبارة	المخلص لك ، ... - لك بصدق ، مع الاحترام ...
إذا بدأت الرسالة عزيزي السيد / السيدة ويلسون فإن الخطاب ينتهي	المخلص لك ... - مخلص لك ، مع احترام ...

عينات من الأعمال / الخطابات الرسمية

أمثلة على الخطابات الرسمية للأعمال

رسالة استفسار

1- سيدي العزيز / سيدتي ،

2- أنا أكتب فيما يتعلق بإعلان عن دورة اللغة الإنجليزية الخاصة بك. عمري 19 عاما طالب من روسيا. أنا مهتم باللغة الإنجليزية وكنت أبحث عن دورة في اللغة الإنجليزية على مستوى أعلى.

أود أن أسأل عن مزيد من التفاصيل حول دورة اللغة الإنجليزية هذه. سأكون ممتنًا جدًا لو تفضلتم بإبلاغي عن نماذج الدفع ومتطلبات التسجيل.

أنا أتطلع لإجابتك.

3. المخلص لك

سيدي العزيز / سيدتي

أكتب إليكم بخصوص إعلان بخصوص دورة اللغة الإنجليزية الخاصة بك. أنا طالب يبلغ من العمر 19 عامًا من روسيا. أنا مهتم باللغة الإنجليزية وبالتالي أبحث عن دورات اللغة الإنجليزية لتحسين مستواي.

أود معرفة المزيد من التفاصيل حول دورة اللغة الإنجليزية هذه. سأكون ممتنًا جدًا لو تفضلتم بتزويدنا بمعلومات حول طرق الدفع ومتطلبات التسجيل.

نتطلع الى ردكم.

بإخلاص،

آنا رودوفا

عزيزي السيد. ستيفنز ،

السّيدة. م. تقدمت كولينز للعمل كبائعة في صيدلية. لقد وجهتني إليك كشخص قامت بعمل مماثل من أجله. من فضلك أعطني بعض المعلومات العامة عن لياقتها لهذا العمل. سأكون ممتنا لك على هذه المساعدة.

تفضلوا بقبول فائق الاحترام،

عزيزي السيد ستيفنز ،

السيدة م. تقدم كولينز بطلب للحصول على وظيفة كاتب مبيعات في الصيدلية. لقد أدرجتك كشخص للاتصال به للحصول على مزيد من المعلومات لأنها قامت بالعمل نيابة عنك. رجاءً زودني بمعلومات عامة عن مدى ملاءمتها لهذا المنصب ، وسأكون ممتناً لمساعدتكم.

تفضلوا بقبول فائق الاحترام،

بريان وارنر

خطاب شكوى (خطاب شكوى)

أنا أكتب للشكوى من العمل غير الفعال لمركز خدمة الكتاب الخاص بك. في الثالث من فبراير طلبت منك نسخة واحدة من "نبيذ الهندباء" لراي برادبري. وصل الكتاب بالبريد ووجدت أن بعض الصفحات تم نقلها بحيث لم يكن الكتاب قابلاً للاستخدام.

نتيجة لذلك ، تُركت بدون كتاب أحتاجه. أود الحصول على امتياز إعادة الكتاب المعيب إليك مقابل الحصول على نسخة كاملة. آمل أن تتمكن من استبدالها في أقرب وقت ممكن. أنا أتطلع لإجابتك.

تفضلوا بقبول فائق الاحترام،

عزيزي السيد أولسن ،

أكتب للشكوى من عدم كفاءة مركز الكتاب الخاص بك. في الثالث من فبراير ، طلبت منك نسخة واحدة من Dandelion Wine بواسطة Ray Bradbury. وصل الكتاب بالبريد ووجدت أن بعض صفحات الكتاب كانت بترتيب خاطئ ، لذلك كان الكتاب "غير قابل للقراءة".

نتيجة لذلك ، تُركت بدون الكتاب الذي أحتاجه. أود استبدال النسخة المعيبة من الكتاب بنسخة عادية. آمل أن تتمكن من استبدال الكتاب في أسرع وقت ممكن. نتطلع الى ردكم.

بإخلاص،

بيل باري

نماذج الكلام الإضافية لخطاب الشكوى:

• يجب أن أعرب عن عدم الرضا...
• في الحقيقة لقد تحدثت بالفعل / كتبت عنها ولكن لم يتغير شيء / حدث ...
• لم يكن هناك رد على رسالتي السابقة. لم يكن هناك إجابة على رسالتي الأخيرة.
• لم يتم استبدال العنصر. - لم يتم استبدال المنتج.
• فجأة توقف عن العمل. - فجأة توقف المنتج عن العمل.
• لوحة المفاتيح كانت مفقودة. - فقدت لوحة المفاتيح.
• على عكس الوصف في القائمة / الكتيب / الجدول الزمني ... الوصف في القائمة / الكتيب / الجدول الزمني غير متطابق ...
• لم يتم طهي الطعام بشكل صحيح. - لم يتم طهي الطعام بشكل صحيح.
• كان السعر باهظ الثمن بما يكفي. - كان الثمن باهظا جدا.
• لقد كان حدثًا مؤسفًا للغاية لأن ... - انتهى هذا الحدث بالفشل لأن ...
• وبهذه الطريقة دمرت كل خططي لأن ... - وهكذا ، انتهكت كل خططي بسبب ...
• أتمنى أن أتوقع ... - أتمنى أن أتوقع (أتوقع) ...

