Penyelesaian
Tata cara pendaftaran dan penerbitan waybill. Cara mengisi formulir perjalanan dengan benar

Tata cara pendaftaran dan penerbitan waybill. Cara mengisi formulir perjalanan dengan benar

Pada 13 Februari 2017, Kementerian Kehakiman Federasi Rusia mendaftarkan Perintah Kementerian Transportasi Federasi Rusia No. 17 “Tentang perubahan pada rincian wajib dan prosedur pengisian waybill yang disetujui oleh Perintah Kementerian. Transportasi Federasi Rusia tanggal 18 September 2008 No. 152” tanggal 18 Januari 2017. Sesuai tatanan baru, dilakukan perubahan tata cara penerbitan waybill kendaraan. Orde baru mulai berlaku pada 26 Februari 2017.

Berikut teks perintah Kementerian Perhubungan Federasi Rusia No. 17 tanggal 18 Januari 2017:

Perkenalkan perubahan berikut pada perincian wajib dan prosedur pengisian waybill, yang disetujui atas perintah Kementerian Transportasi Federasi Rusia tertanggal 18 September 2008 No.152:

1. Pada ayat 12, tertulis “Pada bagian judul waybill dibubuhi stempel atau stempel badan hukum, pengusaha perorangan yang memiliki kendaraan yang bersangkutan atas dasar kepemilikan atau dasar hukum lainnya.” mengecualikan.

2. Tambahkan klausul 16.1 dengan isi sebagai berikut:

"16.1 Tanggal dan waktu pemeriksaan kondisi teknis kendaraan sebelum perjalanan ditetapkan oleh pemeriksa kondisi teknis kendaraan bermotor atau pemeriksa kondisi teknis angkutan listrik darat yang melakukan pengawasan terkait, dan disertifikasi dengan tanda tangan yang menunjukkan nama keluarga dan inisial."

Berikut aturan pengisian waybill berdasarkan perintah lama Kementerian Transportasi Federasi Rusia, yang diadopsi pada 18 September 2008:

Aturan pengisian waybill:

9. Waybill diterbitkan untuk setiap kendaraan yang digunakan oleh badan hukum atau pengusaha perorangan untuk pengangkutan barang, penumpang dan barang bawaan melalui jalan darat dan angkutan listrik darat perkotaan dalam komunikasi perkotaan, pinggiran kota dan antar kota.

10. Waybill diterbitkan untuk satu hari atau jangka waktu tidak lebih dari satu bulan.

11. Apabila selama masa berlaku waybill kendaraan digunakan secara bergiliran oleh beberapa pengemudi, maka diperbolehkan menerbitkan beberapa waybill untuk satu kendaraan secara terpisah untuk setiap pengemudi.

12. Nama waybill menunjukkan jenis kendaraan yang diterbitkan waybillnya (waybill mobil penumpang, waybill trem, dll). Nomor waybill dicantumkan pada bagian heading secara kronologis sesuai dengan sistem penomoran yang dianut oleh pemilik kendaraan. Pada bagian judul waybill dibubuhi stempel atau stempel badan hukum, pengusaha perorangan yang memiliki kendaraan yang bersangkutan atas dasar kepemilikan atau dasar hukum lainnya.

13. Tanggal, waktu dan pembacaan odometer pada saat kendaraan meninggalkan tempat parkir tetap dan memasuki tempat parkir tetap dimasukkan oleh orang yang berwenang yang ditunjuk dengan keputusan pimpinan perusahaan atau pengusaha perorangan, dan disahkan dengan stempel atau tanda tangan yang menunjukkan inisial. dan nama keluarga, kecuali pengusaha perorangan menggabungkan tugas pengemudi.

14. Tanggal, waktu dan pembacaan odometer pada saat kendaraan meninggalkan tempat parkir tetap dan memasuki tempat parkir yang ditentukan, dimasukkan oleh pengusaha perorangan jika pengusaha tersebut menggabungkan tugas sebagai pengemudi.

15. Dalam hal penerbitan beberapa waybill untuk satu kendaraan secara terpisah untuk setiap pengemudi, tanggal, waktu dan pembacaan odometer pada saat kendaraan meninggalkan tempat parkir tetap dicatat dalam waybill pengemudi yang pertama kali meninggalkan tempat parkir tetap. , dan pembacaan tanggal, waktu dan odometer pada saat kendaraan memasuki tempat parkir permanen - dalam waybill pengemudi yang terakhir memasuki tempat parkir permanen.

16. Tanggal dan waktu pemeriksaan kesehatan pengemudi sebelum dan sesudah perjalanan dimasukkan oleh tenaga kesehatan yang melakukan pemeriksaan yang bersangkutan dan dibubuhi stempel dan tanda tangan yang mencantumkan nama belakang, nama depan, dan patronimik.

16.1 Tanggal dan waktu pemeriksaan kondisi teknis kendaraan sebelum perjalanan ditetapkan oleh pemeriksa kondisi teknis kendaraan bermotor atau pemeriksa kondisi teknis angkutan listrik darat yang melakukan pengawasan terkait, dan disertifikasi dengan tanda tangan yang menunjukkan nama keluarga dan inisial

17. Pemilik (pemilik) kendaraan wajib mendaftarkan waybill yang diterbitkannya dalam jurnal pendaftaran waybill.

18. Waybill yang diterbitkan harus disimpan setidaknya selama lima tahun.

Aturan pengisian waybill telah kami soroti dengan warna merah pada alinea 12, yang tidak berlaku lagi pada tanggal 26 Februari 2017, setelah berlakunya peraturan baru Kementerian Perhubungan Nomor 17 tanggal 18 Januari 2017. Artinya, menurut undang-undang baru, badan hukum dan pengusaha perorangan tidak perlu membubuhkan stempel atau stempel di bagian atas waybill.

“Atas persetujuan rincian wajib dan tata cara pengisian waybill” (selanjutnya disebut Surat Perintah No. 152). Semua perubahan berlaku untuk waybill yang diterbitkan setelah 25/02/2017.

Tata cara baru pembuatan waybill harus diterapkan oleh badan hukum dan pengusaha perorangan yang mengoperasikan mobil dan truk, bus, bus troli, dan trem.

Mari kita lihat lebih dekat perubahan yang disetujui.

Ubah #1

Di bagian judul waybill, organisasi dan pengusaha perorangan kini berhak untuk tidak membubuhkan stempel atau stempel mereka (klausul 12 Perintah Kementerian Transportasi Federasi Rusia No. 152).

Ubah #2

Organisasi dan pengusaha perorangan pada waybill, selain catatan pemeriksaan kesehatan, harus membuat catatan tentang pengendalian pra-perjalanan terhadap kondisi teknis kendaraan (menunjukkan tanggal dan waktu). Tanda tersebut dibubuhkan baik oleh pemeriksa kondisi teknis kendaraan, atau oleh pemeriksa kondisi teknis angkutan listrik darat perkotaan dan disahkan dengan tanda tangannya yang mencantumkan nama keluarga dan inisialnya (klausul 16.1 Peraturan Menteri Perhubungan Federasi Rusia No.152).

Detail wajib dari waybill

Rincian wajib waybill tidak berubah.

Untuk menghapuskan bahan bakar dan pelumas berdasarkan waybill, perlu dicantumkan rincian sebagai berikut (klausul 3 Surat Perintah No. 152):

nama dan nomor;
informasi tentang masa berlaku;
keterangan tentang pemilik (owner) kendaraan;
informasi tentang kendaraan;
informasi pengemudi.

Informasi tentang masa berlaku harus mencantumkan tanggal (hari, bulan, tahun) di mana Anda dapat melakukan perjalanan menggunakan waybill yang diterbitkan. Dokumen tersebut dapat diterbitkan selama beberapa hari, tetapi tidak lebih dari sebulan (klausul 10 Perintah Kementerian Transportasi Federasi Rusia No. 152) - dalam hal ini, Anda perlu menunjukkan tanggal mulai dan berakhirnya periode tersebut kapan waybill dapat digunakan.

