Surat resmi untuk organisasi pengacara dalam bahasa Inggris. Surat bisnis dalam bahasa Inggris

Mengetahui aturan korespondensi resmi dalam bahasa Inggris akan berguna untuk aplikasi masuk ke sekolah atau universitas asing, perjalanan ke sekolah musim panas atau musim dingin di luar negeri, lulus ujian, korespondensi dengan mitra asing. Pada artikel ini, kami akan memberi tahu Anda cara menulis surat bisnis atau email dalam bahasa Inggris.

Struktur surat kertas

Ada sembilan elemen wajib yang tidak dapat Anda lakukan tanpanya saat menulis surat resmi dalam bahasa Inggris:

Alamat pengirim: Hal pertama yang ditunjukkan dalam surat itu adalah alamat Anda. Itu tertulis di sudut kanan atas lembaran.

Tanggal: di bawah alamat Anda menunjukkan tanggal surat itu. Jangan lupa untuk melewati batas antara alamat dan tanggal.

Alamat penerima: alamat penerima ditulis setelah tanggal. Itu terletak di bagian kiri surat di bawah alamat pengirim dan tanggal surat itu ditulis.

Salam: Terletak di bawah alamat penerima. Di atas dan di bawah salam, indentkan ukuran garis.

Baris subjek: Seperti email, surat resmi harus memiliki baris subjek atau alasan mengapa Anda menangani penerima.

Badan: Di sinilah badan email berada. Ingat aturannya: satu pemikiran - satu paragraf. Di akhir bagian utama, tunjukkan tindakan apa yang Anda harapkan dari penerima setelah dia menerima surat itu.

Kesimpulan: Jangan lupa indentasi sebelum menutup. Baca terus untuk informasi lebih lanjut tentang cara menyelesaikan surat dengan benar.

Tanda tangan: tanda tangan ditempatkan setelah kalimat terakhir surat Anda secara manual.

Nama Anda dengan huruf besar: Di bawah tanda tangan, tunjukkan nama dan nama belakang.

Cara menulis salam

Awali surat resmi dengan "Yang Terhormat". Kata-kata seperti "hai" atau sapaan informal lainnya dilarang. Jika Anda ingin membuat surat itu lebih tegas, jangan memanggil penerima dengan nama, batasi diri Anda pada nama belakang. Dalam beberapa situasi, memanggil dengan nama dapat diterima: jika Anda mengenal orang tersebut secara pribadi atau jika dia bersikeras untuk memanggil dengan nama. Dalam kasus lain, patuhi aturan berikut:

  • Tuan dan Nyonya - awali surat dengan "Tuan atau Nyonya yang Terhormat" jika Anda tidak tahu nama penerima: ketika Anda menulis ke administrasi universitas dan tidak tahu siapa yang akan membaca surat itu.
  • Tuan, Nyonya, Dr, dll. - jika Anda mengetahui nama penerima, sapa dia dengan nama belakangnya menggunakan gelar atau pangkat, jika ada. Jika penerima adalah laki-laki, gunakan singkatan Tuan + nama belakang: “Tuan. Smith", jika seorang wanita - singkatan Ms. + nama belakang - "Ms.Smith". Pengecualian adalah jika Anda mengetahui penerima memiliki gelar atau pangkat, seperti "Dr. Smith" atau "Kapten Smith".

Bagaimana cara menulis kesimpulan

Ada beberapa cara untuk mengakhiri surat:

  • Hormat saya - digunakan jika Anda memulai surat dengan kata-kata "Dear Sir or Madam".
  • Hormat kami - ditulis jika di awal surat Anda menyapa penerima dengan namanya.
  • Hormat kami - digunakan jika Anda mengenal penerima tetapi belum pernah bertemu di kehidupan nyata. Alamat ini digunakan terutama di Amerika.

Jangan lupa bahwa harus ada koma di akhir kalimat terakhir.

Aturan untuk menulis email

Email dianggap kurang formal daripada surat kertas, tetapi itu tidak berarti mereka dapat menggunakan ekspresi atau bahasa gaul yang akrab. Anda harus sopan, meskipun beberapa kebebasan diperbolehkan dalam bentuk surat.

Item yang diperlukan dalam email:

Alamat email anda

Simpan kotak masuk terpisah untuk tujuan profesional, seperti menulis surat ke penerimaan universitas atau calon pemberi kerja.

Alamat dengan nama lucu tidak akan membuat penerima terkesan, dia mungkin tidak menganggap serius surat Anda. Gunakan template berikut untuk alamat email: firstname.lastname [email dilindungi]

Tema

Di baris ini, Anda perlu menyatakan secara singkat inti dari email tersebut. Jangan membuat deskripsi terlalu detail - nyatakan yang utama. Baris ini memainkan peran penting - dialah yang dapat menarik perhatian penerima dan membedakan surat Anda dari orang lain.

Hindari kata-kata "Mendesak!" di baris subjek. atau "Perhatian!" jika situasi Anda tidak memerlukan tanggapan segera. Jika Anda menulis bahwa surat itu mendesak, dan sebenarnya tidak, penerima akan marah.

Salam

Jika Anda ingin mempertahankan gaya formal dalam email, ikuti panduan surat kertas formal.

Jika Anda sudah berkorespondensi - perhatikan bagaimana orang tersebut menandatangani surat: surat itu ditandatangani dengan nama depan dan belakang - ikuti format yang sama saat menghubungi. Ingatlah bahwa Anda perlu menyapa penerima dengan cara yang sama seperti dia menyapa Anda: jika suratnya dimulai dengan "Yang Terhormat", jawaban Anda juga harus dimulai dengan kata ini. Jika surat dimulai dengan "Hai", Anda juga dapat membalas.

Pilihan sapaan lain yang dapat diklasifikasikan sebagai formal dan informal adalah "Selamat siang" dan "Selamat malam". Ini sedikit lebih ramah dan pribadi daripada Dear.

Dalam hal komunikasi yang kurang formal, diperbolehkan untuk menyapa penerima dengan kata "Halo" atau "Hai".

Tanda tangan

Email lebih informal daripada surat kertas, jadi "Hormat saya" akan terlihat aneh. Jika Anda memulai email Anda dengan gaya yang lebih formal, masuk akal untuk tetap menggunakannya sampai akhir.