خطاب التقديم

(خطاب بيان)

سيدي العزيز او سيدتي،

أكتب إليكم ردًا على عرض العمل الخاص بكم فيما يتعلق بوظيفة مشغل الكمبيوتر والذي وجدته في العدد الأخير من "ديلي نيوز".

أعتقد أن هذا المنصب يناسب توقعاتي لوظيفة مثالية لشاب. فيما يتعلق بمؤهلاتي ، فقد عملت لمدة عامين تقريبًا كمشغل كمبيوتر في شركة Gray Service Company ، حيث أتيحت لي الفرصة للحصول على خبرة "عملية" مع أجهزة الكمبيوتر في مكتب عمل حقيقي والتواصل مع الجمهور لأول مرة. هناك اكتسبت الكثير من الخبرة المهنية القيمة. بالإضافة إلى ذلك ، أعتبر نفسي مجتهدًا وشخصًا اجتماعيًا للغاية.

يسعدني حضور المقابلة في أي وقت يناسبك. أرفق أسماء اثنين من الحكام من شركة Gray Service Company ، ويمكنك الاتصال بهم للحصول على مزيد من التفاصيل. إنني أتطلع إلى الاستماع منك.

المخلص لك،

عزيزي السيد/السيدة،

أكتب إليكم للرد على إعلانك لوظيفة مشغل كمبيوتر وجدتها في أحدث إصدار من ديلي نيوز.

أعتقد أن هذا المنصب يلبي توقعاتي لوظيفة مثالية لها شاب. فيما يتعلق بمؤهلاتي ، عملت كمشغل كمبيوتر لمدة عامين في Gray Services ، حيث أتيحت لي الفرصة للحصول على خبرة عملية مع أجهزة الكمبيوتر في مكتب العمل وأول تجربة للتواصل مع الأشخاص داخل المهنة. في مكان العمل ، اكتسبت خبرة مهنية قيمة. بالإضافة إلى ذلك ، أعتبر نفسي شخصًا مجتهدًا ومؤنسًا للغاية.

سأكون سعيدًا بحضور المقابلة في أي وقت يناسبك. أقدم اسمي اثنين من الزملاء السابقين يمكنك الاتصال بهم للحصول على مزيد من المعلومات عني. نتطلع الى ردكم.

بإخلاص،

جين موريسون

أنماط الكلام الإضافية لخطاب طلب الوظيفة:

• أكتب ردًا على / فيما يتعلق بـ ...
• أنا أكتب بخصوص ... - أكتب بخصوص ...
• أود أن أعبر عن اهتمامي بـ ... - أود أن أعبر عن اهتمامي بـ ...
• لقد وجدت الوظيفة / الوظيفة / عرض الوظيفة مثيرًا للاهتمام للغاية لأن ...
• أود التقدم لهذه الوظيفة لأن ...
• سبب التقدم لهذه الوظيفة هو ... (أنا مؤنس جدًا ، وأعمل بجد ، وموهوب في ...)
• أما بالنسبة لخبرتي فهي تشمل ... - بالنسبة لخبرتي في العمل ...
• عملت في ... مثل ... - عملت في منصب ... خلال ...
• أنا مستعد للحضور إلى مقابلة في أي وقت. أنا مستعد للحضور لإجراء مقابلة في أي وقت.
• أرفق سيرتي الذاتية / مراجع من أصحاب العمل السابقين. - أرفق السير الذاتية / التوصيات من أصحاب العمل السابقين.

• التقيت به ... في ... ، عندما انضم ...
• ... طلب ​​مني كتابة خطاب توصية لمرافقة طلبه من أجل ... يسعدني جدًا القيام بذلك ... طلب مني كتابة خطاب توصية لتقديمه في مكان الطلب…. أنا سعيد للقيام بذلك.
• ... ميز نفسه / نفسها ... كشف عن نفسه ...
• أعظم موهبته ... موهبته الأعظم هي ...
• هو / هي شخص مبدع ... هو / هي شخص مبدع ...
• كانت قدرته الممتازة على ... لا تقدر بثمن ... كانت قدرته الممتازة على ... لا تقدر بثمن ...
• بينما كان معنا هو / هي ... تضمنت مسؤولياته ...
• كانت مسؤولياته الرئيسية ... وشملت مهامه اليومية ... وشملت مهامه اليومية ...
• نقطة الضعف الوحيدة التي لاحظتها في أدائه كانت ...
• أنا واثق من أن… سوف تستمر في أن تكون فعالة للغاية. إنه يستحق أفضل توصياتي. أنا متأكد من أن… سوف يستمر في العمل بفعالية كبيرة. إنه يستحق أعلى توصياتي.
• لحسن الحظ أنصح… كمرشح متفائل. يسعدني أن أوصي ... كموظف واعد.

