英語で弁護士の組織への公式の手紙。 英語でのビジネスレター
英語での公式通信のルールを知っておくと、外国の学校や大学への入学願書、海外のサマースクールやウィンタースクールへの旅行、 試験に合格する、海外パートナーとの対応。 この記事では、英語でのビジネスレターやメールの書き方をご紹介します。
紙の手紙の構造
英語で正式な手紙を書くときに欠かすことのできない 9 つの必須要素があります。
差出人のアドレス：手紙に最初に書かれているのはあなたの住所です。 シートの右上隅に書かれています。
日付: 住所の下に、手紙の日付を示します。 住所と日付の間の行をスキップすることを忘れないでください。
受取人の住所:受取人の住所は日付の後に書かれています。 手紙の左半分、差出人の住所と手紙が書かれた日付の下にあります。
あいさつ: 受取人の住所の下にあります。 あいさつ文の上下に、行のサイズをインデントします。
件名: 電子メールと同様に、正式な手紙には、件名または受信者に宛てた理由が必要です。
本文: メールの本文が表示される場所です。 ルールを覚えておいてください: 1 つの考え - 1 つの段落。 主要部分の最後に、受取人が手紙を受け取った後にあなたが期待する行動を示します。
結論: 閉じる前にインデントすることを忘れないでください。 手紙を正しく仕上げる方法の詳細については、以下をお読みください。
署名: 署名は、手紙の最後のフレーズの後に手動で配置されます。
楷書体でのあなたの名前:署名の下に、名前と姓を示します。
挨拶の書き方
正式な手紙は「Dear」で始めましょう。 「こんにちは」などのカジュアルな挨拶は禁止されています。 手紙をより厳密にしたい場合は、宛先を名前で送らず、姓に限定してください。 状況によっては、名前による宛名が許容される場合があります。その人を個人的に知っている場合や、名前による宛名を主張した場合です。 それ以外の場合は、次の規則に従います。
- サーとマダム - 受信者の名前がわからない場合に備えて、手紙を「親愛なるサーまたはマダム」で始めます。大学の管理者に手紙を書いて、誰が手紙を読むかわからない場合。
- Mr、Mrs、Dr など - 受信者の名前がわかっている場合は、肩書や階級があれば姓名で呼びます。 受取人が男性の場合は、略語 Mr. + 姓を使用します。 Smith」、女性の場合 - 略語 Ms. + 姓 - 「Ms.Smith」。 例外は、受信者が「Dr. Smith」や「Captain Smith」などの役職または階級を持っていることがわかっている場合です。
結論の書き方
手紙を締めくくる方法はいくつかあります。
- 敬具 - 「親愛なるサーまたはマダム」という言葉で手紙を始めた場合に使用します。
- 敬具 - 手紙の冒頭で受取人に名前で宛てた場合に書かれています。
- Yours really - 受信者を知っているが実際に会ったことがない場合に使用します。 住所は主にアメリカで使用されます。
最後のフレーズの最後にコンマがあることを忘れないでください。
メールの書き方のルール
電子メールは紙の手紙よりもフォーマルではないと考えられていますが、それは、慣れ親しんだ表現やスラングを使用できるという意味ではありません. 手紙の形でいくらかの自由が許されていても、礼儀正しくしなければなりません。
メールに必要な項目:
メールアドレス
大学への入学や潜在的な雇用主に手紙を書くなど、専門的な目的のために別の受信トレイを保管してください。
変な名前の住所は、受取人に感銘を与えるものではありません。 電子メール アドレスには次のテンプレートを使用します: 名.姓 [メール保護]
トピック
この行では、メールの本質を簡単に説明する必要があります。 説明を詳しくしすぎないでください - 主なことを述べてください。 この行は重要な役割を果たします-受信者の注意を引き、あなたの手紙を他の人と区別できるのはそれです.
件名に「緊急！」という言葉は避けてください。 緊急の対応が必要ない場合は「注意！」 手紙が緊急であると書いて、実際には緊急ではない場合、これは受信者を怒らせます.
ご挨拶
メールで正式なスタイルを維持したい場合は、正式な紙の手紙のガイドラインに従ってください.
すでに対応している場合 - その人が手紙にどのように署名したかに注意してください: 手紙は姓名で署名されています - 連絡するときは同じ形式に従ってください. 受取人があなたに宛てたのと同じように宛名を付ける必要があることを忘れないでください。彼の手紙が「Dear」で始まる場合、あなたの答えもこの言葉で始めなければなりません。 手紙が「こんにちは」で始まる場合は、返信することもできます。
フォーマルとインフォーマルの両方に分類できるもう 1 つの挨拶オプションは、「こんにちは」と「こんばんは」です。 親愛なる人よりも少し親しみやすく、個人的です。
あまりフォーマルでないコミュニケーションの場合は、受取人に「こんにちは」または「こんにちは」という言葉で挨拶することができます。
サイン
電子メールは紙の手紙よりも非公式なので、「敬具」は奇妙に見えます。 よりフォーマルなスタイルでメールを始めた場合は、最後までそれを続けるのが理にかなっています.