Jika Anda menggunakan sapaan tidak resmi, pilih salah satu opsi:

- semoga sukses,

- Salam Hormat,

- Salam,

- Semua yang terbaik,

- terimakasih banyak,

Dua yang terakhir lebih cocok untuk kasus di mana Anda menghubungi penerima dengan permintaan atau niat untuk mengetahui jawaban atas suatu pertanyaan. Ingatlah untuk mengakhiri setiap frasa ini dengan koma.

Jika Anda memiliki template yang disiapkan untuk mengakhiri email secara otomatis, pastikan kontennya dapat diterima oleh penerima Anda. Tanda tangan dan gambar lucu tidak dapat diterima untuk digunakan dalam surat resmi.

Aturan tata krama yang baik

4 tips lagi untuk menulis surat resmi:

  • Jangan gunakan kosakata sehari-hari dan bahasa gaul.
  • Tulis to the point: jika Anda ingin surat Anda dibaca sampai akhir, nyatakan pemikiran Anda lebih pendek dan lebih jelas.
  • Baca ulang surat itu sebelum mengirim: tidak boleh ada kesalahan - itu dapat merusak citra profesional Anda!
  • Saat menulis email, usahakan untuk tidak melampirkan dokumen yang tidak perlu, dan hindari juga penggunaan emotikon dan emoji 🤓.

Kami harap tips ini akan membantu Anda menunjukkan diri Anda sebagai seorang profesional dalam korespondensi bisnis.

Surat/email formal ditulis dengan gaya formal (formal) kepada orang-orang yang memegang jabatan resmi, kepemimpinan, seperti manajer, direktur.

Surat resmi dapat dari berbagai jenis:

  • Surat Bisnis;
  • surat permintaan informasi;
  • Surat keluhan;
  • Surat lamaran pekerjaan;
  • Surat keluhan;
  • Surat permintaan maaf.

Struktur surat bisnis

Nama dan alamat pengirim

Detail pengirim dan terletak di pojok kiri atas.

Urutan detailnya adalah sebagai berikut:

  • nama pemimpin;
  • posisinya;
  • nama perusahaan pengirim;
  • nomor rumah, jalan;
  • kota, kode pos;
  • negara.

Contoh:

Tuan Viktor Moskvin


154 Jalan Sadovaya

Tidak adanya tanda baca dalam surat bisnis disebut "buka tanda baca".

tanggal

Tanggal terletak di bawah detail, menjorok tiga baris. Ada beberapa opsi untuk menulis tanggal:

  • 28 Juli 2017;
  • 28 Juli 2017;
  • 28 Juli 2017;
  • 28 Juli 2017

Alamat penerima

Alamat penerima ditulis setelah tanggal sebagai berikut:

  • nama lengkap penerima;
  • judul pekerjaan;
  • Nama Perusahaan;
  • nomor rumah, jalan;
  • kota, kode pos;
  • negara.

Nama harus didahului alamat singkat:

  • Tn. (Mister mister)
  • dr. (dokter),
  • MS. (Nona, untuk wanita yang belum menikah),
  • Nyonya. (Nyonya - untuk wanita yang sudah menikah atau jika Anda tidak yakin dengan statusnya).

Contoh:

Nyonya Jennifer Gray

perusahaan penerbit editor "GoodBook"

Letak alamat mirip dengan penulisan alamat pengirim.

Menyapa penerima surat

  • Banding ke penerima dimulai dengan kata " Sayang... "(yang terhormat): Jika nama lengkap penerima disebutkan, maka sapaannya dimulai seperti ini, dengan sapaan pribadi: Dear Mrs Jennifer Grey.
  • Jika namanya tidak diketahui, maka surat itu dialamatkan tanpa batas waktu: Dear Sir atau Madam.
  • Saat ditujukan ke perusahaan, alamatnya umum: Dear Sirs.
  • Jika surat itu dialamatkan ke perusahaan Amerika, tanda titik dua diletakkan di akhir alamat: Dear Mrs Jennifer Grey:

Jabatan pekerjaan pengirim

Jika surat itu ditulis oleh laki-laki, maka kata Tuan tidak dicantumkan. Jika surat itu ditulis oleh seorang wanita, maka setelah nama dalam tanda kurung adalah (Nyonya). Jangan beri titik di akhir kalimat. Misalnya: Dengan hormat,

Sekolah lagu asing "Lingva", atau

Hormat kami, Nikole Noble (Nyonya)

Sekolah lagu asing "Lingva"

Tanda aplikasi

Surat bisnis dapat disertai dengan dokumen lain. Untuk menunjukkan hal ini dalam korespondensi bisnis, singkatan ditulis setelah tanda tangan Enc atau Enc (« Kandang- "Aplikasi"). Setelah prasasti ini, koma ditempatkan dan semua dokumen yang dilampirkan pada surat utama dicantumkan. Sebagai contoh:

dengan hormat,

Sekolah lagu asing "Lingva"

Enc, salinan lisensi.

Bisnis dan surat resmi. Struktur surat bisnis dan pola ucapan yang digunakan di dalamnya

Struktur surat

 Model ucapan
1. Alamat formal ke penerima (Sapaan penerima secara formal)

Dear Sir atau Madam - Dear Sir (menarik untuk seorang pria) atau Madam (untuk seorang wanita)

2. Pada paragraf pertama, sebutkan tujuan penulisan surat tersebut. (Jangan gunakan kata kerja yang disingkat!)

Saya menulis sehubungan dengan / untuk bertanya tentang ... - Saya menulis sehubungan dengan / untuk mencari tahu / bertanya ....

Saya telah membaca / menemukan iklan Anda di ... dan ingin ... - Saya membaca / menemukan iklan Anda di ... dan ingin ...

Saya tertarik pada ... - Saya tertarik pada ...

Saya ingin mengetahui lebih detail tentang…

Saya ingin menanyakan informasi lebih lanjut tentang/mengenai…

Saya ingin bertanya jika/kapan/mengapa/di mana…

Saya menantikan jawaban Anda / untuk mendengar dari Anda. - Menantikan tanggapan Anda…

3. Akhir surat dalam bentuk yang sesuai:
Jika surat itu dimulai dengan Dear Sir atau Madam, maka surat itu harus diakhiri dengan frasa

Hormat kami, ... - dengan tulus, dengan hormat ...

Jika surat itu dimulai Dear Mr / Mrs Wilson maka surat itu berakhir

Hormat kami, ... - dengan tulus, dengan hormat ...

