Использование
Совет третий: направьте письмо директору контрагента с требованием предоставить оригиналы документов. Контрагент не выставляет счет-фактуру Поставщик не выставил счет фактуру

Совет третий: направьте письмо директору контрагента с требованием предоставить оригиналы документов. Контрагент не выставляет счет-фактуру Поставщик не выставил счет фактуру

Почему суды отказываются понуждать контрагентов выставлять счет-фактуру. Как сформулировать договор, чтобы получить от контрагента счет-фактуру. Какими документами можно заменить счет-фактуру.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте для судебных юристов. Для чтения статьи может потребоваться регистрация.

Нормативными правовыми актами, регулирующими порядок выставления и оформления счетов-фактур являются Налоговый кодекс РФ и «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее - Постановление № 1137).

При реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передаче имущественных прав выставляются соответствующие счета-фактуры (). Эти документы выставляются не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав или со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав. Таким образом, у продавца есть 5 дней на выставление покупателю соответствующего счета-фактуры.

Форма счета-фактуры, а также правила заполнения утверждены Постановлением № 1137.

При этом ни Налоговый кодекс РФ, ни Постановление № 1137 не предусматривают механизма, с помощью которого покупатель вправе потребовать от продавца выставить счет-фактуру.

Таким образом, в случае невыставления контрагентом счета-фактуры единственным способом обязать контрагента выполнить свои обязательства является обращение в суд за защитой своих нарушенных прав. Судебная практика по данному вопросу сложилась неоднозначная.

В одних судебных актах суды указывают на то, что покупатель вправе предъявить требование к контрагенту о предоставлении счета-фактуры. Такой подход основан, прежде всего, на том, что требование направлено на пресечение нарушений гражданских прав, связанных с исполнением договора.

Например, суд удовлетворил требования общества об обязании контрагента выставить счет-фактуру. Решение суда первой инстанции поддержали и вышестоящие суды (постановление ФАС Московского округа от 10.02.2012 по делу № А40-24857/11-62-213). Судьи применили положения ст.ст. 12, 309–310 ГК РФ и пришли к выводу о наличии оснований для рассмотрения иска как требования, заявленного в рамках гражданско-правовых обязательств. На реализуемые объекты недвижимости покупателю был выставлен счет-фактура, в котором в цене покупки не был указан НДС. Суд указал, что данное обстоятельство, по существу, не отражает достоверных сведений о согласованной сторонами цене договора и фактически направлено на искусственное завышение в пользу продавца стоимости объектов недвижимости. Возможность предъявления требований о предоставлении счета-фактуры, как требования, направленного на пресечение нарушений гражданских прав, связанных с исполнением договора, подтверждается судебной практикой (постановление Президиума ВАС РФ от 30.04.2004 № 101/04). В данном постановлении ВАС РФ указал, что заинтересованное лицо вправе обратиться в арбитражный суд за защитой своих нарушенных или оспариваемых прав и законных интересов в порядке, установленном АПК РФ (). Арбитражному суду подведомственны дела по экономическим спорам и другие дела, связанные с осуществлением предпринимательской и иной экономической деятельности ().

Спор в отношении обязанности комитета выставить счет-фактуру на переданную истцу квартиру, поскольку такая обязанность предусмотрена договором, связан с договором сторон и возник в связи с осуществлением экономической деятельности.

Читайте на тему

Некоторые суды отказываются применять нормы ГК РФ к налоговым отношениям

Существует и противоположная судебная практика, согласно которой к налоговым правоотношениям неприменимы способы защиты прав, установленные гражданским законодательством. Поэтому арбитражные суды иногда отказывают покупателю, требующему от продавца выставления счета-фактуры.

Например, суд признал неправомерным требование общества обязать контрагента выставить ему счет-фактуру (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24.09.2008 по делу № А11-11888/2007-К1-9/605-40). В качестве основания для отказа суд указал, что нормами Налогового кодекса РФ не установлена обязанность продавца передать счет-фактуру, а налоговое законодательство не регулирует гражданско-правовые отношения и не применяется к ним. Счет-фактура не является документом, относящимся к товару (работам) и подлежащим передаче покупателю во исполнение условий договора.

В другом случае общество также обратилось в суд с требованием обязать контрагента выставить счет-фактуру (). Суд отказал, сославшись на то, что к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым, гражданское законодательство не применяется ().

Еще один пример, когда суд отказался обязывать контрагента выставить счет-фактуру, но сослался на несколько иные основания (решение Арбитражного суда г. Москвы от 14.06.2011 по делу № А40-12488/11-105-114). Суд указал, что способы защиты прав, установленные гражданским законодательством (), неприменимы к налоговым правоотношениям. Суд также сослался на ГК РФ, согласно которой основанием возникновения обязательств служат обстоятельства, когда одно лицо (должник) обязано совершить в пользу другого лица (кредитора) определенное действие либо воздержаться от определенного действия, а кредитор имеет право требовать от должника исполнения обязательств. Обязательства возникают из договора, вследствие причинения вреда и иных оснований, указанных в Гражданском кодексе РФ. Налоговое законодательство не наделяет покупателя правом заявлять исковые требования об обязании выставить счета-фактуры, понудить продавца предъявить покупателю НДС и тем самым получить налоговую льготу, образуемую в результате зачета выставленного и уплаченного НДС.