رسالة ترحيب الأعمال

الغرض من خطاب التهنئة التجاري هو التهنئة رسميًا لرئيس الشركة أو زميلك. قد تكون هذه الرسالة أقصر من خطاب العمل الرسمي ، ولكنها أكثر عاطفية.

نماذج الكلام الإضافية لرسائل التهنئة:

• أطيب التمنيات بعام جديد سعيد ومزدهر من…! تفضلوا بقبول أطيب التمنيات بعام جديد سعيد ومزدهر من ...!
• تقديرا لجمعيتنا خلال الماضيعامًا ، يتقدم الجميع في ... بأطيب تمنياتنا بموسم عطلة رائع! - تقديراً لتعاوننا خلال العام الماضي ، كل موظف ... نعرب عن أطيب تمنياتنا فيما يتعلق بالأعياد!
• أحر التمنيات بموسم عطلة سعيد وعام جديد رائع! مع أحر التمنيات بعطلة سعيدة وعام قادم رائع!

خطاب التوظيف (خطاب تغطية للسيرة الذاتية)

في مقدمة خطاب الغلاف ، يوصى بذكر مصدر المعلومات والموقع المطلوب.

يشير الجزء الرئيسي من الخطاب إلى المعرفة والمهارات والقدرات المهنية لمقدم الطلب ، ويحتوي على معلومات حول السيرة الذاتية المصاحبة للرسالة. عبر عن رغبتك في الحضور للمقابلة ، إذا أمكن في وقت مناسب لصاحب العمل أو من ينوب عنه ، وكذلك عن الأمل في اتخاذ قرار إيجابي في اتجاه مقدم الطلب. أخيرًا ، شكرًا لك على قراءة الرسالة.

نماذج الكلام الإضافية لخطابات التوظيف:

• كنت مهتمًا بقراءة إعلانك عن ...
• الرجاء قبول هذا الخطاب كتطبيق ... للوظيفة المعلن عنها حاليًا في ...
• لدي مهارات اتصال شفهية وكتابية استثنائية. لدي مهارات اتصال شفهية وكتابية استثنائية.
• يمكنني توفير مراجع من… إذا لزم الأمر. يمكنني تقديم توصيات من ... إذا لزم الأمر ...
• شكرا لاهتمامكم. شكرا لاهتمامكم.

خطاب دعوة عمل

في عالم الأعمال ، تعد الاجتماعات مع الشركاء جزءًا من مفتاح النجاح ، لذا فإن التصميم الصحيح للدعوات مهم جدًا. عند إعداد دعوة ، تأكد من كتابة اسم الشريك بالكامل. يجب أن تكون الدعوة قصيرة ، واستخدام الفكاهة مناسب ، وبالطبع وقت إرسال الدعوة!

عبارات للدعوة:

• أنت مدعو بحرارة لتكون ضيفًا على ...
• اسمح لي بسرور دعوتك ... لا ترفض من دواعي سروري دعوتك ...

الرد على خطاب عمل باللغة الإنجليزية

بعض الرسائل التي تتلقاها الشركة تتطلب الرد. لا يختلف هيكل مثل هذه الرسالة عن خطاب العمل.

نماذج الكلام الإضافية للرد على رسالة:

• أشكركم على رسالتكم. شكرا على رسالتك.
• نحن نقدر عرضك. نحن نقدر اقتراحك ...
• يسعدنا أن نوفر لك ...
• بخصوص سؤالك حول ... بالنسبة لسؤالك حول ...

انتاج |

تتكون الرسالة الرسمية من الأجزاء التالية:

التحية الرسمية: سيدي العزيز / سيدتي - عندما لا تعرف الاسم الأخير للشخص ؛ عزيزي السيد / السيدة ويلسون - عندما لا تعرف اسم المستلم.

تحتوي الفقرة الأولى على تحية وبيان افتتاحي ، والغرض من الرسالة.

يكشف الجزء الرئيسي من الرسالة عن محتواها - يتم تقديم الحجج والمعلومات التي تهمك (عادةً من 1-3 فقرات).

الفقرة الأخيرة هي ملخص الرسالة بأكملها ، أي الإجراءات التي تتوقعها من المستلم ، التعليقات النهائية.

تنتهي الرسالة الرسمية: المخلص لك ،… - عندما لا تعرف اسم عائلة الشخص ؛ المخلص لك ... عندما لا تعرف اسم المستلم.

يمكن أن تكون الرسائل الرسمية أيضًا ردًا يحتوي على المعلومات المطلوبة. رسالة الرد لها نفس الهيكل.

تأكد من عدم ترك أي جزء عند كتابة رسالتك.

إن خطاب العمل المدروس جيدًا والمكتوب بدقة هو أداة فعالة في الأعمال التجارية لا يمكن أن تساعد فقط في إبرام أنواع مختلفة من الصفقات ، عند التوظيف ، وما إلى ذلك ، بل تفسد أيضًا انطباع المرسل ، مما لا يضمن له النجاح في تحقيق هدفه.