Contoh surat dinas/formal

Contoh surat dinas resmi

Surat pertanyaan

1. Bapak/Ibu yang terhormat,

2.Saya menulis sehubungan dengan iklan untuk kursus bahasa Inggris Anda. Saya pelajar berusia 19 tahun dari Rusia. Saya tertarik dengan bahasa Inggris dan sedang mencari kursus bahasa Inggris di tingkat yang lebih tinggi.

Saya ingin menanyakan lebih detail tentang kursus bahasa Inggris ini. Saya akan sangat berterima kasih jika Anda dapat memberi tahu saya tentang formulir pembayaran dan persyaratan pendaftaran.

Saya menunggu jawabanmu.

3. Hormat kami

Yth. Bapak / Ibu

Saya menulis kepada Anda sehubungan dengan pengumuman tentang kursus bahasa Inggris Anda. Saya seorang siswa berusia 19 tahun dari Rusia. Saya tertarik dengan bahasa Inggris dan oleh karena itu saya mencari kursus bahasa Inggris untuk meningkatkan level saya.

Saya ingin mengetahui lebih detail tentang kursus bahasa Inggris ini. Saya akan sangat berterima kasih jika Anda dapat memberi saya informasi tentang metode pembayaran dan persyaratan pendaftaran.

Menantikan tanggapan Anda.

Sungguh-sungguh,

Anna Rudova

Tuan yang terhormat Stevens,

Nyonya. MK Collins telah melamar pekerjaan sebagai pramuniaga di apotek saya. Dia telah merujuk saya kepada Anda sebagai orang yang dia telah melakukan pekerjaan serupa. Tolong beri saya beberapa informasi umum tentang kebugarannya untuk pekerjaan ini. Saya akan berterima kasih kepada Anda atas bantuan ini.

Hormat kami,

Tuan Stevens yang terhormat,

Nyonya M.K. Collins melamar pekerjaan sebagai petugas penjualan di apotek kami. Dia mendaftarkan Anda sebagai orang yang harus dihubungi untuk informasi lebih lanjut karena dia melakukan pekerjaan untuk Anda. Tolong beri saya informasi umum tentang kesesuaiannya untuk posisi ini. Saya akan berterima kasih atas bantuan Anda.

Dengan hormat,

Brian Warner

Surat pengaduan (surat pengaduan)

Saya menulis untuk mengeluh tentang pekerjaan yang tidak efektif dari pusat layanan buku Anda. Pada tanggal tiga Februari saya memesan dari Anda satu salinan "anggur Dandelion" oleh Ray Bradbury. Buku itu tiba melalui pos dan saya menemukan bahwa beberapa halaman telah diubah urutannya sehingga buku itu tidak dapat digunakan.

Akibatnya saya dibiarkan tanpa buku yang dibutuhkan. Saya ingin mendapat hak istimewa untuk mengembalikan buku yang rusak itu kepada Anda sebagai ganti salinan yang sempurna. Saya harap Anda dapat menggantinya sesegera mungkin. Saya menunggu jawabanmu.

dengan hormat,

Tuan Olsen yang terhormat,

Saya menulis untuk mengeluh tentang ketidakefisienan pusat buku Anda. Pada tanggal 3 Februari saya memesan satu salinan Dandelion Wine oleh Ray Bradbury dari Anda. Buku itu tiba melalui pos dan saya menemukan beberapa halaman buku itu dalam urutan yang salah, sehingga buku itu "tidak dapat dibaca".

Akibatnya, saya dibiarkan tanpa buku yang saya butuhkan. Saya ingin mengganti salinan buku yang rusak dengan yang normal. Semoga bisa segera ganti bukunya. Menantikan tanggapan Anda.

Sungguh-sungguh,

Bill Barry

Model ucapan tambahan untuk surat keluhan:

  • Saya harus mengungkapkan ketidakpuasan saya dengan...
  • Sebenarnya saya sudah berbicara/menulis tentang itu tetapi tidak ada yang berubah/terjadi…
  • Belum ada replay untuk surat saya sebelumnya. Tidak ada jawaban untuk surat terakhir saya.
  • Barang belum diganti. – Produk belum diganti.
  • Tiba-tiba berhenti bekerja. – Tiba-tiba, produk berhenti bekerja.
  • Keyboardnya hilang. - Keyboard telah hilang.
  • Bertentangan dengan keterangan di menu/brosur/tabel waktu…Uraian di menu/brosur/tabel waktu tidak sesuai…
  • Makanan tidak dimasak dengan benar. – Makanan tidak dimasak dengan benar.
  • Harganya cukup mahal. - Harganya terlalu tinggi.
  • Itu adalah peristiwa yang sangat disayangkan karena ... - Acara ini berakhir dengan kegagalan karena ...
  • Dengan cara ini merusak semua rencana saya sebagai ... - Jadi, semua rencana saya dilanggar karena ...
  • Saya harap saya bisa mengharapkan ... - Saya harap saya bisa mengharapkan (berharap) ...

Surat Lamaran

(Surat Pernyataan)

Tuan atau Nyonya yang terhormat,

Saya menulis sebagai tanggapan atas tawaran pekerjaan Anda mengenai posisi operator komputer yang saya temukan di edisi terbaru "Berita Harian".

Saya yakin posisi ini sesuai dengan ekspektasi saya akan pekerjaan yang sempurna untuk anak muda. Sejauh menyangkut kualifikasi saya, saya telah bekerja selama sekitar dua tahun sebagai operator komputer di Grey Service Company, di mana saya memiliki kesempatan untuk mendapatkan pengalaman "langsung" dengan komputer di kantor kerja nyata dan berhubungan dengan publik untuk pertama kalinya. Di sana saya mendapatkan banyak pengalaman profesional yang berharga. Selain itu, saya menganggap diri saya pekerja keras dan orang yang sangat ramah.

Saya akan dengan senang hati menghadiri wawancara kapan saja yang nyaman bagi Anda. Saya lampirkan nama dua wasit dari Grey Service Company, yang dapat Anda hubungi untuk detail lebih lanjut. Saya berharap mendengar kabar dari kamu.

Salam sejahtera,

Tuan/Nyonya,

Saya menulis untuk menanggapi iklan Anda untuk posisi operator komputer yang saya temukan di Daily News edisi terbaru.