Di baris tentang pemilik kendaraan, Anda harus menunjukkan:

untuk badan hukum - nama, bentuk hukum, lokasi, nomor telepon;
untuk pengusaha perorangan - nama belakang, nama depan, patronimik, alamat pos, nomor telepon.

Waybill harus memuat informasi tentang kendaraan:

jenis kendaraan (mobil atau truk, bus atau troli, dll);
model kendaraan (VAZ-2101, Audi A3, dll.);
plat nomor kendaraan;
pembacaan odometer (kilometer penuh) pada saat kendaraan meninggalkan garasi (depo) dan masuk ke garasi (depo);
tanggal (hari, bulan, tahun) dan waktu (jam, menit) kendaraan meninggalkan tempat parkir tetapnya dan kedatangannya kembali.

Informasi pengemudi harus berisi:

nama belakang, nama depan, patronimik pengemudi;
tanggal (hari, bulan, tahun) dan waktu (jam, menit) pemeriksaan kesehatan pengemudi sebelum dan sesudah perjalanan.

Mulai tanggal 15 Desember 2017, tata cara pengisian formulir perjalanan kembali berubah. Amandemen terkait dibuat atas perintah Kementerian Transportasi Federasi Rusia . Sesuai dengan amandemen ini, waybill harus mencantumkan:

OGRIP - pengusaha perorangan, OGRN— organisasi;
hari dan waktu pemeriksaan pra-perjalanan terakhir terhadap kondisi teknis kendaraan (jika pemeriksaan wajib ditentukan oleh undang-undang).

Selain rincian yang ditentukan, waybill, sebagai dokumen utama, harus memuat rincian wajib yang ditetapkan untuk semua dokumen utama, paragraf 2 Undang-Undang Federal 6 Desember 2011 No. 402-FZ “Tentang Akuntansi” (selanjutnya disebut sebagai sebagaimana UU No.402-FZ). Undang-undang ini, serta Peraturan Menteri Perhubungan No. 152, mencantumkan “Nama dokumen” sebagai rincian wajib.

Rincian wajib, menurut UU No. 402-FZ:

Judul dokumen;
tanggal persiapan dokumen;
nama badan usaha yang menyusun dokumen;
isi fakta kehidupan ekonomi;
nilai pengukuran alam dan (atau) moneter dari suatu fakta kehidupan ekonomi, yang menunjukkan satuan pengukuran;
nama jabatan orang (orang) yang menyelesaikan transaksi, operasi dan orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaannya, atau nama jabatan orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan peristiwa yang diselesaikan;
tanda tangan orang yang bertanggung jawab yang menunjukkan nama belakang dan inisial mereka atau rincian lain yang diperlukan untuk mengidentifikasi orang-orang tersebut.

Karyawan perusahaan sering menggunakan mobil pribadi untuk perjalanan bisnis. Misalnya, seorang direktur menggunakan mobil untuk perjalanan bisnis, sedangkan manajer dapat mengendarai mobil pribadi untuk pertemuan dengan mitra.

Untuk memastikan biaya bahan bakar dan pelumas, setiap perjalanan harus dicantumkan dalam tiket perjalanan. Apakah surat dokter diperlukan dalam kasus ini?

Detail tambahan dari waybill

Organisasi dan pengusaha perorangan dapat menunjukkan rincian tambahan dalam waybill yang mempertimbangkan kekhususan kegiatan mereka terkait dengan pengangkutan barang, penumpang dan bagasi dengan berbagai moda transportasi (klausul 8 bagian II Perintah No. 152).

Rincian tambahan tersebut, menurut penulis, dapat berupa:

konsumsi bahan bakar standar;
penghematan bahan bakar dibandingkan dengan konsumsi standar;
kelebihan konsumsi bahan bakar dibandingkan konsumsi standar.

Rincian yang tercantum terkandung dalam.

Rincian ini memungkinkan organisasi untuk melakukan pengendalian internal atas validitas penghapusan bahan bakar.

Selain semua rincian yang tercantum di atas, waybill harus mencantumkan tanggal dan waktu pembacaan odometer saat kendaraan meninggalkan tempat parkir permanen dan kembali. Tanggal dan jam dibubuhi stempel oleh orang yang berwenang, yang ditunjuk dengan keputusan pimpinan perusahaan/pengusaha perorangan, dan dibubuhi stempel atau tanda tangan yang mencantumkan inisial dan nama keluarga, kecuali dalam hal pengusaha perorangan itu menggabungkan tugas seorang pengurus dan seorang pengemudi.

Perlu juga dibubuhi stempel dan tanda tangan petugas kesehatan yang melakukan pemeriksaan kesehatan pengemudi, yang menunjukkan nama belakang, nama depan dan patronimik (klausul 16 Surat Perintah No. 152).

Formulir waybill dan prosedur akuntansi

Bentuk dokumen akuntansi utama dalam organisasi komersial ditentukan oleh manajer. Bentuk dokumen akuntansi utama organisasi sektor publik ditetapkan sesuai dengan undang-undang anggaran Federasi Rusia (klausul 4 UU No. 402-FZ).

Penggunaan formulir waybill yang dikembangkan dalam organisasi harus disetujui oleh kebijakan akuntansi. Persyaratan pembentukan kebijakan akuntansi ditetapkan oleh Peraturan Akuntansi “Kebijakan Akuntansi Organisasi” () - kebijakan akuntansi dibentuk oleh kepala akuntan atau orang lain yang melakukan akuntansi dalam organisasi, berdasarkan PBU ini dan disetujui oleh pimpinan organisasi.

Organisasi harus mengembangkan formulir waybill dengan mempertimbangkan persyaratan yang dinyatakan dan menyetujui penggunaannya berdasarkan kebijakan akuntansi.

Perlu diketahui bahwa sesuai dengan Peraturan Menteri Perhubungan Nomor 152, pemilik (pemilik) kendaraan wajib mendaftarkan waybill yang diterbitkan dalam pendaftaran waybill.

Di bawah ini kami memberi Anda contoh pengisian waybill.

Tingkat konsumsi bahan bakar

Standar konsumsi bahan bakar dan pelumas dalam transportasi jalan raya diperkenalkan oleh Perintah Kementerian Transportasi Rusia “Tentang penerapan rekomendasi metodologis “Standar konsumsi bahan bakar dan pelumas dalam transportasi jalan raya”.

Sesuai dengan paragraf 1 Rekomendasi Metodologi ini, ditujukan untuk perusahaan angkutan bermotor, organisasi yang terlibat dalam sistem manajemen dan pengendalian, pengusaha, dll., terlepas dari bentuk kepemilikannya, mengoperasikan peralatan otomotif dan kereta api khusus pada sasis kendaraan pada wilayah Federasi Rusia.

Perlu dicatat bahwa Kode Pajak Federasi Rusia tidak memuat ketentuan tentang penjatahan biaya bahan bakar dan pelumas. Pada saat yang sama, penerapan standar-standar ini akan memungkinkan organisasi untuk mengkonfirmasi pembenaran ekonomi atas biaya yang dikeluarkan jika terjadi perbedaan pendapat dengan otoritas pajak (Pasal Kode Pajak Federasi Rusia).

Waybill diwakili oleh dokumentasi akuntansi utama yang harus disusun oleh setiap pengusaha atau pengelola perusahaan jika kegiatan perusahaan melibatkan penggunaan mobil. Jika pemilik mobil adalah suatu perusahaan, maka waybilllah yang menegaskan kemungkinan penggunaan kendaraan tersebut dalam proses berbisnis. Jika mobil itu milik karyawan, maka lembaran tersebut memungkinkan Anda menentukan jumlah kompensasi yang optimal untuk penggunaan mobil tersebut untuk keperluan bisnis. Mengisi waybill merupakan proses yang penting, karena kesalahan serius tidak boleh dilakukan selama prosedur. Prosesnya dilakukan oleh pejabat perusahaan.