使用した場合 非公式の挨拶で、次のいずれかのオプションを選択します。
- 幸運をお祈りしています、
- 敬具、
- よろしくお願いします、
- ではごきげんよう、
- どうもありがとう、
最後の 2 つは、質問の答えを知りたいという要求または意図を持って受信者に連絡する場合により適しています。 これらの各フレーズは必ずコンマで終了してください。
メールが自動的に終了するようにテンプレートを設定している場合は、その内容が受信者に受け入れられるものであることを確認してください。 面白い署名や写真は、正式な手紙には使用できません。
マナールール
正式な手紙を書くための 4 つのヒント:
- 口語的な語彙や俗語は使用しないでください。
- 要点を書いてください。手紙を最後まで読んでもらいたい場合は、考えを短く明確に述べてください。
- 送信する前に手紙を読み直してください。間違いがあってはなりません。あなたのプロフェッショナルなイメージを損なう可能性があります。
- メールを書くときは、不必要に書類を添付したり、顔文字や絵文字 🤓 を使用したりしないようにします。
これらのヒントが、ビジネス文書の専門家であることを示すのに役立つことを願っています。
正式な手紙/電子メールは、マネージャー、取締役など、公式の指導的立場にある人々に正式な (正式なスタイル) で書かれています。
公式の手紙にはさまざまな種類があります。
- ビジネスレター;
- 情報要請書;
- 苦情の手紙;
- 雇用申請書;
- 苦情の手紙;
- お詫びの手紙。
ビジネスレターの構造
差出人の名前と住所
送信者の詳細は、左上隅にあります。
詳細の順序は次のとおりです。
- リーダーの名前;
- 彼の立場;
- 送信者の会社名;
- 家屋番号、通り;
- 都市、郵便番号;
- 国。
例：
ヴィクトル・モスクビン氏
154 サドヴァヤ ストリート
ビジネスレターに句読点がないことを 「句読点を開く」.
日付
日付は詳細の下にあり、3 行にインデントされています。 日付の書き方にはいくつかのオプションがあります。
- 2017 年 7 月 28 日。
- 2017 年 7 月 28 日。
- 2017 年 7 月 28 日。
- 2017 年 7 月 28 日
受取人の住所
受取人の住所は、日付の後に次のように書かれています。
- 受信者のフルネーム;
- 職名;
- 会社名;
- 家屋番号、通り;
- 都市、郵便番号;
- 国。
名前の前に置く必要があります 略称:
- 氏 (ミスター、ミスター)
- 博士 （医者）、
- MS。 （お嬢様、未婚の方）、
- 夫人 （ミセス - 既婚女性またはステータスが不明な場合）。
例：
ジェニファー・グレイ夫人
編集出版社「GoodBook」
住所の場所は、差出人の住所を書くのと似ています。
手紙の受取人への宛名
- 受取人への控訴は「」という言葉で始まります 親愛なる... "(親愛なる): 受信者のフルネームが示されている場合、挨拶は次のように始まり、個人的な挨拶で始まります: Dear Mrs Jennifer Grey.
- 名前が不明な場合、手紙は無期限に宛てられます：親愛なるサーまたはマダム。
- 会社に宛てた場合、住所は一般的です: Dear Sirs.
- 手紙の宛先がアメリカの会社である場合は、住所の末尾にコロンを付けます。 Dear Mrs Jennifer Grey:
送信者の役職
手紙が男性によって書かれた場合、Mrという言葉は置かれません. 手紙が女性によって書かれた場合、括弧内の名前の後に (夫人) が続きます。 文末にドットを付けないでください。 例: 敬具
外国語学校「Lingva」、または
敬具、ニコール・ノーブル（夫人）
外国語の学校「Lingva」
申請マーク
ビジネスレターには他の書類が添付される場合があります。 ビジネス文書でこれを示すために、署名の後に略語が書かれています Encまた Encs (« エンクロージャー- 「アプリケーション」)。 この碑文の後にカンマが置かれ、本文に添付されたすべてのドキュメントがリストされます。 例えば：
敬具、
外国語の学校「Lingva」
Enc、ライセンスのコピー。
ビジネスと正式な手紙。 ビジネスレターの構成とその中で使用するスピーチパターン
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文字構造 |
音声モデル |
| 1. 受取人への正式な住所（正式な方法で受取人に宛てます） |
Dear Sir or Madam - Dear Sir (男性に訴える) or Madam (女性に訴える) |
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2. 最初の段落で、手紙を書く目的を示します。 (短縮形の動詞は使用しないでください。) |