Таким образом, при обращении общества в суд с заявлением об обязании контрагента выставить счет-фактуру, суды часто отказываются удовлетворять требования. В качестве оснований встречаются выводы суда о том, что способы защиты прав, установленные гражданским законодательством, к налоговым правоотношениям не применяются. Также суды указывают на невозможность применения гражданского законодательства к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным правоотношениям (). При этом рассчитывать на удовлетворение своих требований с большей вероятностью может налогоплательщик, у которого в договоре с контрагентом предусмотрены условия о выставлении счетов-фактур.

Во избежание неприятных последствий, связанных с неоформлением (неправильным оформлением) счетов-фактур, в договор с контрагентом необходимо включать условия об обязанности продавца выставлять счета-фактуры в соответствии с действующим законодательством, а также предусматривать ответственность за нарушение данных условий договора. Кроме того, факт обращения в суд, даже в случае отказа в удовлетворении заявленных требований об обязании контрагента выставить счет-фактуру, в дальнейшем при обращении в налоговые органы за получением вычетов по налогу на добавленную стоимость без счета-фактуры, будет являться дополнительным положительным аргументом в пользу налогоплательщика.

Оплату товара можно привязать к моменту выставления счета-фактуры

С вопросом об уплате НДС в ситуации, когда контрагент не выставил счет-фактуру, тесно связан также вопрос оплаты полученного товара. Вообще, покупатель обязан оплатить товар непосредственно до или после передачи ему продавцом товара, если иное не предусмотрено договором купли-продажи и не вытекает из существа обязательства (). Поэтому позиция о том, что непредставление продавцом счета-фактуры не освобождает покупателя от оплаты товара представляется вполне обоснованной. Судебная практика также идет по этому пути.

Вести журнал учета счетов-фактур будет не обязательно

С 1 января 2015 г. из формулировки п. 3 чт. 169 НК РФ будет исключено упоминание об обязанности налогоплательщика вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Соответствующие изменения предусмотрены пп. «а» п. 4 ст. 1, ч. 2 ст. 3 Федерального закона от 20.04.2014 № 81-ФЗ.

Практика. Две компании заключили договор поставки кислорода. Поставщик товар поставил, однако оплату не получил. Продавец в свою очередь ссылался на то, что поставщик не выставил ему необходимые счета-фактуры, поэтому обязанность по оплате не наступила. Поставщик обратился в суд. Суды применили положения ст. 330 ГК РФ, а также п. 16 постановления Пленума ВАС РФ от 22.10.1997 № 18 «О некоторых вопросах, связанных с применением положений Гражданского кодекса Российской Федерации о договоре поставки» и взыскали с покупателя неустойку. При этом суды указали, что основанием для оплаты поставленного товара является факт надлежащей поставки товара и принятие его ответчиком без замечаний, что следует из материалов дела. Невыставление счетов-фактур не может являться причиной для освобождения ответчика от исполнения возникшего у него обязательства по оплате товара (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.03.2014 по делу № А81-784/2013).

В другой ситуации стороны заключили договор поставки и предусмотрели, что стоимость товара (партии товара) оплачивается поставщику в срок не позднее 60 дней с даты поставки товара, но не ранее 5 рабочих дней с момента получения покупателем счета-фактуры от поставщика. Поставщик выставил счета-фактуры, но покупатель оставил их без оплаты и поставщик обратился в суд. Суды посчитали, что условие о расчетах, предусмотренное договором поставки, не является условием о сроке исполнения обязательства, поскольку обязанность оплатить товар возникает с момента его поставки. Невыставление истцом счета-фактуры не освобождает ответчика от исполнения принятого на себя обязательства по оплате поставленного товара. Исходя из буквального толкования условий договора, товар должен быть оплачен не позднее 60 дней с даты поставки товара. Таким образом, суды пришли к выводу, что требования истца о взыскании с ответчика суммы основного долга являются правомерными. В итоге суд удовлетворил их (постановление ФАС Поволжского округа от 15.08.2013 по делу № А06-8025/2012).

Однако в практике встречается и противоположная позиция, согласно которой покупатель может не оплачивать товар, если продавец не выставил счет-фактуру. Такое возможно, если в договоре была специально предусмотрена обязанность продавца выставить счет-фактуру. Стороны в договоре поставки предусмотрели, что окончательный расчет за поставленный поставщиком покупателю товар производится не позднее 45 рабочих дней с даты поставки и предоставления поставщиком документов, перечисленных в разделе 2 договора. К числу этих документов относились и счета-фактуры. Арбитражные суды сослались на принцип свободы договора и указали, что срок оплаты товара стороны поставили в зависимость одновременно от даты поставки товара и предоставления истцом ответчику документов, касающихся поставки, в том числе счетов-фактур. Такой порядок оплаты не противоречит действующему законодательству. Раз покупатель оплатил товар в пределах 45 рабочих дней с даты получения счетов-фактур, то просрочки в оплате нет (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 17.09.2012 по делу № А70-317/2012).

Минфин считает, что счет-фактура является документом, относящимся к товару

Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени, сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ (ст. 169 НК РФ). Счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного п.п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ, не являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету или возмещению (п. 2 ст. 169 НК РФ). Невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных п.п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом. Так, в п. 5 ст. 169 НК РФ предусмотрено, что в счете-фактуре должны быть указаны, в частности, порядковый номер и дата выписки счета-фактуры, наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя. Если продавец не передает или отказывается передать покупателю относящиеся к товару принадлежности или документы, которые он должен передать в соответствии с законом, иными правовыми актами или договором купли-продажи (п. 2 ст. 456 ГК РФ), покупатель вправе назначить ему разумный срок для их передачи (ст. 464 ГК РФ).