Konsep dan kebutuhan waybill

Itu adalah dokumen utama yang mengonfirmasi penggunaan mesin untuk keperluan perusahaan. Mereka berisi informasi penting tentang kendaraan sebenarnya, pengemudi dan perusahaan. Dokumen-dokumen tersebut dapat diperiksa oleh inspektorat ketenagakerjaan, pemeriksa pajak atau petugas polisi lalu lintas, sehingga pejabat perusahaan harus memperhatikan aturan pengisian waybill. Mereka akan membantu Anda menghindari berbagai pelanggaran dan kesalahan.

Jika pemeriksa menemukan informasi palsu atau kesalahan, ini akan menjadi dasar pengenaan denda yang besar.

Mengapa mereka digunakan?

Pengisian waybill dilakukan oleh setiap organisasi yang entah bagaimana berhubungan dengan kebutuhan penggunaan kendaraan. Dengan menggunakan dokumen ini, Anda dapat mencapai beberapa tujuan sekaligus, antara lain:

pergerakan kendaraan dipantau selama hari kerja;
berdasarkan dokumen ini, gaji pengemudi dihitung;
jumlah uang yang dikeluarkan untuk bahan bakar dan pelumas dicatat;
penyusutan dihitung dengan benar atas barang bekas;
Total biaya mobil diperhitungkan.

Selain itu, pengemudi memerlukan waybill untuk ditunjukkan kepada petugas polisi lalu lintas, karena dialah yang menegaskan keabsahan pengangkutan barang atau penumpang. Ini sebagai bukti bahwa kendaraan dalam kondisi optimal dan warga negara tersebut adalah pengemudi resminya. Jika selama pemeriksaan ditemukan kesalahan dalam dokumen atau tidak adanya waybill, pengemudi akan dimintai pertanggungjawaban berdasarkan Art. 12.13 Kode Pelanggaran Administratif.

Fitur dokumen

Mengisi waybill dianggap sebagai proses yang cukup sederhana. Setiap perusahaan secara mandiri memilih apakah satu formulir akan digunakan atau bentuk unik dari dokumen ini akan dikembangkan, yang diabadikan dalam dokumentasi peraturan internal organisasi.

Apabila suatu perusahaan khusus mengangkut orang atau barang, maka tata cara STNK harus dilakukan hanya dengan menggunakan formulir lembaran yang disetujui secara khusus. Siapa yang harus menerbitkan waybill kepada pengemudi? Prosesnya dilakukan sendiri oleh pemberi kerja yang menyiapkan dan melengkapi dokumen ini. Biasanya, direktur perusahaan mengeluarkan perintah yang dengannya dia menunjuk orang yang bertanggung jawab. Karyawan perusahaan inilah yang bertanggung jawab membuat, mengisi, dan menyerahkan formulir kepada pengemudi.

Ciri-ciri pengisian dokumen antara lain:

lembar dikeluarkan secara eksklusif ketika menggunakan mobil untuk keperluan kerja;
tidak menjadi soal karena alasan apa pemilik perusahaan menggunakan kendaraan tertentu, sehingga mobil tersebut dapat dimiliki oleh perusahaan atau disewakan;
masa berlaku dokumen maksimal 30 hari;
Dibolehkan meresepkannya untuk satu hari atau bahkan satu perjalanan.

Sesuai aturan baru yang berlaku tahun 2018, diperbolehkan memperpanjang masa berlaku lembaran tersebut.

Jenis dokumen

Aturan pengisian waybill mungkin sedikit berbeda tergantung pada jenis dokumen. Setiap jenis kendaraan menggunakan jenis lembarannya masing-masing. Oleh karena itu, ada waybill untuk mobil berikut:

truk;
mobil penumpang;
transportasi khusus;
taksi, bisa berupa mobil atau truk;
bus yang mungkin diperuntukkan bagi angkutan penumpang umum atau keperluan lainnya.

Formulir yang sesuai digunakan untuk setiap kendaraan. Jika suatu organisasi secara mandiri mengembangkan dokumentasi, maka formulir yang dipilih dicatat dalam jurnal khusus.

Nuansa pengisian

Tata cara pengisian waybill ditentukan secara individual di masing-masing perusahaan. Aturan dan fitur berikut paling sering digunakan untuk ini:

seorang petugas operator ditunjuk atas perintah pimpinan perusahaan, yang menerbitkan waybill untuk setiap mobil yang digunakan oleh karyawan dalam melaksanakan tugas kerja;
jika perusahaannya kecil, maka dokumentasinya sering diisi oleh pengemudi langsung mobil tersebut, namun informasinya hanya dimasukkan pada satu bagian formulir, yaitu berkaitan dengan jarak tempuh mobil, yang pembacaan odometernya dilakukan. akun;
Diperbolehkan menggunakan program khusus untuk memasukkan informasi, dengan bantuan bagian dokumen yang tidak perlu disembunyikan;
sebelum mengirimkan mobil dalam penerbangan, penanggung jawab perusahaan harus memastikan bahwa kendaraan dalam kondisi optimal;
Sebelum melakukan perjalanan, pengemudi pun harus menjalani pemeriksaan kesehatan yang memastikan warga boleh mengendarai mobil.

Setelah penerbangan berakhir, lembar tersebut dikirim kembali ke petugas operator. Segera setelah masa berlakunya habis, dokumen tersebut dipindahkan untuk disimpan ke arsip perusahaan selama 5 tahun. Pimpinan organisasi bertanggung jawab atas kesalahan dan pelanggaran.

Contoh pengisian waybill kendaraan dapat dilihat di bawah ini.

Informasi apa yang disertakan?

Pengisian waybill mobil atau truk harus dilakukan oleh pegawai perusahaan yang berwenang. Dia harus memahami aturan proses ini terlebih dahulu. Rincian yang diperlukan saat mengisi waybill disajikan dengan informasi berikut:

nama dokumen;
nomornya;
keabsahan;
informasi tentang pemilik mobil;
jenis dan merek mobil;
nomor registrasi mobil;
pembacaan odometer, dan diambil pada saat mobil meninggalkan wilayah perusahaan, serta pada saat kendaraan dikirim ke garasi;
waktu keberangkatan dan kedatangan yang tepat;
informasi tentang karyawan yang bertanggung jawab dari perusahaan yang melepaskan mobil ke jalur dan membuat waybill;
informasi pengemudi;
waktu dan tanggal pemeriksaan kesehatan pengemudi;
keterangan tentang tenaga kesehatan yang melakukan pemeriksaan;
stempel waktu dan tanggal pemeriksaan teknis kendaraan, dan prosedurnya dapat dilakukan langsung di organisasi jika peralatan yang diperlukan dan spesialis yang sesuai tersedia;
informasi tentang mekanik yang melakukan pemeriksaan.

Diperbolehkan memasukkan informasi lain ke dalam dokumen. Hal ini dimungkinkan jika organisasi menggunakan formulir waybillnya sendiri.

Informasi apa yang tidak diperlukan?

Prosedur pengisian waybill mungkin sedikit berbeda di berbagai perusahaan. Poin-poin berikut diperhitungkan:

stempel perusahaan dengan rincian tidak diperlukan pada lembaran;
Perhatian khusus harus diberikan untuk mempelajari kondisi teknis mobil;
Undang-undang telah menghapuskan bentuk seragam dari dokumen ini;
tidak perlu menunjukkan rute dalam teks, karena Anda hanya perlu memasukkan data yang ditunjukkan oleh pembacaan odometer.

Dalam praktiknya, petugas polisi lalu lintas atau pegawai lembaga inspeksi lainnya sering kali menganggap bahwa kurangnya informasi tentang rute tersebut merupakan pelanggaran serius, sehingga pengemudi dan pemilik perusahaan harus bertanggung jawab. Dalam hal ini, Anda harus pergi ke pengadilan untuk menantang denda yang besar. Untuk menghindari situasi yang tidak menyenangkan seperti itu, disarankan untuk menunjukkan secara langsung dalam teks dokumen apa titik akhir dari rute tersebut.