Saya percaya posisi ini memenuhi harapan saya akan pekerjaan yang ideal untuk pemuda. Mengenai kualifikasi saya, saya bekerja sebagai operator komputer selama 2 tahun di Grey Services, di mana saya berkesempatan untuk mendapatkan pengalaman langsung dengan komputer di kantor kerja dan pengalaman pertama berkomunikasi dengan orang-orang dalam profesi tersebut. Di tempat kerja, saya memperoleh pengalaman profesional yang berharga. Selain itu, saya menganggap diri saya orang yang pekerja keras dan sangat ramah.

Saya akan dengan senang hati menghadiri wawancara kapan saja nyaman bagi Anda. Saya memberikan nama dua mantan kolega yang dapat Anda hubungi untuk informasi lebih lanjut tentang saya. Menantikan tanggapan Anda.

Sungguh-sungguh,

Jane Morrison

Pola ucapan tambahan untuk surat lamaran kerja:

  • Saya menulis sebagai balasan untuk / sehubungan dengan ...
  • Saya menulis sehubungan dengan ... - Saya menulis sehubungan dengan ...
  • Saya ingin mengungkapkan minat saya pada ... - Saya ingin mengungkapkan minat saya pada ...
  • Saya menemukan tawaran posisi/pekerjaan/pos sangat menarik karena…
  • Saya ingin melamar pekerjaan ini karena…
  • Alasan saya melamar pekerjaan ini adalah…(Saya sangat mudah bergaul, pekerja keras, berbakat dalam…)
  • Adapun pengalaman saya termasuk… - Adapun pengalaman kerja saya…
  • Saya bekerja untuk ... sebagai ... - Saya bekerja di posisi ... selama ...
  • Saya siap untuk datang ke wawancara kapan saja. Saya siap datang untuk wawancara kapan saja.
  • Saya lampirkan CV/referensi dari perusahaan saya sebelumnya. – Saya melampirkan resume/rekomendasi dari pemberi kerja sebelumnya.
  • Saya bertemu dengannya…di…, ketika dia bergabung…
  • … telah meminta saya untuk menulis surat rekomendasi untuk menyertai lamarannya… Saya sangat senang melakukannya…. meminta saya untuk menulis surat rekomendasi untuk diserahkan di tempat permintaan…. Saya senang melakukannya.
  • … membedakan dirinya … mengungkapkan dirinya sebagai …
  • Bakat terbesarnya adalah… Bakat terbesarnya adalah…
  • Dia adalah orang yang kreatif… Dia adalah orang yang kreatif…
  • Kemampuannya yang luar biasa untuk… sangat berharga… Kemampuannya yang luar biasa untuk… sangat berharga…
  • Saat dia bersama kita dia… Tanggung jawabnya termasuk…
  • Tanggung jawab utamanya adalah… Tugas hariannya termasuk… Tugas hariannya termasuk…
  • Satu-satunya titik lemah yang pernah saya catat dalam penampilannya adalah…
  • Saya yakin bahwa… akan terus menjadi sangat efektif. Dia layak mendapatkan rekomendasi terbaik saya. Saya yakin bahwa … akan terus bekerja dengan sangat efektif. Dia pantas mendapatkan rekomendasi tertinggi saya.
  • Saya dengan senang hati akan merekomendasikan ... sebagai kandidat yang penuh harapan. Saya dengan senang hati merekomendasikan… sebagai karyawan yang menjanjikan.

surat ucapan bisnis

Tujuan dari surat bisnis ucapan selamat adalah untuk memberi selamat secara resmi kepada pimpinan perusahaan atau kolega Anda. Surat ini mungkin lebih pendek dari surat bisnis formal, tetapi lebih emosional.

Model ucapan tambahan untuk surat ucapan selamat:

  • Salam hangat untuk Tahun Baru yang bahagia dan sejahtera dari…! Terimalah harapan terbaik untuk Tahun Baru yang bahagia dan sejahtera dari...!
  • Sebagai apresiasi atas pergaulan kita selama ini masa lalu tahun, semua orang di ... menyampaikan harapan terbaik kami untuk musim liburan yang indah! - Menghargai kerja sama kami selama setahun terakhir, setiap karyawan ... mengungkapkan harapan terbaik kami sehubungan dengan liburan!
  • Harapan terhangat untuk musim liburan yang bahagia dan tahun baru yang indah! Dengan harapan terhangat untuk liburan bahagia dan tahun mendatang yang indah!

Surat rekrutmen (surat lamaran untuk resume)

Dalam pengantar surat lamaran, disarankan untuk menyebutkan sumber informasi dan posisi yang diinginkan.

Bagian utama surat mengacu pada pengetahuan profesional, keterampilan dan kemampuan pelamar, berisi informasi tentang resume yang menyertai surat tersebut. Ungkapkan keinginan Anda untuk datang ke wawancara, jika memungkinkan pada waktu yang nyaman bagi pemberi kerja atau perwakilannya, dan juga tentang harapan akan keputusan positif ke arah pelamar. Akhirnya, terima kasih telah membaca surat itu.

Model ucapan tambahan untuk surat kerja:

  • Saya tertarik untuk membaca iklan Anda untuk…
  • Harap terima surat ini sebagai lamaran untuk ... posisi yang saat ini diiklankan di ...
  • Saya memiliki keterampilan komunikasi verbal dan tertulis yang luar biasa. Saya memiliki keterampilan komunikasi lisan dan tulisan yang luar biasa.
  • Saya dapat memberikan referensi dari… jika diperlukan. Saya dapat memberikan rekomendasi dari…jika diperlukan…
  • Terima kasih atas perhatian Anda. Terima kasih atas perhatian Anda.

surat undangan bisnis

Dalam dunia bisnis, pertemuan dengan mitra merupakan bagian dari kunci kesuksesan, sehingga desain undangan yang tepat sangatlah penting. Saat membuat undangan, pastikan nama pasangan dicantumkan secara lengkap. Undangan harus singkat, penggunaan humor yang tepat, dan tentunya waktu yang tepat untuk mengirimkan undangan!

Frasa untuk undangan:

  • Anda dengan hormat diundang untuk menjadi tamu…
  • Izinkan saya dengan senang hati mengundang Anda untuk… Jangan menolak dengan senang hati mengundang Anda…

Membalas surat bisnis dalam bahasa Inggris

Beberapa surat yang diterima oleh perusahaan memerlukan tanggapan. Struktur surat semacam itu tidak berbeda dengan surat bisnis.