В случае, когда принадлежности или документы, относящиеся к товару, не переданы продавцом в указанный срок, покупатель вправе отказаться от товара, если иное не предусмотрено договором. Министерство финансов считает, что счет-фактура относится как раз к таким документам.

Таким образом, требование покупателя о предоставлении ему продавцом надлежащим образом оформленного счета-фактуры правомерно, так как счет-фактура - это документ, относящийся к товару, подтверждающий его оплату и являющийся основанием для вычета покупателем уплаченных сумм налога на добавленную стоимость, а такие документы необходимо передавать покупателю в надлежащем оформлении.

Правомерность таких выводов подтверждается также сформировавшейся арбитражной практикой. Например, суд указал, что счет-фактура является документом, подлежащим передаче покупателем продавцу после передачи товара в силу закона. Неисполнение этой обязанности продавцом влечет право покупателя потребовать исполнения обязанности, включая установление разумного срока для передачи документа, и для отказа от исполнения договора, если данная обязанность не будет исполнена (постановление ФАС Поволжского округа от 25.04.2007 № А65-20121/2006).

В другом деле арбитражный суд также подтвердил правомерность неисполнения покупателем обязанности по оплате товара до представления оригинала счета-фактуры. В договоре стороны связали обязанность по оплате именно с моментом предоставления документов, а когда продавец не получил оплату, он обратился в суд с требованием взыскать сумму задолженности. Суды встали на сторону покупателя (постановление ФАС Московского округа от 12.03.2010 по делу № А40-31216/09-151-132). Таким образом, в тексте договора лучше прямо предусматривать обязанность продавца выставлять счет-фактуру, а также связывать момент оплаты товара с выставлением указанного документа.

Получить вычет по НДС можно и без счета-фактуры от контрагента

Если не удалось получить от контрагента счет-фактуру, у налогоплательщика есть возможность получить право на вычет.

Если счет-фактура отсутствует, то при обращении в налоговые органы для возмещения НДС в применении налогового вычета, скорее всего, будет отказано. Причиной отказа обычно служит несоблюдение правила, предусмотренного НК РФ, о возможности получения налогового вычета только на основании счета-фактуры, выставленного продавцом при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав.

Однако согласно сложившейся судебной практике получить налоговые вычеты по НДС все-таки можно и при отсутствии счета-фактуры на основании иных документов.

Помимо счета-фактуры в качестве иных документов, подтверждающих оплату, сумму, ставку НДС, могут выступать платежные поручения, справка о стоимости выполненных работ и затрат, товарная накладная и др.

В целом, позиция Конституционного суда РФ и сложившаяся арбитражная практика свидетельствуют о том, что возмещение НДС возможно и при отсутствии счета-фактуры.

Например, в одном из дел общество заявило к возмещению сумму НДС. Налоговый орган отказался применять налоговый вычет и указал на отсутствие у налогоплательщика счета-фактуры. Суд признал такое решение налоговой неправомерным (постановление ФАС Московского округа от 12.11.2012 по делу № А40-38882/12-20-201). Он указал, что общество предприняло все действия, как судебные, так и внесудебные, для получения счета-фактуры. Отказ обществу в применении вычетов в связи с отсутствием счета-фактуры противоречит закону, носит дискриминационный характер и ущемляет законные права налогоплательщика. Суд сослался на положения ст. ст. , НК РФ, он установил, что условия для применения налогового вычета обществом были соблюдены: стоимость имущественного права была оплачена, здание поставлено на учет, приобретено для осуществления операций, признаваемых объектом налогообложения в соответствии с НК РФ.

Также суд пришел в выводу, что наличие счета-фактуры обеспечивает при проведении налоговой проверки возможность идентифицировать продавца, покупателя товара (работ, услуг), имущественных прав, их наименование, стоимость, сумму налога, предъявленную покупателю. Поскольку налоговый орган располагал сведениями, необходимыми для налогового контроля, отказ в применении вычетов по мотиву отсутствия счета-фактуры противоречит закону. В качестве иных документов, подтверждающих право на налоговый вычет общество представило в налоговый орган платежное поручение, письмо об уточнении назначения платежа в части НДС к платежному поручению, акт о приеме-передачи (ОС-1а), карточку учета объектов основных средств и др.

Учитывая вышеприведенную судебную практику, отстаивать свое право на получение налогового вычета по НДС в случае невыставления контрагентом счета-фактуры налогоплательщику, скорее всего, придется в суде.

Чтобы подобное судебное разбирательство имело положительную судебную перспективу, налогоплательщику-покупателю, претендующему на применение налогового вычета, можно порекомендовать следующие меры.

Во-первых, нужно соблюдать все остальные условия, необходимые для предъявления права на получение налогового вычета, предусмотренные ст. ст. , НК РФ, а именно товары (работы, услуги), имущественные права должны быть приняты на учет, приобретены для осуществления операций, признаваемых объектом налогообложения в соответствии с гл. 21 НК РФ.

Во-вторых, налогоплательщику не лишним будет иметь подтверждение обращения к контрагенту с требованием выставить счет-фактуру. Следует обратить внимание, что судом учитываются все действия, как судебные, так и внесудебные (направление претензий, писем), осуществляемые налогоплательщиком с целью получения счета-фактуры от контрагента.