يوفر التنسيق القياسي للرسالة الرسمية عدة نقاط مهمة في كتابتها ، ومع ذلك ، يجب أن تحاول الحفاظ على رسالتك الرسمية باللغة الإنجليزية بسيطة قدر الإمكان ، وواضحة ، فقط إلى النقطة المحددة وعدم تعقيدها بجمل طويلة ، لا تستخدم المفردات المحددة بشكل ضيق للغاية ، والتي لا يفهمها الجميع ، لا تُدخل التعبيرات القديمة.

كما يجب مراعاة أن تكون الرسالة الرسمية باللغة الإنجليزية لا تستطيعاستخدم الصيغ المختصرة ، والتعابير الاصطلاحية ، والأفعال الجملية ، والمزاج الحتمي ، والعاطفية ، والذاتية ، والكلمات الغامضة: جدًا ، حقًا ، في الواقع ، تمامًا ، رهيب ، لطيف ، جيد وما شابه.

العناوين في خطاب رسمي

يبدأ الخطاب الرسمي الإنجليزي القياسي بعنوان مرسل الرسالة ، وهو مكتوب في الزاوية اليمنى العليا. عادةً لا تتم كتابة أرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني ، ولكن هذا مقبول تمامًا.

على اليسار وتحت اسم الرسالة ومتلقيها مكتوب. إذا كنت لا تعرف الاسم ، فاستخدم عنوانًا مناسبًا ، ولكن من الأفضل دائمًا توجيه الحرف إلى مستلم معين.

تاريخ

ثم يتم كتابة التاريخ. يجوز وضعها تحت عنوان المرسل وتحت عنوان المستلم. أصبحت تنسيقات التاريخ مؤخرًا أكثر حرية ، ولكن من أجل عدم الخلط بين الرقم والشهر ، من الأفضل كتابة الشهر في كلمة: 1 مارس 2014 ، 1 مارس 2014

تحيات

مهم جدا:دائما استخدام الانعكاس آنسةلامرأة ، ما لم يُطلب تحديدًا استخدام السيدة ، آنسة

يكتب البعض بدون عنوان: عزيزتي جين إمبسون ، لكن البريطانيين يعتبرون هذه المعاملة وقحة. لذلك ، من الأفضل استخدام العنوان. إذا كنت تعلم أن الشخص الذي تكتب إليه له وضع خاص ، فاذكره: عزيزي الطبيب. بيت

إذا لم يكن الاسم معروفًا على الإطلاق فحسب ، بل سيقرأ الرجل أو المرأة هذه الرسالة أيضًا ، فسيكون الاستئناف على النحو التالي: سيدي العزيز / سيدتي (سيدي أو سيدتي العزيزة). ستعتمد نهاية الخطاب على كيفية بدايته. إذا تم تحديد اسم ، فستكون نهاية الحرف: "تفضلوا بقبول فائق الاحترام،". إذا سيدي أو سيدتي - "المخلص لك،". مباشرة أسفل هذا التعبير ، يتم وضع توقيعك ، وتحته يُطبع اسمك ولقبك.

بعد التحية ، أصبح من المعتاد الآن الإشارة على الفور إلى سبب كتابة هذه الرسالة وحتى جعلها غامقة أو تسطيرها بحيث يمكن لأي شخص ، إذا لزم الأمر ، دون الخوض في التفاصيل ، نقلها إلى مرشح أكثر ملاءمة.

جوهر الرسالة

يجب ذكر جوهر الرسالة بوضوح ، باختصار ، فقط في هذه النقطة. النص مقسم إلى فقرات. قد يكون الشخص الذي تكتب إليه مغمورًا بالأحرف ، لذا إذا تلقى ثلاث صفحات من نص مكتوب بإحكام ، فمن المرجح أن ينتهي الأمر برسالتك في سلة المهملات. يجب أن تقرأ الرسالة في بضع ثوان ، لذلك لا تستخدم أي معلومات إضافية ، خاصة تلك المرفقة بالحرف بشكل منفصل.

تحقق من كتابتك الرسمية باللغة الإنجليزية

تحقق من القواعد النحوية والإملائية بعناية شديدة ، يمكن أن تترك الأخطاء انطباعًا سيئًا ، وإذا كنت تتقدم لوظيفة ، فإن رسالتك التي تحتوي على أخطاء ستنتقل بالتأكيد إلى سلة المهملات. إذا كان ذلك ممكنًا ، فامنحه لشخص آخر للتحقق. كن جيدًا بشكل خاص في التدقيق الإملائي لاسم المستلم.

يجب أن يكون أسلوب الكتابة مهذبًا ومحترمًا حتى لو كانت شكوى. طريقة واحدة لتحقيق ذلك هي استخدام الأفعال المساعدة. يمكن ، سوف ، ينبغي، ولكن لا تفرط في استخدامها ، فهناك احتمال أن تصبح الرسالة رسمية للغاية وحتى قديمة الطراز.

سيساعدك جدول التعبيرات التالي في كتابة خطاب رسمي كامل باللغة الإنجليزية لعميل أو مقاول أو مورد.

تذكر أن الانطباع الأول مهم جدًا ، لذا من الأفضل اختيار الورق والمظاريف وتوسيط الحرف على الصفحة وتجنب البقع على الورق. كل هذه أشياء صغيرة ولكنها مهمة جدًا في الأعمال التجارية والتي يمكن أن تساعدك على تحقيق هدفك.