私は関連して書いています / について尋ねます - 私は関連して書いています / 調べるために / 尋ねます.... ... であなたの広告を読みました / 見つけて、したい ... - 私はあなたの広告を ... で読みました / 見つけて、... 私は...に興味があります - 私は...に興味があります について詳しく知りたいのですが… …について/に関する詳細情報をお聞きしたいです。 もし/いつ/なぜ/どこで… 私はあなたの答え/あなたからの連絡を楽しみにしています. - あなたの反応を楽しみにしています… |
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3. 適切な形式での手紙の末尾: |
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| 手紙が親愛なるサーまたはマダムで始まる場合、手紙は次のフレーズで終わる必要があります |
敬具... - 敬具を込めて... |
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手紙が始まるなら親愛なるウィルソン夫人そして手紙は終わる |
心から、... - 心から、敬意を表して... |
ビジネス/フォーマルレターのサンプル
ビジネスフォーマルレターの例
お問い合わせの手紙
1.親愛なるサー/マダム、
2.あなたの英語コースの広告に関連して書いています。 私はロシアから来た 19 歳の学生です。 私は英語に興味があり、より高いレベルの英語のコースを探しています。
この英語コースについて詳しくお聞きしたいです。 支払い方法と入学要件について教えていただければ幸いです。
私はあなたの答えを楽しみにしています。
3. よろしくお願いします
親愛なるサー/マダム
私はあなたの英語コースに関する発表に関連してあなたに手紙を書いています。 私はロシアから来た 19 歳の学生です。 私は英語に興味があるので、レベルアップのために英語のコースを探しています。
この英語コースについてもっと詳しく知りたいです。 支払い方法と入学要件について教えていただければ幸いです。
お返事を楽しみにしています。
心から、
アンナ・ルドワ
親愛なる。 スティーブンス、
夫人 M.K. コリンズは私のドラッグストアのセールスウーマンとしての仕事に応募しました。 彼女は私をあなたのために同様の仕事をした人として紹介してくれました。 この仕事に対する彼女の適性について、いくつかの一般的な情報を教えてください. この助けに感謝します。
敬具、
親愛なるスティーブンス氏へ
ミセスM.K. コリンズは私たちの薬局の店員の仕事に応募しました。 彼女はあなたのために仕事をしたので、詳細について連絡する人としてあなたを挙げました。 彼女がこの役職に適しているかどうかについて、一般的な情報を教えてください。
敬具、
ブライアン・ワーナー
苦情の手紙（苦情の手紙）
あなたのブックサービスセンターの効果のない仕事について苦情を申し立てるために手紙を書いています. 2 月 3 日に、レイ・ブラッドベリの「タンポポのワイン」を 1 冊注文しました。 本が郵送で届きましたが、一部のページが転置されており、本が使用できないことがわかりました。
その結果、必要な本がなくなってしまいました。 完全なコピーと引き換えに、欠陥のある本をあなたに返却する特権をお願いします. 早急に交換していただけると助かります。 私はあなたの答えを楽しみにしています。
敬具、
親愛なるオルセン氏
あなたのブックセンターの非効率性について苦情を言いたくて手紙を書いています。 2月3日にレイ・ブラッドベリーのタンポポワインを1冊注文しました。 本が郵送で届いたのですが、ページの順序が間違っていて「読めない」状態でした。
その結果、私は必要な本を持たないままになりました。 欠陥のある本を正常な本と交換したい。 一日も早く本を交換していただければ幸いです。 お返事を楽しみにしています。
心から、
ビル・バリー
苦情の手紙の追加の音声モデル:
- 私は不満を表明しなければなりません...
- 実際、私はすでにそれについて話したり書いたりしましたが、何も変わっていません/起こっていません…
- 前回の手紙への返信はありません。 最後の手紙への返事はありませんでした。
- アイテムは交換されていません。 – 製品は交換されていません。
- 突然動作しなくなりました。 – 突然、製品が動かなくなった。
- キーボードが欠品していました。 - キーボードを紛失しました。
- メニュー・パンフレット・タイムテーブルの表記と違う…メニュー・パンフレット・タイムテーブルの表記が合っていない…
- 食べ物が適切に調理されていませんでした。 – 食品が適切に調理されていない。
- 価格は十分に高価でした。 - 価格が高すぎました。
- 非常に残念な出来事でした... - このイベントは失敗に終わったので...
- このようにして、私の計画はすべて台無しになりました... -したがって、私の計画はすべて違反されました...
- 期待できるといいのですが... -期待できるといいのですが(期待して)...