В-третьих, в подтверждение права на получение налогового вычета нужно представить в налоговый орган иные первичные документы, на основании которых можно идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, их наименование, стоимость, ставку, сумму налога.

В ООО налоговая проверка. Налоговая проводит встречную проверку поставщика ООО. Поставщик не предоставляет первичные документы по поставкам. Признает ли налоговая расходы на покупку товаров от данного поставщика в данном случае?

Ответ

Сам факт непредставления контрагентом документов при встречной проверке не является основанием для снятия расходов по первичной документации от такого контрагента. Однако расходы могут быть признаны необоснованными, если налоговые органы докажут факт неблагонадежности контрагента и факт получения организацией необоснованной налоговой выгоды в связи с заключением сомнительных сделок. Чтобы этого не произошло, в налоговую необходимо предоставить подтверждение того, что организация принимала меры по проверке добросовестности контрагента. Меры, которые свидетельствуют об осмотрительности и осторожности организации-покупателя при выборе контрагента, в частности, включают в себя:

В таком случае действия организации должны быть признаны осмотрительными, а расходы приняты к учету.

Может ли налоговая инспекция лишить организацию-покупателя права на вычет НДС, если в ходе проверки было обнаружено, что поставщик, выставивший счет-фактуру, не сдает отчетность в налоговую инспекцию

Да, может, если будет доказано, что применение вычета повлекло за собой получение необоснованной налоговой выгоды.

Налоговый вычет по счету-фактуре такого поставщика может быть квалифицирован как необоснованная , а действия организации-покупателя - признаны неосмотрительными и неосторожными (п. , и постановления Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 г. № 53).

Следует отметить, что сам по себе факт представления контрагентом налоговой отчетности не является свидетельством его благонадежности. Отчетность может быть фальсифицированной, а убедиться в ее достоверности инспекция может только в ходе выездной налоговой проверки. Поэтому даже если из налоговой инспекции, в которой контрагент состоит на учете, пришло подтверждение, что он сдает отчетность, этого недостаточно для признания контрагента реально действующей организацией. Благонадежность контрагента следует оценивать по нескольким критериям в совокупности. Меры, которые свидетельствуют об осмотрительности и осторожности организации-покупателя при выборе контрагента, в частности, включают в себя:

получение от контрагента копии свидетельства о постановке на налоговый учет;

проверку факта регистрации контрагента в ЕГРЮЛ или ЕГРИП;

получение доверенности или другого документа, уполномочивающего то или иное лицо подписывать документы от лица контрагента, а также копии документа, удостоверяющего его личность;

получение информации о фактическом местонахождении контрагента, его торговых или производственных площадях;

использование официальных источников информации, характеризующих деятельность контрагента (например, опубликованных данных бухгалтерской отчетности);

оценка возможности реального выполнения контрагентом условий договора.

Об этом сказано в письмах Минфина России , .

Таким образом, если перед тем как принять НДС к вычету, организация примет меры по проверке добросовестности контрагента, ее действия должны быть признаны осмотрительными. В противном случае инспекция может обвинить организацию в получении необоснованной налоговой выгоды и лишить ее права на налоговый вычет.

В арбитражной практике есть примеры судебных решений, подтверждающих правомерность такого подхода (см., например, определения ВАС РФ , постановления ФАС , Московского округа , Восточно-Сибирского округа , Северо-Кавказского округа , Дальневосточного округа , ).

Однако существует и противоположная арбитражная практика. По мнению многих судей, в данной ситуации организация не лишается права на вычет, поскольку факт нарушения контрагентом своих налоговых обязанностей сам по себе не является доказательством того, что организация получила необоснованную налоговую выгоду. Дело в том, что налоговая выгода может быть признана необоснованной, только если инспекция докажет один из следующих фактов:

организации было известно о нарушениях, допущенных контрагентом, в частности, из-за того, что организация и ее контрагент являются аффилированными или взаимозависимыми лицами;

деятельность организации (или ее взаимозависимых лиц) направлена на совершение операций преимущественно с контрагентами, не исполняющими своих налоговых обязанностей.

2. Из статьи Контрагент проигнорировал встречку

Что понадобится сделать: В течение пяти рабочих дней со дня получения сообщения от налоговиков направить им письменные пояснения.

По закону компания не обязана и не может отвечать за бездействие контрагента. Поэтому если из инспекции пришло сообщение с требованием пояснить, почему контрагент не представил документы на встречной проверке, то на такое сообщение отвечать необязательно. Но мы советуем все же подготовить письменные пояснения. И направить их в ИФНС в течение пяти рабочих дней с момента получения сообщения (). Во-первых, это защитит от штрафа. Во-вторых, от доначислений на камеральной проверке декларации.

Контрагенты компании не всегда представляют инспекторам документы в рамкахвстречной проверки. В такой ситуации налоговики иногда направляют самой компании сообщение с требованием представления пояснений. А за непредставление информации грозятся оштрафовать директора компании на сумму до 4000 руб. ().

Ведь для проверяющих игнорирование встречки — это всегда признак того, что проверяемая организация работает с неблагонадежным контрагентом. А это сразу ставит под сомнение реальность ее сделок и, соответственно, правомерность заявленных вычетов и списанных расходов.