أنا أقدر تفهمك ، وأنا أتطلع إلى ذلك
للترحيب بك مرة أخرى في الموقع قريبا.

الكتابة الرسمية باللغة الإنجليزية - مثال (انقر للتكبير) المصادر: جامعة برمنجهام سيتي مدرس اللغة الإنجليزية كلغة أجنبية من ذوي الخبرة العالية كيت من

في الوقت الحاضر ، لدى العديد من الشركات شركاء أجانب أو فروع أجنبية ، لذا فإن معرفة السكرتير أو المساعد الشخصي باللغة الإنجليزية ليست اتجاهًا للأزياء ، ولكنها حاجة ملحة. سنتحدث اليوم عن كيفية إعداد بعض أنواع المستندات التي غالبًا ما يتم تعيينها للسكرتير بشكل صحيح.

ملاحظات المكتب

مذكرة خدمة (مذكرة)هي اتصالات مكتوبة داخل الشركات أو داخل أقسام الشركة. عادة ما تكون مخصصة للإعلانات ومناقشة العمليات التجارية وإعداد التقارير عن عمل الشركة ونشر المعلومات بين الموظفين. المذكرة وثيقة عامة ، لذا يجب عدم كتابة أي معلومات سرية فيها.

عند الكتابة ، عادة ما يتم استخدام أسلوب غير رسمي. يجب ألا تكون المذكرة قصيرة جدًا ورسمية للغاية ، ولكن الإيجاز مرحب به. هيكل المذكرة على النحو التالي: الأكثر معلومات مهمةوضعت في الفقرة الأولى ، وفي الفقرات اللاحقة اشرحها بمزيد من التفصيل. تحتوي جميع المذكرات على العناصر التالية:

• متلقي:بمحاذاة إلى اليسار في الجزء العلوي من الصفحة ؛
• مرسل:محاذاة إلى اليسار ، أسفل المستلم مباشرة ؛
• تاريخ:بمحاذاة اليسار ، أسفل المرسل ؛
• سمة:بمحاذاة إلى اليسار ، أسفل التاريخ.

بالنسبة للمذكرات ، من المعتاد استخدام ورق أبيض للطباعة بحجم A4 أو أصغر (يجب أن تتناسب المذكرات مع أدراج المستندات الواردة).

لا تنجرف في إرسال مذكرات مفرطة - تذكر أن كل موظف مشغول ولديه عمل خاص به للقيام به. يعتقد بعض الناس أن المذكرات هي أدوات إدارة فعالة ، لكن هذا ليس صحيحًا تمامًا. على الرغم من أنه يمكن استخدام المذكرات لتوجيه العمل والاقتراحات ، إلا أنه من الأفضل تقديم النقد والثناء للشخص شخصيًا.

بينما يتم نقل الكثير من المعلومات اليوم عبر البريد الإلكتروني عن طريق إدخال رسالة في صندوق الرسائل ، يظل استخدام المذكرات المرفقة (المستندات) عنصرًا مهمًا في المراسلات التجارية. عند إرسال المستندات عبر البريد الإلكتروني ، لا تنسَ تنسيقها الصحيح (الأمثلة 1 ، 2).

مثال 1

ل:إيغور إيفانوف / إيغور إيفانوف من:يوليا سيرجيفا / جوليا سيرجيفا نائب الرئيس للاتصالات ZAO Funny Cats / نائب الرئيس للعلاقات العامة ، CJSC "Fanny Cats" تعلق:تقرير مسبق رقم 08/2011 / تقرير مسبق رقم 8/2011 OAL (نسخة) / كشف حساب (نسخة) مذكرة/ مذكرة أطلب قبول 52300 روبل (اثنان وخمسون ألفًا وثلاثمائة) روبل التي جمعتها كبدل يومي لرحلات عملي الأولى إلى السويد وإيطاليا بدون الإيصال (ضاع). أطلب منك أن تأخذ في الاعتبار مبلغ 52300 روبل (اثنان وخمسون ألفًا وثلاثمائة) روبل تم سحبه كبدلات سفر لأول رحلتين عمليتين إلى السويد وإيطاليا بدون شيك ، لأن لقد فقد. _________________ / يوليا سيرجيفا / جوليا سيرجيفا

مثال 2

ل:قسم التسويق ZAO Funny Cats / قسم التسويق بشركة CJSC "Fanny Cats" من:إيغور إيفانوف / إيغور إيفانوف العضو المنتدب Funny Cats، ZAO / العضو المنتدب لشركة CJSC "Fanny Cats" موضوعات:عرض العملاء / عرض تقديمي للعميل كان العرض التقديمي لتسويق المنتجات الجديدة الذي أعددته الأسبوع الماضي استثنائيًا! كان حماسك واستراتيجية المبيعات لديك ومعرفتك بالمنتج مثيرًا للإعجاب وأبرمت الصفقة بالتأكيد مع شريكنا. شكرا لعملك المتميز وتفانيك! تهاني لكم جميعا! كان عرض المبيعات لمنتجاتنا الجديدة التي أعددتها الأسبوع الماضي رائعًا! كان حماسك واستراتيجية المبيعات لديك ومعرفتك بالمنتج مثيرًا للإعجاب وسيضمن بالتأكيد صفقة مع شريكنا. شكرا لك على عملك المتميز وتفانيك في خدمة الشركة! تهاني لكم جميعا! تفضلوا بقبول فائق الاحترام/ بإخلاص، إيغور إيفانوف / إيغور إيفانوف

خطاب الأستقالة

خطاب الأستقالة- هذه وثيقة رسمية يخطر بها الموظف بفصله من منصب أو من وحدة. يتم تقديمه إلى المشرف المباشر. إذا كانت الشركة أجنبية ، فيمكن كتابة الطلب باللغة الإنجليزية.