申請のための手紙
（陳述書）
親愛なるサーまたはマダム、
「デイリーニュース」の最新号で見つけたコンピューターオペレーターの求人について、あなたの求人に応えて書いています。
このポジションは、若い人にとって完璧な仕事であるという私の期待に合っていると思います。 私の資格に関する限り、私はグレイ サービス カンパニーでコンピューター オペレーターとして約 2 年間働いており、実際のオフィスでコンピューターを「実践」して経験し、さまざまな人と接触する機会がありました。公開は初めて。 そこで私は多くの貴重な専門的経験を得ることができました。 これに加えて、私は自分自身を勤勉でとても社交的な人だと思っています。
ご都合のよい時間に面接にお越しいただければ幸いです。 詳細については、Gray Service Company の 2 人のレフェリーの名前を同封いたします。 あなたからの便りを楽しみにしています。
敬具、
親愛なるサー/マダム、
デイリー ニュースの最新版で見つけた、コンピューター オペレーターの求人広告に返信するためにメールを書いています。
私は、このポジションが理想的な仕事に対する私の期待を満たしていると信じています 若者. 私の資格については、Gray Services でコンピューター オペレーターとして 2 年間働きました。そこでは、オフィスでコンピューターを実際に使用する機会があり、職業内の人々とのコミュニケーションの最初の経験をする機会がありました。 職場では、貴重な専門的経験を積むことができました。 さらに、私は自分自身を勤勉でとても社交的な人だと考えています。
ご都合の良い日時に面接に伺います。 私についての詳細については、あなたが連絡を取ることができる 2 人の元同僚の名前を提供しています。 お返事を楽しみにしています。
心から、
ジェーン・モリソン
求人応募レターの追加のスピーチ パターン:
- 私は…への返信/…に関して書いています。
- 私は...に関連して書いています - 私は...に関連して書いています
- 私は～に関心を表明したい - 私は～に関心を表明したい
- ポジション/仕事/ポストのオファーが非常に興味深いと感じた理由は…
- この仕事に応募したい理由は…
- 私がこの仕事に応募した理由は…（私はとても社交的で、勤勉で、才能があります…）
- 私の経験に関しては… - 私の仕事の経験に関しては…
- 私は...として...のために働いていました... -私は...期間に...ポジションで働いていました...
- 私はいつでも面接に来る準備ができています。 いつでも面接に来る準備ができています。
- 以前の雇用主からの履歴書/推薦状を同封します。 – 以前の雇用主からの履歴書/推薦状を同封します。
- 私が彼に会ったのは…で…、彼が参加したとき…
- …彼の申請書に添付する推薦状を書くように私に頼まれました…私はそうすることがとてもうれしいです…. 依頼先に提出する推薦状を書いてほしいと頼まれて…。 やってよかったです。
- …自分自身を際立たせた…自分自身を…として明らかにした
- 彼/彼女の最大の才能は… 彼/彼女の最大の才能は…
- 彼/彼女はクリエイティブな人です... 彼/彼女はクリエイティブな人です...
- 彼/彼女の優れた…能力は非常に貴重でした…彼/彼女の優れた…能力は非常に貴重でした…
- 彼/彼女が私たちと一緒にいた間、彼/彼女は… 彼の責任には…
- 彼/彼女の主な責任は… 彼/彼女の日常の仕事には… 彼/彼女の日常の仕事には…
- 彼/彼女のパフォーマンスで私が指摘した唯一の弱点は…
- 私は…が非常に効果的であり続けると確信しています. 彼/彼女は私の最高の推薦に値します. … は引き続き非常に効果的に機能すると確信しています。 彼/彼女は私の最高の推薦に値します.
- 有望な候補者として…を喜んでお勧めします。 有望な従業員として…を喜んでお勧めします。
ビジネスグリーティングレター
お祝いのビジネスレターの目的は、会社の長または同僚を正式に祝福することです。 この手紙は正式なビジネスレターよりも短いかもしれませんが、より感情的です.
お祝いの手紙の追加音声モデル:
- 明けましておめでとうございます…！ 謹んで新年のご多幸をお祈り申し上げます…！
- 期間中の協会への感謝の気持ちで 過去… の皆様、素晴らしいホリデー シーズンをお過ごしください。 - 昨年のご協力に感謝し、従業員一同、年末年始のご多幸をお祈り申し上げます。
- 楽しいホリデーシーズンと素晴らしい新年をお迎えください。 幸せな休日と素晴らしい来年を心からお祈り申し上げます。
採用通知書（履歴書のカバーレター）
カバーレターの冒頭では、情報源と希望する位置について言及することをお勧めします。
手紙の主要部分は、申請者の専門知識、スキル、能力に言及しており、手紙に添付されている履歴書に関する情報が含まれています。 可能であれば、雇用主またはその代理人にとって都合の良い時間に面接に参加したいというあなたの希望を表明し、申請者の方向性に前向きな決定を下すことへの希望についても表明してください。 最後に、お手紙を読んでいただきありがとうございます。
採用通知の追加音声モデル:
- あなたの広告を読んで興味を持ちました…
- …で現在宣伝されている…ポジションへの応募として、この手紙を受け入れてください。
- 私は卓越した口頭および書面によるコミュニケーションスキルを持っています。 私は卓越した口頭および書面によるコミュニケーションスキルを持っています。
- 必要に応じて…から参照を提供できます。 必要に応じて…からの推奨事項を提供できます…
- ご清聴ありがとうございました。 ご清聴ありがとうございました。
ビジネス招待状
ビジネスの世界では、パートナーとのミーティングは成功への鍵の一部であるため、招待状の正しいデザインは非常に重要です。 招待状を作成するときは、パートナーの名前が完全に示されていることを確認してください。 招待状は短くする必要があります。適切なユーモアを使用してください。もちろん、招待状を送る時間も重要です。
招待状のフレーズ:
- あなたは心からのゲストとして招待されています…
- 喜んであなたを招待させてください…あなたを招待する喜びを拒否しないでください…
英語でビジネスレターに返信する
会社が受け取った手紙の中には、返信が必要なものがあります。 このような手紙の構造は、ビジネスレターと変わりません。
手紙に返信するための追加の音声モデル:
- お手紙をありがとう。 手紙ありがとう。
- よろしくお願いいたします。 ご提案をお待ちしております...