Задача компании — убедить ревизоров, что она работает только с надежными, действующими, проверенными организациями. Кроме того, из пояснений должно быть видно, что компания сделала все возможное, чтобы связаться с контрагентом и добиться от него оперативного исполнения требования по встречке.

Поэтому сразу после получения сообщения из инспекции нужно связаться с контрагентом и выяснить, с чем связано его молчание.

Причины могут оказаться какие угодно. К примеру, налоговики отправили требование по почте и оно потерялось. Компания переехала в другой офис, а требование пришло на старый адрес. Документы были отправлены, но из-за того, что компания находится в другом регионе, затерялись в пути. Либо главбух контрагента был в отпуске и некому было вовремя представить бумаги.

В пояснениях надо написать, как контрагент объяснил свое молчание и когда примерно можно ждать от него нужные бумаги. А также уточнить, какого числа состоялся разговор, привести номер телефона, по которому вам удалось дозвониться, и актуальный адрес электронной почты. Если требование по встречке потерялось, нужно попросить ИФНС отправить его контрагенту заново.

Если несмотря на все усилия найти контрагента не удалось, в пояснениях можно сказать, что компания пока не знает о причинах непредставления документов, но будет их выяснять. И как только что-то станет известно, сразу сообщит об этом в инспекцию.

Наш поставщик услуг в течение нескольких лет выставлял нам счета-фактуры с ошибками в реквизитах, а именно указывал неверно юридический адрес и КПП. Я обратилась с письмом к поставщику с просьбой сделать исправления в счета-фактуры за определенный период. Нам отказали. Несет ли поставщик какую-нибудь ответственность за отказ на нашу просьбу внести исправления в счета-фактуры?

Нет, законодательно такая ответственность для поставщика не предусмотрена. Наиболее действенный способ заставить поставщика вовремя предоставлять надлежащим образом оформленные документы – связать его обязанность по их предоставлению с обязанностью покупателя оплатить услуги. Такое условие можно закрепить в дополнительном соглашении к действующему договору об оказании услуг.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Статья: Как наладить работу, чтобы вовремя получать от контрагентов документы и не пересчитывать налоги

Екатерина Савина, эксперт журнала «Главбух»

Совет первый: пропишите в договоре, как вы будете обмениваться с контрагентом документами

Предположим, у вас есть контрагент, с которым вы давно работаете, но документы от него часто получаете с опозданием. Другая ситуация: вы только собираетесь заключить договор с партнером на длительный срок и предполагаете, что вам придется часто обмениваться с ним бумагами.

В таких случаях рекомендуем закрепить особые условия либо в новом договоре, либо в дополнительном соглашении к уже действующему. А именно пропишите, какими способами вы и ваш партнер будете обмениваться бумагами, за чей счет будет происходить пересылка.*

Скажем, контрагент находится с вами в одном городе. Тогда установите, что партнеру придется передавать документы курьером, и укажите, в какой срок. Или, возможно, вы станете отправлять за бумагами своего представителя. В этом случае тоже не забудьте про сроки.

А если партнер находится в другом городе? Пропишите в договоре условие о том, что стороны будут обмениваться бумагами экспресс-почтой. И поскольку ее услуги дороже, чем обычной почты, уточните в соглашении, за чей счет будут отправлены документы.

Конечно, это возможно, только если контрагент согласен прописать такое условие в контракте. То есть когда обе стороны договора хотят навести порядок в документообороте.

Еще один совет на случай, когда с контрагентом вы обмениваетесь большим количеством документов. В договоре нелишним будет закрепить условие о том, что по итогам месяца стороны присылают друг другу список полученных на подпись и отправленных бумаг.*

Так вы сможете проконтролировать, какие документы из отправленных партнером вы до сих пор не получили. Образец соглашения с пунктом об обмене документами мы привели ниже.

Совет третий: направьте письмо директору контрагента с требованием предоставить оригиналы документов

Разговор с бухгалтерией контрагента не всегда дает результаты. Если документов по-прежнему нет, то имеет смысл написать письмо на имя директора партнера (образец мы привели ниже).

В письме потребуйте предоставить документы в ближайшее время. И объясните контрагенту, чем рискует ваша компания из-за того, что он задерживает документы.

Такое письмо поможет и в том случае, если вы отразили операции на основании отсканированных копий, а к вам с проверкой пожаловали налоговые инспекторы. Только тут уже стоит поторопиться и при возможности отослать письмо сразу в электронном виде или по факсу.

Чтобы поскорее получить от контрагента оригиналы документов, попросите директора вашей компании помочь. Письмо от его имени или звонок по телефону могут ускорить получение нужной первички и счетов-фактур.

Но прежде чем отправлять директора к партнерам, проведите инструктаж. Объясните начальнику, для чего нужны оригиналы, какие налоговые риски возникнут у вашей компании без документов контрагента.

Бывает, когда от продавца документов не дождаться, проще самим заполнить первичку и счета-фактуры вместо него. А потом просто дать ему документы на подпись.

Важная деталь

В исключительных случаях можно заполнить документ за поставщика и дать ему на подпись.*

Да, первичку не запрещено заполнять покупателю. Поэтому вы можете смело это сделать за поставщика (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Да и счет-фактуру вы также можете оформить. Просто там, где нужно, проставьте данные продавца и грузоотправителя.

Понятно, что воспользоваться таким советом вам стоит в крайних случаях. Да и то когда речь идет о двух-трех документах, а не о большом объеме бумаг. Заполнять первичные документы и счета-фактуры вместо контрагента регулярно, естественно, у вас не получится.