لماذا من الضروري تقديم خطاب استقالة؟ بادئ ذي بدء ، من أجل الحفاظ على علاقات جيدة مع صاحب العمل والمنظمة التي تعمل بها ، والحصول على مرجع إيجابي (خطابات توصية). على الرغم من أن الإشعار الشفهي بالإنهاء كافٍ في بعض الشركات ، إلا أنه يجوز لصاحب العمل والموظف الاحتفاظ بإشعار الإنهاء واستخدامه بشكل قانوني إذا لزم الأمر.

هناك العديد من الخيارات لكتابة البيانات باللغة الإنجليزية ، ولكن كل هذا يتوقف على الشركة المحددة ومعايير حفظ السجلات المقبولة. لكن هناك نقاط مهمة: على سبيل المثال ، يجب أن يكون تاريخ الرفض وتاريخ الكتابة والتوقيع الشخصي موجودًا في نص الطلب.

في نهاية التطبيق ، من الضروري الإشارة إلى النسخ الموجهة إلى أشخاص آخرين ، باستثناء المشرف المباشر (على سبيل المثال ، مدير الموارد البشرية أو رئيس الشركة).

يجب كتابة خطاب الاستقالة بكفاءة ودقة بأسلوب عمل يعتمد على السمات اللغوية الصارمة المتأصلة في اللغة الإنجليزية الحديثة.

ومع ذلك ، نلاحظ أن الشيء الرئيسي في هذا الموقف هو أن تكون قادرًا على توديع الشركة بشكل جيد. هذا هو أحد مكونات النجاح الوظيفي والنمو المهني.

يوجد أدناه خطاب استقالة قياسي حديث باللغة الإنجليزية تم إعداده في المملكة المتحدة (مثال 3).

مثال 3

083 ، شارع أكسفورد / طريق أكسفورد ، 083 مانشستر ، NH 23432 / مانشستر ، NH 23432 ل:السّيدة. آن كلارك / السيدة آن كلارك أخصائي مبيعات أول ماجستير التجارة / أخصائي مبيعات أول ماجستير التجارة عزيزتي السيدة. كلارك برجاء قبول هذا الخطاب باعتباره استقالة رسمية من منصبي كمدير مبيعات ، اعتبارًا من 24 سبتمبر 2011. سأترك هذا المنصب لأنه ظهرت فرصة لدراسة الماجستير في إدارة الأعمال. أفهم أن هذا الموقف يتطلب اهتمامي الكامل ، وبالتالي لن يسمح لي بالدراسة بدوام جزئي. أشكر MA Trade على هذه الفرصة التي أتيحت لها وأشكرك ، بشكل خاص ، على تدريبك القيّم واحترافك. سأكون أكثر من سعيد لمنح الشركة شهرًا للعثور على بديل لمنصبي. عزيزتي السيدة كلارك ، يُرجى قبول هذا الطلب باعتباره استقالتي الرسمية من منصب مدير المبيعات اعتبارًا من 24 سبتمبر 2011. سأترك هذا المنصب بسبب فرصة الدراسة والحصول على درجة الماجستير في إدارة الأعمال. يتطلب العمل في هذا المنصب اهتمامي المتزايد ، ويصعب علي إيجاد فرص للتدريب الإضافي. أشكر شركة MA Trade على الفرص التي قدمتها لي ولك شخصيًا على المعرفة والمهنية التي شاركتها معي طوال هذا الوقت. يسعدني أن أمنح الشركة شهرًا واحدًا للعثور على مرشح لمنصبي. مخلص لك جدا/ بإخلاص، جولييت برات / جولييت برات مدير مبيعات ، MA Trade / مدير المبيعات MA Trade CC: السيدة. سيسيليا رودريغيز ، مدير الموارد البشرية / نسخة إلى: سيسيليا رودريغيز ، مدير الموارد البشرية

بريد إلكتروني

حديث الرسائل الإلكترونية، التي يرسلها الموظفون إلى بعضهم البعض عن طريق البريد ، كقاعدة عامة ، تكون قصيرة جدًا ، ويمكن أن تكون رسمية وغير رسمية. ولكن حتى لو كانت الرسالة غير رسمية ، فيجب أن تكون أنيقة وسهلة القراءة واستيعاب المعلومات.

فيما يلي عدة خيارات للتصميم القياسي للرسائل الإلكترونية (البداية والنهاية) اعتمادًا على المرسل إليه والمهام الحالية وعلاقتك.