- 喜んでご提供させていただきます…
- あなたの質問について… あなたの質問について…
結論
公式の手紙は次の部分で構成されています。
正式な挨拶: 親愛なるサー/マダム - 相手の名字がわからない場合。 親愛なる Mr/Mrs Wilson - 受取人の名前がわからない場合。
最初の段落には、手紙の目的である挨拶と冒頭の声明が含まれています。
手紙の主要部分はその内容を明らかにします - 議論が提供され、関心のある情報が要求されます (通常は 1 ～ 3 段落)。
最後の段落は、手紙全体の要約です。つまり、受信者に期待するアクション、最終的なコメントです。
正式な手紙の末尾: 敬具、… – 相手の姓がわからない場合。 敬具... 受取人の名前がわからない場合。
正式な手紙は、要求された情報を含む応答である場合もあります。 応答レターも同じ構造です。
手紙を書くときは、どの部分も抜けていないことを確認してください。
よく考えられてきちんと書かれたビジネスレターは、雇用などのさまざまな種類の取引を締結するのに役立つだけでなく、送信者の印象を損なうビジネスの効果的なツールであり、送信者の成功を保証するものではありません。彼の目標を達成する上で。
正式な手紙の標準的な形式は、その書き方のいくつかの重要なポイントを提供しますが、英語での正式な手紙をできるだけシンプルで明確にし、要点だけを明確にし、長い文章で複雑にしないようにする必要があります。誰もが理解できるわけではない狭義の語彙は、昔ながらの表現を挿入しません。
また、正式な手紙が英語であることも考慮する必要があります。 できない省略形、イディオム、句動詞、命令法、感情的、主観的、あいまいな言葉を使用してください。
正式な手紙の住所
標準的な英語の公式の手紙は、右上隅に書かれた手紙の差出人の住所から始まります。 電話番号とメールアドレスは通常書かれていませんが、これはまったく問題ありません。
左側と下には、手紙の名前と受取人が書かれています。 名前がわからない場合は、適切なタイトルを使用してください。
日付
それから日付が書かれています。 送信者のアドレスの下と受信者のアドレスの下の両方に置くことができます。 最近は日付の形式が自由になってきましたが、数字と月を混同しないように、月を一言で表すと次のようになります。 2014 年 3 月 1 日、2014 年 3 月 1 日
ご挨拶
非常に重要:常に反転を使用する MS特にミセス、ミスを使用するように求められない限り、女性の場合
タイトルなしで書く人もいます: 親愛なるジェーン・エンプソン、しかし英国人はそのような扱いは失礼だと考えています. したがって、タイトルを使用することをお勧めします。 手紙を書いている相手が特別な地位にあることがわかっている場合は、それを示してください。 親愛なる博士 家
名前がまったく知られているだけでなく、男性または女性がこの手紙を読む場合、アピールは次のとおりです。 Dear Sir/ Madam (親愛なるサーまたはマダム). 手紙の終わりは、あなたがどのように始めたかによって異なります。 名前が指定されている場合、文字の末尾は次のようになります。 "敬具、". サーまたはマダムなら - "敬具、". この表現のすぐ下にあなたの署名が置かれ、その下にあなたの名前と姓が印刷されます。
挨拶の後、この手紙を書いた理由をすぐに示し、必要に応じて詳細に入ることなく、より適切な候補者に渡すことができるように、太字または下線を引くことが慣習になりました。
手紙の本質
手紙の本質は、要点だけを明確に、簡潔に述べる必要があります。 テキストは段落に分かれています。 あなたが手紙を書いている人は、手紙が殺到している可能性があるため、3ページのぎっしり書かれたテキストを受け取った場合、あなたの手紙はゴミ箱に捨てられる可能性が最も高い. 手紙は数秒で読まれるはずなので、余分な情報、特に手紙に個別に添付されている情報は使用しないでください。
英語で正式な文章をチェックする
文法とスペルを注意深くチェックしてください。間違いがあると印象が悪くなる可能性があります。仕事に応募している場合は、間違いのある手紙は間違いなくゴミ箱に捨てられます。 可能であれば、他の人に渡して確認してもらいます。 受信者の名前のスペルを特によく確認してください。
たとえそれが苦情であっても、文体は礼儀正しく、敬意を表すべきです。 これを実現する 1 つの方法は、助動詞を使用することです。 できた、したい、すべき、しかし使いすぎないでください。手紙が形式的になりすぎたり、時代遅れになったりする可能性があるためです。
次の表現の表は、顧客、請負業者、サプライヤー向けの完全な英語の正式な手紙を作成するのに役立ちます.