Model ucapan tambahan untuk membalas surat:

  • Terima kasih atas surat Anda. Terima kasih atas suratmu.
  • Kami menghargai tawaran Anda. Kami menghargai saran Anda...
  • Kami akan dengan senang hati memberi Anda…
  • Mengenai pertanyaan Anda tentang… Mengenai pertanyaan Anda tentang…

Keluaran

Surat resmi terdiri dari bagian-bagian berikut:

Salam formal: Dear Sir/Madam - jika Anda tidak mengetahui nama belakang orang tersebut; Dear Mr/Mrs Wilson - Jika Anda tidak mengetahui nama penerima.

Paragraf pertama berisi salam dan pernyataan pembuka, maksud dari surat tersebut.

Bagian utama surat itu mengungkapkan isinya - argumen diberikan, informasi menarik diminta (biasanya 1-3 paragraf).

Paragraf terakhir adalah ringkasan dari keseluruhan surat, yaitu tindakan yang Anda harapkan dari penerima, komentar terakhir.

Akhiran surat formal: Dengan hormat,… – ketika Anda tidak mengetahui nama belakang orang tersebut; Hormat kami... ketika Anda tidak tahu nama penerima.

Surat formal juga dapat berupa tanggapan yang berisi informasi yang diminta. Surat tanggapan memiliki struktur yang sama.

Pastikan saat menulis surat Anda, tidak ada bagian yang tertinggal.

Surat bisnis yang dipikirkan dengan matang dan ditulis dengan rapi adalah alat yang efektif dalam bisnis yang tidak hanya dapat membantu dalam menyelesaikan berbagai jenis kesepakatan, saat merekrut, dll., Tetapi juga merusak kesan pengirim, yang tidak menjamin kesuksesannya. dalam mencapai tujuannya.

Format standar surat formal memberikan beberapa poin penting dalam penulisannya, namun demikian, Anda harus berusaha untuk membuat surat resmi Anda dalam bahasa Inggris sesederhana mungkin, jelas, hanya to the point dan tidak mempersulitnya dengan kalimat yang panjang, jangan gunakan Kosakata yang terlalu spesifik, yang tidak semua orang mengerti, jangan memasukkan ekspresi kuno.

Perlu juga diperhatikan bahwa surat resmi dalam bahasa Inggris tidak bisa gunakan bentuk singkatan, idiom, kata kerja phrasal, mood imperatif, emosional, subyektif dan kata-kata yang tidak jelas: sangat, sungguh, sebenarnya, total, mengerikan, bagus, bagus dan sejenisnya.

Alamat dalam surat resmi

Surat resmi bahasa Inggris standar dimulai dengan alamat pengirim surat, yang ditulis di sudut kanan atas. Nomor telepon dan alamat email biasanya tidak tertulis, tetapi ini bisa diterima.

Di kiri dan bawah tertulis nama dan penerima surat. Jika Anda tidak mengetahui namanya, gunakan judul yang sesuai, tetapi sebaiknya selalu tujukan surat ke penerima tertentu.

tanggal

Kemudian tanggal ditulis. Diperbolehkan untuk meletakkannya di bawah alamat pengirim dan di bawah alamat penerima. Format tanggal baru-baru ini menjadi lebih bebas, tetapi agar tidak membingungkan angka dengan bulan, lebih baik menulis bulan dalam satu kata: 1 Maret 2014, 1 Maret 2014

Salam

Sangat penting: selalu menggunakan pembalikan MS untuk seorang wanita, kecuali secara khusus diminta untuk menggunakan Mrs, Miss

Beberapa menulis tanpa judul: Jane Empson yang terhormat, tetapi orang Inggris menganggap perlakuan seperti itu tidak sopan. Oleh karena itu, lebih baik menggunakan judul. Jika Anda tahu bahwa orang yang Anda tuju memiliki status khusus, tunjukkan: Dr. rumah

Jika tidak hanya namanya yang diketahui sama sekali, tetapi juga pria atau wanita itu akan membaca surat ini, maka himbauannya adalah sebagai berikut: Dear Sir/ Madam (Dear Sir atau Madam). Akhir surat akan tergantung pada bagaimana Anda memulainya. Jika sebuah nama ditentukan, maka akhir surat itu adalah: "Dengan hormat,". Jika tuan atau nyonya - "Salam sejahtera,". Tepat di bawah ungkapan ini, tanda tangan Anda ditempatkan, di bawahnya nama dan nama belakang Anda dicetak.

Usai sapaan, kini sudah menjadi kebiasaan untuk segera menunjukkan alasan penulisan surat ini bahkan ditebalkan atau digarisbawahi, sehingga bila perlu tanpa merinci, seseorang dapat meneruskannya kepada calon yang lebih cocok.

Inti dari surat itu

Inti surat harus dinyatakan dengan jelas, singkat, to the point saja. Teks dibagi menjadi paragraf. Orang yang Anda tuju mungkin dibanjiri surat, jadi jika mereka menerima tiga halaman teks yang ditulis rapat, kemungkinan besar surat Anda akan berakhir di keranjang sampah. Surat itu harus dibaca dalam beberapa detik, jadi jangan gunakan informasi tambahan apa pun, terutama yang dilampirkan pada surat itu secara terpisah.

Periksa tulisan formal Anda dalam bahasa Inggris

Periksa tata bahasa dan ejaan dengan sangat hati-hati, kesalahan dapat memberi kesan buruk, dan jika Anda melamar pekerjaan, surat Anda yang salah pasti akan terbang ke tempat sampah. Jika memungkinkan, berikan kepada orang lain untuk diperiksa. Jadilah sangat baik dalam memeriksa ejaan nama penerima.

Gaya penulisan harus sopan, hormat, meskipun itu adalah keluhan. Salah satu cara untuk mencapai ini adalah dengan menggunakan kata kerja bantu. bisa, akan, harus, tetapi jangan terlalu sering menggunakannya, karena ada kemungkinan surat itu akan menjadi terlalu formal bahkan kuno.

Tabel ungkapan berikut akan membantu Anda menyusun surat resmi lengkap dalam bahasa Inggris untuk pelanggan, kontraktor, pemasok.

Ingatlah bahwa kesan pertama sangat penting, jadi lebih baik memilih kertas, amplop, memusatkan surat pada halaman, menghindari noda pada kertas. Semua ini kecil, tetapi hal-hal kecil yang sangat penting dalam bisnis yang dapat membantu Anda mencapai tujuan Anda.