Nuansa penggunaan dokumen

Pengisian waybill truk atau kendaraan lain merupakan proses wajib bagi setiap perusahaan yang menggunakan mesin berbeda-beda untuk aktivitas kerjanya. Penggunaan dokumen ini memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

Formulir 4-C digunakan jika indikator borongan digunakan untuk menghitung upah pengemudi;
jika upah berdasarkan waktu digunakan, waybill dibuat dalam Formulir 4-P;
selain dokumen ini, pengemudi harus memiliki dokumentasi penyerta yang ditunjukkan dalam waybill untuk muatan yang diangkut;
dokumen tersebut dikeluarkan secara eksklusif oleh orang yang bertanggung jawab yang bekerja pada shift tertentu;
Dokumen tersebut harus ditandai oleh mekanik yang memeriksa kondisi teknis mobil, petugas kesehatan yang melakukan pemeriksaan kesehatan, petugas operator yang mengirimkan mobil dalam penerbangan, serta pengemudi langsung.

Setiap perusahaan harus memiliki formulir perjalanan dalam jumlah yang optimal.

Jangka waktu penyimpanan dokumen

Perusahaan harus menyimpan dokumen perjalanan minimal 5 tahun, sebagaimana ditentukan dalam Peraturan Kementerian Perhubungan No. 152 dan Undang-Undang Federal No. 402.

Jika terjadi kesalahan atau pelanggaran serius saat mengisi waybill, dokumen tersebut dianggap tidak sah dan oleh karena itu tidak dapat digunakan untuk tujuan apa pun. Tanggung jawab atas kesalahan tersebut terletak pada pejabat yang terlibat dalam pengisian dokumentasi, serta manajer langsung perusahaan.

Bagaimana cara mengembangkan formulir Anda sendiri dengan benar?

Tidak semua perusahaan lebih suka menggunakan formulir yang seragam, sehingga mereka lebih memilih mengembangkan formulir dokumen sendiri. Untuk melakukan ini, Anda dapat menggunakan struktur apa pun, serta memasukkan berbagai poin dalam dokumen.

Namun saat membuat formulir baru, diperhitungkan bahwa detail wajib harus disertakan dalam teks. Tanpa mereka, dokumen perjalanan mudah batal, sehingga Anda tidak akan bisa menggunakannya untuk tujuan apapun.

Setelah mengembangkan formulir, sampelnya harus diserahkan ke Layanan Pajak Federal di tempat pendaftaran. Dalam hal ini, Anda dapat menghindari masalah di masa depan dengan menghubungkan biaya tiket perjalanan dengan biaya perusahaan.

Tanggung jawab atas tidak adanya dokumen

Jika pengemudi bergerak di jalan raya tanpa dokumen yang diperlukan, termasuk waybill, maka ini merupakan pelanggaran berat. Dia dibawa ke tanggung jawab administratif oleh petugas polisi lalu lintas, jadi dia harus membayar denda 500 rubel.

Jika terjadi pelanggaran seperti itu, badan hukum membayar denda 100 ribu rubel. Hukuman yang sama juga berlaku bagi perusahaan yang mengangkut orang atau barang menggunakan kendaraan listrik.

Fitur lainnya

Saat mengisi waybill untuk bus atau transportasi lain, nuansa lain diperhitungkan:

tidak perlu membuat waybill jika menggunakan mobil sewaan, namun dengan bantuannya Anda dapat memperhitungkan biaya bahan bakar dan pelumas dalam pengeluaran perusahaan;
satu lembar dibuat untuk satu perjalanan, tetapi masa berlakunya dapat bervariasi dari 1 hingga 30 hari;
Tidak diperbolehkan mengisi sebagian dokumentasi, jika tidak, dokumen tersebut akan dianggap tidak sah.

Penanggung jawab yang ditunjuk sebagai petugas operator harus terlebih dahulu menyelesaikan kursus khusus yang memungkinkan dia memahami aturan pembuatan dokumentasi dasar yang harus dimiliki setiap pengemudi perusahaan. Selain itu, pengemudi harus memiliki surat keterangan lulus pemeriksaan kesehatan sebelum penerbangan.

Kesimpulan

Waybill adalah dokumen penting di perusahaan mana pun yang mengkhususkan diri dalam pengangkutan barang atau orang. Mereka disusun oleh karyawan khusus perusahaan, yang ditunjuk pada posisi tersebut dengan mengeluarkan perintah oleh manajemen organisasi.

Setiap perusahaan dapat mengembangkan bentuk dokumentasinya sendiri, tetapi formulir tersebut harus memuat beberapa rincian wajib. Jika ditemukan kesalahan atau pelanggaran, maka lembar tersebut dianggap tidak sah atau batal.

Setiap organisasi swasta dan publik harus mendokumentasikan dengan jelas seluruh aktivitasnya. Banyak bentuk, bentuk dan aturan khusus telah dikembangkan untuk tujuan ini. Jika mereka diikuti dan surat-surat diisi dengan benar pada waktu yang tepat, pengusaha tidak akan memiliki masalah dengan lembaga inspeksi atau otoritas pajak, yang dapat memberikan pengecualian dari ketetapan pajak penghasilan pribadi. Para pebisnis pemula khususnya banyak bertanya-tanya mengenai aturan pengisian waybill (PL) dan perubahannya. Hari ini kami akan memberi tahu Anda cara mengisi dokumen-dokumen penting ini dengan benar, dan juga menyajikan kepada Anda contoh formulir paling umum yang dikembangkan untuk melepaskan kendaraan dalam perjalanan.

Beberapa kata tentang kapal selam

Aturan pengisian harus dipatuhi oleh setiap perusahaan yang menggunakan kendaraan dalam kegiatan utama atau sekundernya. Tanpa dokumen ini, yang diisi dengan benar, tidak ada kendaraan yang berhak melakukan perjalanan. Seringkali, perusahaan memberikan kompensasi kepada karyawannya yang menggunakan kendaraan pribadi untuk keperluan kerja dengan biaya bahan bakar dan pelumas. Hal tersebut dikonfirmasi dengan bantuan waybill; selain itu, petugas polisi lalu lintas yang menghentikan mobil berhak meminta surat-surat tersebut, yang menunjukkan rincian kendaraan, pengemudi dan tujuan rute.

Dengan bantuan dokumen-dokumen ini, organisasi mana pun menghapuskan pengeluarannya untuk bahan bakar dan menerima pembebasan pajak penghasilan pribadi untuk jangka waktu tertentu. Dalam hal aturan pengisian waybill tidak dipatuhi, pengusaha bahkan dapat dimintai pertanggungjawaban administratif dan pidana.

Menarik kesimpulan dari uraian di atas, kita dapat mengatakan bahwa waybill bukan sekedar formulir, melainkan dokumen penting yang mencerminkan semua data tentang kendaraan, orang yang mengemudikannya, rutenya, dan lain sebagainya. Pendaftaran yang benar atas surat-surat tersebut menjamin perusahaan tidak adanya masalah dengan otoritas pajak jika terjadi laporan tahunan dan audit mendadak.

Klasifikasi

Saat ini, ada beberapa jenis dokumen yang kami minati, berlaku untuk transportasi apa pun yang dikenal. Berdasarkan hal tersebut, kapal selam dapat diklasifikasikan menurut tujuannya sebagai berikut:

angkutan penumpang;
transportasi khusus;
kendaraan kargo;
taksi penumpang;
bis.

Setiap bentuk memiliki sebutan alfanumeriknya sendiri. Misalnya, aturan pengisian waybill 4-C berlaku untuk angkutan barang. Secara umum, hampir semua formulir memiliki prosedur pengisian yang sama, namun tergantung pada spesialisasi kendaraan, mungkin ada sedikit tambahan.