第一印象は非常に重要であることを忘れないでください。そのため、紙、封筒を選択し、文字をページの中央に配置し、紙のしみを避けることをお勧めします。 これらはすべて小さいですが、目標を達成するのに役立つ、ビジネスにおいて非常に重要な小さなことです。
ご理解のほどよろしくお願いいたします。
すぐにサイトに戻ることを歓迎します。
英語での正式な文章 - 例 (クリックして拡大) 出典: バーミンガム市立大学 非常に経験豊富な EFL 教師ケイト
今日、多くの企業が外国のパートナーや海外支社を持っているため、英語での秘書や個人秘書の知識はファッショントレンドではなく、緊急の必要性です. 今日は、秘書に割り当てられることが多いいくつかの種類の文書を適切に準備する方法についてお話します。
オフィスメモ
サービスノート（備忘録）会社内または会社の部門内で書かれたコミュニケーションです。 それらは通常、発表、ビジネスプロセスの議論、会社の仕事に関する報告、従業員間の情報の普及を目的としています。 メモは公文書なので、機密情報を書き込んではいけません。
書くときは、通常、非公式のスタイルが使用されます。 メモは短すぎたり公式すぎたりしてはいけませんが、簡潔であることは大歓迎です。 メモの構成は次のとおりです。 重要な情報最初の段落に配置し、後続の段落でより詳細に説明します。 すべてのメモには次の要素が含まれます。
- 受信者:左揃え、ページの上部。
- 差出人:左揃え、受信者のすぐ下。
- 日付：左揃え、送信者の下。
- トピック：日付の下、左揃え。
メモの場合、A4 サイズ以下の印刷用の白紙を使用するのが通例です (メモは受信ドキュメント トレイに収まる必要があります)。
過剰なメモの送信に夢中にならないでください。すべての従業員は忙しく、自分の仕事があることを忘れないでください。 メモは効果的な管理ツールだと考える人もいますが、これは完全に真実ではありません。 メモは作業や提案のガイドとして使用できますが、批判や賞賛は本人に直接与えるのが最適です。
今日の情報の多くはレター ボックスにメッセージを入力する電子メールで送信されますが、添付されたメモ (文書) の使用は、依然としてビジネス上の重要な要素です。 文書を電子メールで送信するときは、正しいフォーマットを忘れないでください (例 1、2)。
例 1
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に：イゴール・イワノフ/ イゴール・イワノフ
から：ユリア・セルギーバ/ ジュリア・セルギーバ 広報担当副社長 ZAO Funny Cats/ CJSC「Fanny Cats」広報担当副社長 添付：事前報告 #08/2011/ 事前報告No.8/2011 OAL（コピー）/ 口座明細書（コピー） メモ/ メモ 領収書なしでスウェーデンとイタリアへの最初の出張の日当として引き出した52,300ルーブル（52,300）ルーブルを口座に受け入れるように依頼します（紛失しました）。 スウェーデンとイタリアへの最初の 2 回の出張で、小切手なしで旅行手当として引き出された 52,300 ルーブル (52,300 ルーブル) を考慮してください。 彼は道に迷った。 _________________ / ユリア・セルゲイバ / ジュリア・セルギーバ |
例 2
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に：マーケティング部 ZAO Funny Cats/ CJSC「Fanny Cats」のマーケティング部門 から：イゴール・イワノフ/ イゴール・イワノフ 蔵王ファニーキャッツ専務／ CJSC「ファニーキャッツ」代表取締役 主題：顧客プレゼンテーション/ お客様へのプレゼンテーション 先週準備した新製品マーケティングのプレゼンテーションは格別でした! あなたの熱意、販売戦略、製品知識は印象的で、パートナーとの契約を結びました. あなたの素晴らしい仕事と献身に感謝します! おめでとうございます！ 先週あなたが準備してくれた新製品の販売プレゼンテーションは素晴らしかったです！ あなたの熱意、販売戦略、製品知識は印象的で、パートナーとの取引を確実に保証してくれます。 あなたの素晴らしい仕事と会社への献身に感謝します! おめでとうございます！ 敬具/ 心から、 イゴール・イワノフ/ イゴール・イワノフ |
辞表
辞表- これは、従業員が地位または部署からの解雇を通知する公式文書です。 直属の上司に提出します。 会社が外国の場合、申請書は英語で書かれる場合があります。
なぜ退職届を提出する必要があるのですか？ まず第一に、雇用主およびあなたが働いていた組織と良好な関係を維持し、前向きな推薦状（推薦状）を得るために。 一部の企業では口頭による終了通知で十分ですが、雇用者と従業員は終了通知を保持し、必要に応じて合法的に使用することができます。
英語でステートメントを書く方法はたくさんありますが、それはすべて、特定の会社と認められた記録保持基準に依存します。 ただし、重要な点があります。たとえば、解雇日、執筆日、および個人の署名が申請書の本文に存在する必要があります。
アプリケーションの最後に、直属の上司 (たとえば、人事マネージャーまたは会社の責任者) を除いて、他の人に宛てられたコピーを示すことが不可欠です。
辞表は、現代英語に固有の厳格な言語機能に基づいたビジネススタイルで、有能かつ簡潔に書かれなければなりません。
ただし、この状況での主なことは、会社に別れを告げることができることです。 これは、キャリアの成功とプロとしての成長の要素の 1 つです。
以下は、英国で作成された現代の標準的な英語の辞表です (例 3)。
例 3