Главное, о чем важно помнить

1 Лучше сразу прописать в договоре с контрагентом условия о том, как и в какие сроки вы будете обмениваться с ним документами.

2 Признавать расходы на основании лишь отсканированных копий первички опасно. В любом случае требуйте от поставщиков оригиналы бумаг.

2. Статья: Поставщика дисциплинирует оговорка, связанная с оплатой

Александра Бирюкова, партнер, руководитель налоговой практикиюридической компании Pen&Paper

«Заключен договор поставки. Хотелось бы обязать контрагента предоставлять вовремя надлежащим образом оформленные документы на товар (накладную, счет-фактуру), т.е. внести в текст договора пункт, предусматривающий ответственность поставщика. Как лучше это прописать?..»

Анна Петрова, г. Санкт-Петербург

Анна, дело в том, что предоставлять надлежащим образом оформленные документы поставщик обязан в силу нормативных актов и без дополнительного указания в договоре.

Так, счет-фактура должен предоставляться не позднее пяти дней со дня отгрузки товара (п. 3 ст. 168 НК РФ). Товарная накладная является оправдательным документом, подтверждающим переход права собственности на товар, и является основанием для его списания у поставщика и принятия на учет покупателем. Несвоевременная передача счета-фактуры и накладной или их ненадлежащее оформление может повлечь за собой неблагоприятные гражданско-правовые, а также налоговые последствия как для покупателя, так и для поставщика.

Отметим, что вы можете предусмотреть в договоре ответственность поставщика за непредоставление (несвоевременное предоставление) документов в виде неустойки, например, такой оговоркой: «Поставщик обязан предоставить покупателю надлежаще оформленные счет-фактуру и товарную накладную в день передачи товара. При нарушении указанного срока начисляется неустойка в размере одного процента от стоимости товара за каждый день просрочки».

Но более действенный способ заставить поставщика вовремя предоставлять документы – связать его обязанность по их предоставлению с обязанностью покупателя оплатить товар. Например: «Покупатель оплачивает оставшуюся стоимость в течение трех дней с момента передачи поставщиком товара и надлежащим образом оформленных документов на товар (счет-фактура, товарная накладная)». Таким образом, пока поставщик не предоставит сопроводительные документы, вы имеете право не оплачивать поставленный товар.*

С уважением,

Мария Мачайкина, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Александром Родионовым,

заместителем начальника Горячей линии БСС «Система Главбух».

Чем поможет эта статья: Мы подскажем, какие меры предпринять, если ваши поставщики или покупатели подолгу не предоставляют вам документы.

От чего убережет: Вам не придется каждый раз пересчитывать налог на прибыль или НДС из-за того, что контрагенты задержали первичку или счет-фактуру.

Вам, как бухгалтеру, важно вовремя получать от контрагентов первичные документы и счета-фактуры. Ведь если бумаги поступят с опозданием в следующем квартале, только тогда и удастся учесть расходы и заявить вычет входного НДС. То есть позже, чем могло бы быть, получи вы документы от контрагентов в срок.

Причем сложности возникают и тогда, когда документы задерживают ваши поставщики. И в случае, если покупатели подолгу не возвращают ваши экземпляры первички. В статье мы приведем практические рекомендации, как поступать, если партнеры постоянно задерживают бумаги. Выберите те советы, которые вам подходят.

Также советуем заглянуть в таблицу ниже. Там мы показали, как скажется на налогах тот факт, что документы от партнеров поступили после закрытия квартала. Причем вы можете посмотреть, какие риски возникнут, если бумаги задерживают ваши покупатели. И наоборот, когда документы не передают в срок поставщики.

Запоздавший документ	Налог	Документы задержал продавец	Документы задержал покупатель
Счет-фактура	НДС	Если у вас есть конверт с почтовым штемпелем, который подтвердит, что документы пришли позже, тогда входной НДС примите к вычету на дату реального получения счета-фактуры. Такого доказательства нет? Тогда вычет надо показать в прошлом периоде. Для этого составьте дополнительный лист к книге покупок за прошлый квартал и подайте уточненку	В любом случае начислить НДС нужно на дату, когда вы составили счет-фактуру. Если вы этого сразу не сделали, то заполните сейчас дополнительный лист к книге продаж прошлого периода. А также заплатите недоимку и пени и подайте в инспекцию уточненную декларацию
Накладная, акт или другой первичный документ	Налог на при-быль	Признать расходы можно в текущем периоде, и тогда получится обойтись без уточненки. Но когда речь идет о товарах, то списать их стоимость можно, только если вы уже реализовали эту продукцию дальше покупателям. Вы уже приняли товары на учет и списали их стоимость в расходы как неотфактурованные поставки? Тогда придется пересчитать расходы. Перед этим при необходимости заплатите недоимку и пени, подайте уточненку	Учесть доходы надо тем же днем, которым датирована первичка. Если вы этого не сделали сразу, то понадобится заплатить недоимку, пени и подать уточненную декларацию

Что вы делаете чаще всего, если контрагенты задерживают документы?

Совет первый: пропишите в договоре, как вы будете обмениваться с контрагентом документами

Опытом делится: Олеся Качан - гл. бухгалтер ООО «Бизнес Альянс»:

В договорах указываем: копии документов являются верными, пока нет оригиналов.