Formulir DP perorangan

Tidak semua organisasi cocok dengan bentuk terpadu yang dikembangkan oleh lembaga pemerintah. Terkadang beberapa kolom ternyata berlebihan bagi perusahaan tertentu, sehingga diperbolehkan untuk mengembangkan formulir PL individual.

Mereka harus memuat rincian wajib yang ditentukan oleh undang-undang; selebihnya dapat ditambah atau dihapus atas permintaan pimpinan perusahaan. Bagaimanapun, formulir tersebut dianggap sah dan dapat diserahkan atas permintaan kepada instansi pemerintah terkait.

Masa berlaku dokumen

Menurut aturan pengisian waybill, masa berlakunya harus dicantumkan. Harus diingat bahwa formulir terpadu digunakan tidak lebih dari dua puluh empat jam. Dalam kasus khusus, kotak tambahan harus ditandai. Namun masa berlaku formulir individu telah diperpanjang menjadi tiga puluh hari.

Nuansa tersebut perlu diketahui oleh setiap orang yang terlibat dalam pemeriksaan dan pemrosesan DP.

Kolom wajib

Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, setiap formulir harus menyertakan sejumlah detail yang tidak dapat diubah, yang tanpanya formulir tersebut dianggap tidak valid. Dalam hal ini, spesialisasi kendaraan tidak menjadi masalah. Misalnya, aturan pengisian waybill Formulir 3 untuk mobil penumpang menyiratkan pencantuman sekumpulan kolom dan sel tertentu dalam formulir:

Nomor.
Nama.
Masa berlaku formulir.
Informasi tentang karyawan organisasi yang mengelola kendaraan:

Nama lengkap pengemudi yang akan mengerjakan kendaraan yang ditentukan;
tanggal dalam format angka, dan waktu dalam format jam dan menit, saat dilakukan pemeriksaan kesehatan pengemudi sebelum dan sesudah perjalanan.

5. Penjelasan rinci tentang kendaraan yang digunakan:

jenisnya;
model;
model trailer dan semi trailer (jika tidak ada, kolom tidak diisi);
Nomor registrasi kendaraan;
jarak tempuh awal dan tanda kilometer perjalanan setelah berakhirnya shift kerja;
informasi tentang keberangkatan dan akhir pekerjaan (tanggal dan waktu).

6. Informasi tentang pemilik kendaraan.

Selain kolom yang tercantum, setiap pengusaha dapat menambahkan rincian yang diperlukan. Mereka dapat mengungkapkan, misalnya, jenis aktivitas perusahaan atau data lainnya sesuai kebijakan manajemen.

Waybill: sampel, aturan pengisian

Jika Anda berencana menggunakan formulir terpadu untuk pekerjaan Anda, maka sampel kami akan membantu Anda menavigasi pengisian dokumen. Perlu diingat bahwa ini memiliki dua sisi. Oleh karena itu, jangan lupa untuk memasukkan data di bagian belakang lembaran setelah pengemudi kembali dari perjalanan.

Dalam organisasi besar, orang-orang yang terlatih khusus mengisi dokumen-dokumen tersebut, dan mereka juga melepaskan pengemudi dan kendaraan di rute tersebut. Dalam organisasi yang lebih kecil, di mana mempertahankan spesialis seperti itu tidak sepenuhnya menguntungkan, tanggung jawab ini diberikan kepada siapa pun. Misalnya, seorang akuntan atau manajer perusahaan.

Seorang karyawan yang terlibat dalam DP harus memahami semua aturan dan inovasi baru yang diperkenalkan. Pada bagian artikel selanjutnya kami akan memberi tahu Anda tentang seluk-beluk aturan pengisian waybill untuk mobil penumpang. Kami akan menganalisis secara terpisah kapal selam yang ditujukan untuk bus dan kendaraan barang.

Contoh pengisian

Ini adalah salah satu opsi paling sederhana yang tidak mengandung komplikasi apa pun. Namun, bagi seorang pemula, aturan pengisian waybill mobil penumpang mungkin terasa terlalu membingungkan. Lagi pula, bentuk yang terpadu sering kali menakutkan karena banyaknya kolom dan detail. Jadi mari kita lihat sisi depan dari formulir penting ini.

Di kiri atas lembar Anda harus memasukkan tanggal keberangkatan, nama organisasi (persis seperti yang tertulis dalam dokumen konstituen), data lengkap tentang pengemudi dan mobil. Waktu keberangkatan dari tempat parkir dan kembali dari rute, yang dicatat oleh petugas operator, juga ditunjukkan. Hal ini juga sering kali mencakup informasi tentang pemeriksaan kesehatan pengemudi dan informasi tentang orang yang bertanggung jawab atas prosedur yang dilakukan.

Di sebelah kanan formulir biasa, dimasukkan kode dari dokumen konstituen organisasi, nomor formulir itu sendiri (diatur secara sewenang-wenang, tetapi berurutan, mulai dari yang sebelumnya), jarak tempuh, data orang yang memeriksa kondisi teknis kendaraan, dan merek bahan bakar. Jumlah bahan bakar dan pelumas yang dikeluarkan juga dimasukkan di sini, jika diterima di perusahaan.

Di bagian bawah formulir, tanda tangan dibubuhkan oleh orang yang memberikan kendaraan yang dapat diservis dan pengemudi yang menerima kendaraan tersebut.

Sisi sebaliknya diisi oleh penanggung jawab yang menerima mobil setelah penerbangan. Rute, waktu tempuh, dan kilometer perjalanan ditunjukkan di sini. Tanda tangan pengemudi ditempatkan di bawah data ini. Terkadang seorang akuntan atau pimpinan organisasi menghitung gaji karyawan dalam kolom khusus, namun rincian ini tidak wajib.

Aturan pengisian waybill bus

Dokumen terpadu ini adalah nomor enam; selain kolom wajib yang telah dijelaskan pada bagian sebelumnya, beberapa kolom lagi telah ditambahkan ke dalamnya. Ingatlah bahwa tanpa mereka, formulir tidak dianggap telah diisi dengan benar dan, oleh karena itu, tidak akan diperhitungkan oleh otoritas pajak.

Waybill tersebut berisi informasi tentang pengemudi dan kondektur. Nama belakang dan inisial kedua orang, serta nomor ID mereka, dimasukkan ke dalam kolom. Nomor dan nama rute harus dicantumkan. Terkadang catatan atau tugas khusus untuk pengemudi disertakan dalam dokumen ini.

Sejak bus berangkat untuk shift pertama dan kedua, waybill berisi kolom-kolom yang diisi oleh petugas operator saat berangkat dan kembali ke garasi untuk setiap shift.

Truk

Pertama-tama, perlu diperhatikan bahwa tiga bentuk terpadu telah dibuat untuk kendaraan kargo:

Untuk pekerjaan sepotong-sepotong. Formulir ini digunakan untuk pengangkutan borongan, ketika pengemudi mempunyai gambaran tentang harga dan dapat melihat upahnya di bagian belakang waybill pada akhir shift kerja.
Mempertimbangkan tarif waktu. Dalam hal ini, dokumen tersebut menunjukkan jenis tarif, dan kemudian gaji dihitung berdasarkan hasil perjalanan.
Transportasi antar kota. Formulir ini ditandai dengan garis merah khusus dan jarang digunakan. Paling sering digunakan ketika bekerja dengan beban ekonomi nasional.

Aturan pengisian waybill truk mencakup banyak kolom dan dianggap paling rumit. Baris berikut tidak berubah:

kolom atau brigade;
trailer;
orang yang menemani;
tempat penerimaan dan penyerahan barang;
karakteristik kargo;
tonase kargo;
jumlah penerbangan dengan muatan yang diumumkan yang menjadi tugas pengemudi;

Biasanya, di perusahaan transportasi, orang-orang yang ditunjuk secara khusus terlibat dalam persiapan dokumen-dokumen penting tersebut; pemeliharaannya hanya diperlukan.