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083、オックスフォードロード/ オックスフォードロード、083 マンチェスター、NH 23432/ マンチェスター、NH 23432 に：夫人 アン・クラーク/ アン・クラーク夫人 セールス シニア スペシャリスト MA Trade/ シニア セールス スペシャリスト MA Trade 親愛なる夫人。 クラーク、 この手紙は、2011 年 9 月 24 日付でセールス マネージャーとしての私の立場からの正式な辞任として受け入れてください。 経営学の修士号を取得する機会が訪れたため、この職を辞します。 私は、この役職には十分な注意が必要であることを理解しているため、パートタイムで勉強することはできません。 与えられた機会を与えてくれた MA Trade に感謝します。特に、貴重なトレーニングとプロフェッショナリズムを示してくれたことに感謝します。 私のポジションの代わりを見つけるために、喜んで会社に 1 か月の猶予を与えたいと思います。 親愛なるクラーク夫人へ この申請書は、2011 年 9 月 24 日付でセールス マネージャーの地位を正式に辞任するものとして受け入れてください。 経営管理の勉強をして修士号を取得する機会があったため、この職を辞します。 このポジションで働くには、より注意を払う必要があり、追加のトレーニングの機会を見つけるのは困難です。 私に機会を与えてくれた MA Trade 社に感謝します。また、あなたがこれまでずっと私と共有してくれた知識とプロフェッショナリズムについて個人的に感謝します。 私のポジションの候補者を見つけるために、会社に 1 か月の猶予を喜んで与えます。 よろしくお願いします/ 心から、 ジュリエット・プラット/ ジュリエット・プラット セールスマネージャー、MA Trade/ セールスマネージャー MA Trade CC：夫人。 セシリア・ロドリゲス、人事マネージャー/ CC: Cecilia Rodriguez、人事マネージャー |
Eメール
モダン 電子メッセージ、従業員が互いにメールで送信するものは、原則として非常に短く、公式でも非公式でもかまいません。 しかし、手紙が非公式であっても、きちんとしていて読みやすく、情報を吸収しやすいものでなければなりません.
以下は、宛先、現在のタスク、およびあなたの関係に応じた、電子メッセージの標準的なデザイン (開始と終了) のいくつかのオプションです。
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あなたはよく知っています |
お知り合いですか |
あなたはよく知らない |
一見すると、「正式な手紙の書き方」という質問は怖いように見えます。 本質を掘り下げた方がよい場合、英語でビジネスレターを書くことはかなり簡単な作業であることが明らかになります。
仕事に応募するとき、仕事上の関係やパートナーシップを確立するときは、英語の正式な手紙が必要になります。 所有している人でも 外国語中級者なら難なく書ける。 主要な書き方のルールと一般的なスキームを知っておく必要があります。 隠された意味、比喩、婉曲表現のある華やかなフレーズを使用することはできません。 できるだけ簡潔かつ明確に書きます。 受信者はシートを手に取り、見下ろして、すぐにあなたが彼に何を望んでいるのかを理解する必要があります。 ビジネスメッセージを正しく書く能力は、ビジネスにおいて最も重要なスキルの 1 つです。
構造。 始める。
このタイプのメッセージには、特定の構造と書き込み規則があります。 重要であり、覚えておく必要がある最初のこと - 余分な句読点はありません（開き句読点）. 2番 - すべての段落は赤線なしで書かれています。三番 - 略語は使用できません (あなたは、できません...）。 そして、最も重要なルールは メッセージは短く簡潔にする必要がありますが、意味のあるものにする必要があります。
概略的には、開始は次のように表すことができます。
出発日
宛先名
宛先の位置
会社名
会社所在地住所
句読点がないことに注意してください。 ドットやカンマは必要ありません。 代わりに、改行が使用されます。 
日付の さまざまな国がある可能性があり スペルの違い. 多くの国では、日付形式は次のとおりです。 日月年(2014 年 3 月 18 日)。 ただし、スペルが次の形式である国があります。 月日年(2014 年 3 月 18 日)、および 数字の後のカンマ . 誤解を避けるために、月はテキストで書くことをお勧めします。
名前 受取人 彼自身が彼の手紙に署名する形式で示されています。 つまり、ある人が John Smith として署名する場合、J Smith 氏などと書くべきではありません。
冒頭にも記載 特記事項 、たとえば、手紙の機密性を示します。 ほとんどの場合、大文字で書かれています (社外秘)。
主要部分。
ご存知のように、メッセージは宛先へのアピールまたは挨拶から始まります。
英語での正式なライティングも例外ではありません。 いくつかの方法で開始できます。
- 親愛なるサーまたはマダム - 性別がわからない場合。
- 親愛なるマーシュマンさん - 非常に親しい知人や友情がない場合。
- 親愛なるジョン・マーシュマン - 受信者との関係が親密なパートナーシップまたは友情である場合;
- 拝啓 - 人々の会社へのアピール。
- 親愛なる紳士 - 2人以上の男性へのアピール。
- 親愛なる顧客 - クライアントへの標準的なアピール。
- ゼネラル マネージャー (CEO) 様 - CEO;
- 親愛なる博士 マーシュマン - 称号または特別なステータスがわかっている場合。
最初に組織の住所とともに受信者の名前が示された場合、挨拶は個人的なものでなければなりません。
女性に話しかけるときは、Msを書く価値がありますが、彼女自身がMrsまたはMissを書くように頼まなかった場合に限ります（Ms - 既婚女性と独身女性への普遍的なアピール).