أنت على دراية جيدة	هل تعرف بعضكم البعض	أنت لست مألوفا

للوهلة الأولى فقط ، يبدو السؤال "كيف تكتب خطابًا رسميًا" مخيفًا. إذا كان من الأفضل الخوض في الجوهر ، يصبح من الواضح أن كتابة خطاب عمل باللغة الإنجليزية مهمة بسيطة إلى حد ما.
ستحتاج إلى خطاب رسمي باللغة الإنجليزية عند التقدم لوظيفة ، وإقامة علاقات عمل وشراكات. حتى الشخص الذي يملك لغة اجنبيةفي المستوى المتوسط ​​، ستتمكن من كتابتها دون صعوبة. تحتاج إلى معرفة القواعد الأساسية للكتابة والمخطط العام. لا يمكنك استخدام العبارات المزخرفة ذات المعاني الخفية والاستعارات والتعابير الملطفة. اكتب بإيجاز ووضوح قدر الإمكان. يجب أن يلتقط المستلم الورقة ، وينظر إلى أسفل ويفهم على الفور ما تريده منه. تعد القدرة على كتابة الرسائل التجارية بشكل صحيح من أهم المهارات في مجال الأعمال.

بناء. بداية.

الرسائل من هذا النوع لها هيكل وقواعد معينة للكتابة. أول شيء مهم ويجب تذكره - لا علامات ترقيم اضافية (فتح علامات الترقيم). ثانية - كل الفقرات مكتوبة بدون خطوط حمراء.ثالث - الاختصارات غير مسموح بها (أنت لا تستطيع ...). وأهم قاعدة هي يجب أن تكون الرسالة قصيرة وموجزة ، ولكن ذات مغزى.

من الناحية التخطيطية ، يمكن تصوير البداية على النحو التالي:
تاريخ المغادرة
اسم الوجهة
موقف المرسل إليه
اسم الشركة
عنوان موقع الشركة

لاحظ أنه لا توجد علامات ترقيم. لا حاجة للنقاط أو الفواصل. بدلاً من ذلك ، يتم استخدام فاصل أسطر.

تاريخفي دول مختلفةقد يملك هجاء مختلف. في كثير من البلدان ، يكون تنسيق التاريخ: يوم شهر سنة(18 مارس 2014). ولكن هناك دول يوجد بها التدقيق الإملائي بالتنسيق: شهر يوم سنه(18 مارس 2014) ، و فاصلة بعد الرقم . من الأفضل كتابة الشهر بالنص لتجنب سوء الفهم.

اسم متلقي مشار إليه بالصيغة التي يوقع بها هو نفسه رسائله. أي ، إذا قام شخص بالتوقيع باسم جون سميث ، فلا يجب أن تكتب السيد جي سميث وما شابه.

يشار أيضا في البداية ملاحظات خاصة ، مما يشير ، على سبيل المثال ، إلى سرية الرسالة. غالبًا ما يتم كتابتها بأحرف كبيرة (سري).

الجزء الرئيسي.

كما تعلم ، تبدأ أي رسالة بمناشدة إلى المرسل إليه أو بتحية.

الكتابة الرسمية باللغة الإنجليزية ليست استثناء. يمكنك البدء بعدة طرق:

• سيدي أو سيدتي العزيزة - إذا كنت لا تعرف الجنس ؛
• عزيزي السيد / السيدة مارشمان - في ظل غياب التعارف والصداقة الوثيقين ؛
• عزيزي جون مارشمان - إذا كانت العلاقة مع المتلقي شراكة أو صداقة وثيقة ؛
• السادة الأعزاء - نداء إلى شركة من الناس ؛
• السادة الأعزاء - نداء إلى اثنين أو أكثر من الذكور ؛
• عزيزي العميل الكرام - نداء قياسي للعميل ؛
• عزيزي المدير العام (الرئيس التنفيذي) - الرئيس التنفيذي ؛
• عزيزي الطبيب. Marshman - إذا كان العنوان أو الوضع الخاص معروفًا.

إذا تمت الإشارة في البداية ، إلى جانب عنوان المنظمة ، إلى اسم المستلم ، فيجب أن تكون التحية شخصية.
عند مخاطبة امرأة ، من الجدير أن تكتب السيدة ، ولكن فقط عندما لا تطلب هي نفسها كتابة السيدة أو الآنسة (السيدة - جاذبية عالمية للنساء المتزوجات والعازبات).
بعد ذلك يأتي الخط المسمى عنوانويعكس الموضوع الرئيسي للرسالة. كقاعدة عامة ، يتم كتابته بأحرف كبيرة (يمكنك استخدام شرطة سفلية) سطر واحد بعد التحية.

يجب تقسيم الجزء الرئيسي إلى فقرات قصيرة ولكن ذات مغزى ومفهومة.يجب على الشخص قراءة الرسالة في أقصر وقت ممكن ، ولكن في نفس الوقت يفهم كل ما تريد نقله إليه. إذا أرسلت إلى المرسل إليه عدة صفحات مليئة بنص قريب من بعضها البعض ، فسيكون على الفور في سلة مهملات المستلم ، دون قراءته. اكتب باختصار وفي صلب الموضوع. يجب أن تكون علامات الترقيم الصحيحة موجودة في النص الأساسي.