Inovasi dalam peraturan

Tahun ini, aturan pengisian waybill telah berubah. Beberapa ahli menyatakan bahwa mereka bahkan membuat pekerjaan para spesialis menjadi lebih mudah. Namun pihak lain menganggap aturan baru untuk mengisi formulir perjalanan lebih rumit dari aturan sebelumnya. Meski begitu, setiap pengusaha yang bekerja dengan menggunakan kendaraan yang berbeda-beda harus mengetahuinya.

Sebelumnya, pihak yang melepas mobil pada jalur tersebut wajib membubuhkan stempel bulat perusahaan pada dokumen tersebut. Sekarang ini dianggap opsional, tetapi data perusahaan dan pemilik mobil harus dimasukkan ke dalam kolom. Tanpa mereka, formulir tersebut tidak memiliki kekuatan hukum.

Aturan yang berlaku sejak tanggal dua puluh enam Februari tahun ini menyatakan bahwa wajib mencantumkan informasi pemeriksaan teknis mobil yang ditandatangani oleh penanggung jawab pada waybill. Data ini diisi untuk semua jenis kendaraan.

Kesalahan dalam mengisi PL: apa akibatnya

Jangan meremehkan pentingnya mengisi dokumen-dokumen ini dengan benar. Misalnya, ada kasus yang diketahui ketika pengusaha perorangan terlibat dalam litigasi dengan otoritas pajak karena penolakan untuk memotong pajak penghasilan pribadi. Layanan Pajak Federal menyatakan bahwa penggugat menggunakan mobil tersebut untuk keperluan pribadi, karena waybill tidak diisi dengan benar dan oleh karena itu, tidak dapat dipertimbangkan dalam kasus tersebut.

Ada juga kasus-kasus lain yang tidak akan kami bahas, di mana hal ini bersifat ofensif dan kesalahan dangkal dalam dokumen yang berakibat fatal. Oleh karena itu, kami sangat menyarankan Anda untuk lebih memperhatikan dokumentasi dan menggunakan jurnal khusus. Kami akan membicarakannya di bagian artikel selanjutnya.

Menyimpan jurnal dokumen perjalanan

Jika Anda bekerja dengan kendaraan, maka Anda menerbitkan dan menerima waybill dalam jumlah besar per hari. Pergerakan mereka harus terlacak dengan jelas dalam jurnal, yang biasanya disimpan oleh penanggung jawab pelepasan mobil.

Dokumen ini terdiri dari bagian teks dan tabel. Aturan pengisian travel log cukup jelas, namun tidak boleh diabaikan. Hal ini dapat merugikan baik bagi karyawan yang lalai maupun bagi perusahaan.

Kode OKPO lengkap selalu diisi pada halaman judul, dan jangka waktu penggunaan majalah juga dicantumkan. Bagian tabel berisi sel-sel berikut:

nomor dan tanggal penerbitan izin;
keterangan tentang pegawai yang mengemudikan kendaraan dan nomor personelnya;
nomor kendaraan yang ditetapkan di garasi;
tanda tangan pengemudi, petugas operator dan akuntan.

Jangan lupa bahwa jurnal harus mempunyai penomoran yang berkesinambungan dan memperhitungkan secara mutlak semua waybill yang diterbitkan untuk jangka waktu yang ditentukan dalam judul. Setelah dokumen diisi, distempel oleh pengelola yang juga menandatanganinya. kemudian pegawai yang bertanggung jawab menjahit majalah tersebut dan menyimpannya.

Karyawan yang bertanggung jawab hanya ditunjuk oleh pimpinan perusahaan. Hal ini dapat dilakukan atas perintah atau ditentukan dalam kontrak kerja. Ingatlah bahwa wewenang selalu dapat dialihkan ke karyawan lain berdasarkan perintah organisasi berikutnya.

Selain itu, tanggung jawab ini dapat dialihkan ke organisasi pihak ketiga yang menyediakan layanan serupa berdasarkan kontrak.

Alih-alih sebuah kesimpulan

Kami telah mencoba mengumpulkan untuk Anda informasi paling relevan tentang topik yang disebutkan, yang akan berguna bagi pemula dan profesional. Kami berharap setelah membaca artikel ini Anda tidak memiliki pertanyaan yang belum terjawab tentang pengisian PL.

Daftar penumpang. Dokumen yang paling umum dalam proses akuntansi utama transportasi kargo. Dialah yang juga menentukan indikator kinerja utama pengemudi dan rolling stock secara keseluruhan, sedangkan data yang tertera pada waybill menjadi dasar penghitungan biaya pengangkutan kargo dan penghitungan pembayaran kepada pengemudi atas pekerjaan yang dilakukan.

Untuk truk di negara kita, biasanya menggunakan dua bentuk terpadu dari dokumen-dokumen ini yang disetujui pada bulan November 1997.

Formulir N 4-s. Digunakan untuk transportasi kargo, di mana tenaga kerja dibayar berdasarkan upah per satuan.
Formulir N 4-hal. Berlaku untuk angkutan kargo dalam hal tenaga kerja dibayar dengan tarif sementara, dirancang untuk melakukan pengangkutan kargo untuk dua pelanggan selama satu hari kerja atau satu shift kerja pengemudi.

Pelanggan bertanggung jawab untuk mengisi kupon sobek pada waybill, dan kupon tersebut akan menjadi dasar untuk menerbitkan faktur kepadanya untuk pekerjaan pengangkutan kargo yang dilakukan oleh organisasi pemilik mobil. Kupon sobek dilampirkan pada faktur tersebut, yang menjadi dasar penghitungan dilakukan. Waybill itu sendiri, sebagai bagian dari pelaporan, tetap berada pada organisasi pemilik mobil tersebut, dan menduplikasi catatan waktu di mana kendaraan tersebut sibuk melakukan pekerjaan untuk pelanggan tertentu, dan yang akan menjadi dasar akuntansi untuk tersebut. pengoperasian kendaraan tertentu untuk jangka waktu tertentu.

Dalam situasi di mana barang inventaris harus diangkut, dengan pembayaran berdasarkan waktu untuk pekerjaan yang dilakukan, nomor TTD dicatat dalam waybill, dan salinan dokumen pengiriman dilampirkan sebagai konfirmasi bahwa pekerjaan telah selesai. Berdasarkan jumlah ton muatan yang diangkut, serta berdasarkan indikator lainnya, ditentukan jumlah pekerjaan yang dilakukan oleh kendaraan dan pengemudi.

Sampai waybill diserahkan kepada pengemudi, pengisiannya menjadi tanggung jawab petugas operator organisasi atau orang yang mempunyai kewenangan serupa. Entri lain dalam waybill dibuat oleh karyawan organisasi yang merupakan pemilik kendaraan dan pelanggan (atau pelanggan). Perlu diperhatikan fakta bahwa partisipasi pengemudi dalam proses memasukkan data apa pun ke dalam waybill tidak diperbolehkan. Satu-satunya pengecualian adalah tanda tangannya, yang menyatakan penerimaan kendaraan setelah meninggalkan wilayah tersebut dan pengirimannya setelah kembali.

Pemindahan waybill ke pengemudi menggunakan formulir yang ditentukan hanya dimungkinkan setelah sertifikasi dengan tanda tangan dari orang yang berwenang. Waybill dikeluarkan hanya untuk satu shift kerja. Sementara itu, syarat wajib untuk menerbitkan waybill baru adalah penyerahan waybill terakhir untuk periode sebelumnya. Yang dimaksud dengan periode sebelumnya adalah hari kerja atau shift tutup sebelumnya.