Saya menghargai pengertian Anda, dan saya menantikannya
untuk menyambut Anda kembali ke situs segera.

Tulisan formal dalam bahasa Inggris - contoh (klik untuk memperbesar) Sumber: Universitas Kota Birmingham Kate dari guru EFL yang sangat berpengalaman

Saat ini banyak perusahaan yang memiliki mitra asing atau cabang asing, sehingga pengetahuan sekretaris atau asisten pribadi dalam bahasa Inggris bukanlah tren mode, tetapi kebutuhan yang mendesak. Hari ini kita akan berbicara tentang cara menyiapkan beberapa jenis dokumen dengan benar yang sering diberikan kepada sekretaris.

CATATAN KANTOR

Catatan layanan (memorandum) adalah komunikasi tertulis di dalam perusahaan atau di dalam divisi perusahaan. Mereka biasanya ditujukan untuk pengumuman, diskusi proses bisnis, pelaporan pekerjaan perusahaan, penyebaran informasi di antara karyawan. Memo itu adalah dokumen publik, jadi Anda tidak boleh menulis informasi rahasia apa pun di dalamnya.

Saat menulis, gaya informal biasanya digunakan. Sebuah memo tidak boleh terlalu pendek dan terlalu resmi, tetapi keringkasan diperbolehkan. Struktur memo tersebut adalah sebagai berikut: paling banyak informasi penting ditempatkan di paragraf pertama, dan di paragraf berikutnya menjelaskannya secara lebih rinci. Semua memo berisi unsur-unsur berikut:

  • penerima: rata kiri, di bagian atas halaman;
  • pengirim: rata kiri, tepat di bawah penerima;
  • tanggal: rata kiri, di bawah pengirim;
  • tema: rata kiri, di bawah tanggal.

Untuk memo, biasanya digunakan kertas putih untuk mencetak, ukuran A4 atau lebih kecil (memo harus muat di baki dokumen yang masuk).

Jangan terbawa suasana mengirimkan memo yang berlebihan - ingatlah bahwa setiap karyawan sibuk dan memiliki pekerjaan masing-masing. Beberapa orang berpikir bahwa memo adalah alat manajemen yang efektif, tetapi ini tidak sepenuhnya benar. Meskipun memo dapat digunakan untuk memandu pekerjaan dan saran, kritik dan pujian paling baik diberikan kepada orang secara langsung.

Sementara banyak informasi saat ini dikirimkan melalui email dengan memasukkan pesan di kotak surat, penggunaan memo (dokumen) yang dilampirkan tetap menjadi elemen penting dalam korespondensi bisnis. Saat mengirim dokumen melalui email, jangan lupa tentang pemformatannya yang benar (Contoh 1, 2).

CONTOH 1

Ke: Igor Ivanov/ Igor Ivanov

Dari: Yulia Sergeeva/ Julia Sergeeva

Wakil Presiden Komunikasi ZAO Funny Cats/

Wakil Presiden Hubungan Masyarakat, CJSC "Fanny Cats"

Terlampir: Laporan lanjutan #08/2011/

Laporan lanjutan No. 8/2011

OAL (salinan)/ Laporan rekening (salinan)

Nota/ memo

Saya meminta untuk menerima ke akun 52 300 (lima puluh dua ribu tiga ratus) rubel yang saya keluarkan sebagai tunjangan harian untuk perjalanan bisnis pertama saya ke Swedia dan Italia tanpa tanda terima (hilang).

Saya meminta Anda untuk memperhitungkan jumlah 52.300 (lima puluh dua ribu tiga ratus) rubel yang ditarik sebagai tunjangan perjalanan untuk dua perjalanan bisnis pertama saya ke Swedia dan Italia tanpa cek, karena dia tersesat.

_________________ / Yulia Sergeeva / Julia Sergeeva

CONTOH 2

Ke: Departemen Pemasaran ZAO Funny Cats/

Departemen Pemasaran CJSC "Kucing Fanny"

Dari: Igor Ivanov/ Igor Ivanov

Direktur Pelaksana Kucing Lucu, ZAO/

Managing Director CJSC "Fanny Cats"

Subjek: Presentasi Pelanggan/

Presentasi untuk pelanggan

Presentasi Pemasaran Produk Baru yang Anda siapkan minggu lalu sungguh luar biasa!

Antusiasme, strategi penjualan, dan pengetahuan produk Anda sangat mengesankan dan tentunya menyegel kesepakatan dengan mitra kami.

Terima kasih atas kerja dan dedikasi Anda yang luar biasa!

Saya ucapkan selamat kepada Anda semua!

Presentasi penjualan produk baru kami yang Anda siapkan minggu lalu sangat bagus!

Antusiasme, strategi penjualan, dan pengetahuan produk Anda sangat mengesankan dan pasti akan menjamin kesepakatan dengan mitra kami.

Terima kasih atas kerja dan dedikasi Anda yang luar biasa kepada perusahaan!

Saya ucapkan selamat kepada Anda semua!

Hormat kami/ Sungguh-sungguh,

Igor Ivanov/ Igor Ivanov

Surat pengunduran diri

surat pengunduran diri- Ini adalah dokumen resmi di mana seorang karyawan memberi tahu tentang pemecatannya dari suatu posisi atau dari suatu unit. Diserahkan kepada atasan langsung. Jika perusahaan asing, aplikasi dapat ditulis dalam bahasa Inggris.

Mengapa perlu mengajukan surat pengunduran diri? Pertama-tama, untuk menjaga hubungan baik dengan majikan dan organisasi tempat Anda bekerja, dan untuk menerima referensi positif (surat rekomendasi). Meskipun pemberitahuan penghentian secara lisan sudah cukup di beberapa perusahaan, pemberitahuan penghentian dapat disimpan oleh pemberi kerja dan karyawan dan digunakan secara sah jika diperlukan.

Ada banyak pilihan untuk menulis pernyataan dalam bahasa Inggris, tetapi itu semua tergantung pada perusahaan tertentu dan standar pencatatan yang diterima. Namun ada poin-poin penting: misalnya tanggal pemecatan, tanggal penulisan dan tanda tangan pribadi harus ada dalam teks lamaran.

Di akhir lamaran, sangat penting untuk menunjukkan salinan yang ditujukan kepada orang lain, kecuali atasan langsung (misalnya, manajer SDM atau kepala perusahaan).