Совет второй: попросите у покупателей отсканированные копии документов

Вот еще один совет на тот случай, если ваши покупатели (заказчики) до сих пор не вернули вам некоторые экземпляры накладных и актов. Для начала свяжитесь с ними и выясните, в чем причина. Возможно, покупатель пока не подписал акт или накладную. Скажем, из-за того, что товары находятся в пути. Или директор партнера не успел поставить подпись на акте.

В этой ситуации попросите бухгалтерию покупателя связаться с вами сразу же, как документы будут готовы. И попросите выслать вам отсканированные копии подписанных документов. Это поможет вам убедиться, что покупатель согласился с данными в первичке.

Объясним, почему все же важно заполучить подписанные оригиналы своих же документов.

Вообще, доходы в налоговом учете безопасно признавать в том квартале, в котором вы выписали накладные или акты (передали товары, оказали услуги или выполнили работы). То есть не дожидаться, когда их подпишут контрагенты. На этом настаивают чиновники и судьи. Примеры - письмо Минфина России от 13 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/750 и определение ВАС РФ от 8 декабря 2010 г. № ВАС-15640/10 . Чиновники и судьи аргументируют это тем, что при расчете налога на прибыль доходы от реализации определяют на ту дату, когда к покупателю переходит право собственности на товары (работы, услуги). А это, по мнению чиновников, происходит, когда поставщик подписывает первичку.

Начислить НДС также нужно сразу после того, как вы выставите счет-фактуру покупателю. Ведь налоговую базу определяют на дату отгрузки товаров или передачи работ, услуг. Об этом прямо сказано в статье 167 Налогового кодекса РФ. То есть и тут, казалось бы, необязательно дожидаться своих экземпляров, подписанных контрагентом.

И все-таки рекомендуем добиться от покупателей вернуть вам бумаги с подписями. Без первички вас могут оштрафовать за грубые нарушения правил учета доходов и расходов по статье 120 Налогового кодекса РФ. Размер санкции - 10 000 или 30 000 руб.

Осторожно!

Признавать расходы на основании одних лишь копий документов рискованно.

Есть еще одна причина, почему первичку все-таки стоит запрашивать у покупателей. Возможно, контрагенты не согласились с результатами работ, услуг или отказались от каких-нибудь товаров. А значит, выручка и налоговая база по НДС у вас могут измениться. Вы же узнаете об этом, только получив первичку от покупателей. И если вы уже отразили операции, не дожидаясь подписи второй стороны, то придется корректировать выручку и сумму НДС.

Но заметьте: в обратной ситуации, когда документы задерживает поставщик, признавать расходы на основании лишь отсканированных копий рискованно. Налоговики могут попросту не признать такие доказательства без живых подписей. В любом случае у вас на руках должны быть оригиналы первичных документов от продавца.

Опытом делится: Валентина Ивойлова - гл. бухгалтер ООО «Консультант»:

Чаще всего документы задерживают исполнители услуг. Если оригиналы запаздывают, то мы обмениваемся копиями со своими контрагентами по электронной почте или факсу. А потом, конечно же, ждем от партнеров оригиналы документов.

Частые вопросы из практики про документы

Товарная накладная, которую подписал покупатель, затерялась на почте. Мы признали расходы на основании отсканированной копии. Могут ли проверяющие потребовать оригинал?

Да, налоговики могут затребовать оригиналы документов. Основание здесь вЂ” пункт 2 статьи 93 Налогового кодекса РФ.

Можно ли в договоре с поставщиком прописать санкции на тот случай, если он нарушит сроки передачи документов?

Конечно, можно. Но только если против этого не станет возражать ваш контрагент. Иными словами, если обе стороны договора заинтересованы навести идеальный порядок в документообороте.

Мы получили от продавца счет-фактуру с опозданием. Можно ли принять к вычету НДС в текущем периоде на том основании, что у нас есть запись в журнале входящих документов?

Нет, налоговики и судьи с этим не согласны (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 7 июля 2008 г. № Ф08-3751/2008).

Могут ли нас оштрафовать по статье 120 Налогового кодекса РФ за отсутствие первички, если мы не занижали налоги?

Да, если у вас нет первички, то ревизоры сочтут это нарушением по статье 120. При этом не важно, возникла у вас недоимка или нет. Просто в случае недоимки сумма штрафа будет выше.

Совет третий: направьте письмо директору контрагента с требованием предоставить оригиналы документов

Опытом делится: Марина Артюшенкова - гл. бухгалтер ООО «Пресс Бюро»:

Вопрос по документам, которые задерживают контрагенты, для меня очень актуален! В основном пишу им письма или звоню. Убедила директора помогать мне - он тоже звонит и пишет.

Совет четвертый: заполните документы вместо продавца

Важная деталь

В исключительных случаях можно заполнить документ за поставщика и дать ему на подпись.

На первый взгляд, урегулировать проблему несложно. Для этого достаточно включить в договор с поставщиком (или исполнителем) условие, согласно которому последний обязан выставить счет-фактуру, оформленный в соответствии с установленными законом требованиями. А за неисполнение предписания в этом же контракте должны быть предусмотрены санкции, например, начисление пеней, сумма которых будет равна размеру «потерянного» НДС.