Tata cara pembuatan entri pada formulir perjalanan

Prosedur untuk membuat entri dalam bentuk lembaran-lembaran yang dimaksud didefinisikan dengan jelas. Itu terjadi dalam urutan berikut:

Tepat di bawah nama dokumen dicatat tanggal, bulan dan tahun, yang harus sesuai dengan tanggal entri pendaftaran yang sesuai tentang penerbitan waybill ini di jurnal.
Kode yang sesuai dimasukkan ke dalam baris yang menampilkan mode operasi, yang menjadi dasar perhitungan dan akrual pembayaran tenaga kerja kepada pengemudi akan dilakukan.
Garis "Kolom" dan "Brigade" dimaksudkan untuk mencatat divisi terkait dalam organisasi tempat mobil atau pengemudi ditugaskan.
Pada kolom yang mencerminkan data kendaraan, tunjukkan merek mobil dengan penunjukan wajib pelat nomor negara, serta nomor garasi.
Informasi pribadi dan resmi tentang pengemudi harus dimasukkan pada baris yang sesuai. Itu adalah nama keluarga dan inisial karyawan, nomor personel yang diberikan kepada pengemudi sebagai karyawan organisasi, nomor SIM, kelas pengemudi, yang pekerjaannya akan tercermin dalam waybill tertentu.
Pada kolom yang memerlukan pencerminan informasi tentang kartu izin, dimasukkan informasi tentang jenis kartu izin (terbatas atau standar), serta seri dan nomor registrasinya.
Di baris "Trailer", pelat nomor negara bagian dan nomor garasi trailer atau semi-trailer, yang diharapkan dapat dioperasikan, ditunjukkan, yang menunjukkan mereknya. Sedangkan untuk trailer pertukaran atau semi trailer, datanya dimasukkan ke dalam kolom ini langsung di tempat pertukarannya.
Pada baris “Orang Pendamping” dimasukkan data pribadi (nama belakang, inisial) orang yang bertugas mendampingi kendaraan selama proses pekerjaan. Ini bisa berupa pemuat, penerus, peserta pelatihan, dll.
Bagian "Pekerjaan pengemudi dan kendaraan" berisi data tentang waktu pengangkutan meninggalkan wilayah tersebut dan kembalinya.
Di bagian “Penugasan kepada pengemudi”, orang yang berwenang, biasanya petugas operator, menunjukkan informasi tentang tujuan pelanggan atau departemen yang menjadi tempat pengiriman pengemudi.
Kolom “Yang dimiliki” menunjukkan indikasi pelanggan, yang pesanannya harus dipenuhi oleh pengemudi dan kendaraan yang sesuai.
"Jam kedatangan". Ini menyiratkan pencatatan yang jelas (dalam jam dan menit) kedatangan kendaraan yang dinyatakan di tujuannya untuk pelaksanaan perintah satu kali. Atau pencatatan kedatangan di tempat produksi, sesuai dengan jadwal kerja kendaraan dalam rangka pelaksanaan kontrak tertentu.
Bagian No. 20-21 memberikan informasi tentang di mana kargo harus diterima dan di mana pengemudi harus mengirimkannya sesuai dengan persyaratan aplikasi tertentu atau ketentuan kontrak. Dengan kata lain, kolom ini adalah “Alamat titik bongkar muat”.
Kolom 22 menunjukkan nama muatan yang akan diangkut. Oleh karena itu, nama kolom ini adalah “Nama muatan”.
Jumlah perjalanan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas yang ditentukan oleh aplikasi atau pesanan satu kali ditunjukkan pada kolom No. 23 “Jumlah perjalanan dengan muatan”.
Panjang jalur pengangkutan kargo ditentukan dari peta kota atau berdasarkan data dari otoritas jalan. Jarak tempuh ditentukan dengan menggunakan alat kurvimeter atau dari daftar jarak yang disusun dengan memperhatikan sertifikat pengangkutan tersebut. Selain itu, jarak dapat diperhitungkan berdasarkan pembacaan speedometer mobil selama transportasi musiman, yang dicatat dalam tindakan perusahaan angkutan motor dan pelanggan. Data ini dicatat di bagian No. 24 - “Jarak”.
Baris “Transportasi ton” berisi informasi tentang jumlah kargo yang perlu diangkut ke pelanggan.

Adapun segala perubahan penugasan pengemudi hanya dapat dilakukan oleh organisasi angkutan bermotor pemilik kendaraan tersebut. Dan hanya dalam kasus-kasus luar biasa, dengan persetujuan sebelumnya dengan perusahaan angkutan motor, hak ini dapat dipercayakan kepada pelanggan.

Sisi depan waybill berisi kolom “Keluarkan bahan bakar”. Di sanalah tertulis jumlah bahan bakar yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan. Jumlah liter bahan bakar yang dibutuhkan dimasukkan ke dalam lembar dengan kata-kata, dan memperhitungkan saldo yang belum terpakai pada hari sebelumnya.
Di kolom yang sesuai, tanda tangan operator mencatat keakuratan semua data yang ditentukan dalam waybill, termasuk fakta bahwa pengemudi memiliki SIM.

Persyaratan pengisian waybill sebelum meninggalkan garasi

Urutan pemasukan data hingga kendaraan meninggalkan garasi juga ditentukan.

Pada bagian “Pergerakan Bahan Bakar” (kolom No. 9, 10 dan 11) dan pada baris yang sesuai, teknisi bahan bakar dan pelumas, kapal tanker atau orang lain yang berwenang memasukkan data tentang jumlah bahan bakar yang dikeluarkan.
Harus ada tanda pemeriksaan kesehatan di bagian depan dokumen perjalanan. Tanda ini hanya dapat dibubuhkan oleh orang yang secara langsung melakukan pemeriksaan kesehatan sebelum perjalanan, yang tujuannya adalah untuk menilai status kesehatan pengemudi, serta kemungkinan diperbolehkannya mengemudikan kendaraan.
Sebelum mobil meninggalkan garasi menuju jalur, mekanik pos pemeriksaan (checkpoint) atau departemen kendali teknis (technical control department) mengambil pembacaan speedometer saat ini dan memasukkannya ke dalam kolom “Pembacaan speedometer” pada “Pekerjaan pengemudi dan kendaraan " bagian.
Pekerja ATP yang sama ini mencatat waktu keberangkatan kendaraan saat ini dan menampilkan data ini di kolom No. 6 waybill - “Waktu sebenarnya” - menggunakan jam stempel. Jika tidak ada atau tidak berfungsi, waktu dimasukkan secara manual. Urutan tampilan datanya adalah sebagai berikut: hari, bulan, jam, menit.
“Saldo pada saat keberangkatan” (kolom No. 12 pada bagian “Pergerakan bahan bakar”) juga diisi oleh mekanik gearbox atau departemen kendali mutu. Di sini sisa bahan bakar aktual di tangki kendaraan pada saat keberangkatan ditampilkan, dan tanda tangan menyatakan keakuratan informasi yang diberikan.
Pada baris-baris yang dimaksudkan untuk menampilkan informasi mengenai kondisi teknis mobil, sejumlah fakta ditampilkan dengan cara ditandatangani oleh mekanik kendali mutu atau transmisi. Ini adalah fakta penyerahan kendaraan kepada pengemudi dalam kondisi teknis tertentu, dan izin untuk meninggalkan garasi. Pengemudi mengesahkan informasi ini, serta fakta penerimaan mobil dan tugas untuk melakukan pekerjaan, dengan tanda tangan pribadi.

Tata cara pengisian waybill on the line.

Ada juga sejumlah persyaratan untuk proses memasukkan data ke dalam waybill truk di jalur.

Tata cara pengisian bagian “Urutan penyelesaian tugas” pada formulir No.