次に、という行が来ます 見出しメッセージの主なテーマを反映しています。 原則として、あいさつ文の1行後に大文字（アンダーバー可）で書きます。 
主要部分は、短くても意味のあるわかりやすい段落に分割する必要があります。人は可能な限り短い時間でメッセージを読まなければなりませんが、同時にあなたが彼に伝えたかったことすべてを理解する必要があります。 テキストで埋め尽くされた複数のページを隣り合わせて受信者に送信すると、それらは読まれずにすぐに受信者のゴミ箱に入れられます。 短く要点を書いてください。 正しい句読点が本体に存在する必要があります。
結論。
エンディングは、丁寧な別れのフレーズ、宛先の名前、彼の役職、および追加で構成されます。 頻繁に使用されます 最後のフレーズ： "敬具" （ 受取人の名前が不明な場合に書かれる）および「よろしくお願いします」（ 個人的に書かれた). お届け先のお名前エンディングの4～5行後に書かれています。 大文字で書くことも、単語の先頭に使用することもできます。 差出人が男性の場合は追記 「さん」は使わない. ただし、メッセージが女性から送信された場合は、名前の後に括弧で囲む必要があります（Ms / Mrs）。
手紙が受取人の代わりに第三者によって署名されなければならない場合、彼らは名前の前に pp (per procurationem) を書きます - 誰かのために、またはのために。 宛先の位置
名前の次の行に表示されます。 についての追加の注意事項は次のとおりです。 投資また コピー. 原則として、添付ファイルの存在は、位置の後の行に Enc (Encs) というマークで示されます。 手紙のコピーを第三者に送りたい場合は、cc ( 礼儀コピーまたは配布されたコピー) または Copy の後に、コピーの受信者の名前と役職が続きます。 複数ある場合は、それらをリストする必要があります。 アルファベット順. 受取人が、第三者がコピーを持っていることを受取人に知らせたくない場合は、記号 bcc (blind courtesy copy) を使用します。 受取人が受け取る原本には書かれず、コピーにのみ書かれます。
ビジネスパートナーや雇用主は、テキストだけでなく、あなたが書いた紙や手紙を送る封筒も評価します。 これは、斑点やあざ、ずさんで破れたエッジの存在が受け入れられないことを意味します。 文字に句読点やスペルミスがないかチェックすることが重要です。 文体は明確、簡潔、形式的であるべきです。 これらはすべて小さなことですが、ミーティングに参加するスーツと同じくらい重要です。 それがしわくちゃで古くなっている場合、誰もあなたを真剣に受け止めません。 
英語で正式な手紙を書くことは難しいことではありません。 ただし、このタスクをできるだけ簡単にするためのヘルパー フレーズの小さなリストを次に示します。
私たちはあなたにそれをお知らせしたいと思います…– 私たちはあなたにそれをお知らせしたいと思います…;
契約に基づく義務の履行を保証します– 契約に基づく義務の履行を保証します。
ビジネスディナーの会議をスケジュールしたい- ビジネスディナーの予約をしたいのですが;
できるだけ早く協力契約に署名したい– できるだけ早く協力契約に署名したいと考えています。
（時間）にオフィスでお待ちしております（時間）にオフィスでお待ちしております。
あなたの代わりに別の従業員を引き受けることにしました。- あなたの代わりに別の従業員を採用することが決定されました。
私たちはあなたを拒否せざるを得ません。- 私たちはあなたを拒否せざるを得ません。
このような有能な従業員を喜んで採用いたします— そのような資格のある従業員を喜んで採用します。
近いうちに商品をお届けできることを保証いたしますが、遅れて申し訳ありません– 近い将来に商品が配達されることを保証します。遅延についてお詫び申し上げます。
署名済みの契約書のコピーを手紙に同封します署名済みの契約書のコピーを手紙に同封します。
ビジネス（フォーマル）レターの例。
機密
2014 年 3 月 18 日
ジョン・マーシュマン
最高経営責任者（CEO）
ABC社
52ライムストリート
ワシントン
アメリカ合衆国
親愛なるマーシュマン氏
商業提案
私たちの会社は私たちの物資に興味を持っています。 価格表、詳細な仕様といくつかのサンプルを含む製品情報をお送りください。 契約を締結するために、私たちはできるだけ早くあなたに私たちの代表者を派遣します.
今後とも一層のご協力を賜りますようお願い申し上げます
敬具
サマンサ・ホワイト（夫人）
卸売業者
コピー・ジョアンナ・メイソン
アンドリュー・ユン
エドガー・ウィルソン、マネージング・ディレクター