استنتاج.

تتكون النهاية من عبارة وداع مهذبة واسم المرسل إليه ومنصبه وإضافاته. كثيرا ما تستخدم العبارات النهائية: "المخلص لك" ( مكتوب عندما يكون اسم المستلم غير معروف) و "المخلص لك" ( مكتوبة شخصيًا). اسم المرسل إليهمكتوب 4-5 أسطر بعد النهاية. يمكنك كتابتها بأحرف كبيرة كاملة ، أو استخدامها في بداية الكلمة. إذا كان المرسل ذكر ، ثم التذييل لم يتم استخدام "السيد". ولكن إذا تم إرسال الرسالة من قبل امرأة ، فبعد الاسم تحتاج إلى كتابتها بين قوسين (السيدة / السيدة).

عندما يجب أن يتم توقيع خطاب من قبل طرف ثالث بدلاً من المرسل إليه ، فإنهم يكتبون pp (لكل وكيل) أمام الاسم - نيابة عن شخص ما ، أو لصالح. موقف المرسل إليه المشار إليه في السطر التالي بعد الاسم. فيما يلي ملاحظات إضافية حول الاستثماراتأو نسخ. كقاعدة عامة ، يُشار إلى وجود المرفقات بعلامة Enc (Encs) سطر بعد الموضع. إذا كنت ترغب في إرسال نسخ من الرسالة إلى جهة خارجية ، فيجب أن تكون هناك علامات cc ( نسخة مجاملة أو نسخة متداولة) أو نسخ ، متبوعًا باسم مستلم النسخة والمسمى الوظيفي. إذا كان هناك العديد منها ، فيجب إدراجها في ترتيب ابجدي. إذا كان المرسل إليه غير راغب في إبلاغ المستلم بأن الأطراف الثالثة لديها نسخ ، فاستخدم الرمز bcc (نسخة مجاملة عمياء). لم يتم كتابته على الأصل الذي سيحصل عليه المرسل إليه ، ولكن فقط على نسخ.
لن يقوم شركاء العمل وأصحاب العمل بتقييم النص فحسب ، بل سيقيمون أيضًا الورقة التي تكتب عليها والمغلف الذي ترسل فيه الرسالة. هذا يعني أن وجود البقع والكدمات والحواف القذرة والممزقة أمر غير مقبول. من المهم التحقق من الحرف بحثًا عن علامات الترقيم والأخطاء الإملائية. يجب أن يكون أسلوب الكتابة واضحًا ومختصرًا ورسميًا. كل هذه أشياء صغيرة ، لكنها لا تقل أهمية عن الدعوى التي ستأتي بها إلى الاجتماع. إذا كان مجعدًا وقديمًا ، فلن يأخذك أحد على محمل الجد.

كتابة خطاب رسمي باللغة الإنجليزية ليست مهمة صعبة. ولكن إليك قائمة صغيرة بالعبارات المساعدة لتسهيل هذه المهمة قدر الإمكان:
نود أن نعلمك أن…- نود أن نعلمك أن…؛
نحن نضمن الوفاء بالتزاماتنا بموجب العقد- نحن نضمن الوفاء بالتزاماتنا بموجب العقد ؛
أود أن أحدد موعدًا لعشاء عمل- أود تحديد موعد لعشاء عمل ؛
نود توقيع عقد تعاون في أقرب وقت ممكن- نود توقيع عقد تعاون في أقرب وقت ممكن ؛
سننتظرك في المكتب في (الوقت)سنكون في انتظارك في المكتب في (الوقت) ؛
تقرر أن تأخذ مكانك موظف آخر ، لأنه- تقرر تعيين موظف آخر مكانك بسبب ؛
نحن مجبرون على رفضك لأن- نحن مضطرون لرفضك ، لأن ؛
سنقوم بكل سرور بتوظيف مثل هذا الموظف المؤهل- سنكون سعداء بتوظيف مثل هذا الموظف المؤهل ؛
نضمن تسليم البضائع في القريب العاجل ونعتذر عن التأخير- نضمن تسليم البضائع في القريب العاجل ونعتذر عن التأخير.
أرفق نسخة من العقد الموقع بالرسالةأرفق نسخة من العقد الموقع مع الرسالة.

مثال على خطاب تجاري (رسمي).

مؤتمن
18 مارس 2014
جون مارشمان
المدير التنفيذي
شركة ABC
52 شارع لايم
واشنطن
الولايات المتحدة الأمريكية
عزيزي السيد مارشمان
اقتراح تجاري
شركتنا مهتمة بإمداداتنا. يرجى إرسال قائمة الأسعار ومعلومات المنتج مع المواصفات التفصيلية والعديد من العينات. لإبرام عقد ، سوف نرسل مندوبنا إليك في أقرب وقت ممكن.
مع الأمل في مزيد من التعاون
تفضلوا بقبول فائق الاحترام

سامانثا وايت (السيدة)
موزع
انسخ جوانا ماسون
أندرو يونج
إدغار ويلسون ، العضو المنتدب