Kolom No. 27 secara berurutan menampilkan jumlah perjalanan yang dilakukan. Perlunya tindakan ini karena selanjutnya dilakukan pengeposan waybill terlampir sesuai dengan penerbangan yang telah diselesaikan.
Kolom No. 36-38 (“Nomor dokumen pengiriman terlampir (TCD)”) dimaksudkan agar pengirim dapat menampilkan semua nomor TTD yang terkait dengan perjalanan tertentu.
Tanggal dan waktu penyerahan waybill kepada penerima atau pengirim diambil di gerbang masuk atau di pos pemeriksaan di tempat bongkar muat dan ditampilkan pada kolom No. 28-30. Jika tidak ada pos pemeriksaan atau gerbang masuk, maka kolom-kolom ini tidak diisi, dan waktu tiba di titik bongkar atau muat ditampilkan di bagian TTN yang bersangkutan.
Nama pengirim dimasukkan pada kolom No. 39-40. Keandalan informasi dan rincian yang ditentukan dalam waybill dikonfirmasi dengan tanda tangan dan stempel pengirim.

Jika timbul keadaan yang menyebabkan waktu henti pengangkutan, bagian “Waktu Henti di Jalur” diisi. Informasi tersebut dimasukkan ke dalam kolom yang sesuai oleh pegawai layanan bantuan teknis atau orang yang mempunyai wewenang tersebut. Mereka menuliskan alasan, tanggal, dan lamanya waktu henti. Keandalan data ini dikonfirmasi oleh tanda tangan orang-orang ini.
Bagian “Catatan Khusus” yang terletak di sisi depan harus diisi jika pencatatan memerlukan informasi yang tidak diatur dalam formulir waybill. Ini bisa berupa tanda dari polisi lalu lintas, berbagai layanan jalan raya, tanda yang menunjukkan penolakan pelanggan untuk memuat mobil, dll.

Tata cara memasukkan data ke dalam waybill pada saat mengembalikan kendaraan ke bengkel

Setelah mengembalikan mobil ke bengkel, prosedur berikut untuk memasukkan data ke dalam waybill mobil dilakukan:

1. Pada bagian “Hasil kendaraan dan trailer”, ditampilkan data konsumsi bahan bakar, waktu bertugas, jumlah perjalanan dan balapan, kilometer perjalanan selama pengoperasian, serta volume pengangkutan yang dilakukan.

2. Mekanik kendali mutu atau pos pemeriksaan mengisi kolom “Saldo setelah pengembalian” yang terletak pada bagian “Pergerakan Bahan Bakar”. Di sini, teknisi bahan bakar dan pelumas, atau orang lain yang berwenang, memberi tanda pada kolom “Lulus”, yang menyatakan bahwa pengemudi telah mengirimkan bahan bakar dan pelumas.

3. Setelah pengemudi menyerahkan kendaraannya kepada mekanik kendali mutu atau pos pemeriksaan dalam kondisi teknis tertentu (baik atau buruk), ia memberi tanda pada kolom “Lulus”. Pada gilirannya, mekanik kontrol kualitas atau transmisi, dengan tanda tangannya, mendukung penerimaan pengemudi mobil dalam kondisi teknis tertentu.

Membuat catatan pada waybill setelah diserahkan oleh pengemudi

Karyawan yang bertanggung jawab dari layanan pengiriman, atau spesialis lain dari perusahaan yang diberi wewenang tersebut, mengisi waybill sesuai dengan aturan tertentu.
1. Pada bagian “Pekerjaan pengemudi dan kendaraan”, sesuai dengan tabel jarak yang ada, petugas operator memasukkan informasi pada kolom “Zero mileage”. Di sini mereka mencatat jarak tempuh yang ditempuh kendaraan dari garasi ke titik pemuatan pertama, serta dari titik pembongkaran terakhir kembali ke garasi.

2. Bagian “Pergerakan Bahan Bakar” berisi beberapa kolom yang perlu diisi.

Jadi, di kolom “Koefisien perubahan norma”, petugas operator memasukkan indikator yang menampilkan satu koefisien umum perubahan norma konsumsi bahan bakar. Koefisien ini diterapkan sepanjang hari pengoperasian kendaraan dan dikaitkan dengan pengoperasian kendaraan sesuai dengan peningkatan standar konsumsi bahan bakar.

Kolom No. 16 ("Waktu pengoperasian peralatan khusus") dan No. 17 ("Waktu pengoperasian mesin") memerlukan entri data yang didukung oleh entri terkait di TTL yang dilampirkan pada waybill. Catatan ini, biasanya, berisi informasi tentang waktu pengoperasian peralatan khusus, serta waktu pengoperasian tambahan mesin dalam kondisi pengoperasian khusus. Hal ini dapat berupa, misalnya, pengoperasian mesin yang dipaksakan selama operasi bongkar muat. Kebutuhan untuk menampilkan informasi ini diperlukan untuk menghitung tingkat konsumsi bahan bakar tambahan. Kebenaran memasukkan informasi ini dikonfirmasi oleh tanda tangan petugas operator.

3. Langkah selanjutnya adalah mengisi bagian “Urutan Tugas”. Di sini petugas operator menampilkan jumlah total perjalanan. Pencatatan dilakukan pada kolom No. 27, sel “Total”. Dan pada baris “TCD dalam kuantitas” ditampilkan jumlah total dokumen pengiriman yang diserahkan oleh pengemudi. Pengemudi, untuk memastikan kebenaran data jumlah spesifikasi teknis yang diserahkan dan diterima, membubuhkan tanda tangannya pada kolom “Lulus oleh pengemudi”. Petugas operator mengkonfirmasi fakta ini dengan tanda tangannya di baris “Diterima oleh petugas operator.”

Fitur formulir waybill truk No. 4-p

Ada beberapa fitur dalam memasukkan informasi ke dalam waybill formulir 4-p. Mereka adalah sebagai berikut:

Bagian "Tugas untuk pengemudi" diisi oleh petugas operator, sesuai dengan aplikasi atau pesanan satu kali klien, dan memerlukan pengisian kolom berikut:

Kolom No. 18 “Atas perintah siapa”. Data tentang pelanggan harus ditampilkan di sini, yaitu nama dan alamat pelaksanaan pekerjaan;

Kolom Nomor 19, 20. Datanya berisi informasi tentang rencana waktu kedatangan dan keberangkatan kendaraan dari tugas;

Kolom No. 21 - perkiraan jumlah jam yang dialokasikan untuk pekerjaan;

Kolom No. 22 – perkiraan jumlah perjalanan.

Kupon sobek. Penyelesaiannya adalah tanggung jawab pelanggan. Kupon sobek menjadi dasar bagi perusahaan angkutan motor untuk menerbitkan faktur kepada pelanggan atas jasa yang diberikan.

Tata cara pengisian kupon sobek adalah sebagai berikut:

Berdasarkan informasi yang terdapat dalam waybill yang diberikan oleh pengemudi, pelanggan memasukkan tanggal penerbitan dan nomor waybill pada bagian dan kolom yang sesuai; nama ATP yang kendaraannya melakukan pengangkutan barang, serta mencantumkan merek dan nomor negara kendaraan yang datang;

Pada baris “Pelanggan” masukkan nama organisasi, nama lengkap. orang yang karena tugas kedinasannya bertanggung jawab atas penggunaan kendaraan;

Menunjukkan waktu kedatangan dan keberangkatan kendaraan yang sebenarnya pada jalur yang sesuai;

Mengisi baris “TTD Terlampir”, yang di dalamnya dituliskan nomor dan jumlah dokumen pengangkutan, yang satu salinannya harus dilampirkan pada waybill;

Baris yang sesuai menunjukkan jumlah penerbangan yang dilakukan;

Mengesahkan keakuratan data yang ditunjukkan pada baris yang relevan dengan tanda tangan dan stempelnya.

Perlu dicatat bahwa semua tanggung jawab atas pelaksanaan waybill kendaraan yang benar berada langsung di tangan pimpinan organisasi dan pejabat yang tanggung jawabnya meliputi pemantauan pengoperasian angkutan barang, serta orang-orang yang ikut serta dalam pengisian dokumen.

Penyimpanan waybill, menurut ketentuan yang ada, harus dilakukan bersamaan dengan dokumentasi teknis, sehingga memungkinkan dilakukannya verifikasi secara simultan.