Такие условия прописать действительно просто. Но «сработают» ли они, если из-за нарушений партнера налоговики и правда откажут фирме в зачете НДС? Увы, однозначного ответа на этот вопрос нет. Проблема заключается в том, что обязанность выставить и взыскание убытков находятся, так сказать, в разных «правовых полях». Первое понятие – из области публично-правовых отношений, т. е. тех, одной из сторон в которых является государство, а второе – из области частного права. По-этому, прописывая в договоре вышеуказанное условие, бизнес-партнеры, т. е. субъекты частного права, пытаются урегулировать публично-правовые отношения. Именно с этого «места» и начинаются разногласия между юристами, налоговиками и судьями.

Обратите внимание

Если поставщик не выставляет счет-фактуру, но время заявить возмещение у налогоплательщика еще есть, последний вправе обратиться в арбитражный суд с иском и обязать партнера по бизнесу как можно скорее это сделать. Об этом Высший арбитражный суд объявил еще в 2004 году (постановление Президиума ВАС РФ от 30 марта 2004 г. № 101/04). Однако следует помнить, что такой спор будет решен положительно лишь в том случае, если соответствующее обязательство контрагента было закреплено в договоре.

Одни специалисты считают, что перечисленную в бюджет сумму НДС нельзя считать «гражданско-правовым» убытком. Потому что субъект частного права не может потребовать от контрагента соблюдения правил другой сферы права. Соответственно, «гражданско-правового возмещения» на основании статьи 15 ГК РФ здесь быть не может. Например, в одном из постановлений арбитражные судьи прямо указали, что подобное «…требование истца вытекает из налоговых правоотношений, поскольку вопросы применения налогового вычета являются предметом налогового права и гражданским законодательством не регулируются...» (постановление ФАС Уральского округа от 27 апреля 2010 г. № А07-14206/2009; аналогичная прак-тика – постановления ФАС Волго-Вятского округа от 24 сентября 2008 г. № А11-11888/2007-К1-9/605-40 и от 9 июня 2008 г. № А17-4226/13-2007, ФАС Восточно-Сибирского округа от 26 сентября 2006 г. № А19-9546/06-16-Ф02-4769/06-С2, ФАС Дальневосточного округа от 24 января 2005 г. № Ф03-А51/04-1/3254; ФАС Московского округа от 19 ноября 2009 г. № КГ-А40/11937-09, ФАС Уральского округа от 27 апреля 2010 г. № Ф09- 2837/10-С2; а также постановление Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 29 декабря 2008 г. № 16АП-2481/08 и пр.).

Мнение судей, налоговиков и адвокатов

Другие судьи, налоговики и адвокаты считают, что в такой ситуации происходит своего рода перенос публично-правовых понятий в сферу частного права путем закрепления первых Соответственно, если партнер по сделке не выставит счет-фактуру, это можно будет квалифицировать как нарушение обязанности, закрепленной в частно-правовом соглашении, и спокойно идти в суд. Поэтому здесь должны использоваться статьи 15 и 309 ГК РФ. Случаи взыскания с партнера убытков в виде суммы в настоящее время действительно имеются (правда, весьма немногочисленные – например, постановления ФАС Поволжского округа от 26 августа 2009 г. № А65-25888/2008, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 декабря 2010 г. № 17АП-11862/2010-ГК по делу № А50-12478/20104, Восьмого арбитражного апелляционного суда от 14 февраля 2013 г. по делу № А75-6948/2012, Девятого арбитражного апелляционного суда от 10 октября 2013 г. № 09АП-32624/2013-ГК по делу № А40-95423/ 2012 и от 16 января 2012 г. № 09АП-32926/2011-АК по делу № А40-48916/ 11-11-403). Более того, в «арсенале» решений арбитров имеется постановление Высшего арбитражного суда (ПП ВАС РФ от 9 апреля 2009 г. № 16318/08 по делу № А40-37607/07-51-379), из которого видно, что служители Фемиды рассмотрели вопрос отказа возмещения НДС, излишне уплаченного продавцу покупателем из-за ошибочной ставки налога, неосновательным обогащением продавца, т. е. с точки зрения гражданского права. И несмотря на то, что в том споре речь шла не об убытках, воспользоваться им в качестве дополнительного, пусть и косвенного довода, вполне можно. Тем не менее следует помнить, что если компания решила обратиться в арбитраж для взыскания с партнера суммы, равной неполученному НДС-вычету, то нужно будет, в частности, доказать арбитрам, что инспекторы отказали именно из-за того, что среди предоставленных документов не было счета-фактуры. Но здесь может возникнуть еще одна трудность.

«Дело в том, – поясняет налоговый адвокат Сергей Воронин, – что Конституционный суд однажды уже указал, а арбитражные суды – поддержали вывод, что счет-фактура не является единственным документом, подтверждающим право на и последний вполне можно подтвердить другими бумагами, свидетельствующими об уплате налога на добавленную стоимость (определение КС РФ от 2 октября 2003 г. № 384-О, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 17 марта 2011 г. № А70-1837/2010, ФАС Московского округа от 28 сентября 2011 г. № А40-143191/10-28-1189, определение ВАС РФ от 27 января 2011 г. № ВАС-63/11). Таким образом, доказать в арбитраже, что вычет не удалось получить именно из-за отсутствия счета-фактуры, будет сложнее. Поэтому прежде, чем обратиться в суд, пострадавшая компания должна попытаться получить вычет с помощью других документов. И только если налоговики ей откажут, идти в арбитраж. При этом одним из основных доказательств должен будет служить этот самый отказ, в котором четко указано, что требования налогоплательщика не поддержаны именно из-за отсутствия счета-фактуры».