Surat pengunduran diri harus ditulis dengan kompeten dan ringkas dalam gaya bisnis berdasarkan ciri-ciri bahasa yang ketat yang melekat dalam bahasa Inggris modern.

Namun, kami mencatat bahwa hal utama dalam situasi ini adalah dapat mengucapkan selamat tinggal kepada perusahaan dengan baik. Ini adalah salah satu komponen kesuksesan karir dan pertumbuhan profesional.

Di bawah ini adalah surat pengunduran diri bahasa Inggris standar modern yang dibuat di Inggris (Contoh 3).

CONTOH 3

083, Jalan Oxford/ Jalan Oxford, 083

Manchester, NH 23432/ Manchester, NH 23432

Ke: Nyonya. Ann Clark/ Nyonya Ann Clark

Penjualan Spesialis Senior MA Dagang/ Spesialis Penjualan Senior MA Perdagangan

Untuk nyonya. clark,

Terimalah surat ini sebagai pengunduran diri resmi dari jabatan saya sebagai Manajer Penjualan, efektif tanggal 24 September 2011.

Saya meninggalkan posisi ini karena kesempatan untuk belajar Magister Administrasi Bisnis telah muncul. Saya memahami posisi ini membutuhkan perhatian penuh saya dan, oleh karena itu, tidak mengizinkan saya untuk belajar paruh waktu.

Saya berterima kasih kepada MA Trade atas kesempatan yang diberikan dan terima kasih, khususnya, atas pelatihan berharga dan profesionalisme Anda yang ditunjukkan. Saya akan dengan senang hati memberi waktu sebulan kepada perusahaan untuk mencari pengganti posisi saya.

Nyonya Clark yang terhormat,

Mohon terima aplikasi ini sebagai pengunduran diri resmi saya dari posisi Manajer Penjualan efektif 24 September 2011.

Saya meninggalkan posisi ini karena kesempatan untuk belajar dan mendapatkan gelar master dalam manajemen bisnis. Bekerja di posisi ini membutuhkan perhatian saya yang lebih besar, dan sulit bagi saya untuk menemukan peluang untuk pelatihan tambahan.

Saya berterima kasih kepada perusahaan MA Trade atas kesempatan yang diberikan kepada saya dan Anda secara pribadi atas ilmu dan profesionalisme yang telah Anda bagikan kepada saya selama ini. Saya dengan senang hati memberi perusahaan waktu 1 bulan untuk menemukan kandidat untuk posisi saya.

Dengan sangat tulus milikmu/ Sungguh-sungguh,

Juliet Pratt/ Juliet Pratt

Manajer Penjualan, MA Dagang/ Manajer penjualan MA Trade

CC: Ny. Cecilia Rodriguez, Manajer Sumber Daya Manusia/

Tembusan: Cecilia Rodriguez, Manajer Sumber Daya Manusia

Surel

Modern pesan elektronik, dikirim oleh karyawan satu sama lain melalui surat, biasanya cukup singkat, bisa resmi dan informal. Tetapi meskipun surat itu informal, itu harus rapi dan mudah dibaca serta menyerap informasi.

Di bawah ini adalah beberapa opsi untuk desain standar pesan elektronik (awal dan akhir) tergantung pada penerima, tugas saat ini, dan hubungan Anda.

Anda sangat akrab

Apakah Anda tahu satu sama lain

Anda tidak akrab

Sekilas saja, pertanyaan “bagaimana cara menulis surat resmi” terkesan menakutkan. Jika lebih baik mendalami intinya, menjadi jelas bahwa menulis surat bisnis dalam bahasa Inggris adalah tugas yang cukup sederhana.
Anda akan memerlukan surat resmi dalam bahasa Inggris saat melamar pekerjaan, menjalin hubungan kerja, dan kemitraan. Bahkan orang yang memiliki bahasa asing pada tingkat menengah, akan dapat menulisnya tanpa kesulitan. Anda perlu mengetahui aturan utama penulisan dan skema umum. Anda tidak dapat menggunakan frasa hiasan dengan makna tersembunyi, metafora, dan eufemisme. Tulislah sesingkat dan sejelas mungkin. Penerima harus mengambil lembaran itu, melihat ke bawah dan segera memahami apa yang Anda inginkan darinya. Kemampuan menulis pesan bisnis dengan benar adalah salah satu keterampilan terpenting dalam bisnis.

Struktur. Awal.

Pesan jenis ini memiliki struktur dan aturan penulisan tertentu. Hal pertama yang penting dan harus diingat - tidak ada tanda baca tambahan (buka tanda baca). Kedua - Semua paragraf ditulis tanpa garis merah. Ketiga - singkatan tidak diperbolehkan (Kamu, tidak bisa...). Dan aturan yang paling penting adalah Pesannya harus singkat dan padat, tetapi bermakna.

Secara skematis, permulaan dapat digambarkan sebagai berikut:
tanggal keberangkatan
Nama tujuan
Posisi penerima
Nama Perusahaan
Alamat lokasi perusahaan

Perhatikan bahwa tidak ada tanda baca. Tidak diperlukan titik atau koma. Sebaliknya, jeda baris digunakan.

tanggal di negara lain mungkin ejaan yang berbeda. Di banyak negara, format tanggalnya adalah: hari bulan tahun(18 Maret 2014 ). Tetapi ada negara di mana ejaan ditemukan dalam format: bulan hari Tahun(18 Maret 2014 ), dan koma setelah nomor . Lebih baik menulis bulan dalam teks untuk menghindari kesalahpahaman.

Nama penerima ditunjukkan dalam format di mana dia sendiri menandatangani surat-suratnya. Artinya, jika seseorang menandatangani sebagai John Smith, maka Anda tidak boleh menulis Tuan J Smith dan sejenisnya.

Juga ditunjukkan di awal catatan khusus , menunjukkan, misalnya, kerahasiaan surat itu. Mereka paling sering ditulis dengan huruf kapital (RAHASIA).

Bagian utama.

Seperti yang Anda ketahui, pesan apa pun dimulai dengan seruan kepada penerima atau salam.

Penulisan formal dalam bahasa Inggris tidak terkecuali. Anda dapat memulai dengan beberapa cara:

  • Dear Sir atau Madam - jika Anda tidak mengetahui jenis kelaminnya;
  • Dear Mr / Ms Marshman - dengan tidak adanya kenalan dan persahabatan yang sangat dekat;
  • Dear John Marshman - jika hubungan dengan penerima adalah kemitraan atau persahabatan yang erat;
  • Bapak-bapak Yang Terhormat - himbauan kepada sekelompok orang;
  • Tuan-tuan yang terhormat - seruan untuk dua pria atau lebih;
  • Pelanggan yang Terhormat - daya tarik standar untuk klien;
  • Manajer Umum (CEO) yang terhormat - CEO;
  • Dr. Marshman - jika judul atau status khusus diketahui.

Jika di awal beserta alamat organisasi disebutkan nama penerimanya, maka sapaannya harus bersifat pribadi.
Saat menyapa seorang wanita, ada baiknya menulis Ms, tetapi hanya jika dia sendiri tidak meminta untuk menulis Mrs atau Miss (Ms - daya tarik universal untuk wanita yang sudah menikah dan lajang).
Berikutnya adalah baris yang disebut menuju dan mencerminkan tema utama pesan. Sebagai aturan, ini ditulis dengan huruf kapital (Anda dapat menggunakan garis bawah) satu baris setelah salam.

Bagian utama harus dipecah menjadi paragraf pendek, tetapi bermakna dan dapat dimengerti. Seseorang harus membaca pesan tersebut dalam waktu sesingkat mungkin, tetapi pada saat yang sama memahami semua yang ingin Anda sampaikan kepadanya. Jika Anda mengirim penerima beberapa halaman berisi teks yang berdekatan, maka mereka langsung berada di keranjang sampah penerima, tanpa dibaca. Tulislah dengan singkat dan to the point. Tanda baca yang benar harus ada di badan utama.

Kesimpulan.

Bagian akhir terdiri dari frasa perpisahan yang sopan, nama penerima, posisinya, dan tambahannya. Sering digunakan frase akhir: "Salam sejahtera" ( ditulis bila nama penerima tidak diketahui) dan "Hormat saya" ( ditulis secara pribadi). Nama penerima ditulis 4-5 baris setelah akhir. Anda dapat menulisnya dengan huruf kapital penuh, atau menggunakannya di awal kata. Jika pengirimnya laki-laki, maka catatan tambahannya "Tuan" tidak digunakan. Namun jika pesan tersebut dikirim oleh seorang wanita, maka setelah nama perlu ditulis dalam tanda kurung (Nyonya).

Ketika sebuah surat harus ditandatangani oleh pihak ketiga alih-alih penerima, mereka menulis pp (per procurationem) di depan nama - atas nama seseorang, atau untuk. Posisi penerima ditunjukkan pada baris berikutnya setelah nama. Berikut ini adalah catatan tambahan tentang investasi atau salinan. Sebagai aturan, keberadaan keterikatan ditunjukkan dengan tanda Enc (Encs) garis setelah posisi. Jika ingin mengirimkan salinan surat kepada pihak ketiga, maka harus ada tanda cc ( salinan sopan santun atau salinan yang diedarkan) atau Salin , diikuti dengan nama dan jabatan penerima salinan. Jika ada beberapa, maka mereka harus terdaftar Sesuai abjad. Jika penerima tidak mau memberi tahu penerima bahwa pihak ketiga akan memiliki salinannya, gunakan simbol bcc (blind courtesy copy). Itu tidak tertulis pada aslinya, yang akan diterima oleh penerima, tetapi hanya pada salinan.
Mitra bisnis dan pemberi kerja tidak hanya akan mengevaluasi teksnya, tetapi juga kertas tempat Anda menulis dan amplop tempat Anda mengirim surat. Artinya, adanya bintik dan memar, tepi yang tidak rapi dan sobek tidak dapat diterima. Penting untuk memeriksa surat untuk tanda baca dan kesalahan ejaan. Gaya penulisan harus jelas, ringkas, formal. Semua ini adalah hal-hal kecil, tetapi sama pentingnya dengan setelan yang akan Anda gunakan untuk datang ke pertemuan tersebut. Jika kusut dan basi, maka tidak ada yang akan menganggap Anda serius.

Menulis surat resmi dalam bahasa Inggris bukanlah tugas yang sulit. Tapi di sini ada daftar kecil frase pembantu untuk membuat tugas ini semudah mungkin:
Kami ingin menginformasikan bahwa…– kami ingin memberi tahu Anda bahwa…;
Kami menjamin pemenuhan kewajiban kami berdasarkan kontrak– kami menjamin pemenuhan kewajiban kami berdasarkan kontrak;
Saya ingin menjadwalkan pertemuan untuk makan malam bisnis- Saya ingin membuat janji untuk makan malam bisnis;
Kami ingin menandatangani kontrak kerja sama sesegera mungkin– kami ingin menandatangani kontrak kerja sama sesegera mungkin;
Kami akan menunggu Anda di kantor pada (waktu) Kami akan menunggu Anda di kantor pada (waktu);
Diputuskan untuk menggantikan Anda sebagai karyawan lain, karena- diputuskan untuk mengambil karyawan lain menggantikan Anda, karena;
Kami terpaksa menolak Anda, karena- kami terpaksa menolak Anda, karena;
Kami dengan senang hati akan mempekerjakan karyawan yang berkualitas— kami akan dengan senang hati mempekerjakan karyawan yang memenuhi syarat;
Kami menjamin pengiriman barang dalam waktu dekat dan mohon maaf atas keterlambatannya– kami menjamin pengiriman barang dalam waktu dekat dan kami mohon maaf atas keterlambatan;
Saya lampirkan salinan kontrak yang ditandatangani ke surat itu Saya lampirkan salinan kontrak yang ditandatangani dengan surat itu.

Contoh surat bisnis (formal).

RAHASIA
18 Maret 2014
John Marsman
CEO
Perusahaan ABC
52 jalan kapur
Washington
Amerika Serikat
Tuan Marsman yang terhormat
PROPOSAL KOMERSIAL
Perusahaan kami tertarik dengan persediaan kami. Mohon kirimkan daftar harga, informasi produk dengan spesifikasi detail dan beberapa contoh. Untuk menyimpulkan kontrak, kami akan mengirimkan perwakilan kami kepada Anda sesegera mungkin.
Dengan harapan untuk kerjasama lebih lanjut
Dengan hormat

Samantha White (Nyonya)
distributor
Salin Joanna Mason
Andrew Yung
Edgar Wilson, Direktur Pelaksana